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摘要：
近年来，随着计算机网络信息技术的发展，高校档案管理的信息化和网络化进程不断加快，在有效地提高高校档案管理水平和利用效率的同时，网络固有的安全隐患也为高校档案信息管理工作带来前所未有的挑战。因此，针对高校档案信息网络化建设存在的安全问题，发挥网络技术的优势来为高校档案管理服务，建立起适合高校特点的、切实可行的档案信息安全保障体系势在必行。即通过持续的制度规范、技术更新、管理完善、队伍培塑，确保高校档案信息的数据安全，保证高校档案信息化建设的健康顺利进行。
关键词：
高校；档案信息；安全保障体系
一引言
档案事业是一项保存历史痕迹、鉴往未来发展、服务现实需要、惠及千秋万代的重要工作。作为档案工作的一种特殊类型，高校档案工作在人才培养、科学研究、社会服务等领域发挥着极其重要的作用。近年来，随着计算机网络信息技术的发展，高校档案管理的信息化和网络化进程不断加快，有效地提高了高校档案的管理水平和利用效率。然而，网络本身是把“双刃剑”，在带来诸多便利的同时，其本身存在的安全隐患也给高校档案信息管理增加了难度，从而给高校档案管理工作带来前所未有的挑战。档案信息在实现数字化、网络化的同时更容易遭到病毒、黑客等的非法侵害。因此，如何在确保信息安全的前提下来发挥网络技术的优势来为高校档案管理服务，已成为高校档案管理工作者亟待关注的重要课题。
二高校档案信息及信息安全的内涵界定
教育部于2008年《高等学校档案管理办法》（以下简称《管理办法》）明确指出：“高等学校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录；高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档，文件材料的归档范围包括党政会议文件和会议记录、管理文件材料，教学文件材料和学生档案，以及科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会等方面的材料。”[1]根据《管理办法》规定的定义，高校档案信息记载着高校的办学历史和重大事项，涉及了高校的党政领导、教学科研、后勤服务、学生管理等事关学校生存与发展的方方面面。由于所涉内容的敏感性和排他性，高校档案信息也不可避免地存在安全隐患，可能涉及个人隐私、技术专利甚至是国家秘密。对于高校档案信息安全，《管理办法》也指出，“持有合法证明的单位或个人，在表明利用目的和范围并履行相关登记手续后，可以利用已公布的档案；已公布的档案不能涉及国家秘密、专利或技术秘密、个人隐私等。”此外，为更加有效地维护高校档案信息，《管理办法》还有如下规定：“高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。”由此我们可以看出，高校档案信息安全主要集中表现在两个方面：一是不散失，二是不失去应用价值。[2]“不散失”主要指的是高校纸质档案材料在管理中不丢失，在使用中不被非法的利用；“不失去应用价值”主要是如何确保高校电子档案材料不被侵害甚至不被他人非法利用的问题。在网络化时代，高校档案信息安全主要侧重于后者。即高校电子档案材料在信息化、数字化进程中，如何应对黑客、病毒等更加多元化威胁的情况。
三高校档案信息网络化建设存在的安全问题
从对高校档案的内涵界定我们得知，高校档案信息记载着一所高校所有工作的历史进程，它们中的一些会涉及到个人、学校甚至国家机密，在既定的小范围内使用会相对安全。鉴于信息犯罪的巨大破坏力，一旦被不法分子非法利用，轻则会危害个人或学校的利益，重则会危害社会稳定，甚至会对国家安全造成一定的负面影响。然而，习惯于传统档案管理方式的高校虽然都在不同程度地进行了信息化改革，但限于经验、技术、能力等方面的诸多因素，还存在很多与档案信息网络化不相匹配的现象，这些问题都可能成为网络化背景下高校档案信息管理的安全隐患。具体表现在以下四个方面：
（一）法律制度建设明显滞后
截止目前，除了《全国档案信息化建设实施纲要》（2002年）对档案信息化建设作出宏观规划外，我国还没有专门的法律制度来对网络档案信息进行专项的保护。在网络信息档案建设过程中，大多依据的是通用的与计算机和信息安全相关的法律制度来保护网络档案信息安全。这也是高校信息网络化档案管理面临的最主要的问题。而这一问题的存在对那些试图毁坏、窃取甚至攻击高校档案信息的犯罪分子的约束力实在是杯水车薪，效果大打折扣。
（二）安全技术应用不够全面
一方面，在高校档案信息管理中，一些高校盲目购买国外或者是某一个厂家技术和产品，对引进设置和技术的强大依赖性造成很多的信息系统几乎处于不设防状态。另一方面，我国高校档案信息网络建设尚处于起步阶段，大多是内网、专网、外网同时使用，而在具体的运行过程中又缺乏必要的管理更新和技术改造。这样，高校档案信息网络在面临病毒攻击、黑客破坏、信息竞争时显得非常的脆弱，极易受到非法侵害，从而给高校带来难以预测的损失。
（三）安全管理体制存在缺失
根据笔者在一项课题中的小样本调研，大约有54%的高校档案室和信息机房管理不严，不按规章制度办事的情况时有发生，给破坏者带来不同程度的侵害机会；大约有40%以上的高校更是仅靠日常维护而缺乏完整的风险评估和应急反应机制，有些即使制定了相关的机制也疏于执行，这无疑给高校档案网络信息管理带来更大的隐患。
（四）管理人员保密意识淡薄
在高校档案信息化建设进程中，管理人员的保密意识和业务素质并没有及时匹配，个人有意识或无意识的信息泄密情况时有发生。根据一项统计资料表明：有很大一部分的信息安全保密问题出自于系统内部，世界上大约70%的计算机信息被盗和信息泄密来自于系统内部。而分析其问题产生的根源，这主要是由于管理人员的思想麻痹导致的。基于以上分析，笔者认为，网络化背景下，针对高校档案信息网络化可能面临的安全问题，要想实现高校档案数字化、信息化的成功实践，建立起适合高校特点的、切实可行的档案信息安全保障体系势在必行。
四面向网络化的高校档案信息安全保障体系的构建
网络化背景下高校档案信息安全管理的目的就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户使用的档案数据材料是真实可靠并且完整有效的，这需要对比以往更加有力的安全保障体系。在笔者看来，这一高校档案信息安全保障体系应以标准规范为基础、技术防范为重点、应急反应为支持、队伍建设为保障的管理和技术的有机结合，并最终形成满足高校档案信息安全需要的管理和能力。
（一）建立适合高校档案信息安全现状的技术标准和管理规范
科学的技术标准和管理规范是确保高校档案信息安全的基础。2002年，国家档案局曾在《全国档案信息化建设实施纲要》明确提出：“要组织建立档案信息安全标准体系框架，逐步完善档案信息安全管理体制”。建立档案信息安全标准体系，对加强档案信息安全标准化建设具有重要的指导意义。在档案信息网络化的进程中，高校要根据网络化发展的需要，以《全国档案信息化建设实施纲要》为指导，参考《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等相关法律法规，吸收和借鉴国外档案信息安全标准的成功经验，针对档案信息网络化过程中出现的新情况、新问题，制定出适应高校档案信息管理需要的技术标准和管理规范，以此来保障高校档案信息管理工作安全可靠的运行。值得注意的是，高校档案信息安全标准规范的制定应遵循科学性、全面性、指导性、动态性、前瞻性的国家档案管理原则，同时考虑到高校档案管理的现实条件和实际需要，力求做到体系明确、标准齐全、层次清晰、结构合理、操作简易。
（二）强化适合高校档案信息安全特点的硬件环境和技术防范
高质的硬件配备和技术防范是确保高校档案信息安全的重点。为确保高校档案信息的技术服务准确到位，笔者认为应做好三个方面的工作：一是在设备等硬件环境的购置方面应尽可能地选用不同厂家甚至不同型号的设备，避免孤状效应发生，最大限度地封堵网络漏洞，从而做到优势互补，增强信息系统的安全性能。二是在网络系统的建设方面应根据教育部及安全保密部门的相关安全规定，对档案部门的内部或专项网络，要严格地进行物理隔离（条件允许的高校也可以对子网实行分级分段物理隔离），切忌直接或间接地与其他公共网络相连接，从而防止高校涉密档案信息的外泄。三是在网络信息的维护方面应在为服务器和客户机配备漏洞较少、安全可靠的操作系统的同时，通过防火墙等技术保障网络安全，通过安全访问控制防止非法信息的介入，从而在档案信息应用的过程中最大限度地保护其不被不法分子拷贝、破坏甚至恶意攻击。
（三）健全适合高校档案信息安全需要的风险评估和应急响应
有效的风险评估和应急响应是确保高校档案信息安全的支持。在高校档案信息管理过程中，进行及时的档案信息安全风险评估是必要的。也就是说，风险评估必须贯穿档案信息安全管理的全过程。[3]具体来说，在高校档案信息网络建设初期，就要进行专业的安全风险评估；在具体运行的过程中，要经常性地进行风险评估，并根据评估情况采取有效措施控制已经发现或可能出现的风险。也只有这样，才能更好地提高高校档案信息安全管理的针对性和可控性。同时，在进行风险评估的过程中，还有必要对档案网络信息进行安全审计，并通过自动生成或管理人员形成的日志来记载档案信息的运行状况。此外，鉴于高校网络信息档案的特点，如果出现问题，很容易在短时间内造成信息的大量外泄或被恶意篡改。因此，为应对可能出现的意外情况，使档案信息系统在最短的时间内恢复正常，建立多层次、多维度的高校档案信息安全应急响应机制必不可少。反映在具体的管理工作中，主要表现为服务器安全故障应急响应、中心网络故障应急响应、档案数据库安全应急响应等。
（四）培育适合高校档案信息安全服务的工作意识和工作能力
职业的工作意识和工作能力是确保高校档案信息安全的保障。管理体系的有效运行关键在人，只有搞好人才队伍建设，高校档案信息安全才会有根本的保障。对高校档案信息管理人员来说，一是要具备高度的保密意识，做到无论处于何种场合都守口如瓶；二是要具备精深的专业素养，做到无论经手多么复杂的信息材料都有条不紊。这就要求高校要继续加强对档案信息管理人员的教育和管理，切实把档案信息管理人员纳入总体人才队伍建设规划。一是要强化思想教育。不断强化档案信息管理人员的安全意识，使他们从内心深处深刻认识到档案信息安全的重要性，筑牢高校档案信息管理的第一道安全防线。[4]二是要要强化责任意识。进一步明确档案信息管理人员的岗位职责，让其各负其责又不越权行事，避免因权利的交叉滥用而给档案信息带来的安全隐患。三是要强化人员培训。努力提高档案信息管理人员的业务能力和水平，全面了解档案信息安全的相关规章制度，掌握档案信息管理的具体操作方法，具备基本的档案信息危机应对能力等[5-9]。
五结论
网络化时代，由于计算机硬件和系统软件本身的缺陷，再加上病毒危害和黑客攻击等破坏力的不断升级，高校档案信息系统只有相对的安全。这也就决定了高校档案信息安全保障体系也是一个动态的概念，面对威胁档案信息安全的诸多问题，高校档案管理部门必须时刻保持警惕，只有从档案信息安全的方方面面出发，不断在制度上规范，在技术上更新，在管理上完善，在队伍上培塑，才能确保档案信息的数据安全，保证高校档案信息化建设的健康顺利进行。
作者：王凯 单位：江苏财经职业技术学院
参考文献
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