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1吉林省农业科技档案管理工作存在的问题
1.1农业科研单位对科技档案管理重视不够，档案管理人员综合素质不高，岗位变动频繁
部分单位对科技档案管理的重要性缺乏认识，本位观念严重，影响了档案的收集归档。基层部门的档案管理人员学识资历水平普遍偏低，专业素质缺乏，综合素质也不高，小类别分类存在混乱现象，使农业科技档案管理无法纳入规范化管理的轨道。档案管理人员在本单位不受重视，工作积极性不高，人员变动频繁，导致熟练度、专业度下降。档案管理人员常身兼数职，能够用在档案管理上的时间有限。以上各种因素都严重影响了档案的真实性、准确性和安全性，制约了档案管理的标准化发展。
1.2对农业科技档案管理的意识不强
我国目前的农业科技档案管理很多都缺乏宣传，特别是当前年轻一代的档案管理人员缺乏档案管理意识，导致档案遗漏的风险不断增加。与此同时，大多数管理人员的管理监督意识不强，并没有对应归档的档案进行有效的定期督促。由于相关管理人员对档案管理设施、设备的更新不够重视，对农业科技档案管理资金的投入也较少，出现了档案管理设施陈旧以及档案室空间有限等问题，严重阻碍了档案工作的开展与科学管理。
1.3农业科技档案相关管理人员的保密意识比较弱
由于办公自动化的发展，移动介质以及网络的广泛应用，致使涉密渠道增加。农业科技档案涉密载体没有建立健全的管理制度，相关档案管理人员的保密意识不强，对重要的农业科技档案管理不严格，对保密责任制的落实也不到位。同时，科技档案数量大，管理分散，部分档案分散在领导、业务部门和具体工作人员手中，档案收集整理困难，容易造成档案泄密。
1.4农业科技档案管理的信息化程度低档案信息化是档案管理现代化程度的标志，数字化、网络化是科技档案起到更好服务作用的重要手段和工具。目前，大部分档案还处于老式文件柜存储方式，档案管理实行单机输入，文件查阅是纸件传送，这极易造成档案的破损和机密信息的泄露，档案管理基本没有实现现代化办公。
2实现农业科技档案信息化的重要意义
档案信息化是一项系统工程，涉及内容十分广泛。主要是利用数据库技术、数据压缩技术和高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。档案信息数字化的原则包括规范性原则、安全性原则、效益性原则、完整性原则和个性化原则。实现档案信息化建设可有效改变传统的档案管理过程中的收集、整理、鉴定、编辑和装订等繁琐程序，使档案管理不再费时费力。实现信息化后，档案管理更多的是体现自动化、实时化和网络化。其重要意义主要体现在以下几个方面。
2.1提高了整个部门的工作效率
传统的检索方式是档案管理人员从总目录中找到所需档案，然后根据目录查找所需，费时费力。实现档案管理信息化以后，人机结合，即档案管理人员直接使用计算机开展工作。档案信息自动化统一管理，能使集中管理和利用相结合，建立集中统一管理下的分散式系统，是农业科研档案较理想的管理模式。档案实行信息管理以后的检索与查询只需通过网络就可以实现，既简捷又方便。此外，提供网上查询手段，查询者可以根据档案管理权限从网络上自行查询档案信息，极大地减轻了工作人员的负担。档案管理人员可以从手工劳动中解脱出来，有更多的精力和时间从事档案的收集和编研工作，极大地提高了工作效率。
2.2有利于提高整个部门的技术服务水平
农业科技档案的信息化、数字化和网络化是档案管理的必然趋势，只有实现信息化，才能服务于农业生产生活，适应新形势下的农业科技发展的要求。档案管理信息化将档案在网络上共享，科技人员可以在计算机上查阅所需档案资料，提高了工作效率。信息资源只有通过传播，才能发挥作用并服务于农村、农民，起到促进农业增效、农民增收的作用。我国农业科技档案信息化起步较晚，但随着互联网的迅速发展，档案信息化也随之迅速发展。提供一些农业生产技术资料和政策法规等信息，对于档案信息化建设是必要的。农业远程信息服务是实现农业信息传播和技术推广的有效方式，覆盖范围大，内容丰富，对设备要求较低，打破了空间局限，使农民能就近学到最新的农业实用技术，还可以和专业权威、专家实现面对面的交流，把最新的技术信息传授、应用到生产实践中，在生产中发挥作用。
2.3有利于档案管理机制的创新
在很多单位，档案管理部门是独立机构，隶属于机关某一部门，档案管理以经验管理居多，工作人员也以有档案管理经验者居多，这从某些程度上制约了人才的引进，部分单位还安排科研不出成绩、开发不见效益和岗位竞争没上岗的人员从事档案管理工作，致使档案工作人员工作没信心、没激情，其效率可想而知。通过档案信息化建设，可以提高农业科研档案的管理水平，使档案管理专业化、规范化和标准化，进而引进竞争机制，择优上岗，增强工作人员的危机感和责任感，激发其工作热情，更大限度地挖掘个人潜力。
3实现农业科技档案信息化的主要措施
推进档案管理信息化建设不仅是管理工作的需要，更是时展的必然。目前，农业科研单位科技档案管理与现代化水平的要求差距很大，实现档案管理的信息化需做好如下几点。
3.1加强档案管理人员的服务意识与技能培训
信息技术的迅猛发展和广泛应用为档案资源的科学保管和开发利用提供了条件。“三分技术，七分管理”，先进的技术需要懂技术的人去管理，缺乏既懂信息技术又懂档案专业的人才，这是许多单位信息化水平徘徊不前的根源所在。农业科技档案作为社会信息资源的一部分，具有专业性与社会性相统一的双重性，既可为单位内部部门和科技工作者服务，又可向社会提供具有本单位行业特征的各种服务。档案管理人员还应立足本职工作，增强自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，单位应有计划地对本系统的档案管理人员进行涵盖计算机、网络和信息工程等方面的信息化技能培训。相关档案管理部门还应创造条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。
3.2强化单位内部重要项目的服务跟踪与信息管理，树立现代化档案管理意识
档案管理信息化是一项长期而艰巨的任务，其实质是档案管理模式从以档案实体保管向档案实体通过信息化形式为社会提供服务为重心转变的过程，更是从管理向服务转变的过程。科研人员是科研档案形成的主体，只有提高科研人员的档案意识，才能促使科技档案走上规范化、标准化和科学化的轨道。重点科研项目和成果代表项目研究领域的前沿水平和团队的研究能力。因此，对重点项目配备专业人员对项目论证、立项和结题全过程进行档案跟踪管理和技术服务，做好档案的立卷归档工作，保证项目进行过程的每个阶段产生的新成果、新技术均能及时地进行归档，可确保重点项目的完整性、准确性和系统性。因此，信息化条件下的档案管理不能单单注重先收后管，而应根据科技档案的特点，对科技档案的形成提前介入，开展前期管理，使科技档案的建立贯穿于项目进展的全过程，做到收集的档案系统、准确和完整这是档案信息化的前提条件。
3.3档案信息数字化的安全管理
实施档案管理信息化的前提和基础是保证网络系统的安全。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不但要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。档案安全性管理主要应包括三个方面：一是组织建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；二是加强对电子文件归档工作的安全监督和指导，保证电子文件在传输过程中不被人为地修改、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整和有效；三是在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。要严格遵守安全保密制度，非公开的档案一律不准上网；在互联网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙和数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。
作者：郭金瑞 栾天浩 翟季 刘兆国 单位：吉林省农业科学院
