人事处档案管理范例

随着各地高校的不断扩建，教师队伍日益壮大，高校人事管理越来越复杂，传统的工作模式已不能跟上信息化步伐，原有的系统已无法满足高校发展的需求。大数据时代的到来，给人事管理带来了一定的挑战，与此同时，也带来了人事管理改革的机遇，为了减少工作的重复率，提高高校人事管理工作效率，实现人事部门内外部之间数据的共享，构想与设计现阶段高校人事管理信息系统意义重大。

一、高校人事处工作概况

高校人事处主管全校职工人事相关工作，一般内设人事管理科、工资福利科、社会保障科、师资管理科等四个科室，主要职责是贯彻执行国家有关各项人事工作方针、政策法规，建立健全学校人事管理制度，积极探究并推进人事制度改革工作。包括根据学校发展需要和校内各单位队伍建设实际，做好人才引进与招聘工作，负责学校机构及人员编制的规划和岗位设置等管理工作，落实上级工资福利相关政策、做好全校所有教职工工资及津贴福利管理工作，贯彻社会保障相关政策、为全校职工按时缴纳公积金和社保，负责职工医疗报销、工伤认定等保障工作，做好退休人员养老金的申报和发放，负责出具各类工资收入证明，解答职工相关政策的咨询服务工作。

二、高校人事管理工作现状

（一）管理人员各自为政，人事信息管理分散零乱

人事处工作内容烦琐，任务较多，处内人员之间各行其是，没有很好的沟通，各自掌握自己需要的数据，没有形成一个完整的信息库，信息管理分散零乱，重复工作较多，比如，工资福利科和社会保障科需要新进人员的基本信息时，由于需求不一，只能各自联系职工本人前来提供相关信息，这种工作方式浪费时间，大大降低了人事管理工作效率，同时也给职工本人带来了麻烦。

（二）人事信息相对独立，数据共享性较差

摘要：随着高校信息化的发展，人事管理工作不断面临着工作效率和精细化的挑战。本着减少人工处理中的数据差错和查询过程中低效等问题，以浙江水利水电学院为例，设计了一种方便、快捷的、便于管理的信息系统与方案，包括人事管理八个功能模块，力求满足高校人员管理的需求和个性化的服务需要，提高人事管理的工作效率。

关键词：数字化；人事管理信息系统；功能模块

0引言

随着我国IT的快速发展，有不少传统行业已实现信息化、数字化转型，但作为国内高校的人员组织档案信息化管理的研究和实践还远远不够，与实现信息化还有较大差距；其次，大部分高校人事管理还只停留在传统的档案管理状态。大部分院校的管理方案缺乏实际的可操作性，没有推陈出新，缺乏创新。高校中采取合理且高效的人事档案管理，能对教师人事信息进行专门的分类管理，保证教职工的个人信息安全[1]。高校人员组织管理信息系统的建立能有效地为高校、社会提供很好的帮助。从纸质化转变为网络化、数字化方便管理人员的管理，提高人力资源管理者的工作效率。高校人力资源管理主要研究高校人力管理的内在联系和客观规律。高校人力资源主要是指以教师为核心的教职工，人力资源信息不仅是人员数据信息，高校在职人员的人事基础信息、科技研究信息、教学档案信息等各种教学与日常工作的相关信息也包含在内。随着信息技术的发展，信息化、数字化时代的到来，在国家和相关部门的大力支持下，各大高校得到快速的发展，生源不断扩大，师资力量不断增强，各个部门在不同程度上进行了转型，对各种人事变动与资源整合等问题，无疑给高校人事管理带来巨大的挑战。高校人员组织数字化成为更好的本科院校的必然要求，也是对未来高校管理发展的新要求。采取数字化人事管理平台的必要性体现在以下两个方面：第一，能改变传统纸质介质记录档案的方式，以电子数字化的方式把师生信息完整的保存，避免纸质文件的损坏对信息准确度的影响；第二，数字化的实现能极大地提高管理人员的工作效率，在搜索调查和添加修改等工作方面，只需从服务器中快速地搜索和轻松的键盘输入操作就可完成，减轻人事处的工作压力并优化了流程。以浙江水利水电学院为例，在院校管理部门，人力资源管理工作具有一定的复杂性，且工作量极大，伴随着院校发展与规模扩大、各类人员数量在不断地增加，如仍采用传统的人工管理方式，将会为数据流动、使用等带来极大的不便，影响工作效率。而采用数字化管理，能较好地保证数据的即时更新和动态调整，保持数据在部门间的一致性，确保组织人力信息的完整性和准确性，从而提高高校在人才培养、科研、通知、公告等方面的办事效率和管理水平，形成具有高效率、高质量、高标准的人力资源管理信息系统。

1研究特点和内容

1.1研究特点

基于人力资源管理理论框架，结合浙江水利水电学院人力资源管理部门业务需要，解析管理系统所涉及的关键模块和技术，并进行功能分析和技术方案设计。这一设计的主要特点如下：

摘要：民办高校是国家高等教育的重要组成部分，与公办高校在经费来源上的不同，带来其人事管理制度的不同，同时也使其人事档案和人事档案管理与公办高校有较大差异。本文分析了民办高校与公办高校在人事管理制度上的不同，带来的人事档案管理的差异，在对民办高校人事档案管理存在问题梳理的基础上，提出了民办高校加强人事档案管理的对策建议。

关键词：民办高校；档案管理；人事档案管理；对策

探析民办高校是指企业事业组织、社会团体及其他社会组织和公民个人利用非国家财政性教育经费，面向社会举办的高等学校。民办高校的教职工，是学校发展不可或缺的人力资源，直接影响学校教育教学质量，决定学校未来发展，而记载教职工个人履历、师德师风、年度考核、职称聘任、奖惩等方面的人事档案，是学校人事管理工作的重要组成部分。由于民办高校与公办高校举办方其经费来源不同，从而产生不同的人事管理制度，进而使其人事档案和人事档案管理也不相同，做好民办高校人事档案管理，是民办高校规范化管理的需要，也是民办高校教职工职业发展的需要。

一、民办高校人事档案内涵解读

（一）人事管理制度。公办高校编制内教职工，与学校签订聘用合同，与学校形成人事关系，学校对教职工进行管理适用《事业单位人事管理条例》相关规定。民办高校教职工，与学校签订劳动合同，从而与学校形成劳动关系，学校对教职工进行管理适用《劳动法》《劳动合同法》等相关规定。所以，民办高校人事管理制度从适用法律法规、管理性质等方面与公办高校不同。

（二）公办高校人事档案。中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》适用范围为：“党政领导干部、机关公务员、参照公务员法管理的机关（单位）工作人员（工勤人员除外），国有企事业单位领导人员、管理人员和专业技术人员的人事档案管理工作。”公办高校属国家事业单位，其管理人员和专业技术人员的人事档案管理，适用于本条例。该条例定义干部人事档案为：“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。”因此，公办高校人事档案包含以上内容，同时，根据该条例，公办高校人事档案由单位保管。

（三）民办高校人事档案。民办高校人事档案，是教职工在学校工作期间形成的反映个人实际的各类材料，在学校工作期形成的档案由学校管理并提供利用，并向人才交流中心定期移交。为什么要向人才交流中心移交呢？因为教职工的人事档案往往由两部分组成，一是教职工在进入学校前的学习档案和工作档案，由于学校不具备保管人事档案的资格，所以该部分档案一般是托管在人才交流中心。二是教职工进入学校工作期间形成的个人档案资料。民办高校人事档案管理相关依据主要有两个，一是《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33 号 ），该规定定义企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。二是《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发〔1996〕118 号 ），该规定所称流动人员的第一、第二、第五类人员，符合民办高校教职工的情形。由于民办高校既不是国家事业单位，但也不能完全按照企业职工的档案来进行人事档案管理，因此，民办高校人事档案有其特殊性。

摘要：目前，在我国社会和经济快速发展的过程中，国家的发展需要人才，人才的培养需要高校，在这样的背景下越来越多的人开始意识到大学教育管理工作的重要作用。所以，本文也针对高校内部干部的人事档案管理工作具体开展形式进行分析和思考，了解其中存在的问题，提出最新的创新管理方式，希望能够有效地促进我国高校干部的人事档案管理工作的顺利开展和进行，实现管理工作效果的最大化，与时俱进地实现人资管理向着科学化、现代化和信息化的角度发展。

关键词：创新；高校；干部；人事档案

干部的人事档案是高校内部人资工作中信息存储的重要环节，也是能够全方面对高校人才综合素质进行分析和考察的信息重要来源。但是，目前我国高校的干部的人事档案在管理工作开展过程中，其档案资料的收集和整理，以及传递等方面存在着众多的不足，还需要深入的探究创新管理模式，以此尽早实现人资管理工作向着更高的水平发展，提高高校整体的教育工作效果。

一、高校干部的人事档案管理工作存在的问题

首先，材料收集渠道不畅、范围较窄。不同的材料档案归属于不同部门监管，导致了这部分资料不知道应该在教务处、人事处，还是科技处收集，也导致资料被弄丢，或者是销毁。同时，高校内部也出现了档案归纳整理不及时，影响整个档案存储的现象这也导致高校内部经常会出现，干部的人事档案的材料缺失的现象，很难真正完全地反映出干部在实际工作中所具有的真实面貌；其次，材料不规范、缺失，影响档案质量。材料整理不规范和缺失现象，也影响了档案的整体质量为其工作的顺利开展，对档案后期的整体质量造成严重的影响。再次，信息开发不足，利用率较低。管理工作人员严格地执行了对档案和资料进行检查和翻阅的制度，但却在很大程度上，忽视了干部的人事档案在资源的开发和使用上，使其仅仅维持在查阅和借阅这一较低的水平。

二、高校干部的人事档案管理基础工作

(一)上级业务部的监督和检查工作机制的建立是基础。人资在管理工作中，向信息化建设方向的发展能够有效地保证相关单位及时挖掘和掌握校园内部人力资源工作开展的基础性内容。上级的业务部门把有效的监督机制和检查方式，推动到人力资源的管理工作过程之中，能够使人资的工作向信息化发展，也能够使这一工作的开展具有原动力。

摘要：在中职学校，档案管理与教学活动、研究活动、学校管理、学科教学等领域有着密切联系。在新时代背景下，我国中职学校涌现出非常多的问题，传统的档案管理方案已难以适应当下的需求。因此，中职院校需要不断加强档案管理的规范性，对其内容不断创新，并努力开展信息化建设，通过档案管理工作的完善与健全来实现高效发展。本文就中职学校档案管理的规范创新与信息化建设提出几点对策，以期能够为相关工作者提供一定的参考价值。

关键词：中职学校；档案管理；规范；创新；信息化；建设途径

中职学校的档案管理往往能够体现学校各个阶段的工作与活动，包括学校招生就业、人事变更、教育发展过程，是学校良好发展必不可少的环节，也是一项系统性、持久性工程。然而，随着科技技术的日新月异，导致档案管理的问题不断凸显，需要学习顺应时代的发展要求来对档案管理流程进行创新与规范，并落实信息化建设，进而实现档案管理的实效性与高效性，中职学校档案管理是档案管理发展必要趋势，需要相关人员给予足够的重视与关注。

一、中职学校档案管理信息化现状

随着信息化技术的不断发展与普及，大多数中职学校逐渐开始部署档案管理信息化，不过就目前而言，中职学校档案管理的信息化建设现状并不乐观，很多学校并没有实行档案管理的在线检索与查询，其网络范围也只是局限于校园网内互通，信息系统链接与在线功能匮乏，离真正意义上的信息化档案管理还存在较大的距离。该结论与2019年中职学校档案管理信息化调查数据一致，详情如图1所示。

二、中职学校档案管理信息化建设必要性

1.中职学校档案管理信息化是时展必要需求。十八大以来，党中央在以为核心的基础上牢牢把握住了信息化发展的历史机遇，并出台了一系列的信息化改革政策，积极推动基础网络设施建设，加快信息化服务的普及。尤其是5G技术的布局，使得信息技术得到了巨大创新成就，在这种背景环境下，中职学校的信息化建设就显得尤为必要。所以，中职学校为了能够更好融入到信息化时代中，需要对相关文字档案、影像档案进行数字化管理，并予以规范和标准，通过存储、编码等方式将复杂繁多的纸质资料与影像资料进行数字化存档，能够更好地推动数字化校园的建设。

摘要：目前，在我国社会和经济快速发展的过程中，国家的发展需要人才，人才的培养需要高校，在这样的背景下越来越多的人开始意识到大学教育管理工作的重要作用。所以，本文也针对高校内部干部的人事档案管理工作具体开展形式进行分析和思考，了解其中存在的问题，提出最新的创新管理方式，希望能够有效地促进我国高校干部的人事档案管理工作的顺利开展和进行，实现管理工作效果的最大化，与时俱进地实现人资管理向着科学化、现代化和信息化的角度发展。

关键词：创新；高校；干部；人事档案

干部的人事档案是高校内部人资工作中信息存储的重要环节，也是能够全方面对高校人才综合素质进行分析和考察的信息重要来源。但是，目前我国高校的干部的人事档案在管理工作开展过程中，其档案资料的收集和整理，以及传递等方面存在着众多的不足，还需要深入的探究创新管理模式，以此尽早实现人资管理工作向着更高的水平发展，提高高校整体的教育工作效果。

一、高校干部的人事档案管理工作存在的问题

首先，材料收集渠道不畅、范围较窄。不同的材料档案归属于不同部门监管，导致了这部分资料不知道应该在教务处、人事处，还是科技处收集，也导致资料被弄丢，或者是销毁。同时，高校内部也出现了档案归纳整理不及时，影响整个档案存储的现象这也导致高校内部经常会出现，干部的人事档案的材料缺失的现象，很难真正完全地反映出干部在实际工作中所具有的真实面貌；其次，材料不规范、缺失，影响档案质量。材料整理不规范和缺失现象，也影响了档案的整体质量为其工作的顺利开展，对档案后期的整体质量造成严重的影响。再次，信息开发不足，利用率较低。管理工作人员严格地执行了对档案和资料进行检查和翻阅的制度，但却在很大程度上，忽视了干部的人事档案在资源的开发和使用上，使其仅仅维持在查阅和借阅这一较低的水平。

二、高校干部的人事档案管理基础工作

(一)上级业务部的监督和检查工作机制的建立是基础。人资在管理工作中，向信息化建设方向的发展能够有效地保证相关单位及时挖掘和掌握校园内部人力资源工作开展的基础性内容。上级的业务部门把有效的监督机制和检查方式，推动到人力资源的管理工作过程之中，能够使人资的工作向信息化发展，也能够使这一工作的开展具有原动力。

一、高校做好人事档案管理工作的重要意义

第一，在高校做好人事档案管理工作，不仅有利于保存党和国家的宝贵文化财富，而且有利于高校档案管理工作的顺利进行。人事档案是一个人的客观的历史记录，特别是那些优秀人才以及专家学者高度集中的高校，人事档案不仅对个人非常重要，而且对单位以及国家也是非常重要的。人事档案是一个具有历史价值以及文字财富的人文资源，所以做好人事档案管理工作是非常重要的。

第二，做好高校人事档案管理工作，能够将高校人才的巨大优势发挥出来。由于高校是人才高度集中的一个地方，这就要求人事档案管理部门要对高校人才进行分类、分析，从而能够解决高校人才的实际困难，最终能够调动高校知识分子的积极性。在高校人事档案管理工作中，要最大限度地发挥高校知识分子的潜能以及智慧，从而使得每一个知识分子能够充分发挥自己的才能。

第三，做好高校人事档案管理工作，能够促进学校的教育改革以及发展。在高校人事档案管理工作中，要密切联系学校的各项改革。比如：劳动人事制度的改革以及人才的进出以及流动；有关提拔以及使用干部；培养以及配置相关的专业技术人员等工作。所以，在人事档案管理工作中要注重采用科学的管理方法，从而能够使得人事档案管理工作对学校的教育改革以及和谐发展起着一个积极的推动作用。

二、高校人事档案管理工作中存在的主要问题

目前，高校人事档案管理工作存在一些问题。然而从总体上来说，高校人事档案管理工作不能够适应社会主义市场经济的发展以及高校教育改革的需要，并且高校人事档案管理工作中的问题主要表现在以下几个方面：

首先，在人事档案管理中，人事档案的宝贵资源没有得到充分的开发利用。目前，高校的人事档案管理工作仍然停留在收集以及整理上，从而使得人事档案不能够充分地发挥其自身的作用。

退役军人档案管理工作，是退役军人移交安置、就业创业、权益维护、军休服务、优抚褒扬等重要依据，关系到退役军人的切身利益，关系到国家长治久安和社会稳定。广州市退役军人事务局是于2019年2月新组建的政府组成部门，档案工作开展时间短、起点低、基础弱。为更好推动广州市退役军人事务局档案管理，提升档案管理工作水平，助力退役军人事务服务，根据广州退役军人事务局档案工作的实际以及档案工作发展趋势，我们对档案工作进行了规划，提出了近期、中期、远期目标。

一、退役军人档案管理目标规划

遵照“统筹规划、循序渐进”的原则，利用后发优势，争取5年内基本建成高效服务全市退役军人的档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系，推动局档案工作实现“行业领先、全面领先”目标，助力退役军人服务保障体系工作再上新台阶。

1.近期目标（2020—2021）。考核指标：达标机关档案综合管理省一级标准（自评分达85分以上）；能力定位：夯实基础，从“新学员”成长为“优等生”；规划路径：将档案工作纳入局领导议事日程，完善档案管理机构与工作网络，建立健全各项档案工作制度，配备档案专职人员，提升档案人员队伍专业能力，机关各门类档案收集齐全、整理规范、利用方便，综合档案室管理系统运行良好，力争在2021年通过省、市档案行政主管部门联合验收，达到机关档案综合管理省一级标准。

2.中期目标（2022—2024）。考核指标：升级为档案综合管理省特级单位（自评分达93分以上）；能力定位：练好内功，从“被动服务”向“主动服务”转变；规划路径：在现有综合档案室基础上重新选址并进行升级扩容，改善档案库房设施，改进档案服务基础条件；创新档案服务手段方法，加快推进信息技术与档案工作的深度融合，全面推进档案数字化，建设覆盖全系统的数字档案室和数字档案资源共享体系；拓宽档案开发与利用的广度和深度，丰富档案文化产品。争取2024年前通过省、市档案行政主管部门联合验收，升级为省特级单位，推动局档案工作实现“行业领先”目标。

3.远期展望（2025—）。目标构想：筹建广州市退役军人档案馆，力争成为全国第一家具有退役军人特色和广州地方特色的红色档案馆；定位分析：“三基地、两中心、一场所”，把档案馆建设退役重要档案保管基地、退役军人培训基地、爱国主义教育基地、退役军人档案信息服务中心、已公开现行文件利用中心和退役军人服务场所（整合现有的服务中心、权益中心）；规划路径：树立“大档案”理念，在退役军人事务局机关综合档案室的基础上，整合局机关及局属事业单位全部档案资源，同时广泛征集退役军人相关档案，建设成为一个集档案办公、整理、阅览及档案收藏、保管库房为一体，配备信息化、数字化智能设备，具有档案展览展示和爱国主义教育功能的智慧档案馆；形成一批具有重大影响的档案编研产品，满足退役军人群体及经济社会发展对档案资源及其衍生品的利用需求；定期举办退役军人相关主题展览，努力打造退役军人服务保障体系建设品牌活动，助力退役军人事业实现“全面领先”的目标。

二、主要任务