资料档案管理范例

摘要：在当前水利工程建设过程中，往往会出现建设单位招标招多个施工标，只招一个监理标，施工标有时会多达五个以上，甚至达10个以上。施工标战线长且分散，这就给监理标的档案资料收集和管理带来难度，这种情况现场监理机构往往采用矩阵结构管理模式，即以总监为中心的职能部门和派向各标段的现场责任人员组成的施工现场管理机构，这就形成了职能部门产生的资料、现场责任人员形成的施工现场资料、双方交叉产生的资料、收到参建单位的资料、签发报送给参建单位的资料、各种资料互传沟通产生的资料，这六大类资料的有序管理对监理工作尤为重要。

关键词：档案管理；信息沟通；责任

1项目档案管理机构建立

管理多个施工标时必须建立专门的档案管理机构。管理多标段施工周期长时产生资料量大而繁杂，必须有专门机构专职人员管理档案。管理机构必须有专门的办公场所和存放档案的房间。档案管理机构存放档案的房间必须达到国家档案管理机关规定的硬件建设，档案管理人员必须参加过档案管理培训，具备档案管理的基本知识和技能，能认识到档案管理的重要性。现场监理机构必须有专门的档案管理经费。其中现场监理机构档案存放管理房间必须达到的最低标准是防火、防鼠、防虫蛀、防日照、通风防潮，有难燃烧材料制作的文件存放柜，有入档和领出登记薄，房门能落锁，窗从外不能轻易打开，门窗必须自身防火，这些基本的硬性规定必须达到。

2档案管理人员的人事隶属关系

因为此类建设工程现场监理机构多采用职能式管理结构，档案管理可能接收两部门的指令，因此档案管理机构成立之初必须明文规定档案管理人员从属的主管部门和主管领导，以免造成管理人员接收指令时分不清主次，无所适从，形成指令混乱，最终造成档案管理不善，影响工程后期运营和维护。

3档案管理人员的选定

1．基础数据收集与整理

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从管与监两方面入手，做为分管档案工作的领导应给予各方面的支持和提供资源保障，用信息化、规范化、标准化来要求档案的收集、整理工作。做到数据齐全，内容完整。要达到此目标，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，把地质档案资料、工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案等正确区分，齐抓共管，进一步做好基础档案收集工作。抓好基础数据，比如地质档案包括区域地质调查档案、固体矿产地质档案、石油地质档案、海洋地质档案、物理勘探和化学勘探档案、水文地质档案、工程地质档案、地质科研档案等。其具体内容是在地质勘探活动中产生的原始记录、表报、总结和有关的依据、指示性文件，以及成果报告和有关的图件、附表等。所以在收集和整理时按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图片、图纸、声像等资料，应根据数据文件形成的特点和规律，在便于利用和保管的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目，按原始地质立卷归档规则，如：编号与编目、范围、术语与定义、规范性引用档、归档范围与分类、立卷归档要求等。应根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则。

2．档案信息化，纸质档案数字化

我院采用的是科怡档案软件，档案信息化就是把我院现有传统档案转化为信息化档案。档案信息化其实质是档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程[2]。地质资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地质单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程。把地质资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化。例如在建立地质档案资料时，地质档案资料由分队，普查组提交的原始地质资料及复制成果地质报告，经大队资料室严格检查验收合格后，由档案管理工作人员及时分类、编号、立卷、归档，经过计算机数字化转换处理[3]，建立科怡档案查询服务系统，实现地质档案资料的数字化管理，其它档案如工程勘察档案、桩基基础资料、基建档案、测绘资料、文书档案也都根据上述情形，将纸制档案信息化，建立全文数据库，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地质单位必须快速更新观念，迅速实现档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

3．档案管理信息化的优势

提高地质档案管理效率，加强地质档案管理的信息化建设，不但使地质资料信息得到有效利用，而且可以使匮乏的资源得到开发，适应较复杂的工作环境，体现出地质资料管理带来的经济效益。

3．1地质资料档案管理信息化，提高地质档案检索效率。

【摘要】

我国正处于知识、经济科技都在飞速发展的时期，而在这种良好发展形式的影响下，地质资料的档案管理，也发生了变化，无论是在内容上，还是在管理的模式上都有了较大的变革。对于地质档案发生的变化，我们要深入的研究。本篇文章以地质资料档案管理服务模式为视角，探讨了管理的特点以及管理模式出的创新。探讨了档案的服务管理模式，这对于我国经济建设有一定的促进作用。

【关键词】

档案管理；服务创新；创新

在科技的进步下，我国迎来了一个信息化的时代，而且这个时代中网络以及数字化在不断的发展。地质资料档案是我国经济建设中的一部分，主要是为社会的发展提供地质有关的信息。现存的很多地质档案都是纸质的档案，在纸质档案向电子档案转化中，如何能在两者之间建立一个服务模式，这需要地质档案工作者去思考。

一、创新地质档案服务的必要性

随着地质资料档案自身改革的不断变化，出现了许多新模式、新动向、新内容。地质资料档案信息利用主体也越来越多，对地质资料档案管理服务模式的要求也越来越高。面对这些变化，传统的地质资料档案管理观念显得落后，跟不上信息时代的发展步伐，因此，创新势在必行。

摘要：在当前信息化技术快速发展的时代，档案管理工作受到了现代网络技术与数字化技术的巨大冲击。影像资料档案是档案信息中的重要资料，在当前形势下，要提升影像资料档案管理工作的质量，确保影像资料档案管理的高效性与安全性，需要对档案资料在数字化时代下进行信息化建设的重要性引起重视，积极探索影像资料档案管理信息化建设途径，提升影像资料档案管理的信息化建设水平，推动影像资料档案管理事业的长远发展。影像资料档案管理既是记录人类社会活动的一种轨迹，也是社会在发展过程中信息高度融合与集中的一种体现。因此，影像资料档案的管理工作也是一项重要的基础性工作。尤其是近年来社会经济飞速发展，信息技术在各个领域内广泛应用，人们对数字化时代的影像资料档案管理信息化建设也越来越重视。

目前，我国影像资料的档案管理工作仍然采用传统的管理方式，存在整体数字化水平与档案管理工作人员素质不高，影像资料档案管理质量水平较差的情况，在很大程度上影响了影像资料档案管理发展的进程。因此，基于数字化时代，为了推动影像资料档案管理工作的可持续发展，需要针对影像资料档案管理模式中存在的不足之处采取相应的解决对策，加强影像资料档案管理信息化建设，从而推动档案管理工作的整体发展。

一、数字化时代影像资料档案管理的现状

以往存储影像资料档案的载体主要为感光材料，负责影像资料采集的档案管理人员还需要具备良好的专业摄影、录像设施操作技能，而且，还要熟悉构图、光影等专业知识，除此之外，还需要了解档案的归档、安全存储等档案管理知识[1]。但当前很多档案管理部门的影像资料档案管理工作中存在诸多问题。而且，我国影像资料档案管理数字化发展水平目前仍处于初级阶段，实际的操作环节也存在不少困难。在数字化时代下，提升影像资料档案数字化利用率也是企事业单位现阶段需要重视的问题。面对上述一些影像资料档案管理问题，档案管理部门可以在工作实践中运用信息技术，也可以深入研究新型档案管理软件与信息化系统，使影像档案管理更加高效，促使影像资料档案管理效率提升，推动影像资料档案管理由传统的单一化管理逐渐转变为集成化管理。在信息化时代背景下，依然有不少档案管理工作人员信息化意识薄弱，对影像资料档案管理信息化建设缺乏正确认知，导致数字化影像资料档案管理流于形式，无法发挥其作用与价值。此外，现阶段我国数字化档案资料管理技术的研发与应用还处于初级阶段，难以统计、采集、处理大量影像档案资料，也达不到影像档案资料数字化管理的要求。

二、积极发展数字化档案管理的必要性

现代信息化时代的环境，对社会各个行业的影响是巨大的。为了适应信息化发展的潮流，档案管理部门在开展档案资料管理工作时，也要与时俱进，积极进行改革与创新。但从当前的影像资料档案管理工作来看，依然有不少档案管理部门采用传统的档案管理方式进行工作，导致影像资料档案管理工作效率与质量受到一定影响。在这种社会背景下，数字化档案管理模式应运而生，档案管理数字化主要是对企事业单位的资源与发展等情况进行记录与整理，以保证内部工作协调性，提高档案管理人员工作效率。在不断推进档案管理数字化建设的过程中，企事业单位也面临着新的机遇和挑战，且越来越多的企事业单位对档案管理数字化建设重视起来。为了提高企事业单位的整体工作效率及质量，在对企事业单位内部的档案管理工作加强数字化处理的同时，还要对档案管理方式进行不断创新。首先，进行数字化档案管理，对于影像资料档案而言，能够有效降低存储空间，解决传统的影像资料档案存储空间较少的问题。而且，在视觉文化占据主导地位的时代，与图片、文字和录音等档案资料相比，影像在记录信息完整性与准确性等方面更有优势，同时，影像更能表现出文化象征符号的关系及其之间深层次的文化内涵[2]。但是，当前很多影像资料正处于老化状态，导致影像资料的画面质量较差。现代数字修复技术可以有效修复这部分档案资料，同时也可以利用现代信息技术及时读取档案信息，提高影像档案管理效率。其次，企事业单位影像资料档案在数字化时代下，逐渐转为电子档案，影像资料存储于数据库中。设置不同的信息管理权限，并将影像资料提供给不同用户，在确保影像资料档案管理效率的同时，也可以保证其完整性。

三、数字化时代影像资料档案管理中存在的问题

1高速公路工程资料控制过程

高速公路不同建设阶段会产生数量繁多的工程资料，这些资料主要包括:工程规划项目材料、工程规划布局图、勘察阶段的地理地形、周边环境布局等相关资料、工程建设初步设计材料、具体施工过程中有关图纸、施工流程方案、后期的公路养护维护方案等。不同阶段不同种类工程资料的整理和收集由不同的部门之间进行分工配合，最后统一汇总成工程档案。高速公路工程资料的过程控制要按照国家工程资料管理的相关规定进行要求，一方面使得国家相关部门对工程资料的管理更加的一体化和规范化，另一方面也为国家相关工程建设部门探讨研究工程建设质量的提升提供重要的参考依据。

2工程档案管理的信息化是发展方向

高速公路工程档案的管理必须与工程管理相协调，而随着工程管理方式的不断优化，传统粗放式由人工对工程档案的管理已经不能满足现代化工程管理的要求。随着高速公路建设更加复杂化、施工要求更加严格化，工程档案的管理面临着越来越多的问题，如果这些问题得不到有效的解决，不仅会制约正在建设的高速公路的进程和质量，更会对未来高速公路的发展产生不利的影响。所以，不仅高速公路的建设和管理需要信息化的技术手段，而且提升高速公路工程档案的管理水平更需要信息化的管理方式来解决。工程档案管理的信息化指的是利用现代的网络技术、通信技术、计算机技术等高科技的技术手段来解决工程资料的收集、整理、归档、利用等问题。而随着信息化在高速公路工程档案管理的发展，很多人工不能解决的技术难题在信息化过程中将得以解决。现代工程管理以及工程档案的管理的信息化，必将使未来高速公路发展更加的科学化、人性化。高速公路工程资料过程控制、工程档案管理的信息化要达到如下所要求的目标:

(1)实现高速公路工程资料整理以及归档的规范化。

高速公路管理的规范化与工程资料的过程控制表格(abs)和工程档案管理流程(eamp)相结合，简化资料的过程控制步骤与档案管理的操作流程，提高现场资料以及档案管理的规范化、科学化。

(2)形成一套高效的工程档案的管理体系。

【摘要】资料档案管理工作在任何职业、任何工作中都是十分重要的，这一流程能把所做的工作真实的反应出来，并能通过这一流程及时查漏补缺，在后期遇到同类型工作时，还可进行借鉴。所以应当重视起资料档案管理工作，尤其是水电工程竣工的资料档案管理，因为水电工程程序繁杂，涉及的资料档案种类颇多，每项流程都环环相扣，错漏了哪一处都会产生不小的影响。因此对从事水电工程资料档案管理工作的人员要求极高，对工作人员的操作规范也要求的格外严格，以求让整个工程项目能顺利圆满的完成。

【关键词】提高意识；制定规范；实施制约与监督

引言

工程竣工的资料档案能全方位的鉴定及考核工程的质量，也是后期运营与维护的主要参考。因此，作为项目的经营建造单位，必须将整个项目的所有流程涉及的资料档案，严格的遵照管理规范进行分类封存，务必确保资料的真实性，可靠性以及准确性，为整个工程的安全、高效及持久性提供保障。但从建立档案，到收集资料，再到资料审核整理、验收与结算，直至最后封存，有很多方面的问题要注意，因此需要相关单位提高资料管理意识以及工作素养，将资料档案更好地进行管理，以保障整个工程的进程。

1提升相关人员对竣工资料档案管理的意识

水电工程竣工的重要组成部分就是竣工资料档案的管理，因为这一环节可以起到参考、审核、验收及维护等重要作用，并且跟整个工程的效益是有直接关系的[1]。所以一定要将竣工资料收集完整，将整个档案做的真实有效并且准确。要是没能将这部分做好，将会为项目埋下不小的隐患。因此，整个项目相关的领导和工作人员，一定要将竣工档案的管理意识提升上来，在实际工作中，严格的遵照管理流程以及档案归档的规范，认真的对待档案管理这项工作，务必将工程真实，准确并完整的呈现出来，为工程做好辅助工作。毕竟一旦出现资料不全或管理不善的局面，就会导致一部分的资料失真或缺失，或者一旦产生问题便很难查询因由，无法及时正确的将隐患消除，为工程后期的运营造成不必要的麻烦，还会为社会埋下多种不安全隐患。即便如此，资料档案管理也不是一朝一夕就能完成的，靠后期填补，或是突击制作档案，是没有办法保证档案的准确性，真实性及全面性的。必须在工程一开始，就有专人跟进，进行资料的收集、分类及归纳总结。要让档案管理工作与工程的施工同步进行，这样到竣工时，只要稍加整理和检查就可以了。

2将资料呈现的内容规范化

对于学生数量较多、学生流动性高的各大高校而言，档案管理工作的进行有着至关重要的意义。高校档案中记录了学校各项活动、学生与教师的相关信息。传统的档案管理模式应对庞大的档案信息十分吃力。随着信息全球化的不断发展，各大高校的档案管理也可以借助互联网使繁杂的文本档案数字化，方便档案管理人员进行资料管理，提高档案管理的工作效率。然而，我国的高校档案管理系统尚未成熟，档案管理的工作人员对于互联网的运用并不熟练，没有相应的网络技术，增加了高校档案管理信息化的难度。

1建立“互联网＋”的高校档案管理的必要性

“互联网＋”技术在我国已经得到了十分广泛的关注，如总理曾经在2015年的全国人民代表大会上郑重的提出了我国各行业需要施行“互联网＋”计划。因为“互联网＋”可以使各行业的信息通用化。“互联网＋”计划给高校的档案管理提供了相应的技术支持，运用互联网技术，可以提高高校档案管理效率。鉴于此，在“互联网＋”时代下，施行高校档案的信息化管理的研究便十分必要［1］。在全球信息技术的迅速发展，档案管理也逐渐向信息化改革。关于档案管理的各种软件也逐渐被开发创新出来，同时软件也在不断升级。各行业的档案网络化管理已经成为当下信息化时展的必然趋势。因为各高校的发展进度不一样，所以档案管理实现网络化的进度也不相同，部分高校的档案管理部门并没有合理利用信息化的网络环境，所以这些高校档案管理的信息不具有通用性，还没有实现传统的文本档案信息数字化。随着信息技术的迅速发展，各行业办公通过互联网传递信息，纸张的利用已经大大减少。在信息化的大背景下，信息资料已经从传统的书面信息像数字化信息转换，各单位之间的资料转换也是通过网络进行，逐渐形成了信息管理一体化，提高资料信息的存入和调出效率，为人们使用提供便利。高校档案管理网络化必须尽快发展，建立信息系统一体化，提高高校档案的管理效率，实现网络信息利用最大化，方便各部门之间的信息交流。鉴于此，“互联网＋”的高校档案管理应该尽快建立。

2“互联网＋”在档案管理工作中起到的作用

高校的学生流动量大，档案信息十分繁杂，而高校档案管理工作对于高校的发展有着非常关键的作用。在互联网飞速发展的时代背景下，导入数字化的“互联网＋”形式的档案管理模式，对于高校档案管理便十分重要。为了熟练应用互联网来建设网络化档案管理，就需要了解“互联网＋”在高校档案管理工作中所能发挥的作用。

2．1提升高校档案管理工作效率

融入“互联网＋”技术的档案管理会将传统的文本信息数字化，可以最大限度的提升高校档案管理工作的效率。档案管理工作本身需要管理大量的资料。所以在传统的档案管理模式中，管理人员需要熟悉档案的分类整理，还需要有极高的业务能力可以给需要资料的人员提供便利。人的精力总是有限的，面对繁杂的档案资料，管理人员需要耗费大量的精力，有限的人力管理，使档案的输入、调出工作的出错率也大大提高。“互联网＋”技术通过互联网将传统的文本档案资料数字化，将档案资料输入在电脑里，档案管理人员可以进行档案资料的网络化管理，节省了大量的工作时间，提升了档案管理工作的工作效率。

随着我国卫生系统的不断完善，卫生系统对于人才的需求也越来越大，而人事档案管理工作作为卫生系统人才工作经历、学习培训经历、晋升调动经历等的重要依据，对于卫生系统更好的进行人员工作分配、晋升、调动等提供了重要参考，因此在卫生系统的人员管理之中，发挥着十分重要的作用。卫生系统人事档案的建立，可以为卫生系统提供工作人员的履历信息，使卫生系统在进行人员岗位晋升、薪资调整、部门调动等人事任命工作时有据可依，但是目前的卫生系统人事档案管理工作还存在很多问题，需要卫生系统加强人事档案管理工作，使人事档案能够更好的为卫生系统人才选拔及人才培养提供依据，从而促进卫生系统的稳定发展。

一、卫生系统人事档案管理存在的问题分析

1.卫生系统对人事档案管理重视程度不高。在很多卫生系统之中，管理人员对人事档案管理工作的重视程度不高，究其原因是很多管理人员没有认识到人事档案管理工作的重要性，没有在日常的工作中养成翻阅查询档案资料的习惯，在工作任务分配、工作安排、人员晋升、工作调动等人事安排上，没有对人事档案进行参考的习惯，因此很多管理人员认为人事档案管理就是把一些纸质的档案材料收集整理到一起，然后放到档案柜里彻底封存，没有任何利用的价值，所以在人事档案管理的工作上，不愿意投入更多的人力和物力，导致卫生系统的人事档案管理工作软件设施不齐全，硬件设施不到位，因此也就无法很好地开展人事档案管理工作。

2.卫生系统中专业的档案管理人员较少。卫生系统因为具有特殊的职能，有自己特殊的任务，所以为了更好的发挥卫生系统的职能，卫生系统大部分单位都把人力和物力应用到了一线科室的建设当中，使得卫生系统的人事档案管理工作中，人员配备较少，而且大多数都是从各科室中抽调出来的医护人员，不具备专业的人事档案管理工作经验，造成档案管理工作细节把控不到位，人事档案资料收集整理归类不及时，信息记录错误，甚至造成人事档案的损坏和丢失，极大地降低了人事档案管理工作效率，使人事档案管理很难在卫生系统管理工作中发挥其应有的价值。

3.卫生系统中没有健全的人事档案管理系统。人事档案管理工作应该和其他部门工作一样，具有完善的管理体系，拥有健全的管理制度，但是在实际的卫生系统档案管理工作中，由于工作人员数量不足，因此无法构建人事档案管理系统，也无法细化人事档案管理人员的工作内容，因此也就没有健全的人事档案管理制度，人事档案管理人员在人事档案管理的过程中，因为没有标准对其工作内容进行细化和要求，造成人事档案管理工作无计划、无目的地进行，导致人事档案管理工作的混乱，效率低下，甚至存在因为人事档案资料丢失而造假充数的现象存在，致使人事档案管理工作无法健康的、规范化的发展。

4.卫生系统中人事档案资料更新不及时。随着国家对卫生事业的越发重视，卫生系统也在不断地发展壮大，随之而来的是人才的流动，不断的有新的工作人员补充到卫生系统中，也不断有人员的晋升和调动以及离职，但是由于档案管理工作人员数量不足，以及档案管理工作水平低下，导致档案资料更新不及时，新入职的人员档案资料长时间空白，已经晋升的人员资料还保持在原岗位，甚至离职人员的资料也没有及时进行转出，档案管理人员对档案管理工作没有一定的规划，致使卫生系统的档案管理工作十分混乱，而且档案资料长期得不到更新，使档案管理工作内容积压，也给后续的档案管理工作带来了不便。

5.卫生系统中人事档案管理工作效率低下。随着科学技术的不断发展，很多企业已经开始引进先进的信息技术进行档案资料管理，但是由于卫生系统中大部分管理者不重视档案管理工作，造成部分卫生系统中的档案管理工作还停留在纸质版档案资料的收集整理上，纸质版档案资料管理需要档案管理人员十分熟悉档案的分类以及存放位置，但是随着卫生系统的不断发展，人事档案资料的不断增加，档案管理人员的工作越来越难开展，而且档案管理人员还存在变动的可能性，档案管理人员在进行工作交接过程中，对于庞大的纸质档案资料进行交接，不仅加大了工作交接的数量，还加大了工作交接的难度，还有可能导致部分档案资料在交接的过程中遗失，对于档案管理工作的长久发展十分不利。