会计档案管理范例

［提要］随着会计电算化的普及以及智能财务的兴起，财会从业者逐渐地把目光从如山的纸质资料中转移到会计信息化、数据化中来。会计档案的存在形式也紧跟时代发展的脚步发生着变迁，由最初的纸质会计档案，到现在的纸质、电子会计档案并存，以及即将到来的电子会计档案单轨制趋势。

关键词：会计档案；存在形式；纸质；电子

一、会计档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是以会计语言记录和反映的社会再生产过程中以货币表现的经济活动，即资金运动或价值运动发生情况的重要史料和证据，属于单位的重要经济档案，是检查企事业单位过去经济活动的重要依据，也是国家档案的重要组成部分。根据《会计档案管理办法》规定，保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案包括纸质会计档案和电子会计档案，其中纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册；电子会计档案是指通过计算机等电子设备形成、传输和存储归档的会计核算数据库。

二、会计档案存在形式

会计档案管理工作作为企业财务管理的一项重要工作，连接着企业经营管理的整个环节。而会计资料整理、归档工作无疑是档案管理工作中尤其重要的一环。随着企业信息化水平和精细化管理程度的提升，会计档案存储数量激增，企业对会计档案管理的成本效率以及安全性提出更高要求，而会计档案该以何种形式储存、归档，是否适合企业自身管理需求又考验着财会从业者们。

（一）纸质会计档案。纸质会计档案是指将所发生的经济事项按照相关会计制度记录于书面，并将其按照规定的方式有序整理，装订成册。目前，大部分企事业单位还是以纸质会计档案存储为主，不同的是各企事业单位会依据自身规模大小、经济业务的复杂程度、财务管理的规范化等特点，决定由谁负责会计档案的整理、立卷、装订等工作。大的企业会在财务部门内部设立专门的会计档案管理岗位，由专人负责会计档案的接收、分类、整理、装订、保管、移交、查询等工作；小一些的企业会由财务负责人指定由会计或出纳人员兼职整理、归档会计档案。无论采用何种方式，企业都必须按照会计法的相关要求，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证纸质会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防损毁、丢失和涉密。按照会计档案整理相关办法，会计机构负责档案管理工作的人员需要每月及时对纸质会计凭证进行归档、装订。面对由每一个经济事件形成的每一张票据，以及再由会计人员依据每一张票据进行职业判断填制的每一张记账凭证，整理人员需要付出极大的耐心和细致，对其进行分类归纳，有序排列。首先，接收由不同岗位的财务人员填制的不同类别的记账凭证，并整理检查记账凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。其次，检查附件有无漏缺，及时通知相关人员进行补充。最后，在确认记账凭证上有关人员印章齐全后，按照凭证装订的相关要求进行装订，保证凭证厚度基本一致，装订牢固，外观整齐干净大方。年度终了，在确保各会计账簿结账的情况下，传统手工记账的企事业单位首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符、账页数是否齐全、序号排列是否连续；其次按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；实行会计电算化的企事业单位，会及时从财务软件中将各明细账、总分类账及时打印、分类整理、立卷、装订归档。此外，还有各种形式的会计报表、纳税申报表、银行余额调节表、盘点表、工资表等也应打印出来一起分户、立档、整理、装订、保管。

摘要：随着会计电算化工作的开展，从而促进会计工作的重大改变，提高了企业的经营质量和会计工作的有序开展，会计电算化已发展成为现代化的重要技术基础，极大地促进了企业会计自身的不断创新和发展。本文在企业会计基础电算化的研究基础上，分析和总结探讨了开展会计电算化研究工作以来面临的诸多不利影响，我们认为应勇于与时俱进，改变会计工作研究重心，进一步研究加强企业会计基础电算化下的研究工作，使其规范有效，安全性更高。

关键词：会计电算化；会计档案管理；会计工作

引言

随着我国现代企业计算机信息应用的不断发展普及，会计师和财务企业档案管理也逐渐向中小企业财务电算化档案管理业务方向快速推进发展，如何有效规范组织实施当前我国财务会计师和财务企业档案管理，提高当前我国财务会计师和财务企业档案管理者的工作效率和档案服务运行质量，使当前我国财务会计企业财务管理档案的绩效管理作用研究能够真正得到有效的发挥，逐渐发展成为当前以来我国财务会计界国际学术研究的一个重要热点。

一、会计电算化下的企业内部实际财务管理控制信息系统概念

根据我国企业会计电算化管理的基本概念定义，电子商务会计企业数据计算信息处理技术企业会计信息技术，是一种主要用企业电子商务计算机来将数据处理作为企业会计处理工具，并专门从事各类企业会计管理工作，是目前我国推进企业会计工作现代化管理体系建设的重要理论技术成果。因此，基于大型企业会计管理信息系统电算化的大型民营企业内部经济财务管理控制，为有效率地保证内部经济社会固定资产财务管理会计信息的准确性和完整性，以及会计信息安全性，有关地方财政部门一般认为企业应及时主动采取科学有效的财务控制措施，对其进行系统化和规范化，以及自我管理进行科学控制和自动进行调节的一个管理过程。在当前我国内部会计信息化和电算化的发展环境下，在采用公司企业财务管理电算化组织内部会计业务信息有效管理控制系统中，有"部门控制"和"组织内部控制"两种基本职能类型，组织内部有效管理控制的主要目的是在采用公司内部会计专业财务电算化会计信息管理系统下，根据公司企业员工岗位职责，对公司企业员工内部管理进行明确职能界定，通过其在组织内部建立一定的规章制度管理体系等，直接有效实现内部有效管理控制。

二、会计电算化下会计基础工作的影响

一、前言

会计档案作为国家档案一个重要构成部分，同时也是单位一个重要档案资料，在会计工作以及经济管理工作有着非常重要的作用。随着计算机应用的普及，会计档案管理也开始向电算化发展，基于电算化条件下如何实施会计档案管理工作，提升会计档案管理效率和质量，使会计档案所具作用得以充分发挥也成为了目前会计事业研究的一个焦点。

二、会计电算化条件下会计档案特点分析

基于会计电算化，会计档案的特点主要表现为以下三个方面：第一，内容广泛化。和传统会计档案相比较，基于会计电算化下，会计档案所涵盖的内容不仅有传统纸质资料，同时还包括储存于计算机中和会计有关的各种信息以及数据等，且计算机软件以及硬件中有关会计方面的信息也均为会计档案，由此可知在会计电算化条件下会计档案不管是内容还是范围均已扩大。第二，档案信息载体多样化。未实施电算化之前，会计档案一般是经纸质记载，而纸张则为会计档案信息载体。伴随着信息技术水平的提高，会计档案信息载体也发生了相应的改变，除传统纸质会计档案外，还包含有其他介质，比如硬盘、U盘以及磁盘等，这些均为会计档案载体，对此，在会计电算化条件下会计档案载体也变得更为多样化。第三，信息具有可变性。在电算化条件下会计档案信息一般储存于光盘或者软盘等介质上，简单地来讲这些信息均为数字信息，具有不稳定性以及流动性，易损坏或者被修改，正是因为如此也使得会计档案管理难度增大，若这些信息被修改或者损坏，不可恢复至之前的状态，则会使整个会计工作受到影响。

三、会计电算化条件下会计档案管理所存问题分析

（一）认识不足

目前有很大部分会计档案管理者和财务部门有关领导对于电算化会计档案的了解还比较浅显，管理经验较浅。在收集整理档案资料时，仅仅只是存档打印出的各纸质档案，未把储存于计算机中关于会计方面的信息备份保存于磁性介质或者光盘上，导致档案完整性较差，使得会计档案管理工作比较盲目。

［摘要］只有顺应时展潮流，才会取得更好发展，随着经济和科技的不断发展，事业单位会计档案信息化已经是大势所趋，抓住信息化的机会进行改革和升级有利于高效、便捷地处理财务信息，提高事业单位会计档案的管理水平和效率。而存在的问题也不可忽视，要发现问题、分析问题、解决问题，要在完善制度保障、建设专业人才队伍、提高安全意识和软件专业化等方面进行事业单位会计档案管理优化。

［关键词］信息化；会计档案；优化

0引言

2017年，中国共产党第十九次全国代表大会明确指出，我国已经进入了“新时代”。在这个新时代，我国科技、经济、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我国向着伟大复兴的中国梦更进了一步。在这个承前启后、继往开来的新时代，我国信息化不断发展，在这个背景下的各项事业都需要适应信息化带来的改变，必须紧跟信息化的步伐，利用信息化为社会为国家做贡献。所以，事业单位会计档案的管理也必须在信息化的背景下进行优化，从而提高事业单位会计档案管理的质量和效率。

1会计档案信息化

2016年1月1日起施行的《会计档案管理办法》中第二条明确规定，事业单位的会计档案管理要适用于此项法律。并清晰解释了什么是会计档案。会计档案可以说是会计资料，反映的主体是单位，包括国家机关、事业单位、企业、社会团体；会计资料是在进行会计核算等过程中形成的；会计资料形式是具有保存价值的文字、图表等；会计资料记录和反映的是单位的经济业务；在新时代信息化背景下，会计资料还包括通过电子设备形成、传输、储存的电子会计档案。随着我国经济快速发展，科学技术的资金投入越来越高，从而推动了我国科技创新能力大大提升，信息化社会愈发明显，各个领域也凭借信息化的科技和便捷充分发展。为了适应时展和科技的进步，事业单位会计档案管理也必须进行优化，从而提高会计档案管理的质量。从《会计档案管理办法》中对电子会计档案的提出和重视就可以感受到信息化给事业单位会计档案管理带来的变化，并且电子会计档案的加入和调整对于事业单位会计档案管理和更好地服务社会带来了积极影响。

2信息化会计档案管理的特点和意义

摘要：基层人民银行在处理国库会计业务时，会统一形成国库会计档案，这些档案记录着政府收支和预算情况，是具有价值的文件资料，完善的保存对今后的政府工作及档案管理有着重要意义。而随着信息化技术的应用，基层人民银行也在不断推进信息化管理建设，让国库会计档案管理全面实现现代化和信息化，从传统的文件保存过渡到电子化保存，构建完善的信息电子资料库，充分发挥出国库档案数据的价值，为今后国库应用数据分析进行决策时，奠定基础。

关键词：信息化国库会计档案电子化

一、系统建设背景

会计记录和史料记录都是金融档案的组成部分，建立全行的电子档案管理系统，实现对信用卡档案、公文档案的搜集与整理，全面提升电子化档案管理、利用的水平，并依据实际工作需要，解决档案移交记录和过程的信息化，以及档案保管的有序化、效率化，对实物档案进行信息系统化管理。明润华创电子档案管理系统是综合运用内容管理平台、影像工作流、影像采集等技术，对电子会计凭证、报表、账本等会计档案的收集、整理，为全面提升电子化会计档案管理、利用提供了整体解决方案。

二、电子和纸质档案的利弊

（一）电子存档。1.优点。传输和保存方便，电子文档可通过云存储文档分享，也可通过网络传输。档案保管者对借阅档案人员的身份进行核实，确定档案的保密程度，在符合借阅要求的原则下进行档案借阅。电子档案相比传统的文件档案，在传递上方便快捷，不受距离、时间、地点的限制，消除了纸质文件的环保问题更加环保。电子档案经济实用，通过介质存储，终端处理，让电子档案方便存储，当前的信息化技术已经完全可以支持国库会计档案的存储要求。国库电子档案更加集中，便于管理，通过软件进行资料的查询、录入、存储等，让档案管理工作更加简便。2.缺陷。电子文档如果使用不当或者保管条件不符合要求，会造成档案的存储不稳定，会受到外部干扰使文件出现损坏或数据打不开的问题，如果自身存储介质出现损坏，会导致原始数据得不到恢复。所以，用自存方式存储电子文件是不稳定的，由于对电子设备的过度信任，让计算机进行电子文档管理，这就会出现当没有设备时，电子档案的管理将无法进行。电子档案的管理离不开终端设备的运行，而设备的运用离不开电源、网络的稳定，而数据安全方面，当文件进行传输时，如果网络安全级别不高或者在文件传输过程出现状况，容易出现安全问题。例如，电子会计文件在管理过程中容易被修改，不易被发现，国库会计文件的数据准确性直接受到威胁，除此之外，由于系统的漏洞，整个软件系统瘫痪，会给黑客们偷窃会计文件的机会，从而泄露会计文件的信息。3.纸型档案。安全性能高是纸质档案的主要优点。大部分纸张都是独立的，文件共享非常少，借阅也非常方便。由于其安全和保密性高，因此更适合高度机密的文件，但也存在一定的缺陷，这一缺陷体现在对人力资源的浪费严重。财政部门的业务很多，每天都要生成、分类和绑定大量文件，如果都使用纸质文档，那么因为会计到岗位监督之间的程序变复杂，会使人员严重不足，人力浪费严重，并且文件会使用到大量纸张和打印机墨粉，制造这些文件需要大量的天然资源，资源浪费严重。另一方面，国库会计档案的保存期从30年到永久不等，长期处理纸质档案需要很大的空间，所以保留纸质档案将造成空间浪费。

三、国库会计档案电子化管理的风险和困难

摘要：高等职业院校会计档案记录着学校在科研、教学以及管理等各方面的经济活动，同时也可以指导学校的各项活动开展。但是从我国高等职业院校会计档案管理的现状分析来看，其中还存在很多的问题，如果不进行及时的改善，竟会影响档案管理的作用发挥。接下来将对我国高等职业院校会计档案管理现状和问题进行具体的分析，并提出相应的解决对策。

关键词：职业院校；会计档案管理；问题；对策

高职院校会计档案是对学校各项经济活动的记录，包括财务管理以及会计核算等活动中产生的具有保存价值的信息和材料，能够反映出高等职业院校的经济业务情况，所以也是高等职业院校档案中的重要组成部分，因此做好会计档案管理可以促进高职院校得到更好的发展。

一、高职院校会计档案管理的现状和问题分析

(一)会计档案管理制度不完善

从我国当前的高等职业院校档案管理的情况来看，还没有一个统一的管理制度。通过对10所高职院校的调查显示，7所院校的会计档案管理中没有标准化的制度形式，占调查的70%。这也使得档案管理在落实的过程中存在一定的难度，影响会计档案管理的现代化发展。信息时代下，会计档案管理也逐渐实现信息化，导致会计信息的数量不断的提升，形式也呈现多元化。会计管理也必须要加强对制度的建设。但是从目前的情况来看，会计档案管理制度的制定中，没有认识到管理制度的重要作用，使得制度不够完善，存在很多漏洞，对高职院校会计档案管理造成一定的隐患，影响管理的质量和效率。

(二)会计档案资料采集不全面

摘要：本文阐述了会计电算化背景下会计档案管理的特点、会计档案管理中出现的问题及解决措施，表明了会计电算化对会计行业的发展起着至关重要的作用。

关键词：会计电算化；企业会计档案管理；特点；问题；解决措施

1引言

会计电算化背景下，传统的会计档案管理模式已不符合时代要求，因此会计行业需要就管理理念、管理体制、新型人才的培养的方面做出新的调整，跟上时代的步伐，为会计行业的发展做出贡献。

2会计电算化背景下会计档案管理的特点

会计档案管理是会计工作中不可缺少的环节，它是将有价值的月度、季度年度会计报表，各种凭证、各类图表进行稳妥贮存的过程。不同于传统的会计档案管理工作，会计电算化背景下，会计档案的操作方式、贮存方式发生了很大的变化，新型管理模式有以下几点特点：

2.1内涵广泛

【摘要】近年来，随着计算机技术的不断发展，会计电算化已经走进机关企事业单位，取代了原有的手工计账，不仅减轻了财务人员的劳动强度，而且提高了工作效率。会计电算化的应用，使传统会计档案管理的内涵和外沿均发生了变化，对会计档案的管理者提出了更高的要求。

【关键词】电算化;档案管理

随着企业竞争的不断加剧，越来越需要准确、快捷的信息资料。会计电算化作为企业领导重要的决策依据，已基本普及各中小企业，但就其发展情况还存在许多不完善的地方。怎样使企业更有效的利用会计电算化信息，是我们等待解决的问题。

一、会计电算化档案的内容及优点

1、电算化会计档案的收集。所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(通常指一个会计年度)，把计算机系统中所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上，从而形成脱离原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内，在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。

2、电算化会计档案的存储。由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上，要注明形成档案的时间与操作员姓名，存放时应远离磁场，注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存档案，还应定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质的损坏，而使会计档案丢失，造成无法挽救的损失。

3、电算化会计档案的更新。由于电算化会计档案是存储在磁性介质上的会计档案，必须在特定的计算机软件环境中才可以使用。因此电算化档案的管理者在财务软件管理版本更新时同时，要做好原始档案的导入新软件中进行重新备份保存，确保原始的电算化会计档案可以在新的财务软件下随时应用，这样才能高效的利用原有的数据，形成年度的对比，为企业的发展提供更快捷的资料，促进企业做出正确的判断。这就要求电算化会计档案管理人员不仅要熟悉会计核算工作的各项专门方法，还必须同时掌握必要的计算机操作和维护知识，才能顺利实现电算化。