项目档案范例

【摘要】档案管理是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，为档案利用者服务，是一项管理性、服务性和政治性的工作。企业为了实现长远的发展，多数会选择进行项目投资，而档案管理在项目投资中具有十分重要的作用，在为企业提供各项服务的同时，有利于推进投资项目的建设进度。本文从建设项目档案的重要性出发，分析建设项目档案管理与项目管理同步实施的重要性，并从多个层面探讨建设项目档案管理与项目管理同步实施的具体措施。

【关键词】建设项目；档案管理；项目管理；同步实施

一、同步管理的重要性

近年来，我国对建设项目档案的重视度逐渐提高，《重大建设项目档案验收办法》明确要求各企业必须重视并落实建设项目的档案管理，并规定档案管理与项目的检查和验收投入的人力和物力须是相同的，任何建设项目的档案验收工作没有通过的，采取一律否决制，该规定充分表明项目档案在建设项目中不可替代的重要地位。另一方面，建设项目档案可以为企业提供利用服务，尤其是在建设项目后期，建设项目档案对项目维护、改造、扩建等后续工作具有非凡的意义，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影响着企业的投资决策和规划调整。项目工程建设的显著特征之一即时间跨度大，少则几年，多则几十年甚至上百年，可想而知，在这漫长的时间段内，如果工程项目在后期的使用中出现问题或者需要维护、改造等，没有原始的档案信息作为参考依据，必然会影响到后续工作的顺利开展。任何一个建设项目，从项目立项、现场施工、验收竣工、建成投产，是一个漫长的动态过程，期间必然会产生大量的文件和材料，这些原始信息完整记录了建设项目实施的全过程，与项目管理形成一体，当建设项目在未来的使用过程中出现问题时，都可以依据原始档案进行快速和有效的解决。

二、同步实施的具体措施

（一）健全管理制度。以档案网络为基础健全管理制度，是实现建设项目档案管理与项目管理同步实施的首要措施。具体来说，相关管理部门应明确档案管理工作的岗位配置和职责划分，建立起档案管理工作人员的网络体系，充分发挥管理制度的约束和规范作用，使得档案管理有章可循、有法可依。同时，各部门之间应加强有效的沟通和辅助，通过共同协作的方式推进建设项目档案管理与项目管理的同步实施。

（二）加大管理渗透力度。加大项目档案管理的渗透力度，要求档案管理及相关部门务必抓紧落实建设项目每一个环节中的档案整理、归类和存储，避免项目竣工后才发现档案遗漏的问题，造成原始数据的丢失。管理部门可以从以下几个方面加大渗透力度，一是加强对管理人员的思想教育和工作宣导，加强对各参建单位和部门的业务培训和指导，力争做到“事前关注、事中介入、事后跟踪、全程参与、全面渗透”，通过定期培训锻炼或实践活动来提高相关人员对项目档案管理的重视度。二是落实项目档案工作的“三纳入”和“四同步”措施，在项目申请立项时，即开始开展资料收集、整理、审查等一系列的档案管理工作，在项目竣工验收时，务必监督完成项目档案的归档及其它验收工作，保证档案管理工作贯穿项目始终。

摘要：近年来，随着教育事业的不断发展，越来越多的高校逐渐加大招收人数，人数的增加意味着学校的基础建设要不断扩建，由此产生的高校基建项目档案资料也逐渐增加。因此，如何提高高校基建项目档案资料管理效率，为高校基建项目提供资料支持成为高校基建项目档案信息安全管理的重点。本文从高校基建项目档案信息管理、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题以及创新和优化高校基建项目档案信息安全管理的策略等方面进行分析和研究，为高校基建项目档案信息安全管理提供参考性的意见和建议，以期提高高校基建项目档案信息安全管理水平。

关键词：高校基建项目；档案信息安全管理；研究

进入21世纪，我国高校的招收规模不断扩大，高校基础设施也在不断增加，同时高校基建部门的工作由原来的现场管理转为以结算、审计和合同管理工作为主。因此，在高校基建工程中，加强对基建项目的档案信息管理成为高校基建工作的重点。但是在高校基建档案工作中，由于制度不完善、信息化程度低，加之档案部门间缺乏交流，进而影响了高校基建档案信息安全管理。故此，应重视高校基建档案管理工作，提高基建档案管理水平，不断改建高校基建档案管理工作。

一、高校基建项目档案信息管理

高校基建项目档案主要是指在高等院校基建工程项目建设和管理过程中形成的文字、图片以及图表等相关的资料。因此，高校基建过程中形成的基建施工资料，使得高校的基建验收具有依据。在高校的基建档案信息管理中，基建档案信息可以反复多次地使用，从而节省消耗，提高经济效益。同时，基建档案材料种类繁多，结构复杂，加之基建档案形成时间长，很难收集齐全，使得高校基建档案的管理难度很大。因此，高校基建项目的档案可以见证高校建设和成长的历程，同时作为高校建设项目以后备查和参考的依据和资料，也能避免高校建筑设计中的不科学、不规范的问题，从而促进高校的发展。

二、高校基建项目档案信息安全管理存在的问题

（一）制度缺乏

摘要：水电项目档案数量大、周期长、类型多，应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则，以“全过程”管理理念，切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节，注重早期项目介入、选择合适档案管理方法、健全档案管理制度及档案管理体系等，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确和系统，提升水电项目档案管理质量和水平。

关键词：水电项目；项目档案；全过程管理

水电项目档案作为水电工程项目建设的全过程记录，是水电项目管理的重要依据和基础，也关系到水电项目进度、质量、投资、运营和安全等。应坚持“三纳入”“四参加”“四同步”原则，以“全过程”管理理念，切实抓好水电项目档案管理中的“建设、监督、设计、实施”等每一阶段、程序和环节日的工作，注重早期介入、选择适当档案管理方法、健全档案管理制度及体系，确保水电项目档案始终处于受控状态，实现水电项目档案完整、准确和系统，不断提升水电项目档案管理质量和水平。

1建立档案工作体系，完善档案管理网络

1.1加强组织领导。各参建单位应在建设单位统一领导下，成立水电项目档案领导小组，构建覆盖水电项目全过程档案管理的组织网络，加强对水电项目档案管理的组织领导。

1.2落实管理责任。明确业主、设计、监理、施工等单位档案管理职责，以及专（兼）职人员岗位职责。构建由项目分管领导、职能或承办单位（部门）负责人、档案部门负责人三级水电项目档案管理责任落实体系，实现领导、管理、制度和标准“四统一”。

1.3加强业务培训。组织档案专题培训会、培训班，提高各参建单位及档案专（兼）职人员业务能力和水平，提高有关人员对水电项目档案重要性的认识，提高档案管理能力，为项目档案管理打下扎实基础。

[摘要]本文以中国第一汽车集团有限公司为例，结合笔者参加项目档案验收工作的实践经验，提出项目档案专项验收工作中存在的问题。针对这些问题进行分析，提出整改措施，并就如何做好项目档案管理工作提出一些策略和方案。为规范企业建设项目(以下简称项目)档案管理，做好项目档案验收工作，确保项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，中国第一汽车集团有限公司(以下简称一汽集团)档案馆颁布了《基本建设项目竣工验收管理规定》，明确规定了项目档案验收是项目竣工的必备条件之一，未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不能进行项目竣工验收。从2012年9月到2017年9月，笔者参加了一汽集团所属几个单位的项目档案验收工作，共参与了三十余个项目的验收。通过验收和交流，发现了一些问题。本文就项目档案验收和管理工作中存在的问题、问题产生的原因以及如何解决问题和改进项目档案管理工作，与档案同仁进行探讨和交流。

一、企业建设项目档案管理工作的现状及存在的问题

(一)项目文件材料严重缺失

档案管理是工程建设项目的必备条件，档案齐全完整是项目档案验收的关键因素。然而在实际工作中，存在因单位变动或机构撤销导致部分重要项目文件材料损坏或流失的问题，甚至某些项目整体文件材料丢失。主要包括：1.项目前期资料：项目启动初期的有关文件材料、重大决议的会议纪要、项目建议书、可行性研究报告的评审意见、项目领导小组的组成文件、签订的责任书、建设工程施工许可证和开工许可证、有关备案文件等。2.监理资料：监理工作总结、旁站记录、工程决算审核意见书。3.施工资料：图纸会审纪录、项目建设中重要决议会议纪要、变更记录等。4.项目竣工验收文件：预验收报告、记录表及会议纪要等。5.设备资料：设备购置过程中会议纪要、谈判文件、设备开箱验收记录、商检记录或商检报告、设备装箱单、工具单等。

(二)档案设施不齐全，档案管理职责缺失

由于企业实施改革，集团本部甚至一些二三级单位的档案机构和编制撤销，致使多数建设单位没有专门的档案库房，不能按照相关规定配备档案管理必备的设施；同时没有设置专兼职档案人员，归档文件材料的收集、整理和保管混乱，甚至造成档案文件材料的遗失，不能按照档案归档要求完整、准确归档，给企业造成重大损失。

(三)档案管理人员的业务水平及综合素养不高

一、固定资产投资项目的主要特点

1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高

固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。

2.项目档案价值高，保存利用意义大

项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。

二、对建设项目实施全过程管理的措施

1.建章立制，规范管理

[摘要]固定资产投资项目档案“归档”是项目建设部门和档案部门档案文件材料交接的一个重要步骤，是项目档案管理工作不可缺少的重要组成部分。档案文件材料交接方法和方式依据不同项目、不同单位档案管理模式有所差异。对于建设周期短的项目可能产生的归档文件材料也较少，可以选择在项目建设竣工后整体归档，但对于建设周期长、投入资金多、涉及建设部门较多的项目，就需要根据实际情况针对项目档案的收集与管理，制订既符合国家项目档案管理要求，又具有个性化的项目档案归档方式。本文针对上述固定资产投资项目档案归档情况进行综合阐述，并提出一种便于管理的项目档案归档方式。固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、筹资金、银行贷款等多种方式，以扩大生产能力(或新增工程效益)为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。它包括了以扩大再生产能力而增建的分厂、主要生产车间、军品生产线、民品生产线；为改变生产布局而进行的全厂性迁建项目及遭受自然灾害而进行的恢复性项目。项目一般有两部分，即建设项目和设备仪器项目。项目中产生的档案一般包括基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、照片档案。

一、固定资产投资项目档案常见归档方式

固定资产投资项目档案归档方式一般包括：1.在任务或项目完成后归档：主要适用于建设周期不是很长的项目；2.按阶段归档：主要适用于将形成于不同阶段或程序的文件材料进行分期归档，比较适合于建设周期较长的项目；3.随时归档：适合于设计变更、维修等活动所产生的文件材料的归档。对于1和3两种情况，由于文件材料相对较少，归档也相对简单，但对于第2种情况，建设周期长的项目，其文件材料的归档就比较繁琐，有的项目建设周期长达十几年，项目参与人员不断变化，想要控制好项目文件材料的完整并及时归档，是一个非常棘手的问题。

二、固定资产投资项目档案归档前的工作

为了保证项目实施部门归档文件材料规范、完整，归档及时，固定资产投资项目在开始前，要严格按照档案“三纳入”“四同步”“四参加”要求，档案人员在了解项目概况的同时，要组织项目涉及人员进行档案基础知识的培训，比如：图纸签字完整、准确、清晰、规范、更改到位；书写使用碳黑墨水；不使用易褪色材料(复写纸、热敏纸等)；采用“手风琴式折图法”折叠图纸；没有达到A4尺寸的图纸文件要装裱成A4尺寸；对复印件的处理，尽可能收集原件等等。同时从项目档案归档范围，项目档案收集的齐全性、准确性、有效性等各方面进行培训，尤其是要强调档案的准确性，要求项目涉及人员所收集的文件材料一定要满足档案的准确性。通过项目档案基础知识的宣贯，让项目涉及人员掌握档案专业知识，这对项目档案归档尤为重要。

三、固定资产投资项目档案归档过程

1.归档过程出现的困难

摘　要：城市化是现在我国乡镇城区发展的方向，且各个城市地区都向功能化城市发展。例如，工业化城市跟旅游城市慢慢出现。建筑工程行业也加快了这一发展的速度。在建筑工程的开发、设计、施工和后续的维护中，还有大量的施工文件、资料需要处理。这些工程项目的档案是施工质量和工程结算乃至若发生安全事故后的责任认定的最重要的依据。所以房建项目档案的管理对于政府单位、房地产开发公司、施工单位、监理单位等各个涉及到项目资料的单位都是非常重要的。做好档案管理工作，是建筑行业保证施工质量的关键，项目的档案资料是体现施工质量是否合格，满足国家标准的有力表现。项目完成后很多建筑的实际数据难以从建筑外观直接看出，但是可以从项目的资料中反应项目的关键信息。所以，需要促进档案管理的发展。本文主要针对房建企业项目档案管理的情况中的问题进行讨论并提出解决方法，以便促进项目工程的档案更加完善，让建筑行业的发展更加平稳。

关键词：建筑施工企业；工程项目档案；档案管理

工作建筑工程建设中少不了具体的施工也少不了项目的各种资料。建筑档案的完善是建筑工程建设质量的体现，工程档案对项目施工的过程有着记录和监督的作用。例如，建筑工程中使用的钢筋强度是否与施工图纸要求一致，混凝土强度和特性是否满足要求，都会有资料来确保建筑工程的施工质量；且若后续建筑本身发生安全问题，检查人员去调查时，建筑单位可以提供有关资料来确定责任主体，且为研究事故原因提供一份证据。所以，完善的档案管理对建筑工程的管理和质量有着监督和促进的作用，为人民群众获得质量有保障的房屋建筑提供了有力的保障。

1工程档案的内容和意义

建筑工程中的各种资料包括建设前期项目规划时的场地资料和要求，还有立项中提交政府和设计院等公司的文字，在政府审批和开发单位内部沟通的信息和实际考察项目的内容，除此之外，还有重要的设计内容、设计图纸；在施工中的各类材料检测报告，实验数据；监理监督时产生的文件和验收后等工程建设中的所有内容，都包含在内。这些资料直接反应了在项目的开始到最后的所有内容。是建筑项目建设的依据，也是项目竣工后的记录。工程档案是建筑工程的档案，与一般的档案的形成方式相同，在建设建筑项目的过程中一点点积累出来的，是同类型项目建设的重要参考资料。例如：建筑项目的钢筋入场厂方需要提供自身的资质报告，材料员和库管查验确保厂房的资质和钢筋的信息满足设计要求和图纸要求后，将钢筋材料送检到检查站，之后由检查站出局钢筋检测报告，最后作为本建筑工程的资料之一放入工程档案内；在房屋的某个工序验收时，需要组织开发单位、施工单位和监理单位进行检查，确认建筑工程没问题后，需要三方进行签字，这些工程项目负责人和监理方的亲笔签字都是后续证明建筑项目合格的证据。

2施工单位是工程项目档案管理的主体

施工单位是工程项目档案管理的主要责任人，一般管理工程项目档案的流程是：首先将工程项目文件收集到己方资料员和项目负责人处。然后在施工过程中将项目中需要的检测报告、图纸和施工工艺技术要点还有施工方案都手机整理好，放入专门的资料库中最后是将这些资料图纸等内容提交到建设单位并自留一份，以便后续使用。需要注意的是，建筑项目施工中的文件要确保客观性和准确性，不要弄虚作假，将与材料不匹配的资料提交给检测方等情况。另外，在项目竣工后需要按时向有关单位提交项目的各种资料。确保项目的资料按时间顺序和类型分门别类整理好，为建筑工程的圆满结束提供有力的数据资料支持。

摘要：军贸科研项目档案管理是军贸科研项目管理的一个重要组成部分，本文结合实际，阐述了搞好军贸科研项目档案管理的重要性，分析了军贸科研项目档案管理工作中存在的问题及对策。

关键词：档案管理；军贸；问题；对策

船舶领域军品贸易涉及国家关系、地区局势、国际规则等多方面，在调整国际战略关系、改善全球军事战略格局等方面发挥重要作用，极具政治、经济、军事作用［1］。随着军贸科研项目的发展，产生大量军贸科研项目档案（简称军贸档案）。军贸档案是军贸科研项目设计、生产、交付使用的必备条件，也是军贸科研项目后期生产、推介、交付、售后等工作的重要依据和凭证。目前，国家对军工单位的军贸项目档案管理越来越严格，将军贸档案列入科研项目验收条件，给军贸档案管理工作带来了严峻考验。本文分析军贸档案管理的重要性及存在的问题，提出加强管理的几点对策，以便更好地推进这项工作。

1军贸档案管理工作的重要性

军贸档案是指军贸项目从立项、设计、验证、鉴定、推介、洽谈、批产、交付及售后等全过程形成的有保存价值的各种文件、图样、声像以及电子文件等不同形式、不同载体的文件材料，军贸档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源［2］，都是军贸项目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好军贸档案，对推进军贸科研项目都具有十分重要的意义。

1.1有助于提高军贸项目管理效率。军贸项目从立项、设计、鉴定到出口的全生命周期内会产生大量的具有保存价值的文件资料，这些文件资料真实地记录了军贸产品的研制和出口过程的贸易活动，是验证科研成果、追溯责任、解决经济纠纷的有效凭证，是宝贵的档案资源。档案部门做好军贸档案管理，不仅是对军贸项目全过程资料的收集、整理与利用，更是通过对军贸项目过程文件的规范化与系统化，从文件的角度对军贸项目的推进实施有效的监管和控制，从而实现对军贸项目更有效的管理。

1.2军贸项目科研阶段鉴定验收的有力保障。国家对军贸科研项目管理越来越严格，将档案归档情况纳入军贸科研项目验收条件中，在验收结论中占比一定的权重。同时军贸项目档案验收工作纳入档案部门年度工作计划中，作为档案工作重要考核内容，做好军贸档案管理工作非常重要。