信息电子化范例

摘要：随着大数据、云计算的快速发展，信息技术在各行各业得到广泛应用。会计档案作为企业经营管理活动的重要组成部分，电子会计档案具有降低成本、利于共享、提高效率等优势，所以应该突破传统纸质会计档案的限制，推广使用电子会计档案。然而使用电子会计档案面临着技术水平低、专业人才缺乏、制度不健全、安全隐患较多等问题，故推广电子会计档案还需要加大技术投入、加强人员培训、健全相关的制度法律等。

关键词：信息化电子会计档案

2013年末，财政部了《企业会计信息化工作规范》，这一规范中首次提到了会计资料的无纸化概念，极大地突破了我国的传统会计理念。2015年12月11日国家财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》，通过本次的修订，会计档案被定义为“各种形式的会计资料”，包括了通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。从此电子会计档案的合法性、合规性得到制度层面的保障，弥补了相关管理制度的空白。随着科学技术日新月异，传统的工作流程与方式发生了巨大改变，企业不再仅仅拘泥于传统纸质的办公状态，通过不断地探索，正在尝试使用无纸化办公方式，推广电子化的管理模式。会计档案包括了会计凭证、会计报表、财务报告和其他会计资料几个部分，详细且准确地记录了一切经济活动，发挥着非常重要的记录价值。电子会计档案使档案的生成模式发生改变，通过相关流程将生产中的电子文件直接形成档案来进行保管利用。

一、电子会计档案与传统纸质会计档案的区别

（一）档案的传递方式不同。传统的会计档案一般使用纸质材料，部分还需要通过邮递的方式进行人为传送，传输过程较为复杂，耗费时间较长，邮递成本高。而电子会计档案通过网络进行系统传输，仅需几秒钟的时间即可完成传送，节省了人力、物力、财力，还可以避免邮递过程中的遗失、损毁、泄露等问题，极大地提升了工作效率。

（二）归档的方式不同。传统会计档案的归档是按规定将所有核对正确的纸质会计档案分类别进行装订后统一保存，而电子会计档案通过建立财务共享中心，将系统传输的会计档案统一保存。此外，传统会计档案在归档期间可能会出现部分错误或纸张破损等问题，需要与原开票人取得联系重新开具，重新邮寄，待取得正确凭证后再归档，浪费了时间，也使效率降低。而使用电子会计档案可以有效的克服这些缺点，可以直接在计算机上使用相关技术更改，操作十分方便快捷，也不会出现纸张上的问题，大大的提升了工作效率，但也存在会计电子档案被更改却不被发现的隐患。

（三）保管的方式不同。在传统的纸质会计档案保管模式下，需要专门建立一个保管室用来保管装订好的会计档案，查找相关档案时需要人为在大量档案中搜寻，而电子会计档案是将分好类的电子档案统一储存在系统里面，非常方便快捷，搜寻相关档案时只需搜索关键词就可以快速查询，节省时间提高效率，但需要安全性高的保管系统。

摘要：从机务作业点乘务员自助终端子系统、机务段级子系统、铁路局级子系统3个方面，详细介绍了覆盖总公司、铁路局和机务段的三级司机报单电子化信息系统，并进行了效益分析。

关键词：铁路司机报单；电子化；数据采集

1机务作业点乘务员自助终端子系统

机务作业点乘务员自助终端子系统主要功能包括以下几方面：一是LKJ/EOAS文件转储及分析。通过乘务员自助终端读卡器，自动转储机车及动车组乘务员IC卡/转储卡内的LKJ/EOAS运行记录文件。二是确报信息绑定。通过乘务员自助终端二维码扫描设备，读取编组单上的二维码，实现确报与列车编组的绑定，自动补全集、特、行信息及详细列车组成信息。三是出入段信息采集。通过分析全程记录信息，提取机车出入段信息，同时通过共享接口读取总公司ATIS系统中的出入段信息，实现机车出入段信息的自动采集。四是出退勤信息采集。根据IC卡中读取的乘务员工号信息，通过共享接口读取总公司数据库中乘务员的出退勤信息，实现乘务员出退勤信息的自动采集。五是电子报单数据合成。通过对LKJ/EOAS列车运行信息、列车编组信息、人工补录信息进行逻辑处理，合并生成完整的电子报单信息，提供电子报单完整的页面展示。六是电子报单信息上传。完成电子司机报单合成及乘务员审核后需要上传到总公司的电子报单服务器。

2机务段级子系统

机务段级子系统主要功能是接收总公司反馈的支配机车电子报单数据及本段配属机车外段支配电子报单数据，同时接收本段乘务员出退勤信息、机车出入段信息及本段LKJ/EOAS地面全程记录文件，作为基础数据与接收到的电子报单数据进行核对，对缺失的电子报单数据进行自动补充并上报到总公司级应用系统。主要功能包括以下几方面：一是支配机车电子报单接收。由于乘务员退勤时不一定都在本机务段管辖范围内，乘务员通过自助终端上报的电子司机报单能统一上报到总公司级应用系统。机务段级子系统注册到铁路局级子系统，铁路局子系统注册到总公司级子系统，当总公司级应用系统接收到上报的电子司机报单时，同时将电子报单反馈到对应的支配局子系统，支配局子系统同时将电子报单反馈到对应的支配段子系统，当机务段级应用系统正确接收到报单后存储到本地电子报单库。二是配属机车电子报单接收。机务段不仅需要掌握本段支配机车司机报单的情况，对于运用和检修部门还需要掌握本段配属机车司机报单的情况。机务段级子系统注册到铁路局级子系统，铁路局级子系统注册到总公司级子系统，当总公司级应用系统接收到上报的电子司机报单时，同时将电子报单反馈到对应的配属局子系统，配属局子系统同时将电子报单反馈到对应的配属段子系统，当机务段级应用系统正确接收到报单后存储到本地电子报单库。三是电子报单数据审核。电子报单数据审核包括数据质量审核和完整性审核。其中数据质量审核是指机务段子系统通过设置本段交路情况、重补区段、乘务员出退勤情况和本段个性化的逻辑卡控条件，对接收到的本段支配机车司机电子报单进行逻辑校验，对于出现逻辑检验错误的电子报单数据返回铁路子系统局再由铁路局系统反馈到总公司子系统，最终又反馈到乘务员自助终端系统，乘务员可以按错误提示对电子报单中的错误进行修正；完整性审核是指确保电子司机报单的完整性，系统根据采集到的乘务员出退勤信息、机车出入段信息，判断机车每班乘务员出退勤是否有对应的电子机车报单，同时核对机车出入段情况及机车交路的连续性，判断电子司机报单数据是否完整，如果不完整提示可能缺少的电子司机报单概况。四是乘务员出退勤信息接收。乘务员出退勤信息来源于机务段运用安全管理系统，系统提供机务段级乘务员出勤信息接口，将乘务员出退勤信息统一接收到系统中，然后将每班乘务信息组织到一起。此信息作为司机报单完整性审核的基本信息。五是机车出入段信息接收。机车出入段信息来源于AEI车号自动识别系统或机车整备系统，系统提供机务段级机车出入段信息接口，将机车出入段信息统一接收到系统中，存储机车号、地点、出段或入段、时间。六是LKJ/EOAS全程记录数据处理。对于有条件安装乘务员自助终端设备的机务段、折返段和车站，LKJ/EOAS全程记录数据在乘务员退勤时通过自助终端进行转储处理生成电子司机报单。但是对于没有条件安装乘务员自助终端设备的或是乘务员没时间转储文件的，这时电子司机报单则无法及时生成，系统通过采集LKJ/EOAS地面数据，存储机车全程记录信息。七是电子报单信息补充。系统分析机务段级系统采集全程记录信息，对电子报单数据审核过程中出现信息不全的部分进行补充，对于由于乘务员没有条件在自助终端上转储文件形成电子报单的，由机务段级系统结合乘务员出退勤信息、机车出入段信息自动形成电子报单数据上传到铁路局子系统后由铁路局子系统上传总公司子系统。八是电子报单信息上传。提供机务段级应用系统报单的上传功能，机务段级系统对修改过的和自动合成补充的电子司机报单通过此功能进行上传。九是字典信息维护及基础字典同步。机务段级子系统提供机车编码、司机编码、车站编码、线路信息及机车交路等字典信息维护功能，对机车编码、司机编码、车站编码基础字典信息提供同步功能。十是电子报单应用。实现司机电子报单查询/导出/打印、劳时趟数统计、机车运用效率指标统计、机车占用统计等各项统计分析功能及机务段定制功能。

3铁路局级子系统

摘要：会计档案作为高校档案管理的重要方面，对高校建设和未来发展有重要的影响。因此，在推进高校会计档案电子化进程中，一方面，要结合高校档案信息化建设的实际需要，对高校会计档案电子化管理现状进行全面了解，对档案管理存在的深层次问题进行深入发掘；另一方面，要以问题为导向，推进高校会计档案电子化进程，构建和完善高校会计档案电子化管理制度体系，完善高校会计档案电子化安全机制，进一步提升高校会计档案管理水平。

关键词：高校会计档案；电子化管理；主要问题；优化策略

0前言

高校在运行和管理过程中会产生大量的会计信息，很多重要的会计信息则成为会计档案，高校会计档案是高校经济业务事项的具体体现、是会计核算之后形成的具有保存价值的各类会计材料，除纸质的会计材料外，还有通过电子计算机生成的各类电子会计档案。新时代背景下对高校会计档案电子化管理提出更高的要求，但当前高校会计档案电子化管理还存在诸多问题，因此有必要结合高校会计档案特点提出具体优化策略。

1高校会计档案电子化管理现状

网络信息时代背景下，为进一步提升高校会计档案管理效率，既要在技术层面对高校会计档案电子化管理进行升级，同时也要完善相应的制度机制，对相关人员进行培训，做好人才保障工作。从当前看，由于技术引进相对较少，工作人员对会计档案电子化管理运用的还不够熟练，在一定程度上影响高校会计档案电子化管理工作的开展[1]。

1.1会计档案电子化程度不高。高校在教学、科研、管理活动过程中会产生大量具有保存价值的会计电子档案，这些会计电子档案将成为高校建设以及未来发展决策制订的重要依据。但当前部分高校对于会计档案电子化管理重视程度不够。很多领导潜意识认为纸质的会计档案更加牢靠。在传统意识影响下，财务人员也对推进会计档案电子化工作重视程度不够，对相关理论和技能学习热情不高，不愿意将纸质会计档案转化成为电子会计档案；同时由于基础设施、软硬件设备投入不足，也难以对电子会计档案信息进行有效整合和系统开发，这也导致部分高校会计档案电子化程度不高，影响高校会计信息化进程。高校会计档案管理主要由档案管理部门和财务部门共同参与，但当前部分高校并没有结合会计档案电子化的实际需要，制订相应的档案管理制度，也没有对会计档案电子化管理相关责任进行划分，导致职能部门和具体工作人员对会计档案电子化的具体责任了解不清，也在一定程度上影响了高校会计档案电子化进程。

一、电子化采购管理平台存在的问题

1.参与方协调问题

电子化招标采购是一种涉及到多个内部，多方参与的新型采购模式。电子化招标采购对各方之间的信息共享具有较高的要求，需要各个部门以及参与方之间的紧密配合。纵观我国目前电子化招标采购的发展现状，招标方、投标方、担保机构以及行政监督部门等在电子化招标采购中，没有充分应用网络技术和计算机技术，使得各方在信息共享方面存在误差，进而到这各个参与方之间的协调配合达不到电子化招标采购对其的要求，影响我国电子化招标采购的发展。

2.安全性问题

从电子化招标采购的定义中就可以看出，身份识别、信息准入、流程管理等是电子化招标采购的关键部分，但是由于我国目前没有统一的招标采购流程，对参与方的信息识别不够，招标采购信息管理没有进行统一的规范，缺乏有效的招标采购系统，导致我国电子化招标采购在很多方面存在安全性的问题，而安全性的问题也是电子化招标采购中最为核心的部分，只有确保电子化招标采购的安全性，才能使得电子化招标采购的发展走上正轨。

二、基于网络管理的招标采购的措施建议

IT技术和信息化技术的飞速发展使得网络管理平台成为各行各业发展中必须依赖的工具，网络化管理平台的出现能够促进电子化招标采购的集成发展，能够解决目前我国电子化招标采购中存在的各种问题。

[摘要]成文信息是企业质量管理体系的重要支撑，随着办公自动化的推广应用，成文信息正从纸介质演化为电磁介质，并作为企业产品和服务过程可追溯的有力凭证。但在实践中，电子化成文信息可信问题、安全问题以及长期可获取问题成为新时期质量管理体系面临的新挑战。鉴于此，本文基于实践应用，分析了电子化成文信息管理的实践背景，以及当前面临的问题。基于文件连续体理论、OAIS参考模型等提出解决电子化成文信息管理的对策，从整体出发，立足实践，系统地探讨电子化成文信息改进提升的方向和方法。

质量是企业的生命线，是产品的保证，更是口碑的保证。2016年7月实施的《质量管理体系要求》(GB/T19001-2016)提到“采用质量管理体系是组织的一项战略决策，能够帮助其提高整体绩效，为推动可持续发展奠定良好的基础。”在质量管理体系运行过程中，成文信息作为组织运行产生的信息以及结果实现的工具，也发挥着重要的支撑作用。随着企业办公自动化水平的提升，成文信息发生了根本性的变化，正逐渐从以纸介质为主向以磁、光介质等为主转变，与普通文件不同的是，质量管理体系的成文信息需要经受过程监视测量、管理评审以及持续改进等质量管理活动所带来的更频繁的利用，其凭证性使用属性更为凸显。

一、从档案视角理解电子化成文信息

(一)术语定义

成文信息是2016版《质量管理体系要求》的专用术语，替代了以往的“文件”“记录”，是两者的统称，《质量管理体系要求》对其定义是指组织需要控制和保持的信息及载体，可以是任何形式和载体的存在。从档案管理的角度来看，电子化成文信息实质是电子文件，结合《电子档案基本术语》对电子文件的定义，通过引申，电子化成文信息可以理解为通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。当前，企业电子化成文信息主要在OA系统、ERP系统、PDM系统中运转，是项目、产品运行的重要验证载体。

(二)电子化成文信息产生的实践背景

质量管理体系的重要特点是以成文信息为证据验证产品的有效性。因此，在产品的策划阶段、合同签订阶段、产品的重要节点、产品出库等诸多环节均需要保持成文信息，从而保证产品研制过程的可追溯性。电子化成文信息产生的实践背景来自于办公自动化的推广应用，以OA系统、PDM系统、ERP系统等为代表的应用系统成为企业核心业务流程运转的通道，这就促使原先以纸介质为主的质量成文信息转化为在线的、电子形式的电子化成文信息。由于大部分企业当前的信息化处于初级阶段，导致在信息化过程中存在“九龙治水”的现象。以质量管理体系运转为例，从用户的角度来看，作为电子化成文信息的主要生成者，质量管理体系全部表单或文件通过网络“单轨制”运行是更为高效的方式；从信息化部门的角度来看，作为应用系统的维护者，确保各类应用系统可用、有效即可；从质量管理体系归口管理部门来看，电子化成文信息在过程监视测量、管理评审、持续改进等环节中可获取，支撑产品、服务实现的过程验证即可；档案管理部门由于处于业务流程的末端，导致对电子化成文信息的认识存在滞后性，对于电子化成文信息怎么存、存了之后能不能用存在认知障碍。电子化成文信息管理的各个阶段处于自发的、无意识的状态，各类管理者角色立足自身工作需要或利益角度，存在明显的局限性，这就使得电子化成文信息管理缺乏系统性、有效性和科学性。

摘要：随着我国信息技术的不断发展，高校在进行学籍档案整理时也要全面推进电子化档案管理工作，这样不仅能够完善教务管理系统，也能够充分地发挥电子档案的应有作用。本文主要围绕基于教务管理系统的高校学籍档案电子化归档展开分析和论述，首先介绍当下高校学籍档案电子归档工作的现状，然后分析高校学籍档案电子归档的范围，最后提出基于教学管理系统之下完善高校学籍档案电子归档工作的有效途径。

关键词：教务管理系统；高校学籍档案电子化归档；存在问题；有效途径

不可否认，随着我国信息化的发展趋势，高校在进行学籍档案管理时，必须要推进电子化归档才能够符合时代的发展趋势，并且全面提升学籍档案管理工作的效率和质量，但是当下高校在进行学籍档案管理时存在的一些问题，影响到了管理的效果，因此结合当下教务管理系统的大背景，有必要推进高校学籍档案电子化归档工作，通过采取有效举措，保证学籍档案电子化归档工作有条不紊推进。

一、高校学籍档案管理的现状分析

在教务管理系统之下，高校在进行学籍档案管理时存在的一些问题，主要表现在以下三个方面：

（一）信息化的水平相对较为落后

部分高校在进行档案管理时缺乏对信息化技术的应用，导致了信息化管理的水手段较为落后，高校在进行教学管理时，虽然使用了教务管理系统办公自动化等现代信息技术，但是在进行档案管理时信息化的应用程度却相对较低，往往是采用着传统的手工管理方式，不仅工作效率低而且容易出现误差，造成数据的丢失，影响到了学生们的档案的全面性。

1高校科研项目电子化管理意义及现状

科研项目的电子化管理意义巨大。首先，在近年的科研项目申报当中，各级各类政府部门组织的纵向科研项目，相继使用了科研项目申报系统，如国家自然科学基金申报所使用的ISIS系统在不断改进后已经具备了相当齐全的管理功能，申报结构模式仍延用传统的模式:政府—申报单位—二级管理部门—申报人。但是传统申报程序繁琐，工作量巨大，浪费大量纸张，属于机械性的申报，没有任何技术要求，信息传递具有滞后性。而在电子化申报背景下，所有的参与申报的人员均要学习新的技术操作方法，从政府到申报人每个人的平均工作量大大减少，同时加强了各级单位之间的互动，也使得项目申报公开透明，信息传递更加快捷、方便，科研项目的申报实现了自动化、标准化，使得整个申报科学高效、规范有序。除了项目的申报、立项、结题以外，在整个科研项目的过程管理，在电子化与信息化的大前提下，也实现了系统科学高效，原本需要投入大量人力资源进行的工作，现在一个部门仅仅一到两个掌握信息管理技术与科技管理方法的工作人员即可实现，同时大量的数据管理难免会出现错误，电子化管理与单纯的人工管理相比，容错率更高。

在另一个层面上，电子化管理可以更方便管理者进行数据统计与分析。数据统计与分析是对科研项目管理的过程以及结果的思考，也是对电子化管理水平的检验，可以指导我们分析前一阶段管理中存在的不足，探索新的电子化管理模式，在电子信息化的基础上，数据统计也由繁琐变的简单易行，由以往集中在年底的大量工作，变成了平时的一点一滴的录入，每次的科研项目申报，又或立项结题都被信息化，这也要求我们在使用电子化平台时应当具备一定的管理思想。同时，由于数据的特殊性，很多大量的、随机的、模糊的、有噪音的数据中隐藏着许多人们不知道又潜在的信息，而这些，我们通过人工统计是无法获得的。借用电子化系统可以将人工智能与管理者相互结合进行更加科学的统计学分析，得出项目管理中的差异性，得出历年来的数据，建立数据模型，指导我们进行改进，开展新的工作，同时也可以进一步推进电子化管理工作。

自90年代以来高等教育的各领域均出现电子信息化管理模式，各高校在充分考察的基础上，一般通过吸收与引进方式相互结合，发展适合本校管理的电子平台。其中，已有大量学者对政务电子化的模式与价值做了分析。各级各类政府立项管理部门在制定电子化模式之前，通过收集各个高校，各直属单位的信息资料，进行加工整合，已经建立符合条件的成熟系统，并且，很多情况下为了提高电子信息化水平还进行了二次开发。然而，目前的项目电子化管理仍存在诸如管理者水平有限，电子化平台建设速度较慢以及管理模式守旧等问题。因此，加快推进科研项目电子化管理显得更加重要。

2如何加快推进高校科研项目电子化管理

电子信息化已经开始逐步普及到全国各大企业，政府事业单位以及各大高校。在高校中利用信息化进行科研项目管理，除了要求普及电子信息化以外，还需要从以下几个方面为抓手，提高科管人员，科研工作者对其认识水平，加快加强电子化的推进。

2．1提高高校科研项目管理者以及项目负责人的水平

摘要：基层人民银行在处理国库会计业务时，会统一形成国库会计档案，这些档案记录着政府收支和预算情况，是具有价值的文件资料，完善的保存对今后的政府工作及档案管理有着重要意义。而随着信息化技术的应用，基层人民银行也在不断推进信息化管理建设，让国库会计档案管理全面实现现代化和信息化，从传统的文件保存过渡到电子化保存，构建完善的信息电子资料库，充分发挥出国库档案数据的价值，为今后国库应用数据分析进行决策时，奠定基础。

关键词：信息化国库会计档案电子化

一、系统建设背景

会计记录和史料记录都是金融档案的组成部分，建立全行的电子档案管理系统，实现对信用卡档案、公文档案的搜集与整理，全面提升电子化档案管理、利用的水平，并依据实际工作需要，解决档案移交记录和过程的信息化，以及档案保管的有序化、效率化，对实物档案进行信息系统化管理。明润华创电子档案管理系统是综合运用内容管理平台、影像工作流、影像采集等技术，对电子会计凭证、报表、账本等会计档案的收集、整理，为全面提升电子化会计档案管理、利用提供了整体解决方案。

二、电子和纸质档案的利弊

（一）电子存档。1.优点。传输和保存方便，电子文档可通过云存储文档分享，也可通过网络传输。档案保管者对借阅档案人员的身份进行核实，确定档案的保密程度，在符合借阅要求的原则下进行档案借阅。电子档案相比传统的文件档案，在传递上方便快捷，不受距离、时间、地点的限制，消除了纸质文件的环保问题更加环保。电子档案经济实用，通过介质存储，终端处理，让电子档案方便存储，当前的信息化技术已经完全可以支持国库会计档案的存储要求。国库电子档案更加集中，便于管理，通过软件进行资料的查询、录入、存储等，让档案管理工作更加简便。2.缺陷。电子文档如果使用不当或者保管条件不符合要求，会造成档案的存储不稳定，会受到外部干扰使文件出现损坏或数据打不开的问题，如果自身存储介质出现损坏，会导致原始数据得不到恢复。所以，用自存方式存储电子文件是不稳定的，由于对电子设备的过度信任，让计算机进行电子文档管理，这就会出现当没有设备时，电子档案的管理将无法进行。电子档案的管理离不开终端设备的运行，而设备的运用离不开电源、网络的稳定，而数据安全方面，当文件进行传输时，如果网络安全级别不高或者在文件传输过程出现状况，容易出现安全问题。例如，电子会计文件在管理过程中容易被修改，不易被发现，国库会计文件的数据准确性直接受到威胁，除此之外，由于系统的漏洞，整个软件系统瘫痪，会给黑客们偷窃会计文件的机会，从而泄露会计文件的信息。3.纸型档案。安全性能高是纸质档案的主要优点。大部分纸张都是独立的，文件共享非常少，借阅也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更适合高度机密的文件，但也存在一定的缺陷，这一缺陷体现在对人力资源的浪费严重。财政部门的业务很多，每天都要生成、分类和绑定大量文件，如果都使用纸质文档，那么因为会计到岗位监督之间的程序变复杂，会使人员严重不足，人力浪费严重，并且文件会使用到大量纸张和打印机墨粉，制造这些文件需要大量的天然资源，资源浪费严重。另一方面，国库会计档案的保存期从30年到永久不等，长期处理纸质档案需要很大的空间，所以保留纸质档案将造成空间浪费。

三、国库会计档案电子化管理的风险和困难