数字化综合管理范例

摘要：文章结合郴州市第一人民医院实际，分析了其档案管理的现存问题，从4个方面详细阐述了实现综合档案管理的有效措施，为档案管理提供参考。

关键词：医院综合档案室；数字化档案管理；智慧医院

一、档案管理现状

郴州市第一人民医院创立于1907年，是一所具有100多年历史的集医疗急救、科研教学、康复保健为一体的三级甲等综合医院。2015年医院形成以中心医院为主体，东、西、南、北院为“四轮”的“一体四轮”发展格局。目前我院综合档案室建筑面积为300多平方米，分设有文书档案室、基建档案室、设备档案室、实物档案室、荣誉室等。

二、档案管理存在的问题及分析

现阶段医院档案管理工作重点主要放在临床病例档案管理上，在很大程度上忽视了对综合档案的管理。加之医院的档案管理制度还不健全，投入到综合档案管理的资源不足，档案室信息化设备不完善，医院各信息系统还未形成对接，因此各部门信息系统生成的数据无法直接有效地归入到综合档案系统中使用，且档案资料归档后的再次扫描、上传、著录，浪费了更多财力、人力等资源，导致各院区档案分散，未及时统一收入医院综合档案室，档案生成、保存、利用手段落后，数据无法共享，档案利用率低，严重影响了五个院区信息资源的远程共享，阻碍了医院数字化建设的进程。

三、全面实现医院综合档案数字化管理的有效措施

【摘要】随着科技的不断进步，人们大规模使用计算机、网络，促使档案管理方式从原始纸张快速朝着网络化、数字化的方向发展，医院综合档案管理也不例外。本文就立足医院综合档案数字化管理特点，探讨若干管理措施，以促进医院综合档案管理水平的提升。

【关键词】医院；综合档案；数字化；管理措施

医疗体制改革正在持续深入，医学事业也在不断发展，医院档案的应用价值以及信息利用率则越来越高，但在特殊的医院工作的影响下，各部门、各科室散落着很多重要文件资料，不利于医院正常开展工作，这就需要医院以数字化管理实现对综合档案信息的利用，以便适应网络信息时代的发展。

一、医院综合档案数字化管理特点

医院综合档案涵盖医院管理的方方面面，广泛涉及党建、行政、基建、医疗、人事、财务以及科教等，这使得其数字化管理呈现出一些特点，具体体现在三个方面：一是载体特点。传统的综合档案管理载体以纸张为主，能直接被阅读，但在数字化环境里，综合档案信息就是格式多样的数字化文档，其载体以光盘、磁盘等为主，只有经过解码才能阅读信息。对于数字化管理，医院综合档案信息可随时随地被分离，要通过持续更新计算机、信息技术提供保障。二是时效特点。综合档案数字化管理要大量使用网络、计算机、数据库查询、通信等技术，促使档案信息能被快速、全文、远程检索，使用者只需依托计算机终端就能快速检索、查阅电子文档，并快速完成综合档案电子文档的形成、归档等过程，增强信息时效，提高医院综合档案开发利用效率。三是共享特点。医院综合档案数字化信息是在计算机与网络环境里形成并接受管理的，所以可高度共享信息。综合档案是一种信息，具有共享条件，只是传统档案信息共享会受到时空的局限。而数字化管理就完全不同，能依托计算机网络组建综合档案数字化管理系统，在打破时空局限共享综合档案信息的同时更好地保护纸质原件，延长综合档案寿命。

二、医院综合档案数字化管理措施

（一）完善设施标准，发挥平台优势。网络信息时代的到来使医院综合档案管理面临新的要求和挑战，从形成文件到管理档案的全过程均由计算机软硬件和一些设备完成，综合档案数字化管理依托信息系统覆盖到医院的各个部门、科室，对此，档案室应按照相关标准对文档管理的设施标准进行修订、完善。但医院各个部门的职能存在差异，这决定着各自形成的档案、文件的类别也存在差异，所以在利用计算机对综合档案实施数字化管理时务必要求各个部门统一管理文件档案的类别、格式，保证信息系统有更强的可操作性。当然，医院主要通过计算机硬件、软件对综合档案实施数字化管理，只是人们不断对档案信息提出新的需求，且计算机技术的发展日新月异，构成信息系统的各种软硬件、设备等也需要持续改进、完善，如此才能发挥出平台的优势，推动综合档案数字化管理进程。这是循序渐进的过程，不得寄希望于改进一次就受益终身。（二）严格把关质量，加强安全防护。对于医院综合档案进行分类、归档，这是庞大而复杂的工作，且大多数内容都要依赖人工完成，难免发生差错。所以在具体的综合档案数字化管理流程中必须严格控制相关工作的质量，确保医院有序开展综合档案数字化管理。针对纸质档案文件，档案人员在扫描时要严格依据综合档案文件的顺序逐页扫描，预防出现漏扫、错扫等问题。同时，加大对综合档案管理的安全防护力度，因为对医院而言，综合档案是机要文件，管理综合档案面临着严格的安全要求、保密要求。数字化管理是依托网络信息技术开展的档案管理，势必会涉及网络安全问题，且综合档案数字化管理本身就不会被时空条件所限制，因而极易丢失信息资源，导致档案管理质量较低。所以在医院综合档案数字化管理中必须强化网络安全防护，依托信息技术完善防盗措施，并备份所有的综合档案文件，提高综合档案信息的安全性、可控性。（三）建设数字资源，加强资源利用。医院档案室应基于对现有数字综合档案资源以及馆藏档案数字化的优化，将归档并管理电子文件作为重点，形成四级综合档案检索体系，具体包括院级、全宗级、案卷级、文件级，以便提高检索综合档案数字资源的查全率、查准率；提供利用电子档案的拷贝、计算机利用、通信传输等途径，提供利用电子档案的计算机编目及方法；关注并主动开展对电子文档的归档、接收、管理；结合医院实际，按照利用者的需求，分清楚轻重缓急，分批、分步骤选择利用价值、保存价值、使用频率都较高的综合档案，优先使其数字化、数据化；优化馆藏，充实并完善现有综合档案数据库，提高利用综合档案资源的效率；拓展对综合档案的深层次加工，落实档案信息的检索、汇总、分析以及跟踪等工作，按照类别或专题对综合档案信息资源进行二次、三次加工，拓宽服务渠道，通过上网新信息、发送电子邮件、远程检索光盘、举办在线展览等途径加强对综合档案资源的利用。

摘要：

现今，伴随计算机与网络的迅猛发展，现代化信息技术已经被广泛应用于各行各业，并成为推动社会发展的一个重要推力。而社会信息化发展进程的逐步加快，也为档案数字化管理提供了平台与空间。以医院综合档案管理为例，数字化管理的实现，就对有效保存档案资源、简化档案调阅程度、提高档案利用共享率等发挥着不可忽视的作用。故在医院综合档案管理中，全面展开数字化管理，很有必要。对此，文章就医院档案数字化管理的实现提出几点建议。

关键词：

医院；综合档案；数字化管理

对于任何一家医院，其档案均是由医院内部各部门、各组织与个人自医院成立到现在的各项活动中，对那些有较大保存价值的资料借助文字、图表等载体加以保存的一种记录。它不仅可为医院日常各项管理工作的展开提供一定参考，而且也是医院制定发展战略、展开各类诊疗活动的一个重要凭证，是领导制定决策，并对医务人员行为加以规范的一个重要依据[1]。而伴随现代信息技术的发展，各种现代化信息技术被广泛应用于档案管理中，并发挥着重要的作用。由此，数字化档案管理日渐成为档案管理今后发展的一个重要发展。当然医院综合档案管理也不例外，必然也需逐步展开档案的数字化管理，以此来更好地顺应今后医疗事业发展的方向，从整体上提升档案管理水平与档案服务利用效益。下文，笔者就医院综合档案数字化管理的实现作一简要分析。

一、强化网络环境建设，构建专门数据库

在医院综合档案数字化管理过程中，各种档案数据库的建设是实现档案数字化管理的前提所在。为此，管理人员必须做好医院档案管理的网络环境建设，积极构建各类专门档案数据库，用以实现对档案信息的数字化管理。第一，结合医院综合档案实际情况，利用著录标引，将医院各类文书方案的档号、分类号与题名、形成时间以及主题词等信息及时录入到计算机中，构建医院“综合档案基本目录数据库”，便于档案利用者借助计算机快速检索档案信息，提高档案信息利用率[2]。第二，建立“科技档案数据库”。在档案数字化管理中，科技档案数据库，必须能够真实、完整地录入医院日常各项科研课题的申报、签订与技术总结、评审报告等活动全过程，并具体根据科技档案情况，设置不同专题，进而为医务人员科研活动提供指导服务。第三，构建人力资源数据库。档案管理员需及时把医院干部与职工的基本信息录入到“人力资源数据库”中，以真实反映医院人力资源状况，并编辑好科研、学历等子集，以真实反映不同人员不同时期的成长情况，为医院干部提拔提供有利依据。第四，构建医疗设备档案数据库。档案管理员需及时将医院各类设备型号、随机材料与设备维修、报废等信息录入到数据库中，便于决策者优化配置医疗资源，保证医院各类医疗设备的有序运行。第五，构建会计电子档案数据库。通过对医院历年会计初始化工作与日常会计核算业务的整理，形成医院“会计电子档案数据库”，并对这些电子档案进行分类处理，从而为医院决策者制定各项财务计划与财务预测提供真实的数据，以此来保证计划的可行性与有效性[3]。

一、综合档案室数字化管理的意义档案管理

的数字化提高了档案管理和利用的效率，可以促使档案资源由封闭走向开放，从而实现科学管理、开发与应用。传统的档案管理以纸质媒介为主，保存在专门的档案室里，导致查找和搜索不便，影响了档案资源的开发和利用。基于计算机网络的数字化档案管理便于档案的查找利用，用户可以在任何时间和地点检索查看，极大地提高了档案信息的利用效率。数字化的档案管理将过去实体形式的档案室变成了现在的信息资源中心。

二、档案管理数字化面临的困难

（一）电子信息归档困难。

现在很多单位中，办公系统和档案管理系统无法兼容，处于各自为政的状态，这给电子信息的归档造成了困难。不少单位利用的信息化办公系统，是由单位自主开发或委托第三方研发的，而单位使用的档案管理系统则大多是国家档案部门为了实现档案管理的规范化和资源全面共享设计的专门档案管理软件。由于软件开发单位不同、工具不同、系统不同、架构不同、格式不同等原因，在办公软件和档案管理软件之间常常无法实现数据转换和信息共享，造成电子文件归档比较困难，需要重新对存档的内容进行收集和录入，造成人力资源的浪费。

（二）“无差别”双套保存造成浪费。

在很多单位中，档案管理没有进行有效地分类和鉴别，全部实行电子档案和纸质档案同时保存，这种“无差别”的电子文档和纸质文档双套保存通常造成了较大的资源浪费。在一些单位的办公系统中，各部门人员通过网络上传生成办公文件，其中很多日常文件只需电子存档就够了，仅有少部分重要文档才需纸质留存。但常常在电子文件上传后，档案部门又“不分青红皂白”将其逐一打印做成纸质文件进行保存。这样，很多内容相同的文件重复保存两次，浪费了不少人力物力。

摘要：在互联网、大数据、云计算等各种高新技术不断发展的环境下，社会各个领域也开始步入到一个全新的发展阶段，在大数据背景之下一系列智慧项目的提出与实施，也促使全面实现综合档案数字化管理进入到了一个全新的层面，而为了能够更好地提升高校档案管理质量，本文也就大数据下高校综合档案数字化管理进行了分析。

关键词：大数据；高校；综合档案；数字化管理

引言

在办公自动化系统、财务系统软件不断普及的环境之下，基于互联网、大数据能够有效整合各种信息系统，实现业务流程数字化管理的协同平台开始逐渐进入到人们视野之中，同时也成为各单位与企业信息化建设主流，这也为高校综合档案数字化管理工作带来了全新机遇。大数据背景之下，高校综合档案数字化管理不仅是时展必然趋势，也是有效提升高校综合档案管理效率和质量的重要方法，而为了能够更好地做好这一项工作，笔者也对其进行了如下分析。

一、大数据下高校综合档案管理现状

1.档案数据信息量大，查找利用较为困难。大数据时代背景之下，高等院校在各项工作之中产生了各式各样的数据信息，如网页数据、图片数据、视频数据、音频数据以及文本文件等等，而这些均属于高校综合档案数字化管理过程中需要收集的信息内容，整个信息量可谓是十分巨大。可是，就目前各个高校档案管理系统使用情况来分析看，其大多是C/S或B/S的单一服务器系统架构，这些系统在应用过程中最多只能做磁带或者是光盘备份。在档案信息资源数据存储量不断增加的环境下，若不能引进云存储技术或服务器集群，就很有可能会引发磁盘物理存储容量不足，从而促使档案信息数据库出现崩溃等情况。高校在面对这些越来越复杂且大量的数据信息的时候，如何对其进行高效管理是需要着重思考的一个问题，所以说，高校综合档案管理存在的问题之一就是档案数据信息量大、查找利用十分困难。

2.档案数据多源异构，系统处理较为困难。高校档案数据信息来源十分广泛，而且种类也十分复杂，具体包含了高校内部教研、教学、后勤等多种数据信息，而且不同部门业务工作存在差异，这个时候其产生的档案数据信息自然也会存在差异。相关研究调查显示，在高校数据信息之中，表格、音频、文档、网页以及视频等非机构化电子文件所产生的数据信息，在整个校园网数据信息之中就能够达到85%。在纸质档案管理过程中，管理人员通常是以“份”“卷”等形式展开管理工作，对于存储空间、地点以及环境都具有一定要求，查询材料也具有较强的局限性，有时候还会因为各方面因素所影响而出现部分资料无法有效存储，最终查档困难。可是，在大数据时代背景之下，综合档案数字管理工作也开始进入数字化管理，所有纸质信息都能够转化成为数据信息，而这些数据信息均是十分重要的数据源，并且各个数据源结构差异也十分显著，这也就促使高校综合档案数字化管理数据呈现出了多源异构这一现象，而现如今，高校档案数字化管理工作还是有待完善，所以，在对这些数据信息进行处理的时候也存在着一些问题。

第一篇

一、医院综合档案数字化管理的应用

1.1特种载体档案数字化管理

特种载体档案的数字化管理内容主要有照片及声像档案。对照片档案所采取的管理方式分为两种，即纸质及数码照片。纸质照片管理主要是指运用扫描仪器对照片档案进行扫描，之后再完成对其的存储。数码照片管理则是运用数码相机对档案进行翻拍，完成对档案图像的完全获取。另外，在对特种载体档案进行数字化管理时，一些实物档案照片的管理极为重要，如对奖牌、证书等物进行数码保存，为其今后的管理提供帮助。医院声像档案主要是指一些所采取的数字化管理方式为录音、录像材料，如医院宣传资料录像、职工欢庆视频等。声像档案自身所具有的容量极大，因此在对其实行数字化管理时，需首先对其进行缩小处理，之后再完成档案系统的挂接工作。在完成挂接工作后，档案管理人员便可轻易对数字文件进行调用，对视频图像进行点播操作。

1.2电子病历在线备份

在医院综合档案文件中，数量最多的应该就是患者病例了。在对病历档案进行数字化管理时，可以进行电子病历及数字档案的实时传输，将医院档案在市档案局中进行备份，为电子病历及档案的安全性提供保障。档案登记备份主要包括:医院电子病历、医院信息、影像视频等，其容量为档案的数字化成果数据及服务器数据，应对其实行备份载体包的分开创建。

二、医院综合档案数字化管理的科学对策

摘要：随着互联网、云计算、大数据等高新技术的发展，社会各领域进入崭新的发展阶段，打造智慧城市、智慧政府、智慧工地等一系列智慧项目的提出和实施，全面实现综合档案数字化管理已提升到一个新的层面。本文针对目前综合档案数字化管理中存在不适应时展需求的问题进行了分析，并提出了全面实现综合档案数字化管理的有效措施。

关键词：综合档案；数字化管理；可行性

随着办公自动化系统（下文简称OA系统）、财务系统软件的普及，基于互联网和大数据能够整合各种信息系统实现业务流程数字化管理的协同工作平台逐渐走入人们的视野，并成为企事业单位信息化建设的主流，也给综合档案数字化管理带来了新的机遇和挑战。笔者认为档案数字化管理有三层含义：一是文件级目录数字化管理；二是全文数字化管理；三是档案业务管理流程数字化管理。随着云计算、大数据等高新技术的应用和普及，综合档案数字化管理不能适应时展需求的问题日渐突显。

一、综合档案数字化管理存在的问题

综合档案数字化管理状况受经济实力、人的意识、时展等各种因素影响，概括起来目前有以下几种情况：一是利用excel表建立文件目录体系。使用单位为中小公司、经济不发达地区的机关单位。二是单机版综合档案管理系统，多数用户只是实现文件级目录数字化管理，仅利用系统进行文件检索。使用单位为档案管理意识不是很强的机关单位。三是网络版综合档案管理系统，实现文件级目录数字化管理；重点文件（重要、利用率高、保管期限长）全文数字化管理；部分档案业务流程实现数字化管理，主要是利用审批和利用统计。使用单位为发达地区机关单位、大型公司。这种现状的弊端有以下两点：一是档案生成、保存、利用手段落后，数据无法共享，档案利用率低。归档后扫描、著录、上传的传统档案数字化手段需要大量人力、财力的支撑，在某种程度上制约综合档案数字化深度、广度、速度，使档案数据难以远程共享。二是单位各信息系统间没有对接，信息无法共享。因为单位各信息系统间没有对接，各信息系统生成的数据不能直接归入档案系统使用，归档后的扫描、著录、上传，造成信息、人力、财力资源的浪费。

二、全面实现综合档案数字化管理的有效措施

（一）综合档案管理系统与本单位各系统对接，实现数据共享

摘要：本文围绕建设数字化企业探讨了以下内容：实现设备管理数字化是建设数字化企业的重要工作；设备管理数字化应遵循设备综合管理的理念；建成设备数字化管理系统的方式；设备部门应尽早参与涉及设备的数字化管理系统调研选型阶段的工作；通过数字化建设实现设备管理工作精益化等。

关键词：设备综合管理；全员参与；设备综合效率 OEE

我国在“十三五”发展规划纲要中，推出了“中国制造2025”、“互联网 +”和实现工业化和信息化的深度融合等一系列国家战略举措，并配套制订了《国家智能制造标准体系建设指南》等指导性文件。同时，多个世界发达国家也从国家方面提出了类似的战略规划。在这种大环境下，建成数字化企业已经成为企业的战略目标。

1  设备管理的数字化是建成数字化企业的重要工作

产品是通过设备加工出来的。从整个生产过程看，给设备输入材料、能源和人员，就会输出产量、质量、交货期、成本、安全、环保、工作情绪等。设备凝聚着人类社会最高的科学技术，具有自动化、集成化、精密化、高速化、智能化、柔性化等特点，企业科研生产的顺利进行，越来越依赖设备能否正常运行。在 GB/T37393《数字化车间 通用技术要求》就有设备管理的专门规定。所以，实现设备管理数字化是建成数字化企业的重要工作。

2  遵循设备综合管理的理念，因地制宜地开展设备管理数字化建设

企业花费巨资开展数字化建设是为了获得更好的经营效益。按照设备综合管理的理念开展设备管理数字化建设，有利于实现设备寿命周期费用 LCC 最佳，符合企业的初衷。注：设备综合管理，即根据企事业的生产目标，通过采取技术、经济、组织措施，从设备规划选型、购置、安装验收、使用、维护、修理改造、更新、报废的全过程进行综合管理，追求设备寿命周期费用最佳。它是我国在 80 年代，在前苏联的计划预修体制基础上，吸收生产维修工程（Maintenance Engineering）、 设 备 综 合 工 程 学（Terotechnology）、后勤工程（Logistics  Engineering）和日本全员生产维修TPM 等内容，提出的一种设备管理理念。建设数字化企业不能一蹴而就，开展设备管理数字化建设应因地制宜。因为企业数字化建设不是在“一张白纸”上实施，需避免对现有生产的影响，多采取  “全员参与、小步快跑、先局部再全面”的策略。多从生产计划、工艺、财务、物资等领域先开展数字化建设，但这样也造成了企业内多个数字管理系统共存的情况，例如，在生产计划领域就有 MES制造执行系统、DCS 分布式控制系统和 MDC 数据管理系统等。在这些不同的管理系统中散布着各种设备的信息，如设备的状态（工作、空闲、故障维修）、实时技术参数和累计远转台时等。