施工档案管理范例

【摘要】当前，许多施工企业对境外档案的管理处于无序状态，缺乏成熟的管理模式和经验，信息安全受到挑战。新冠疫情致使境外档案管理工作更加被动，收集难、归档难问题日益凸显，如何加强境外档案管理工作成为施工企业需要解决的难题。本文就施工企业境外档案管理现状及解决措施进行探析。

【关键词】施工企业；境外档案；探析

一、境外档案管理现状

境外档案反映着境外企业建立、经营、管理等活动的真实面貌。本文所指的施工企业境外档案主要指企业境外项目在施工中形成的具有查考和保存价值的各种形式的原始记录，我国针对企业境外档案管理的法律法规较少，境外档案的信息化管理水平也相对薄弱，企业境外档案工作可谓起步晚、基础弱，加上境外复杂的法律环境、动荡的政治环境、多元的文化环境等因素影响，境外档案管理面临着很大的挑战。

（一）法律风险高。境外项目点多面广、涉及多个国家及地区，法律规定各不相同，境外档案管理通常面临着两难情景，如果企业遵从东道国境外法律规定，其档案管理行为可能不符合我国法律的相关要求，不利于企业整个档案工作的开展；如果遵从我国法律规定，可能会受到东道国境外监管机构追责，影响企业境外业务的正常开展，使企业置于法律风险之中。

（二）理念水平差异大。国际市场档案语种和载体形式多样，档案管理依据和参照标准也各不相同、管理手段参差不齐。笔者所在企业自2009年走出国门后，先后在斐济、圭亚那、马来西亚、东帝汶、玻利维亚、哥伦比亚等21个国家参与了大中型工程建设。其中参与的斐济项目以澳新（澳大利亚、新西兰）标准为主，圭亚那、东帝汶以美国标准为主，马来西亚以英国标准为主，相互之间有很大的区别。马来西亚TRX项目施工过程中产生的资料全部在全球广泛采用的工程项目文档管理和信息协同云平台——OracleAconex中管理存储，可实现档案产生到收集的全程管控，管理效率非常高；而斐济、东帝汶、圭亚那等中小国家管理技术手段及管理方式相对比较落后，全部为纯人工录入方式，管理效率较低且弊端较多。

（三）不可控因素多。在境外档案管理过程中，传统国内档案管理的“计划性”不复存在，而难以控制的政局动荡、军事政变、自然灾害、传播疾病等“突发性”问题常常发生，管理中稍有不慎，就有可能造成档案资料流向不清，甚至产生不可逆的破坏性损失，档案安全无法保障。如：2020～2021年全球疫情大暴发期间，马来西亚新冠确诊病例日增达2万人，且死亡率高，生活物资匮乏无法正常补给，国际航班停飞等众多不可控因素，使境外参建员工遭受巨大的心理压力，严重的焦虑和恐慌在群体蔓延。企业对境外项目的月度考核指标以参建员工情绪是否稳定，物资储备是否充足为主，施工进度、成本控制、档案管理等工作根本提不上议事日程，局面被动难以控制。

1铁路客运专线建设和档案管理特点

铁路客运专线的建设，与一般的铁路工程建设，有着明显的区别。铁路客运专线的建设，对于施工企业资质要求严格，建设技术难度大，工作接口繁杂且数量庞大。如果按照普通铁路建设施工，不仅难以保证施工质量，对铁路客运专线未来的管理维护，也会造成一定影响。会增加铁路客运专线的管理难度，提高客运专线的维护成本。所以，在铁路客运专线的建设过程中，要结合铁路客运专线建设要求，以及未来运行维护的相关特点，完成铁路客运专线的建设。在施工过程中，要构建科学合理的施工方案，应用适宜的管理体系，保证铁路客运专线施工的质量。加强铁路客运专线施工质量的管理，建立健全好铁路施工项目的档案管理，是一条重要手段。根据我国档案法的有关规定，项目建设从设计筹划到竣工验收，所有的相关资料都要进行收集、整理，最后经过挑选、审核、补充等程序，将资料保存归档。铁路客运专线工程项目的建设，是一项耗资巨大的基础性工程，在我国的经济发展中，起着越来越重要的作用。对于铁路客运专线的建设来讲，参与建设的单位数量多，工程建设周期长，相关质量要求和技术标准，国家都有严格要求。在铁路客运专线的建设实施中，会产生大量的文档资料，做好这些文档资料的整理和归档，是一项非常重要的管理工作。因为铁路客运专线的建设，涉及广泛，参与单位和人员数目庞大，持久复杂的建设过程，会产生内容繁杂、联系紧密的文档资料，造就了铁路客运专线建设所产生的项目档案来源分散、内容广泛、资料价值大等特点。所以，在铁路客运工程最终的竣工验收中，项目档案是一项必不可少的内容。铁路客运专线未来的运行发展中，项目档案是一项重要的凭证和依据。同时，如果铁路客运专线，在未来要进行扩建改造，项目档案也是必须的技术资料之一。因此，铁路客运专线的项目档案的收集管理，需要相关施工企业认真负责的完成，保证铁路工程建设项目的档案的质量。收集、整理和保存好铁路客运专线项目档案，不仅对建设企业未来的发展能提供良好的技术支撑，同时，对于铁路客运专线管理水平的提升，有重要作用。

2铁路客运专线项目档案管理存在的问题

档案资料的收集，是一项持续性的工作，因为建设单位所负责的具体项目不同，参与时间存在差异，相关资料的的标准规范并不统一。项目档案整理不规范，甚至会出现有关资料缺失的现象。这给项目档案的整理工作，带来了包括资料收集分散、收集的资料与相关工程的建设实施脱节，资料难以归纳整理等直接影响。铁路客运专线项目的档案管理，还存在档案制度不够健全，档案管理工作滞后于项目工程建设。虽然，我国铁路管理部门对铁路工程建设的档案管理，制定了制度标准，但是，随着时代的快速发展，以前老旧的制度标准，已经难以满足现代化的铁路工程建设。一些铁路工程施工企业，没有建立起企业自己的工程档案管理部门，在铁路工程的项目建设中，也没有将项目档案的建设和管理，纳入到企业建设项目中去，严重影响了企业建设工程与项目档案的进度同步。没有专门的档案管理部门对施工档案进行管理，造成档案收集管理缺失，等到项目竣工的时候，才对项目施工档案进行突击补充。档案的真实性和准确性缺乏保证，难以在铁路工程后续的维护建设中，发挥作用。

3加强铁路客运专线施工企业项目档案管理的措施

要加强施工企业项目档案管理，首先要从思想上，对项目档案重视起来。施工企业，要加强对企业员工的培训，改变员工对于项目档案不重视的看法。施工企业要在项目实施建设初期，就要开始筹建专门的档案收集管理部门，如项目资料室。对项目建设过程中所产生的资料，进行收集整理，为以后的归档做准备。利用好企业内部档案管理部门的资源，将以往工程结束后“赶”档案现状，转变为工程前期介入对档案进行收集管理的过程，避免在竣工验收过程中突击补充档案所出现的种种问题。企业内部，对于档案的收集管理，施工企业要投人相关的办公设备，要安排专人对项目档案的收集整理进行负责。在档案的收集管理中，根据项目档案的来源，做好项目档案的归类整理，明确好档案管理部门和人员的职责。企业负责人要对项目档案的收集编制的进度，有一定了解。对重要的项目档案，要做好备份工作。在项目档案完成之后，及时移交给对应接收档案管理部门，保证档案安全。施工企业的项目档案，内容繁杂，档案的收集整理过程中，必须要注意按照档案归纳的相关规范，做好档案条目的细化工作，便于后续的查验利用。因为铁路建设周期长，如果一直等到铁路建设完成之后，才开始对铁路建设所产生的各种文档进行整理归档，工作量巨大，而且也容易出现差错。所以，铁路客运专线的建设中所产生的项目文档，可以按照一个个分项目进行整理归档。当一个分项目建设完工之后，对其在建设过程中，所产生的资料进行整理归档，不仅容易发现档案建设过程中存在的问题，提高项目档案的建设质量，也能大大提供竣工验收时，对项目档案验收的效率。

4结束语

1加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

2规范管理

建筑施工企业在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

3信息化建设

企业的档案管理工作开展，需要与时俱进地进行创新和改进，引入信息技术，实现档案管理信息化是现阶段企业档案管理工作的必然趋势。档案信息是企业技术进步和发展的重要信息资源，也是提高企业竞争力的关键。通过对信息化技术的应用，构建一个科学的档案信息管理平台，可以实现对信息的充分利用，并且高质量、高效率地对档案信息进行汇总管理，提高了档案服务水平。随着办公自动化系统的应用，电子档案逐渐成为了档案资料中的重要一种。通过档案信息管理系统的应用，可以实现对电子档案的安全保管，配合采用刻录等方式，可以有效地提高档案信息的安全性。对于一些重点、机密档案管理上，档案信息管理系统可以实现对权限的有效分配，实现了档案保密的功能。

档案管理工作中，纸质文件与电子文件的保存要做好共存与处理，在对纸质档案归档的同时，也要做好电子文件的及时归档，对重要的纸质文件、实物文件通过扫描翻拍等手段进行数字化转换。另外，档案信息的管理上，要不断地对档案保管条件进行提高，并且对档案信息的保管设备进行及时地更新与检查，避免档案信息被破坏。档案信息的使用中，要做好相关的审批，保证查阅档案人员的查阅经过严格的授权，并严格遵守相关的保密要求。信息化建设的过程，可以有效地将传统档案管理工作中的不足和局限进行改进，提高了管理效率，并且实现了档案信息的高效利用。

1加强领导，健全机构

档案管理工作的开展与施工企业的日常运营管理有着密切的管理，企业管理者要重视当昂管理工作的开展，并且将档案管理工作纳入到企业发展战略层面上予以重视。在生产经营中，工程管理部门要组建专门对工程档案管理的队伍，对于工程档案进行统一的协调和管理，并且指派专人负责专项档案管理工作。建筑企业管理者要对于相关的管理制度进行不断的完善，并且构建一套科学的档案管理组织，通过落实不同岗位的职责和权限，层层把关的保证档案管理工作质量。在日常档案管理工作开展的过程中，管理者也要通过定期举办会议，并且制定和落实工作任务计划，有条不紊地将档案管理工作抓好。

2加强宣传

档案管理工作的开展离不开先进的思想意识，而先进的思想意识的产生，则需要积极、有效的宣传来作为保障。企业内部要提高对档案管理工作的认识，并且定期的组织企业内部参与档案管理工作以及各部门交叉人员进行学习，了解国家有关的法律法规，并且将档案管理发挥政策的学习纳入企业内部标准培训流程当中。企业管理者在开展建筑工程项目中，要对于自身的档案服务范围进行拓展和跟踪，积极地实现综合化、一体化以及跟踪化的档案服务。针对于企业档案管理工作人员素质培训上，要积极地组织相应的培训活动，让员工主动参与进去，不断提高档案管理的意识与观念，重视档案管理工作，不断提高业务水平和职业道德修养。档案管理工作的开展，需要各部门予以全面的支持。只有保证宣传工作的效果，才可以保证各项档案资料及时地进行归档和提交，保证档案资料的时效性。

3规范管理

在开展档案管理工作时，要对于相关的档案管理行为进行规范化操作，通过制定一个统一的标准来执行，可以有效地提高管理效率，实现规范化的档案管理。一般来说，建筑施工企业的档案分类可以分为文书档案管理、声像（照片、录音、影像、奖牌、证书等）档案管理、会计档案管理、科技档案管理（如科研档案、工法、工程施工竣工档案）等。不同的档案类型要按照经营管理、行政管理、生产技术、科研技术、设备、会计、工程建设、特殊等不同类别进行管理，并且对于不同档案的归档上要做好分类存放。对于档案管理行为上，还要制定相关的存放、保密以及查阅条例，并严格遵守，从而有效地提高整个档案管理工作的条理性和规范性，提高档案的利用效率。档案管理者要对企业档案资料归档范围的确定，制定企业档案管理方面的规章制度，收集整理企业各类档案资料，对档案资料分类整理、装订、装盒、编目录、编案卷侧面卷脊，按保管期限分类上架存放，同时编写相应的检索目录。

4信息化建设

摘　要：城市化是现在我国乡镇城区发展的方向，且各个城市地区都向功能化城市发展。例如，工业化城市跟旅游城市慢慢出现。建筑工程行业也加快了这一发展的速度。在建筑工程的开发、设计、施工和后续的维护中，还有大量的施工文件、资料需要处理。这些工程项目的档案是施工质量和工程结算乃至若发生安全事故后的责任认定的最重要的依据。所以房建项目档案的管理对于政府单位、房地产开发公司、施工单位、监理单位等各个涉及到项目资料的单位都是非常重要的。做好档案管理工作，是建筑行业保证施工质量的关键，项目的档案资料是体现施工质量是否合格，满足国家标准的有力表现。项目完成后很多建筑的实际数据难以从建筑外观直接看出，但是可以从项目的资料中反应项目的关键信息。所以，需要促进档案管理的发展。本文主要针对房建企业项目档案管理的情况中的问题进行讨论并提出解决方法，以便促进项目工程的档案更加完善，让建筑行业的发展更加平稳。

关键词：建筑施工企业；工程项目档案；档案管理

工作建筑工程建设中少不了具体的施工也少不了项目的各种资料。建筑档案的完善是建筑工程建设质量的体现，工程档案对项目施工的过程有着记录和监督的作用。例如，建筑工程中使用的钢筋强度是否与施工图纸要求一致，混凝土强度和特性是否满足要求，都会有资料来确保建筑工程的施工质量；且若后续建筑本身发生安全问题，检查人员去调查时，建筑单位可以提供有关资料来确定责任主体，且为研究事故原因提供一份证据。所以，完善的档案管理对建筑工程的管理和质量有着监督和促进的作用，为人民群众获得质量有保障的房屋建筑提供了有力的保障。

1工程档案的内容和意义

建筑工程中的各种资料包括建设前期项目规划时的场地资料和要求，还有立项中提交政府和设计院等公司的文字，在政府审批和开发单位内部沟通的信息和实际考察项目的内容，除此之外，还有重要的设计内容、设计图纸；在施工中的各类材料检测报告，实验数据；监理监督时产生的文件和验收后等工程建设中的所有内容，都包含在内。这些资料直接反应了在项目的开始到最后的所有内容。是建筑项目建设的依据，也是项目竣工后的记录。工程档案是建筑工程的档案，与一般的档案的形成方式相同，在建设建筑项目的过程中一点点积累出来的，是同类型项目建设的重要参考资料。例如：建筑项目的钢筋入场厂方需要提供自身的资质报告，材料员和库管查验确保厂房的资质和钢筋的信息满足设计要求和图纸要求后，将钢筋材料送检到检查站，之后由检查站出局钢筋检测报告，最后作为本建筑工程的资料之一放入工程档案内；在房屋的某个工序验收时，需要组织开发单位、施工单位和监理单位进行检查，确认建筑工程没问题后，需要三方进行签字，这些工程项目负责人和监理方的亲笔签字都是后续证明建筑项目合格的证据。

2施工单位是工程项目档案管理的主体

施工单位是工程项目档案管理的主要责任人，一般管理工程项目档案的流程是：首先将工程项目文件收集到己方资料员和项目负责人处。然后在施工过程中将项目中需要的检测报告、图纸和施工工艺技术要点还有施工方案都手机整理好，放入专门的资料库中最后是将这些资料图纸等内容提交到建设单位并自留一份，以便后续使用。需要注意的是，建筑项目施工中的文件要确保客观性和准确性，不要弄虚作假，将与材料不匹配的资料提交给检测方等情况。另外，在项目竣工后需要按时向有关单位提交项目的各种资料。确保项目的资料按时间顺序和类型分门别类整理好，为建筑工程的圆满结束提供有力的数据资料支持。

［摘要］建筑工程建设施工的重点就是对与工程相关的信息及数据进行综合管理，为各项施工及管理工作的开展提供依据。对于建筑工程建设施工来说，档案管理虽然不能直接产生经济效益，但是对可以有效提高工程建设施工管理质量，减少问题的产生。文章主要通过分析建筑工程档案管理问题，对提高档案管理的措施进行简要的探讨。

［关键词］工程档案管理；建筑工程

建筑工程建设施工需要经历较长的周期，在施工的过程中做好档案管理工作可以有效提高施工效用。由于建筑工程的档案信息相对来说比较复杂，因此，在管理的过程中容易产生差错。管理人员就需要对其中的问题进行分析，提高综合管理质量，为建筑企业的长远发展提供保障。

1建筑工程档案管理问题

1.1人员意识薄弱

管理人员在对建筑工程的档案进行管理时，不能明确其重要性，主要是由于其涉及的内容较多，涵盖的内容比较广泛，在管理的过程中存在较大的难度。施工单位对于档案管理工作的重视程度不足，负责人认为档案管理属于管理工作的范畴，并且不能直接产生效益，因此在分配资源的过程中忽视了档案管理的效用。在完成建筑工程建设施工之后，需要对工程竣工情况进行分析。而管理人员经常不能就是发现其中的问题，在工程交付之后才会从档案中了解到有关信息，引发不同的问题。这会给档案管理带来较大的影响，难以针对档案资料对工程中的问题进行修复。

1.2管理质量偏低

摘要：在当前水利工程建设过程中，往往会出现建设单位招标招多个施工标，只招一个监理标，施工标有时会多达五个以上，甚至达10个以上。施工标战线长且分散，这就给监理标的档案资料收集和管理带来难度，这种情况现场监理机构往往采用矩阵结构管理模式，即以总监为中心的职能部门和派向各标段的现场责任人员组成的施工现场管理机构，这就形成了职能部门产生的资料、现场责任人员形成的施工现场资料、双方交叉产生的资料、收到参建单位的资料、签发报送给参建单位的资料、各种资料互传沟通产生的资料，这六大类资料的有序管理对监理工作尤为重要。

关键词：档案管理；信息沟通；责任

1项目档案管理机构建立

管理多个施工标时必须建立专门的档案管理机构。管理多标段施工周期长时产生资料量大而繁杂，必须有专门机构专职人员管理档案。管理机构必须有专门的办公场所和存放档案的房间。档案管理机构存放档案的房间必须达到国家档案管理机关规定的硬件建设，档案管理人员必须参加过档案管理培训，具备档案管理的基本知识和技能，能认识到档案管理的重要性。现场监理机构必须有专门的档案管理经费。其中现场监理机构档案存放管理房间必须达到的最低标准是防火、防鼠、防虫蛀、防日照、通风防潮，有难燃烧材料制作的文件存放柜，有入档和领出登记薄，房门能落锁，窗从外不能轻易打开，门窗必须自身防火，这些基本的硬性规定必须达到。

2档案管理人员的人事隶属关系

因为此类建设工程现场监理机构多采用职能式管理结构，档案管理可能接收两部门的指令，因此档案管理机构成立之初必须明文规定档案管理人员从属的主管部门和主管领导，以免造成管理人员接收指令时分不清主次，无所适从，形成指令混乱，最终造成档案管理不善，影响工程后期运营和维护。

3档案管理人员的选定

【摘要】石油企业在经营管理的过程中产生了数量众多的工程建设项目，形成了大量的石油工程建设项目档案。这些工程项目档案内容繁杂、涉及范围广泛、时间跨度大，要想高效管理和使用这些档案资料，就必须制定科学规范的石油工程建设项目档案管理制度，采用有效的管理手段，提高项目档案管理的工作效率。因此，本文分析了当前石油工程项目档案管理工作中存在的问题，并针对这些问题提出了相应的对策。

【关键词】石油工程；建设项目；项目档案；档案管理

一、石油工程项目档案管理工作存在的问题

（一）项目档案管理意识薄弱。长期以来，在石油工程项目管理中存在着重建设轻档案的问题。项目管理人员的档案管理意识淡薄，项目各参与方往往将注意力集中在工程进度的管理上，对项目建设过程中的档案资料收集与整理工作不够重视，造成重要的项目资料缺失，对工程项目的后续管理带来不便。由于对项目档案管理工作的重要性认识不足，有些项目管理人员没有将项目档案的收集与整理工作纳入项目建设流程，也没有对项目档案管理工作进行明确的职责分工，而项目施工人员的流动性较大，如果不设立专门的档案管理人员，就很难做到及时整理收集项目档案资料。而且，大型项目的建设单位众多，每个建设单位在施工过程中都会产生项目档案资料，如果缺乏统一管理，很容易造成项目档案资料不完整。

（二）项目档案管理制度执行不力。近些年来，尽管国家相关部门制定并了一系列工程建设项目的档案验收规定，但部分工程建设单位对于工程建设项目档案验收管理制度宣传不力、要求不到位，加之项目建设周期长、施工单位多、水平参差不齐以及人员流动性大等问题，导致工程建设项目档案管理制度没有得到很好的落实，出现施工单位项目档案资料管理标准不一、管理制度不规范的现象。同时，一些建设单位并未将项目档案管理视作企业内部管理体系的重要一环，造成项目档案资料管理出现盲区。

（三）项目档案管理分散。由于石油工程建设项目往往规模大、建设周期长、参与建设的单位众多，项目档案的形成周期长，种类多，管理项目档案的单位众多，档案管理分散等情况，导致项目档案容易出现信息遗漏、资料丢失，难以确保项目档案资料的完整性。

（四）项目档案管理信息化程度低。石油工程建设项目的档案资料数量大，且变化频繁，导致相应的档案数字化工作量大。同时，石油工程建设项目档案资料中的图纸幅面大、保存时间长、蓝晒图纸字迹模糊，导致其数字化难度较大，从而限制了石油工程建设项目档案的数字化进程，造成项目档案管理的信息化程度低，影响了使用过程中的查全率和准确率。