项目档案管理范例

【摘要】档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，为档案利用者服务，是一项管理性、服务性和政治性的工作。企业为了实现长远的发展，多数会选择进行项目投资，而档案管理在项目投资中具有十分重要的作用，在为企业提供各项服务的同时，有利于推进投资项目的建设进度。本文从建设项目档案的重要性出发，分析建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性，并从多个层面探讨建设项目档案管理与项目管理同步实施的具体措施。

【关键词】建设项目；档案管理；项目管理；同步实施

一、同步管理的重要性

近年来，我国对建设项目档案的重视度逐渐提高，《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理，并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的，任何建设项目的档案验收工作没有通过的，采取一律否决制，该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面，建设项目档案可以为企业提供利用服务，尤其是在建设项目后期，建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大，少则几年，多则几十年甚至上百年，可想而知，在这漫长的时间段内，如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等，没有原始的档案信息作为参考依据，必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目，从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产，是一个漫长的动态过程，期间必然会产生大量的文件和材料，这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程，与项目管理形成一体，当建设项目在未来的使用过程中出现问题时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

二、同步实施的具体措施

（一）健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度，是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说，相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分，建立起档案管理工作人员的网络体系，充分发挥管理制度的约束和规范作用，使得档案管理有章可循、有法可依。同时，各部门之间应加强有效的沟通和辅助，通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

（二）加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度，要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储，避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题，造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度，一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导，加强对各参建单位和部门的业务培训和指导，力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”，通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施，在项目申请立项时，即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作，在项目竣工验收时，务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作，保证档案管理工作贯穿项目始终。

【摘要】由于电力工程总承包项目档案是对项目建设全过程的真实记录，同时也对机组投产之后的正常运行维护方面的工作有直接的影响，因此做好电力工程总承包项目档案管理工作是电力工程建设过程中一项主要工作内容。本文针对电力工程总承包项目档案的管理工作展开了简要的探讨分析。

【关键词】电力工程；总承包项目；档案管理

在近几年的发展过程中，我国部分设计企业正在逐渐向工程公司转型，在电力工程建设过程中，设计企业能够充分发挥工程设计的主导作用，同时能够对建设工期进行有效的控制，有利于保证工程质量，从而受到到很多工程团队的关注。同时，也正是由于设计企业的工程建设工期短、投入成本低、工程质量高，使得许多建设单位在选择总承包方时，会优先选择设计企业。在电力工程建设过程中，应根据我国相关法律法规的具体要求，结合具体的电力工程实际情况，开展工程总承包项目的档案管理工作。

一、工程总承包档案管理的特点

（一）档案管理内容复杂且范围广。由于工程总承包方将电力工程项目的建设全过程进行了囊括，同时总承包方承担了较多的责任和义务，在电力工程项目建设过程中会产生很多的总承包方案，并且来源十分广泛，因此在电力工程项目施工过程中会产生大量的文件材料，例如工程招投标、项目立项、竣工验收等资料。

（二）档案管理参与单位较多。在工程总承包档案管理工作中，管理工作不能仅仅依靠某一个部门完成，需要各个相关部门共同合作，从而确保档案管理工作顺利完成。由于工程总承包项目中存在着较多的参建单位，而各参建单位之间存在着行业以及性质上的差异，如果想要促进档案管理工作顺利完成，就需要相关部门积极参与，有总承包方对各个分承包的档案管理工作进行指导，从而有效完成整个项目的档案管理工作。

二、档案管理工作开展中应当注意的问题

一、固定资产投资项目的主要特点

1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高

固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。

2.项目档案价值高，保存利用意义大

项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。

二、对建设项目实施全过程管理的措施

1.建章立制，规范管理

摘要：军贸科研项目档案管理是军贸科研项目管理的一个重要组成部分，本文结合实际，阐述了搞好军贸科研项目档案管理的重要性，分析了军贸科研项目档案管理工作中存在的问题及对策。

关键词：档案管理；军贸；问题；对策

船舶领域军品贸易涉及国家关系、地区局势、国际规则等多方面，在调整国际战略关系、改善全球军事战略格局等方面发挥重要作用，极具政治、经济、军事作用［1］。随着军贸科研项目的发展，产生大量军贸科研项目档案（简称军贸档案）。军贸档案是军贸科研项目设计、生产、交付使用的必备条件，也是军贸科研项目后期生产、推介、交付、售后等工作的重要依据和凭证。目前，国家对军工单位的军贸项目档案管理越来越严格，将军贸档案列入科研项目验收条件，给军贸档案管理工作带来了严峻考验。本文分析军贸档案管理的重要性及存在的问题，提出加强管理的几点对策，以便更好地推进这项工作。

1军贸档案管理工作的重要性

军贸档案是指军贸项目从立项、设计、验证、鉴定、推介、洽谈、批产、交付及售后等全过程形成的有保存价值的各种文件、图样、声像以及电子文件等不同形式、不同载体的文件材料，军贸档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源［2］，都是军贸项目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好军贸档案，对推进军贸科研项目都具有十分重要的意义。

1.1有助于提高军贸项目管理效率。军贸项目从立项、设计、鉴定到出口的全生命周期内会产生大量的具有保存价值的文件资料，这些文件资料真实地记录了军贸产品的研制和出口过程的贸易活动，是验证科研成果、追溯责任、解决经济纠纷的有效凭证，是宝贵的档案资源。档案部门做好军贸档案管理，不仅是对军贸项目全过程资料的收集、整理与利用，更是通过对军贸项目过程文件的规范化与系统化，从文件的角度对军贸项目的推进实施有效的监管和控制，从而实现对军贸项目更有效的管理。

1.2军贸项目科研阶段鉴定验收的有力保障。国家对军贸科研项目管理越来越严格，将档案归档情况纳入军贸科研项目验收条件中，在验收结论中占比一定的权重。同时军贸项目档案验收工作纳入档案部门年度工作计划中，作为档案工作重要考核内容，做好军贸档案管理工作非常重要。

一、电力建设项目照片档案管理中存在的主要问题

(一)收集归档职责未明确

未明确电力建设项目照片档案的收集、归档职责，未将责任制度落实到有关部门和人员，以致出现“人人都可以归档、人人都可以不归档”的现象。由于参与电力建设项目的建设单位、参建单位、监理单位的职能分工不同，再加上照片拍摄者和管理者没有明确各自的归档职责，所以大部分拍摄人员和管理者都没有归档意识，造成了各参建单位都保存着很多数码照片文件，如果建设单位档案管理人员不及时与之沟通协调，组织收集这些照片文件，就很可能造成重要照片档案的遗失。

(二)收集照片的质量不高

照片档案质量的衡量标准是图像的清晰度、饱和度和文字说明的质量，文字总说明和分说明要详细阐述照片所反映的情况，其质量直接决定了今后的利用成效。电力建设项目照片档案收集质量不高主要表现在：重大事件和重要节点的照片未归档，照片取景角度不好，照片清晰度不够，单位工程照片归档数量不够等。

(三)系统整理不规范、整理方法不统一

照片档案在归档前必须对照片文件进行系统整理，首先进行分类，然后著录六要素，最后编制卷内目录和移交目录。有的单位在移交照片档案时没有进行系统整理，只是简单地把照片复制给建设单位档案人员，照片内容重复，质量也参差不齐，致使档案管理人员不得不把这些资料再重新进行筛选编排，刻录光盘再归档。不少建设单位在编制电力建设项目照片档案档号时，在认识上存在一些误区，未从企业照片档案管理的整体层面上考虑，将项目建设形成的照片档案按项目档案档号编制方法编制档号。这种情况造成的问题有：1.照片档案档号编制原则不统一，档号的类目号，有的以年度标识，有的以项目代号标识；2.照片档案管理缺乏连续性，不利于档案管理系统数据库的建立。一般档案管理系统是按档案种类建立数据库的，如果档号编制原则不统一，将会出现同一种类档案要建立两个数据库，即一个为企业照片档案数据库，另一个为项目照片档案数据库，这样就将企业照片档案割裂成两个部分。

第一篇：企业重大建设项目档案管理

摘要：

重大建设项目档案，是项目建设形成的真实记录，见证了项目建设的全过程，是项目稽查、审计、监督、管理、验收以及今后使用、维护、改造的重要依据，对企业运营管理发挥着重要作用。本文就检查验收中发现的问题，就如何做好重大建设项目档案管理工作进行分析和探讨。

关键词：

项目档案；问题分析；方法措施

重大建设项目档案，是企业重大固定资产投资项目建设形成的真实记录，涵盖了项目建设立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收等全过程中形成的各类文字、图表、声像等文件。近年来，随着企业的快速发展，随着市场需求的不断变化，企业为提升竞争力，积极创新驱动，拓展产品结构，开展生产扩能等活动。为满足发展需要，不断加大固定资产投资，兴建新厂房，购置新设备，建设项目数量大大增加，随之产生的项目档案数量和内容亦愈来愈多。由于重大建设项目投资数额大，周期长，涉及面广，给项目档案管理工作带来了很大难度。笔者作为验收成员，多次参加了本系统重大项目档案的验收工作，通过对项目档案的基础管理情况,项目档案的完整、准确、系统情况，项目档案的安全状况等进行检查，本文就项目档案验收中发现的问题，针对解决方法和措施进行分析探讨。

一、项目档案工作现状

[摘要]本文以中国第一汽车集团有限公司为例，结合笔者参加项目档案验收工作的实践经验，提出项目档案专项验收工作中存在的问题。针对这些问题进行分析，提出整改措施，并就如何做好项目档案管理工作提出一些策略和方案。为规范企业建设项目(以下简称项目)档案管理，做好项目档案验收工作，确保项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，中国第一汽车集团有限公司(以下简称一汽集团)档案馆颁布了《基本建设项目竣工验收管理规定》，明确规定了项目档案验收是项目竣工的必备条件之一，未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不能进行项目竣工验收。从2012年9月到2017年9月，笔者参加了一汽集团所属几个单位的项目档案验收工作，共参与了三十余个项目的验收。通过验收和交流，发现了一些问题。本文就项目档案验收和管理工作中存在的问题、问题产生的原因以及如何解决问题和改进项目档案管理工作，与档案同仁进行探讨和交流。

一、企业建设项目档案管理工作的现状及存在的问题

(一)项目文件材料严重缺失

档案管理是工程建设项目的必备条件，档案齐全完整是项目档案验收的关键因素。然而在实际工作中，存在因单位变动或机构撤销导致部分重要项目文件材料损坏或流失的问题，甚至某些项目整体文件材料丢失。主要包括：1.项目前期资料：项目启动初期的有关文件材料、重大决议的会议纪要、项目建议书、可行性研究报告的评审意见、项目领导小组的组成文件、签订的责任书、建设工程施工许可证和开工许可证、有关备案文件等。2.监理资料：监理工作总结、旁站记录、工程决算审核意见书。3.施工资料：图纸会审纪录、项目建设中重要决议会议纪要、变更记录等。4.项目竣工验收文件：预验收报告、记录表及会议纪要等。5.设备资料：设备购置过程中会议纪要、谈判文件、设备开箱验收记录、商检记录或商检报告、设备装箱单、工具单等。

(二)档案设施不齐全，档案管理职责缺失

由于企业实施改革，集团本部甚至一些二三级单位的档案机构和编制撤销，致使多数建设单位没有专门的档案库房，不能按照相关规定配备档案管理必备的设施；同时没有设置专兼职档案人员，归档文件材料的收集、整理和保管混乱，甚至造成档案文件材料的遗失，不能按照档案归档要求完整、准确归档，给企业造成重大损失。

(三)档案管理人员的业务水平及综合素养不高

摘要：境外建设项目档案管理需要面对复杂的国际环境、多样的利益主体和严格的国际规范。本文介绍了中国石油境外合资公司建设项目档案管理模式、制度规范、过程管理、信息系统等方面的实践。通过与国际石油公司对标，提出未来应从5个方面提升境外建设项目档案管理能力，即提升文档价值认识，实现从档案实体管理向档案知识管理转变；重视文件过程控制，实现从档案管理向文档管理转变；充分开展前期策划，实现从后端管理向前端控制转变；建设集成信息平台，实现从行政管理向技术管控转变；提升文档人员素质，实现从事务管理向规则制定转变。

关键词：境外档案；项目档案；合资公司；中石油

建设项目档案是我国境外企业解决法律纠纷、维护合法权益的重要凭证，是项目运行管理的重要信息资源，是总结经验为其他同类项目建设提供参考借鉴的重要知识资产。项目档案管理是规范和提升境外建设项目管理的重要工具和手段。然而，境外建设项目除了面临动荡的政治环境、复杂的政策环境、多元的文化环境、多利益的主体关系等风险与挑战外，还面临更加严格的项目文档管理要求，必须遵守属地法律法规和国际惯例，按照有关规范来进行项目运作。这对国内企业在境外开展项目建设提出了更高要求。借鉴国际公司建设项目档案管理的有益经验，有利于提升我国境外建设项目档案管理水平。

1境外建设项目档案管理实践探索：以中石油为例

中石油自20世纪90年代开始实施“走出去”战略，开展了国际化经营之路。近年来，积极拓展“一带一路”油气合作领域，到2019年底，在34个国家运营管理92个油气合作建设项目。在中石油国际化经营中，诸多境外建设项目是与英国石油、壳牌石油、埃克森美孚石油等老牌国际石油公司合作开展的，使用的是国际石油公司管理体系。本文选取中石油与某老牌国际石油公司的境外合资A项目为例，从治理结构、制度规范、过程管理、信息系统等方面介绍境外建设项目档案管理的主要做法。

1.1档案治理结构

在档案管理模式上，实行文件和档案一体化管理。ICT部是公司文档管理的核心部门，负责制定文档管理制度与程序文件，建设并维护统一的文档管理平台。设有专门的文控中心负责文档管理工作，文控工程师为关键岗位。各专业部门负责本专业技术文档管理工作，文档主管人员为不可替代人员。项目电子文档实行集中统一管理，实体档案委托具备资质的第三方档案机构保管。所在国政府对档案移交没有强制要求，根据合资公司章程和合同协议，合资公司拥有项目档案所有权，不需要向国内或当地政府移交。