科室档案管理范例

摘要:以恩施某三甲医院为例，指出了该医院档案管理中存在的问题:档案管理科室分散，档案收集不够精细，档案管理缺乏监管，管理执行效率较低，档案管理标准不统一，信息共享困难，档案管理硬件不足，难以满足长远发展需要，档案管理人员混杂，专业素养尚待提高。提出了改善建议:应增加医院档案管理资金投入，建立健全档案管理制度，完善档案管理标准，增强员工档案管理意识，建立适宜的奖惩制度。

关键词:医院;档案管理;制度;对策

1案例医院档案管理现状

案例医院为恩施某三甲医院，目前有59个科室，在职员工2000多人。由于医院档案管理牵涉人员数量多、分工杂，随着就诊人数的增加，医院档案资料维护成本及难度逐渐增加。该医院档案室最早建立于1952年。2010年，该医院开展了创AA级档案室改革，成立了职能较为集中的中心档案室，并积极将1952－2010年档案录入电脑档案管理系统，实现整个医院档案管理系统的电子化。档案的电子化虽然方便了检索和查看，但因为网络信息化程度低，以及员工对电脑界面的接受程度低，虽然每份档案都尽量录入系统，档案的使用率并未提升。近年来，该医院再次开展了创AAA级档案管理部门的改造，目的也是为了提高档案的利用率，这一工作也给目前的档案管理团队带来诸多挑战。

2案例医院档案管理存在的问题

2.1档案管理科室分散，档案收集不够精细。医院档案管理首先需要将档案收集齐全，案例医院科室数量多，收集工作困难重重。目前，各个科室只知该存档的内容，对于档案管理工作流程及方法则无标准。按规定，各科室上传的资料由中心档案室核对。然而，由于中心室工作人员数量有限，难以核对档案资料是否收集齐全。且诸多档案的收集工作并未明确规定责任科室，一旦发现问题，实际责任难以明确。医院各个科室收集的档案不成系统，上交不及时，给中心档案室增加了额外工作量。一些科室对档案资料的收集及移交不积极，损害了档案的精准性与安全性。一些科室安排人员兼任档案管理工作，兼任人员档案管理方式各异，缺少与档案管理中心的沟通，不配合监督检查档案，损害了档案的完整性。

2.2档案管理缺乏监管，管理执行效率较低。案例医院档案管理缺乏监管主要体现在两个方面:一是缺乏监管力度。医院档案管理的重视程度不高，虽然档案管理配置了电脑、打印机等多种现代化设备，但是对于操作及执行档案管理人员的监管不力，档案管理质量更多的是依靠工作人员工作态度的积极性，而无责任机制。监管力度的缺乏直接导致了医院档案管理的执行情况欠佳。二是缺乏奖惩制度。由于该医院对档案管理缺乏奖惩制度，医院档案管理的执行效率一直无法提高，工作人员缺乏对档案管理工作的担当精神，导致医院档案管理工作效率较低。

摘要:随着社会的发展，现在知识管理的理念已经深入到了社会上的各个领域，在医院的人事档案管理中也是如此。通过知识管理实现了医院档案管理的深刻变革，完善了医院档案的管理体系，让医院的档案资源在医院发展中发挥了越来越重要的作用，因此探讨知识管理在医院档案管理体系中的构建具有重要的现实意义。

关键词:知识管理;医院档案;管理体系

知识是医院发展的重要力量，尤其是随着信息化技术的发展，大数据与云计算与医院的档案管理相结合，让医院的档案管理进入了一个全新的时代。医院档案的整理、编辑目录以及开发和使用都是知识型的活动，对医院档案信息的开发和利用就是一种知识资源的再整理和再运用。医院要想实现档案管理的科学化和制度化，就要与知识管理相融合，让档案管理和知识管理相互协调、互相促进，共同促进医院档案管理工作向前迈进。新的医疗卫生体制改革让医院的档案管理内容变得更加丰富和富有内涵，不但包括了医院的行政管理相关的知识，同时还包括了医院最新的诊疗技术。以知识管理为视角的医院档案管理体系构建必须创建合理的档案管理模式，让档案管理实现知识化。让档案中的知识更加的体系化。要从源头上对档案信息资源进行整合，对知识管理的平台建设进行优化，实现档案信息资源在新时期的智能化控制和管理。在档案管理的方法上要力求科学性和规范性，搭建软硬件知识的集成平台，让医院的档案管理更加的科学，能够为医院的经济发展做出更大的贡献。

一、建立多维度的医院知识分类体系

传统的医院行政管理中知识资源管理存在一定的问题，因此在新的知识管理架构下，要以部门和专业结构为基础构建多维度的医院组织知识体系，根据医院不同科室和部门的率属关系，实现知识体系与部门之间的一一对应，从而为医院开展经济活动理顺关系，明确责任。比如可以将医院的知识体系分成三级，一级为医院的组织知识体系总架构，二级为临床科室、医技科室和职能部门等。临床科室包括内、外、妇、儿等医院各科室，医技科室包括检验、病理、CT、彩超、药学部、核医学科等科室，职能部门包括人事、财务、院办、党办、医务科等科室。然后要明确知识条目与职能之间的对应关系，以便让后续的知识能够准确的推送给不同岗位的工作人员，建立相关的知识联系，然后随着医院业务科室和岗位的变化不断的进行变化更新。

二、建立档案知识采集模板

知识体系系统设计完毕以后，就要结合医院的档案管理实际来开发医院知识管理的平台，同时制定标准化的医院档案收集和整理制度，在软件平台中规范的运用。比如要按照医院电子文档归档管理办法、医院党群行政类文件归档办法和医院档案管理技术规范的要去将搜集到的医院知识资源通过信息化的手段采用一定的标准格式录入到医院知识管理平台，然后按照统一的格式进行，医院的知识管理平台主要是为了采集对医院经济发展具有价值的档案信息，同时确保信息的规范性和完整性。

医院文书档案是记录单位发展的重要信息资源。如何充分发挥好档案作用,更好服务于医院管理、科研、医疗工作是医院档案管理工作人员必须思索的问题。当前医院档案管理面临着多种问题。首先,部分医疗机构对档案管理重视不足。部分医院侧重于对“病历档案”的管理,忽略了综合档案,对综合档案的历史价值、管理借鉴及科研帮助作用没有正确认识。其次,档案管理体系不健全。档案管理科室在医院行政架构中大多被边缘化。医院质控管理体系大多重视对业务指标的管理,对档案归档的完整、及时率等缺乏重视。医院档案管理制度不健全,如“三合一制度”“档案收集管理制度”等明显滞后于医疗机构自身发展。再次,档案资源再利用效率低。由于上述问题的影响,各科室不能在档案室完整准确地查找到档案资料,致使其对档案缺乏信任;同时,医院档案室缺乏必要宣传,档案信息资源开发利用不足,查询方式较为单一,干部职工对档案室存在效率低的印象,这都降低了档案利用率。最后,档案管理专业人员紧缺。医院档案管理人员的专业素质参差不齐,知识更新缓慢、人员老化等问题严重,对信息化手段的掌握和利用不足,甚至仍停留在手工收集、检索的操作程序上。受待遇、职称晋升等因素影响,年轻人员缺乏加入档案管理工作的积极性。对此,笔者为做好医院档案管理工作提出以下建议:

(一)增强各级人员对于档案管理重要性的认识

医院要将档案管理列入目标责任制体系中,积极利用各类会议、宣传栏、微信公众号、内部OA系统等渠道宣传档案管理的重要性,定期组织医院干部职工、专兼职档案管理人员、科室信息收集员学习档案管理政策法规,牢固树立全员档案管理意识。在医院党委会或院长办公会上定期对档案管理工作存在的问题进行研究和解决,要积极参与上级档案管理部门举行的档案管理工作评估、升级等考评活动,在人财物上给予档案管理工作支持,保障档案管理工作的健康可持续发展。

(二)健全档案管理体系

依据《中华人民共和国档案法》及有关规定,完善档案管理运行体系和管理制度,成立由分管领导任组长的档案管理领导小组,选拔优秀管理人员负责院内档案管理工作,明晰档案管理各步骤流程,在各科室设置兼职人员负责文件收集整理和档案按时移交工作,确保各科室、各种类型档案材料“收集、分类、整理、移交、归档、利用、分析”的规范、高效。建立档案管理考核量化标准,明确各科室、各部门在档案管理中的具体职责,通过质控管理体系定期对档案管理“三率”(及时、准确、完整)落实情况进行监管,使其与需提交档案科室的主任的绩效待遇挂钩。

(三)加大档案管理人员培养力度

选拔责任感、综合管理能力强的人员来充实档案管理队伍,将培养档案管理从业人员纳入医院人才培养计划,建立良性的档案管理人才梯队。实施“引进来、送出去和自己学”的培养模式,引进成熟型档案管理人才推动医院档案管理工作开展,鼓励档案管理人员进修学习,学习上级部门、其他单位好的经验做法,支持本院档案管理人员应用网课、书籍等在业余时间充电学习,不断提升适应档案管理新形势和新要求的能力和水平。

1医院档案管理中存在的问题

1．1管理范围问题

由于医院档案管理制度并不完善，所以在界定档案管理内容时，往往会出现管理范围模糊的情况。随着管理理论不断成熟，社会管理模式发生了很大变化，因此档案的内涵也发生了很大变化。在各级医院进行档案管理时，并没有制定出一套切实可行的管理标准，而是根据医院管理经验制订档案管理内容，在这种情况下，会缺失许多需要纳入管理的档案内容。

1．2档案利用率较低

医院管理者并没有对档案管理有一套系统性的认知，所以对档案管理工作的重视度不足，也无法了解档案管理工作可以对医院带来何种影响。重视度不足就会导致档案信息资源不足，影响档案利用率。

1．3档案管理分散

目前大多数档案管理工作由不同科室负责，非常不利于综合使用，档案缺失现象严重。而不同科室间还需要安排人员进行管理，不仅会造成人力、物力的浪费，也会浪费医院空间。

1加强医院档案管理创新的意义

1.1为了更好地适应时代的发展要求，要对档案管理进行进一步地加强。在高速发展地现代科学技术背景下，随着新科研成果愈来愈快地转化成生产力，信息在发展中起到了愈来愈重要的作用。在经济高速发展的背景下，对医院档案工作方面提出了愈来愈高的要求，只有找到一条集信息化、个性化、多样化与网络化于一体的道路才能有效地完善医院的档案管理工作。

1.2加强医院档案管理工作创新是档案管理工作自身的要求。通过有效地收集、整理、分析与储存各种各样地信息资源，使今后各项工作有一个重要的依据作为参考，以上的工作就是档案管理工作。在高速发展的社会经济环境下，传统的档案管理工作在现代社会中没有提供出一个合适的档案，从而没有使档案的作用得到发挥，极大程度地浪费了信息资源。

2现行医院档案管理中出现的问题

在高速发展的现代信息背景下，在人们愈发关注档案在医院管理中意义和地位的同时，医院档案工作作为医院管理的重要元素却无法适应迅猛发展的科研、医疗与教学等工作，显著体现在以下几方面：

2.1没有一个较强的档案意识和一个较高的档案利用率。在传统观念长期的熏陶下，在很多医院，档案管理工作没有得到其负责人与管理人的高度关注，他们还一味地以经营医院为主要目标。这种薄弱的意识造成了档案资源的开发没有有效地开展起来，从而导致了很低的档案利用率，最终形一个落后的档案管理状况。

2.2不具备较强的网络与完善的制度。在大多数医院建立三级档案管理网络的背景下，但没有一个理想的运行效果，由于一些工作人员缺乏较强的档案意识，在档案丢失损坏时总出现不能及时归档的情况；缺乏一个完善的有关档案管理的制度来促进档案管理的发展；在社会高速发展的情况下，医院档案管理时刻变化着其内涵与外沿部分，档案范围已经由今天的胶片档案、声像档案、科研档案、计算机磁盘档案等取代了原有的照片档案、病历档案、人事档案以及文书档案。在档案管理内容的纳入方面，缺乏一个明确的标准，各个医院只是按照自己的想法对其进行管理，从而造成了许多需要纳入的档案没有及时被纳入。

摘要：高校财务会计档案管理是高校财务管理中非常重要的环节和内容，财务会计档案能够将学校的财务活动状况反映出来，做好财务会计档案的管理工作至关重要。为了全面提升高校财务会计档案管理的效率和质量，就要求相关的工作人员要加强内部制度的建设。本文就高校财务会计档案管理的内部制度建设进行探析，旨在为人们提供一定的参考。

关键词：高校；财务会计；档案管理；内控制度

当前，国家财务部门对高校的内部控制规范建设做出了明确的规定，高校应该积极响应财务部门的号召来建设内部控制规范。高校财务会计档案管理是财务管理的重要内容，在学校的内部控制建设中也具有非常重要的作用，成为了高校内部控制的重要防控对象。但是，从实际的高校财务会计档案管理的现状来看，内控现状不容乐观，这就要求高校要引起高度重视，要积极探索有效的策略来做好内控制度的建设。

一、高校财务会计档案管理对内部控制中的重要性

高校财务会计档案是指会计核算过程中产生和接收的会计资料，包括各种图表形式、文字形式的资料，能够有效反映高校的经济业务事项。

1.高校财务会计档案在内控过程中的重要性。内部控制建设在高校的财务会计档案管理中具有非常重要的作用，财务会计档案在高校的内部控制建设中也发挥着非常重要的作用。财务会计档案本身形成的过程就能够有效体现内部控制，财务档案客观记录了高校财务管理等各种经济活动，全面覆盖了各类经济活动的全过程，无论是预算管理、事中核算还是事后的决算、对账，记录都非常详细，并且档案具有严肃性和真实性，不能篡改。因此，会计档案形成过程的本身就体现了内部控制的过程。

2.高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则。高校的财务会计档案管理过程中体现了内部控制的原则，行政事业单位响应国家财务部门的号召，注重内部控制，在实施内部控制的过程中要遵循重要性、适应性、全面性和制衡性的原则。因此，在具体的内部控制实施过程中，要对所有的经济活动和业务事项进行全面的控制。同时，要记载各种具有保存价值的图表、文字等会计资料，这凸显了全面性和重要性的原则。在不同的社会背景下，高校的财务会计档案管理要采用不同的方法和模式，例如，在当前信息技术不断发展的背景下，高校的财务会计档案管理也出现了一定的改变，财务会计档案的记载方式也更加先进和科学，这就体现了内部控制的适应性原则。

一、医院办公室档案管理的特点

（一）档案管理完整延续

通常而言，医院办公室档案管理人员较为稳定，可以有效地促进档案管理的延续性与完整性。在日常工作中，医院办公室档案进行了有效的分类与整理，便于利用查找与翻阅。

（二）档案文书工作细致

档案质量的好坏，在一定程度上仍决定于工作人员的文书工作，在收集过程中，有关于医院发展与建设的媒体相关报道也是办公室档案管理工作的重要组成部分。

二、医院办公室档案管理目前存在的问题

（一）档案管理人员紧张

【摘要】目的探究在医院人事档案管理中，6S精细化管理的应用效果。方法选取我院人事档案管理处2017年1月—2018年3月采用常规管理方法管理的600份档案作为对照组，2018年4月—2019年4月采用6S精细化管理方法管理的600份档案作为研究组，比较两组档案缺失率、破损率、正常利用率及管理质量评分。结果研究组档案缺失率、破损率均低于对照组，正常利用率高干对照组，有统计学差异性(P＜0.05);研究组档案标识规范程度、档案室清洁程度以及档案管理安全方面性评分均高于对照组，有统计学差异性(P＜0.05)。结论在医院人事档案管理中应用6S精细化管理，可以减少档案破损及缺失情况，对提高人事档案管理质量及正常利用率具有重要的价值。

【关键词】6S精细化管理;医院人事档案管理;档案缺失率;质量评分

在医院管理工作中，人事档案是重要的内容之一。人事档案管理与医院人才的选拔、医院队伍建设等具有密切关系，是医院长远发展的基础［1］。人事档案中记录每个人的信息，包括姓名、性别、学历、履历、相关职称等等。通过人事档案，医院的管理者能对医院人员有基本的认知，并将其安排在合适的岗位上，对日后调配、晋升等起到重要的作用。目前，很多医院对人事档案管理的重要性认识不足、重视不够，存在管理制度不健全、设施不足、管理人员专业性差等问题，导致医院人事档案管理效果一直欠理想，影响医院的整体发展［2］。6S精细化管理是现代管理方法之一，其目的是通过高效的管理，提高管理质量，保证管理安全性［3］。本次研究通过对比不同时间段人事档案管理情况，探究6S精细化管理用于医院人事档案管理中的价值，现报道如下。

1资料与方法

1．1一般资料。选取我院人事档案管理处2017年1月—2018年3月采用常规管理方法管理的600份档案作为对照组，2018年4月—2019年4月采用6S精细化管理方法管理的600份档案作为研究组，两组档案相关信息如表1所示，应用统计学软件对纳入档案信息数据处理，无统计学差异性(P＞0.05)。

1．2方法。对照组:人事档案采取常规管理方法，即由专人对医院人事档案负责，定期对档案室进行清洁，例如擦拭装档案的橱柜、每周对档案室消毒等;每年整理一次档案，将档案按照人员入职时间进行归档统计;半年检查一次档案室的隐患，以减少因隐患导致的档案破损、缺损等。研究组:人事档案实施6S精细化管理，具体方法如下:①整理:每个人因学历不同、履历不同、职称不同，导致其档案存在个体差异性，对于医院而言，因科室较多，如果所有科室人员档案放在一起，当需要调个人档案时，工作繁琐，增加了档案管理人员的工作量，因此，对于档案管理人员，在对档案进行整理时，可以根据科室为单位，按照科室情况对档案进行整理、划分，并在整理好的档案上标注科室名称、科室人员名称，便于核对。②整顿:健全档案室管理制度:结合以往的管理经验，对档案室的制度进一步完善，例如，为保证档案的实时性，要求档案负责人员每个季度对档案进行一次整理，尤其是涉及职称变动、学术水平变动人员，要及时做好标记，便于日后工作的调配。此外，对于档案室环境管理方面，要求明确具体物品的摆放位置，并做好标识工作，也可以通过现代化手段，例如借助电脑编制检索工具，方便对档案的查找，或者采取电子文件形式对档案进行管理。③清扫:对于档案室管理人员，要每天对档案室进行清扫、定期消毒，尤其是节假日前后，要彻底清扫，包括角落、柜顶等处，为减少灰尘，可以将档案装入密封塑料袋中，防止发潮。档案管理人员切不可在档案室吸烟，防止造成火灾隐患。此外，要求管理者在对档案进行整此外理时，不可在办公区域吃东西，喝水，防止破损档案的清洁性。④清洁:对整理、整顿、清扫等制定标准化，并严格按照制定的要求开展，以维护上述管理效果。⑤安全:档案信息的安全性对个人极为重要，因此，要定期进行对档、排查、及时更新，在对人事档案进行操作时，一定做好其保密工作，预防医院工作人员信息的泄露。⑥素养:医院档案管理人员的素养也直接影响档案管理的有效性。作为档案管理者的工作态度、专业性、服务态度等是做好档案管理工作的前提及基础。档案管理工作是一项负责、繁琐的工作。档案管理人员的技能、价值观、知识、态度等均是其职业素质的体现，但是在实际工作中，很多医院缺乏专业的管理人员，导致管理者知识储备不足、管理技能差等，影响档案管理的效率。所以管理队伍职业化建设，己成为医院改革和发展迫切需要解决的问题［4］。因此，医院管理者可以通过外聘专业的管理人员或者引入相关专业的人才对档案进行管理［5］，并定期对其培训、学习，提高其专业方面的知识及管理技能，完善其职业素养。

1．3观察指标及标准。比较两组档案缺失率、破损率、正常利用率、管理质量评分。由医院领导及员工根据我院自拟的医院人事档案管理质量评估量表对医院人事档案管理质量情况进行评估，量表评估内容包括档案标识规范程度、档案室清洁程度、档案管理安全性，每项均为100分，分数越高，则说明管理质量越好。研究中自拟量表Cronbach’salpha＞0.75，说明该量表信度较高。