学校档案管理范例

一、完善档案管理基础设施的建立，加强硬件配置

近年来，中等专业院校的重要性越发显著，其综合办学条件有所改善，硬件设施也越来越健全，但是由于档案管理意识不强，导致档案管理的基础设施一直没有较大的改进，档案管理的基础设施越来越无法与学校综合建设形成很好的配合。档案管理硬件设施的不完善造成了极大的人力物力的浪费，增加了档案管理的难度，导致档案的在收集和传递的过程中严重失真，甚至对教学工作也带来很大的冲击。因此我们在进行学校综合基础设施的改进过程中，也应该把加强档案管理的基础设施建立提上日程，为档案管理营造良好的环境，让档案管理人员的才能以及专业素养得到更好的发挥。当然要适应现代技术的日新月异，新时期的中等专业院校在进行档案管理时，还应该建立合理的档案自动化管理系统，充分将科技运用于档案管理当中，通过选择合理的技术路线来推动自动化。

档案的信息自动化系统建设，是提高档案管理的物质基础和减小档案失真可能性的重要手段，更是与现代化的专业档案管理人员的教育接轨的重要途径。当然档案信息自动化系统建设也不是一蹴而就的，其中必然会遇到诸多的矛盾与问题，我们应当将积极进取、开拓创新的思想运用于学校的档案管理中，着眼于提高系统的整体水平，有重点的抓好数据库建设，慎重选定适合本学校的技术路线，实事求是一步步改进管理体制。

二、提高档案管理人员的专业素质

随着当代科技的日新月异，许多学校已经开出了档案管理学、图书馆管理学等学科来培养专业的高素质的档案管理人员。随即档案管理也对其工作人员提出了新的更高的要求。

首先，档案人员要有一定的文化水平和驾驭文字的能力，档案大部分是文字类型的信息，要做好档案管理的工作，档案管理人员要能用文字与各部门交流，才能收集到全面正确的档案信息；要能理解自己所搜集的档案，才能够完成对档案管理在档案收集之后的后续工作，例如整理、分类、编目等等。

其次，要热爱学习，对档案管理工作充满热情，无论在何种行业，从事什么工作，光是有完成任务的心都是不够的，要不断地学习新的知识，要热爱你的工作才能够好的完成一项工作，这在档案管理工作中尤为重要，否则很容易因为整天枯燥地面对档案而产生应付的心理，加之现代科技发展迅猛，不断学习才能适应工作甚至事半功倍，否则容易被工作所淘汰。

1档案管理对学校升格的重要性

在近三年的升格筹设工作中，濮阳市委、市政府高度重视，在市土地、财政、税收、规划、征地、人才引进等部门给予了强力保障。新校区位于濮阳教育园区，占地685亩，总投资7.8亿元，总建筑面积17.8万平方米，目前已部分建成并投入使用。学校面向全国招聘引进高学历、高职称人才60人。学校共有专任教师194人，副高级以上职称54人。市财政拨付2510万元用于图书、设备招标采购工作，图书馆现有图书达到19万册，总价值近500万元，实验设备2753件（套），总价值达到1520.744万元。学校在基础设施、专业建设、教学科研水平、临床教学基地等各方面，已具备医学高等专科学校的基本条件。学校建设的日新月异，飞速发展，给档案管理工作带来了很大的压力和挑战。在筹设过程中直接形成大量的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录，是极其珍贵的信息资源，是国家档案资源的重要组成部分。学校重大活动档案的收集、保管、利用对促进学校教育教学工作具有现实意义和历史意义。濮阳市卫生学校在软硬件等方面已经基本具备医学高等专科学校的办学条件。学校在筹设期间先后制作了《申报材料合订本》、升专宣传画册、宣传片等资料，整理升专备查资料443盒，这些工作离不开档案部门大力支持，同时为档案管理工作也带来了更大压力和挑战。因此，加强升格期间中的档案管理工作，是档案工作人员义不容辞的责任和义务。

2存在的问题

2.1对档案工作的重视不够。

卫校作为医疗卫生单位，大部分教职工是从事卫生职业教育的专业技术人员，行政人员中学档案专业的也较少，对文书管理和档案案管理知识了解得较少。同时，由于迎评资料有一定的应对性和临时性，工作任务较重、时间较紧，工作重点一般侧重于在时间节点内迅速地完成迎检任务，档案管理的工作一般会放在靠后的位置。

2.2材料归档意识不强。

各部门缺乏收集整理重大活动档案和向校档案室移交材料的自觉意识，没有明确专人负责材料收集，由于升专涉及重点部位较多，如人事、基建、教学等工作，过程中形成的档案材料大量存在于科室中、工作人员手中，移交材料不主动。同时，对筹建医专过程中形成的各种档案材料不太重视，只重视相对比较重要的文件，对产生重要文件过程中形成的凭证材料往往认识不到其中的价值，得不到完整的保管。如在申报项目、资金过程中形成的各种证明、报表、总结等材料，数量多而琐碎，事情办完就过去了，不能及时完整地收集。

档案是学校的重要资料，对学校的各项工作开展有着重要的作用。比如，在学校的管理实践中，可以从档案资料当中提取信息，从而确定管理的目标和方向。再比如，在进行学校科研项目确定时可以对档案资料进行汇总。一方面，可以发现具备成熟条件的科研项目；另一方面，可以筛选具有研究价值与潜力的项目，这对于学校的科研立项以及相关工作开展意义重大。总之，档案是目前学校管理实践中需要重点强调的工作。当前的学校档案管理工作因为意识、方法等问题存在着诸多的漏洞，深入分析问题并总结提高档案管理的具体措施和方法，对于加强档案的现代化管理有重要作用。

一、学校档案现代化管理的意义

基于现代化档案管理视角对目前学校的科研档案管理进行分析，可知其对学校的科研工作发展与进步有重要的意义，主要体现在两个方面：

（一）现代化的科研档案管理能够更好地保存科研档案，这对于科研工作的开展有重要的意义。在科学研究工作的具体开展中，丰富的资料能够为工作的推进提供帮助，从而实现科研工作的稳定、持续和有效开展。在实践中，利用现代化管理理念对科研档案进行管理，实现科研档案的分类、整理、分析和利用，这样，科研档案的实际作用会更加明显，其在科研工作实践中的整体表现会更加突出。

（二）现代化的科研档案管理能够为学校的科研工作总结经验，提供经验教训，从而使学校科研工作的具体实施更加高效。结合目前的学校科研实践会发现，学校每年提出的科研项目比较多，但是真正立项实施的却只是其中的少数。对学校的科研档案进行保存与分析，研究科研档案立项成功的经验，同时明确未成功立项的档案所存在的不足或者是其他方面的特征，这对于做好学校科研工作的具体规划等有重要的指导意义。简言之，积极进行学校科研档案的管理，发现科研立项与实施的规律与方法，对于科研工作少走弯路有积极的意义。

二、基于现代化管理视角的学校档案管理问题

基于现代化档案管理视角，对目前学校科研档案的具体问题进行分析发现，目前的学校科研档案管理还存在着4个方面的显著问题，这些问题的存在影响了学校科研档案管理的实际效果，为档案的高效利用带来了不便。以下是基于实践总结的具体阐述。

【摘要】学籍档案是学校管理中必不可少的一部分，对学校管理来说至关重要，学籍档案来源于学校整个教育教学过程，是教育教学工作开展始末的原始记载，是办学水平综合评价的体现。学生档案材料的缺失，是学生档案收集整理不合要求造成的，档案材料的严重缺失给国家人才建设、人才录用带来不良的影响，小到学生日后的安家、落户、就业，大到国家干部队伍建设，人才的培养、启用，都存在很大的隐患。

【关键词】学生档案;特点；难点；改进策略

学生档案是职业学校档案管理的基础工作之一，职业学校每年都有千余学生入学、千余学生毕业，这些毕业生在学习过程中产生大量的文件、表格、文字材料。它们是学生在校学习期间各方面表现情况的客观凭证。多年以来，学生档案信息都以纸质文件的形式保存。近十年只有学生毕业证信息登入互联网，其他的档案材料比如就业档案材料、学生成绩、招生录取等资料仍然以纸质形式存在，而这部分纸质档案是学生三年学习的客观记录，对他们一生有着重大影响，是国家人才就业、升职、安家、干部考察、人事调动的重要依据。这些重要的原始记录，存在着偷工减料或者文件缺失的现象，学生档案纸质材料的减少，将带来一系列严重后果。档案材料的缺失直接抹杀了档案所具有的信息价值。与档案工作的客观性、真实性、原始记录性的基本原则相违背。解决学生档案材料缺失问题，必须从档案基本建设要求与材料缺失的现状着手，有针对性地做好学生档案材料的收集、重组与完善，避免学生档案材料缺失对国家人才建设带来的不良后果。

一、学生档案缺失产生的原因和现状

学生档案是反映学生的个人经历、品德、才能和学习表现的，以学生个人为单位保存起来，以备查考的文字、表格和其他各种形式的历史记录。主要内容有每个学生自进入该校学习以来产生的思想品德、考试成绩、家庭状况、奖励与惩罚、实习实训、管理能力等各方面情况的原始记录，是学校档案必不可少的组成部分。学校学生档案材料不全或缺失的现象，是学生档案收集整理不合要求造成的，档案材料的严重缺失给国家人才建设、人才录用带来不良的影响，小到学生日后的安家、落户、就业，大到国家干部队伍建设，人才的培养、启用，都存在很大的隐患。国家职业教育兴起于20世纪80年代，大多数学校是由高中学校或其他类型的培训机构转型而来，是一种新兴的年轻的教育体制。经过国家长期的政策扶持与学校自身艰苦创业，职业类学校基本建成规模，并向社会输送了大量的职业技术型人才。办学之初，很多毕业生并没有考上大学继续深造或成为国家工作人员，而是就业于私企或自主创业，学籍档案对他们的切身利益来说显得不那么重要，加上毕业生存在对档案不了解也不关心的现象；有的甚至毕业几年了，可毕业证、学生档案还在学校档案室；还有的将档案放在家里；有的学校教师对学生档案没有足够的重视，造成学籍档案材料收集不齐全、制作不完整；更有甚者不知将档案丢在何处。根本不理解“档案有什么用”，等到参加工作，单位需要用或需要办理各种手续追查的时候再回校补办；学校办学机构的变更造成一部分学生文件丢失。以上种种原因造成学生档案的保存出现不少漏洞：档案室学生档案零散不齐全，不少毕业生参加工作若干年之后再回校补办毕业生档案，更有学籍档案不知所终，毕业证遗失的不负责任的情况。

二、职业学校学籍档案零散及遗失成因分析

随着职业学校办学规模的逐渐扩大，各项管理措施不断完善，学籍档案的制作越来越规范化，档案管理手段越来越科技化，工作人员从思想认识到管理办法日趋完善。但是不规范文件管理仍然长时间制约着档案管理工作向前发展的进程。

【摘要】学校档案管理工作在学校中发挥着重要的作用，它是学校非常重要的基础工作。学生档案详细的记录着学生在校期间的所有表现，是评估学生的重要文件，也可以给企业提供筛选人才的参考依据。有效的档案管理工作有助于提高学校的管理效率。本文主要针对学校档案管理中存在的问题进行分析，并且提出相关优化建议，希望能给予学校档案管理工作部分参考和借鉴。

【关键词】学校档案管理;问题;对策

1学校档案管理中出现的主要问题

1．1管理机制尚不完善

目前来看，许多学校的管理机制都不完善，管理无标准。究其原因，主要是没有关于学校档案方面的法律法规，以至于高校的档案管理体制呈现出多样化的趋势，因为现在还没有具体的考核标准，很多学校并没有意识到学生档案管理的重要性。学校许多工作人员认为学生档案管理工作可有可无，因此在人员、设备等方面比较落后，管理机制尚不成熟。

1．2管理工具和方式比较落后

现有的学生档案管理工具和方式都比较落后，还采取着人工的形式进行管理统计，在资料收集方面也不成熟，速度和质量都很慢，所以应该改进管理办法和管理工具，加快资料收集速度，提高资料收集质量，将学生档案管理工作信息化、智能化、科学化。

摘要：在中职学校，档案管理与教学活动、研究活动、学校管理、学科教学等领域有着密切联系。在新时代背景下，我国中职学校涌现出非常多的问题，传统的档案管理方案已难以适应当下的需求。因此，中职院校需要不断加强档案管理的规范性，对其内容不断创新，并努力开展信息化建设，通过档案管理工作的完善与健全来实现高效发展。本文就中职学校档案管理的规范创新与信息化建设提出几点对策，以期能够为相关工作者提供一定的参考价值。

关键词：中职学校；档案管理；规范；创新；信息化；建设途径

中职学校的档案管理往往能够体现学校各个阶段的工作与活动，包括学校招生就业、人事变更、教育发展过程，是学校良好发展必不可少的环节，也是一项系统性、持久性工程。然而，随着科技技术的日新月异，导致档案管理的问题不断凸显，需要学习顺应时代的发展要求来对档案管理流程进行创新与规范，并落实信息化建设，进而实现档案管理的实效性与高效性，中职学校档案管理是档案管理发展必要趋势，需要相关人员给予足够的重视与关注。

一、中职学校档案管理信息化现状

随着信息化技术的不断发展与普及，大多数中职学校逐渐开始部署档案管理信息化，不过就目前而言，中职学校档案管理的信息化建设现状并不乐观，很多学校并没有实行档案管理的在线检索与查询，其网络范围也只是局限于校园网内互通，信息系统链接与在线功能匮乏，离真正意义上的信息化档案管理还存在较大的距离。该结论与2019年中职学校档案管理信息化调查数据一致，详情如图1所示。

二、中职学校档案管理信息化建设必要性

1.中职学校档案管理信息化是时展必要需求。十八大以来，党中央在以为核心的基础上牢牢把握住了信息化发展的历史机遇，并出台了一系列的信息化改革政策，积极推动基础网络设施建设，加快信息化服务的普及。尤其是5G技术的布局，使得信息技术得到了巨大创新成就，在这种背景环境下，中职学校的信息化建设就显得尤为必要。所以，中职学校为了能够更好融入到信息化时代中，需要对相关文字档案、影像档案进行数字化管理，并予以规范和标准，通过存储、编码等方式将复杂繁多的纸质资料与影像资料进行数字化存档，能够更好地推动数字化校园的建设。

一、在中专学校中档案管理面临的问题

（一）学校没有重视档案管理工作

在许多中专学校中，学校的普遍意识是把学生的学习情况放在首位，这么做的结果往往是会忽略档案管理这样的辅助式教学，尽管对于学生来说，档案管理往往不会对他们的学习和生活起到太大的影响，但是如果一个学校对于学生的档案管理得好的话，就会从根本上保障学生的权益，从而使学生在一个安全稳定的环境下学习。

（二）学校往往没有应用先进的档案管理设备

在一些中专学校中，学校往往没有很多的资金来对档案管理方面的设备进行一个系统性质的更换，对于进行档案管理的方法只是采用以前那种文本的形式，通过笔录的过程来进行存档，这样做会大大增加管理人员的工作量，同时也会大大增加档案存放的空间位置。与此同时，还会出现由于年份久远，造成档案流失的情况出现，使学校的利益受到损伤。

二、对于上述存在的问题进行具体措施的说明

（一）对在职的管理人员进行专业系统的培训，扩招专业的管理人员

【摘要】随着我国对教育职业的不断重视，对中职学校档案管理工作的开展提出了更高的要求。当前中职院校档案管理工作体系还不完善，档案管理工作的展开缺乏可行性目标，因此影响了整个档案管理工作的开展效率。对于中职院校而言，档案管理对于学校的长远发展有着重要的意义。中职院校应通过各种渠道做好档案管理工作，包括从理念上重视，从制度上完善，以及加强信息化技术应用等，确保为今后的发展提供更好的档案服务。

【关键词】中职；档案管理；信息化

中职院校档案管理工作的展开，不仅关系着学生的整体发展，而且还影响着整个学校的发展水平。档案不仅记录了学校过去的发展历程，而且还记录了学校当前的各种现实情况，这是学校长远发展的基础。因此，现实通常会根据学校档案衡量院校的真实发展水平，中职院校应重视档案管理工作的开展，并通过采取相应的完善措施，确保档案内容的丰富性、完整性、真实性和可靠性，以此来提高中职院校档案管理工作的效率。本文针对新时期中职学校档案管理工作现状与完善措施展开具体的分析与讨论。

一、中职学校档案管理工作存在的问题

通过对目前中职学校档案管理工作中的问题进行分析与了解，可在一定程度上有效帮助我们及时采取针对性的解决措施，加大对档案管理工作开展的重视度，提高档案管理效率，保证档案内容记录的真实性，避免出现档案丢失的状况，能有效提高中职学校的整体发展水平。下面，针对目前中职学校档案管理工作中的问题展开具体的分析与讨论。

（一）学校领导对档案管理工作不够重视。中职学校领导通常将更多精力应用于校园硬件设施改善以及招生和教学工作，对于档案管理工作的展开有所忽视，这样就导致档案内容得不到实时更新，以此也就无法发挥出档案记录的价值。在很多学校，档案管理的重要性并没有得到足够的重视。此外，学校资金的缺乏导致对于档案管理工作的投资力度较低，没有配备较为完善的档案管理设备，给档案管理工作的展开带来了难度。因此，中职学校领导“重教育，轻档案”的思想是导致当前中职学校档案管理工作开展效率低的主要原因之一。在中国教育体制中，领导的重视，意味着更多的资源投入，中职院校领导对于档案工作的重视程度不够，意味着对于档案管理的投入明显不足，这会限制档案管理水平的提升。

（二）档案管理工作中信息化建设落后。随着互联网技术的不断发展与更新，其在各行各业都表现出了较强的应用优势。信息化技术在档案管理工作中的应用，不仅可以简化整个档案管理工作的开展流程，减轻工作人员的工作量，而且还能提高档案的管理效率。但是，针对当前中职院校的档案管理工作而言，有相当一部分中职院校依旧采用纸质档案，不仅更新以及记录起来较为困难，而且还容易丢失。信息化建设需要在软硬件设施方面进行改造和提升，并且还需要配备对应的信息化管理人才。就目前情况来看，中职院校在档案管理方面缺乏专业化的管理人才，还未掌握新型的信息化档案管理软件，这样就给档案管理工作的有效展开带来了难度。