前期合同管理范例

摘要：本文从公立医院内部控制和高质量发展的大政策背景出发，针对医院合同管理现状和主要现实问题，利用现代化信息技术，探索出符合公立医院内部控制管理要求的智慧合同管理体系和功能，帮助医院实现经济业务活动智能化、精细化、高效化的闭环管理。

关键词：内部控制；合同管理；智慧系统；精细化管理

一、引言

2021年1月，国家卫生健康委和国家中医药管理局发布了《关于印发公立医院内部控制管理办法的通知》（国卫财务发〔2020〕31号）文件，要求公立医院将合同管理作为十二大业务之一进行风险评估、内部控制、内控报告和内控评价与监督，明确了合同管理内部控制的关键点，要求公立医院应优化合同前期准备、合同订立、合同执行、合同后续管理的工作流程、业务规范。[1]2021年9月，国家卫生健康委和国家中医药管理局发布了《关于印发公立医院高质量发展促进行动（2021—2025年）的通知》（国卫医发〔2021〕27号）文件，要求医院将信息化作为医院基本建设的优先领域，建设电子病历、智慧服务、智慧管理“三位一体”的智慧医院信息系统，同时要求提升运营管理水平，规范开展风险评估和内部控制评价，确保医院管理科学化、规范化、精细化。[2]随着公立医院经济业务的不断发展，经济合同涉及的种类和金额也不断增大，签订合同的业务范围已涵盖了耗材采购、设备购入、信息化建设、后勤服务、科研教学、人员招聘、工程建设、外包服务等各个方面。自2012年财政部印发《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21号）以来，医院持续开展了相关内部控制工作，目前各医院已基本按照分事行权、分岗设权、分级授权的原则，在职责分工、业务流程和关键岗位等方面建立了合同管理相关流程和制度，但鉴于医院经济业务合同种类繁多、情况复杂，因此较难形成统一的信息化管理模式。根据公立医院高质量发展的需要，要想进一步规范公立医院各项经济行为，全面有效控制医院经济合同风险，就应当逐条梳理合同前期准备、合同订立、合同执行和合同后续管理中各项风险点和关键点，针对风险点和关键点加强防控措施，建立闭环的内部控制管理。因此，如何运用智慧信息化的手段，建立科学、规范、高效的经济合同管理体系，辅助医院在合同阶段“事前预防”各项经济活动风险，是医院现代化精细管理的重要研究方向。

二、医院合同管理现状及现实问题

目前，部分公立医院在内部控制管理和智慧医院建设的双重引领下，逐渐探索出了医院现代化智慧管理系统的雏形和架构，通过“一枢纽三平台”（系统数据中枢、业财共享平台、核心财务平台、战略管理平台）的系统体系建设，实现了涵盖医院所有经济业务活动的一体化管理，开创了内部控制模块与经济业务管理、财务管理高度结合形成的业财融合管理平台[3]，有效弥补了HERP系统在智慧管理中的信息共享短板，为医院规范化的管理提供了有力支撑。通过对现有文献整理，结合部分医院调研现状，笔者认为应当遵循内部控制管理的一般化流程，将智慧合同管理作为核心贯穿于各项经济业务活动控制，但就目前实现方式来看，主要有以下几点现实问题仍未得到完美解决。

（一）风险评估的主观判断差异难以消除

一、目前医院的合同管理程序的缺陷

目前医院的合同管理仍采用传统模式下的简化管理程序。在这种模式下对合同实行分级授权和审批制度，对不同金额和种类的合同，领导授权级别不同。明确合同管理的职责分工。合同拟定与审核，审核与执行岗位分离，形成制约监督机制。各环节确认前一环节签字即可使合同流程运转下去。在合同量比较少的情况下这种模式虽然投入少，成本低，仍可以有效的管理，而且方式灵活，比较节约人力成本。但是当合同数量多，类型繁复的时候各环节之间脱节的现象就显现出来。整个合同管理流程长，沟通不到位，影响合同履行质量。当相关岗位人员流动的时候，容易出现交接不清的现象。同时，这种程序最大的缺点是缺少考核，也就是合同管理只能让业务运转下去，对医院经营的帮助不大，对今后订立合同的借鉴意义不大，使合同管理流于形式，也是对各种有用信息的浪费。

二、如何完善合同管理内部控制制度

日常合同管理工作动态性非常强，可是在如此大量且金额巨大的情况下，传统方式对其进行管理已经非常吃力。因此需要完善合同管理内部控制制度，达到合同管理流程顺畅、合同履行到位、合同信息归档科学合理、同时做好对相关信息的评估和再利用。

1.要实现合同管理的标准化。

实现从申购到履行以及合同履行后的评估都确定负责人、环节固定、流程明确，使合同管理形成一个闭合的环。标准化可以降低合同管理的沟通成本。在合同签订过程中经常发生倒签现象，因事先履行合同，需要付款时才补签合同使合同管理失去防范和监督做用，造成即使合同履行有瑕疵，项目负责人也容易忽略。标准化的程序可以防止合同倒签。通过标准化可以降低合同履行过程中发生的成本，保证所有环节上的人都能参与到合同中去。比起让领导了解合同、在合同上签字，更加重要的是让合同执行人对合同透彻理解，特别是在合同流程都以手工签字完成的情况下，实际上每个环节的签字人不一定完全理解所签的内容。这就造成前期调研以及进行商务谈判时，相关人员非常尽责，为了一个细节甚至微小的利益甲乙双方多次谈判，但在履行过程中，由于项目负责人没有注意到合同文本，凭借提出申购时的需求描述以及主观经验，造成与合同真正标的的质量、数量、质保期、履行方式等之间形成差异，影响了合同履行质量。所以只有将合同管理标准化，项目负责人重视合同，对合同不折不扣的完成，才能彻底杜绝合同倒签、履行不到位等现象。通过标准化的程序使合同相关人可以在任何一个环节通过反馈的方式了解进度、细节等，有利于合同履行。

2.将前期论证与预算结合起来。

摘要：随着经济的快速发展，合同已成为企业经济活动运行中不可缺少的部分，因此合同的全生命周期管控对企业内部控制管理也愈发的重要，本文从内部控制的视角来分析合同在全生命周期管理中存在的管理制度问题、管理部门之间的协同合作问题、培养合同专业管理人才问题及合同管理信息化系统建设问题，并据此提出了相应建议，本文旨在通过全生命周期合同管理防范经济活动中和各种风险问题，从而为提升企业的竞争力、促进企业的长远发展提供参考与借鉴。

关键词：内部控制；合同管理；生命周期管控

一、内控视角下合同管控的相关概述

所谓内部控制，是指企业为了能够更好地实现经营目标，保证会计信息资料的准确性、完整性，确保企业制订的经营方针能够很好的贯彻执行，保证经营活动的经济性、高效性和有序性，从而在企业内部采取一系列的自我规划、约束、控制、调整及评价的手段与措施。合同管理是当事人双方或多方确定各自权利和义务关系的协议，合同一旦签订，双方具有法律约束力。合同管理是指项目管理人员根据已签订的合同内容对项目进行监督和管理，其对于企业经济活动的开展和经济利益的取得，都具有积极的意义。合同生命周期管理是指产生订立合同的意向开始至合同有效期届满且其纠纷均已解决后的全过程。合同全生命周期管理包括以下几个阶段：供应商筛选、合同模板检索或合同起草、合同审核、内部审批、用印归档、合同履行、纠纷解决与协同管理等。

二、内控视角下合同管控存在的主要问题

（一）没有健全的合同管理制度

我国大多数企业没有单独制定企业合同管理制度，有些企业制定了合同管理制度，但也只是做了对“合同审核、合同签订”阶段的管理，对合同前期的立项、定价及合同后期的履行、分析等具体工作及职责权限未作明确的规定。现有的合同管理制度中只明确规定了合同的起草部门、审核部门在合同签订过程中的工作内容、职责权限和工作流程，以达到合同签订后的合法性、合规性、效益性。通常忽略对合同的立项、定价、履行、分析等环节的工作内容、职责权限、工作流程、管理方法的规定，也未设定专门的合同管理部门来对合同的全生命周期进行管控。在合同的全生命周期中形成了重视“合同审核”、轻视“合同前期”与“合同后期”的情况。轻视合同前期的管理，对合同的起草部门在立项、定价、资信审查过程中缺乏调查和监督，容易造成立项的合同项目与公司实际生产经营情况不符、定价过程不公开透明、签约方资质不足等问题。而在合同的审核环节，合同审核人员又不了解合同的立项情况和定价的项目构成，无法对合同内容进行全面的审核。法务在审核时，只审核法务风险；财务在审核时，只审核财务风险；在合同管理履行过程中，合同的异常才全面暴露出来，但此时再对合同的签订进行弥补，耗时费力，有的合同异常甚至有可能没法再继续履行，因合同管理没有对各个环节有相关完善的制度约定，在发生合同的变更、解除、终止等情况时，大家相互推卸责任，很难实现合同的全生命周期管理。在合同的管理过程中，因没有相对完整的合同管理流程，有的项目已经履行实施了，还未签订合同，导致财务部门没法及时地确认收入和归集成本。有的企业没有专门的人员管理合同，没有对合同进行统一的合同编号，没有记录相关的合同信息，致使财务部门后期进行做相关的账务处理时，时常出错。

一、企业法律顾问建立公司合同管理内控体系的实践

1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。

笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。

2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。

法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。

3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。

有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。

1企业合同管理现状

1.1合同执行管控能力不强

合同生效后，履约行为通常由经办部门来执行。银货两讫型的合同，履约行为较简单；而分段执行的合同甚或是跨年执行的合同，履约行为就相对复杂一些。合同的实际履约状况一般由经办部门掌握，如果部门规模大、专业分类细、经办合同多、涉及人员多，经办部门的领导也未必能掌握合同的实际履约状况，必须找到具体经办人才能真正了解相关信息。如此，企业内部监督部门对于合同实际履约状况的监督也是比较繁琐的，往往要到经办部门实地了解，还要到财务部门去核实资金记录，费时费力。

1.2合同信息查询分析不便

合同管理工作中还经常需要追溯相关信息或进行统计和分析，例如：在接受外审的过程中，外审人员经常会根据财务付款记录调阅关联的合同，核查付款是否符合合同约定。若合同管理的基础工作较扎实，合同编号有明确规定、具有唯一性，财务付款凭证上标有合同编号，合同管理部门也设有标注合同编号的管理台账。当外审人员报出某个合同编号时，合同管理人员能够利用合同编号的唯一性，追溯查询到相关信息。再如：企业需统计年度合同的总体发生情，若要快速统计，必须在平时建立数据较翔实的基础台账。企业若是合同管理基础薄弱的，上述两例几乎无实现的可能，即使合同管理基础较好，实现上述两例也属不易。

2合同管理信息化的实践

目前，很多企业的基础管理都在大量地运用信息化手段，大力推行并运用企业资源管理信息系统（ERP）。通过ERP的推行和运用，企业很多生产经营管理流程已实现信息化，一些与合同相关的信息和数据在ERP内也留有记录并积累。笔者长期从事企业的合同管理工作，近年来，在企业ERP构建较为成熟的基础之上，运用信息化手段，将合同管理作为ERP中的一个子模块，纳入了整个ERP的运行，利用ERP中企业生产经营信息数据的联通和共享，对进一步提升合同管理水平做了一些尝试。

摘要：在当前社会经济不断健康快速发展下，医院与外界的经济活动日益趋多。作为经济业务合作的契约，合同是经济业务活动有序进行的重要保障。本文通过对医院经济合同内控管理中存在的问题进行分析，提出可行性建议，以期能够有效加强医院经济合同内控管理，合理规避经济风险，保护国有资产不流失。

关键词：医院;经济合同;内部控制管理

一、经济合同内控管理现状

随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。

（一）合同签订管理

医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。

（二）合同执行管理

摘要：交易是企业的重要活动，交易中的合同管理是企业管理重点内容。本文从合同管理中存在的问题入手，系统分析了合同管理中存在的资格审核不严格、条款约定不详细、履约监管不到位等方面的风险，阐述了企业合同签订全过程中需要完成的主要工作，提出了加强人员培训、完善管理机构、健全管理制度、规范合同管理的对策建议。

关键词：合同管理；风险；防范

交易的活跃促进了合同管理在企业管理中随着市场经济的迅猛发展，而交易行为往往存在双方利益的博弈，使得合同在磋商、签订、履行等过程中存在各种各样的风险，合同管理在此种背景下逐渐被企业管理者们所重视。如何在合同管理过程中预防控制交易风险和法律风险成为摆在合同管理工作者面前的一个最重要的问题。

一、企业合同管理的重要性

合同管理是对交易的法律、业务等风险的一种集中管控，有利于保证企业的资金、运行管理安全。通过对合同进行有效的管理和控制，督促处在相对位置上的合同当事人能够从企业经营、交易安全和法律风险等多个方面对合同风险进行评估与管控，有利于交易平稳进行和企业安全经营。

二、企业合同管理存在的风险及应采取的控制措施

企业合同管理过程中的风险无处不在，从风险类型来看，分为交易风险和法律风险；从风险环节来看，存在磋商、签订、履行等各个环节当中，需要合同管理者认真管控。交易风险是指因交易行为本身，如相对人的选择、交易期待利益的流向等预判错误导致的正常的商业运行风险，这是每个企业都会面临的正常经营风险，需要经营者根据价值经验和市场敏感度进行判断，这不仅仅是合同风险，而是整个企业的经营利益风险，此处不予以详细讨论；法律风险则是合同管理部门的重点管控内容，尤其是对交易事项中约定的内容是否触犯国家强制性法律法律而产生的合同无效结果以及还将面临的行政、刑事处罚结果，这需要合同管理者花大力气进行管控警惕。除此之外，从风险存在环节来看，还有以下风险存在：1.缔约前的磋商环节。合同签订之前往是要经过前期的磋商过程，在这个过程中会存在因恶意磋商、重大误解等原因而导致的缔约过失，按照《合同法》的规定，应当由有过失的一方承担缔约过失责任，同时对无过失方也存在着信赖利益的损失。2.相对人资质审查不严。相对人的资质信誉状况等内容是选择合作伙伴、保证交易安全的重点内容和前置环节。我国法律现在虽然对于企业的经营范围与签订合同内容不做同一性要求，但是企业在日常经营中还是应当关注该拟选相对人是否具备承担合同内容的能力，另外对于所有类别的合同内容相对人，都应关注其是否具备合同内容要求具备的特殊资质、企业信誉状况如何、履约能力等，如果经营业绩对于合同承担具有风险影响，还应当在不违背法律规定的情形下，规定对经营业绩的要求内容。同时要严格审核对方企业的磋商、签约代表资格，查看是否具有有效的法定代表人身份证明或者委托人的授权委托时，避免出现无权、合同诈骗等情形。3.合同条款内容存在瑕疵。合同条款是双方权利义务设定最为直接有效的体现。企业在订立合同时应当对直接影响双方权利义务的重要条款，如交易内容、规格型号、履行期限、付款时间、履行地点、违约情况处理、价款支付方式等内容进行明确而准确地规定，同时应当审核合同条款的合法性和对己方的有利性等因素，以求最大限度地保证自己企业在交易行为中的利益。同时，有的企业合同意识较差，在合同签订甚至变更时，不形成书面协议，仅仅进行口头约定，这种口头约定按照合同法的要求虽然也是有效的合同，但是往往存在因为口头约定不明或者缺乏证据固定，而使得企业面临交易纠纷的风险。4.合同履行管理不到位。合同生命周期中最重要的环节就是履行，它是关系着合同目的实现的最根本因素，更应该引起合同管理人员的高度重视。但是在企业管理过程中，常常存在的情况是，合同管理人员将大量的经历放在前期的合同磋商、签订过程当中，而对于合同的履行管理采取放任态度，仅仅由合同的具体执行部门负责。这虽然体现了企业在管理过程中的分工原则，但是为了合同目的的更好实现，合同管理部门应当对合同进行全过程的监管，在合同签订后要认真与合同执行人员进行主要内容和条款的沟通，并在合同履行过程中和履行后进行监管检查，监控实际履行和合同文本约定是否存在“两层皮”的问题，保护企业交易利益和交易安全。

【摘要】在高速公路实际施工过程中，要增强施工企业的造价意识，施工企业就必须通过科学有效的成本控制，以确保项目成本消耗在合理的范围内，从而创造更大的经济效益。鉴于此，本文通过对高速公路造价的控制与合同管理进行分析，探究新时期下施工企业对于高速公路施工的建设发展，旨在为类似项目提供参考。

【关键词】高速公路；工程造价；合同管理；成本控制

施工企业在传统造价管理工作中的决策与经济方面工作内容都相对较为薄弱，而将更多的管理重心投入进施工的技术管理中。但此种造价管理模式是无法使企业管理人员准确有效地掌握投标报价工作与日常管理工作内容的。在新时期的社会市场发展北京下，施工企业需采取科学有效的造价管控方式，通过对其进行实际应用，进一步提高企业经济效益，通过促进企业发展来更好地完成高速公路发展建设。

1高速公路造价管理现状

高速公路工程区别于其他基础项目建设，具有一定的复杂性。因高速公路工程量大，施工内容复杂，因此在高速公路施工前期进行造价控制管理是十分有必要的。对此，通过前期的项目制造成本规划，不仅可以最大限度节约成本，还可以提高企业的最大经济效益。此外，正是因为高速公路项目建设周期长、工作量大，所以施工企业在承包高速公路项目时通过对合同的成本管理，对于企业的经济效益发展具有明显的促进作用。因此，高速公路项目在对外承包企业时，对于施工企业提出了更高要求。例如，建筑部门在建设过程中会通过压价来加强企业间的竞争压力，但这却加剧了后期项目施工的成本管理难度。施工合同是实现高速公路造价管理的重要内容文件，通过企业各部门对与高速公路项目的前期调研，并根据所出的造价标准测算定额、计划项目施工所需要的设备、材料、人力资本等，同时项目建设中所消耗的资源需要在施工合同中做出详细标注。可以说，高速公路项目施工前期的正确工程预算编制与施工合同的确立，是确保项目施工的前提基础。施工企业通过造价编制，可以更加明确地分析施工项目的建设方案优缺点，通过对设计方案的调整来实现对于施工合同成本的控制，为施工企业创造更多项目价值。但目前我国的施工企业管理工作中，因疏忽对项目的造价控制与合同管理，合同成本管理的质量无法得到保障，同时对于施工的各个环节造价也无明确数据。对于新时期的市场发展来说，施工企业通过加强施工合同的管理与实现项目工程造价控制，既可以保障高速公路建设符合国家建设标准，同时也可以降低施工成本，为企业获取额外的经济价值。因此，企业在改革发展中，应加强对施工项目的成本控制与合同管理，以此来确保企业的可持续性发展。

2高速公路合同管理特点

2.1合同内容信息量过大。高速公路工程工作量大、工期过长，且公路沿线覆盖面积较广，故而要求施工企业技术能力较强，一般都是大型的基础建设工程。这就要求施工企业在项目施工前期提前分析工程施工可能会存在的问题与注意事项，并提前考虑施工中所存在的风险因素与影响因素，避免影响工程工期或额外增加企业施工成本，因此，需要施工企业制定完善的高速公路工程合同。其中，包括施工中所涉及的通用专项条款、工程施工的成本报价清单、施工的具体方案与采取的施工技术等。以上因素决定了高速公路合同内容过于复杂。针对此，在双方签订高速公路工程合同时，对于繁杂的合同条款要仔细阅读，对存在双方有争议的合同条款进行及时沟通或校对，以避免在实际施工过程中出现问题纠纷而影响工程工期。