人事档案日常管理范例

关键词：人事档案；数字化；管理提升；档案信息；人才队伍；创新性

人事档案包含了员工成长经历、奖惩及职务、工资变动等诸多信息，为企业全面评估人员提供了有力的数据支撑。人事档案以纸张为载体成卷，在特定的场所和环境中进行保存，日常利用效率较低。随着信息化时代的发展，运用数字化来提高企业人事档案管理水平，满足企业全面、真实的人员信息数据需求，从而对全面提高企业组织人事工作整体管理水平、创新组织人事管理方式具有重要意义。

一、施工企业人事档案管理现状

1. 施工企业人事档案管理特点

我国施工企业在传统组织模式基础上增加了组织整体层次，采用“集团－工程局－分（子）公司－项目部”四级管理模式。中交第二公路工程局有限公司作为二级单位对分子公司开展组织、监督、检查、管理工作。在进行人事档案管理时，按照分级负责、集中管理方式，采用二级工程局总部代管与分（子）公司独立保管相结合的模式，档案管理与人员管理范围一致。

2. 施工企业人事档案管理难点

人事档案是企业组织人事部门考察、了解员工的基本依据，是服务于干部队伍建设、领导班子建设、人才资源配置等组织人事管理工作的重要信息数据来源。施工企业基于项目管理的特殊性，人员在各个地区、项目流动性较强，导致在材料收集及查询利用方面存在一定的局限性。另外，人事档案管理效率不高、管理水平偏低，人事档案的利用价值没有得到充分发挥。

中铁大桥局集团有限公司（简称中铁大桥局）通过完善设施、队伍建设、规范管理，提升人事档案管理数字化、专业化、标准化水平，筑牢档案管理风险防控屏障，为新时代国企人事档案管理工作提供了有益的经验。

一、完善设施，提升管档数字化水平

中铁大桥局针对大数据时代档案管理工作的新特点，以集团管理信息系统建设为契机，完善档案管理软硬件设施，推动企业人事档案管理数字化升级。

1. 搭建管档数字化平台

对接中国中铁“三层级”管理模式，运用大数据、人工智能等先进信息技术，搭建档案管理数字化平台，优化设计权限管理、档案查询、档案维护、档案传递等主要模块，建立档案资料电子查询索引，实现系统内人事档案信息的快速查询，助力集团人力资源的统一调度和高效利用。

2. 改善管档硬件设施

对传统档案库实施信息化改造升级，以智能化密集架替代传统档案柜 ；按照档案库房、档案阅览室、管档人员办公室“三室分离”的要求，新建占地面积 160 平方米的集团总部数字化档案库，并按照人事档案数字化管理流程，对数字化档案库进行功能分区，划分档案材料鉴别区、整理区、阅览区、数字化工作区等专区。同时，指导集团所属 17个管档单位同步建设数字化档案室，全面提升全系统档案管理工作质量和效率。

干部人事档案集中管理与数字化工作是农发行实现干部人事档案规范化、科学化管理的重要手段，也是新形势下农发行改革的一项基础性工作。当前，农发行已经实现干部人事档案省行集中管理，并进行了人事档案数字化工作。干部人事档案集中管理与数字化工作是农发行实现干部人事档案规范化、科学化管理的重要手段，也是新形势下农发行改革的一项基础性工作，有助于解决好干部人事档案安全的问题，推动全面树立干部人事档案信息立体安全观。做好干部人事档案数字化管理，要发挥其在教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才工作上的重要作用，切实提升人力资源管理的信息化水平。

一、增强动态立体防范意识

（一）“防火墙”应从管档人员中筑牢。档案数字化后，技术手段防护不可缺少，但从某种意义上讲，人的保密观念和安全防护意识尤其需要增强，国内外大量危害信息安全的事件，多数都与内部人员有关，管档人员要持之以恒，时刻警惕，警钟长鸣，防止档案的损坏，确保档案的安全。由于网络是开放的，别有用心人可能通过网络，对数字档案中的内容进行非法改动、删除、复制等，并且修改后不容易被发现。因此，筑牢“防火墙”观念比技术更重要。

（二）“防火墙”应从管理观念上筑起。干部人事档案全省集中管理后，风险也相应集中，档案的安全管理就显得尤为重要。因而必须在思想品质、职业道德、监督管理、规章制度等方面下功夫。要经常性地进行保密教育、安全培训等，严格有效地防止非法访问、非法入侵。在数字档案信息日常管理和安全维护工作中，需要做到“全员皆防、全网联防”，提高安全保密意思。加强网络安全保密管理，既要重视管机，更要注重管人。

（三）“防火墙”更应从技术层面构筑。计算机网络易受攻击的技术弊端警示我们，不能完全依赖外国的产品和技术，这是因为部分外国的硬件设备和软件产品潜伏着侵袭的“隐蔽通道”，若不加防范地引进使用，就没有信息安全可言。要通过大力发展自主、可控的网络和安全保密技术，在加密技术、系统安全测评等方面及时更新。另外，档案库房要按国家标准建设，做好技术防范，以科技打造具有现代银行特色的“防火墙”。

二、构筑档案信息管理长城

（一）人事档案库房的达标建设。一是按国家标准建设人事档案库房。干部人事档案集中省行管理后，档案卷数增加，档案库房达标建设显得尤为重要。档案库房作为人事档案安全保管的重要场所，必须高度重视，加强对档案库房标准化、规范化建设和管理与投入，确保人事档案实体的完整与安全。二是遵循适用实用原则。面积要达标，做到办公室、阅览室、库房三分开；满足“八防”要求，布局合理，库房门应该防火防盗，窗户应小，采用双层玻璃，有防光窗帘，安装新风机，湿度大的地方应该安装除湿机。配备专业自动灭火器，装修材料应为阻燃材料，确保人事档案安全。三是安装环境监控系统。人事档案数字化后，对纸质档案的查阅就比较少，档案库房进出次数大大减少，所以要有环境监控，安装有无死角监控摄像头，对空调、温湿度、门禁、防火等应可以报警（偏离正常值），与手机相连，自动报警，随时可以监控整个档案库房的情况。消防报警系统与整个办公楼的消防系统相连，如果遇特殊时间点，出现火情及时处理，确保人事档案安全。

一、医院人事档案管理价值体现

在人事档案中，所记载的是医院每个工作人员的经历，也是每个职工在从业过程中的成长轨迹。因此，人事档案对于每个人来说都具有重大的意义，值得档案管理人员的重视，同时，每个人都需要足够重视人事档案对自身工作发展的影响。

二、采用信息化管理，促进人事档案发展

医院主要是为大众提供安全、优质的医疗服务，对如何提高医疗质量，促进医药业务的发展成为管理人员关注的重点，而忽视了其他方面的工作，特别是医院的行政后勤等方面的工作。因此，导致了各个科室对个人档案意识不重视，对归档和档案利用的意识都不强烈，缺乏这方面的动态信息，导致医院人事档案不能全面反应工作人员的真实工作情况。由于在管理上没有对人事档案进行足够的重视，因此，带来的直接后果就是对此工作投入大大减少，基础设施陈旧落后，主要的收集，整理归类等工作都没有做到真正的无纸化、网络化、电子化，因此造成了检索困难、校对费时费力、保管困难等情况。

各个医院应根据自身医院的实际情况选择一个适合的人事档案管理制度。因为人事档案在不同的渠道、部门和时间移送给档案管理部门，由于差异性导致移送材料的不规范。另外，随着人事制度的不断发展，人员的流动，导致医院人事档案都变得相当简化。要想提高人们对医院人事档案管理工作重要性的认识，需要在日常管理工作中将人事档案管理工作纳入到平日的决策议事日程中来，另外可以安排一个专门负责监督单位人事档案管理工作的团队，进一步明确各级单位领导对人事档案管理工作的责任。单位对人事档案工作制定出每年相应的财政预算，利用制度化的预算体系建立人事档案管理工作的配套设备，设置专门的档案室和档案柜，在档案保管中保护措施上应多下功夫，最好是将原件进行扫描，以便更好的保护原始档案，避免原始档案在不可抗力的因素下丢失或受损。

强化人事档案信息化管理和现代化的建设，主要是提高人事档案的管理效率，利用现代化的信息技术，通过一系列的技术处理，将档案转化为数据资料，让纸质和电子版的并存，使得人事档案管理效率不断向新台阶迈进。建立完善的人事档案管理制度可以使得人事档案管理更加的规范化、程序化和专业化。

从档案的收集、整理、归档到移交档案室管理以及对档案的日常保养工作等一系列业务流程都要制定出严格的制度，档案管理的每一步都要严格依照制度执行，如对于档案的借阅查阅要严格执行档案登记制度，以防止档案泄密和篡改。对档案管理执行过程中出现的问题，要严格按照所定制度追究其相应的责任。

摘要：随着信息时代的快速发展与科学技术的进步，人们的物质与精神生活水平逐渐得到改善和不断提升，目前我国人口老龄化的趋势逐渐加重，我国医疗体系面临着更多的机遇与挑战。公立医院作为我国医疗事业的主流，其发展与建设对于医疗行业的发展与进步有着重大的影响，而公立医院的档案有助于推动医疗事业的发展，这也就需要相关医疗机构不断加强院内档案管理工作，创新档案管理工作方式，充分发挥档案在实际工作与生活中的应用。文章通过对公立医院档案在实际生活与工作中应用发挥的效用进行探究，分析并探讨了医院档案管理的工作方法以及应用等问题。

关键词：公立医院;档案管理;应用创新

档案是企业或单位信息资源的整合，在日常的管理和工作中起到很大的作用。尤其是一些公立医院的档案，它们集合了医院的行政、人事和医疗等各个业务部门的文件信息，公立医院常见的档案内容包括基础建设、人事、医疗数据等，具备原始不可再生的特质，是医院在发展历史中的一份见证和权威的凭据。当前正处于我国新一轮医疗改革的大环境下，公立医院要想取得较大的突破则需要顺应时代发展的趋势和潮流，需要进一步创新医院档案管理的工作，构建一种全新的档案管理模式。首先，管理人员要清楚了解医院内部档案信息构成，并合理规划这部分档案信息；其次，提升档案从业人员的知识储备量与职业素养，从多角度推动公立医院档案管理的发展，使其更够更好地服务于医院的各项工作。因此，笔者认为，做好医院档案管理创新工作关系着公立医院的能否顺应经济社会的快速发展，同时也是我国医院现代化发展的重要表现，对于推动医疗事业的发展有着深远的影响。

一、公立医院档案管理应用

（一）医院内部管理工作

做好档案管理工作是医院日常管理工作的一项重要任务，医院档案承载了医院的各类信息，如归档的病历承载了前来就诊的详情记录、人事档案记载了医院来往的职工信息及调度记录等，它可以给医院的决策者提供有效的信息依据及保障。简单来讲，档案管理工作的成果直接影响到医院的业务管理水准及服务品质，是医院日常运转的重要基础。医院档案管理部门可以通过业务端收集、汇总、分析医疗卫生、人事等档案资料，对医院的各项工作情况进行规划、考核、监控、检查，实现医院现代化的档案管理方法。

（二）教学研究工作医学教研工作

摘要：医院人事档案管理工作属于医院日常管理的基础工作，其工作的重要性影响到医院的人才管理水平，可为人才晋升、人才引进与培养等提供重要凭证。在日益积累的医疗行业竞争中脱颖而出并长远立足，需要切实加强人事档案管理工作，稳步推进改革并创新医院人事档案管理制度，做到信息化、高效能、人性化的人事档案管理。

关键词：医院人事档案管理；人力资源；利用；管理

医院人事档案管理工作属于医院日常管理的基础工作，其工作的重要性影响到医院的人才管理水平，可为人才晋升、人才引进与培养等提供重要凭证。本文主要将医院人事档案在人力资源与相关管理中的价值综述如下：

1医院人事档案管理的重要性

关于岗位调整。当前公立医院多以事业单位编制为基础实施岗位分配，针对公立医院不同岗位如何实施高效的人员分配，更好地发挥专业素质人才在各自岗位中的作用，是医院管理工作的重要组成。事业单位区别于一般企业单位，在人员岗位变动方面有着十分严格的制度标准，人事档案资料则能为岗位调整提供一手资料，发挥十分重要的参考作用。在医院日常运营过程中，部分人员在入职后需要对职位进行调度，此时人事档案信息则是最重要的参考信息，其可对职工的年龄、工作年限、专业技术职称、学历等基本情况进行真实呈现，从而为岗位调整提供信息。绩效考核的调整。人事档案往往作为重要参考，为科学合理地确定薪资水平提供依据。以往研究提示，人力对工作单位的初步意向多由薪资决定，且薪资水平与工作年限、职称晋升等呈正相关，此现象更为明显地体现在医院、学校等事业单位中。故以职工人事档案资料作为依据，结合职工学历、职称、工作年限等对职工薪酬进行科学合理的分配，于福利津贴发放等事务具有公平公正，有据可循的效果。另外对于医务工作者而言，在完成既定医疗任务同时，还需要进行相关教学、科研等工作，以上均应作为医院职工绩效考核的依据，并与职工个人薪酬密切相关。人事档案则可为职工薪资与绩效调整提供依据，做到有据可循，从而更有效地提高员工主观能动性，激励医院职工的岗位竞争意识，在实际工作中不断提高自身业务水平。促进新型人力资源管理模式的形成。随着大数据信息化时代的到来，信息技术与通信技术在生活中广泛应用，其中医院亦不断推进信息化建设，人力资源管理中的信息化技术亦得到长足进步。相对于传统人工化的人事档案管理，信息化技术中的数据库数据能快速准确地记录、存储、调取医院职工的个人信息，并对医院职工的工作状况、人事信息变动等做到随时记录，从而为医院管理层进行人才管理提供依据。以专门的信息化人事档案为基础，加强对医院职工的综合能力进行标注，从而更好地为医院管理者在人才培养、人才引进等管理中进行科学决策提供帮助。故可认为构建先进的医院人事档案系统对医院长远和谐发展提供重要支持，且随着信息化技术的发展，医院人事档案信息的开发亦将进一步深化，重要性将进一步提升。

2医院人事档案管理的现状

普遍存在认识不足。随着我国社会经济的不断发展，人民生活水平的不断改善，人民对医疗健康的意识亦不断增强。医院管理工作的重点由以往确保人民健康逐渐发展为提高医疗服务质量，但对医院人事档案管理工作有所疏忽。由于领导层对医院人事档案管理工作的重视程度有待提高，下属部门在落实医院人事档案管理相关政策时其执行力相应也不强，导致下属部门员工对于医院人事档案管理工作的积极性与主动性欠缺，思想不统一，凝聚力不强，工作效率低下等。缺乏创新性。医院管理工作的重点由以往确保人民健康逐渐发展为提高医疗服务质量，而未重视医院人事档案管理工作，多数医疗单位仍沿袭以往传统人工管理模式，对医改提出的关于医院人事档案制度更新未能积极落实，亦未有效结合医院自身发展情况制定合理的人事档案管理制度，导致人事档案管理上的固定化、枯燥化、单一化，相关人员工作积极性低，工作效率低下等问题。管理水平低下。目前从事医院人事档案管理的人员多非“科班”出身，缺乏人事档案管理工作的系统化理念与专业知识。存在底子薄，业务能力差等缺陷。而临时学习人事档案管理知识耗时长、过程吃力，无法在短时间内达到有效提升医院人事档案管理效率的目的。另外部分人员在实际工作中浮于表面，以应对领导及上级检查为目的，将其作为工作重点对待，从而忽略了医院人事档案管理工作的本质。

摘要：干部人事档案起源于学生阶段，结合《干部人事档案工作条例》要求，从干部人事档案、学生档案工作实践出发，分析学生档案管理工作中存在的问题，并提出有效的优化方案，以提升学生档案管理水平，提高学生档案质量，减少学生档案和干部人事档案衔接过程中出现的各种问题。

关键词：学生档案；人事档案；档案管理；干部人事档案工作条例

随着2014年以来的干部人事档案专项审核工作的开展和2018年《干部人事档案工作条例》的颁布，干部人事档案的重要性日益凸显，对干部人事档案的管理也更为规范、严格和科学。干部人事档案是由相应的干部人事档案工作机构以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础，建立档案正本而成，因此，作为干部人事档案重要形成基础的学生档案，必然对干部人事档案产生直接影响。在建立新入职人员干部人事档案正本和干部人事档案专项审核工作中，都可以发现一些在学生档案管理阶段存在的问题。由于学生档案尚无明确的全国统一管理标准和规范，参照《干部人事档案工作条例》及其他干部人事档案管理相关规定，对学生档案进行规范化管理，可以提升学生档案的管理水平，有助于实现从学生档案到干部人事档案的顺利过渡，从而提高干部人事档案案卷质量。

一、学生档案管理存在的主要问题

1.归档范围无统一标准，材料缺失情况多见。在《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部第27号令）中，规定学生类档案主要包括“高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等”，但是由于没有更进一步的详细规定，在具体操作层面上，高校的档案管理部门只能基于以上规定，划定自己的归档范围，制定归档要求。但是在学生毕业后，学生档案转递到工作单位，工作单位的干部人事档案管理部门在建立干部人事档案正本过程中，经常可以发现，依照《干部人事档案工作条例》和《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）的标准，很多学生档案都存在材料缺失情况。这种缺失通常存在两方面的原因：一是在学生入学时，对高中、高考档案的转递和接收存在问题。比如部分省市的高考档案已经不再生成纸质材料，而是全部实行电子档案，并要求录取院校直接自行打印存档，但是录取院校并未将其打印出来存入档案，造成高考档案的缺失。又如很多高中在学生高考后直接将档案交给学生本人，由学生本人自己带至录取院校，而学生在暑假期间保管不善，造成档案丢失。二是一些按照干部人事档案标准应该归档的材料，不在高校制定的学生档案归档范围内。比如部分高校不要求研究生报考登记表等材料归档，或是不单独制作学位申请与授予材料，而仅在成绩单中简单注明“授予某某学位”等，此类情况无论从干部人事档案的整理标准来看，还是从干部人事档案专项审核工作而言，都可能被认定为材料不齐全，学历情况存疑。

2.材料制作不规范，质量不达标。在材料制作方面，经常可以发现学生档案材料填写不规范、手续不完备、载体不合适的情况，主要分为几大类：一是手写或打印内容填写不规范、存在涂改，如学生在填写登记表时，填写不认真，写错的地方直接划去、重描或用修正液涂改；二是使用不耐久的书写或粘贴材料，如纯蓝墨水、铅笔、双面胶，长期保管后，字迹逐渐模糊褪色或发生照片掉落；三是材料制作不完整，如缺少签名、时间、印章，某些项目空缺等；四是未按要求使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，或未留装订边，甚至有些材料在采用正反面印刷的同时，在页边仅留3-5毫米空白，即便使用白纸裱糊，也很难实现不遮挡材料记载的信息。这种材料制作上的不规范，不仅使材料不符合干部人事档案的收集归档要求，影响案卷质量，而且不利于人事档案凭证作用的实现。比如在干部人事专项审核工作中，因硕士学位授予材料未盖章而造成的学历情况存疑；因本人不慎写错而随意涂改出生日期，影响年龄和退休时间认定等，对干部人事档案管理工作和干部本人的合法权益维护，都造成不利影响。

3.档案知识普及欠缺，关注程度低。由于各高校管理体制不同，学生档案可能由档案部门、教学部门、学院（系）等部门负责管理，相较干部人事档案，学生档案的管理方式更为松散。就学生档案管理人员而言，学生档案并不一定由专业的档案人员或组织人事部门人员负责管理，管理人员的档案意识、档案知识水平参差不齐，而且许多学生档案管理人员还要兼任其他很多业务工作，放在学生档案管理上的时间和精力极为有限。在这种情况下，学生档案管理人员很难从档案角度对学生档案进行规范并对归档部门作出指导，那么对于学生档案材料的形成和归档部门而言，就更难从干部人事档案的视角出发，按照标准制作材料。在认识上，很多人并不重视学生档案，在学生入学后，只是简单地将学生档案收集起来加以存放，而不进行清点、核对和整理，无法在源头上对学生档案的质量进行控制。因此，高校往往难以站在干部人事档案的管理标准下参照管理学生档案，原始粗放型的管理模式，难以适应新时代干部人事档案的管理需要。另外，针对学生的档案知识宣传也有所欠缺。高校学生档案管理部门对学生档案相关知识的介绍和宣传相对较少，途径和手段单一，覆盖面和影响力有限，很多学生不清楚档案的价值和作用，档案意识较为淡漠，很少会主动寻求和获取相关信息。在学生毕业时，大量学生对档案转递相关知识和手续的不了解，忽视档案去向的情况屡屡发生，在就业单位要求时调转档案时才想起档案相关事宜，继而花费大量时间去寻找档案，影响入职手续的办理，也影响就职单位的干部人事档案立卷工作。还有的学生在改派后不清楚要将新的就业通知书存入档案，或是考取了职业资格证书后不知道要将相关材料存入档案，在影响档案的完整性的同时，也阻碍了档案凭证作用的发挥。

摘　要：人事档案管理是地勘单位日常管理工作的重点内容。在信息化技术发展与创新的影响下，人事档案管理也在朝向信息化、标准化和现代化方向发展。地勘单位为了能够充分发挥人事档案管理的作用和价值，需要根据实际情况，进一步提升人事档案管理的信息化水平。本文主要以地勘单位人事档案管理为研究中心，重点阐述了地勘单位人事档案信息化管理的相关内容，为了提升档案管理水平，促进地勘单位的高质量发展。

关键词：地勘单位；人事档案；信息化管理

现阶段，随着地勘单位改革的深入与发展，人事档案管理工作愈发重要。在地勘单位中，人事档案管理作为推动单位进步的关键基础和重要参考，需要逐渐提升人事档案的管理水平。同时，地勘单位需要根据发展需求和标准，不断完善人事档案管理制度，并将人事档案管理工作进行细化，通过信息化技术等方法，在最大程度上提升人事档案管理的全面性和科学性，并在地勘单位发挥出关键作用。因此，地勘单位需要加强对人事档案管理的认识和了解，全面意识到人事档案信息化管理与建设的重要意义，及时处理好在档案管理过程中的问题和不足，为地勘单位相关决策的制订提供关键支持。

一、地勘单位人事档案管理的重要意义

地勘单位人事档案信息化管理对整个单位发展与建设有着非常重要的意义。首先，档案作为地勘单位中的关键资料内容，记录了地勘单位的发展历程及具体状况，而人事档案是对地勘单位中人员信息的记录。这些档案资料是帮助地勘单位及时掌握和了解人员信息的重要参考，也是制订地勘单位未来发展战略以及相关决策的关键依据。其次，地勘单位人事档案中的信息资料及文件等能够帮助领导层掌握单位员工的工作经验、业务能力以及综合素质等多方面内容，对人力资源的优化配置提供了重要基础，并提高了人事晋升相关决策的准确性和公平性，推动地勘单位人事管理工作的顺利开展。最后，基于地勘单位的人事档案，对单位制订人才培养方案及计划等提供了重要依据。人事档案作为单位员工发展状况的具体展现，也是人事管理工作中的关键资料，对员工职业生涯与规划等都起到了非常重要的影响。为了能够充分发挥人事档案管理的关键作用，需要加强对人事档案管理的关注和重视，根据单位的实际情况，制订出合理有效的档案管理方案，完善并优化人事档案管理制度，推动人事档案管理相关工作的顺利开展。

二、地勘单位人事档案信息化管理的关键作用

1.提升人事档案管理水平