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【摘要】
会议电子阅文系统依托无线网络及移动通信等先进技术，实现电子化文件的分发、更新、浏览、批阅、审议等功能。本文从系统功能设计层面就会议电子阅文系统进行深入研究和阐述。
【关键词】
计算机；无线网络；会议；电子阅文
计算机技术飞速发展的今天，越来越多的传统生产生活方式被改变着，多年前被认为是“概念”的方式在信息化时代的大潮下逐步成为现实。会议电子阅文系统作为一种新型技术，依托无线网络及移动通信等先进技术，实现电子化文件的分发、更新、浏览、批阅、审议等功能，从而节约纸张资源开销以及相关联的印刷、装订、分发等环节的人力物力及时间开销，会议文件和参阅材料得到及时推送的同时，降低了工作人员的工作强度，提高了工作效率。本文从系统功能设计层面就会议电子阅文系统进行深入研究和阐述。
一、会议电子阅文系统的基本要求
会议之前，通过网络将电子版的会议文件材料推送给与会人员提前审阅，会议期间发送会议文件供与会人员浏览阅读、在线批注、意见建议在线提交。系统同时支持通信运营商4G网络和会议场所WLAN网络。当出现网络无法覆盖时，通过数据缓存和同步更新技术，暂时将信息储存于移动终端设备上，待重新连接上网络时，可自动或辅助手动完成数据同步及断点续传。无线网络中的数据传输要保证数据的完整性，文件操作的不可抵赖性，保障数据传输过程中的安全性，利用先进的加密技术、用户验证、存取控制等安全机制，使用户只能看到和自己有关的文件。若终端设备意外丢失，安装和保存在终端设备上的系统软件、相关文件等数据可接收远程控制进行彻底销毁。
二、会议电子阅文系统的功能设计
会议电子阅文系统从功能上应至少包括会议基础信息管理、与会人员管理、会议文件管理、终端软件管理、文档安全管理五大部分。下面就各模块功能进行详细设计和阐述。
2.1会议基础信息管理
会议基础信息管理为会议电子阅文系统的各项应用功能提供基础支撑，并对会议的基础信息进行结构化管理。
1）会议基本信息管理。对会议类型进行设置和管理，可以自定义会议类型。对不同会议类型下的具体会议信息进行管理，包括会议标题、时间、地点等，支持会议的树状层级结构管理。
2）会议分组信息管理。对会议的分组信息进行管理，分组信息包括所属会议、分组编号、分组名称、分组会议地点等。与会人员的分组信息在与会人员管理中设定。
3）会议日程与议程管理。各类会议日程议程安排，议程必须属于且唯一属于某一项日程，一项日程中可包含多项议程。
2.2与会人员管理
按与会人员的不同身份来定义不同角色，不同角色又对应不同的操作权限。例如，可将用户划分为参会人员、列席人员、会务服务人员等，根据不同的身份来定义用户角色及操作权限。系统可支持默认为上次会议与会人员，支持与会人员增减及微调。建立与会人员名单总表，增减与会人员时可从与会人员总表中挑选。支持人员复用功能，即对于同类会议，能直接复用上次会议的参会人员作为本次会议的参会人员。对于出席前后两次会议人员差异部分，支持通过手工增减微调。与会人员请假、临时变动等情况应反映到系统中。系统支持与会人员信息批量导入功能。数据覆盖前需提示。
2.3会议文件管理
会议文件必须与会议议程、会议日程、会议地点、与会人员等进行对应和关联。会议文件管理的核心是建立一套文件操作机制，包括文件的制作、分发、下载、阅读、批注、归档等；支持文件打包批量导入；支持文件批量删除；支持议题拖拽排序；支持根据议题进行文件关联。对不同时期形成的每一个会议文件都应以不同的版本进行归档，并详细记录版本号、归档时间、归档人等信息，系统管理者或其他用户可以随时调阅，方便进行文件历史的回溯。
2.4终端软件管理
为了方便会议与会人员使用电子阅文系统，需开发与本系统配套的终端软件，通过简洁的操作界面、良好的人机接口、方便的操作方式为与会人员审阅文件、提出审议意见提供便利，最大限度的发挥系统效益，提升会议质量和效率。会议终端软件主要功能如下：
1）会议文件展示
支持按照本次会议或历史会议等不同分类展示；支持类似文件夹式的展示方式；支持会议文件绑定会议议程和日程功能；支持参阅材料关联会议文件功能。
2）文件阅读和批注
文件阅读和批注是电子阅文系统的基本功能，也是与会人员使用频率最高的功能，直接关系到与会人员阅读文件的效率，需尽可能接近纸质文件的浏览方式供与会人员阅读和批注，基本功能如下：（1）支持翻页、页面定位、关键字查询、页面无级缩放、手写圈画、文字高亮显示、下划线、删除线等功能。显示的会议文件内容可以类似纸质的流畅翻页、拖拉、快速定位。（2）支持在文件上手写批注和文字批注功能，实时记录并保存批注内容（包括手写圈画、文字等）、批注人、批注时间、修改记录等一切操作信息。支持同一页文件中的不同批注可有选择性地去除，同时不影响本页文件中其他批注。可以控制显示或者隐藏批注。（3）支持书签添加和管理功能。用户可以对某页文件插入书签，并对书签进行管理，如在书签上手写输入文字。当文件以缩略图的形式展示时，需向用户显示哪些页面被插入了书签。点击被插入的书签图标时，可以显示书签上用户书写的文字。（4）支持全文缩略图显示。尽可能将全文展示于整个终端设备屏幕，并对缩略后的文件文字具备一定的辨识度，方便查找。（5）支持文字的选择、复制功能。被选择的文字经复制后可粘贴至备忘录或其他新建文件中，方便用户编辑。（6）与会人员能快捷地实现文件阅读和其他应用功能的切换。
3）会议文件同步浏览
实现所有与会人员和会议主讲人同步阅读会议文件的功能，如文件翻页、页面滚动等。此功能是非强制性的功能，用户可自由选择随时退出同步浏览并使用系统中的其他功能。允许为某一特定工作人员设定权限，授权其从另一台终端上实现主讲人的文件同步浏览功能。
4）会议文件自动更新
用户都可以通过WLAN或4G网络实现会议文件的自动更新，在客户端程序运行的情况下，系统就会识别并启动更新工作，将最新版本的会议文件自动下载存储到会议终端设备并提示用户。保证用户在不同网络环境下都能够快捷、安全、完整地获取会议文件。
5）会务信息推送及回执
可以定时或即时推送会务信息，终端设备可以接收推送的会务通知，通过会议终端处理参会信息，提交会议回执或执行相关回复操作。
6）全文检索
实现会议文件的全文检索功能。支持结构化和非结构化数据的混合检索，可以在每次检索前灵活定义检索的范围，支持中文的各种编码。支持按字索引、按词索引、按关键句索引。
2.5文档安全管理
由于会议文件必须在限定的时间内给限定的人群阅读，具有较高的敏感性和实效性，为防止会议文件被非法获取和篡改，必须应用专业的文档安全系统对会议文件加以管理。会议文件自进入会议电子阅文系统就受到电子文档安全管理系统的保护。系统提供保护的功能包括对会议文件进行加密保护，根据保护策略对特定用户群或用户赋予不同的访问权限，具有灵活可调的授权审批机制，可按部门、用户组、用户等有针对性地实现多种授权策略。系统对于文档的下载、阅读、修改、批注、删除、移动等各类操作都能进行详细的日志记录，并提供高效、灵活多样的查询功能。会议电子阅文系统具有资源节约性、浏览便捷性、查询快速性、安全可靠性等诸多特性，相信在不久的将来，会议电子阅文系统必将逐步取代传统的纸质文件阅览方式成为机关企事业单位会议的必备系统。
作者：高强 单位：山东省人大常委会办公厅信息中心
