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[摘要]在医院经营运行管理过程中，物资采购是医院资金支出的一个重要环节。内部审计在参与物资采购管理的过程中，需要掌握采购管理的控制环节和内容重点，这样才能够规范其工作流程，降低管理风险，并有效降低医院运行成本，提高医院的经济效益。
[关键词]医院；物资采购；风险；经济效益；内部审计
《审计署关于内部审计工作的规定》中华人民共和国审计署第4号令“第二条内部审计是独立监督和评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，以促进加强经济管理和实现经济目标。”医院物资采购是维持医院经营运行的重要经济活动，是医院资金支出的重要组成部分之一。采购过程中，计划、供应商选择、价格、合同、验收、结算等环节都存在风险，可能会造成医院在经济效益、医疗质量、医疗安全等方面的严重损害。具体如下：
1注重采购计划审计，防止物资闲置、效率低下
物资采购可根据常用性和临时性分为年度采购计划单和临时采购申请单。年度采购计划单由各科室依照需求和业务需要提出申请，填制下一年度的采购计划单，经科主任审核通过后，交采购中心和设备管理部门审核汇总，上报院委员会批准后执行，财务以此作为下年全院财务计划和资金使用计划的依据。临时采购申请单是各科室遇到特殊情况时需要临时增加的物资采购，由于临时采购申请对时间要求比较紧张，但仍需交采购中心和设备管理部门审核汇总，上报院委员会批准后执行。对于大批或者贵重物资采购,科室还需提供可行性论证报告，通过集体讨论该物资购入的必要性、实用性及应用价值，以确定是否采购。审计部门需对论证报告的条文认真研读,对专业性强的物资,需向业内专家咨询，掌握实际情况，考虑应用的长远性，避免出现盲目采购，造成有了设备，没有市场，或有了设备，没有医技人员操作，设备买来之后，使用率低地下或者闲置不用，给医院造成重大经济损失。
2加强供应商选择的审计，提高物资采购质量
采购部门根据审批通过的年度采购计划单和临时采购申请单，依照《政府采购法》规定，采购纳入集中采购目录的政府采购项目，必须委托集中采购机构采购；采购未纳入集中采购目录的政府采购项目，医院可以自行采购，可采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式来选择供应商或委托集中采购机构在委托的范围内采购。医院自行采购时，需要对供应商资质、经营范围、信誉、财务状况、生产能力、服务能力等进行科学的评估和审查，以“同质比价格、同价比质量、同质同价比信誉”作为筛选供应商的依据。对于长期合作的供应商,采购部门可每年牵头组织复审,查看营业执照是否过期，对供货质量、供货的及时性、价格水平、售后服务等进行评估,决定是否要保留资格、或终止合作、或限期整改。采购部门可建立供应商档案,对有不良记载的供应商在以后的采购中不予考虑。一个合格的供应商，能够按时供货，提供高质量高品质的物品，维系医院正常的供给，促进医院的经营效益。
3强化采购价格审计，降低医院成本
同一类物资，至少应该要求三个以上不同供应商进行报价比较,审计部门也可以通过询价的方式来审核其价格的合理性，可充分利用网络、杂志、市场调查、询问兄弟医院等各种渠道收集价格资料,增加信息量,及时掌握价格变动信息。同时也要加强与临床一线人员的信息沟通,他们作为直接使用者,可能更了解物资的质量、价格等情况,充分调动其积极性,共同控制采购风险。遵守“比质在先、比价在后”的根本原则，在比质的基础上进行比价，确保采购的物资质优价廉。价格采购审计有助于医院内部降低医疗成本、控制支出，能够对商品的价格进行合理性、合法性审计，从源头上保证商品质量并杜绝浪费。
4关注采购合同的审计，维护医院利益
通过采购合同审计确保合同条款的明确、完善,并约束双方当事人依合同办事,规避采购交易风险,保障医院的合法权益。但是有些医院对于采购合同的重视程度低，可能会忽视合同的签订；或者合同中提供物资的类型、数量、价格和协定的不一致；又或者双方签订合同后，缺少质量保证条款等，给后期工作造成困扰。通过订立书面的采购合同可以防范和规避物资采购风险，维护公立医院的合法权益。采购合同在正式签订前必须经医院审计、财务、纪检监察部门以及医院聘请的法律顾问，对采购合同文本的语言是否存在模棱两可或者混淆视听等错误地方,合同的签订者是否具有法人资格,合同的生效时间及双方的权利义务等条款的合规性、合法性进行联合审查，如果采用的是招标方式进行的采购，还需审查其《中标通知书》、招标文件和投标文件是否与签订合同的条款一致，降低采购合同签订的风险。在采购合同签订后，经办科室要留存合同，建立经济合同台账，加强对合同执行各个环节的监督和管理。在缺乏正式的采购合约的情况下，双方对物资采购的质量、交货时间、合同价款、付款方式、争议解决方式等必要条款都没有正式的条文进行规定，医院对货物质量验收的标准无从依据，对供应商送货的及时性也无从考察，出现问题后对双方责任难以界定，导致医院处于被动的局面，利益得不到保护。另外，如果绝大部分的物资都是先送货入库，事后补签合同，那会造成合同管理混乱。
5严格执行验收审计，避免医院资产、资金浪费
经办科室组织相关人员,对照合同对所购物资的数量、质量、规格型号等进行查验,填写书面质检单,并签字确认检查实物、质检单、合同三者一致。通过质检后,合格类物资及时办理入库手续,不合格物资应做好取证及记录,与供应商交涉,办理退货及索赔相关事宜,并注意合同约定的索赔期限。物资进入库存房后需建立信息化的仓储管理系统将物资的进出都留有痕迹，使用部门要建立科学的二级库管理系统，便于监督部门随时进行抽查。实物清点验收入库是物资采购内部控制的关键环节，医院收到采购的物资后，物资采购管理部门应根据采购合同的约定和随货同行，及时组织相关部门对所采购的物资进行清点，检查产品包装和规格外形，办理验收入库手续，编制“入库单”，登记“库存明细账”。验收的内容包括品名、产地、厂家、规格型号、参数、数量、单价、质量、有效期等，确保物资入库验收资料齐全，合同约定、随货同行联和实物一致。如果医院的采购管理部分管理松懈，对采购物资未按合同内容及验收要求执行验收，等采购的物资出现问题后，就已给医院造成资金、资产的浪费。
6加强货款结算审计，防范结算管理风险
采购货款结算是医用物资采购活动的终端环节。采购货款的支付应由采购部门根据到货验收情况，连同采购发票、验收单、采购申请单、随货同行联和采购合同等资料填制付款通知书，经采购部门负责人、财务科以及院领导审核签字后送财务科，财务科再根据医院资金安排、合同约定等办理采购货款的支付手续，确保财务入账手续齐全、兑付依据完备、与合同约定相符。
7结语
内部审计部门通过对物资的采购计划、供应商选择、采购价格、采购合同、验收、结算等关键环节进行审查监督，规范医院物资采购管理行为,提高采购资金的使用效益,进而防范采购造成的风险，促进医院加强经济管理,提高医院的整体经济效益。
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作者:吕娜 李红霞 单位:新疆胸科医院
