合同文本管理范例

摘要:在企业的日常经营管理中,各环节内容都与合同有关.标准合同管理成为了现代商法中契约定型化特征的具体表现形式之一,能够推动企业的持续发展,确保企业效益的最大化,提高企业的市场竞争力.但若是合同管理不规范不落实,就会造成经营决策层面失误问题的出现,对企业的发展带来不利影响.因此,我们必须要认识到标准合同管理的重要性,全面落实合同管理工作.

关键词:标准合同;合同管理;基础作用

随着各行各业的快速发展,市场竞争也日趋激烈,企业要想在激烈的市场竞争中占据优势,提高自身的市场竞争力,就需要加强对合同的管理.若是因合同管理不规范,存在一些大的疏漏或应用上的错误,就会引发各种安全风险问题,给企业的发展带来不利影响.所以,企业应该认识到合同管理的重要性,对合同中可能会存在的风险问题进行全面分析.

一、合同文本类型及标准合同的概念

根据已有的法规条例,合同文本可以分为特定合同、示范合同及标准合同文本几种类型.其中,特定合同指的是对于某项特定业务起草的合同文本,通常不能重复利用;示范合同文本,主要是有国家行政部门、行业协会等的,能够重复使用;而标准合同文本与前两者不同,其是以满足合同制定方利益最大化为目标,对某种业务强制使用的合同.对于标准合同的概念各行业人员、学者等有不同的看法,有些人认为标准合同也就是格式合同,合同签订方不具备修改的权利,具有强制性.如保险合同、银行开户协议等.有的认为虽然标准合同是由处在优势地位的企业强制制定和使用的文本,但是,双方可根据业务特征、价格等各方面条件进行商谈.但不管怎样,标准合同都是以利益最大化为目标而实施的合同,广泛应用于石油、化工等多个领域[1].

二、标准合同在企业合同管理中的基础作用

以某企业为例,其涉及到的业务类型很多,如,设计文件等.标准合同的应用和推广,有效避免了因合同文本选择不合理而出现的风险问题,提升了合同管理部门的管理质量和效率,为企业各项业务的操作指明了方向,节省了企业的管理成本投入,确保了企业经济效益的最大化.同时,还利于企业维护自己良好的商业形象,为企业创造出更多的经济效益.在企业合同管理中,标准合同的基础性作用具体体现在如下方面:1􀆰标准合同的时业务应用时间很长,是在反复应用过程中总结出来的文本类型,可以将特定业务的基本需求反映出来,并对合同中可能会出现的风险点加以保护.标准合同适用于某类型的业务,使用频率也非常高.同时,标准合同中明确规定了合同内容,不需要合同双方额外花费时间进行谈判,节省了时间,减少了成本,能够快速地完成合同的交易,使企业能够有更多的时间其完成其他各项工作[2].2􀆰企业推广使用标准合同,占据主动权,如果发生了合同矛盾纠纷问题,可以以合同条款为参考依据,解决纠纷问题,维护自身利益.3􀆰标准合同的推广与应用对能够提升员工的工作效率.标准合同的应用,能够降低随意决策,错误决策的发生率.标准合同内容都是合同制定方人员提前制定好的,通过对合同的科学设定,指导合同人员工作,以此提高了他们的工作效率.4􀆰标准合同的管理能够提升企业的形象.现如今,同行业企业的竞争日趋激烈,企业间的竞争不单单只是产品质量的竞争,还是企业信誉、形象的竞争.标准合同管理,能够让合作伙伴体会到合同管理的规范化,感受到企业员工的工作质量和效率,从而有助于企业良好商业信誉的建立,提升自身的形象,推动企业的持续健康发展.

［摘要］合同管理是高校制度及组织管理中的重要内容，健全合同管理机制是有效防范和化解高校合同法律风险的重要手段。而高校合同管理流程中存在不同程度的制度缺失、管理无序等问题，因此高校要建立合同管理机制来切实保护自身合法权益，继而推进其精准化、科学化的管理。文章以高校合同管理存在的主要问题为切入点，进而展开论述，提出相关解决对策，以供参考。

［关键词］合同管理；专业化；信息化

0引言

近年来，高校合同审计工作是高校内外部审计工作的重点内容，而在审计监督视角下的高校合同管理工作便显得不甚规范和严密。高等院校的主要任务是传授知识、培养人才和科学研究，较少参与社会经济活动，涉及的经济行为也相对单一［1］。这使得高校自身的“免疫系统”功能发挥不足，认识与防范风险因素的能力有限。因此，在实践中，高校应当规范合同管理制度及流程，这样才能切实保障其合法权益。

1高校合同管理及其内涵

高校合同管理就是在高等院校的环境中，高校依据其合同管理制度，对合同签订、变更、履行等内容的具体管理和运用，一般是针对合同从无到有、开始履行到履行完毕的全过程管理、监控。其具体流程一般包括合同签订前的审查、评估；合同签订中文本的标准化，合同章、授权委托书的审批；合同履行过程中的变更、解除及违约情况的处理；合同履行结束后的合同归档等。因此，高校合同管理不仅是对合同文本的保存和归档，更是一个个动态的过程。可以说，合同在从开始签订到履行完毕的全过程中，任何一个环节管理不到位都可能引起纠纷、造成损失。因此，合同管理的目的就是通过这种动态的层层把控减少、解决合同中的纠纷，维护高校合法权益。

2高校合同管理存在的问题

在全面依法治企的形势下，县级供电企业必须依托“国家电网公司经济法律管理业务应用系统”平台，遵循合同管理的“统一归口、统一职责、统一流程、统一分类、统一文本、统一平台”的“六统一”原则，做好合同审核、签订、履行等相关工作，不断加强、规范、完善合同管理，防范经营风险，维护公司合法权益。

一、健全合同管理机制

按照国家电网公司合同管理办法的精神，通过“以评价促落实、以检查促管理、以培训促提升、以计划促履行”的管理手段，完善和优化合同管理制度，规范和加强合同管理工作，推进合同管理标准化建设。完善管理制度。实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度、审计监察制度及责任追究制度，做到制度落实、机构落实和人员落实，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。同时，要组织办公室、财务、物资等相关业务主管部门对合同管理工作进行检查，做到管理层次清楚，职责明确、程序规范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立组织机构和考核机制。建立健全合同管理组织机构，清晰地划分合同管理机构、人员及职责，明确合同归口管理部门和合同管理相关部门的职责分工。严格落实《国家电网公司合同检查考核管理细则》，通过建立合同管理月评价、月通报、月考核机制的管理机制，从合同上线率、审核率、执行率、规范率、准确率、调考合格率等方面制定考核评价标准，促使合同的签订、履行、考核都处于有效的控制状态。健全常态管理机制。建立合同管理月报机制，按月梳理、分析合同签订、履约情况，做好合同管理的事中控制，协助合同承办部门处理合同中出现的问题，防止违约行为的发生。采取部门自查、集中督查的方式，及时发现并解决合同起草、审核、签署、履行及归档中存在的管理问题，促使合同管理做到规范、合规。

二、完善合同过程管控

在日常合同管理中，要将严把合同审查关作为合同常态管理的主要内容，强化合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印等全过程管理，全面实现“有人负责、有人监督、有章可循、有据可查”。规范合同流转程序。进一步优化业务流程，严肃合同授权管理，加强合同履行阶段的监督与考核，提升合同管理效率与效益。根据国家电网公司对合同统一编号的原则，对所有的合同进行统一整理编号，并在ERP系统录入项目时，加入合同管理的概念，使每个项目名称后面均有合同编号，实现项目的线上查询，项目管理效率大大提升。推行国网统一合同文本。按照《国家电网公司合同管理办法》六统一要求，起草合同以甲方为主，按《国家电网公司合同管理办法》第十三条规定选用相应合同文本，确保合同文本的规范性、实用性、实效性、完整性，实现统一合同文本使用率100%。加强统一合同文本在招标环节的应用，本着“内部管理制度外部化”的原则，在招标文件中明确规定文本的使用规则，确保对外部供应商产生法律效力。同时，不断梳理与合同类型相关业务的法律、法规、规章、标准、制度，对相关合同文本内容进行及时更新，更加有效的保护公司的合法权益。严格执行合同审查会签制度。防范合同管理法律风险的制度保障，就是建立、落实严格的合同审查会签制度，做好合同风险的事前、事中、事后防范。对合同进行技术、经济、法律审查，运用法律规定、技术经济手段，保证企业签订合同选择最佳方式、取得预期效益，实现合同目的。通过审查会签，可以发现合同中存在的潜在风险，减少和避免在履行合同过程中产生不必要的分歧和争议，提高合同履约率。加强对重大合同审查管理，严格实行重大合同联签、备案制度。重大合同，需按照重大合同会签程序审查、会签、批准。重大合同包括：资产抵押、转让、出售、收购、清算合同；担保合同；企业兼并、分立、破产、清算合同；股份制改造、资产重组、投资合同；具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；购电合同、并网调度合同及标的额达到一定标准的合同等等。重点对条款完备、物资清单替代合同、乙方违约责任等情况重点审核。强化合同归档管理。合同是企业的有效凭证，是确定双方权利义务的重要证据，全面规范合同归档工作将有效避免企业不必要的经济损失。强化合同文本等相关资料的收集、整理工作，并按档案管理要求及时归档，是规范合同管理的一项重要内容。要分批分类整理合同台账及纸质文本，并及时归档，确保合同文本及附件资料应收尽收、应归尽归。

三、强化合同方资信审查

合同双方的资信情况是合同如期履行的关键，应按照项目合同履约情况，强化合同方资信评价，并将评价结果与工程结算挂钩。加强对合同对方当事人主体资格和资信状况审查，是否具有相应的履约信用，过去三年守合同、重信用，无违约事实等进行审核，审核其主体资格是否合法、合同标的是否符合当事人经营范围。若人代签合同，则需要审核是否有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、人身份证明等。对于资信评价不合格的合同方，在规定期限内和规定范围内不予授标，这一举措必将对各类项目的施工质量起到关键作用。同时，资信评价结果，建立资信档案数据库，为项目顺利实施提供可靠的信息支撑。

摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

一、现代企业对合同管理的要求

合同管理是企业法治化运行的基础。市场经济是法治经济。市场经济要求企业管理的运作必须坚持法治化的方向。企业法治化运行最基础、最核心的工作就是合同管理。合同管理贯穿于企业成立、发展、壮大等各个纵向过程，合同管理遍布于企业采购、销售、运输、劳动用工、技术管理等各个横向层面。优秀的合同管理模式可以充分发挥合同管理合法性、预测性、规范性的特点，为企业提供业务性和法治性完美结合的合同，为企业提供市场现实性与前瞻性完美结合的合同，进而将合同管理与企业愿景完美结合，避免在合同决策、合同执行中的盲目性和随意性，最大限度地为企业避免因主观因素造成的失误和风险。反之，一个企业做得再好、再强，如果没有一个优秀的企业合同管理模式也不会走得更远，一个不经意间的合同风险可能会使企业多年的努力与积累瞬间崩塌。企业合同管理核心的工作就是做好符合现代企业要求的合同管理制度建设。合同管理制度是指企业为实现合同目的，结合本单位实际情况，依照合同法等有关法律法规，对本单位的合同相关人员在合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止、纠纷解决以及审查、监督、控制等一系列行为规范和标准的总称。制度建设是一个制定制度、执行制度并在实践中检验和完善制度的在理论上没有终点的动态过程。企业要想做好合同管理工作，首先应有一个科学的、好的制度，这是做好制度建设的第一步，做到“有法可依”。当然制度没有“最好”，只有“更好”，制度不是写在纸上，发个文件就万事大吉。合同管理制度必须有明确的企业合同管理目标、符合企业实际但又要对企业合同管理适度超前引导，是一个循序渐进的动态的过程。如果合同管理制度没有超前性则不利于现代企业的发展，如果过度超前则在执行中遇到阻力过大，同样不利于合同管理制度建设。因此，一个优秀的合同管理制度对合同管理至关重要。

二、构建合同管理制度框架存在的几个误区

1.对合同管理的系统性认识不到位，将合同管理的各个环节人为地割裂开来。如将招标管理、供应商管理与合同管理割裂。

2.对合同管理的实用性和可操作性认识不到位，简单地照搬法律条文，合同制度空洞无物。

3.重视合同签订管理而忽视对合同履行的管理，没有使合同的经济效益得到充分体现。

4.在合同管理制度的制订上没有采取循序渐进的原则，制定了一个过度超前的合同管理制度，在执行中遇到困难。

摘要:当前，我国公路建设进入到了一个新的发展时期，公路工程建设的规模越来越大，标准逐渐提高，公路建设部门的责任也越来越重大。如何加强公路工程施工合同管理，提高公路工程施工质量，是公路建设及工程施工管理部门必须面对的问题。

关键词:公路工程;施工合同;管理

1公路工程施工中合同管理的重要性

在整个项目管理过程中，主要从三个方面体现出合同管理的重要性:首先合同管理是项目管理的核心，有效的合同管理是规范建筑市场秩序，防止建设领域“两个拖欠”的重要措施，进而在一定程度上促进工程建设各方面认真履行合同义务，确保建设目标的实现。其次合同管理对项目承包的经济效益有重大影响。合同作为调节发包人和承包人经济关系的法律依据，在建筑市场机制的健全和完善过程中将发挥越来越大的作用。第三方面是合同确定了双方的项目实施目标。严格规范合同履约行为，能从根本上预防和治理各项违约行为，有效地约束合同当事人的行为，保证项目建设质量和投资效益。

2公路工程施工合同管理中存在的问题

(1)没有专门的合同管理机构，未建立合同管理体系。在我国，对于专门的项目合同管理机构，在许多建设行政主管部门，以及施工单位等都没有成立。对于合同实施过程中的监督管理工作，通常情况下，建设行政主部门都是委托监理部门或其他机构进行相应的负责，进而在一定程度上使得合同纠纷容易在工程中标后及施工过程中发生。(2)执行合同的力度不够。在起草、签署、管理合同的过程中，很多施工单位通过经营部门进行负责，一旦工程项目中标，签订施工合同后，通常情况下，将施工合同通过文件形式转交给项目经理部，在一定程度上没有详细地对合同情况进行交底，由于项目负责人自身缺乏合同方面的学习，在施工过程中容易发生违背合同条款的行为，进而在一定程度容易引发纠纷，造成经济损失。(3)合同价款引发纠纷。在我国，由于公路建设市场依然比较混乱，缺乏规范化管理，在一定程度上使得业主与施工企业之间，在地位方面出现不平等，导致违法或违规的行为出现在部分工程承包中，合同内容过于简单，在合同条款中，没有明确工程变更、索赔等方面的内容，进一步损害了施工方的切身利益。(4)施工索赔难。通常情况下，公路工程的施工条件、工程量、物价等在一定程度上会给施工单位造成额外的损失，并且正常的施工利润往往受到政治、经济、合同等方面的影响和制约，这些可以依法向发包方进行索赔。但是，由于我国市场经济体制不健全，进而在一定程度上对合同和证据难以进行规范化管理，在实际施工过程中，由于情面的影响，没有向建设单位提出索赔，进而在一定程度上增加了承包商合同索赔的难度。

3加强公路施工工程合同管理的措施

摘要:当前，我国公路建设进入到了一个新的发展时期，公路工程建设的规模越来越大，标准逐渐提高，公路建设部门的责任也越来越重大。如何加强公路工程施工合同管理，提高公路工程施工质量，是公路建设及工程施工管理部门必须面对的问题。

关键词:公路工程;施工合同;管理

1公路工程施工中合同管理的重要性

在整个项目管理过程中，主要从三个方面体现出合同管理的重要性:首先合同管理是项目管理的核心，有效的合同管理是规范建筑市场秩序，防止建设领域“两个拖欠”的重要措施，进而在一定程度上促进工程建设各方面认真履行合同义务，确保建设目标的实现。其次合同管理对项目承包的经济效益有重大影响。合同作为调节发包人和承包人经济关系的法律依据，在建筑市场机制的健全和完善过程中将发挥越来越大的作用。第三方面是合同确定了双方的项目实施目标。严格规范合同履约行为，能从根本上预防和治理各项违约行为，有效地约束合同当事人的行为，保证项目建设质量和投资效益。

2公路工程施工合同管理中存在的问题

(1)没有专门的合同管理机构，未建立合同管理体系。在我国，对于专门的项目合同管理机构，在许多建设行政主管部门，以及施工单位等都没有成立。对于合同实施过程中的监督管理工作，通常情况下，建设行政主部门都是委托监理部门或其他机构进行相应的负责，进而在一定程度上使得合同纠纷容易在工程中标后及施工过程中发生。(2)执行合同的力度不够。在起草、签署、管理合同的过程中，很多施工单位通过经营部门进行负责，一旦工程项目中标，签订施工合同后，通常情况下，将施工合同通过文件形式转交给项目经理部，在一定程度上没有详细地对合同情况进行交底，由于项目负责人自身缺乏合同方面的学习，在施工过程中容易发生违背合同条款的行为，进而在一定程度容易引发纠纷，造成经济损失。(3)合同价款引发纠纷。在我国，由于公路建设市场依然比较混乱，缺乏规范化管理，在一定程度上使得业主与施工企业之间，在地位方面出现不平等，导致违法或违规的行为出现在部分工程承包中，合同内容过于简单，在合同条款中，没有明确工程变更、索赔等方面的内容，进一步损害了施工方的切身利益。(4)施工索赔难。通常情况下，公路工程的施工条件、工程量、物价等在一定程度上会给施工单位造成额外的损失，并且正常的施工利润往往受到政治、经济、合同等方面的影响和制约，这些可以依法向发包方进行索赔。但是，由于我国市场经济体制不健全，进而在一定程度上对合同和证据难以进行规范化管理，在实际施工过程中，由于情面的影响，没有向建设单位提出索赔，进而在一定程度上增加了承包商合同索赔的难度。

3加强公路施工工程合同管理的措施

第一条为进一步推进依法行政，加强政府合同监督管理，有效防范和化解合同风险，正确处理政府与合同相对人的法律关系，保证国有资产安全，切实维护公共利益，优化我区经济社会发展环境，结合我区实际，制定本办法。   第二条本办法所称政府合同，是指区政府或区政府各部门、各直属机构以政府名义与公民、法人和其他组织之间签订的行政合同、民商合同以及其他具有合同性质的协议。具体包括以下类型：   （一）招商引资及合作合资协议；   （二）国有土地、森林、水域、滩涂、矿藏等自然资源的出让、出租、承包合同；   （三）政府融资合同；   （四）区政府认为需要纳入监督管理的其他合同。   第三条政府合同监督管理遵循事前法律风险防范、事中法律过程控制、事后法律监督和补救相结合的原则。   第四条区政府法制办负责政府合同的法律审查、备案和监督管理工作。   第五条区政府各部门、各直属机构是政府合同的责任单位，非区政府序列的单位及乡镇政府也可以作为本办法所称政府合同的责任单位。责任单位负责政府合同的谈判、起草、送审、报备、履行等工作，并在其职责范围内配合做好政府合同的监督管理工作。   重大政府合同谈判、起草时，责任单位应根据需要对合同相对方的资质、资产实力、商业信用、经营情况、财务状况等进行调查；涉及专业性、技术性问题或者情况复杂的，应当组织专家进行评估和论证。   第六条以区政府名义签订的合同，应当在合同签订前报送区政府法制办审查。   第七条责任单位在报送政府合同审查时，应当一并报送以下材料:   （一）合同文本草拟稿；   （二）相关主体资格、资质证明材料；   （三）相关批准手续材料；   （四）与签订合同有关的其他材料。   第八条区政府法制办应当从以下方面对政府合同进行审查：   （一）合同主体的资格、资质；   （二）合同内容的合法性、合理性；   （三）合同文本的规范性及用语的准确性和严谨性等。   区政府法制办应在收到合同文本草拟稿以及相关材料之日起7个工作日内审查完毕，并出具合同审查意见书。   第九条以区政府名义签订的合同，由区政府法定代表人签订，法定代表人也可以委托副区长签订。   重大合同在合同签订前应当提请区政府常务会议或区长办公会议审定。   第十条经区政府法制办审查的政府合同签订后，责任单位应当在5个工作日内将合同文本、签约审批材料、来往电函、会谈纪要等相关文件材料报送区政府法制办备案。   以区政府名义签订的合同，责任单位在向区政府法制办报送备案的同时，应将合同文本报送区政府办公室存档。   第十一条合同签订后，责任单位应全面履行合同，并及时督促合同相对方按合同约定履行义务。   第十二条当出现下列情形时，责任单位应当及时向区政府法制办报告，区政府法制办应当及时提出相应对策或者法律建议，指导责任单位及时行使不安抗辩权、合同解除权、违约责任追究权等法定权利：   （一）因不可抗力阻碍实现合同目的的；   （二）合同依据的法律法规规章及政策修改或者废止的；   （三）签订合同时的客观情况发生重大变化的；   （四）合同相对方财产状况恶化、丧失商业信誉或者出现丧失、可能丧失履行能力的其他情形的；   （五）相对方违约的；   （六）出现其他可能影响合同履行的风险的。   第十三条政府合同在履行过程中，如发现原合同存在应当约定而未约定的事项，或者因客观原因需要补充或变更原合同的，由责任单位先与相对方进行协商，初步达成书面补充或变更协议，经区政府法制办审查后，由签订原合同的法定代表人或者其授权委托人签订。   第十四条政府合同争议需要调解、和解或者协调处理的，区政府法制办应当积极为责任单位提供相应的法律帮助。   第十五条属政府合同，各责任单位不得越权签订，违反本条款，在政府合同的签订、履行过程中，造成重大经济损失或严重后果的，由监察机关依照有关规定对责任单位主要负责人和直接责任人给予行政处分；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。   第十六条责任单位应对政府合同的签订、履行过程中形成的所有资料整理归档，并妥善保管。   第十七条　区政府各部门、各直属机构和非区政府序列的单位及各乡镇人民政府应当参照本办法规定，加强对所签订的政府合同的管理。   第十八条　本办法由区政府法制办负责解释。   第十九条　本办法自之日起施行。