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摘要：三十多年的艺术档案工作为我国档案管理的数字化升级化创造了重要的基础条件。用文献法和举例法研究在信息技术条件下，优化艺术档案现代技术问题。认为优化艺术档案数字化管理要做到五个方面：归档管理程序要规范；操作人员的信息技术素质要提高；软硬件存储环境要安全；艺术档案数字化管理的制度要健全，执行艺术档案管理标准要严格。
关键词：艺术档案；信息技术；数字化；管理
艺术档案记录了艺术工作领域的各类文字符号、图、声、物等，是一种文化遗产。自2000年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》至今短短十几年时间，信息技术与档案工作的契合度越来越高。在大数据背景下，利用信息技术优化艺术档案资料的管理（下称信息化档案管理），更方便艺术档案的开发利用。探索新时代信息档案管理工作是迎合时代要求，也是维护艺术档案完整性的措施。在信息技术发展背景下，信息化档案管理呈现出新的特点。艺术档案数字化以网络为媒介，为各类需求者享受便捷、同等的文化服务，有网络存在，就可查询、获取文艺档案资料，信息化背景下的档案管理成了无围墙的文化艺术馆，为公益性文化提供了便捷的服务。
1艺术档案数字化的概念及意义
艺术档案数字化是指运用扫描、数据库、数据压缩等一系列各种现代科技方法，把纸质艺术档案资料以及音像图等传统的介质文件、电子档案以数字编码的手段组成档案信息库，方便档案资料的收集、管理和利用的过程。它不仅仅是简单的利用计算机数据库管理艺术档案，而是由网络和电子信息技术对艺术档案资料进行存储与利用，具有安全、标准、可视、实时查询与浏览的特点。艺术档案的数字化在原始档案数据封存的条件下，能提供多种文件格式的转化、存储，优化了艺术档案的继承性质。档案资料在新型的技术下转化为数字的形式，避免原件就损坏，同时减小存储空间，节约能耗。信息化档案管理可以对全部艺术档案工作进行的监控与价值判断，降低档案的存储成本。
2信息化档案管理遇到的问题
2.1工作标准、制度和规范不完善。当前信息化档案管理建设的相关工作标准、制度和规范不完善。比如扫描技术参数不统一，扫描点数不符合规范，利用需重新出库扫描。信息化档案建设的标准和规范对档案工作的标准更严格。信息化档案管理建设是开创性的工作，行业工作准则、章程和范式，需与信息化建设同时进行，才能保证信息化档案管理工作在信息技术背景下成熟发展。
2.2信息化档案管理的风险较大。信息技术的网络环境问题对档案的保密性构成最大的威胁。比如利用编码技术加大对艺术档案的编辑，由于电子编码技术的局限性，可篡改原件凭证资料，隐蔽性强。信息化档案管理对环境的要求高、保密性强，对磁场、有害气体较为敏感。艺术档案数字化对软硬件设备要求高，在软件更新发展下，早期的介质可能不被新的软硬件兼容，影响读取与利用。
2.3对管理人员业务素质有特殊规定。艺术档案管理员中技术人员少、兼职多、年龄结构失衡等问题突出，不能适应数字化管理的要求。档案知识结构失衡和管理观念陈旧等阻碍了艺术档案数字化、信息化进程。
3基于信息化档案管理策略
3.1严格规范归档程序与要求。信息化档案管理有完整工作步骤和规章，才能确保艺档案的高质规范。如电子文件要编制检索工具，注明文件存储格式和属性，收集相关软件，标明压缩算法和软件，定期完成物理归档等。艺术档案数字化归档程序如下表1所示。艺术档案前期准备工作是进行可行性分类研究和筛选艺术档案实物、标识数字化材料、检查存储设备的内存与硬盘容量。采集处理工作是转换格式的前提，需把握不同规格的材料，便于长期有效利用，预防纠偏、噪声、压缩、尘灰。后期数据处理是对录入档案进行验收和排序，提升搜索效果。扫描存储的艺术档案文要标识存入后的内容路径，存储路径要清晰。根据档案情况建数据库，如关系式数据库、非关系式数据库和多媒体型数据库等。数据挂接是档案文件一一对应的关联关系，实现目录数据库与图像文件的批量挂接。数据检验是控制艺术档案质量的环节，一般抽查的比率不低于20%。多途径备份数据是保证艺术档案安全的需要，及时读盘，查看各类档案完备情况。成果管理要制作单位的电子标识，设置数码格式。
3.2操作人员的信息技术素质要提高。信息化档案管理是一系列高新技术工作，需要高素质创新型人才，管理人员做到熟练利用各种信息工具，把各类现代化信息工具与档案相融合。信息化档案管理还要求工作人员会准确判断档案信息，把有效的存档信息及时为需求者服务。档案管理人员要具有较强的鉴定评估能力和信息捕捉能力，既要会提供档案信息，也要能获取大量档案信息。打造信息化档案管理主要还是靠专业的人才，应遵循内部提高，外部引进的思路。内部要加强先进的艺术档案管理知识教育，技能方面提高工作人员的信息、扫描、数影等技术。除此外，内部要转变遴选人才方式，完善考评制度。为例弥补信息化的缺陷，可聘请专家、顾问，确实引进IT行业的信息化人才资源，定期提供咨询，协助培训，要求数字化理论基础知识与实践操作结合。
3.3信息化档案管理要安全。建立信息化档案管理防范体系。全面加强各种规范操作、病毒防范意识，熟悉预防与查杀病毒的方法，保证信息化网络环境中各项操作的安全，防止信息丢失。双重备份艺术档案，定期备份各类磁盘，设置权限和防火墙，保障艺术档案数字化管理的安全。在实践中还需着重做好艺术存档实体和艺术存档秘密两方面的安全。比如在艺术档案数字化实体安全方面，归档载体要有防写保护，严禁擦、划、触摸记录涂层，存放不能横摆放，防尘、防潮；室内环境温度保持在14-24度，相对湿度范围在45-60%；根据计算机技术和设备的更新情况，及时做好艺术档案数字化的复制、更新版本；档案的封存载体禁止外借。在信息化档案管理机密的安全方面，明确档案使用者的权限规定范围，遵守保密相关制度；注意保密档案符合互联网规定，做好保密防范和监管保；已录入信息的档案销毁手续要齐全，存储载体销毁和网络清除要同时进行。总之，艺术档案数字化的安全管理一定要做好版权保护、存储与加密传输、密码保护、异地异质备、份恢复机制等工作。
3.4健全信息化档案管理的制度。健全信息化档案管理的制度，提高艺术作品数字存档的制度化水平。艺术档案的标准规范依托各类档案法律法规设定管理目标，保障艺术档案的案卷完整，方便检索。要充分发挥《档案法》的权力，优化信息化档案管理制度，明确艺术归档范围，确保艺术档案相关工作在信息技术背景下的介理介法性。艺术类别众多，要分清差别，明确介理的归档范围，保证艺术档案的整齐性。一是要规范艺术档案信息的著录。这是规范艺术归档数据库的首要任务，规范艺术归档的内容和形式，奠定数字归档规范化的的基础。著录遵循一致规范的原则，否则会出现相同检索条目前后不相同的情况。二是规范艺术档案信息存储标准。一般采用硬盘存储，为确保艺术归档信息的安全，采用统一的存储载体。如光盘等，需制定一系列信息化档案管理的原则和范式。艺术档案的信息安全标准保证网络运行环境安全，为艺术数字档案制定密级管理、服规范务、身份鉴定、查询监控、网上确认等标准。此外，应规范工作人员和领导的管理工作制度，以制度约束人，规范工作标准。
3.5严格执行信息化档案管理标准。根据现有的技术，欲达到信息化档案管理共享，就要细化信息化档案管理标准。开发与利用艺术档案各类资源，创新艺术档案资料管理的数字化技术，尽量使全部艺术档案资料均可进行数字化标准的处理。此外借鉴国外先进的信息化档案管理思路，扩大信息化档案管理的交流与协作。依靠艺术档案管理标准，先进的技术、超文木链接、多媒体技术让艺术档案资源才能更好的可视化，直观、规范地展现给查阅者。我国档案工作行业有《档案装具》《档案虫霉防治一般规则》等标准37种，要严格遵循这些行业标准。比如从知识产权等法律角度完善信息化档案管理标准等等。结语信息技术与档案工作已有深度的融合，生活在云数据的今天，研究艺术档案的数字化管理问题，利用先进网络、刻录、打印、扫描及各种软件对艺术归档资料进行科技化处理，增强管理者的责任感和风险意识。信息技术条件下，艺术档案机构要从人力、物力、技术支持等对归档流程进行监督，提高原始数据归档质量。此外艺术档案管理很容易过度粘贴复制，涉及权限问题，这些需要在工作中探不断总结、探索、研究，不断发现漏洞，提高管理效能。
参考文献
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作者:翟菲 单位:中央戏剧学院
