科研档案管理范例

管理部门对科研证书的上交归档规定执行不严：有的单位虽然有相关的管理规定，但执行不严，对于其他科研人员的项目奖励，需要提供证书才能兑现奖励，但对与自己有利害关系的，只要已公布的成果或专利、获奖的项目，不需要提供相关的证书也能立即兑现。因为已兑现相关奖励，科研人员对证书上交的积极性、主动性不够，虽然档案部门进行追问要求归档，但科研人员敷衍了事，以至于证书散落在相关的人员手中，严重影响了证书类档案的及时收集归档。科研证书大小没有统一的标准，形态不一：科研证书由于制发单位的不同，时间不同，所以规格不同，质地不同，形状不同，给归档造成一定的困难。如成果证书、获奖证书是科技部门颁发，专利证书是专利局颁发，品种审定或登记证书是农业部门颁发，标准获奖证书是质监部门颁发，颁发的等级不同，有国家级的、有省部级的，有地市级的，还有县处级的。没有统一的证书标准，大小、颜色、厚度都不同，给归档工作标准化带来一定的困难。证书档案类管理条件落后：存放证书类档案的库房没有安装空调、抽湿机等调温、调湿度设备。特别是南方地区，春季梅雨气节，气候潮湿，证书受潮湿，容易变形发霉，夏天气候干燥，证书纸张变黄变脆，容易造成损坏。还有证书经常借出，人手潮湿或者汗水，证书也容易受损。此外，有的科研单位建立陈列室或荣誉室，将证书原件直接用于展示，由于缺少有效的管理甚或处于无人管理的状态，使证书长期处于太阳光照射或潮湿的环境中，造成证书的损坏、丢失。特别是年代久远的证书，存放在玻璃的镜框内长期暴晒，更容易损坏。

强化科研证书档案管理，改进管理方式

为保证科研证书类档案的规范化管理，实现科研证书类档案的完整性，有必要强化科研证书档案类的收集管理，笔者根据长期从事科研档案管理工作中一些经验，认为有必要做好以下几个方面。

科研奖励与科研证书归档相挂钩：各科研单位应结合本单位实际，制订科研证书类档案的管理规定，完善科研奖励制度。科研证书类档案上交归档与奖励相挂钩，要点是把科研证书的上交归档写进科研奖励制度，不管是谁，没有上交科研证书归档，没有档案管理人员出具的接收证书凭据，不能兑现相关奖励。理顺科研管理部门、科研档案形成部门、科研档案管理部门之间的关系，形成一个相互关联、相互制约、相互配合的联合体，提高科研证书归档的积极性、主动性。改进接收管理科研证书类档案的方式：规范接收科研证书类档案，档案管理部门变被动为主动。具体的做法是：一是接收证书类档案要有移交档案清单，有接收人、移交人，监交人（科研管理部门负责人）的签字，不上交证书类档案就没有移交清单，以免造成证书类档案的丢失；二是各课题组上交证书类档案之前必须将证书进行扫描备份保存，目前科研证书类档案是科研档案中使用率最高的档案，报项目、报奖、报职称等都使用到，为了减少科研证书借出的次数，保证证书的完整、安全，避免证书在借出过程中丢失损坏或者是出借太多而手上汗水的渗透而变黄、损坏等，规定在课题组移交证书前先进行扫描，并将扫描件发给各个课题参加人保存；三是证书类档案的借出归还一定要做好登记，借出超过时限一定要及时追还，以免有的借出者忘记归还而造成丢失、损坏等。

根据实际，科学合理进行分类归档

单位大的，证书多的单位整理时一般以年为单位，例如获奖证书根据颁发单位从大到小，按国家级、省部级、厅（局）级等按顺序排列。专利证书、成果证书、品种审定、品种登记可按颁发时间顺序排列。单位比较小，证书少的单位，可按5年或10年为单位，按获奖证书、成果证书、专利证书、品种审定、品种登记来排序，并按颁发时间顺序来排列，并每一类证书作为一个卷宗。单位小，证书少的单位，也可不分类，按年度排序给档案编流水号即可。因为计算机的应用及档案管理软件的开发应用，检索档案已不再繁琐和复杂，因此，各单位可根据本单位的证书类档案的多少等实际情况来编排归档。

统一“着装”，合理规范编号

摘要：在界定大数据概念和特征的基础上，总结了科研档案的特点，通过对科研档案价值研究进一步探索大数据时代搭建科研档案管理创新，做好科研档案的开发利用，实现科研档案信息资源共享，助力并服务于科技成果转化。

关键词：大数据;科研档案;科技成果转化

当前，新一轮科技革命和产业变革正在加速演进，多学科、多领域的交叉融合不断深入，人工智能、云计算、区块链、物联网与大数据等新兴技术相互赋能。科技创新的渗透性、扩散性、颠覆性特征正在重塑经济发展方式、社会伦理规范。科技成果转化既是科技创新的落脚点，又是科技创新的价值体现。2016年在全国科技创新大会、两院院士大会、中国科协第九次全国代表大会上强调：“促进科技和经济结合是改革创新的着力点，也是我们与发达国家差距较大的地方。要加快科技成果转化和产业化，培育产学研结合、上中下游衔接、大中小企业协同的良好创新格局。科技创新绝不仅仅是实验室里的研究，而是必须将科技创新成果转化为推动经济社会发展的现实动力。”由于档案具有凭证价值，当科技成果转化发生权属纠纷、知识产权纠纷时，科技成果转化档案能够及时发挥真实、可靠的法律凭证作用。成果转化档案的建设与管理是否规范与符合实际工作需要，将直接影响成果转化的管理效率。经过对同类单位的调研发现，成果转化材料此前大多与成果研究项目材料、报奖材料等其他有关材料一并构成成果档案（或科研项目档案），进行统一管理。随着科技成果转化的聚焦效应日益凸显，成果转化工作中形成的原始记录与使用频率增多，保存价值增大。从档案保存与利用方便的原则出发，成果转化原始记录有必要从成果档案（或科研项目档案）中分离，成为一级类目，作为成果转化档案进行管理，建设与管理研究刻不容缓。

1科研档案的特有价值

对于科研工作来说，档案与资料从价值上而言有着相当大的区别。科研资料的价值在于其灵活性与高效性，能够围绕工作快速形成参照，带有相当强的参考性质，起着传播知识和推广经验的作用。而科研档案在程序上背靠公权力，不仅具有可证明其唯一可信的凭证作用，还具有一定的知识储备价值和社会记忆价值。

1.1凭证价值。经过加工的档案形成资料。资料一般而言是直接复制的，利用时相对更注重其参考性质，起着传播知识和分享经验等作用，如各类文件、文集、汇编、报刊、图书等，其在法律上不具备查考功能。而科研档案完整记录了一个科研项目从产生至结束的全过程，其全面性、完整性、系统性乃至准确性远远超过科技资料。科研档案是产品定型、生产与停产，设备使用和维护的依据；作为第一手材料和原生信息，其具备一定的法律效力，在追根溯源与纠责乃至知识产权纠纷中起到重要的凭证作用。

1.2知识储备价值。科技是第一生产力，科技创新与知识创新才是企业赖以生存的唯一方法。任何科技的发展都是建立在前人科技成果的基础上完成的，而内源性的科技成果是一个单位的核心竞争力所在。科研档案中蕴藏的思想、经验与教训同样是一笔宝贵的财富，不仅是现行产品制造的依据，也可以成为新型产品开发的基石，更是提升科研人员知识结构与研发能力的教科书。

1科研课题档案同一保管期限内每年度按时间顺序编号

我校的科研课题档案，以前同一保管期限的档案按年度序采用大流水编号方法。过去因按立项时间归档编号，有的已立项科研课题因特殊情况取消或中断了研究，预留的案卷号就成了空号;有时有的科研课题已经归档编号很长一段时间了，又交来一部分科研课题文件，无法编入其相应的顺序内，经常改动编号，造成了编号无序、混乱现象。现以结题年度为依据归档，划分保管期限后，同一保管期限内每年都从“1”开始编小流水号，简单明了。对因各种原因未及时归档的文件，可随时编入其结题年度内，不影响其它顺序号的准确性。采用新的编号方法后，使科研课题档案便于统计和利用。

2科研课题档案卷内文件以件为单位装订整理

科研课题档案的立卷原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，进行系统整理，便于保管和利用。从档案的原始性特点看，保持档案的原有形态，更便于利用。科研课题档案分阶段形成的文件载体不同，纸质文件规格大小、薄厚不一，也有许多是成册成套的文件。以前每个科研阶段的文件订在一起，有的过厚，遮挡文字，影响查阅，需要复制时还得拆卷，对档案的损坏非常严重;另外，档案装订也不够规范。装订方法是否合理直接影响案卷的质量。现卷内文件按件为单位装订整理，采用传统的线装方法，统一了打孔位置。装订孔位于页面左侧距边线15mm处，上下位置按页面长度取中，每针固定80mm。以A4纸为例:上下长度297mm，取中点在150mm，这样打孔点分别在70mm、150mm、230mm处，每件在装订时都用尺量，不允许有重份、倒翻现象，线结系活扣，便于拆开复印，利用方便。这样卷内所有文件都整齐划一，结实美观;对成册成套的文件保持其原有自然形态，避免再装订时打孔裁剪造成损伤。以件为单位装订整理便于卷内文件的补充和调整，利用时只需提供所需部分，安全、保密，且复制方便。

3科研课题档案卷内文件以件为单位编写页号

以前每卷内各阶段形成的所有文件，均编写大流水号，有的文件原来有页号，又重新编写，破坏了原貌。我校的科研课题档案每卷都有五六百页，最多可达一千八百余页，如果重新编写页码，工作量很大。改进后，卷内文件以件为单位编写页号，成册成套的文件原有页号的不再重新编号，每件文件在右上角盖归档章，标明件号、页数，累加后是该卷的总件数、页数，简单方便，减少了工作量。对立卷归档后又形成的文件材料可随时加入相应的案卷中，只需在备考表中注明，量多的可装盒排列其后。按老方法已归档的科研课题档案，现在因报奖和推广应用形成的新材料，不能加入原卷的，可根据形成的年度单独组卷，只需在备考表和案卷目录上注明，形成互见号，以便利用时查找。

科研课题档案是检验科研质量、评价科研成果、考核科研人员、衡量科研管理水平的重要凭证和依据。我校的科研课题档案是教职人员在科研实践和教学管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等。我校的科研工作的开展情况，从科研经费、人员投入、科研成果等各方面都能从科研课题档案中予以体现，从而作出客观、公正的评价。科研课题档案也是我校科研人员辛勤劳动的成果，在晋升职务职称、调整工资、表彰奖励的考核中起到了真凭实据的作用。我校是教育和培养医学领域专门人才的基地，科研课题档案可为教师编写教案提供大量素材，科研课题档案与教学实践紧密结合，把新论点、新技术、新经验充实到教材中，传授给学生，是造就高质量人才，提高我校教学质量的重要保证。

档案是学校的重要资料，对学校的各项工作开展有着重要的作用。比如，在学校的管理实践中，可以从档案资料当中提取信息，从而确定管理的目标和方向。再比如，在进行学校科研项目确定时可以对档案资料进行汇总。一方面，可以发现具备成熟条件的科研项目；另一方面，可以筛选具有研究价值与潜力的项目，这对于学校的科研立项以及相关工作开展意义重大。总之，档案是目前学校管理实践中需要重点强调的工作。当前的学校档案管理工作因为意识、方法等问题存在着诸多的漏洞，深入分析问题并总结提高档案管理的具体措施和方法，对于加强档案的现代化管理有重要作用。

一、学校档案现代化管理的意义

基于现代化档案管理视角对目前学校的科研档案管理进行分析，可知其对学校的科研工作发展与进步有重要的意义，主要体现在两个方面：

（一）现代化的科研档案管理能够更好地保存科研档案，这对于科研工作的开展有重要的意义。在科学研究工作的具体开展中，丰富的资料能够为工作的推进提供帮助，从而实现科研工作的稳定、持续和有效开展。在实践中，利用现代化管理理念对科研档案进行管理，实现科研档案的分类、整理、分析和利用，这样，科研档案的实际作用会更加明显，其在科研工作实践中的整体表现会更加突出。

（二）现代化的科研档案管理能够为学校的科研工作总结经验，提供经验教训，从而使学校科研工作的具体实施更加高效。结合目前的学校科研实践会发现，学校每年提出的科研项目比较多，但是真正立项实施的却只是其中的少数。对学校的科研档案进行保存与分析，研究科研档案立项成功的经验，同时明确未成功立项的档案所存在的不足或者是其他方面的特征，这对于做好学校科研工作的具体规划等有重要的指导意义。简言之，积极进行学校科研档案的管理，发现科研立项与实施的规律与方法，对于科研工作少走弯路有积极的意义。

二、基于现代化管理视角的学校档案管理问题

基于现代化档案管理视角，对目前学校科研档案的具体问题进行分析发现，目前的学校科研档案管理还存在着4个方面的显著问题，这些问题的存在影响了学校科研档案管理的实际效果，为档案的高效利用带来了不便。以下是基于实践总结的具体阐述。

一、探寻新的档案分类方法，确保科研管理中材料的支撑力

目前科研档案的分类方法是按时间、事由等进行的，所以对于一些涉及面多、时间跨度大的科研项目，按目前这种分类方法就会出现科研档案管理“肢解”项目的问题，一些材料利用上就存在着“找不到”的情况。档案工作本质就是提供信息服务，当需要时档案没有能形成足够的材料支撑力，那么档案工作就变得毫无意义了。所以，如何保证在需要时“找得到”、“找得快”，是档案工作最为关键的问题。这就需要在符合《档案法》《高校实体分类法》大原则的条件下，将科研档案按学校科研管理模式进行细致化分类，使科研档案与科研机构的管理无缝链接，档案分类呈垂直分布，这种分类管理不仅使得科研档案管理真正成为科研管理的延续，还会大大提高检索效率，从而进一步发挥档案的证据作用，以确保科研评审、验收等工作中的材料支撑能力。

二、探寻新的档案收集方式，保障学校知识储备和技术储备

目前高校科研档案文件材料的收集存在着“重行政轻项目”、“重上级轻自产”的问题，对于科研工作中的行政文件和上级来文管理的比较到位，但对于随科研项目产生的“自产文件”的管理则有缺失。项目中一些非常重要的“论证报告”、“原始试验数据”、“计算文件”、“设计文件”等资料都没有归档。这些文件对于项目后期研究以及整个学科发展都是非常重要的，属于学校的无形资产，这些文件没有得到及时保存，随着一些科研人员的流动，会使得学校遭受损失，甚至影响一个专业、学科的兴衰。而且对于科研项目“自产文件”归档还应与项目同时进行，如果在科研项目进行阶段不对其明确归档要求或资料没有交齐，后期很难追回或者归档的不是最终有效的文件。同时在档案文件材料收集过程中还要关注档案的“价值”，一定要研究档案文件材料的甄别方法，否则花再大力气收集到的档案文件材料都是没有意义的“垃圾”文件。这就需要加强档案部门与科研主管部门的协作，构建全新的由科研主管单位负责，档案部门具体承办的科研档案管理机制。这不仅突出了科学研究过程中档案文件材料收集的重要性，还使对科研档案全过程的监督更加有效，科研档案由结果管理转变为过程管理，保证科研档案工作与科学研究同步进行，从而进一步保证档案质量。同时强化归档资料责任管理，明确各级人员签字和盖章，确保文件责任人可追溯，从根本上保证“收的全”、“有价值”的问题，保护学校知识和技术成果，保障学校的实力和竞争力。

三、探寻新的档案利用方式，促进科研人员之间的交流协作

长期以来，由于档案具有“孤本”、“不可替代”等特性，使得档案的利用一直采取严格、谨慎的方式。尤其对于科研档案的借阅，不仅仅限于以上特性，还要考虑项目密级等，这就使得档案借阅手续繁琐、复杂。值得注意的是，科研档案不仅是学校发展的见证，更是科学研究的基础，尤其是研究实验阶段的档案文件材料，可以使我们在以后的研究中规避很多风险，提供很多借鉴。对于科研档案有条件地开放查阅权限，可以进一步促进科研人员之间相互借鉴、交流和科研团队之间的协同发展，有助于形成学校内部良性竞争环境，实现人才跨越式发展，进而起到推动学科发展的作用。这就需要在保密制度的原则下，对科研档案知悉范围重新审定，力求使科研人员更多地获取所需信息，并在可控的范围内尽量简化档案查阅程序，提高档案利用效率，充分发挥档案的借鉴作用，从根本上保证档案“用的好”。

四、探寻新的档案管理方式，使档案成为全面提升科研管理工作的有力抓手

【摘要】医院科研档案工作是科研管理中重要的组成部分，是医学科研活动的重要条件和依据，对医学研究有着重要的意义，但医院在医学科研档案管理上却存在不够重视的现象。本文通过分析医学科研档案的内容与特点，结合医学科研档案管理工作中存在的问题，针对性地提出三点改善建议，为医学科研档案管理工作提供参考。   【关键词】医学科研；档案管理；现状；对策分析   一、医院科研档案的内容与特点   医院科研档案是医院科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式和载体的原始记录材料，是科研管理和科研实践活动全过程的真实记录和反映。医学科研档案是医学科技知识的载体，包含丰富的研究成果、高新技术、前沿科技等医学发展信息，是医院科研工作宝贵的财富。相比于其他类型的档案，医院科研档案除了包含一般档案的共性特征外，还有着明显不同的特征，主要体现有以下三点：   （一）档案形成周期长。医学科研档案的形成与科研项目的执行周期相关，一般医院科研项目都必须经过申报、立项审批等工作，一系列流程下来需要很多相关部门和领导鉴定，耗费较长时间。从课题立项到最后结题一般项目需要2-3年，重大项目需要3-5年甚至更长时间。大型的科研项目一般都分为阶段性课题，每个阶段性都需要完整的研究过程，各个环节都互相连接形成具有较完整的科研材料。因此医学科学研究连续性强的特点决定了医学科研档案形成的周期较长。   （二）档案专业性强。在项目进行过程中，科研工作者需要收集大量的资料，这些资料涉及的范围广、内容多，且专业性较强。医学科研工作都是以专业范围开展课题研究，如临床研究中，从内科到外科，妇科到儿科；基础医学研究中，从生物化学科到病理学、药理学等专业。不同学科专业的科研工作有着各自不同的特点，因此医学科研档案工作比一般的档案管理需要更多的专业知识，体现了专业性的特征。   （三）档案综合性强。医学研究是一项综合性较强的学科领域，需要涉及多个方面。近年来，随着医学技术的快速发展，大量新兴技术和科学设备越来越多地运用到医学研究中，医学研究呈综合性交叉性发展趋势，一些课题往往需要多个学科多个专业合作完成，需要综合研究协作攻克，因此医学科研档案相比以前具有较强的综合性。   （四）保密性较强。科研文件因为涉及知识产权的问题，一般需要相关部门的保护，尤其是医学科研档案。医学科研成果应用性较强，影响较大，如果涉及疫情或重大疾病方面的资料，更需要严格的保密措施，防止外泄而带来的严重后果。一定程度上，医学科研成果与国家、人民的安危健康密不可分，因此保障医学科研档案的安全，提高科研档案整体管理水平有着重大的意义。   二、医院科研档案管理现状   （一）科研档案收集与归档资料不充分。医学科研项目档案内容应该是十分丰富的，但一些医院仅保存了开始的立项、审批材料、成果形式。一方面，因为医学科研项目本身时间周期长、跨度大的特点导致了科研资料收集不完整，缺少细节材料；另一方面，档案管理人员对归档范围和内容不明确，不能准确把握归档范围，科研人员归档意识不强，对过程性科研成果的归档和整理没有高度重视起来，认为是档案管理部门和管理人员的工作，加上平时忙于科研实践工作，与档案管理人员缺少沟通和交流，对提交自己的科研成果存在顾虑，错误地认为将科研成果归档后就会失去保密性，结束课题后只提交了一般性材料不愿意将其他材料归档，造成了档案材料不完整。   （二）缺少完善的档案管理体制。目前一些医院仍沿用旧的档案管理制度，缺乏标准化的流程，没有建立起完善的档案管理体制，影响科研档案管理工作。这些医院由于没有成立专门的科研档案管理部门，科研项目材料一般保存在科室，或者员工自行保管，档案管理较零碎。一些科研档案的工作由医院领导掌管，也存在管理层缺乏建立完善的档案管理体制现象，缺少管理重视，致使医院科研档案管理没有切实可行的规章制度。工作人员在日常档案管理工作中，对于归档的材料范围、收集时间和保存期限没有明确的制度可循，造成了科研资料不能系统完整归档，影响科研档案的工作效率。   （三）档案管理信息化程度低。传统的科研档案以卷宗形式保存，这种模式信息化程度较低，存在许多不足之处。第一，整理登记过程都需要花费工作人员大量的时间和精力，并且手工操作的方式更容易出错，如果遇到更改信息，则会造成额外的工作量，需要将涉及的资料全都找出再进行修改，在查阅资料的时候仍需要人工翻阅，在档案资料数量较大的情况下，这种方式效率较低。第二，纸质卷宗档案不利于保管和存放，医院每年都会产生很多的档案资料，科研资料和医疗档案等资料较多，需要较大的存储空间和专门的人员维护管理。第三，纸质材料易破损易受潮，增加了维护和保存成本。这种传统的档案管理方式不符合信息化发展趋势，不利于科研档案的共享和再利用。   三、医学科研档案管理策略   （一）加强档案管理意识。首先，各级医院在鼓励科研工作的同时，需要加强对科研档案管理工作的重视。相比科研档案的管理工作，在医院发展过程中更重视病人医疗档案的管理，科研档案并没有得到充分的重视，一方面与医院的自身规划发展有关，另一方面由于医院管理层大多是学医出身，对档案管理专业了解不深，缺乏对科研资料整合管理的意识。因此医院管理层需要充分认识到科研档案对医学科研有着重要的意义，应将科研档案管理落实到日常工作中。其次，加强科研人员的主动归档意识。档案管理部门应当对科研人员进行培训学习，增强他们的归档意识，消除他们的顾虑，在平时工作中主动收集和累积科研资料，与档案管理人员形成良好的沟通互动，提高档案的归档率和完整性。最后，加强档案工作人员的责任感和主动意识，通过宣传学习《档案法》《科学技术研究档案管理暂行规定》等档案法律法规，提升工作人员的业务水平和思想意识，增强工作认同感和责任感，强化他们的职业道德修养，以端正严谨的态度面对内容繁杂的档案工作，转变被动工作状态，形成主动整理积极了解不同专业项目的归档文件，及时与科研人员联系，了解科研进度，做好阶段性的归档工作。   （二）建立规范的档案管理制度。档案管理制度是档案工作的核心，通过建立完善的管理制度，约束工作过程中的不规范不合理之处，将科研档案管理工作达到规范化、流程化标准，符合新时代对档案工作的要求。第一，明确科研档案归档范围，保存期限等制度，包括课题计划、实施方案等原始数据，以及研究报告、工作总结、鉴定审批等资料，将各项工作明确到部门或个人，形成科学的管理网络。第二，制定切实可行的工作流程，按照收集、分类、整理、移交、保存等环节，建立健全档案工作流程，规定科研人员和档案管理工作者在这些流程中需要完成的工作和配合的环节，明确各相关部门的角色，做到归档立卷有标准、借阅有规定，管理有制度，保证科研档案工作顺利进行。第三，建立激励机制，在加强科研档案规范化管理的同时，建立完善的激励机制能够更好地促进工作人员的积极性和归属感，在科研档案管理过程中适当地添加激励制度，对档案管理工作人员设立年度考核、管理目标，与职位晋升考核相挂钩，进而激发工作人员的积极性和责任感。此外还可以组织工作交流会、表彰大会等活动，对在档案管理过程中工作认真、服务意识强的人员给予奖励，激发档案管理人员的工作热情，提高工作质量。第四，为加强档案规范管理工作，加强对科研材料的跟踪收集，根据科研档案形成周期较长的特点，档案管理工作部门应当进行严格的监控管理，对归档资料及时检查，动态监控归档过程，做到严格把控及时补充，形成超前的控制意识，对阶段性材料进行及时收集和整理，对每一步流程进行细化和完善，保证科研档案的齐全完整与规范。   （三）建立科研档案数据库。随着互联网信息技术的不断发展，档案管理向自动化、数字化方向发展，运用信息化手段管理科研档案能够提高管理效率，有助于应用和检索，具体措施有以下三点：第一，医院应当重视科研档案信息化建设，基于医院的长远发展目标，建设档案信息化专用平台，联合信息中心或寻找软件开发公司开发档案信息资源平台，并与医院的综合系统平台相连通，在全院范围内实现资源共享。第二，努力提升档案室硬件软件设施建设，数字化档案的建立需要硬件和软件两方面设施的保障，对一些需要扫描归档的文件，使用单一类型的设备无法满足高质量的成像效果，无法保存文件的原始面貌，因此配备新型的扫描设备非常有必要，另外数字信息类档案存在安全隐患，必须做好网络安全工作，防止数据被不法分子盗取利用。第三，鼓励工作人员学习信息化技术，通过交流经验、专业培训等形式提高业务水平，提升数据处理能力，做到独立检索、排序、提取数据，能够满足日常档案管理和医院的数据需求工作。运用信息化手段管理科研档案，能够提高科研档案管理效率，保证科研档案的系统性和准确性，以便于开发利用，从而实现科研档案工作从经验管理向科学管理转变，能够更好地为医院和社会服务。   四、总结   医院科研档案是科研管理中重要的组成部分，是医院重要的知识资产，具有特殊的保管和利用价值。因此要正确认识科研档案管理工作中的不足，加强科研档案管理意识，医院管理层和科研人员要高度重视医学科研档案的收集、整理、应用及保存工作；强化制度建设，建立完善的档案管理流程，做到有制度可循，保证科研档案工作的顺利进行；提升信息化水平，提高档案管理效率，实现资源的有效利用与共享，发挥科研档案应有的价值。同时在管理工作中发挥创新精神，积极学习新型管理措施，强化科学管理，使得档案管理工作向系统化、规范化方向发展，实现更好地为医学科研服务的目的。   【参考文献】   [1]胡桂周,吴志华,鲁鸿,钱毅,陈超.医院科研档案管理存在的问题与建议[J].中国病案,2013,14(01):17-19.   [2]刘春.医院档案信息共享背景下的医院科研档案管理[J].办公室业务,2019(03):137-138.   [3]朱晓伟.医院科研档案管理现状及优化对策[J].陕西档案,2018(05):33.   [4]王鸣茜,彭芳.探究如何加强医院医学科研档案管理工作[J].计算机产品与流通,2018(02):276.   [5]白永梅.探析综合医院医疗科研档案的管理工作[J].山东档案,2018(03):50-51.   作者:黄富才 单位:海南省人民医院综合档案室

【摘要】科研档案管理是农业科研工作的重要环节，是农业科研单位管理工作的核心构成部分，同时也是农业科研工作进一步实现信息化、规范化与科学化的象征。有效创新农业科研单位的档案管理工作，有利于进一步提升科研管理工作水平与农业科研工作效率。

【关键词】农业科研单位；档案管理；创新策略

农业科研单位的核心工作内容之一就是档案管理工作。档案资料对科研单位的知识产权、人事变化、发展历程、会议、财产、核心事件、外事、各项经济和科研活动等大量内容进行记录。档案资料保存与搜集的成套性以及系统性是非常关键的。但是,在现实的档案管理工作中依然存在大量问题，不利于农业科研单位的进一步发展。本文重点分析了如何创新农业科研单位的相关档案管理工作。

一、现阶段农业科研单位档案管理存在的问题

（一）档案管理方式过时，不重视档案管理。档案管理工作是农业科研单位中的核心工作，因为档案管理工作十分乏味，单一化，所以农业科研单位的管理人员以及领导层都不注重档案管理工作，管理者没有主动对档案进行搜集以及保管，造成档案管理的品质很低，在档案管理中可能发生档案损毁、丢失以及错乱的问题。此外，如今农业科研单位的档案管理的相关手段以及方法还很老旧，还都借助于以前的模式，也没有充分引进现代化的档案管理观念以及技术手段等，不但档案管理者的工作任务很艰巨，工作压力大，同时整个档案收集效率也很低，这不利于农业科研单位档案管理水平的提升。

（二）欠缺完整的档案管理制度。完整的档案管理制度可以进一步保证单位档案管理工作顺利开展，但是国内农业科研单位还未创建完整、有效的档案管理制度：第一，单位档案管理的相关标准以及制度十分单一，不能进一步满足档案内容的相关需求。第二，目前的档案管理规范以及制度不能满足农业科研单位内部变革的各种需求，在档案管理的具体流程以及方式上，其效率都很低，这不但对单位档案管理的资源以及成本造成了浪费，而且不利于提升农业科研单位档案管理的品质。另外，农业科研单位评价以及考核有关管理者的体制也都不完善，工作人员的主动性不高，也不认真对待档案管理工作，这无法确保农业科研单位档案管理工作顺利实施。

（三）农业科研单位的档案管理设施与环境还需完善。在如今农业科研单位的日常变革与管理中，不太注重档案管理，大部分农业科研单位未创建档案管理机构以及部门，保存档案的场所非常狭窄，原因如下：首先，因为农业科研单位的财政经费还很紧张，难以改进档案管理的环境以及引入先进的档案管理设备。其次，农业科研单位中有各种各样的杂物依旧存放在档案室，不能促进档案管理工作的顺利开展，而且农业科研单位没有对档案室的防火以及除尘等措施开展定期检查，这不能充分提升档案管理的工作水平。

摘要：军贸科研项目档案管理是军贸科研项目管理的一个重要组成部分，本文结合实际，阐述了搞好军贸科研项目档案管理的重要性，分析了军贸科研项目档案管理工作中存在的问题及对策。

关键词：档案管理；军贸；问题；对策

船舶领域军品贸易涉及国家关系、地区局势、国际规则等多方面，在调整国际战略关系、改善全球军事战略格局等方面发挥重要作用，极具政治、经济、军事作用［1］。随着军贸科研项目的发展，产生大量军贸科研项目档案（简称军贸档案）。军贸档案是军贸科研项目设计、生产、交付使用的必备条件，也是军贸科研项目后期生产、推介、交付、售后等工作的重要依据和凭证。目前，国家对军工单位的军贸项目档案管理越来越严格，将军贸档案列入科研项目验收条件，给军贸档案管理工作带来了严峻考验。本文分析军贸档案管理的重要性及存在的问题，提出加强管理的几点对策，以便更好地推进这项工作。

1军贸档案管理工作的重要性

军贸档案是指军贸项目从立项、设计、验证、鉴定、推介、洽谈、批产、交付及售后等全过程形成的有保存价值的各种文件、图样、声像以及电子文件等不同形式、不同载体的文件材料，军贸档案无论作为一种资产形式，还是一种知识信息资源［2］，都是军贸项目管理不可或缺的一部分，收集、管理并利用好军贸档案，对推进军贸科研项目都具有十分重要的意义。

1.1有助于提高军贸项目管理效率。军贸项目从立项、设计、鉴定到出口的全生命周期内会产生大量的具有保存价值的文件资料，这些文件资料真实地记录了军贸产品的研制和出口过程的贸易活动，是验证科研成果、追溯责任、解决经济纠纷的有效凭证，是宝贵的档案资源。档案部门做好军贸档案管理，不仅是对军贸项目全过程资料的收集、整理与利用，更是通过对军贸项目过程文件的规范化与系统化，从文件的角度对军贸项目的推进实施有效的监管和控制，从而实现对军贸项目更有效的管理。

1.2军贸项目科研阶段鉴定验收的有力保障。国家对军贸科研项目管理越来越严格，将档案归档情况纳入军贸科研项目验收条件中，在验收结论中占比一定的权重。同时军贸项目档案验收工作纳入档案部门年度工作计划中，作为档案工作重要考核内容，做好军贸档案管理工作非常重要。