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一、会计电算化内部控制制度的特点
(一)数据处理更加集中
传统的手工记账会计,常常会将企业的会计部门划分为不同的职能中心或不同的工作岗位,所以在不同的组织方式下,各个岗位的员工应做好自己的工作,互相之间形成一种内部牵制的制度,使会计工作更加严密,避免出现错误或舞弊等行为。如果会计的内部中出现了问题,还可以通过分析不同的责任者对其进行责任追究。通过将职能进行分割,就会使其与员工之间的分工更加明确、清晰。
(二)使企业的会计内部控制范围加大,控制难度加大
通常来说,会计电算化系统中对数据的处理方式和手工系统中的处理方式是存在着一定差异的。会计电算化系统的建立和运行是相对较复杂的,其对企业的内部控制范围相对于传统会计在不断的扩大,包括了一些手工系统中没有的控制内容,对于会计电算化信息系统的开发及对过程的控制、数据编码的控制和调用、修改程序等各种控制制度,都在一定程度上加大了对企业内部会计的控制难度。
二、会计电算化系统对内部控制的影响和要求
(一)对内部控制环境有了新的要求
企业的内部控制关系能够正确、可靠的反映出企业的经济活动,随着会计电算化的普及,我国会计内部控制环境有了很大的要求,一是对于数据的存储由过去的纸质存储转化为机内文件和网络语言等,这就需要不断对这些数据进行保护、备份和恢复。二是对会计部门之间的调整,由原来的单纯的会计核算岗位变化为与会计电算化相关的工作岗位。三是要充分利用网络经济信息全球化,开发出适合会计不断发展的电算化系统,同时要注意防止病毒侵害。
(二)增加了内部控制的内容
会计电算化系统中加强了输入控制、处理控制以及输出控制等方面的内容。输入控制中主要是在电算化系统中将原有的数据输入到会计电算化系统中,增加其对网络的连接。
三、会系计电算化统的内部控制现状和问题
(一)现状
我国的会计电算化事业已有了一定的基础,取得了可喜的成绩,在经济贸易全球化的今天,会计电算化已成为当前会计工作的主要工具,是提高工作效率,运用计算机技术代替手工记帐的基本方式。
(二)问题
1.职责不明,安全意识薄弱。
会计电算化系统职责的集中会使操作系统的岗位减少,进而减少了会计人员,同时企业的内部控制程度也有很大的下降。在制定内部控制措施时,管理者的意识没有及时转变过来,对于安全的考虑较为淡薄,使得系统中对于新的组织机构和岗位有了很大的制约,内部控制中常常会出现一身多职、计算机网络作弊等现象。
2.依赖程序质量,系统不稳定。
会计电算化系统对程序的依赖程度较大,容易在数据处理中出现问题。表现在对于一些输入操作不恰当的地方,会使明细账及总账等带来一系列错误,造成输出信息的失真,不利于企业信息制度的建立。
四、完善会计电算化内部控制系统的对策
(一)明确职责
在操作过程的控制中为了避免出现各种重复、遗漏以及进行误操作等现象的发生,应该对各个会计人员的职责进行明确,加强对会计电算化系统的维护和岗位不相容以及植物分离等规定进行相应的人员设置。
(二)加强对会计电算化系统的监控,防止伪造凭证的现象
在进行会计电算化系统的内部控制时,要加强对其监控。加强对会计人员职业道德的培训工作,不断提高其职业道德水准。使更多的会计人员能够在会计电算化环境下,加强对会计信息的操作和管理,不断提高企业的会计核算和管理的效率。会计管理人员应该不断加强对上机日志的操作,加强对其监控和指导。
作者:李铁锤 单位:延安大学西安创新学院经管系