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摘要：基层人民银行在处理国库会计业务时，会统一形成国库会计档案，这些档案记录着政府收支和预算情况，是具有价值的文件资料，完善的保存对今后的政府工作及档案管理有着重要意义。而随着信息化技术的应用，基层人民银行也在不断推进信息化管理建设，让国库会计档案管理全面实现现代化和信息化，从传统的文件保存过渡到电子化保存，构建完善的信息电子资料库，充分发挥出国库档案数据的价值，为今后国库应用数据分析进行决策时，奠定基础。
关键词：信息化国库会计档案电子化
一、系统建设背景
会计记录和史料记录都是金融档案的组成部分，建立全行的电子档案管理系统，实现对信用卡档案、公文档案的搜集与整理，全面提升电子化档案管理、利用的水平，并依据实际工作需要，解决档案移交记录和过程的信息化，以及档案保管的有序化、效率化，对实物档案进行信息系统化管理。明润华创电子档案管理系统是综合运用内容管理平台、影像工作流、影像采集等技术，对电子会计凭证、报表、账本等会计档案的收集、整理，为全面提升电子化会计档案管理、利用提供了整体解决方案。
二、电子和纸质档案的利弊
（一）电子存档。1.优点。传输和保存方便，电子文档可通过云存储文档分享，也可通过网络传输。档案保管者对借阅档案人员的身份进行核实，确定档案的保密程度，在符合借阅要求的原则下进行档案借阅。电子档案相比传统的文件档案，在传递上方便快捷，不受距离、时间、地点的限制，消除了纸质文件的环保问题更加环保。电子档案经济实用，通过介质存储，终端处理，让电子档案方便存储，当前的信息化技术已经完全可以支持国库会计档案的存储要求。国库电子档案更加集中，便于管理，通过软件进行资料的查询、录入、存储等，让档案管理工作更加简便。2.缺陷。电子文档如果使用不当或者保管条件不符合要求，会造成档案的存储不稳定，会受到外部干扰使文件出现损坏或数据打不开的问题，如果自身存储介质出现损坏，会导致原始数据得不到恢复。所以，用自存方式存储电子文件是不稳定的，由于对电子设备的过度信任，让计算机进行电子文档管理，这就会出现当没有设备时，电子档案的管理将无法进行。电子档案的管理离不开终端设备的运行，而设备的运用离不开电源、网络的稳定，而数据安全方面，当文件进行传输时，如果网络安全级别不高或者在文件传输过程出现状况，容易出现安全问题。例如，电子会计文件在管理过程中容易被修改，不易被发现，国库会计文件的数据准确性直接受到威胁，除此之外，由于系统的漏洞，整个软件系统瘫痪，会给黑客们偷窃会计文件的机会，从而泄露会计文件的信息。3.纸型档案。安全性能高是纸质档案的主要优点。大部分纸张都是独立的，文件共享非常少，借阅也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更适合高度机密的文件，但也存在一定的缺陷，这一缺陷体现在对人力资源的浪费严重。财政部门的业务很多，每天都要生成、分类和绑定大量文件，如果都使用纸质文档，那么因为会计到岗位监督之间的程序变复杂，会使人员严重不足，人力浪费严重，并且文件会使用到大量纸张和打印机墨粉，制造这些文件需要大量的天然资源，资源浪费严重。另一方面，国库会计档案的保存期从30年到永久不等，长期处理纸质档案需要很大的空间，所以保留纸质档案将造成空间浪费。
三、国库会计档案电子化管理的风险和困难
（一）法规风险。作为一种新的档案管理方式，电子会计档案的规章制度存在一定的漏洞，现有的电子档案管理制度还处在探索阶段，没有得到完善。对电子档案的管理缺少完善的法律法规，这样导致了相关风险的发生，主要体现在人员在创建规范、正确的档案的时候，电子档案管理的合理性便不能保证。因此对电子会计档案新的实施标准和管理规定，必须进行不断地探索、学习和适应。
（二）多方面合作的困难。央行国库窗口部门包括财政、税务、海关、商业银行，以及支付业务预算收入、财政支出、收入调节、库存返还、集中支付等部门。财政部会计凭证电子化多方面合作难点主要体现在相关业务量大，种类多。中国仓储部在相互合作的过程中，一直在调整与“财政税库银”的联系，确保收到的电子信息符合电子单据的相关标准。
四、解决办法
（一）有效的风险防范系统的建立。危险防范系统包括系统危险防范和信息安全危险防范。应以现代化的文件形式保存电子会计档案，以管理的方式完善各项规章制度，在制作电子档案的同时，完善各项规章制度。规章制度制定的过程中，会计管理人员要积极参与进来，有助于解决自身岗位遇到的问题。安全也是电子档案面临的重要问题，为确保电子文件档案的保密性和安全性，要进行防火墙设置、密码设置等，确保硬件设备的安全。在网络安全设置上，银行可以采用两组网络进行隔离，防止电脑病毒的入侵。在文件的制作过程中进行精细的处理，把工作环节和内容都统一纳入到流程中进行管理，做好档案管理的保密性，对进行查阅档案人员的身份进行认真核实，保证数据不被篡改和删除。
（二）积极争取多方合作。央行国库部门窗口部门众多，业务繁杂。财政部通过联调测试等方式对日常工作进行检验，并以检验结果为准进行不断改善，形成符合规定的电子会计凭证。
（三）运营环境和基础设施的改善。国库经济系统多，软件种类和编程语言不同，系统接口难以连接，给电子档案系统的发展带来了巨大的冲击。为了解决文件系统界面的精确性问题，工作人员可以进入图像模式来转换当前的文件分类过程。电子文件的存储需要一个合适的外部环境，通过对原始文件的自动扫描来生成适合存储的电子文件，解决了系统接口混乱的问题。依据电子档案的特点，计算机的使用温度要合适，调节好保湿度，做好火警预险，保证火警探测器和防水的问题，对电力、电源进行固定的检查，提供防水和磁化处理，制作符合标准的电子档案。此外，磁性介质极易消磁，应建立可靠的备份系统，以保证会计资料的安全和稳定性。
五、健全会计档案信息化有效对策
（一）完善相关的法律法规。在当下的信息技术背景下，会计档案最大的变化就是反映经济活动的原始凭证和反映经济活动过程的会计凭证、报表的电子化，这对会计档案管理提出了更高的要求。关于会计档案管理的法律规定，不能仅仅停留在原来法律规定的修改、补充上，还应进行一定的创新、突破。随着电子档案管理工作的不断发展，为了适应新形势下电子档案管理工作的要求，不断补充和完善现行《档案法》《会计法》等相关法律法规。
（二）注重宏观管理。针对当前中国会计档案管理信息化的现状，单位的会计档案管理工作质量和效率不高，鉴于此种情况，应当加强绩效考核，这种考核在一定程度上缺乏相关性，在一定程度上缺乏税务部门的税收征管工作，在目的和程序上仍存在片面之处，因此，要想全面加强公司会计档案管理工作，首先要加强会计档案业务的宏观管理，即管理主体，并以此为基础，将这些考察与公司的税收优惠、信用等级评定等挂钩，不断完善公司的会计评价机制，从而实现企业会计档案管理业务的宏观管理。
六、信息化大背景下的电子会计档案的特点
（一）电子档案对环境要求较高。传统的会计记录是指会计凭证、会计报表等各种会计资料。这些以纸上文件为基础，获取大量的信息，占用大量的数据和空间，很难管理和控制。不过，电子档案并没有这些缺点，他们依赖磁性介质来储存信息，特别是平板和光学介质，所需储存空间更小，更加方便。但在数据处理过程中还存在各种问题，数据易误操作，应该加强管理，否则容易造成档案的电子化储存数据破坏。
（二）电子档案所涵盖的范围广。对应经济业务的重要经济数据包括财务报表、会计凭证、原始凭证、会计账簿等，但信息化下的电子会计档案不仅包含传统纸质会计档案，而且还包含许多其他领域的各种数据，包括其它磁性介质存储的会计数据，如电脑硬盘等。
（三）电子档案信息，在处理和共享上是高效的。将计算机技术和网络技术应用于会计信息系统，可有效实现其它管理系统和会计信息系统的数据整合，这可以在不同的资源中共享。电子化会计档案加快了会计信息数字化进程，提高了纸质资料的检索和利用效率。
七、国库会计档案存在的问题
（一）档案管理成本，不符合开源节流的宗旨。国库会计档案目前在管理成本上主要存在两个问题：一是人力成本，在纸质档案形成的过程中，会由各国库柜面开始，要接收原始凭证需记账、复合、审核等程序，然后交由接收人员进行分类，耗费人力资源比较大；二是物质成本，国库部门需打印各类日月年报表，设置各种登记簿等，档案人员需要按照保管期限进行分类登记，归档，建档等，过程复杂，占用了大量人力、物力。而这些人力、物力支出，都是属于不必要的支出，与节能减排的绿色环保理念相违背。
（二）档案管理风险高，缺少安全性、完整性、保密性。国库会计档案属于非常重要的档案信息，在保存上需要具备完善的设施。可是目前存在的问题就是档案保管设施不达标。将档案存放在档案室容易发生受潮的现象。再者，档案室的防盗系统不达标，安全性存在明显缺失。一般的档案室只购置了简单的档案柜，安装了防盗门，但是这依然不够，更甚者档案室和杂物室几乎是共用一个地方，造成了大量人员可以自由出入，档案的安全性和保密性受到了威胁。其次，物品不利于长期保存。纸张的装订、纸张的质量、打印、复印等都容易出现技术问题，以及油墨、碳粉等材料的稳定性存在客观因素的影响，在长期的保存当中容易造成档案字迹不清晰的问题，导致档案的阅读存取都存在风险。最后，频繁调阅存在缺失风险。每年各个会议的业务检查都需要调度大量的会计档案，在频繁取用过程中，容易造成纸张的缺失，损毁，导致字迹不清晰，甚至无法阅读的现象。而进行档案交接时，是不可能对每一页档案进行查看的，这样就有可能造成缺失，让档案变得不完整。
（三）档案使用效率低，不利于发挥档案价值。一是，纸质的档案在查阅上不方便，在需要检索时还要先到档案存储的地方进行查阅，查阅效率低，用时比较长，查阅过程繁琐，工作量大，效率低下，浪费了大量的人力和时间，当会计数据档案使用效率低时，在大数据时代的背景下不利于发挥档案的优势，不利于信息聚合和信息深度挖掘。二是由于县支库会计核算实行集中监督，会计资料全部集中到地市级中心支行，事后监督部门实行装订保管。县支行日常业务凭证转移到市行，不利于县支行部门对账目进行查阅，翻看。另外，纸质档案不利于快速搜索需要查询的内容，只能根据线索逐页查找，查找起来费时费力。
（四）电子化国库会计档案管理处于初级阶段。一是管理意识存在“一重一轻”的现象。传统观念依然认为纸质化档案有易于管理、方便操作、保管风险小的特点。所以，大部分管理者依然将大量的人力、财力投入到纸质档案上，不重视电子化档案的更新，结果导致电子化档案管理更新速度缓慢，电子化国库会计档案管理目前还处在一个较为落后的水平，使基层国库档案管理电子化建设进程发展滞后。二是管理方式不够完善。目前部分国库已尝试将少数日报、清单等资料用电子化方式保管，但是大量的账目还是用纸质化的清单，而且在实际操作中，只是备份了数据资料，没有对相应的软硬件进行备份，档案转移也只是以备份介质为转移对象，其读取平台未同步移交。国库档案管理人员大多是兼职，没有一个系统性的档案管理标准，这些都导致了档案的管理缺少科学性，形成了档案管理的低效率。由于电子化国库档案管理发展还处于滞后阶段，也导致了电子化档案的安全性存在明显问题。
八、国库会计档案管理电子化路径设计
（一）建立科学的国库会计电子档案管理系统。第一，电子数据原始的采集与管理。当建立了大数据库，将各县、镇、市级资料全部纳入一个大数据库之后，想要进行呈递、翻阅、查询就变得非常容易，通过电子信息网络实现了同步位移。第二，电子影像系统的采集和管理。对外部单位提交的国库类缴款书等纸质文件资料，可以通过扫描的方式存在网络上进行备份，防止纸质资料由于文件档案室出现安全性问题。对于重要的凭证要素通过人工录入方式进行上传，然后通过信息化采集将之与其他资料进行关联，实现国库内数据监督，其原始凭证按照时间或者分类进行归档，方便索引。第三，电子档案应用管理。电子化档案可依照授权对可以查询的人员进行选择性开放，在档案调阅和使用中进行严格的控制和监督，确保档案的机密性和安全性。该措施一方面可以实现对借阅档案的电子化登记，另一方面确保了不可否认机制，确保了追究责任。
（二）强化国库大数据系统档案建设。在现有的《中国人民银行会计档案管理制度》的基础上，尽快出台更完善的制度办法，针对性地去解决现存的问题，在大数据时代的背景下，实现统一国库档案电子化的管理原则，确保能够满足国内各级电子化会计档案管理的需求，适应现在国库会计档案更新速度快，保管时间延长的现象。
九、结论
在大数据时代的背景下，为了解决国库会计档案保存管理的诸多问题，需要尽快推行会计档案管理的电子化，使会计档案管理能够更加高效地进行，并且能够节约极大一部分人力、物力。为更好地促进国库会计档案管理电子化的进程，应该多培养这方面的管理人才，而各级银行应该看清新形势，立足于新的起点，统筹规划档案管理的业务能力培训，在最短的时间内提高国库档案管理人员的业务水平，使国库会计档案电子化能够尽快成熟化。
参考文献：
［1］谈俊川.如何加强事业单位的预算管理［J］.会计师.2011（6）.
［2］方华文.预算会计存在的问题与改革思路［J］.中国新技术新产品.2016.
作者:张立兵 单位:中国人民银行滨州市中心支行
