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一、会计电算化档案容易出现的问题
1.会计电算化档案管理观念的落后
因为会计电算化需要有前提条件的情况下才能实现，有些单位往往会因为对档案管理的疏忽和不了解，没有及时保存会计软件系统和板式，导致在电算化软件经过升级后会计数据在调用时出现问题。
2.硬件设施落后
由于经济条件的约束，往往会造成一些硬件设施使用时间过长，不能及时更新的问题，从而导致意外情况的发生。有时会因为未按照专门的保护制度选择质量优良的磁性介质进行数据备份，造成电子数据的丢失或损坏。
3.对会计电算化档案的重视不够
相比较西方的发达国家而言，我国的电算化事业起步较晚，所以人们对于电算化的认识和了解还不够。企业对于建立完善的会计信息管理系统的意义还不够明确，导致会计人员提供的信息不能准确、有效地为企业决策服务。而对于归档工作的不够明确也是相关部门应该关注的问题，缺少专业的指导和重要措施也是妨碍工作进行的重要原因。
会计电算化档案的使用条件是需要特定的计算机硬件和软件，与传统财务档案不同的是电子档案计算更加便捷、根据统计分析可以快速获取结果。但财务档案信息化仍然存在不足之处，例如不具备直观可视性、易受损坏等，因此应该全面提高会计电算化档案的安全性和整体性，具体来说，我认为可以从以下几个方面入手：
1.构建电算化档案系统，加强管理与建设
在档案信息化建设中软硬件等基础设施是必不可少的基础条件，而档案信息网络是信息技术应用和档案信息资源开发的核心内容，因此应该从整体环境出发规划适合的基础设施建设，完善信息传递、使用和资源共用的重要功能，提高会计电算化档案的使用效率。首先，财务管理部门和档案组要共同提出建设信息网络的思路，从多角度分析考虑，以使用效率为主，在最大程度上避免系统在使用期间出现空缺和重复的问题。其次，应该重视财务软件方面的保密工作，建立完善的财务档案管理条例，确保安全性和正常使用。技术人员应该致力于网络系统的开发使用，及时做好升级准备，保证软件系统的先进性和标准性。
2.及时采集档案数据，定期整理数据库
数字化是档案信息的管理基础，也是计算机技术和其他一切工作的重要基础。实现档案信息化的使用效率首先要将档案管理数字化，在信息网络的建设方面要完成数据的存储、更新、查询、处理和传达。计算机录入过程需要技术人员遵循严格认真的工作态度，按照正确的工作步骤进行。会计电算化档案的使用也应该遵守相关规定，确保做好维护措施，充分发挥可供查阅的功能。
3.优化财务信息网络，简化财务管理信息系统
使用功能是档案存在的最大价值，因此对于档案信息的充分使用也是档案管理信息化步入正轨的表现。完善的财务信息网络不仅可以将业务上级的文档和同级各单位的有关文件直接或者转换式输入到档案数据库，还可以利用多种形式完成对档案信息的查询。因此，对于档案信息的完整性和查询工作的效率而言，关键在于充分发挥在线管理的作用，从而使其在最大程度上发挥使用优势。
三、发挥电算化档案作用，搞好网络科学系统
利用科学的手段管理数据信息的定量分析和定性分析，从而发挥财务档案对于科学决策的辅助作用。通过对信息的分析整理和传输总结，最后形成系统以供领导、决策和财务的查阅和运用。信息量大、准确性较高的决策要求仅仅依靠相关人员的经验是不能解决的，先进的计算机技术是可以选取的辅助决策系统，对于数据的处理分析，查阅判断功能具有至关重要的作用。制定出有利于企业可持续发展的正确决策需要通过计算机查阅历年来的相关数据，通过比较和分析为决策者提供建议资料。科学技术发展十分迅速，软件也不断更新换代，随时面临着升级问题，因此在会计档案调阅时要把握解决问题的方法：（1）要把握需要通过数据恢复的功能调阅需要的档案，这种处理方法的前提是会计档案版本号与现在使用的会计电算化系统版本相同。（2）要掌握安装和更新系统的能力，因为系统在升级的过程中往往会造成会计档案和电算化系统出现不一致的情况。
四、提高信息化意识，培养档案管理人员素质
不断优化、完善是财务档案信息化管理的过程，其中档案管理人员的文化素质和专业程度也是建设具有高素质档案人才队伍的关键。因此，对于队伍的管理应该不断补充具有计算机知识、微电子技术和通讯知识的人才，改善现有队伍中专业结构比较专一的情况。对于信息化建设工作和信息网络建设工作的要求，可以加强会计电算化档案管理人员的知识培训和深造。在网络的平台上进行信息化管理的任务要求员工要会使用新方法在新设备上进行应用。其次，要建立起合理的考核评价制度，对有信息化意识和工作能力的员工进行积极奖励，而对于从事计算机信息化研究的技术人员也要进行培训，加深对档案管理工作和财务管理工作技能的了解。
五、总结
综上所述，提高电算化会计档案管理的使用效率需要保证会计数据的正确性和系统性，因此要不断致力于数据网络的建设，认清不断发展的新形势，迎合科学技术发展的要求，加大解决各种问题的力度，最终实现规范化的会计电算化档案管理工作。最后，我们应该遵循网络和信息化发展的规律，以积极的心态去面对挑战和机遇，为实现企业的发展打下基础。
作者：崔敏侠 单位：冀中能源峰峰集团马头洗选厂
