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一、内控缺陷分析
(一)与目前国际国内提倡的节能减排降耗不相吻合
能源缺乏与浪费俨然已成为世界性问题,节能减排降耗已被提到国家政策层面倡导,从小事做起,从点滴做起,已成为节能减排降耗的主要做法,机关每天、每月、每季都要支付这笔未产生任何效益的电费,实在令人痛惜。
(二)没有建立能耗设备节能审查机制
机关缺乏专业的人才,建立节约性机关从机制上没有保障。节能监管手段比较单一,以及人员增加的刚性需求,在一定程度上影响和制约了节能减排工作的深入开展,对实现节能目标造成困难。
(三)宣传教育不够
调查中有人认为频繁开关对机器不利,没有做到及时关机;有人因事外出,下班前没有返回工作岗位,致使没有及时关闭计算机;有人没有意识到待机状态耗电量惊人,从而没有引起足够的重视。
(四)日常管理者缺乏操作性强的管理手段
对于节能减排降耗,仅限于领导大会讲、小会说,缺少科学的技术手段,没有完整的、方便的、可靠的信息披露渠道,也没有科学有效的奖惩机制,管理方法滞后,致使部分员工有A机关家大业大,浪费点没啥的思想。
二、建议措施
(一)强化对人员管理
利用机关科技网络技术的介入,依托现有的科技力量和内联网资源,将全辖200多台电脑全部纳入考核范围,对工余时间对不关机人员进行监测,一台电脑对应一个IP地址和MAC地址,全部地址的集合就是要挖掘的对象。通过IP地址定位识别未关机的电脑,具体到机主个人。科技部门通过数据筛选生成EXCEL表格,定期把结果传送至人事部门,由人事部门责成各科室上报未关机原因,开展原因分析,对图1红色和黄色区域部分加强管理。
(二)增加科技控制手段
对A机关在用的计算机重新设定“电源使用方案”,将“关闭监视器、关闭硬盘、系统待机、系统休眠”的时间设定在一个合理的范围内。通过这种配置使得长期没有进行操作的计算机自动关机,利用计算机自身的功能控制达到节能的效果。
三、审计成效
机关各部门联合下发《关于加强计算机安全及节能降耗的通知》,要求各部门加强计算机管理。仅用一周时间,“节能减排工作方案”制定并投入运用。方案实施3个月后,我们对节能数据又进行了统计,当年9至11月份与上年同期相比,A机关节约用电4420度,节约电费3646.5元,实践证明,A机关内审科在“节能减排”绩效审计建议中提出的节能降耗方案有了实际的效果。
(二)具有推广价值和可操作性
仅A机关一家中小型单位,一年就能节约电费近2万元,推而广之,如果全国行政机关均能做到定时开关机,节约金额更是一个可观的数据。该种方法投入零费用,投产零时间,即不需要投入任何软、硬件成本,不会引起成本费用的增强。
四、增值型审计的延伸启示
(一)内审延展性的优势得以显现
本案例就是通过对多个年度电费消耗数据的分析和观察,发现了电能消耗中的问题,并通过对当下内控措施做实质性测试,找出实质性缺陷,提出了改进意见。
(二)内审组织治理的职能得以发挥
根据IIA的最新要求,内审要向管理审计转型,向绩效审计转型,要为组织提供增值性服务。要由“对不对”提升至“好不好”,乃至上升至“如何更好”的高度,要由“纠正”至“完善”,再到“建设性”建议的长足进步。内审区别与其他审计关键之处,也就是其为组织治理结构服务。通过这次节能减排审计,从绩效角度去考虑,内审确实在节约机关运转成本方面做出了贡献。
(三)内审技能转型得以锻炼
以往,内审人员仅止于发现问题层面,履行的是内审的基本职能,对内审咨询服务职能总是刻意避免“对冲风险”,而发挥有限。在这项审计中,内审人员从大处着眼,小处着手,不遗漏任何环环相扣的环节,不放过微乎其微的细节。开展深入调研,对数据进行挖掘,为机关节约开支出谋划策。并与相关部门协调,一起对具体问题进行分析研究,共同促成制度的建立和落实,对内审业务技能是一次新的锻炼。
作者:刘彦霞 单位:人民银行鹤壁市中心支行