前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的科技期刊稿件处理流程，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
1流程优化前存在的问题
《学报》编辑部于2006年开始使用远程稿件处理系统。系统使用之初，由于对软件不熟悉，平台上稿件处理流程的设置比较僵化，大体按照传统的收稿－责任编辑(学科编辑)初审－专家(学科编委)外审－作者修改－主编终审－编辑加工的流程设置，然后转入线下进行排版－执行编辑校对－印刷的流程。在使用一段时间后发现了一些问题。(1)稿件处理周期长。一方面，优化前初审和外审阶段时间设置分别为20、60天，主审需要15天，审理周期近3个月，刊发周期需1年，在审理时效性方面优势不足;另一方面，在编辑加工阶段，由于作者中硕博士研究生为主要群体，来稿文章进行一次加工而达到齐、清、定的稿件很少，需进行多次编辑加工，这也导致此阶段的处理时间较长(1个月)，影响了稿件整体的处理周期。(2)稿件学术质量和出版质量的把关环节有待改进。例如，优化前同行评议没有严格送两位专家评审，有的只送了一位，且没有采取双向盲审制，影响了稿件审理的公平性。后期主审后管理层对期刊格式和规范化方面的审查比较薄弱，影响了期刊的出版质量。(3)各阶段衔接不畅，影响运转效率。例如，主编终审同意录用稿件后，在编辑加工和校对阶段会发现一些问题，这些问题除了与作者沟通修改外，有的还需要与主编(主任)商榷，多个单篇次或者单个问题的沟通会占用编辑和主编(主任)很多时间，且效率较低;校对阶段，优化前在排版后给作者发送1次校样稿，但经过几个校次改动的内容没有与作者及时沟通，存在与作者沟通不畅的问题;排版阶段，优化前采用将《学报》整期需排版的文件传递至印刷厂，而印刷厂往往要同时进行多个期刊的排版工作，需协调时间，编辑部对这部分工作时间的控制比较被动。
2优化措施
针对上述3大问题，本着缩短稿件处理周期、提高同行评议效果、改变流程设置、提高工作效率的原则，经过反复的摸索和实践，从2007年起编辑部从每个环节入手，逐个改善，进行了多次的优化和调整(图1)。
2．1缩短、控制流程时间节点，稿件进程可追踪
首先，于2007年在系统后台将初审和外审阶段时间分别设置为7、40天，运行稳定并达到预期效果后，于2009年继续设置为3、20天，使三审中前两审的时间严格控制在30天内。采取的措施是:结合系统功能设置过期自动颜色标注和邮件自动催审功能。责任编辑进入系统后对稿件的进展情况一目了然，并根据情况采取相应措施追踪控制稿件进程。其次，调整作者单次修改、主审和单次编辑加工的时间，将其分别设置为30、7和15天。这样，线上的总体时间约4个月，全程由同一责任编辑(学科编辑)负责，线下也进行了时间的调整和控制，由当期执行编辑负责，总体控制在4个月左右。采取的措施是:送主审、终审和付印的时间为每月固定的时间点，只能提前，不能延迟，并配以适当的奖惩措施。这样编辑、主任和主编就能在各自的职责范围内对稿件处理时限进行把控，达到预期效果。
2．2调整稿件处理流程设置，提高稿件质量控制和工作效率
2．2．1线上流程调整
(1)流程源头控制，增加收稿初筛环节。在收稿时对不符合期刊办刊宗旨、写作不规范、经学术不端检测文字重复率过高的稿件不经入库直接退稿，减轻后面责任编辑的初审压力，提高其工作效率。(2)调整外审设置，提高审理公平性。外审实施双盲审制度，并规定责任编辑处理稿件时至少有2个外审专家意见，才能对稿件做出外审结论，提高了同行评议的公平性，保障了录用稿件的学术质量。(3)增加返作者修改次数，并提出不同的修改侧重要求，提高稿件修改质量。一般编辑部都与作者联系修改一次，但由于作者要同时兼顾内容和格式修改，一次修改到位的不多。因此我们进行了2～3次甚至多次的再次修改设置，但每次侧重点不同。一般首次修改在外审之后，侧重对学术质量的审查。主审同意录用的稿件，要求作者再进行一次修改，这次是结合主审意见完善格式。这样经过几次修改返回的稿件更规范，看似环节繁琐，但提高了后面编辑加工环节的效率。(4)增加编辑加工次数，提高稿件规范性。《学报》为综合性学术刊物，日常稿件中图表、公式、符号等内容较多，也是出现问题较多的地方，一次加工不能全部兼顾到，在后面校对时就会出现较多问题，改动也较多。据此，我们将1次编辑加工改为2次，但在不同阶段侧重点不同，如第1次侧重文字和参考文献，第2次侧重图表、公式及符号，这样不容易遗漏项目，这种方式虽然使编辑加工次数增加了，但编辑的实际工作量并没有额外增加，而且由于针对性更强，编辑加工的稿件质量得到了改善。
2．2．2线下流程调整
责任编辑完成编辑加工环节后转给当期的执行编辑进行线下工作，流程的调整包括:(1)终审后增加主审环节，提高稿件审查质量。针对终审后稿件发现的问题，为了提高效率，在1校后增加终审环节。流程修改后，主审侧重学术把关，终审在辅助审查学术问题的同时，侧重编辑加工和校对问题的解决。这种方式既对稿件在内容和格式上进行了再次把关，又提高了主编(主任)的工作效率和稿件处理流程的流畅性。(2)返作者校对次数由1次改为2次，降低差错率。目前一般编辑部的做法都是以pdf格式返作者校对1次，但经过后面多个校次及最后的终审后，有些稿件还要做一些改动需及时传达给作者。基于此，我们采取了在定版付印前再将pdf文件返给作者校对一次的做法，这样作者对后期修改内容可进行确认，同时再次校对稿件时还能发现一些新的问题，降低了稿件的差错率，提高了稿件质量。(3)改革排版方式，提高排版工作效率。《学报》编辑部2006年之前的排版工作都由印刷厂完成，受制于印刷厂时间安排和人员变动的影响，排版、校对、改版效率不高。为此我们专门聘请了一位专业排版人员专门负责《学报》的排版、改版工作，这样工作衔接紧密、时间安排灵活，可以实现分批或者单篇排版，对于一些棘手问题也能即时指导解决，提高了编辑的工作效率和流程的周转速度。综上，本着缩短流程处理时间、提高稿件质量控制和工作效率的目标，改进流程的各个环节，使流程中稿件进程可追踪，时间可掌控，审理更公平，内容更规范，各环节连接更流畅，工作效率更高。
3流程优化对期刊质量的影响
稿件处理流程的优化目的是通过各项措施，缩短处理时间，提高工作效率，最终达到保障期刊学术质量和出版质量的目的。分析2007—2016年《学报》各年度稿件初审、外审、刊发周期、影响因子、被引频次，其中稿件处理周期、评审周期和刊发周期数据统计自《学报》远程稿件处理系统，影响因子和被引频次数据来源于中国科学技术信息研究所的2007—2016年《中国科技期刊引证报告(核心版)》。
由图2可知，《学报》自2007年开始进行流程优化后，初审时间和外审时间明显缩短，2006年优化前两个阶段处理时间分别为22、58天，2007年进行了初审和外审环节优化后分别下降到4、40天，成效明显，至2009年进行第二次优化后分别下降到2、22天，2009年以后，基本稳定在2～3天和18～22天，加快了稿件的审理进程。审理阶段缩短了近2个月的时间，再加上其他环节的优化组合，使整个稿件的刊发周期明显缩短。由图3可知，2006年《学报》刊发周期364天，接近1年，经过优化后，至2009年下降为227天，除了2015年由于出版专刊，影响了正常来稿的刊发周期外，其余年份基本稳定在220～260天，缩短了近4个月。高效的稿件处理流程缩短了稿件的刊发周期，而短的刊发周期吸引了更多的稿源，2006年《学报》来稿量为1200篇左右，经过改革，逐步增加，近两年来稿量稳定在2000篇左右，增长了66%，这是流程优化带来的连锁反应。在人员基本固定的情况下，编辑部人员处理的稿件量也增长了近66%，而出版周期的缩短，说明整个编辑部处理稿件的效率有了大幅度的提升。
3．2期刊学术质量和出版质量稳定提高
流程优化不仅缩短了稿件的审理时间，也通过建立双盲审制度、增加终(主)审次数及增加作者修改次数等措施保障了稿件的学术质量。由表1可知，《学报》影响因子在学科中的排名自2006年后呈逐渐上升趋势，尤其近4年，居生态类期刊首位，被引频次也呈逐渐升高趋势，稳定位于学科第二，且连续5年获得“中国最具国际影响力学术期刊”称号。说明优化后的稿件流程设置为提升《学报》学术质量及其在生态类期刊中的影响力提供了保障。通过增加编辑加工次数、增加作者校对次数及革新排版方式，《学报》的出版质量得到了提高，差错率得到了降低，并连续多年在期刊审读中得到优良评价。关于期刊学术质量和出版质量，虽然还存在稿源等各方面因素的影响，但科学、流畅、高效率的稿件处理流程是其重要保障因素。
4结束语
稿件日常处理流程关系到作者、审者、编辑三方的工作方式和效率，也对期刊的质量产生重要影响。对于建立高效、流畅、科学的稿件处理流程，每个期刊的做法不同，但万变不离其宗，目标是缩短出版周期，提高期刊学术质量和出版质量，最终提高期刊的影响力。对稿件处理流程的优化不能一蹴而就，是一个连续的过程，在出版实践中哪个环节不合理，就随时注意分析总结，找出适合的优化方式，并进行改革。在《学报》稿件处理流程优化过程中，也出现过因增加编校次数而导致相应环节时间延长的现象，我们发现这种趋势就立即进行了微调整，使其控制在合理范围内。每个科技期刊都有其自身的特点和资源，如何根据自身特点，利用现有资源优化稿件处理流程，是一个需要长期探索的过程。
