职工档案管理范例

摘要：针对医院职工健康档案管理工作现状分析及存在问题，文章提出了对策建议，指出要提升职工健康档案的规范化、信息化动态管理，创新服务模式，为职工健康提供风险评估及预防作用。

关键词：健康档案;管理;现状;问题;对策

随着经济社会的快速发展，人们对个人健康的意识普遍增强，在不断追求物质、精神生活的同时，对个人健康状况越来越重视。同时，职工健康档案管理的重要性也日渐凸显，健康档案为职工健康提供可靠的疾病风险评估、检后健康预防作用。笔者所在的山西省儿童医院职工健康体检工作由单位人事部门管理。笔者从事职工健康档案管理多年，现结合本单位为例，经过认真梳理，对医院职工健康档案管理的现状、存在问题及提出对策建议，供大家参考。

一、医院职工健康档案管理的现状

1.职工健康档案管理缺乏长效的管理机制。从2008年以来，医院职工的体检工作一直由人事部门负责，医院每年10月份以后到年底要组织安排职工体检一次，从原来的在正式职工群体（在职及离、退休正式职工）逐渐扩大到医院的所有职工，充分体现了院领导对职工健康的重视和关爱。另外，医院在省医保中心备案的正高级保健干部由上级主管部门统一安排组织实施，人事部门统一把职工健康体检报告从体检中心取回来并在单位进行备案。由于过去医院对职工健康档案管理工作不太重视，没有系统地安排专人管理，把工作管理重点放在了职工健康体检的组织安排实施环节上，而对后期的检查项目内容、检查报告、检验结果、健康建议等等信息未及时和职工进行沟通汇总，致使每次职工健康档案的登记信息存在遗漏。2.职工健康状况不容乐观。医护工作者既是百姓健康的守护者，同样也是健康的被守护者。作为省级医院三甲医疗机构，现有在职职工2500余人，担负着三晋妇女儿童的健康服务工作，特别是2016年国家实行全面二孩政策以来，医护人员的工作量大，相比成人医院的工作量两倍以上，许多医护人员劳累过度、每天休息睡眠不足，身体超负荷运转处于亚健康状态，年轻的女职工过早内分泌失调，大龄女职工的健康也受到了影响。医院每年职工体检总有个别职工检查出一些重大疾病诱因，根据医院考勤系统统计，现在每月职工因病请假人数者达3%左右，这不仅影响到职工本人身体健康，同时也影响到单位的整体经济效能，不得不引起职工健康档案管理者的重视。

二、存在问题

1.医院职工对职工健康档案管理缺乏高度认知意识。个人健康档案是指一个人从出生到死亡整个生命过程中，其健康状况的发展变化情况以及所接受的各项卫生服务记录的总和。医护人员把主要精力用在一线医疗工作，忽视了个人健康问题，总认为自己学医懂医，大病远离于自己的错误想法。另外，职工在健康档案信息反馈方面与档案管理者之间缺乏交流平台。医院对此项工作的开展缺乏有效的管理措施，健康档案管理者对职工健康缺乏及时有效的沟通，没有搭建好职工健康档案管理的信息平台，职工健康档案管理者缺乏有效的主动服务意识。2.医院档案管理者对职工健康档案的重要性宣传的力度不够。建立职工健康档案应该在向服务对象加大宣传力度、说明健康档案涉及的内容、用途并征得职工同意之后建立，因为只有得到服务对象的配合才能得到真实的信息，对健康管理才有实际意义。3.医院职工健康档案管理简单化、不规范、档案利用率低。作为医院职工健康档案的管理者，对单位职工健康档案管理的意义、作用、原则、内容等基本框架不太熟知，对职工健康档案未进行及时登统计、分类、整理、归档，职工利用健康档案途径少，档案成为一种死档，其使用管理价值没有真正发挥出来。过去医院对职工健康体检档案只是简单地统计、造个花名册，简单地把检查材料、化验单、检查报告登记、汇总一下作为成为职工体检的基本情况，具体健康情况没有进行详细记载，这样每年体检的内容不全面，历年的检查结果没有可比性，一种病多次出现，每年体检都有，有的病情加重了也没引起职工重视，年年体检，年年有病不及时治疗，反而拖得病情因加重。未真正实现对每位职工健康档案的信息进行认真的整理，对于不同性别、不同年龄段、不同病种等情况不能进行科学归类，未对出现常见病、慢性病进行跟踪分类，对存在疑问须第二次进行必要项目的检查再化验的结果未及时补录，尤其是医生对职工检查结果评价一栏的建议录入不全面，存在原始的手工录入过于简单化，未对职工健康档案进行系统的现代化规范化管理，未让档案真正活起来。4.职工健康档案管理者缺乏创新意识，未充分发挥职工健康档案效能。管理者未能发掘职工健康档案的功能，现在职工健康档案体检的途径很多，作为医疗机构，一般是由三甲医院承担体检，有专门的职工体检中心，我院结合自身的情况，把一些能自己体检的项目进行内部消化，其他项目放在承担体检任务的体检中心进行，这主要是医院为节约体检成本来考虑的。目前，职工健康检查还存在的问题是检查的项目不够完善。医院一些重要的检查项目没列入职工体检项目之中，原因主要是医院投入的经费不足，职工人数多，医院开支大，平时对一些常规项目内容进行了检查，不是全身检查，从而导致了职工的健康档案信息不全面，对特殊疾病预防方面没有得到解决。比如建议年龄段在55岁到60岁阶段的在职职工，在临床一线工作了25年以上的CT和核磁共振等纳入职工体检的项目，虽然费用较高，但对职工的健康更应当放在首位。要加强职工健康档案管理工作，提高个人专业素养，对职工健康档案检查的项目，逐一进行完善，对职工体检进行分类统计、总结，做到一口清。

摘要：健康信息是现代社会的重要信息资源。每年一次职工的全身体检，是人事部门保障职工身体健康权、维护职工合法权益、做好人力资源管理工作的有效途径。做好高校教职工体检档案管理工作，是高校人事部门加强对教师的职业病预防和科普宣传工作的重要依据。笔者以濮阳职业技术学院为例，阐述基于健康信息管理的职工体检档案管理与利用。

关键词：健康信息；职工体检；体检档案；管理；利用

健康信息是现代社会的重要信息资源。2020年国家社科基金课题指南新增主题TOP50，健康信息列于其中，成为目前国家急需医药卫生工作者和档案工作者共同解决的热点问题，并且在未来一段时间内都是一个重要的研究方向。因此，有必要从健康信息管理的角度，探索职工体检档案的管理与利用。

1职工健康信息的来源、数量、内容

高校职工健康信息源自职工体检档案。高校职工体检工作是学校人事管理工作的一项重要内容。学校通过每年一度的对在岗职工的健康体检，及时了解和反馈职工的身体健康情况，特别是对突发的、患重大疾病的教职工进行及时的信息告知和提醒，督促这类职工抓紧去医院进行复查，得到及时有效的医治。随着学校发展规模的壮大，学校对各类人才的需求也相应增加，不同身份的人才一批批进入学校，纳入人事部门的管理系统。据统计，自2005年学院四个校区（原濮阳教育学院、濮阳广播电视大学、濮阳工业学校、濮阳师范）实质性合并时，在岗职工为537人（含合同制工人、人事人员），到2019年底，学院在岗职工为952人（含合同制辅导员、合同制特岗人员、合同制工人、人事和附属学校借调人员），在岗人员队伍扩充了近一倍，人员身份类型也更为复杂，针对他们的体检工作，也因不同的身份制定了不同的体检标准和套餐选择。受此影响，职工健康信息呈现出多样繁杂的特征。

2职工体检数据分析及职工体检档案管理的变迁

2.1合校初的职工体检档案管理模式。2005年学校在岗职工体检，除去因身体原因（如孕产期、哺乳期、患病住院期等）未能参加体检的职工外，参检人数为452人，占在岗职工的89.76%，经核查统计，这452名体检职工，有不同程度的职业病（如颈椎病、咽炎、下肢静脉曲张、腰椎间盘突出、网球肘）的人数为144人，占参检人数的31.86%，患病年龄段从30岁左右到55岁左右；有的职工因体质原因易患心脏病、风湿性关节炎、慢性肝炎；有的职工因抵抗力差或劳累过度、有不良生活习惯诸如抽烟、饮酒等患高血压、糖尿病、心脑血管病等，给教学管理工作和正常生活带来很大不便，职工本人也饱受疾病痛苦。鉴于当时的职工体检档案管理还处在比较落后的传统管理模式，即“几个院系共享一个铁皮柜，一个部门共享一个档案盒，职工的个人隐私毫无保护观念可言”，通常是找一个职工的体检档案的同时，有意或无意间总能泄露部门里其他职工的健康隐私。由于过去的体检档案管理缺乏人性化，体检档案只能由单位保管，不能归个人所属，需要查阅的要现场查看，紧急需要的履行借阅手续，签字复印后归还，客观上造成了职工体检信息的保密不严密现象。

摘要：高校人事档案管理与人力资源管理之间存在着十分密切的联系，做好人事档案管理能够为人力资源管理提供全面的参考，促进人力资源管理效果的提升，从而推动高校长远稳定发展。本文针对于人力资源管理视角下高校人事档案管理方面的内容进行分析与探究，对双方之间的关系进行详细论证，并提出人力资源管理视角下高校人事档案管理工作优化的策略。

关键词：人力资源管理；人事档案管理；关系；策略

1引言

当前随着社会的快速发展，人们的教育意识更为强烈，大学生的数量不断增多，高校扩招十分普遍，这一方面对于我国社会的进步带来了较大的作用，另一方面也使得高校之间的竞争更为激烈。高校要想在激烈的竞争中取得良好发展就应当对自身的内部管理工作进行优化，不断提升内部管理的效果。而人力资源管理和人事档案管理又是内部管理工作中的重要部分，所以应当对这两个方面的工作提升重视度。从某种程度上来看，人事档案管理与人力资源管理之间是存在重要联系的，双方相辅相成、不可分割，高校要正确处理双方之间的关系，将现代人力资源管理理论引入到人事档案管理中，不断提升人事档案管理的有效性。

2人事档案在高校人力资源管理中的重要作用

2.1为人力资源管理提供基础作用

高校人力资源管理指的是高校根据实际发展需求以及各项工作的开展需要对人力资源进行科学管理、调配等，使人员分配更为合理，更好发挥每位人员价值的活动。而人力资源管理工作的开展前提是高校要对每一位人员的实际情况进行了解，只有深入分析和认识每位人员的情况，才能够对其工作进行合理安排，做好岗位设置。在这个过程中人事档案管理信息就发挥着十分重要的作用，高校领导通过人事档案信息的调取和查看，能够对教职工的详细情况进行了解，深入认识每一位教职工，从而更好地对其进行调配和管理，使每一位教职工都能够在适合自身的岗位上开展工作，激发工作潜力，提升工作有效性。因此可知，高校人事档案管理可以为人力资源管理提供基础性作用。

摘要：干部人事档案管理是高校管理工作中的重要组成部分，新时期，加强干部人事档案管理工作，有利于提升高校干部管理整体质量。本文首先对加强高校干部人事档案管理重要性进行分析，然后探讨目前高校干部人事档案管理中存在的问题，最后提出有效的管理对策，希望能够给相关人员提供参考。

关键词：高校；干部人事；档案管理；问题；对策

在社会不断发展的今天，我国干部人事档案改革工作正如火如荼进行中，在高校各项管理中，干部人事档案管理属于一项十分重要的工作。而目前高校干部人事档案管理过程中，还存在种种问题，影响整体管理水平。基于此，加强对高校干部人事档案管理中常见问题及对策的研究具有十分积极的意义。

1高校干部人事档案管理重要性分析

干部人事档案是对干部各项信息的汇总，包括了干部工作岗位、工作业绩、作风、思想政治水平，还包括干部基本信息，能够为了解干部情况提供关键的依据。在档案管理过程中，必须坚持准确、真实、规范、及时的原则，优化对干部档案的使用情况。对于高校干部人事档案管理工作而言，能够为高校人才招聘、职位晋升、出国政审、保险办理、离退休手续办理等工作提供依据。强化干部档案管理，有利于高校人事管理部门构建更加完善的用人机制，为高校提供人才服务保障依据，推动高校人事档案管理工作向着规范化的方向发展。

2高校干部人事档案管理中常见问题

（1）对人事档案管理重视程度不足。现阶段，高校相关领导对于干部人事档案管理工作重要性人事不足，没有意识到干部档案在干部聘用、晋升等方面的作用，在相关经费投入、人员投入、基础设施建设方面还存在严重不足。同时，很多高校教职工没有干部人事档案管理意识，在档案资料填写方面存在不规范、不完整等情况，或者在管理部门收集材料中不够配合，甚至存在一些为了个人利益而虚报年龄、工作经历等问题，影响干部档案资料的真实性，给档案管理工作造成很多隐患。另外，由于对档案管理不重视，一些新入职员工在入职很长时间后，个人档案还不能及时到工作单位。（2）干部人事档案管理规范性不足。第一，在档案资料收集过程中，必须严格按照国家关于档案管理的相关制度，保证干部档案完整、安全。但目前一些高校档案管理制度不够健全，在档案资料收集工作中存在很多不规范行为，很难保证档案资料的真实性、完整性。或者档案更新速度较慢，对教师评语多以政治客套话为主，并不能真实准确反映出教职工个人情况；第二，档案材料信息化程度差、利用率低。高校干部人事档案管理中，信息化程度相对较低，还未建立相对完善的信息化档案管理系统，还未完全打开服务性的工作局面，不能体现干部档案材料重要性，利用率也相对较低。（3）干部人事档案管理人员专业性不足。根据相关调查发现，目前高校干部人事档案管理工作开展中，很多高校都未配备专业的人员，很多都是行政工作或辅导员兼任，档案管理模式相对落后，很多都凭借管理人员个人经验，工作创新性不足，不能满足时展需求。由于档案管理工作的特殊性，应该由专业的管理人员进行，但目前高校干部人事档案管理人员存在专业业务能力差、原则性不强、缺乏组织纪律性，给高校干部人事档案管理工作造成很大的影响，有些甚至可能导致档案资料失真、遗失等问题。

【摘要】

高校档案是对高校全体工作人员信息、高校教育、科研以及重大发展历程的有效记录，具有重要的历史与现实意义，是高校发展历程的缩写，同时也是全校师生奋斗历程的缩写，做好高校档案管理工作对于高校的发展具有较强的促进作用。本文主要总结了我国高校档案管理中存在的问题，并提出了相应的解决策略，以期能够对我国高校档案管理工作有所帮助。

【关键词】

高校；档案管理；问题；对策

高校档案是高校教学、科研、管理以及教职工和学生信息等的真实记录，是非常珍贵的文献资料，对于高校的教学、科研、管理以及教职工工作的评价和学生的评价等具有重要的参考依据。近年来，随着高校教学规模的不断扩大，师生人数的与日俱增等，使得高校档案管理开始变得复杂，档案管理中出现了一些不容忽视的问题，极大程度上限制了我国高校档案管理的发展与进步，给高校档案管理提出了比较严峻的考验。发现和总结高校档案管理中存在的问题，并提出相应的解决策略对于高校档案管理工作的顺利开展具有重要的意义。笔者对目前我国高校档案管理中存在的问题进行了分析，并提出了解决策略，希望能够对高校档案管理有所贡献。

1我国高校档案管理中存在的问题

1．1高校档案管理观念落后，意识不足

摘要：高校二级学院教育教学档案管理工作是反映学校各学科教育发展历程、各专业改革与发展成果的主要依据之一，做好教学档案的归档、检查、管理、评估等工作，对提高各学科专业教育教学水平有重要意义。该文探讨了目前高校二级学院教育教学档案管理的现状及存在的一般问题，分析了现有教学档案管理模式的优缺点，提出了建设标签化、数字化的教学档案管理模式，以及加强档案管理人员培训、提高二级学院教学档案管理工作水平的基本思路。

关键词：教学档案；管理；标签化；数字化

1高校二级学院教学档案管理模式分析

现阶段，高校二级学院教学档案管理主要采用以下三种模式进行分类管理。

1.1学院统一集中式的管理模式

这种管理模式是指二级学院内部的教学档案室集中管理教学档案信息资源，并为全院教职工及学生提供相关服务[3]。从实际工作来看，学院教学档案管理部门是教学档案管理的主体，这种模式具有纸质版档案材料及教学信息资源管理相对集中，信息安全性强的优点，但是这种集中式的档案管理模式更新教学信息较慢，容易导致教学信息的流失，不利于教学信息的综合利用。

1.2学院内各专业团队分散式的管理模式

【摘要】人事档案记录着每名职工的生活、学习以及工作经历，人事档案管理可以把单位职工的工作热情给激发出来，职工对单位的归属感会增强，单位自然能持续发展。本文以档案管理作为研究对象，优化人事制度改革背景当中的人事档案管理途径，为相关单位提供借鉴。

【关键词】人事制度创新；人事档案管理；影响；分析人事档案需要把职工入学、参加工作直至当前的各种履历材料概括收纳整理，其中还包括了个人成就以及个人处罚，人事档案就是单位职工人生的全部经历概况。随着经济社会发展的越来越快，各方面人才的需求也越来越大，人事档案作为个人能力的表现，在各行各业中都得到了重视，由于社会面临着转型，人事制度的改革也不得不进行。在一些事业单位中，因为担负着社会服务的职责，想要把社会服务提升起来，就需要将各种专业技术人才引入其中，在制度改革中把人才的创造力发挥出来。人事改革可以将社会当中的人才效益进行提升，但是想要把传统管理突破，需要付出非常大的努力和代价，人事档案管理需要把机遇把握住，为创建适应型人才发挥出更好的空间。

一、传统的档案管理分析

人事档案作为个人的经历概况，其内容非常重要，没有特殊情况是不可以更改的，在入职的时候，人事档案审查是非常关键的一个步骤，人事档案如果出现了问题，就会对职工的入职以及以后的升职发展等多方面造成影响，由此看出，人事档案是非常重要的。事业单位经历了计划经济的过渡，事业单位当中干部身份（含聘任制干部身份）的职工以及工人身份的职工都有，职工的身份不同，在人事管理的时候需要应用不同的管理方式，人事档案也需要区别对待，人事档案存放及管理部门也不同。在职工出生的时候，人事档案就已经开始记录了，但是只有在确认个人身份的时候才会进行档案的建立，所以，传统的档案管理当中的人事档案是属于个人的代表，档案作为职工的纸质版的身份，其待遇也不相同，管理的措施也不一样，职工的发展空间存在着局限性。传统的人事管理模式导致了职工和单位对档案内容的记录不知情。在一些单位中，档案可以作为单位用来规范管理职工的一种方式，按照人事档案管理规范，人事档案必须由单位或上级主管部门或人事部门的专人来进行管理和保管，在档案管理的规定当中，职工本人无极特殊情况，是不可以自己对档案进行查看的，很多职工本人不清楚档案的内容。在这种环境中，职工有可能避免档案中出现不良记录而委曲求全。在存档的时候，内容是由专人来填写的，如果填写出现了错误，对职工的未来有着很大的影响，例如，一名事业单位职工人事档案中某阶段学生时期毕业生登记表和其入学材料填写有误（并非本人填写），本人并不清楚有误情况，在参加职称晋升评审时，因该错误造成当年无法参加职称晋升评审。

二、人事制度创新对档案管控层面作用分析

（一）下岗职工档案管理受到限制。事业单位的改革导致了其所有权以及经营权分离，事业单位也被投入市场竞争当中，不存在什么铁饭碗了，如果经营出现了问题，事业单位有可能宣布破产，职工会和事业单位脱离关系，下岗的职工需要自食其力。人事档案对于下岗职工来说作用不大，在他们眼里档案和他们没有关系，这就使国企市场在进行改革的时候，下岗职工对档案的忽视非常严重，人事管理也和他们没有关系。

（二）事业单位工作人员档案管理受到限制。事业单位在我国的经济社会组成占比非常重，可以对就业压力、助力经济发展等方面起到很重要的影响。但是，从目前来看，事业单位对于档案的重视度并不高，在应聘时只需要拥有相对应的技能、学历和身体素质及过硬思想素质，经过相应考选就会被录取成为职工。这就导致人事档案在社会经济当中没有发挥功效的地方，只需要一份劳动合同就可以了。职工和事业单位签订了合同就可以正式上班了，事业单位不会用人事档案来对职工进行约束，职工也不会有人事档案的压力。

摘要：民办高校是国家高等教育的重要组成部分，与公办高校在经费来源上的不同，带来其人事管理制度的不同，同时也使其人事档案和人事档案管理与公办高校有较大差异。本文分析了民办高校与公办高校在人事管理制度上的不同，带来的人事档案管理的差异，在对民办高校人事档案管理存在问题梳理的基础上，提出了民办高校加强人事档案管理的对策建议。

关键词：民办高校；档案管理；人事档案管理；对策

探析民办高校是指企业事业组织、社会团体及其他社会组织和公民个人利用非国家财政性教育经费，面向社会举办的高等学校。民办高校的教职工，是学校发展不可或缺的人力资源，直接影响学校教育教学质量，决定学校未来发展，而记载教职工个人履历、师德师风、年度考核、职称聘任、奖惩等方面的人事档案，是学校人事管理工作的重要组成部分。由于民办高校与公办高校举办方其经费来源不同，从而产生不同的人事管理制度，进而使其人事档案和人事档案管理也不相同，做好民办高校人事档案管理，是民办高校规范化管理的需要，也是民办高校教职工职业发展的需要。

一、民办高校人事档案内涵解读

（一）人事管理制度。公办高校编制内教职工，与学校签订聘用合同，与学校形成人事关系，学校对教职工进行管理适用《事业单位人事管理条例》相关规定。民办高校教职工，与学校签订劳动合同，从而与学校形成劳动关系，学校对教职工进行管理适用《劳动法》《劳动合同法》等相关规定。所以，民办高校人事管理制度从适用法律法规、管理性质等方面与公办高校不同。

（二）公办高校人事档案。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》适用范围为：“党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。”公办高校属国家事业单位，其管理人员和专业技术人员的人事档案管理，适用于本条例。该条例定义干部人事档案为：“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”因此，公办高校人事档案包含以上内容，同时，根据该条例，公办高校人事档案由单位保管。

（三）民办高校人事档案。民办高校人事档案，是教职工在学校工作期间形成的反映个人实际的各类材料，在学校工作期形成的档案由学校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。为什么要向人才交流中心移交呢？因为教职工的人事档案往往由两部分组成，一是教职工在进入学校前的学习档案和工作档案，由于学校不具备保管人事档案的资格，所以该部分档案一般是托管在人才交流中心。二是教职工进入学校工作期间形成的个人档案资料。民办高校人事档案管理相关依据主要有两个，一是《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33 号 ），该规定定义企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。二是《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118 号 ），该规定所称流动人员的第一、第二、第五类人员，符合民办高校教职工的情形。由于民办高校既不是国家事业单位，但也不能完全按照企业职工的档案来进行人事档案管理，因此，民办高校人事档案有其特殊性。