合同归档管理范例

摘要：目前，国有企业承担大量经营业务，合同量较大，查询、统计和分析复杂。多数国有企业缺乏合同管理系统的需求论证，没有搭建此类信息化平台，极大影响了国有企业经营、管理和服务的工作效率，不利于单位的可持续发展。本文通过分析国有企业的合同管理信息化的必要性，根据国有企业的特点，提出了国有企业合同管理信息化建设的构想和解决方案。

关键词：国有企业；信息化；合同管理

目前，网络技术和信息集成技术快速发展，信息化技术的运用已成为国有企业精细化管理和可持续发展的重要因素。作为国有企业，既担负着国家重要科学技术研究，把握科学技术发展的导向；又要从事大量涉及民生的经营活动，承担着社会责任。随着经济规模的不断扩大，各类经济合同的增加，国有企业对降本增效、合同履约风险的管控等有了更高的要求和更迫切的需求。

一、国有企业建立合同管理信息化系统的必要性

企业信息化建设是指通过在企业运用计算机及网络等技术，设计和集成企业所需的管理信息系统，来提高企业的生产运营效率，降低运营风险和经营成本，从而提高企业的经营管理能力，以期增加企业获利和提高持续经营的能力。国有企业面临大量的研制合同与采购合同订单，贯穿于科研生产各个环节，传统的人工管理方法手段落后，效率低下，而且容易造成合同遗失，远远不能满足国有企业规范、科学、可持续发展的需要。因此，必须借助信息技术，构建以销售、采购合同管理为中心，结合内部控制要求，与其他相关业务管理系统集成的合同管理系统，对收付款合同信息进行收集、传达、加工、处理、存储和管理。本文将结合国有企业的管理特点，对合同管理信息系统的构建提出初步探讨。

二、合同管理信息系统功能构想

通过构建国有企业合同管理信息系统，实现收付款合同全寿命周期管理的电子化、流程化，并初步具备合同管理工作的在线流转、统计、分析功能，以达到内部相关业务部门信息共享，提升管理水平和管理效率。

摘要：企业中合同管理人员不仅需要具备良好的业务水平，还应当了解合同所具备的特点。在合同发生变更时，应当根据合同具体内容与要求对合同内容就进行及时变更，以此确保合同正常使用。本文将对建筑工程项目主要特点进行简单概述，指出当前合同归档与管理存在的问题，最后提出解决问题的有效措施。

关键词：建筑施工；项目合同；有效方法；严格履行

社会主义市场经济体制中建筑活动主要是通过建筑市场实现的。建筑活动属于是现代社会主义市场经济体制的行为载体，并且对建筑施工正常运行提供保障。建筑工程合同中对双方需要实现的任务加以明确规定，指出双方应当履行的责任、权利、义务，说明工程建设合同能够确保整个工程正常运行。

一、建设项目工程管理特点

（一）管理周期长

建筑工程项目具有工程周期长的特点，建筑工程是一个循序渐进过程，其中工程承包合同最为明显。在合同管理工作进行时，工程准备阶段到结束阶段，合同管理需要具备连续性与不间断性。

（二）价格高

［摘要］合同管理是高校制度及组织管理中的重要内容，健全合同管理机制是有效防范和化解高校合同法律风险的重要手段。而高校合同管理流程中存在不同程度的制度缺失、管理无序等问题，因此高校要建立合同管理机制来切实保护自身合法权益，继而推进其精准化、科学化的管理。文章以高校合同管理存在的主要问题为切入点，进而展开论述，提出相关解决对策，以供参考。

［关键词］合同管理；专业化；信息化

0引言

近年来，高校合同审计工作是高校内外部审计工作的重点内容，而在审计监督视角下的高校合同管理工作便显得不甚规范和严密。高等院校的主要任务是传授知识、培养人才和科学研究，较少参与社会经济活动，涉及的经济行为也相对单一［1］。这使得高校自身的“免疫系统”功能发挥不足，认识与防范风险因素的能力有限。因此，在实践中，高校应当规范合同管理制度及流程，这样才能切实保障其合法权益。

1高校合同管理及其内涵

高校合同管理就是在高等院校的环境中，高校依据其合同管理制度，对合同签订、变更、履行等内容的具体管理和运用，一般是针对合同从无到有、开始履行到履行完毕的全过程管理、监控。其具体流程一般包括合同签订前的审查、评估；合同签订中文本的标准化，合同章、授权委托书的审批；合同履行过程中的变更、解除及违约情况的处理；合同履行结束后的合同归档等。因此，高校合同管理不仅是对合同文本的保存和归档，更是一个个动态的过程。可以说，合同在从开始签订到履行完毕的全过程中，任何一个环节管理不到位都可能引起纠纷、造成损失。因此，合同管理的目的就是通过这种动态的层层把控减少、解决合同中的纠纷，维护高校合法权益。

2高校合同管理存在的问题

摘要：结合医院工作实际，分析了医院后勤合同档案管理现状，指出了存在的问题，提出了针对性的解决方案。

关键词：医院后勤；合同档案管理；后勤管理

一、医院后勤合同档案管理现状

2019年，北京大学第一医院（以下简称“我院”）总务处下设办公室、供应科、物业管理科、修建科、动力科、餐饮管理中心、汽车队，共计7个科室，涉及货物采购、服务采购、工程施工、设备维保4个类别的合同签订，共计归档合同219份。我院后勤合同档案实行双线管理，即合同转签涉及的过程文件及合同文本除在相应监管科室留存外，所有合同还须在总务处办公室归档留存。监管科室在日常工作中，须参照合同约定对对方提供的货物或服务等进行监管检查、付款验收。在一个服务期将要结束时，监管科室须参照现有合同对下一服务期的金额等各方面进行测算，起草新合同，而总务处办公室留存的合同文本及过程文件除了可以作为各科合同档案的备份外，还有一个重要作用⸺备查。我院每年都要接受来自上级单位及各个政府部门的检查及抽查，须要及时向检查人员出具相关合同文本及过程文件。而我院后勤科室众多且院区分散，出具合同等材料时，须协调多个科室从多个院区将合同档案送至总务处办公室，实效性较差。当合同档案在办公室归档时，在接受检查时便可及时提供所需材料。监管科室作为合同的的起草及执行部门，在合同归档时留存合同过程文件、合同文本原件及投标文件正本，总务处办公室作为辅助归档的部门，仅留存过程文件的复印件、合同文本原件及投标文件副本。

二、医院后勤合同档案管理存在的问题

（一）合同档案储存空间不足。每年总务后勤须要归档的合同近200余份，且近几年后勤合同归档数量逐年上升，每一份合同须归档的纸质材料较多且占用大量的储存空间。我院地理位置特殊，处在北京老城区，生产生活用房资源十分紧张，且医院在考虑用房安排时，会优先考虑各临床医技科室医疗业务用房需求，故后勤合同档案储存空间不足的问题日益突显。

（二）合同档案查阅不便。因我院办公用房资源紧张，往年的合同档案只能存放在离日常办公地点较远的地下库房中。这些合同虽已过合同履行期限，但若以后因检查或其他原因须要临时查看时，拿取十分不便，会因为没有统一的合同档案搜索系统而浪费大量时间。

摘要：随着近些年我国的经济水平高速发展，国家在教育上的经费投入不断地增加，高校在迎来诸多机遇的同时也面临着很多的挑战。当下高校进行管理时与以前的管理相比有着很多的不同，如今高校的管理更多地向开放式的管理倾斜，特别是进行合同管理时，其作为高校与社会直接进行连接的桥梁占据的地位尤为重要，所以当下的高校应该从体制上以及整体的管理方式上不断地提升对合同管理的水平。本文根据笔者的多年工作经验对当下基于管理会计视角下的合同管理进行分析。

关键词：高校；合同管理；管理会计

引言

近些年我国的经济水平得到了很大的提升，对高校的教育经费投入在不断地加大，高校整体上面临的环境也与以往不同，有些高校近些年的整体规模得到了迅速的扩张，其经费的来源渠道也变得更加的多样，与各行业之间的关联也更加的紧密起来。在新的背景之下，高校作为法律的主体，在进行校企合作以及科学成果的探究等方面都将会以合同的形式确定双方的权利义务。所以，想要保证高校在当今的背景之下取得更好的发展就应注意加强对合同的管理工作，依法维护自身的权益，逐步的提升自身的整体水平以及达到可持续发展的目标，更好地发挥出自身的价值，为社会输送高质量的人才。

一、高校合同管理的概述

根据最新的合同法表明，合同就是平等主体之间的自然人以及法人之间设立、变更民事权利关系的协议。高校合同订立的过程即是高校以法人的名义与平等主体之间遵循自愿平等的原则订立的确定、变更终止民事权利的协议。当事人合同订立之后应该严格地按照相关的规章制度履行自己的职责。高校合同由于高校的性质，所以在订立时与企业等有着一定的不同，其最大的不同就是内容上有着一定的区别，高校合同内容更多的是体现在对人才的培养以及科学研究、文化传承、校企合作办学等方面。与此同时，高校合同的订立与企业相比特点就是资金数额相对来说少一些。

二、当下高校管理的不足之处

摘要：在当前社会经济不断健康快速发展下，医院与外界的经济活动日益趋多。作为经济业务合作的契约，合同是经济业务活动有序进行的重要保障。本文通过对医院经济合同内控管理中存在的问题进行分析，提出可行性建议，以期能够有效加强医院经济合同内控管理，合理规避经济风险，保护国有资产不流失。

关键词：医院;经济合同;内部控制管理

一、经济合同内控管理现状

随着经济管理理念的不断深入，医院越来越重视经济合同管理工作。但由于长期以来的管理缺失，导致在实际工作中，合同管理工作在各环节普遍存在种种问题，严重影响了医院经济业务的有序开展。

（一）合同签订管理

医院经济合同签订过程包括前期调研、合同洽谈、合同审核等流程，其中较为常见的主要问题有以下几个方面。（1）合同签订前期调研不足。合同签订前期，医院需进行充分的前期调研，如与医院签订合同的主体是否符合要求、合同标的价格走势等，以此规避不必要的经济风险。但大部分医院在合同签订前期，缺少必要的相关调研，带来潜在的经济风险，提高医院机会成本。如合同签订后，因对方资质不符合暂停执行，或合同签订价格过高，提高医院运营成本等。（2）合同洽谈不全面。合同的洽谈是双方达成合同内容的重要环节，既包括技术性要求，也包括法律问题。由于医院对于合同的洽谈并不重视，合同的洽谈简单随意，对于一些应该谈细、谈全的问题，以及执行过程中可能存在的风险，均未谈实，导致合同执行过程中，再次协商变更现象较多，增加了潜在的经济风险。（3）经济合同条款审核不到位。经济合同是双方当事人权利义务的表达方式，具有法律约束力。由于大部分医院缺少专业的法务人员，导致经济合同审核不到位，合同执行困难。较常见的问题主要包括：①合同条款不全，如必要的竞业禁止、竞业限制、保密要求、违约责任、纠纷解决等条款的缺失，不利于保护院方利益；②条款不利，尤其是权力义务方面的条款，合同条款未能很好地体现医院利益；③合同文字不严谨，用词模糊，容易造成误解，引起双方争议，不利于合同的执行；④合同签订人不合法，与医院签订合同的当事人非企业法人，且无相关授权书，导致合同签订无效，严重影响项目执行。

（二）合同执行管理

［摘要］经济合同是高校与社会经济活动联系的重要纽带，是开展经济活动的基础，在维护双方权利和义务方面起着鉴证和保护作用。加强经济合同管理是高校内控建设的重要内容，也是执行政府会计制度的前提与要求，具有重要的现实意义。本文从规范经济合同管理的必要性入手，分析了高校经济合同管理现状与存在问题，并提出了加强经济合同管理的举措，以期为规范高校经济合同管理提供借鉴。

［关键词］内部控制;政府会计制度;高校经济合同;管理举措

随着我国高教领域“双一流”建设的逐步推进，高等学校教学、科研和服务社会等各项事业快速发展，经济活动日趋频繁，经济总量日益增大，以学校为主体对外签订的经济合同每年都在大幅度增长。经济合同是高校与社会经济活动联系的重要纽带，是开展经济活动的基础，在维护双方权力和义务方面起着鉴证和保护作用。但是高校经济合同管理一直是个难点、痛点，合同管理体制与机制不健全，管理措施不到位，以致有些经济合同执行效果不理想，不仅没有发挥应有的作用，而且法律纠纷和违约现象屡见不鲜，严重损害了学校的利益和声誉。因此，新形势下加强高校经济合同管理变得尤为迫切和必要，需要从内部控制规范的角度来规范合同管理，防范风险，保护学校经济权益，保障学校教学科研事业健康、可持续发展。

一、规范经济合同管理的必要性

高校经济合同是指为实现一定的经济目的，以高校或高校授权的职能部门为主体，与其他平等主体的自然人、法人及其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系所订立的书面协议。高校的经济合同表现为，一是种类广，主要包括采购合同、工程合同、服务合同、科研项目合同、成果转让合同、合作办学合同、对外投资合同、借款合同、租赁合同、捐赠合同等。二是数量大，有些规模较大的高校每年签订的经济合同都超过三千多份，平均每天大约签订10份。三是层次多，高校经济合同按重要程度可分为重大合同、重要合同和一般合同，管理任务重、难度大。高校经济合同管理就是根据规定，采取手段，对合同关系进行组织、控制、协调和监督，保证合同顺利实施，以保护学校的合法权益，妥善处理合同纠纷，防止违法行为。加强经济合同规范管理，是基于高校经济合同本身的特点和客观要求。

(一)依法治校，提升高校治理能力现代化

依法治国是我国的基本方略，依法治校是依法治国的重要组成部分，是建设中国特色高水平大学的必然要求和重要保障。高校合同管理作为依法治校的重要支撑点之一，是学校经济活动顺畅、高效运行的保证，其管理水平的高低关系到学校治理能力现代化的提升高度。

在全面依法治企的形势下，县级供电企业必须依托“国家电网公司经济法律管理业务应用系统”平台，遵循合同管理的“统一归口、统一职责、统一流程、统一分类、统一文本、统一平台”的“六统一”原则，做好合同审核、签订、履行等相关工作，不断加强、规范、完善合同管理，防范经营风险，维护公司合法权益。

一、健全合同管理机制

按照国家电网公司合同管理办法的精神，通过“以评价促落实、以检查促管理、以培训促提升、以计划促履行”的管理手段，完善和优化合同管理制度，规范和加强合同管理工作，推进合同管理标准化建设。完善管理制度。实行承办人制度、审查会签制度、授权委托制度、合同专用章制度、合同备案制度、合同争议报告制度、审计监察制度及责任追究制度，做到制度落实、机构落实和人员落实，使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有序的制约状态。同时，要组织办公室、财务、物资等相关业务主管部门对合同管理工作进行检查，做到管理层次清楚，职责明确、程序规范，使合同管理工作有章可循，有法可依。建立组织机构和考核机制。建立健全合同管理组织机构，清晰地划分合同管理机构、人员及职责，明确合同归口管理部门和合同管理相关部门的职责分工。严格落实《国家电网公司合同检查考核管理细则》，通过建立合同管理月评价、月通报、月考核机制的管理机制，从合同上线率、审核率、执行率、规范率、准确率、调考合格率等方面制定考核评价标准，促使合同的签订、履行、考核都处于有效的控制状态。健全常态管理机制。建立合同管理月报机制，按月梳理、分析合同签订、履约情况，做好合同管理的事中控制，协助合同承办部门处理合同中出现的问题，防止违约行为的发生。采取部门自查、集中督查的方式，及时发现并解决合同起草、审核、签署、履行及归档中存在的管理问题，促使合同管理做到规范、合规。

二、完善合同过程管控

在日常合同管理中，要将严把合同审查关作为合同常态管理的主要内容，强化合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印等全过程管理，全面实现“有人负责、有人监督、有章可循、有据可查”。规范合同流转程序。进一步优化业务流程，严肃合同授权管理，加强合同履行阶段的监督与考核，提升合同管理效率与效益。根据国家电网公司对合同统一编号的原则，对所有的合同进行统一整理编号，并在ERP系统录入项目时，加入合同管理的概念，使每个项目名称后面均有合同编号，实现项目的线上查询，项目管理效率大大提升。推行国网统一合同文本。按照《国家电网公司合同管理办法》六统一要求，起草合同以甲方为主，按《国家电网公司合同管理办法》第十三条规定选用相应合同文本，确保合同文本的规范性、实用性、实效性、完整性，实现统一合同文本使用率100%。加强统一合同文本在招标环节的应用，本着“内部管理制度外部化”的原则，在招标文件中明确规定文本的使用规则，确保对外部供应商产生法律效力。同时，不断梳理与合同类型相关业务的法律、法规、规章、标准、制度，对相关合同文本内容进行及时更新，更加有效的保护公司的合法权益。严格执行合同审查会签制度。防范合同管理法律风险的制度保障，就是建立、落实严格的合同审查会签制度，做好合同风险的事前、事中、事后防范。对合同进行技术、经济、法律审查，运用法律规定、技术经济手段，保证企业签订合同选择最佳方式、取得预期效益，实现合同目的。通过审查会签，可以发现合同中存在的潜在风险，减少和避免在履行合同过程中产生不必要的分歧和争议，提高合同履约率。加强对重大合同审查管理，严格实行重大合同联签、备案制度。重大合同，需按照重大合同会签程序审查、会签、批准。重大合同包括：资产抵押、转让、出售、收购、清算合同；担保合同；企业兼并、分立、破产、清算合同；股份制改造、资产重组、投资合同；具有全局影响的或数额巨大的土地使用权转让合同；购电合同、并网调度合同及标的额达到一定标准的合同等等。重点对条款完备、物资清单替代合同、乙方违约责任等情况重点审核。强化合同归档管理。合同是企业的有效凭证，是确定双方权利义务的重要证据，全面规范合同归档工作将有效避免企业不必要的经济损失。强化合同文本等相关资料的收集、整理工作，并按档案管理要求及时归档，是规范合同管理的一项重要内容。要分批分类整理合同台账及纸质文本，并及时归档，确保合同文本及附件资料应收尽收、应归尽归。

三、强化合同方资信审查

合同双方的资信情况是合同如期履行的关键，应按照项目合同履约情况，强化合同方资信评价，并将评价结果与工程结算挂钩。加强对合同对方当事人主体资格和资信状况审查，是否具有相应的履约信用，过去三年守合同、重信用，无违约事实等进行审核，审核其主体资格是否合法、合同标的是否符合当事人经营范围。若人代签合同，则需要审核是否有真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、人身份证明等。对于资信评价不合格的合同方，在规定期限内和规定范围内不予授标，这一举措必将对各类项目的施工质量起到关键作用。同时，资信评价结果，建立资信档案数据库，为项目顺利实施提供可靠的信息支撑。