纸质档案论文范例

摘要:为更好地利用鼠疫防控工作中的档案，对今后鼠疫防治和鼠疫流行的预测预报提供方便、快捷、科学而准确的档案材料。本文根据档案内容及结果，以县区为单位建立纸质和电子双重档案，并依托空间信息技术建立青海省鼠疫地理信息系统，对鼠疫监测点档案信息、电子档案实行4级管理。本级可以进行本级的统计分析，上级可以对下级的电子档案实行远程管理和统计分析;鼠疫防治信息库、人间鼠疫疫情信息库、鼠疫科研信息库以科室为单位建立纸质与电子档案，建立的青海省鼠疫防治地理信息系统有效、直观地反映了鼠疫的流行特征和动态趋势，为预防控制鼠疫的传播提供技术支撑。

关键词:青海省;鼠疫防控;档案;管理

青海省是我国鼠疫危害最为严重的地区之一。长期以来，青海各族人民在与鼠疫斗争的过程中积累了大量宝贵的经验和资料。然而，仅仅积累了经验和资料还不能说已经拥有了这种资源，只有将这些资料科学、规范、现代化管理才可能真正成为资源。因此，鼠疫防控工作中的档案管理是预防医学事业发展不可缺少的组成部分，搞好鼠疫防控档案管理将对鼠疫防控的科学研究、基本建设、疾病检测、编史修志等工作起着重要的查考和推动作用［1］。尤其是在科技快速发展的背景下，电子档案的产生对传统疾病预防控制档案管理工作提出了新的要求［2－5］。如何契合时展需求，以适宜的档案管理方法为疾病预防控制工作服务，成为当前疾病预防控制中心发展中一项所需着重思考的现实问题［6］。

1档案内容

青海省鼠疫相关的档案资料的收集主要来自每年的鼠疫疫源地调查、鼠疫监测、疫情处置等信息，通过实地考察、座谈、访问知情人、查阅资料等获得，并以工作总结的形式保存下来。

1.1青海省鼠疫防治信息库

鼠疫疫源地基本情况、标准、法规、方案、预案、鼠疫演练、人员培训、宣传资料、卫生学评价、动物疫区处理等信息。

摘要：高校二级学院教育教学档案管理工作是反映学校各学科教育发展历程、各专业改革与发展成果的主要依据之一，做好教学档案的归档、检查、管理、评估等工作，对提高各学科专业教育教学水平有重要意义。该文探讨了目前高校二级学院教育教学档案管理的现状及存在的一般问题，分析了现有教学档案管理模式的优缺点，提出了建设标签化、数字化的教学档案管理模式，以及加强档案管理人员培训、提高二级学院教学档案管理工作水平的基本思路。

关键词：教学档案；管理；标签化；数字化

1高校二级学院教学档案管理模式分析

现阶段，高校二级学院教学档案管理主要采用以下三种模式进行分类管理。

1.1学院统一集中式的管理模式

这种管理模式是指二级学院内部的教学档案室集中管理教学档案信息资源，并为全院教职工及学生提供相关服务[3]。从实际工作来看，学院教学档案管理部门是教学档案管理的主体，这种模式具有纸质版档案材料及教学信息资源管理相对集中，信息安全性强的优点，但是这种集中式的档案管理模式更新教学信息较慢，容易导致教学信息的流失，不利于教学信息的综合利用。

1.2学院内各专业团队分散式的管理模式

摘要：本文基于教育教学全过程质量管理理念，根据当前毕业论文指导环节教学档案归档和利用现状，提出了教学档案管理及利用的对策和措施，为发挥高校档案作用，促进教育教学质量的提高提供思路。

关键词：毕业论文；教学档案；归档管理；过程管理；服务流程

1引言

2018年8月，教育部《关于狠抓新时代全国高等学校本科教育工作会议精神落实的通知》，明确指出要坚持问题导向，切实提高毕业论文（设计）质量，加强对选题、开题、答辩等环节的全过程管理。毕业论文指导环节是运用书本知识和技能进行创新创作的过程，是独立意义上的承担科研项目或企业课题的起点，是应用型本科高校人才培养的最后和关键一步。[1]在毕业论文指导环节，以需求为导向强化教学档案的信息化管理和利用，能够提高毕业论文质量，进一步实现高校档案教书育人的价值和功能。

2目前高校毕业论文归档和利用现状

2.1非纸质化的分散状态

目前，毕业论文相关文档包括题目任务书、开题报告、论文、保证书、质量评价表以及答辩记录等已经不再是纸质版，而是采用电子版，因没有统一进行信息化归档管理而处于分散状态。从教师利用的角度看，论文题名的采用专家人工审核方法，不仅工作量大、效率低下，也不准确。从学生利用的角度看，归档不完整导致毕业论文低层次重复，难以在原有的基础上提高。

1资料与方法

1.1一般资料

本院是隶属于武威市的三级乙等肿瘤专科医院，目前开放床位500余张，临床护理单元12个，特殊护理单元11个，护理人员370人，其中本科学历56人，大专202人，中专112人；副主任护师3人，主管护师29人，护师89人，护士249人。

1.2方法

1.2.1传统纸质档案管理

2010—2011年护理部将所有护士的毕业证、身份证、执业证、资格证复印件按科室装订成册并定期更新，将荣誉证、进修结业证等复印件按类别分别装订成册，并定期更新。

1.2.2电子技术档案管理

摘要：教学档案能否有效管理和利用，对提升学院及学校教学质量及教学管理水平具有重要意义。新时期信息技术、大数据技术的快速发展，为高校二级学院变革教学档案管理模式，实现教学档案信息化管理带来了契机。

关键词：教学；档案；信息化；管理

教学档案是直接记录和反映高校日常教学及教学管理过程中形成的、具有保存价值的文件资料的总称[1]。教学档案分为十几个不同类别，每一类别又包含若干方面，种类庞杂但又不可或缺。随着高校的扩招，高校二级学院教学规模越来越大，产生了数量庞大的教学档案，只有改变教学档案管理模式，实现教学档案的信息化管理，才能满足当前教学管理工作实际和学校、学院发展的需求。教学档案信息化管理是利用数据技术、信息技术以及网络技术，将纸质档案及其他载体的档案转换为电子版资源，再利用计算机对其进行信息化管理和利用[2]。

1教学档案信息化管理的意义

教育信息化不仅体现在教育教学过程的信息化，应涵盖教育教学的各个环节，其中包括教学档案管理的信息化。在大数据时代背景下，将信息技术手段与教学档案管理深度融合，实现教学档案管理信息化，是时展的必然，无论是对学院还是学校而言都具有重大意义。

1.1提高教学档案管理人员的工作效率。教学档案包括培养方案、教学大纲、教学日志、听课记录表、教学会议记录、试卷、成绩登记表、实习报告、毕业论文、教师以及学生获奖证书等材料。其中，有纸质材料、电子材料(包括电子文档、电子表格、PPT、图片、视频、音频等)，如果能将所有纸质材料进行数字化处理，并按照一定的存储和命名规则将之进行存储、管理及利用，既打破了存储和使用在时间、空间上的局限，为调取和查看提供便利，又节省了教学档案管理的时间和成本，进而实现教学档案管理效率和质量的提升。

1.2为教学资源共享提供环境。教学档案存储入档的目的是为后续的教学活动提供借鉴。因此，教学档案的服务领域不应只局限于教学管理者，还应面向学生、教师、学校甚至面向社会开放，从而扩大教学档案的功能范围，拓展教学管理的应用价值[3]。就目前来看，很多教学档案的存储和管理存在不集中、不系统、不完整的情况，而且大都是直接将纸质文档进行存储，不仅占用大量存储空间，也不便于查阅和共享，同时还存在遗失的风险。

摘要：普查档案数字化管理是档案管理发展需要，也是在信息时代社会对普查档案提出了新要求。档案数字化管理对提高档案管理工作职能，发挥档案管理的优势起到促进作用。在“互联网+”技术高速发展的今天，“互联网+”技术的广泛应用，为普查档案数字化建设提供了基础保障措施。本论文普查档案数字化管理的特征、普查档案数字化管理的弊端、普查档案数字化管理的优势进行阐述普查档案数字化管理，希望为研究档案数字化管理的专家和学者提供理论参考依据。

关键词：普查档案；数字化管理；研究

1普查档案数字化管理的特征

1.1档案管理内容发生变化

传统的档案管理都是以纸质形式、照片、影像资料等进行管理，现在档案管理都是电子形式，在档案管理系统中进行存储，现在科技水平引入到档案管理中，促使管理档案内容的形式发生了变化，这也是社会发展的需要。传统的档案管理的数据不容易修改，资料真实性强，现代档案管理形式方便、快捷，具有一定的应用价值，也是现代档案管理的趋势。

1.2档案管理方法更加先进

现代档案管理都依靠档案管理信息系统，档案的电子资料都在管理信息系统上，查阅等操作都可以在电脑中完成，非常方便快捷，提高了其工作的效率。传统的档案根据一定规则进行分类，每个档案都有一定的编号，需要查阅档案的时候，档案管理人员需要根据编号在架子上或柜里进行查找，查找时候比较麻烦，一旦由于工作的疏忽，档案放错位置，给查找带来一定的弊端，因此档案数字化管理对提高工作效率，完善档案管理职能起到重要作用。

一、分门别类的个人档案管理

(一)个人档案管理的内容

哈佛大学人事档案可分为四大类:教师档案、高级管理人员档案、学生和校友的档案以及家庭档案。从上述分类可看出，个人无论是教师还是管理层亦或是学生，其所产生的个人档案成为了哈佛大学人事档案管理中最主要的部分。个人档案包括:自传材料(包括个人简历、荣誉、奖励、学历、新闻稿、日记、口述史和访问、家族情况、传记出版物)、咨询材料(包括建议书、合同、报告、通信和笔记)、专业/职业联系文件(包括信件、电子邮件的打印稿、审查和推广记录、论文和文章、简历和媒体报导)、专业组织和会议文件(包括议程、会议记录、报告、笔记)、证明材料(包括与主题直接关联的文件、目录、指南、个人参考书目和期刊)、项目工程研究文件(包括建议书和计划、研究简报、研究数据、证明文件、调查结果的分析报告、会议记录)、特殊介质(包括照片、底片、幻灯片、音频、录像带、样品和手工艺品、激光唱片、动画电影、地图、规划、图纸、三维物体模型和大事记)、演讲和业务陈述文件(包括演讲注释、摘要和幻灯片)、学术评估和推荐材料、教学材料(包括授课记录、课程教学大纲、作业、考试、评分标准、手册、笔记本、成绩单、到课记录、作业或考试、论文)、工作档案(包括手稿、未发表的论文、草稿或笔记、出版商的合同以及相关的回复、评论、报告和长条校样)等。哈佛大学档案馆十分乐于收集教职员工的个人档案以及通过管理教职员工产生或负责的档案来对他们提供帮助。

(二)个人档案管理的方法

哈佛大学个人档案的管理方法分为以下几种:按档案名称管理;按档案形成日期管理;按档案名称的首字母顺序进行管理;综合管理。1．名称排序法即根据档案内文件的名称进行排序的方法。这种档案管理方法简单方便，对于内容较少、时间跨度小的档案管理更为实用。2．首字母顺序法即根据档案内项目或组织名称的首字母顺序对档案进行排序的的方法。这种档案管理方法适合于小型项目档案的管理。3．时间排序法在个人档案的类型确定并已区分开来的条件下，可根据档案形成的时间顺序进行管理。这是一种公认的适应性较强的档案管理方法。适用范围包括:自传材料，演讲演示材料等。4．综合排序法当个人档案包含的内容多而杂时，采用综合性的档案管理方法很有必要。这种综合性的档案管理方法分两种，一种即将档案进行分类整理之后，按照每一类档案的名称、主题、年份等要素进行管理;当个人档案涉及的年度跨度过大，可采用第二种综合管理方法，即将个人档案先按照年份进行整理后，再在各个年份的档案中按照档案名称的首字母顺序进行整理。适用范围包括:教学档案，工作档案等。

(三)个人档案管理的特别注意事项

个人档案的内容多，类型丰富，管理起来有一定难度，应当特别注意以下几点。1．特殊介质档案的双套制管理在对个人档案中的特殊介质档案进行管理时，应特别注意将电子档案及其相对应的纸质档案如论文等一起存放，以保证档案的完整性。除了给特殊介质档案按照名称、日期、主题等做好标识之外，还应当做好注释，以方便日后的查找利用工作。2．个人档案管理应依法规行事非本校工作产生的档案按照联邦法规或合同规定进行管理。为确保可获得性，合同材料应当与对应的项目文件一起放在有明显标记的文件夹内。如在对出版商的合同以及回复进行归档时应当清楚地在单独的文件夹上做出标识。3．确保个人档案的机密性保证档案的机密性是档案管理的原则性要求之一，人事档案管理同样也需遵守这一硬性要求。在对个人档案进行管理时，档案管理人员不仅需要牢记各种规章制度，而且需要用专业的档案管理手段包装档案的机密性。如关于同事或其他专业人员的评估和建议文件可以用单独的文件夹保存以确保机密性。

一、传统人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案材料重结论，轻事实，造成档案材料不能完整体现员工的能力与技术水平

人事档案一直存在重视结论性材料，缺少员工成长性能力、技术特长与业绩材料，这种人事档案不能为选人、用人提供参考,进而影响到员工的正常晋升与轮换,挫伤了员工的创新热情,失去了真正意义的参考价值。随着人力资源管理信息化的推进与深入，人力资源管理专业中的绩效管理、人才开发管理工作进一步提升，对档案管理工作提出了更多的要求。员工个人档案中没有年度绩效考核材料，没有重要的培训材料及员工业绩论文材料，缺乏翔实的岗位变更材料，这些材料的不完整对人力资源管理工作存在较大的影响。如供电企业的职称申报已实现网上报名及网上审核，在网上审核时，对员工的资历材料好审核，但对员工的成果、业绩、贡献较难审核与评价，完全依据的是员工自己提交的部分材料，真实性的审核难度加强，明显暴露出组织保管的人事档案材料不能完整体现员工的能力与业绩。中层干部的档案内无分管工作的业务记录，档案不能为用人选人提供足够的依据。

（二）人事纸质档案与现存的电子档案不匹配

在人力资源管理工作中大部分业务已在ERP系统与人力资源管控系统运作。软件系统在一定程度上帮助人力资源管理工作者处理人事信息及档案资料，但是在实际中，常存在电子档案与纸质档案不相符的情况发生。比如，纸质档案资料而电子档案管理还没有及时更新，或是电子档案存在，而缺乏相应的纸质档案。

（三）档案管理缺少计算机处理支撑

人事档案工作信息管理基本没有形成完整的全面的系统。唯一使用计算机管理的就是人事档案目录管理系统，此系统只能实现材料的目录统计，目录对应的原始材料无法查阅。现有的人力资源管控系统与ERP信息系统记录的是员工完整的人事信息，却没有人事电子档案扫描件。ERP系统没有建立员工的人事档案原始材料，造成关键时期还是需查阅纸质案原始件。