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摘要：随着我国社会日新月异的不断进步，各大机关事业单位逐渐重视到养老保险的重要性。关于养老保险工作，其中最重要的就是档案管理的相关事务。在当前的形势下，如果养老保险档案依旧按照传统的管理模式，将无法满足社会的发展需要。对此，机关事业单位应当汲取先进的科学化管理经验，通过信息技术变革固有的养老保险档案管理体系，健全有关管理制度，让档案管理工作更加规范化。本文通过探讨信息化在机关事业养老保险档案管理中的应用要点，为档案工作制定有效的管理措施。
关键词：信息化；机关事业；养老保险；档案管理
自2015年以来，国务院就机关事业单位的养老保险工作下发了工作改革的规定，让人们逐渐认识到养老保险的重要性。时至今日，事业单位中对于养老保险工作仍旧存在一些尚未解决的问题，首当其冲的就是档案管理的相关事宜。如果事业单位不规范养老保险档案管理的工作体系，或是忽略了管理制度的必要性，养老保险的档案将难以得到良好的整理归档，许多工作人员的退休待遇、养老福利也不能准确地落实。因此，机关事业单位要积极引入信息技术，将档案管理工作信息化，以有效提升养老保险档案管理的工作效率。
1机关事业单位养老保险档案非信息化管理模式的弊病
1.1保存困难
机关事业单位养老保险如果按照传统形式的纸质管理，档案的保存难度将逐渐提升：一是机关事业单位的发展规模将不断扩大，录用员工人数也将与日俱增。相对的，退休人员的比例也会有所增长。如果单纯依靠纸张进行记录，那么既会消耗许多人力资源，也会占用大量的房室空间；二是油墨、纸张等工具都是一笔不菲的支出，管理人员还要定期对数年前的档案进行维护检查，做好防潮、防蛀、防火等管理工作。由此可见，非信息化的养老保险档案管理在保存工作上存在许多不便之处。
1.2修改困难
员工的个人能力并非一成不变，随着学习、出差，机关事业单位员工的个人素养会不断进步，那么档案内容也要进行相应的变化。比如政府规定养老保险待遇中的基本养老金，与员工的技术等级直接挂钩。因此，当员工技术能力通过考核得到提升，养老保险档案内容也要进行对应的修改。而非信息化的纸质档案管理，一般都是规定的文件框架格式，修改起来十分不易。如果重新填写相关内容，则增加了许多不必要的工作量，这也是非信息化档案管理急需变革的弊病之一。
1.3查询困难
机关事业单位的员工并非只有养老保险这一种福利，还有社会保险、医疗保险等共计五险的待遇。所以，其他保险通常也需要借鉴养老保险的档案内容，实现信息的链接。而非信息化下的纸质管理模式，带来的是海量的资料内容，查询起来十分不便。机关事业单位在为员工制定各种福利时，经常迫于无奈来重复记录员工的信息，这都是由于无法建立起良好的查询体系所造成的。此外，工作的变换往往也伴随着档案的交接，这都是机关事业单位不可避免的事务，也给养老保险档案管理工作带来了许多压力。
2机关事业单位养老保险档案实施信息化管理需要解决的问题
2.1技术落后
机关事业单位养老保险档案管理质量的优劣，与信息技术的高低成正比关系。信息技术越先进、越完善，养老保险档案管理工作才能更高效、更快捷。但大多数机关事业单位对于养老保险档案信息化管理的职能建设，还存在许多未曾解决的问题，首当其冲的就是技术落后。比如电子档案与电子文件的局限性，原本这种档案与文件就存在期限或保管条件方面的限制。再加上纸质文件在扫描转化的过程中，因为扫描仪性能落后，降低文件的转化速度，从而全面拖累养老保险档案管理的工作效率。
2.2领导对档案的信息化管理不够重视
许多机关事业单位无法有效落实养老保险档案信息化管理的主要原因，是由于单位领导对这类工作的改革不够重视。他们的精力大多集中在对外发展或其他事务的管理上，没有正视到养老保险档案信息化管理所带来的积极作用。尽管有些机关事业单位对养老保险档案管理工作开展信息化建设已经卓有成效，但因为领导层落后理念的拖累，认识不到档案信息化管理对促进机关事业单位运营发展的重大意义。所以直接导致预算、政策、设备等硬件物资对档案信息化改革的投入明显不足，这也严重制约了档案信息化管理的改革进程。
2.3数据信息备份存储的方式单一
首先档案工作的核心在于存储与备份，现今机关事业单位加强信息化养老保险档案管理的前提，是要加强存储与备份的意识。其次要具备多种储备数据资料的方法。但大多数机关事业单位存储或备份档案数据信息的方式比较单一，总体上以光盘刻录为主。这种备份方法相对落后，不利于档案数据信息的保存，电子文件的格式也很难得到统一，而刻录光盘的质量以及保存期限也需要管理人员再三斟酌，谨慎选择。
3机关事业单位养老保险档案管理实现信息化的改革要点
3.1将纸质记录准确的进行信息化录入
许多机关事业单位并非在一开始就采用了信息化的档案管理模式，它们通常在长期沿用纸质档案管理模式以后，才逐渐转变为信息化的管理体系。机关事业单位在施行信息化档案管理时，要将以往的纸质记录准确地信息化。如果涉及到了比较久远的养老保险档案，在信息系统中没有相关的记录，还需要对纸质档案进行查询，那么信息系统将体现不出良好的存在意义。因此，尽管将纸质记录归档到信息系统的任务比较繁重，却还是不可忽略的工作要点。
3.2凸显信息管理系统的先进性
如果想充分体现养老保险档案信息管理的便利，就要凸显信息管理系统的先进性[1]：一是档案的查询工作要足够快捷，通过简单的关键字或模糊信息的查找，就能找寻出对应的员工信息；二是档案信息可以实时进行修改，当员工的能力有所变动，信息内容也能及时得到相应的调整；三是档案库要具备良好的条理性，在年份、职务等条目下妥善保存。由此，不仅让档案信息内容赏心悦目，也进一步方便了信息查询工作。
3.3注重档案的安全性管理
在信息时代下，互联网广泛应用于各个机关事业单位。虽然提高了工作效率，也埋藏了许多未知的隐患。比如黑客、网络病毒，都会对养老保险档案管理工作带来风险[2]。因此，事业单位养老保险信息化的档案管理需要注重安全防护工作，不仅要为系统建立功能齐全的防火墙，监督档案的安全，还要做好相应的数据备份。事业单位在进行查询或档案调集工作时，一定要通过系统的身份认证。存储档案信息的计算机，也要杜绝与外网的链接，只与内部完成共通。经过以上严谨的管理措施，才能保证档案信息的安全性，有效避免信息泄露的问题。
4机关事业单位养老保险档案管理实现信息化的改革措施
4.1提高信息化档案管理的投入建设
机关事业单位如果想要实现养老保险档案的信息化管理，就要大力投入资金建设。首先需要开展信息化的宣传工作，提高单位员工的信息化应用管理认识[3]。同时可以举办信息知识竞赛、学习考核等活动，帮助员工们尽快习惯档案信息管理模式。其次是基础设施的优化，包括计算机、存储器、路由器、信息管理系统、安全防护系统等等，这些设备直接关系到养老保险档案信息化管理的建立[4]。缺少这些必要的设备，档案信息将难以完成传输、交接、共享等工作职能。总而言之，只有实现员工信息化意识与基础设备的共同提高，才能为档案信息化管理做好铺垫。
4.2培养信息化的档案管理人才
人才与设备都是养老保险档案信息管理的硬实力，机关事业单位要积极培养信息化的档案管理人才，保证充分的人才储备，让先进的信息管理设施得到用武之地[5]。人才的吸纳主要可以通过两个途径：一是招聘，机关事业单位可以高薪聘用专业能力强的档案信息管理人员，但还需要进一步考察聘用员工的可信程度；二是可以开展相应的培训学习工作，对单位内忠诚度高的老员工普及档案信息管理知识，提高他们熟练应用信息系统的能力，逐渐加强相应的业务素质。
4.3施行良好的责任落实
有关养老保险档案数据的管理，机关事业单位可以施行责任落实规定。将经办工作与档案信息同步化，实现谁经办谁负责的原则。同时，机关事业单位要制定良好的档案信息化管理制度，对于一切信息资源的存储、查询、交接、归档以及电子文件的格式、内容都进行规范，让每一名管理人员都严格按照技术规范与管理标准行事。同时制定适宜的奖罚制度，对表现优异或失当的员工进行相应的奖励与处罚，以保障养老保险档案信息化管理的顺利开展。
4.4实现养老保险档案信息化模式的规范管理
一切工作都需要在秩序化的管理制度下进行，机关事业单位的养老保险档案管理事务也不例外。单位领导需要在养老保险档案信息化的管理制度上进一步加以约束，增设监督部门，以督查信息化管理制度的施行情况，保障信息化管理模式的规范化改革建设。通过这种方式，可以充分提升养老保险档案管理的工作效率。除此之外，关于档案信息数据的收集与整理，也要严格制定条例，实现科学化的归档存储。同时优化保管信息数据的环境，为养老保险档案信息的安全防护工作打好基础。
5结束语
随着民众保险意识的不断增强，机关事业单位的养老保险事务需要大力优化档案管理方面的工作。档案管理部门要变革以往纸质统计存档的形式，用信息技术引入管理系统，为养老保险档案管理提供更多的服务便利。由于这些档案直接关系到单位参保、个人缴费、领取养老金等各环节的全部过程，也与许多经办机构的业务息息相关。因此，机关事业单位要结合信息技术，着力提升养老保险档案的管理等级，才能有效保障员工的个人利益，契合我国有关养老保险待遇的法律条文，为国家发展与社会服务提供有力的帮助。
参考文献：
[1]张爱莲.机关事业养老保险业务档案信息化管理思考[J].办公室业务，2019（14）：76.
[2]任星莲.机关单位养老保险档案规范化管理研究[J].办公室业务，2018（12）：140.
[3]杜曼丽.机关单位养老保险档案管理的现状分析与探索研究[J].办公室业务，2017（15）：105.
[4]武晓强.机关事业单位养老保险档案管理的问题分析[J].办公室业务，2017（22）：113.
[5]关绍鹏.机关单位档案管理信息化探讨及研究[J].兰台世界，2018（S2）：76-77.
作者:李书光 单位:聊城市东昌府区人社局
