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摘要：高校学术期刊出版档案是高校学术期刊出版活动的重要历史见证，是高校学术期刊出版活动的重要文献来源，也是校园文化建设的重要载体。因此，加强高校学术期刊出版档案的收集、整理、归档等工作，具有积极的现实意义。本文简要分析了出版档案的类型、特征，以及做好出版档案整理及归档的现实意义，在此基础上，重点讨论了纸质出版档案与电子出版档案的整理及归档方法，对指导实际具有积极的现实参考价值。
关键词：出版档案；整理；归档；学术期刊
概述
学术期刊是一种经同行评审的期刊，发表在学术期刊上的文章通常涉及特定学科。2014年，经国家新闻出版广电总局确定，首批学术期刊5756种，2017年确定第二批学术期刊，共计712种。其中，纳入高校主管并出版的学术期刊数量也较为庞大。高校学术期刊出版档案（以下简称“出版档案”）是高校学术期刊出版活动的重要历史见证，是高校学术期刊出版活动的重要文献来源，也是校园文化建设的重要载体。因此，加强高校学术期刊出版档案的收集、整理、归档等工作，具有积极的现实意义。
1出版档案类型
根据高校学术期刊出版档案的应用功能划分，可将其分为高校学术期刊出版资质类、出版业务类、出版工作类和出版成果类等四大类，不同类型的档案，其内容及功能有着较为明显的差异。
1.1出版资质类。出版资质是指高校拥有出版资格的相关资料，主要涉及学术期刊的出版许可、年检及各类证书等。如，学术期刊出版许可证；学术期刊主管部门关于学术期刊创刊、变更、编委成立及换届等相关的批复文件等；学术期刊统计刊源入选核心证书等。
1.2出版业务类。出版业务是指高校学术期刊组稿、出版、印刷等业务活动过程中产生的具有保存价值的各种文献资料，构成了出版档案的主体。如，稿件登记本、处理意见、选题策划书、著作权署名或转让协议、样刊校对、稿费发放表，包括在出版环节与专家或部分具有代表性作者的书信等。此外，还包括出版物的业绩（如学术期刊的获奖证书）、数据库收录、影响因子年报，等等。
1.3出版工作类。出版工作类是指为保障高校学术期刊出版工作而采取的一系列活动中所产生的具有保存价值的文献资料。包括出版制度、出版人员建设或管理、出版单位的工作计划、总结，以及编委会工作类、重要会议记录等，也是出版档案的重要组成部分。
1.4出版实物类。出版实物类是指高校学术期刊出版过程中，编辑部使用过的设备、仪器、样刊，以及各个时期知名人士的题词，这些出版实物均见证了高校学术期刊从创刊到发展壮大的历史过程，也是广大编辑人员出版工作的历史见证。
2出版档案特征
2.1种类众多。从载体形式来看，出版档案包括纸质类档案和电子类档案；从学科来看，出版档案涉及教育学、管理学、文学、法学、历史学等多个学科；从出版档案数据结构来看，包括元数据和数据库等结构化档案数据，以及为出版工作而产生的各种报表，邮件等非结构化数据。可见，高校学术期刊出版档案种类繁多，增加了后期档案管理的难度。
2.2数量繁多。近年来，随着高校教育事业的发展，以及学术期刊出版种类的增加，由此所产生的出版档案数量较以往有了较大幅度增长。尤其是在传统阅读模式改变的当下，“两微一端”等新媒体平台出现，导致电子期刊出版档案数量骤增。此外，为扩大学术期刊影响力，满足高校师生科研需求，学术期刊出版数量和规模也呈现较大幅度增长，导致出版档案数量上呈现大幅增长态势。
2.3价值密度低。在大数据、云计算等背景下，阅读的碎片化、“快餐化”的发展趋势，使得高校学术期刊档案价值密度较低。学术期刊出版的连续性强，成套性特点增加，但被借调使用的出版档案较少，使用率、利用率始终处于较低水平，学术期刊档案应有价值没有得到有效发挥。
3出版档案整理与归档现实意义
出版档案是高校学术期刊出版工作的重要成果，也反映了高校学术期刊出版部门编辑、出版期刊全过程的历史记录，因此，做好出版档案整理及归档对学科知识创新及传播、出版工作科学、持续发展和高校教育事业及校园文化发展等发挥着积极的现实作用。
3.1有利于学科知识创新及广泛传播。无论是传统的纸质学术期刊出版物，还是电子学术期刊出版物，都是广大师生的科研成果、学术研究等以知识信息系统固化、知识物化的重要载体，也是体现了当前各个领域学术研究思想。学术期刊出版物从稿件受理，到编辑校对和学术期刊的出版审核等，无不记录和展示了知识系统的产生、组织及物化的原生态，也展示了学术期刊出版的全过程。因此，加强学术期刊出版档案的整理及归档，有利于保护作者的知识产权，鼓励更多知识创新，也有利于知识传播和推广。
3.2有利于出版工作科学及持续发展。学术期刊出版档案作为学术期刊出版全过程的记录，全面记录了学术期刊出版选题、书号、栏目设立等，通过学术出版档案的整理和归档，能够及时总结出版档案的成功经验，尤其是关于学术期刊出版领域的重大决策和期刊发展定位等，通过这些出版档案的整理和归档研究，能够有效保障出版档案的可持续发展，明确出版刊物未来的发展定位，有利于学术期刊出版工作的科学性和可持续性。3.3有利于高校教育事业及文化发展高校学术期刊出版档案是高校教育事业的重要组成部分，也是高校校园文化的重要内容。通过出版档案整理及归档，及时将各个时期出版档案进行收集整理，做好分类编目，将不同时期师生的研究成果展现出来，可通过出刊档案编研，进一步深化教育教学科研成果。此外，通过出版档案数据信息的挖掘整理，展示丰硕了学术成果，对丰富高校校园文化具有积极的现实意义。
4出版档案整理与归档措施
4.1纸质出版档案整理与归档。纸质类出版档案包括出版资质类档案、出版业务类、出版工作类和出版实物类档案，针对出版资质类，要求及时做好出版许可证、数据库收录证书，以及出版主管单位的批复等原件的收集，并指定专人做好保管，保管期限为永久。出版业务类档案主要来自出版社、编辑部，涵盖选题策划书、选题审批表等，严格按照学术出版流程做好档案资料收集与整理。出版工作类，重点是要做好关于学术期刊出版领域的管理规章制度，尤其是学术期刊出版发行等业务管理规定，以及出版档案自身业务管理规定，应收出版工作类档案资料收集整理和归档的重点。此外，要做好出版人员队伍资料的收集，如编委会的成立文件，相关的工作总结类等等。出版实物类，主要是要做好各个时期出版的学术期刊，要按照年度为整理归档主要方案，确保学术期刊每一期都应收集、归档。针对此四类纸质出版档案，在整理归档时，应按照先做好具体分类，然后按照年份进行整理，最后是按照期数进行整理。成立出版档案管理领导小组，实行统一管理，专人负责。具体来说，先要按照四大主要类别进行分类归档；属于同一类型的出版档案，则再按照年份进行整理归档和保存。此外，还要结合高校学术业务工作特点和实际，将出版档案中的清样、原稿、审稿单等按照每一期的次序进行整理并保存。在整理归档后，应及时对其进行数字化扫描和整理，建立专题档案数据库，实现学术期刊出版档案的数字化管理，便于后期学术期刊出版档案的高效利用。
4.2电子出版档案整理与归档。随着计算机信息技术、物联网、互联网技术的应用，以及办公自动化系统的普及，出版档案中以电子档案形态存在的数量和规模也在呈现出不断增长态势。电子出版档案要根据电子文件的属性、特点和要求做好电子出版档案整理和归档，重点是要做好电子出版档案的保存。如，首先要做好电子出版档案的规范命名，要按照每一期学术期刊出版物相关的电子档案归入到一个文件夹，每一篇电子出版档案中的稿件则以“稿件顺序号+第一作者”或“顺序号+第一作者+文章题目”命名。此外，纳入电子出版档案保存的范围和内容主要包括刊发稿件原稿、主/副主编签发单、目录、排版、审读报告等，具体归档保存顺序应以定稿交付印刷的栏目顺序、文章数、文章顺序为准，并要保证电子文件顺序与实际交付印刷的一致。近年来，随着数码相机等设备的应用，关于出版学术等活动产生的电子档案也应及时纳入收集整理归档范畴。此外，要注重做好电子出版档案归档及整理载体的安全，做好防磁防水防火等，采用专门保存柜进行保存，确保安全。