数字档案管理范例

随着国家经济与社会不断的进步与发展，也随着网络技术的崛起，高等教育事业也在不断的努力发展中，然而，高校档案的数字化管理也遇到了瓶颈期，我们需要在大数据环境下，做好企业与高校档案管理的工作，通过大数据管理模式的优势，不仅提高了档案管理人员的主动与积极性，还提升了档案管理工作的效率，使档案管理工作也上了一个新的台阶。

1什么是数字化档案管理

数字档案室的含义是指把电子档案作为一个对象，使用电子信息化技术设备方法，基于网络化来满足档案信息的收集与整理、管理、保存、信息资源共享利用的档案管理方法。

2高校建设数字档案的意义与好处

（1）如今是电子信息化时代，数字档案信息的建立的作用让学校内档案信息资源实现共享，提高了各部门管理的规范和流程化，数字化档案的管理，有效的利用了信息化技术管理，丢掉了传统数字化档案管理模式，计算机信息化档案信息管理，给学校带提供了很多的方便，先进的科技化网络技术以及科技信息资源的共享，给用户提供了优质的服务质量，实现有效资源信息之间的共同分享。（2）首先，数字化管理档案，不仅提高了高校档案的管理效率和利用率，还进一步节省了档案的储存时间和空间，并且使档案资料的保存时间更长，保证了档案资料的丢失和破坏。数字化档案管理最大的作用就是节省了工作精力和工作时间，电子档案数字化管理，可以将文字、声音、图片的内容一起保存下来，多种信息媒体的传输与保存，提高了档案的阅读、观看效率、还让档案内容变得更加的丰富了。

3民办高校数字化档案管理存在的问题

（1）随着办公自动化的不断发展，很多高校和企业已经实现了计算机自动化工作，所有的资源与信息都在网络中进行沟通与交流，只要简单使用一下鼠标和键盘就能获取到自己需要的信息，把自己获取的信息进行电子存档，这样的存档方式提高了工作效率，简化了很多工作程序，但是，一旦电脑出现硬件和软件问题，存入电脑中的档案信息很有可能会永远的丢失，因此，电脑的故障，会导致电子档案的破坏与丢失。其次，重复保存信息资源，这样不利于节约成本问题。严重浪费了人员劳动力、资金财产。数字化档案管理没有意识到它的重要性，并且还停留在传统的数字化档案管理模式当中，数字化档案建设太注重于形式化，而且没有规范数字化档案流程，由于民办高校缺乏资源、资金、设施设备、人员技术等问题，阻碍了建设数字化档案管理工作的进步与发展工作。（2）电子档案原文件的真实性与保密问题。电子计算机技术在信息管理保存的时候，很容易丢失与删减，而且删减后不会留下一丁点痕迹，并且就算有人删减并修改了自己的电子存档，自己也不知道和确定是否丢失了原文件。其次，计算机保存的电子档案文档，原文件作者无法签名，看不到自己的字迹，由此，很难判定电子档案原文件的真实情况，现在电子文件传输都是通过电子计算机直接进行传输，一个电子文件可以传送到多个电脑上，这对于电子文件的保密性与安全性，带来了很大的风险问题。

摘要：随着现代科技信息技术的不断快速发展，供电企业在档案管理工作上逐步实现了数字化，落实好供电企业数字档案管理有利于提高企业竞争力，对企业的综合建设起到良好的推动作用。本文简单阐述了当前供电企业在数字档案管理工作中存在的问题，并提出了加强和改进供电企业数字档案管理的具体策略。

关键词：供电企业；数字档案；档案管理

供电企业日常的生产决策与运行管理都离不开档案管理工作，为了更好地适应企业自动化与智能化的生产管理模式，就需要档案管理工作朝着数字信息化的方向发展，做好供电企业的数字档案管理工作是企业实现社会效益与经济效益相统一的重要途径，因此要认清当前数字档案管理中存在的问题并采取相应措施加以改善。

一、供电企业数字档案管理中存在的问题

（一）供电企业对数字档案管理的重视程度不高

在供电企业实施数字档案管理的实际工作中，仍然存在一些问题阻碍着数字档案管理的有效落实，其中供电企业对数字档案管理工作的重视程度不高是最重要的一项问题。在日常的管理工作中一些管理人员对数字档案管理的相关知识和操作技能掌握的并不熟练，无法良好的执行电子档案管理的相关工作。此外供电企业没有对数字档案管理的工作进行一个良好的规划和部署，由于数字技术的类型较多，如果没有对档案管理做出一个合理的规划，那么在技术的实施过程中就会造成阻碍。

（二）供电企业数字档案管理制度不健全

1关于数字档案馆的前世今生

档案馆原本的储存方式是用利用纸质文件进行资料档案的储存和管理，但是在数字化发展极为迅猛的今天数字档案馆已成了社会发展的要求，同时也是档案馆发展的新方向。所谓数字档案馆简单来说就是将信息的储存还有查询等用数字化的方式实现，同时和纸质档案一样，数字档案馆也一样具备有查询和检索等功能，并且相比较于传统的档案馆这些功能显得更加的方便和快捷。此外，数字档案馆的主要依托是计算机技术还有多媒体技术的不断发展进步。计算机技术的不断发展使得超大型档案存储成为可能，此外在网络技术的帮助之下档案馆的数据资料的支持可以跨越距离的限制和时间的约束。在需要的时候人们甚至可以实现随时随地的资料查询和数据整理。所以说总体来说数字档案馆就是一个网络化、虚拟化的档案馆，但是相比较传统的档案馆来说，数字档案馆的存储量更大、查询起来更加方便还有管理起来也更加的安全。虽然数字档案馆的建设以及后期成果比较理想，但是在现阶段数字档案馆的建设仍然还存在有一些问题。第一就是数字档案馆的建设需要相应的软件设置和硬件设置的到位。数字档案馆和传统档案馆的建设的一个很大的不同就是数字档案馆的建设工作需要高素质的技术人才作为建设基础，数字档案馆的数据库建设和后期维护管理都需要专业的高素质人才。第二，数字档案馆的数字系统需要具备有信息处理、储存还有管理等一系列功能，这需要相应的网络建设和系统建设，同时对于资源的整合利用还有目录数据收集处理都有比较高的要求。第三就是数字档案馆的建设需要不断的引进最新的技术，数字档案馆需要保证档案数据的安全性，因此对于其保护系统需要定期升级维护。而且数字档案馆的管理手段也需要紧跟时代进步进行不断的进步与改革。要不断提高其自主独立性。此外不仅仅是这些当面的建设，数字档案馆建设的相对应的保障措施也需要及时、准确的对档案馆建设提供帮助，确保档案馆的安全与正常运转。

2数字档案馆的建设会产生的影响

2.1促进现行档案管理体质重点的改变

传统的档案管理制度的重点放在保护档案的安全不受损害，档案的安全性处于标准要求之中。并且传统档案馆在对于档案整体的保护工作上还是比较有优势的。但是这样的档案管理方式对于档案本身的价值是一种削减。在这样的档案管理方式之中虽然其安全性可以得到有效的保证但是其利用价值却没有得到体现。而在数字档案馆的帮助之下档案数据的安全性不仅能够得到保证而且档案的价值会得到更好的体现。而且数字档案馆本身的技术先进性对于档案的使用方式也可以产生积极的效果，使得档案的使用更加的凸显灵活性和多样性。

2.2冲击现有的管理体系

数字档案馆的建设对于现行的管理体系会产生比较大的冲击。传统的管理体系对于档案管理工作的进步会产生消极的作用。数字档案馆的建设冲击的原有的管理体系，让档案馆真正变成为人民服务的存在。此外数字档案馆中各部门之间的交流以及和外部部门之间的交流会变得更加的方便。

摘要：推进数字档案建设是网络环境下机关档案管理的必然要求，但同时也面临着新的安全风险。文章分析了网络环境下机关数字档案安全管理的重要性，阐述了机关数字档案安全管理内容，并提出了机关数字档案安全管理具体策略与路径。

关键词：网络环境;机关档案管理;数字档案;安全管理;大数据技术

在网络环境下，现代信息技术的快速发展和广泛应用对机关档案管理产生重要影响，特别是机关数字档案安全管理，更是面临着巨大挑战[1]。因此，要对网络环境下的机关数字档案安全风险进行系统研究，根据机关数字档案安全风险特点与问题，制定和实施有针对性的解决措施。机关档案数字化带来新的问题，涉及新的载体安全、内容安全、过程安全等诸多问题，是机关档案管理传统模式所不曾遇到的，必须以新的思想、技术、方法与路径，对机关数字档案管理系统开展安全管理[2]。特别是在网络环境下，数字档案存储和查询利用时空分离，更要对机关数字档案的安全性进行实时动态管理，避免机关数字档案在查询利用各个环节中受到外在侵害。加强机关数字档案安全管理，可以有效保障机关档案信息的安全。

一、网络环境下的机关数字档案安全管理内容

网络环境下的机关数字档案安全管理，内容涵盖了数字档案管理各个环节，主要包含了机关数字档案基础设施和运行环境安全管理、机关数字档案数据安全管理、机关数字档案的网络安全管理、机关数字档案应用安全管理、机关数字档案系统安全管理、机关数字档案的人员安全管理、机关数字档案的授权和审计安全管理等方面内容[3]。

1.机关数字档案的基础设施和运行环境安全管理。机关档案数字化建设，需要投入大量资金，购置专门档案管理设备和专业档案管理系统。由于资金投入的限制，一定程度上导致机关数字档案主机系统安全等级较低问题，供电条件、防火防盗、温度和湿度等必备条件难以保障，甚至把机关数字档案简单地存储在一台未加密、未备份的普通电脑中，给机关数字档案带来很大的安全隐患。

2. 机关数字档案的数据安全管理。载体与介质安全、档案数据访问安全、档案数据完整性和可用性、档案数据存储备份等，都是机关数字档案的数据安全管理主要内容[4]。在机关数字档案的数据安全管理中，介质损坏、电脑病毒、硬盘损坏等，都可能导致机关数字档案资源被破坏或者被非法使用、被恶意篡改等。数据是机关数字档案的核心，机关档案数据一旦发生上述问题，将给机关数字档案带来无法估量的损失。

摘要：在“互联网+”背景下，新型信息技术的涌现为区域档案管理带来了新的机遇。本文以区域数字档案信息资源管理基本方式为切入点，介绍了“互联网+”背景下数字档案信息资源的运行风险，阐述了“互联网+”背景下数字档案信息资源安全保障体系的运行意义，并对“互联网+”背景下数字档案信息安全保障体系的构建进行了分析。

关键词：“互联网+”；数字档案信息资源安全保障体系

数字档案信息安全是数字档案管理工作的基本要求，其直接影响了数字档案信息资源的储存利用及档案事业的进展。但是，在自由开放的互联网背景下，数字档案信息面临着极大的威胁，一旦数字档案保存不当，则会导致整体数字档案消失殆尽。因此，数字档案信息安全保障体系的建立就成为现阶段档案管理工作者面临的重要课题。

一、“互联网+”背景下数字档案信息管理的基本方式

“互联网+”背景下数字档案信息管理基本方式主要有实体档案与电子档案有机整合、文字处理与档案管理一体化建设两种方式。其中实体档案与电子档案有机整合，需要在档案信息原生态完整的基础上，从档案内容、档案管理标准、档案管理机制等方面进行局域加工，并分类储存；而文字处理与档案管理一体化建设则需要从文档前端控制入手，进行各种文档信息的收集，以便保证电子档案的完整性。

二、“互联网+”背景下数字档案的信息风险

（一）数字档案法律维护机制缺失

摘要：为确保档案管理工作能够完美服务于企业的发展，本文在分析当前档案管理模式及形式的基础上，提出了将知识管理与数字档案馆相结合的管理方式，为实现企业档案管理的数字化、网络化企业的高速发展提供动力。

关键词：知识管理；档案管理；知识经济；核心竞争力

当前，全球经济正处于高速发展的年代，且21世纪已经进入了知识经济时代。在新形势下，企业的发展面临由经济环境和组织所带来全新的挑战。一个企业能够稳定、高速的发展在一定程度上取决于该企业的知识储备量及质量，高质量的知识是为企业提高竞争力的主要手段。故，加强对企业的知识管理，包括对企业内部知识的获取、存储、学习、共享及创新，提高企业内部员工的生产能力，提升企业整体的竞争能力。此外，企业的发展除了自身知识的储备外，还与其所掌握的信息息息相关。在市场竞争中，企业可以根据其所掌握的信息资源对市场进行预测，并根据自身发展现状及规划做出相应的决定，使其符合企业的发展要求，最终达到提升其竞争力的目的。

一、加强知识理念，创建知识共享的企业文化，提倡组织学习

1.全面收集知识

所谓收集知识指的是知识获取的途径。当前获取知识的途径包括有从企业内部和企业外部获取。从企业内部获取的知识包括有：与本企业相关的技术、制度等生产知识；从企业外部获取的知识包括：相关行业的市场信息及相关行业的企业动态。因此，获取知识的途径除了企业内部自身研发外，还可以采用联盟、并购等手段从企业外部获取知识。一般的，从企业内部所获取的知识属于非显性知识，该类知识的特点为不宜被人分享与交流。企业内部知识的高度个人化使得其转移困难，高度个性化使得不易被掌握等特点。因此，企业内部为加强隐性知识的交流与分享，应通过技术、经验交流以及人际交往等形式交流学习。

2.构建创新型企业文化

摘要：

随着科学技术的发展，现代信息技术也在不断进步，现如今对信息的管理方式已经不同于传统的方式方法。传统的信息管理方案耗费时间较长，整理工序复杂，对后期的查阅也带来不便。数字档案信息管理模式的引入，是信息的管理高效化、科技化、网络化，已经被广泛应用，成为信息资源管理的重要手段。数字档案信息的安全性对保护信息的有效性有着极其重要的作用，是推广数字档案技术过程中应该重视且想办法解决的问题。本研究分析了影响数字档案管理安全性的因素，并提出有效的方案改进解决安全性问题，保证信息不丢失，是数字档案管理能够安全的投入使用。

关键词：

数字档案管理；信息安全；防护与对策

数字档案对国家信息资源意义重大，在整个数据信息工作中占据核心地位，其信息能否得到有效的储存和良好的保护，对档案事业能否长远发展有着重要的影响。数字档案管理从根本上改变了传统的管理方式，是信息的管理变得自动化、网络化、科技化，然而信息管理的及时性和共享性为档案馆的管理服务带来极大便利的同时，也带来了信息方面的安全隐患，这为档案信息的管理带来了威胁。因此，采用有效的措施保护数字档案的安全性和有效性，充分发挥数字档案为信息管理带来的便利，提高信息管理的价值，更好的为社会各项事业提供服务。

1对数字档案管理的概述及影响安全性的主要因素

1.1数字档案管理的内涵及特点。

第一篇：数字档案信息安全防护对策分析

摘要：

随着网络技术水平的不断提高，信息网络结构的开发性以及共享性的特点也更加明显，当然，信息网络为数字化档案管理和服务带来便利条件的同时也不可避免地给档案信息安全带来了极大的隐患，这也是目前档案馆急需解决的问题。从当前档案馆信息处理方式来看，现代档案馆早已经从原有的纸质档案和人工检索升级为数字档案和计算机检索，在档案管理，信息检索等方面都发生了根本性的改变。信息技术为数字档案信息管理带来方便的同时也带来了安全隐患。主要分析了数字档案信息安全的影响因素，结合数字档案信息安全的特点提出解决问题的方案和措施。

关键词：

数字档案；信息安全；防护对策

1维护数字档案信息安全过程中存在的问题

1.1档案信息管理人员安全意识淡薄