专题档案范例

本文作者：翁敏嫦 单位：广州市城市建设档案馆

旧城更新改造是当今城市发展转型时期提出的重要举措，对城市建设有着深远的影响。围绕建设“全省首善之区”和“国家中心城市”的目标，广州正有序推进旧城更新改造，并朝着“改善社会民生、完善城市功能、优化空间布局和提高城市整体发展质量”的方向转型。城建档案承载着城市发展过程完整而系统的信息，务求真实客观地记录城市建设的深刻变化。城建档案工作应以旧城更新改造作为契机，创新理念，更新机制，提出适应新时期城市建设发展需求的工作思路和策略。

一、面向旧城区的总体策略

根据《广州市旧城更新改造规划纲要》（以下简称《纲要》），广州市旧城（区）是建成时间超过30年的历史旧城，范围包括环市路-恒福路-永福路以南、广州大道以西、昌岗路-新港路以北、白鹅潭珠江水道（鹤洞大桥）-同德涌以东的地区，面积约54平方公里。包含越秀、荔湾、海珠三区的合围地段。面向旧城区，城建档案的总体策略为优化馆藏，提升服务。

1、整合资源，优化馆藏。一是拓宽渠道，开展多方面题材的征集。广泛征集反映本地特色、历史发展，人文底蕴、旧城改造变迁的各种形式、各种载体的档案资料。二是建立专题档案资源库。有序地梳理旧城更新改造过程中形成的规划管理档案、规划成果档案、声像档案，以及征集进馆的历史档案，可考虑以54平方公里的旧城区为覆盖范围，建立基于WEB-GIS的城建档案信息系统。在此基础上建立“三旧改造”、“历史文化名城保护”等专题档案资源库。

2、提前介入，提升服务。广州市城建档案馆一直在探索建立“提前介入、一站式管理”的档案综合服务模式，在档案利用和档案编研这两方面积累了一些经验。对于旧城更新改造项目，城建档案服务应有更大的提升空间。在档案利用方面，以提供优质服务为宗旨，大力做好依申请信息公开等城建档案信息服务工作，完善利用制度，简化利用手续，积极为有关部门、建设单位、社会公众提供高质高效的城建档案资源支持和服务。编研工作是档案服务的重要一环，以重点工程编研为例，我馆曾编撰了《大学城大事记》、《白云国际会议中心大事记等编研成果》，取得了良好的社会效益。借鉴这一模式，可尝试以旧城改造带来的城市巨变为线索，切合城市建设热点话题，如“三旧改造”、“亚运整治”、“河涌治理”、“中轴线变迁”等等，深入挖掘馆藏历史档案资源，提供专题编研服务。

二、面向各类地块的分区策略

科技的不断进步使档案管理水平上升到了一个新的台阶，海量的档案信息资源、快捷的检索工具、多样的服务方式，无一不体现着新时期档案部门服务理念的与时俱进；而档案的留史、资政、育人、文化休闲功能也随着人们日益增强的档案利用意识被越来越多的人所关注。地方综合性档案馆作为与民众最为贴近的档案部门，更应契合时展，立足丰富馆藏，借助先进的技术手段，加强档案信息资源开发，从而提高服务质量，充分发挥馆藏档案真正的社会价值和经济价值。

一、丰富、优质的馆藏是档案信息资源开发的基础

1.调整收集范围，丰富馆藏。以抚顺市档案馆为例，现馆存215个全宗，以党政机关档案为主，医院、学校、保险公司、银行、司法等全宗仅十余个，大多数为已撤销单位，档案内容仅涉及记录组织活动的政策性、指导性文件；破产企业档案全宗十个，内容也仅为文书档案、会计档案等，内容单一，结构分散，利用价值亦不大。这种情况与建馆初期档案馆接收范围的划定“接收本级各机关、团体及所属单位具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销机关的档案，以及本市建国前的各种档案”有直接关系。然而，这样的划定导致单纯收集此范围内的档案，今后根本无法从档案材料中完整的查考当地的经济、科技和社会的发展进程，失去了档案存在的意义。为此，地方综合性档案馆在资金、馆房面积等客观条件允许的范围内，应积极参照《各级各类档案馆收集范围的规定》，对当地党政机关、重点企事业，甚至是有经营特殊性的民营企业进行调研、协商，调整档案接收范围，注重当地工业、金融、司法、医疗、教育等不同领域的科技档案和专门档案的收集，从而使馆藏档案涉及面放宽。另外，更多不同载体、不同形式档案，如电子档案、实物档案等也应在划定的收集范围之内。2.注重地方特色，优化馆藏。信息时代，档案文件数量猛增、档案库房空间和设备条件有限，地方综合性档案馆在丰富馆藏的同时，还应重视馆藏档案结构的优化。对馆内档案进行、过期筛选、定期组织鉴定、销毁；对定期接收进馆档案的质量进行审查，应确保进馆档案符合《机关档案工作业务建设规范》和地方指定的档案进馆规范等要求，加强进馆前的指导、审查工作；在新接收进馆档案的内容上，更应侧重在地方历史、名人、重大事件、当地民族发展、宗教发展、有传统的名胜古迹、旅游景点等各个方面深度发掘、加强馆外调查，使收集渠道畅通、信息灵敏，以便收集突出地方特色的档案。如抚顺市档案馆之前收集有胡玉萍档案是抚顺名人档案，棚户区改造档案、洪水档案是抚顺重大事件专题档案。3.征集相关资料，形成体系。地方综合性档案馆对资料的收集没有一个明确的范围和原则，盲目收集了许多与档案利用无关的资料，而且重复量大，严重浪费库房空间。因此，地方性档案馆首先应对馆藏资料进行、筛选工作，剔除冗余资料；其次，制定进馆资料收集范围，避免重复收集和无价值收集，对于一般写作爱好者的出版物或与地方自然、人文无关的选集、故事会等出版物要有针对性的进行收集，不能无原则全部接收；再次，对于有地方特色的档案，可以联合当地博物馆、图书馆等进行资料的复制、补充，以便形成体系，方便查考利用。例如，抚顺市档案馆馆藏的雷锋档案中，不止有雷锋在抚顺市人代会的与会档案原件，还包括当年档案馆工作人员从雷锋纪念馆复制的雷锋日记和其他从各方收集的复制件、资料、学雷锋的文件、资料，形成了较为完整的雷锋名人档案。

二、复合型人才是档案信息资源的开发不可或缺的条件

地方综合性档案馆的人员配备已经趋于专业，如抚顺市档案馆现有工作人员均具有本科以上学历，其中包括档案专业、历史专业、计算机专业等。但面临着新时期档案综合性更强，涉及面更广、数量更庞大的档案，各专业人员知识的单一和分散性仍无法应对未来复杂的档案工作。比如，电子文件的保护和归档的问题涉及计算机和档案两个专业的结合，而档案编研则需要档案和历史两个专业的知识等等。因此，为了更好的适应档案事业未来的发展，档案信息资源开发人员不仅必备专业的档案知识，还需要历史、中文、计算机、管理、法律、心理、外语等专业的知识，甚至还要了解各个领域内的专业知识。这就要求档案信息资源开发人员在工作中不断学习，提高自身业务水平；档案馆也应针对自身馆藏特点，为档案资源开发人员提供更多交流平台和学习机会，培养更多档案复合型人才。

三、技术支持是档案信息资源开发的必要手段

随着科技进步，地方综合性档案馆对档案信息资源建设给予了高度的重视。如抚顺市档案馆建立了网络信息平台，进行档案的宣传和咨询；加快了传统载体的档案信息数字化建设进程，并取得了一定的成效。未来，使档案信息资源实现网站与网站相通、馆与馆互联、各级、各单位档案信息资源与档案馆共享，打造没有地域限制、行业和部门限制的“信息高速路”，推进档案事业的全面发展，充分发挥档案信息资源的社会作用和经济作用，这一切，都离不开信息技术的支持。此外，一般载体的保护，电子文件的处理、归档、保护，特殊载体的归档、保护，各种现代化信息采集和加工处理，缩微、扫描、加密等也都离不开各种先进技术的支持。而各种先进技术的更新和引进，都需要地方领导对档案事业足够重视，增加资金投入来发展档案事业。

摘要：档案实体文化的文化传承价值，对于延续人类记忆，以史为鉴，促进社会更好地发展具有重要的价值。随着社会的发展与进步，档案文化作为社会文化中的一部分，有理由成为城市发展的文化软实力之一，因此档案文化传播更具有现实意义。本文将档案文化传播置于城市文化土壤中考量，阐述档案文化传播的途径，并提出档案文化在服务城市文化发展进程中实施策略。对丰富和发展档案文化传播理论的研究以及城市文化塑造和传播具有现实意义。

关键词：城市文化视域；档案文化传播；融合策略

一、档案文化的定义和特点

档案文化有广义和狭义之分。狭义的定义即档案本身，包括某个人或某个组织有一定参考价值的原始记录，以及档案内容和载体所包含的历史文化。广义的定义除了上述内容之外，还包括人们在档案工作中所获得的编纂成果、制定的规则、在工作中所形成的思维方式和行为准则等。档案文化具有以下特点：一是真实性。档案文化是一种真实记录过去存在的人和事，还原历史的文献，是人类历史的原始记录，是宝贵的文化遗产，具有凭据作用。二是文化传承性。档案是人类历史的真实记录，能反映特定历史时期人类发展的轨迹，也能体现人类历史的转折点。在数千年人类发展史中，人类历经多次社会动乱、战争、意外事件，文化若仅通过口口相传，将会丧失大半。档案记录的存在可以使历史变迁和传统文献得到留存，因此档案文化具有文化传承功能。

二、档案文化服务社会文化建设的相关研究背景

档案文化作为社会文化的存在物，它的传播是人类文化的传承和延续，公众可以基于此汲取文化传统和精髓，作用于社会意识形态，形成新的文化价值观。档案文化在城市文化提升、区域文化传播、高校校园文化等方面被学者关注，并进行了多方面的研究，为档案文化在社会中找到了价值空间，结合具体实情提出了相应的策略。这为档案文化传播实践意义的发挥开阔了视野，提供了良好的借鉴，也正是因为实践价值的发展性要求此方面的探讨需要与时俱进地展开。

三、档案文化传播的相关途径和相关案例解析

【摘要】

艺术院校的艺术档案管理不仅仅要遵循一般的档案管理准则，还要考虑到艺术档案自身的特征。本文探讨了艺术院校艺术档案特点，并以此为出发点，为做好艺术档案管理工作提出建设性意见。

【关键词】

艺术档案；管理

关于艺术档案的定义各有说法，而《艺术档案管理办法》中关于艺术档案概念的概述，具有较高的认可度。艺术档案是在艺术创作、演出、研究、教育、交流等各种活动中形成的，对于个人、院校或者社会具有保存、参考价值的原始性记录。艺术院校档案馆是艺术档案产生和管理及利用的关键机构，艺术档案是艺术学院档案管理的所有档案类别中的重要组成部分，也是国家档案信息资源的重要类别。但长期以来,档案界对艺术档案管理的实践操作和理论研究都重视不够,艺术类院校对于艺术档案的管理也不够重视。

一、艺术档案的特点

（一）实时性。艺术档案具有很强的实时性，艺术院校的艺术档案的产生和收集具有特定的时间和特定地点，错过特定的收集时间，在之后就非常难再次收集齐全。不同于其他类型的档案，艺术档案不是产生即存在，存在即归档。艺术院校档案馆要为此制定统一的移交和归档鉴定时间制度。艺术档案在移交院校档案馆之前，需要有安全合适的保管环境进行管理，现场艺术创作产生的影音资料等，无法在活动之后，进行再次的增补工作。

1工程设计档案的特点

随着社会发展和工程市场的不断完善，工程设计档案被划为商品已经逐渐被社会所认同，工程设计档案作为商品具有其使用价值，同时，工程设计档案也具有商品一般的交换属性，但它的交换属性具有其的特殊性——工程设计档案不是一次性交换，它可以进行多次或者反复的利用。作为商品的价值，它是融合在人们的生产劳动之中，是以无形的方式进行体现，例如一项成熟工艺开发技术，它需要在设计人员的知识和智慧，它们更需要不断的实践与多次的试运行之后才能形成，通过存档最终成为工程设计档案，它的价值是无法估量的，它只有依靠开发利用才能实现其自身价值。工程设计档案具有以下两方面特性：

1.1工程设计档案价值的局限性

工程设计档案在用于指导科学研究和生产活动第一次体现出其价值之后，还会有第二次、第三次，甚至更多次的价值体现，但随着科学技术的发展、自然条件和社会需求的变化以及工艺流程的差异，都会使曾经的典型工程设计档案所承载的静态科技知识用于不同的工艺或逐渐退出历史的舞台，而它所具有的技术经济利用价值也就随之减少直至消失，所以说工程设计档案的使用价值不是无限保持不变的，而是具有一定局限性的。

1.2工程设计档案价值的特殊性

根据经济学中的商品关系，我们了解到具有价值的商品使用有使用价值，工程设计档案的使用价值如果随着时间的流逝而在逐渐消失，那么也无从谈起工程设计档案的价值，这就是工程设计档案在利用方面的特点。因此，在工程设计档案管理上，档案管理部门不能仅满足于现有的工程设计档案库藏，更要探索和创新档案管理部门的发展思路，根据工程设计档案的特殊性，使档案管理部门的收集工作与企业实际工作需求有着同步的发展和变化，要增强开发利用工程设计档案的信息资源的责任感，促使档案管理部门采取多种途径与手段使工程设计档案在其有价值时期内被充分的利用。此外，档案人员还需要根据企业发展和部门自身的条件状况不断更新，在现有可能的情况下，根据需求对一些设计工程档案进行一次重整和开发，在此过程中，档案人员需收集大量的工程设计档案信息，挑选出具有利用价值的档案进行分类、归档，使工程设计档案以具有企业特色的、系统的、科学的进行保管。

2新形势下工程设计档案利用的新特点

1工程设计档案的特点

随着社会发展和工程市场的不断完善，工程设计档案被划为商品已经逐渐被社会所认同，工程设计档案作为商品具有其使用价值，同时，工程设计档案也具有商品一般的交换属性，但它的交换属性具有其的特殊性——工程设计档案不是一次性交换，它可以进行多次或者反复的利用。作为商品的价值，它是融合在人们的生产劳动之中，是以无形的方式进行体现，例如一项成熟工艺开发技术，它需要在设计人员的知识和智慧，它们更需要不断的实践与多次的试运行之后才能形成，通过存档最终成为工程设计档案，它的价值是无法估量的，它只有依靠开发利用才能实现其自身价值。工程设计档案具有以下两方面特性：

1.1工程设计档案价值的局限性

工程设计档案在用于指导科学研究和生产活动第一次体现出其价值之后，还会有第二次、第三次，甚至更多次的价值体现，但随着科学技术的发展、自然条件和社会需求的变化以及工艺流程的差异，都会使曾经的典型工程设计档案所承载的静态科技知识用于不同的工艺或逐渐退出历史的舞台，而它所具有的技术经济利用价值也就随之减少直至消失，所以说工程设计档案的使用价值不是无限保持不变的，而是具有一定局限性的。

1.2工程设计档案价值的特殊性

根据经济学中的商品关系，我们了解到具有价值的商品使用有使用价值，工程设计档案的使用价值如果随着时间的流逝而在逐渐消失，那么也无从谈起工程设计档案的价值，这就是工程设计档案在利用方面的特点。因此，在工程设计档案管理上，档案管理部门不能仅满足于现有的工程设计档案库藏，更要探索和创新档案管理部门的发展思路，根据工程设计档案的特殊性，使档案管理部门的收集工作与企业实际工作需求有着同步的发展和变化，要增强开发利用工程设计档案的信息资源的责任感，促使档案管理部门采取多种途径与手段使工程设计档案在其有价值时期内被充分的利用。此外，档案人员还需要根据企业发展和部门自身的条件状况不断更新，在现有可能的情况下，根据需求对一些设计工程档案进行一次重整和开发，在此过程中，档案人员需收集大量的工程设计档案信息，挑选出具有利用价值的档案进行分类、归档，使工程设计档案以具有企业特色的、系统的、科学的进行保管。

2新形势下工程设计档案利用的新特点

摘要：本文分析了信息开放制度下的电子档案数字化管理中的问题，包括节点留存、集成整合、可持续发展等8个方面。

关键词：电子档案；档案数字化；可持续发展

国家档案局在《企业电子档案和电子档案管理指南》中指出，电子档案是具有登记凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。如何管理这些新型的信息记录呢？美国联邦政府社交媒体档案管理指南要求对于这一类新型的信息记录，要有多类人员来共同承担和管理的责任。面对这样一种新的技术环境，电子档案成为传统档案的补充和档案管理体系的重要组成。由此，档案管理体系由纯粹的内部档案管理，转变成在信息系统当中形成并传递，因为档案同时在不同部门、不同领域中形成，大量的办文是通过计算机操作；而业务流程更需要和各级部门负责人、业务人员进行密切的交流、沟通、合作；依法行政、依法办文需要和法律审计等专业工作者交叉协作；开发档案文化产品和保障档案管理的安全等是要和很多领域的职能人员紧密协作、共同打造的档案数字化管理体系。

1节点留存

档案为了长久保存，特别是电子档案，需要在每个阶段办理的每一步都要留下原始数据，而数据的捕获留存有些是系统自动完成的，有些就需要经办者在每个阶段把相关信息捕捉下来。具有保存价值的历史记录和作为法律依据的电子信息，必须能够具备档案的属性，是直接形成的历史记录，且须具有文件原始记录性和具有历史再现性。2018年，英国司法部下属的英国法院和法庭服务（HMCTS）和英国内阁办公室开放创新小组联合会议在区块链平台上开展电子证据的存储试点项目。联合国档案馆将由国家数字化管理联盟（NDSA）创建的数字保存成熟度模型作为数字馆藏保存水平的标准并测试了一组开源工具应用于数字馆藏的长期保存。

2集成整合

档案职能的拓展和档案管理体系的扩大，信息和档案成正比海量累积，信息冗余也随之产生，解决这个问题需要进行电子档案信息平台的功能整合。现在很多社交媒体、信息平台已形成交叉、共享的模式，产生了一些跨资源、跨领域的专题资源库、文件数据库、专题档案馆等，需要多方合作的健全的档案管理框架，共同开发，共享信息，开展培训，支持电子文件管理的工具等，甚至包括国家层面的信息合作共享。目前许多单位电子办公OA系统，大量的功能嵌入在办公系统中来自动对接，在文件处理的同时完成长期保存功能。例如，社保卡网上信息采集、办卡、查询、缴费等功能集成一体，最终形成个人社保账户资料。

1建立相关高校档案管理制度，有效进行档案宣传，实施校园制度文化建设

高校制度是校园精神文化的外在表现。高校档案馆应经过调研、考察、学习建立相关，并行之有效的档案管理办法和制度。加大《档案法》及制度规章的宣传学习，逐步提高广大师生员工的档案意识，保管好并及时上交有特色的档案资源。利用校内报纸和校园网进行档案宣传，开设专栏专门刊登无涉密范围的有价值的档案信息或根据史料撰写的关于档案类的文章登载在校内报纸或校园网上。通过馆藏资源的展览，丰富史料的讲解，定期的讲座与培训，让广大师生真正了解档案的重要性，更好的利用档案。

2拓宽档案资源征集渠道，优化馆藏资源，实施校园精神文化建设

精神文化是校园文化的重要组成部分，是校园文化的核心，是珍贵的文化资源，对全校师生起着精神引领的重要作用。高校档案史料真实记载了高校的办学理念，办学方式与模式以及校训、校风的形成过程，这些是高校精神文化的内容所在。所以高校要拓宽档案资源征集渠道，加强征集工作的力度，有步骤有计划地开展史料档案征集工作。应从档案载体、内容、形式等方面拓宽收集门类，加强与各级各类档案馆、博物馆、文化馆及高校间的合作与交流，征集有关高校发展的档案史料；通过“征集公告”，扩展档案资源建设的视野，搜集、查找散落于社会、民间、个人手中的档案史料；积极开展“口述校史”、“学校记忆”工程，抢救濒临遗失的校史资源和历史记忆。同时，高校档案包含了记录着学生立志成才的不同形式的文件材料及记录着教师发奋钻研的科研成果、学术活动记载，这些都反映师生立志成才、教书育人、锐意进取的崇高精神。所以我们还要主动采取各种方式和渠道，开展知名人士的档案征集工作，将学校里有突出教学科研贡献的领军人物、专家、学者、教学名师和行政领导纳入征集范围，征集他们在在教学、科研及管理工作中所形成的档案材料，这是高校办学历程的真实记录，也是学校宝贵的独具特色的精神财富。建立校友人物档案，因为知名校友是学校的“品牌”与特色，这些学生毕业后在社会各种岗位上继续发扬学校精神，做出突出了贡献，我们要利用一切可以利用的时机进行“零距离“的征集与采访，利用各种信息技术，从各大报刊网络媒体中征集知名校友信息，收集他们的相关报道。其次，随着社会的不断进步，档案的社会化服务功能越来越明显，为了有效面对公众服务，增强档案资源的文化厚重感，档案部门要从现在做起，不断丰富馆藏档案的文化内涵。采取征集和捐赠相结合，与相关单位建立合作、交换关系，把馆藏中珍藏在个人和其他单位的反映本高校发展足迹的资源吸收进来，补充馆藏资源的不足。还要根据公众的文化需求，依法接收有关的文化档案。丰富知名学者，专家、校友、自然环境、重大活动的档案，作为爱校、爱国热情的鲜活教材，改变高校档案馆馆藏载体单一的局面。着重接收那些能否反映本校教学、科研、行政管理及重大活动状况的和能够突显办学特色的重点学科的档案资料，如教学安排、教学设计，教师学术科研成果、项目、著书等，展现高校教学办学风貌。扩大与师生民情密切相关的民生档案的收集，注重学生学籍、学生活动、学生荣誉、教职工晋升、教职工职称、工资、福利、党政文件的收集，不断丰富馆藏，合理改善结构，不断实现静态资源和动态需求的结合，整合高校馆藏档案资源，满足师生和社会的利用要求，发挥档案馆在校园文化建设中的重要作用。

3改进和创新档案编研工作，打造文化精品

“档案编研是通过对档案信息的搜集、选择、加工、整理并进行有效开发和整合，将档案信息资源转化为社会需要的文化产品的过程。”面向广大利用者，我们充分发挥馆藏资源优势，有选择并且目标明确的开展史料编纂和创造性的编研工作，将档案中有特色的文化价值挖掘出来。将编研工作与大众传媒相结合，利用现代技术，编撰图案文并茂的具有特定内容的专题汇编，并利用多媒体技术，举办各色专题性展览，宣传高校历史、名人、办学特色、办学理念。根据实施文化精品工程需要，积极发掘档案特色资源，为影视剧创作、专题片、美术作品创作等提供基础性材料，从而实现档案的文化价值开发与特色文化建设双赢的局面，扩大档案服务和以史育人的教育功能。

4加强基建活动档案资料的收集，实施校园物质文化建设