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【摘要】科研经费是高校重要的资金来源，建立高效便捷的科研经费管理模式能为教学、科研活动的开展提供保障。针对高校科研经费管理现状及存在的问题，提出了科研财务一体化协同管理模式。通过对确立一体化平台架构和协同管理目标、明确部门管理职责和权限、管理流程优化三个层面的分析，推行科研财务全生命周期协同管理和监督平台，覆盖科研管理从项目申报、评审、立项、执行到验收等全部过程，优化系统登录、财务立项、预算管理、费用管理、核算管理、票据管理、结题结账流程。最后论述了科研财务一体化平台的实施保障，从平台规划与开发、信息安全与内控保障、平台初始化和后期维护四个方面提出建议，对实现科研经费管理数字化、规范化、精细化、人性化具有一定的借鉴意义。
【关键词】科研经费管理；财务信息化；财务一体化
随着高校科研项目经费的逐年增加，国家先后出台了一系列关于科研经费管理的文件。在《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等的政策若干意见》中提出对科研经费要放管结合、优化服务，扩大高校、科研院所在科研项目资金的管理权限，既要为科研人员营造良好的研究环境，也要加强科研经费的事中事后监管；《关于开展解决科研经费‘报销繁’有关工作的通知》提到要建立高效便捷的科研经费报销管理机制，加强科研项目和经费全过程管理信息化建设，促进项目管理、经费管理、网上审批、财务报销、信息查询等管理一体化，推行“一站式”服务，切实提高报销效率和便捷化水平。科研财务一体化管理模式已经成为了必然，高校需要统筹规划，整合现有资源并重新梳理科研项目和经费管理流程，通过信息化手段建立科研、财务、院系和课题负责人共享的信息平台，实现科研项目和经费全过程数字化、规范化、精细化、人性化的管理，覆盖项目申报、评审、立项、执行到验收各个过程，达到提高管理水平，提升服务质量的目的。
一、高校科研经费管理现状及存在的问题
在传统的科研经费管理中，课题负责人将申报材料提交到科研管理部门，经审批予以立项；课题负责人持项目合同和预算明细到财务管理部门，财务管理部门设立项目经费核算账号；课题负责人通过财务查询项目到款信息并入账和报销，财务管理部门对科研经费的收入、预算、成本、分配进行监管，并编制财务分析报告进行信息公开；课题负责人将审计材料交给审计部门，审查项目的经费来源、到款情况、预算执行情况等后办理项目验收、结题。传统的科研经费管理存在以下问题：
（一）高校科研管理缺乏整体性
当前的高校科研经费管理过程中，科研管理部门负责项目申报和科研成果管理；财务管理部门负责项目经费的管理和监管并提供审计报表；课题负责人负责项目执行情况。由于三者之间的“明确”分工，导致学校科研管理的整体性被分割[1]。
（二）部门信息“孤岛”，跨部门业务效率低
高校科研管理部门和财务管理部门之间的信息系统各自独立使用，缺乏统一的数据标准，信息共享程度低，不利于跨部门业务。课题负责人浪费大量时间在部门间的沟通中，立项、预算申报、预算调整、结题等活动都需要经过两个甚至多个部门的审批，影响课题执行进度，没有真正做到为科研人员营造良好的环境[2]。
（三）科研经费管理缺乏合同管理机制
随着对科研经费管理要求不断的提高以及政府会计的改革，传统的科研管理流程缺乏合同管理规范和制度，不能明确权责依据和时点要求，入账和外转账务处理缺乏依据。
（四）信息化的滞后影响财务人员工作效率
大量重复、手动录入，核对检查和统计报表等工作浪费了财务人员的时间成本，而且简单依靠财务人员的输入、复核的管理模式的出错率依然很高，高校应该思考通过信息化技术减少财务人员工作量的方案。
（五）数据缺乏整合性，影响分析决策
科研经费管理更多关注的是日常的经费收支会计核算，大量科研数据的沉淀，缺乏统一管理。这样的管理方式导致多年来的数据缺乏衔接，没有很好地汇总，决策者不能及时、准确地分析和预测，无月报、季报，只在年终按上级要求报决算，财务分析和决策往往流于形式。
（六）科研经费管理内控与风险意识不足
传统的科研经费管理缺乏流程化的电子审核签批流程，往往会造成简单程序复杂办，复杂程序不知道找谁办的情况，此外人为造成的财务风险不可避免。
（七）缺乏通用报表影响信息公开效果
财务管理系统缺乏科研经费通用报表格式，很多报表需要通过智能报表调取，但数据如果跨年度或跨系统时，许多数据要通过手动处理，造成科研经费信息公开不及时、不准确、不标准等情况。
二、科研经费一体化协同管理
随着科学技术的发展，高校的信息化软硬件基础建设基本成熟，正从数字化校园向智慧校园转变。高校必须有效地利用现有的信息化资源，让科技为人类服务，通过建设科研财务一体化平台让科研经费管理从管理为主向服务为主的工作理念转变，实现教师科研业务自助申请和查询，提升科研项目服务质量及效果，实现科研项目从申报到结题的全过程管理和监控。科研财务一体化平台的建设首先要确立协同管理目标；其次明确各管理部门在整个科研管理中的职责和权限；然后根据使用、管理和监督的权限对科研财务业务流程进行梳理，确定平台的业务功能以及各个时间节点科研管理部门、财务管理部门、院系、课题负责人等的职责和权限；最后通过集成数据资源，让信息流、业务流和财务流在整个生命周期有效地运转，优化科研经费管理流程，提供更好的科研经费服务。
（一）确立一体化平台架构和协同管理目标
科研财务一体化平台是一个多部门共同参与的协同管理平台，科研、财务、院系、资产等部门必须要建立起协同管理机制。平台不仅要面向用户，同时要便于提高管理者的使用效率，降低管理成本。学校是科研经费管理的责任主体，应设立科研财务一体化平台领导小组，各部门合理分工，确立一体化平台的对接方式和协同管理目标。图1展示了通过数据交换中心方式建立的一体化平台架构。业务发生的时候，通过接口数据交换，一体化平台自动采集基础数据、业务数据和报表数据，实现财务数据自动挖掘与整合。应用层预先设置科研经费管理模块，如立项申请、预算编制、预算调整、预开票据、中期检查、延期申请、报销申请、结题申请等，对数据进行处理和展示。通过数据的实时自动传递，消除了跨部门的信息滞后；通过电子签批的控制，便于科研经费的监管；通过智能凭证自动生成会计分录，提高财务人员的工作效率；通过通用报表设计，为使用者和管理者提供更加直观的报表。
（二）明确业务类别、各部门职责和权限
高校科研经费采用“统一领导、分级管理、责任到人”的管理机制，在一体化平台的使用中，需确立各业务活动下科研管理部门、财务管理部门、院系、课题负责人的职责与权限，明确管理界限。科研管理部门主要负责政策把握和项目管理，具体负责审核和签订项目任务书或合同协议；完善和规范科研项目申报程序，组织项目申报论证；分配项目经费，履行科研经费转拨、科研经费大额支出审核会签程序；督促和管理科研项目执行进度，组织科研项目中期检查和结题验收工作；考核和绩效评价科研项目实施效果和科研经费使用效果。财务管理部门负责对科研经费使用实施有效的财务监督，具体负责协助课题负责人编制科研项目预算；参与科研项目的论证和预算评审，审批科研项目预算调整；科研经费核算与票据审核，确保提供的财务信息真实、准确和完整；出具项目中期财务报告、决算报告和财务验收工作；履行科研经费转拨（外协）、科研经费大额支出审核会签程序，以及落实财务信息公开制度。学院对本单位科研经费使用承担监管责任，合理配置资源，监督预算执行，督促项目进度，为科研项目执行提供条件保障。课题负责人是一体化平台的第一服务对象，依法、据实提交科研项目申请，按照批复预算和合同使用经费，查询项目信息，接受上级和学校相关部门的监督检查。根据明确的业务类型和职责与权限，编写业务流程清单，明确负责部门、业务事项名称、对业务事项简单描述、类别（审批、审核、办理）、对象、参与审批部门等信息，绘制业务流程图，包括预算编制、预开票据、项目落款、预算调整、科研项目申请/中期检查/结题检查、结题结账、经费延期、审批人变更、经费支出、科研项目外转科研经费等流程。
（三）科研经费管理流程优化
以建设科研财务一体化信息平台为契机，认真梳理科研经费管理流程和管理层级，简化业务流程，取消不必要的环节和要求，推行“一站式”科研经费全生命周期协同管理和监督模式，切实提供高效便捷的科研服务。科研经费管理优化流程包括系统登录、财务立项、预算管理、费用管理、核算管理、票据管理、结题结账等。
1.用户统一认证，系统登录优化
科研财务一体化信息平台将科研、财务、资产等系统高度集成，通过统一认证和单点登录技术将多个系统用户统一入口，避免来回切换系统的繁琐操作。部门间数据通过中间库实时同步与共享，使跨部门信息得到及时传递。通过一体化平台，将业务流程模块化，设置人员权限和审批节点，课题负责人可以全程可视化各个流程的办事进度；将数据标准化、集成化、流程化，各管理部门通过平台透明化管理科研项目。
2.引入合同管理，财务立项优化
根据《政府会计准则》的要求，科研收入进行合同管理，明确权责确认依据、时点要求以及入账流程。课题负责人在一体化平台选择立项模块，调用科研管理系统立项页面填写合同信息、预算信息并上传附件。经院系、科研管理部门审核后，财务管理平台通过中间数据库读取科研项目建账相关信息，包括科研大类、合同号、付款条款、付款时间点、项目名称、课题负责人、执行人、执行期限、合同金额等，通过部门、预算模板、项目类别的对照表匹配财务项目大类、预算模板、核算科目等信息。财务管理人员审核项目信息和预算信息后，财务管理平台推送的数据到会计核算系统，根据预先设置好的经费账号编码规则自动设立财务账号和预算凭证，编码规则需支持子课题立项和一对多立项等。科研管理系统通过中间数据库自动同步财务账号和预算信息，并将立项视图返回到一体化平台，课题负责人完成立项申请，流程如图2所示。
3.灵活控制方式，预算管理优化
预算管理是科研经费管理的重要部分，预算设置既要赋予科研人员项目经费的自主权，又要监管科研经费的合理性，为科研项目执行提供保障。会计核算系统根据经费来源的不同对项目分类管理，并设置不同的预算模板，通过控制方式、预算项、合并控制码等方式进行预算控制。控制方式分为不控制、禁止超支、浮动控制和禁止发生四种，既能统一管理，又支持单个项目管理；预算项关联不同的科目，使得一个预算项可以发生同类经费支出，又杜绝了禁止发生的科目；合并控制码支持多个预算项共同控制总的预算支出，如国际合作交流费、差旅费、会议费三个预算共享；同时通过预算管理严格控制涉及资产、外拨经费的支出。灵活设置预算模板，达到了对科研经费管理严中有松、松中有严的目的，解决了“报销烦琐”的问题。项目执行过程中，预算调整由课题负责人在一体化平台发起申请，录入项目预算调整明细表。纵向科研项目需经院系、科研管理部门审核同意，财政部门批准后执行，横向科研按合同约定执行。通过中间库同步到财务管理平台，审核后直接写入会计核算系统，支持批量打印预算调整凭证。
4.预设公式管理，费用管理优化
通过公式管理，确立发票、收据，横纵向科研进款，直接、间接费用分配，项目校级、院级管理费，课题组经费，外转合作费的计算依据。公式管理的好处是灵活应对国家、高校的政策变化，可以随时变更比例设置。同时便于管理者和使用者的使用，管理者在使用时可以直接根据公式推送的数据开发票、收据，计算管理费等；课题负责人在填报预算等信息时，也可以根据预算设置的公式提示上限进行预算填报。
5.内置智能凭证，核算管理优化
通过科研财务一体化平台的业务集成特性，打通财务各个业务流程的数据，智能高效地生成财务凭证，提高管理效率，减少出错率，提高科研服务。核算管理优化包括财务落款、预开票据、支出核算的优化。财务管理系统向一体化平台开放到款认领接口，课题负责人通过一体化平台查询并申请落款，打印落款通知单。经办人持落款通知单到财务管理部门申请落款，工作人员扫描落款单的二维码自动生成落款凭证，包括科研收入分录、核销预开票据分录（核销保证分录、核销税费分录）、暂不开票据分录、核销保证金分录、扣管理费分录等。集成税务开票和收据开票系统，课题负责人在一体化平台中提交预开发票或收据申请，财务审核通过后，会计核算系统自动生成凭证，通过短信平台通知科研人员到财务管理部门领取开具好的票据。经办人通过一体化平台选择财务报销模块，跳转到财务网上投递界面填报日常报销、酬金、差旅、资产等报销信息，支持验证电子发票、公务卡信息。投递报销前在财务核算系统自动冻结预算金额，其中资产的采购和验收跳转到资产管理系统，通过资产管理部门的审核后再冻结该资产金额。经办人持打印后的投递单和原始票据到财务管理部门，财务核算人员通过物流系统透明化业务流程，并通过短信平台为经办人发送短信提示业务信息。
6.税票往来标记，票据管理优化
税务系统、发票系统、财务系统三者联动，课题负责人通过一体化平台预借发票或预开票据时，自动查询并标记经办人是否有未核销的发票或收据，控制票据预开数量；自动查询项目余额并支持多个项目号扣除保证金，并返回一一对应地核销代码；通过联动的表达方便财务管理人员对应收应付款的管理，根据标记的往来时间，催缴超期的发票和收据。
7.设计通用报表，结题结账优化
课题负责人通过一体化平台的结题结账模块填写结题（中期）财务验收决算报告、项目结余资金使用申请表等材料，上传结题验收证明附件，经院系、科研管理部门审批后，财务审核并进行账务处理。课题负责人提交申请时，一体化平台自动获取并展示当期余额、暂付款、预约报销情况、预算执行情况等，在账务审核前财务系统自动冻结相关账户。申请审批后，课题负责人可直接通过一体化平台获取结题报告、收入支出结余情况汇总表等，报表带有单位Logo。
三、一体化平台的实施保障
（一）总体规划，定制开发
科研财务一体化平台是高校全面信息化建设目标的一部分，应该充分利用学校现有的网络资源来建设，信息接口建设要符合学校数据交换平台的要求，包括数据标准规格、网络与硬件基础设施、软件与应用建设、信息管理机制等，契合学校构建安全、可靠、便捷的校园网络环境[3]。学校信息网络办公室作为牵头部门推进接口建设，科研管理部门、财务管理部门、资产部门应按照标准提供数据接口，建立联络机制。科研财务一体化平台应结合学校管理需求，理清业务流程，财务、科研管理系统公司分别列出需要和可提供的数据单元，根据优化的流程修改接口程序，对数据进行集成，打通数据孤岛，实现项目信息集成、预算信息集成、来款集成、经费认领集成、支出集成、合同管理系统集成、影像存储集成等，在使用中建立长效机制，逐步完善。
（二）加强安全防范意识，建设内部控制体系
科研财务一体化平台一般是数据交换中心架构，通过中间数据平台与财务管理系统和科研管理系统进行信息传输。网络安全方面，高校应加强计算机病毒防范，修补系统漏洞；信息安全方面，中间数据平台与各部门系统需要构建虚拟专用网络、中转站、防火墙；用户安全方面，一体化平台可以通过身份验证方式登录，通过对再造的流程建立全面权限框架，针对每个业务搭建风险控制矩阵，建立权限指引，对关键控制体系的发起、审核、审批、备案四种权限进行明确界定。
（三）一体化平台初始化
1.项目信息对照
由于科研和财务管理平台的数据标准不同，平台上线前需要管理员设置信息对照表，包括部门编码、项目类别、预算模板、科目对照。对于财务项目进行大类和预算模板管理的高校，需要将科研类别对照财务大类和预算模板。
2.项目信息完善
集成后的系统可以通过计算机匹配项目名称、负责人、所属部门等信息，但往往由于管理需要或人工录入等原因会有项目信息不一致、不完整的情况，对于没有匹配成功的项目需要管理人员查找原因，二次计算机匹配或人工匹配。
3.财务系统设置
一体化平台支持系统自动立号、预算凭证转入、会计智能凭证、预算冻结等管理操作，这就需要在财务核算系统定制开发科研项目立项模块，预先设置立项编码方案；财务管理部门提前细化所有类别会计分录和筛选指定项目号（如科研提成基金号），整理成文档，根据会计凭证的编码规则，定制开发智能凭证。
（四）一体化平台的维护与实施
科研财务一体化平台的正常运行需要科研、财务和信息网络部门的多方合作，需要懂业务、懂技术的复合型人才的加入。系统调试初期，必须对所有类型的科研项目进行测试，原型法调整程序；使用期间，数据同步过程出现的问题需要联系多方诊断，系统开发公司有专人密切配合。为了保障一体化平台的顺利实施，高校应该编制流程图和使用手册，方便用户操作。
【参考文献】
［1］林亚男.基于高校科研经费管理模式的科研经费管理思路［J］.福州大学学报（哲学社会科学版），2010（3）：44-46.
［2］朱姝，沈皓，仇磊.高校科研经费管理与会计核算系统对接研究［J］.中国经贸，2013（24）：239-240.
［3］栾永顺，陈永祥.浅谈高等学校科研与财务信息接口建设［J］.绿色财会，2016（12）：14-19.
作者:郭菲 单位:东北大学
