物业档案管理范例

【摘要】随着城市化建设的加快发展，城市社区管理在社会建设中发挥出越来越重要的作用。但是，城市社区管理仍有许多需要改进之处。本文通过应用区块链技术来改善社区管理中物业信息管理、居民交纳物业费、社区停车管理方面存在的不足之处，构建具有去中心化、不可篡改、安全可信、信息公开、保护隐私等特点的社区居民档案管理系统。

【关键词】社区档案管理；区块链；去中心化

1引言

目前，我国城市化进程日渐加快，其中社区管理建设的作用也显得越发明显[1]。城市社区管理是指在市及市辖区人民政府领导，物业和居委会的组织下，以社区组织和社区成员为依托，对城市空间规模扩展的控制和管理。做好社区管理工作有利于缓解社区中的种种矛盾，有利于提高居民的自主管理意识和社会责任感，有利于维护社会稳定，缓解社会发展带来的某些消极影响。然而，伴随着社会的较快发展，社区管理也暴露出一些问题[2]。社区管理中出现的问题较多得体现在：（1）物业信息管理集中式存储使得居民信息易遭泄露。我国法律规定：居民入住社区应提供个人信息以保证居民应有的权利，也保证社区的公众安全。然而，现阶段社区中的居民信息都存放在较集中的地方，这使得居民信息的安全得不到确切保障。例如，物业的腐败可以导致居民信息被用来获以暴利，居民隐私也会因此受到侵害。因此会出现物业与居民之间的沟通阻碍和矛盾。（2）居民交纳物业费存在困难。困难具体体现在误缴少缴、信息不明。居民缴纳物业费可以通过很多渠道实现。例如直接现实缴纳，通过支付宝等支付软件缴纳等。这就不免出现一些差错。比如虚拟缴纳物业费可能会出现物业没有收到的情况，这使得责任担当变得极其复杂。其次，部分物业也会有公开费用详情不明确的状况。这会影响到物业和业主之间的不信任问题，从而使社区不稳定、社区管理受阻。（3）社区停车问题。大部分社区中都建有停车场，居民通过缴纳停车费来获得停车的权利。但随着私家车的普及，社区停车也出现了一些问题。典型的例子便是某些车主抢占他人车位，造成了“停车费该由谁缴纳”的困境。由此可见，社区中仍有许多问题需要解决。本文将介绍如何运用区块链技术构建一种全新的社区管理系统来解决信用、安全、透明等方面存在的问题。通过区块链技术营造社区的良好环境氛围，维护社区管理，促进社区发展。

2区块链技术简介

区块链是一种全新的支撑数字加密体系的核心支撑技术。“区块”链，顾名思义，是用网络上的一个个“存储区块”组成链条来构成区块链存储数据的结构。区块链的基本思想是：通过建立一组互联网上的公共账本，由网络中所有的用户共同在账本上记账与查账来保证信息的真实性和不易篡改性。区块链应用中最著名的代表就是比特币，随着比特币的兴起，区块链技术也越来越为人们熟知，区块链的思想也被借鉴到各个领域[3~5]。区块链技术具有如下几个特点[6]：

2.1去中心化

一、当前社区卫生服务档案管理工作存在的问题

规范社区卫生服务档案管理是社区医生了解辖区居民个人健康状况的基本资料，基本的就业，救济，社保等群众服务工作，都要以社区卫生服务档案为基础。建档是社区建设的重要组成，它记录社区的发展，客观反映社区面貌。但是当前社区卫生服务档案管理工作存在以下几个问题。

1.健康档案利用率低

当前，居民个人健康档案的管理多数是统计成纸质的档案信息，之后再录入到电脑中。受到信息化程度的制约，居民的各种健康信息和电子档案不能做到数据之间的相互转化和更新，各级就诊机构之间因为缺乏相互之间的沟通，健康档案管理的许多变化也就不得而知了，不能做到健康档案的及时更新，这样就成为了“死档案”，也就失去了其应有的功能。

2.居民对健康档案的认可度不高

基本公共卫生服务项目是从09年开始实施了，而建立健全居民的个人健康档案是基本公共卫生服务项目的重要内容。但是就档案管理的实际工作来看，居民对健康档案的认可度不高，依从性差，部分居民还保留传统的“健康就是没病”心理。因此他们对居民个人健康档案的建立不太认可，大部分居民都是经过档案管理工作人员劝说后来同意建档。经过询问调查发现，多数居民不愿建档的主要原因，是担心其个人和家庭信息的泄露。基于此，工作人员可以和居民沟通讲解健康档案的优点，打消居民内心的顾虑。

3.社区卫生服务机构建档困难

本文作者：谢晓琴 单位：兴隆县物业服务中心

企业信用档案管理的有权对所有企业进行信用数据、档案、有关文件及资料的调查，企业都必须无条件的配合，必须坚持权威性的原则。每个企业都应该树立该企业档案的权威性，让企业信用档案发挥其重要的作用，也是企业的信用保障所在。对于各级党委、政府等来说，企业信用档案是作为评价企业信用的一种重要的依据，任何部门、单位都不能擅自改动该企业的任何信用资料数据。要坚持开放性的原则。即企业信用档案应向社会开放，然后为社会所用，是一个全方面开放的系统。必须坚持动态性的原则。企业的信用度的保证是应该随着社会的发展而保持不变的，就像人不管发生任何事都应该诚实一样。企业信用档案的管理机构要对企业的信用档案进行动态的管理，及时、准确、全面地收集资料，补充该企业最新的信用文件以及信用数据。要坚持实效性的原则。企业信用档案的数据不仅要全面反映出企业的信用情况，还要做到简明实用。

目前，我国企业的信用档案还处于萌芽的阶段，这就离不开政府的支持。我国要建立完善的信用档案，就必须要政府领导、有关部门的大力配合。就物业管理而言，各省、自治区的建设厅，直辖市的建委、房地局等部门是物业管理企业的管理部门，他们负责对物业管理企业的是否具备经营的资质进行审批。物业管理企业与工商、税务、物价等有关行政部门也有着密切的联系。就这样看来物业管理企业在建立信用档案的过程中是需要与各方面进行充分合作的，这样才能快速建立起物业管理企业的健全信用档案系统。

房地产的后期开发与管理工作都属于物业管理企业，物业管理企业与房地产有着必然的联系。因此，我们在建立物业管理企业的信用档案时就必须考虑到和房地产的信用档案系统的连接，还要体现物业管理企业的重点和特点。据资料显示，截至到2003年6月，我国的房地产信用档案系统已全面或者部分开通就有14个地区，还有17个地区也在陆续开通中。我国的31个省(自治区、直辖市)也建立了34个省级的房地产信用档案。总得来说，物业管理企业在建立该企业的信用档案时必须要突出自身的优点，还要注意吸取以前的房地产信用档案系统的经验以及教训，然后根据各地区的环境不同建立信用档案系统，坚决避免重复的建设。

据了解，物业管理企业的信用档案系统有以下几个方面：政府的行政机关来收集的物业管理企业的信用信息。比如市工商局的企业的登记注册档案、市工商局的企业的日常监督管理的信息。物业管理企业自己在经营业绩和历史记录两方面形成的相关的信用记录，比如物业管理企业的资质的审定状况，以及企业所管物业项目的获奖情况，还有业主的投诉和满意度情况等。总得来说，各个物业管理企业的自身发展情况，因此就形成种类繁多的信用档案，只有“苦练内功”即做好基础工作，才能开展有特的企业信用档案，这样既能提高企业的竞争能力，在市场中占有一席之地。物业管理企业信用档案系统还是一个需要不断完善的系统，要不断更新。

据资料统计，我国第一批参与房地产信用系统的物业管理企业在2003年6月就完成了。物业管理企业要进行信用档案的动态管理，就必须要不断提高企业自身资质，还要主动配合政府来收集和补充企业的信用数据。企业的信用是社会所有信用体系中组合中一个重要的部分。对于物业管理企业来说，建立信用档案系统是对社会诚信一种呼唤，当然也是物业管理企业自身发展的需要。企业信用档案是一种集中体现企业在市场上的行为过程之中的可靠性以及诚实性的综合的竞争能力，是企业证实自己是否诚实守信、遵纪守法的一种标准，也是企业对有无违法行为、违约行为、欺诈行为、拖欠行为以及逃避债务行为等的一种重要凭证和依据。

对于物业管理企业来说，建立健全的信用档案系统并不简单，根据自身的一些抑制因素，还要加强各方面的提高，这样才能在市场中占有一席之地。其重要性有以下几点：对业主和使用权人来说，建立企业信用档案对物业管理企业有加深了解的作用。通过企业信用档案系统的完整性建立，可以了解物业管理企业业绩、历史等，这样可以消除市场上的信息不对等，大大保护了业主的权益。对于物业管理企业的自身来说，建立健全的企业信用档案是可以提高企业的管理水平的，对企业核心竞争力也有提高和培养的作用。对于政府主管部门来说，建立健全的企业信用档案还有利于物业管理企业的规范化管理。

随着事业单位改革的不断深入，进一步推动人事档案管理的信息化已经十分必要。因此，对现阶段事业单位人事档案管理存在的问题和今后解决方向进行深入系统分析也十分必要。

一、事业单位人事档案管理的意义

事业单位的人事档案管理会直接牵涉到组织内部人员的考核与政审工作，在人才选拔和人才培养中发挥着重要的作用。

（一）人事档案管理最基本的意义在于其可以帮助事业单位全方位了解履职者的德行、才干及作风等情况，可以为后续人事调整、职称评定等提供参考性意见，一方面可以结合专业特长合理安排工作岗位，真正实现人尽其用的目的，另一方面可以通过考察德行和作风为事业单位发展打造一支高素质专业化队伍，在促进事业单位健康发展中起着重要的作用。

（二）人事档案会对个人信息进行详细的记录，包括学习、生活和工作经历等关键性信息，并保留着最原始的记录，比如本人签字、单位盖章和任命文件等。如果本人自身权益受到损害，可以以档案为凭证，实现维护个人权益的目的。

二、事业单位人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理制度建设亟需健全。近年来，事业单位不断健全管理制度和完善基础设施，取得了较好的管理效果。但在制度建设方面依然存在一些较为突出的问题。人事档案管理需要专门的部门和人员负责，目前虽然已经设立了具体的管理部门，但在人员职责规范上因为缺乏系统规划，导致人事档案管理分工不明确，常常出现“无人管”和“多人管”的情况；事业单位在监督制度建设方面有一定的缺陷性，因为评价制度和奖惩制度不明确，导致很多管理人员工作积极性和主观能动性不高，对工作效率和质量有一定的影响。

一、目前物业管理中服务存在的主要问题

1.物业人员的形象不规范。包括服务人员的仪表、语言、行为形象。服务人员是第一时间与业主打交道的，因此，他们给广大住户留下的形象则代表了公司的精神面貌。

2.规章制度不健全。主要包括对内：员工规范、岗位职责、奖罚机制；对外：管理制度、业主公约、处理程序等。

3.物业管理工作宣传不到位。比如说物管费、维修费等的收取，在没有全部收缴齐之前，不要存在时间上停滞，要无时不刻的向业主宣传到位，其中包括采用传单、宣传栏的形式。

4.服务人员的人性化意识不强。在实践的接触中，服务人员对答允业主的事情不能及时的处理，比如说报修，一拖再拖使公司的诚信产生了严重的危机。

5.物业经营收入单一，难以摆脱亏损的局面。

二、物业管理服务质量需要解决的几个问题

1基层物业管理现状

物业管理作为社会生产大分工下出现的与人民群众生活水平密切相关的新型服务行业，凭借着专业、细致的服务，保障了管辖区域物业稳定运行，创造了一定的经济效益和社会效益。目前，多数基层物业管理企业存在着“谁开发，谁管理”的现状，大部分物业管理企业与房地产开发公司是隶属关系。新成立的物业管理公司缺少专业的物业管理人员，多以销售楼盘为主，对于业主缺乏主动服务意识，管理模式陈旧，管理效率低下，缺乏创新意识和信息化管理的思维。不积极转变向标准化、规范化、全面化、复合型服务企业发展的思路，不根据业主的需求挖掘新型的服务市场。基层物业管理因服务流程不够规范、服务范围过于单一、服务水平不高，已经制约了物业管理企业的发展。

2基层物业管理信息化建设的重要性

随着国内物业服务行业的蓬勃发展，在市场经济条件下，物业管理的社会化、专业化、市场化机制越来越趋于成熟，智能化程度越来越高，但物业管理企业的信息化发展较其他行业相对较晚，水平较低，只有那些拥有掌握管理技术和硬件的专业队伍，具有先进的信息化管理模式，采取规范化、科学化的管理措施，才能为业主提供更好的物业管理服务。信息化在改变人们生活方式和思维方式的同时，业主对物业管理企业的管理水平也提出了更高的要求。加快基层物业管理的信息化建设是适应当今社会发展的需要，它关乎着物业管理企业的生死存亡。第一，有利于提高物管部门的工作效率。由于基层物业管理模式陈旧，服务意识不强，业主的综合素质参差不齐等原因，使基层物业管理面临收费难，再加上服务不到位，业主诉求不能及时解决等等，造成业主和物管部门的不配合，给管理带来难度。所以在管理中引入信息化技术，采用计算机及相关技术手段，可以快捷、高效地解决如三表（水表、电表、气表）计收、用户档案管理、业主投诉处理、管理信息等问题，使基层物业管理步入一个良性循环的轨道。第二，有利于加强安全管理体制和工作机制。人员的流动是安全管理的重大隐患，有了信息化建设的平台，业主可以随时上传家中来访信息，通过安防监控、人员疏导等方式及时进行防火防水防盗，针对安全工作建立快捷有效的三防工作机制，对可能引起重视的重大事件通过平台积极宣传互动，让业主及时掌握应对措施，将因事故造成的损失降到最低。第三，有利于开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享。信息技术平台的建立，能够促进业主间的交流，通过平台实现远程家教、上门家教、网络课堂、健康咨询、小区就医等信息的互联互通，建立相互交流机制以及数据库，在有需求的业主之间穿针引线，提供数据库内容，更加便捷地为业主之间进行信息交流提供服务。第四，有利于促进商家联盟服务、资源共享、合作共赢。小企业的竞争日益严重，各个商家都在不断地进行消费联盟，如果充分利用物业管理信息平台，整合物业周边各个商家的消费模式，利用业主资源的优势，树立业主消费理念，逐渐形成一条消费产业链。物业管理服务企业在帮扶商家发展的同时，方便了业主的生活起居，并增强了业主的在此居住的幸福感。在与商家资源共享、通力合作的过程中提升了服务的软实力。

3如何推进基层物业管理信息化建设

随着4G网络技术应用的普及，除了通过电脑上网，越来越多的人通过智能手机等方式更加便捷，随时随地来上网，所以物业管理企业信息化建设的相关应用也慢慢进入人们的视线进而崭露头角，通过信息技术和通讯网络实现业主之间、业主与物业管理企业之间的及时沟通与交流。信息技术时代的物业管理公司不再局限于从有限的保洁、安保等物业基础服务中获取利润，也不是只通过更新计算机或电子等设备、软件，由电子作业代替手工作业的原有管理模式和业务流程，而是凭借物业管理企业搭建的信息技术服务平台和现代化通信网络技术，形成反应迅速，运作高效的管理模式，进一步向业主提供多元化的服务。物业管理信息化建设还会给行业带来一个变革，那就是物业公司角色的转变，业主委员会代表业主为物业管理企业的所有人，物业管理企业只是受委托的管理者，物业管理信息化搭建物业管理服务平台后，业主委员可以监督物业管理企业，随时查看客户服务、安防情况以及物业管理费的支出使用情况。加强了业主委员会和业主之间、业主委员会和物管企业之间及企业各部门之间的沟通和联系。第一，构建信息化的社区服务平台。在目前的互联网领域，O2O的模式绝对是最热门的概念，物业管理企业可凭借社区平台的建立，使业主能够足不出户就能完成订餐、家居清洁、就医保健等日常化的生活事宜，依靠业主资源通过互联网发展多种增值业务。传统的物业管理企业，物业管理费的收入几乎是全部收入，但在接入互联网后，通过社区生活服务、广告的投放、小商品的采购、餐饮业的预定等一系列的增值业务从而将变成多元化的服务，物业管理企业的收入也会大大增加。第二，利用信息技术完善档案资料，创新管理手段。建立物业管理企业档案资料库是企业高率、快捷进行服务管理的有效方式。利用现代化的电子信息技术，采用科学的管理手段及时清晰地将小区内停水停电、设备设施维修、安全防范宣传、物业资金使用信息透明化等情况通过电子邮件或小区电子公布栏的形式传达给业主。第三，通过信息化的建立提高服务品牌。物业管理市场的竞争越来越激烈，伴随着现代服务业的发展，具有传统服务业形态的物业管理服务朝着现代服务业的方向发展。创建服务品牌已成为现代物业管理企业的发展方向，只有不断完善物业管理企业的员工的自身职业技能，创新管理服务模式，随时跟上市场的动态变化，获取物业管理资讯，建立良好的学习架构，通过培训学习先进的信息化管理技术，不断提高物业管理企业自身和员工的职业素质及服务水平，才能促进物业管理企业的长远发展。

4总结

摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

本文作者：郑玲玲 单位：东莞市城建档案馆

为了更好地发掘城建档案的价值，提高对公众的服务水平。当前，许多城建档案馆已开始着手跟踪信息技术和计算机技术的最新发展成果，探索新的档案利用手段，提高档案的查全、查准率。

一、城建档案利用检索中的难题

在城建档案的利用检索中，常常会遇到“有档查不出”的情况，由于档案无法通过档案管理软件检索出来，那么在浩瀚的馆藏中，这些档案就变成了不能提供利用的“死档案”，而造成这一问题，主要有以下三种原因：

（一）没有必备的检索条件

一般而言,在城建档案利用查询中，利用者提供的查询条件,可分为必要条件和辅助条件。必要条件是指构成档案主体、名称、形成单位、文号等的重要信息，如：建设单位、工程名称、工程（施工）许可证号、备案证号等。辅助条件则是一种模糊的或建设中共有的特征信息。如：工程位置、设计单位、施工单位、建筑面积、建筑高度等。利用必要条件进行检索很容易查到所需档案,然而，利用辅助条件来检索，却基本查不出档案。

（二）工程变更信息未能及时更新