机关档案范例

作者：王聪 陈民 单位：宿迁学院 宿迁市宿城区人民法院

司法机关卷宗档案保存现状及问题

1.司法机关卷宗档案保存制度现状。依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《机关档案工作条例》以及《人民法院档案管理办法》，各级人民法院设立专门对档案进行管理的档案机构，由档案机构负责集中统一管理本院的包括各种门类和载体的全部档案。人民法院的档案机构应当认真负责，积极提供利用，切实为审判工作和其他相关工作服务。对于人民法院各级领导和全体工作人员来说，确保档案的完整与安全，是他们的共同任务。在监管和指导方面，地方各级人民法院从事档案工作的档案机构及其人员，接受上级人民法院档案机构以及同级档案行政管理部门的监督和指导。在管理内容上，司法机关的档案部门负责档案的接收和整理、档案的利用、档案的鉴定和移交以及档案的保护和防护。

2.司法机关卷宗档案保存存在的问题。

首先，司法机关由于工作的特殊性，机关的业务工作人员大部分都是国家公务员，从事档案管理的人员有些是书记员或者法官助理兼任，有些是专门聘用的专业技术人员，这两部分群体共同构成了目前法院案卷档案的保存人员。案卷档案在内容上是案卷，所以在案卷整理上要符合案件进程的法律程序，这样才能够更加有序地存档，为以后的查询和利用提供方便。同时，案卷档案形式复杂多样，不仅有大量的纸质档案，还有一部分数字形式存在的档案，这样对档案的计算机技术有着一定的要求，在当前无纸化办公的要求下，很多地区都在进行纸质档案扫描存档的信息化建设，这一建设对信息管理的技术要求又更加严格了。当然，案卷档案保存作为一种基本的档案管理内容，对档案管理的管理知识也是有着一定要求的。而在当下，司法机关当中从事档案管理的人群很难能够同时具备这三方面的要求，即如果由书记员或者法官助理兼任的档案管理人员，在法律知识方面不缺乏，但是信息管理技术方面就有所欠缺；法院招聘的专业技术人员在信息管理技术方面有特长，但是档案管理知识和法律知识也是软肋；对于档案学专业毕业后经招聘进入司法机关的人员来说，法律知识也有一定的欠缺。因此，就司法机关的档案管理人员的总和素质上来说，还不能够满足当前案卷档案保存的要求[2]。

其次，司法机关案卷档案的保存与利用没有很好的接轨。司法机关案卷档案的保存与利用是司法机关档案管理的两个最为重要的内容，而在当前的档案管理制度之下，这两个方面并没有很好地接轨。法院的案卷调取基本都是临时紧急性质的调卷，因此存在实体操作先进性，后续再将借卷、归档信息输入信息系统的现象。这种现象就是案卷档案的保存与利用没有接轨的表现。之所以会产生这种现象，问题在两个方面。一方面，在当前的法院档案保存制度之下，仍然按照传统的档案保存方式和保存方法，没有根据档案信息化发展需求建立起档案资源共享电子平台，缺乏档案保存与利用的反馈信息平台，这样档案的利用信息和保存信息就不能很快地反映出来，即可能会造成档案利用上的不便捷，也造成了档案管理上的不透明；另外一方面，档案管理人员的服务理念和重视程度不够。档案管理部门是非常重要的部门，但是在功能上来说还是一个服务部门而非管理部门，其作用就是既要发挥案卷档案的社会功用，又要保证档案的完整和安全。由于档案管理工作的枯燥和繁琐，很多档案管理人员工作态度和工作热情比较低，这一点就严重影响了案卷档案的利用，是造成案卷档案的保存与利用的不接轨的原因之一。

最后，目前司法机关案卷档案的保存模式和管理理念上也存在着一些问题，主要表现在重内不重外，缺乏大局观。司法机关的案卷档案形成于审判业务部门的审判业务工作过程当中，但是对案卷档案的利用却不局限于审判业务部门，本院的执行部门和其他部门也可能需要利用这些档案；除此之外，其他法院或者上级法院也经常会因为案件的关联性或者审判监督作用的发挥等原因，以及监狱管理部门对在押犯人的减刑假释等处理、检察机关在侦查或者起诉过程中对案件当事人情况进行确认等等情况也可能需要利用这些档案。而在当前的案卷档案保存模式之下，各级法院各自管理本院自身形成的诉讼档案，在管理上只重层级，不重集中统一。由于大多数基层法院的人、财、物力量有限，实践中诉讼档案库房严重不足、档案人员匮乏成为普遍现象。同时，由于各自为政，不同法院的规定不尽相同，加之实体卷宗使用不便、借阅环节上的安全无法充分保障等特点，导致跨院、跨省借阅诉讼档案时难度较大，法院之间、检法之间因此产生的矛盾日益凸显。这些原因都导致了案卷档案保存但无法很好地发挥社会效用[3]。

【摘要】

随着我国有关档案法律法规的颁布，各机关对档案管理的重视度也有所提高，但是，目前我国机关档案管理还存在着许多不足之处，深入了解机关档案管理在政务工作中的作用，并找出相应的对策对我国机关档案管理现状进行改善，有助于更好地建设中国特色社会主义政治。

【关键词】

机关档案；政务工作；作用；改善对策

我国档案工作的建设起步较晚，近几年来才逐渐被人们普遍重视，随着2014年《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的颁布，各企事业单位以及团体机构组织才将档案管理纳入到日常工作中来。由于机关政府等肩负着服务社会和管理社会的责任与使命，其档案管理就显得愈发重要。机关档案管理同其他事业单位和学校等公益性机构中档案管理不相同，具有很强的政治性和保密性，在对其进行管理时需要较强的专业性和技术性。同样，机关档案所起的作用也与其他档案不同，该档案不仅服务于机关单位本身，也服务于整个社会，关乎国计民生。要想做好机关档案管理，就必须了解其在机关政务工作中所起到的作用，从而意识到其重要性，才能潜意识地去做好管理工作。

一、机关档案管理在政务工作中的作用分析

（一）机关档案管理为机关内部控制建设提供可靠依据。

【摘要】信息技术在各行各业得到了广泛的应用，尤其在档案管理工作中更是发挥了重要的作用，机关档案信息化管理已经成为一种必然趋势，这是机关档案管理水平提升的重要举措，因此，探讨机关档案信息化管理的关键问题很有必要，希望机关档案管理工作更加高效。

【关键词】机关档案；信息化管理；关键问题；解决途径

一、机关档案信息化管理的必要性

机关档案资源不仅数量庞大，而且涉及的内容广泛、复杂，这给档案管理工作提出了更高的要求。首先利用信息技术可以将档案资源实现电子化，不用再考虑虫咬、受潮、温度等因素，保存更加完整、稳定、时间更长，同时节省了空间，降低了成本，还不易损坏。其次，工作效率进一步提高，信息化管理借助电子媒介，使存储、保管、查阅等环节更加便捷，把工作人员从繁重的工作中解放出来，使档案管理更加科学化，同时档案的管理、查询和阅读更加方便，轻轻点击鼠标就可以搞定，工作效率大大提高了。另外实现了办公低碳环保无纸化，信息化节省了大量的纸张，利于环境保护，这与现代的工作理念相一致。还有实现了资源共享，这就更加提高了档案资源的使用率，机关单位的各个部门利用网络平台，就能够进行实时、在线的交流，避免了很多不必要的麻烦，保障了工作的开展更顺利。从方方面面来看，信息技术的使用使传统的档案管理发生了巨大的变革，机关档案管理借助信息化这一现代化的发展平台，档案管理水平一定会有一个质的飞跃。

二、机关档案信息化管理出现的问题

随着机关档案信息化进程的加快，也暴露出一些问题：软硬件更新不及时；网络安全还不够稳定；服务功能、人员素质需要进一步提高等等，以促进档案管理水平的提高。

三、机关档案信息化管理的解决途径

机关事务档案是指机关在事务性活动中形成的，有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的历史记录。机关事务档案是机关事务工作中不可缺少的基础性工作，是机关优化职能职责、保持政务运行通畅、提升机关事务保障管理效能、保护单位和干部职工合法权益以及维护机关事务性工作发展真实历史面貌的一项重要工作。

1存在的问题

经过我们的调研和梳理，当前的机关事务档案管理工作主要存在以下三方面的问题：

1.1收集不完全

一是不少与机关事务工作相关的文件材料，如业务数据、网页信息等存在应存档、未存档的现象。二是一些在机关事务性工作实施过程中形成的过程性信息资料，被排除在了档案归集范围之外。三是与机关事务工作相关的音像档案、实物档案和基建档案等内容数量多，其归集整理的完整性、规范性被长期忽视。

1.2未实现集中统一

管理机关事务管理工作具有繁琐性、重复性等特点。许多省级单位为方便工作，对机关事务档案实行项目管理制，将经常需要使用的、工作过程中形成的文件材料保留在相关业务处室，未及时进行归档。这种分散的档案管理方式，极易造成机关事务文件材料归档不及时、整理不规范的状况。随着人员调离、岗位职责变动，还存在档案资料散失甚至泄密的安全隐患。

摘要：技术的革新是时展的重要动力，近年来，在社会不断发展的过程中，出现了信息技术。计算机信息技术属于划时代技术，这项技术在我国当前的各个领域中都发挥出了非常重要的作用，计算机信息技术具有许多现代化功能，可以实现信息的高速传递和处理，加速了人们的生活节奏，推动了时代的进步。在机关档案管理过程中应用这项技术，管理效率可以得到明显的提升，具有非常重要的现实意义。本文对机关档案管理信息化进行分析，并且提出了几点浅见。

关键词：机关档案管理；管理模式；计算机信息技术

一、计算机信息技术在机关档案管理中应用的重要意义

（一）拓展档案资源范围。对于机关档案管理工作来说，计算机技术的应用，在根本上改变了传统的管理模式，有效的提升了档案管理的效率，拓展档案管理资源的范围。在传统的机关档案管理工作中，档案资源获取的方式非常单一，资源的获取量以及准确性都不能满足实际的工作需求，档案资源的缺失，会给机关单位的工作带来漏洞，影响到我国行政工作的正常开展。在信息时代的背景下，这种技术上的现实可以得到有效的突破，信息化的机关档案管理模式，在档案资源的获取上具有先天性的优势，资源获取范围更广，而且档案获取的速度和准确性都可以得到保证，为机关单位的工作提供有效的依据。

（二）实现了系统化的档案管理。在信息时代，机关档案管理工作必须要结合社会的发展趋势及时的进行革新，信息化的档案管理模式已经成为了档案管理工作必然的发展方向。通过计算机信息技术在其中的应用，可以实现档案管理工作的系统化，在信息技术的作用下，把档案管理工作中的各个分项工作进行串联，形成一个完善的系统，形成标准化的档案管理模式，是机关档案管理工作创新的一种重要表现形式，这种变化表明了我国正式的进入到了信息时代，具有非常重要的意义。

（三）减少档案留存风险。在传统的机关档案管理过程中，档案的存储需要采用纸张的方式，这种纸质媒介会占用大量的空间，在档案信息调阅的过程中非常的不便利，工作效率很低，而且这种档案管理方式，档案信息非常容易破损和遗失，给机关单位工作的开展造成严重的阻碍。通过计算机信息技术的应用，可以有效的消除传统管理模式中存在的弊端，信息化的办公方式具有高效、快捷的特点，大量的机关档案信息可以使用数据存储软件进行保存，如图一所示，有效的解决了空间占用率大的问题，而且管理人员可以把这些档案信息进行分类处理，按照一定的顺序编制档案目录，在需要这些档案信息的时候，可以快速的进行搜索和获取，从而提升了机关单位的工作效率，这种信息化的档案信息存储方式不容易发生丢失和破损，但是需要做好网络安全防护工作，避免病毒的入侵给机关档案管理造成消极影响。

二、计算机技术在机关档案管理中的应用建议

摘要：阐述了机关档案数字化的内涵与作用，针对机关档案数字化质量与安全控制的内容，提出了机关档案数字化过程中的质量和安全控制措施，为提高机关档案管理水平提供借鉴。

关键词：机关档案；数字化；数字档案；质量控制；安全管理

20世纪80年代，档案数字化兴起，历经四十多年的发展，进入信息化社会以后，在数据技术的助推下，进入到一个新的发展阶段。机关档案数字化以后，可以通过远程在线进行查询、利用与管理，拓展了机关档案服务范围，节约了大量社会资源[1]。机关档案数字化过程中，同样面临着安全保密和质量管理等问题需要改进，最终更好地实现机关档案信息资源在线服务。

一、机关档案数字化的内涵与作用

1.机关档案数字化内涵。机关档案数字化，主要是利用扫描仪等设备，对机关传统的纸质档案进行数字化处理，使纸质档案转化成为新的可以在光盘、磁盘、电脑等载体上进行存储和利用的数字信息[2]。在现代信息社会中，对传统纸质档案开展数字化功能处理与优化，不仅可以促进档案信息资源共享和利用，还可以建立档案存储、利用与管理新型模式，对档案管理工作对象与内容进行丰富。

2.机关档案数字化作用。机关档案数字化处理的价值与意义，主要体现为有利于机关档案存储与利用。具体体现在以下几个方面[3]。

第一，机关档案数字化有利于档案存储。在传统纸质档案管理中，主要是以纸质档案资料为载体，通过字迹记录信息进行整理。机关纸质档案在存储过程中，受制于纸张使用年限和纸张耐久度等因素影响，经过长时间保存以后，可能会产生纸张老化、字迹模糊等问题。机关纸质档案在保存期间还会受到虫蛀、潮湿等外部环境影响，从而产生档案信息损坏或丢失等问题。为了延长纸质档案使用寿命，就要对纸质档案进行数字化处理，以电子档案替代纸质档案使用。而对于破损的机关纸质档案来说，必须对其数字档案进行图像修复，确保档案内容可读性。

摘要：机关事务管理部门是保障党委、政府及其他部门工作正常运转的重要机构，在运行过程中会产生大量有价值的档案，这些档案对优化政府服务职能，提升政府服务水平都具有重要意义。因此，有必要重视机关事务管理部门档案管理模式创新，通过档案管理信息化建设，充分利用档案信息资源。

关键词：机关事务；档案管理；模式创新

《机关档案工作条例》明确规定，要加强对党委、政府及其他机关档案管理，更好地为机关工作服务。机关档案工作有助于提高机关工作效率，提升工作质量。按照这一要求，机关事务管理部门应主动适应时展趋势，推进档案管理模式创新，更好地为机关事务管理工作服务。

1机关事务管理部门传统档案管理模式的局限

当前，仍有很多机关事务管理部门沿用传统档案管理模式，未设置专门部门，多由办公室兼管，服务对象主要是领导和其他机关单位，一般不对外开放。这种封闭式的管理模式很难发挥档案的价值和作用。随着我国机关事务改革的不断推进，传统档案管理模式的弊端逐渐暴露出来，影响工作。

1.1档案管理门槛过高，影响档案资源利用。机关事务管理部门档案一般都来源于本部门和有关党政机关，要想查阅相关档案，不仅需要层层审批，甚至还需要其他单位开具介绍信才能够查阅相关档案，社会公众想接触这些档案困难重重。同时机关事务管理部门档案服务方式单一，缺少主动服务意识，查询相关档案必须到档案室，这种单一的服务方式不利于档案资源的充分利用。受有关保密工作的片面影响，认为机关事务管理局的档案主要服务于党政机关，由于保密需要不能对机关事务管理局的相关档案进行利用和开发，更谈不上面向社会公开。

1.2机关事务档案管理手段落后。管理手段是否先进，直接影响档案管理效果。当前，仍有部分机关事务管理部门在档案管理工作中采取传统的手工模式，即使部分单位推进了档案信息化建设，但投入资金相对较少，无论是档案管理硬件设施，还是软件系统，都难以满足当前档案管理的实际需要。由于档案管理手段落后，难以实现传统的纸质档案向数字档案转变，也无法建立档案信息数据库，很多有价值的档案信息难以运用大数据、云计算等技术对其进行系统开发。一些档案管理信息系统与信息系统不兼容，出现了“数字孤岛”问题。

机关事务档案是指机关在事务性活动中形成的，有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的历史记录。机关事务档案是机关事务工作中不可缺少的基础性工作，是机关优化职能职责、保持政务运行通畅、提升机关事务保障管理效能、保护单位和干部职工合法权益以及维护机关事务性工作发展真实历史面貌的一项重要工作。

1存在的问题

经过我们的调研和梳理，当前的机关事务档案管理工作主要存在以下三方面的问题：

1.1收集不完全

一是不少与机关事务工作相关的文件材料，如业务数据、网页信息等存在应存档、未存档的现象。二是一些在机关事务性工作实施过程中形成的过程性信息资料，被排除在了档案归集范围之外。三是与机关事务工作相关的音像档案、实物档案和基建档案等内容数量多，其归集整理的完整性、规范性被长期忽视。

1.2未实现集中统一管理

机关事务管理工作具有繁琐性、重复性等特点。许多省级单位为方便工作，对机关事务档案实行项目管理制，将经常需要使用的、工作过程中形成的文件材料保留在相关业务处室，未及时进行归档。这种分散的档案管理方式，极易造成机关事务文件材料归档不及时、整理不规范的状况。随着人员调离、岗位职责变动，还存在档案资料散失甚至泄密的安全隐患。