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档案整理工作方案范文1
关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设
案情简介
2009年11月某日，某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆，要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私，未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令，接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同，坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日，遂向区政府法制办提起行政复议，后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请，该案件因此而终止，是北京市首个提起档案行政复议的案件。
点评分析
该档案馆认为，该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定，地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中，申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案，涉及公民个人隐私，依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定，形成未满30年(便形成满30年)，因涉及个人隐私，属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中，涉及个人隐私的材料，当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定，以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定，档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员，或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此，档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。
该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中，应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的，不应以本机关的理解做出规定，应提请制发机关做出书面解释，在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵，提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。
案件启示与对策
该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件，笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来，北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据，梳理、确认和公示了行政执法职权，在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时，“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目，以受理、审查、审定、告知等为办理程序，同时公布。但档案馆在实际提供利用中，对利用未开放档案的，仅要求利用者填写查档登记表，询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的，只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的，口头答复予以拒绝，未按照程序办理。当今，我国处于黄金发展期，各种矛盾日益凸显，利益格局日趋多元化，弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况，如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入，依法行政的要求不断提高，制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细，有的单位要求出具档案证明的内容多样，法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时，导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案，正确作出未开放档案利用的审查批准决定，不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”，提出如下对策:
对策一:依法区分档案行政审批职能
近几年，北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升，有的档案馆年接待利用者近万人次，其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续，工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分，确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序，对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用，实行简化利用程序:填写相关登记表格，接待人员审核，科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的，严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办，科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核，主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然，对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务，方便利用者。
对策二:加强利用环节法规制度建设
依法开展档案利用工作，其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则，作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致，条款细致，内容详尽，操作性强，确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:
1.利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法，制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类，证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序，核查利用者提交的身份证件是否真实、有效，与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录，如接谈笔录，复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类，如派出所证明、户籍簿，证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容，是否需要留存原件等，特殊情况下的救济措施等。
2.出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事，后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范，避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式，证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围，出具证明的时间，档案证明专用章加盖位置，页数，效力等等。
3.无档证明办理规则。近几年来，有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中，要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则，就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的，可以出具无档案的证明，并对该证明的格式、效力等做出规定。
4.利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定，可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容，利用者适应对象、档案的范围，查阅利用档案所持证件的种类，查阅特定档案的批准人和批准权限，对被委托人的证明要求，准许查阅内容，摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制，外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定，如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规，档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题，及时协调有关部门加以解释，以便于档案利用部门操作。
5.查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案，接待过程中接待人员噤若寒蝉，不敢多说一句话，生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏，已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范，对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范，并根据情况变化及时补充修订，提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构，包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。
6.应对查档利用突况应急预案。近几年，醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之，为避免不良后果的发生，制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案，应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。
对策三:梳理特殊档案查阅限制规定
《档案法》第二十一条规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。据此，档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时，应要求其出具书面限制利用意见，形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》，并将上述意见汇集在利用场所公示，供利用接待人员掌握，利用者周知，切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。
对策四:强化查档身份审查追溯管理
档案馆在办理档案证明时，它不仅涉及利用者人身财产权益的保护，也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题，更面临对身份确认有误可能引发的诉讼，以及相关的财产经济损失赔偿等风险，且风险系数越来越大。在科技水平日新月异，造假花样翻新、真假难辨的情况下，肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中，应通过制度设计、科技手段保障等措施，提高利用接待人员对利用者身份的识假能力，为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点，机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训，提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器，登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件，提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时，要求客户提供身份证件原件并留存复印件，已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上，留存复印件，与利用登记档案一起归档短期保存，以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”，防止复印件被别有用心之人滥用，引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序，采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失，才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。
注释:
①蔡达峰常委代表民进中央:“矛盾凸显期”呼唤通畅的诉求渠道.中国政协，2009(6):13.
档案整理工作方案范文2
一、简约实践
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）与传统的文书立卷相比，彰显了简略工作程序、简化工作内容的简约精神。而《规则》出台之后的背景，便是相当数量的机关、企事业档案部门被撤销、档案管理人员大幅度精减，许多单位档案管理岗位成为兼职。一些档案人员除本职工作外还要担负秘书、打字、机要甚至、接待等许多工作，再按传统的文书立卷方法整理归档文件，客观上已变成不可能的事情。为了适应变化的形势，大多数单位不得不采取见缝插针、化整为零的方法整理归档文件。在归档文件整理实践中，采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，每年用于归档文件整理的时间，由过去的2-3个月缩短为2-3周，工作效率大幅度提高，集中进行归档文件整理业已成为可能。笔者认为，从实际工作需要出发对传统方法删繁就简，才是领略了归档文件整理实践的真谛，它使得归档文件整理活动变成简约的实践活动。
二、简约实践实现“三节省”
简约化归档文件整理实践，同时又是“三节省”（省人力、省物力、省时间）实践。实行职能简约分类方法，不仅使过去费时耗力并令大多数人头痛的文件分类成为轻松愉快的工作，更在于它将用于文件分类的时间缩短到原来的1/3-1/5。而归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。
三、优化归档文件整理方法
《规则》和传统文书立卷相比优越性是明显的，它是对于传统归档文件整理观念与方法的改革，但是，任何改革都是继承与创新并举，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟阶段，人们对于旧的工作方法应当是取舍相兼，可以将过去行之有效的方法取代《规则》中某些（与今后文件检索需要）不相适应的方法。
在实践了《规则》两三年之后，笔者发现了“文件大流水编号”、“归档文件目录”、定期“三分法”等若干方面存在着的问题：归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出错（如漏号、重号）之外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件又必须按类别、按保管单位其间，便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法，也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别（尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚），卷盒内文件短缺不易被察觉。针对这些弊病，还是按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时，还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录，并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点，主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用。
2006年，国家档案局以局长8号令颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》，公布了归档文件保管期限永久、定期“两分法”，同时规定定期文件再具体划分为10年、20年、30年三个不等期限。事实上，可以将“定期”文件确定为整体概念，不再划分若干具体年限。这个方法排除了“定期文件自身存在着的具体年限不易区别，期限细分操作困难”问题，避免了部分定期文件由于具体期限划分不准确给日后档案鉴定带来的麻烦，同时为“立厚卷”奠定了基础。立厚卷，在不打乱文件类别和期限的情况下，尽可能减少归档文件保管单位数量，它对于增加室藏密度，减轻档案库房空间拥挤状况也具有积极意义。
执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，实现新旧方法兼容并蓄、优化组合，使归档文件整理工作方案日趋完善。
四、完善归档文件整理方案
档案整理工作方案范文3
一、财政组基本情况
鄂州市西山财政组位于滨海西路59号。现有人员18人，大专以上文化程度17人，高中文化程度1人。根据“鄂州组通【2003】45号”精神确定财政组为双重管理单位，市财政局为主管单位，街道办事处为协管单位。近几年财政组主任曾昭主带领一班人通过抓文明创建、规范化乡镇财政所建设和创先争优活动，各项工作取得了辉煌成就。财政组连续三届荣获省级文明单位荣誉称号，2011年度被评为全省财政系统先进集体，2012年度通过评审成为全省第一批规范化乡镇财政所验收合格单位，同时档案目标管理的工作实现了新的突破，拿到省二级档案管理合格证书。
二、档案规范化管理达标工作开展情况
（一）加强领导，措施到位，将档案工作规范化管理纳入单位重要工作。一是为确保开展好档案规范化管理工作，成立了档案规范化管理和达标工作领导小组。由财政组主任但任组长，财政组预算会计专门负责抓档案规范化管理达标工作，办公室具体负责工作实施，并配备了专职工作人员。二是财政组各办公室广泛参与档案规范化管理达标工作，做到统一协调、职责明确、相互协作，将该项工作纳入年终考核。三是列支了专项资金，保障了工作经费。
（二）严格执行标准要求，制定详细工作方案。按照《湖北省机关档案工作规范化管理标准》的要求，结合财政组的实际，制定了切实可行的《西山财政组档案规范化管理工作达标实施方案》。方案明确了工作任务和实施步骤。将每一项具体的工作任务分解，落实责任人员，并确定了完成期限，尤其对各类编研材料，根据工作分工和个人特长，落实到相关人员。同时，加强对达标方案落实情况的检查，督促有关办公室及时完成下达工作任务。
（三） 领导高度重视，各部门积极配合。单位领导十分重视加强和改进档案管理工作，经常关心、过问档案工作。在开展档案达标过程中，适时召开档案工作会议，听取达标工作进展情况汇报，及时解决工作中遇到的困难。
档案工作是一项涉及全单位的工作，离不开各办公室的支持和配合。他们通过学习宣传和开展档案知识竞赛等方式，进一步提高了全体干部职工对档案工作的认识，调动了大家参与档案工作的积极性。在档案管理达标工作中，大家主动配合办公室和档案管理人员收集整理档案资料，在编研资料过程中，提供了大量的原始资料、数据。确保了达标工作如期完成。
（四）认真开展自查、整改。在开展达标工作过程中，他们经常对照《标准》要求进行阶段性的工作自查，对存在的问题及时整改。 由于财政组档案管理工作基础薄弱，财政组档案达标升级工作得到了市档案局的指导和支持，得到了鄂州市财政局的帮助。不仅对财政组档案管理人员进行了业务培训，还对档案达标工作进行了全程指导。
三、档案管理工作现状
（一）成立了综合档案室。综合档案室按阅览室和档案库房进行了功能分区，库房面积40平方米，能满足当前工作需要。档案室安装了防盗栏、加固了门窗，保证了档案的安全。
（二）落实了档案管理工作机构，配备了专职档案管理人员。档案管理工作财政组主任负总责，分管副主任具体抓，办公室配备了一名专职档案管理人员。
（三）加大投入，完善了硬件设施。档案室库房配置了5组档案柜，电脑1台，使用了电子文档管理软件，配备了打印机、数码相机等设备，安装了温湿度计、灭火器等防潮、防火器材，购置了档案装订设备等。
（四）建立健全了管理制度，促进长效管理。他们按照档案管理法律法规的相关规定及档案管理工作中的一些具体问题，形成了一套比较完整的档案管理制度，涉及了档案归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面，并按要求做到了制度上墙。
（五）各类档案实现了集中统一管理。严格按
求开展档案的收集、整理、归档和编目等工作，保证了档案资料的全面性、完整性和系统性。截至2012年12月档案室共有其中文书档案33盒，专业档案61盒，会计档案凭证1120册，照片档案2册76张，电子文件档案3盘，实物档案112件。
四、档案信息开发和利用情况
档案室采取主动提供档案信息、分类发放目录、电子查询等办法为领导提供服务，做到查找档案迅速准确，利用档案方便快捷。较好的发挥了档案室作为资料库和信息库的作用，为执法检查、行政管理和领导决策提供了良好的服务。
档案整理工作方案范文4
一、档案管理技术创新的必要性
在信息全球化的当今社会，档案管理技术的创新是适应时展的必然要求。在面对这个开放性社会时，发展市场经济就必须发展档案管理工作的创新。档案管理技术创新有利于从根本上做好档案管理工作，促进各机构做好本职工作。档案记录有各机构的第一手原始资料，记录着其发展历史与进程。做好档案管理是衡量一个机构管理水平的重要标准，是促进各机构工作质量和工作效率的必要条件。档案管理技术的创新有利于各部门从本质上解决档案管理问题的关键。档案管理技术创新有利于管理人员观念的转变。我国现阶段不重视电子档案很大程度上是因为电子档案机制本身存在一定的问题。改革档案管理技术，完善电子档案归档、存储，建立电子档案管理机制，使相关管理人员从事实上看到电子档案的优点。凭借这些，改变相关管理人员的档案管理观念亦不是难题。档案管理人员观念的革新对档案管理事业的进一步发展具有重要意义。
二、我国档案管理工作的现状
我国档案管理工作在信息技术的发展下，取得了一定的成绩，但是与国际档案管理水平相比，还具有一定差距。阻碍档案管理工作发展的原因很多，其中工作思路的正确性对档案管理工作发展的快慢有着重要的影响，另外，有的管理人员本身素质较低且缺乏创新精神，这也使得档案管理工作的有效性无法得到发挥。这些问题的解决，需要制定有效的工作方案，而工作方案的制定需要有理想的工作思路，这些是我国档案管理部门比较缺乏的，笔者根据这些问题，对档案管理工作的现状进行了分析，其存在的主要的问题有：
（一）档案管理基础设施落后。我国管理工作的基础条件以及设施较为落后，阻碍了档案管理部门的发展。由于资金的缺乏，我国的档案管理部门缺少先进的基础设施，以至于很多管理工作无法有效的开展。档案管理工作的方案缺乏合理性，管理工作的相关操作缺乏规范性，使档案管理工作的质量无法得到提高。
（二）档案管理人员的素质不高。我国很多档案管理人员由于本身素质不高，而且档案管理部门也没有对其进行专业技能的培训，使得其缺乏相关的专业知识。档案管理工作对工作人员的素质有一定的要求，其在工作的过程中必须要有认真的态度，而且要有较高的服务意识，这样才能提高档案管理工作的价值。但是我国大部分档案管理人员没有认识到管理工作的重要性，对档案管理的理解存在误区，这些都影响了工作的效率与质量。
（三）档案管理工作缺乏统一的评价指标。想要提高档案管理工作的效率，必须制定出这项工作的评价指标，这也是提高档案管理人员素质与能力的有效手段，而且可以保证这项工作的质量。通过制定档案管理工作的评价指标，可以更好的衡量员工的业绩，衡量的指标主要指的是对于档案工作的完成情况，包括档案的收集数量、开发创新的档案管理技术等一些综合的档案工作衡量指标。
三、档案管理技术创新的要点
（一）档案管理工作机制的创新。通过相关调查研究得知我国传统的档案管理存在一定的缺陷，局部能力不能很好发挥出来，需要改进、创新。创新可以从工作手段上，也可以从管理思路的创新以及服务类型上创新等。无论是那种创新都要遵循不呆板、不繁琐原则，将创新进行到底。例如在档案工作管理的形式上我们就可以实行分级保管，具体做法是将价值小、保管期限短的档案放到基层。
（二）管理思路的创新。管理思路的创新包括：第一确立档案工作的新观念，将档案信息一体化；满足档案信息的需求量；档案的使用周期应该及时更新，与时俱进，储藏适合基层群众阅读的书籍；档案管理向更高、更严的方向发展，做到准确无误；第二树立创新观念。档案工作是一项不容忽视的重要事业，可以直接反映政治、经济和社会等事业的发展，应树立档案管理的价值观念，不断创新档案管理的思路，同时让员工清晰掌握档案管理工作的流程和管理思路，能够在市场竞争中立足。
（三）实现档案管理技术与现代科技的有机结合。我国传统的档案管理技术较为落后，其中整理工作较为繁琐，众多的重复劳动在无形中浪费了社会资源。随着计算机网络的进一步发展，传统档案管理技术中的缺陷更为突出。与传统的档案管理相比，电子档案管理在档案管理工作中的优势非常明显。在此形势之下必须正视这一现实，全面实现档案管理技术与现代科技的融合。
（四）档案管理技术创新。1、电子文件归档方式方面。利用云计算服务以及移动互联网技术进行远程归档。档案员无需下载和安装，只需要在具备WIFI或者移动网络连接的环境下，根据自己的需要点击相应的应用，就可以直接完成远程归档，从而真正达到“随时随地准时归档”。相信在不远的将来，档案归档工作将会由传统归档方式、互联网远程归档和移动互联网远程归档这三种归档方式结合来完成。2、电子档案存储模式与共享模式方面。云计算技术引入档案管理，将改变当前档案管理信息系统架构。具有云计算功能的档案信息系统将会具有更强的可更新性、可维护性，更新颖的服务功能，更好的技术支持能力，带来电子档案存储模式的创新，进而改变当前电子档案存储模式单一、共享不方便、查询不便利、数据不安全等诸多问题。通过云计算技术为档案馆实现了云存储空间的功能，使电子档案数据可以实现轻松备份与恢复功能，海量存储空间将有效解决档案馆磁盘存储空间不足的问题。3、实物档案的存放管理方面。RFID电子标签技术是物联网技术的重要组成部分，它采用无线通信识别技术，可以对附着实体信息进行采集、记录与发送，具有识别距离远、非接触性、易于使用、可感知、适合恶劣环境等特点。利用该项技术，我们可以对珍贵的实物档案添加RFID标签，记录该实物档案的存放的地点、档案号、档案名称、归档时间等相关信息。
档案整理工作方案范文5
关键词：医院药学科技档案管理
1科技档案的概念
科技档案是记述和反映本单位科学研究、技术开发、生产技术等活动的，具有保存价值并按照一定的归档制度作为真实的历史记录，集中保管起来的原始科技信息资料，科技档案有多种信息载体，包括文字、数字、图纸、胶片、照片、录音带、录像带、缩徽等。
科技档案是本单位在科技活动形成的，是科技活动的真实记述。它具有永久或一定时期保存价值，是经过整理、加工，按照的格式和制度归档的信息资料。
科技档案具有科学性、专业性、成套性和服务性的特征。
2药学科技档案管理的重要性
药学科技档案是进行药学科研、技术开发和药品生产的重要依据；是成果鉴定、新药审批、申请专利、技术转让的依据；是药学科技成果转化为生产力的重要手段；是处理药物方面案件的法律凭证，是处理科技工作的和成果所有权纠纷的促裁凭证；是进行药学科技交汉；发报咨询、技术服务的重要工具。
随着我国经济体制和科学体改革的开展以及《药品管理法》的颁布实施，药学科技工作进入了新工发展阶段，新药开发和其他科技成果必然逐年增多，对药学科技管理的要求也更高。要求科研部门与科技档案部门合作，照完整、准确、系统的要求，及时将本单位本系统在科技活动全过程中形成的科技文件信息归档保存。
3药学科技档案的内容
药学科技研究活动的内容十分广泛而复杂，作为科技档案不可能过于繁杂琐碎。一般来说其内容包括：选题报告，课题研究计划书，工作方案论证，预研报告，同行评议意见，批准文件，科技合作协议书或合同；研究工作报告，年终总结报告；调查报告、实验、分析、试制、测试、观察的各种原即记录、数据、图纸；经过整理的数据、配方等；研究过程中产生的图表、照片、录像带、录音带、电影片等；原料标准，工艺技术规范。质量控制标准；技术说明；毒理；药理试验报告，临床试验报告；阶段性工作报告；最后部报告；科研论文，专著原稿及讨论记录；各种稀有实物、标本、样品等目录照片；成果鉴定书，推广使用报告，取得社会效益、经济效益的证明；成果奖励文件，包括申请书、评议书、证书等；研究项目或课题的修定或撤销等文件；经预算；有关来往文书。要写明每种材料的编号、名称、页数。
4药学科技档案管理
4.1机构和人员为了搞好档案管理工作，各级都设有档案管理机构和档案馆、室；各部委、各厅局也都建立有档案管理机构和档案馆。室。各企业事业单位逐步建立了档案室或配备专人负责。档案管理机构和档案馆。室票据其任务和发展逐步形成专业化档案机构。科技档案管理是档案和要组成部分，药学科技档案工作在药物研究单位、药品生产企业和高等院校，属于科研管理和组成部分。其中一部分按照规定由上级主管部门或有关部门归档保存，例如研制新药的文件资料，在通过批准，取得新药证书后,其档案由卫生部药政局收集、整理、交卫生档案馆保存。
4.2药学科技管理工作的内容药学科技档案的具体业务工作，包括了科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等五项工作。
科技档案的收集，就是把分散的具有保存和利用价值科技档案接收过来。集中保存在档案馆（室）或专业档案室，以利于有关人员利用。这是建立科技档案基础和起点。收集工作要严格科技文件材料归档范围、要求和手续进行。
档案的整理，这是把分散收集起来的科技档案分门别类，系统排列和科学编目，便于保管和利用。
档案的鉴定，是指鉴别科学、历史和现实价值。通过临床以确定不同的保管期限，对那些无须保存的科技档案，经过一定的批准手续，可以剔除和销毁。
档案整理工作方案范文6
一、上半年工作进展情况
（一）举办了一期政府信息公开业务培训班为做好我区档案管理工作，结合当前政府信息公开试点工作相关文件资料整理的需求，我局已于3月18日成功举办了一期全区各单位的政府信息公开培训班，参加人数共60多人。
（二）结合本区实际，精选编印一批档案整理和政府信息公开资料整理的针对性指导文件我局在原编印了《档案整理资料汇编》和《归档文件整理操作流程》、《政府信息公开条例》及释义、信息公开分类规范、索取号规范等资料的基础上，结合我区各单位的实际情况，再次精选编印一批档案整理和政府信息公开资料整理的针对性指导文件，发放给我区各有关单位，便于各单位在文件资料整理时对照操作，及时发现和解决问题。
（三）按要求做好文件归档和接收工作一是在区政府办的请求下，区档案局正全力以赴协助区政府办公室对区政府2012年的文件进行整理归档，已聘请了3名工作人员开展此项工作。目前，这一年度的文件资料的分类、整理、排列、类别登记已经完成，并进行文件资料的编号、盖归档章、编页码工作。为做好机读目录的著录工作，我局已完成录入2500多件至泰坦软件系统；二是对我区45个单位的信息公开公文目录、机读目录、公文纸质件、PDF文件的接收工作，共3期；三是完成了我区45个单位各类文件书归档目录的接收工作。这些工作将为我局下步更好地实现电子信息化管理打下了坚实的基础。
（四）关于对全区各单位的档案整理指导随着政府信息公开试点工作的开展，各单位按要求报送主动公开和依申请公开的文件，各单位对档案工作也越来越重视，我局也积极指导各单位做好档案整理归档工作，我们时常会接到关于档案业务的咨询，以及要求领取档案盒、归档章等档案器具的情况。我局在受理咨询的基础上，深入到各单位（特别是各镇、街道）指导进行中的两项文件整理及归档工作，及时发现问题。
（五）指导区水务局做好迎接省检水利普查档案整理工作我局多次组织档案指导小组到水利普查资料办公室指导其工作人员档案整理，并对其档案的收集、整理、编目、装盒、归档等工作抽检指导。在省水利普查检查评比中名列前茅，获得优秀奖。
（六）配合做好政府信息公开网站（平台）的有关工作一是及时上报在政府信息公开网站所需的机构职责、规划计划、公文直通车等资料；二是建立和完善我局信息公开制度；三是根据省《工作方案》建设查询平台的要求，将我局需要接收的文件格式、范围等跟区政府办、效能办沟通，要求各有关单位按规定格式将文件资料报送我局。
（七）做好档案馆档案资料库房管理，确保档案的完整与安全。认真落实“十防”管理制度，确保了档案的完整、安全和永久保存。目前，正在整理区政府自1991年以来20年的归档资料1308盒，共3万余份文件，并做好接收进馆的前期准备工作。
（八）坚持依法制档，档案法制建设成效显著。把档案法制宣传与档案工作实际紧密结合起来，大力开展了《档案法》等档案法律法规的宣传和学习，采取多种有效措施，将档案法制宣传教育引向深入，不断提高档案法制意识，增强了档案工作者依法治档观念。
二、存在困难及建议
（一）人员缺少档案管理专业知识的问题
档案管理工作是一项长期、连续、系统的工作，需要一支具有较强专业素质的人才队伍。我局目前正式在职人员仅4人，其中2人为刚调入的在职人员，另1人被抽借担任区领导的联系人，均非档案专业人员；同时还外聘临时工作人员3名，由于聘用的人员流动性较大，新聘用的人员对档案方面的专业知识较欠缺，导致档案录入速度进展较慢。建议：加强我局在职人员参加省、市组织的关于档案管理方面的培训，以增强我局在职人员的档案管理业务水平。
（二）档案库房面积严重不足
自建区以来，我局多次呼吁建立档案库房，皆因土地等各种原因，一直未果。据统计，当前我区婚姻、低保、会计、水利普查、拆迁、基建、司法公证、林改、人口普查、教育、计生、审计等专业档案及各单位的文书已累计超过两万盒。就目前我局现有档案馆舍，远远不能满足存放馆藏档案的条件，只能留存在原单位，且存放的条件参差不齐，给档案工作的安全管护造成很大的影响。
（三）缺乏经费问题
我区档案管理现有资源和条件有限、各单位档案管理人员整体业务素质不高、缺乏档案场所、档案设施不足，为做好该专项档案整理工作，亟需投入经费开展人员培训及增加、配备专门设备。建议：区政府能给予经费上的支持，有效地加快我区档案管理工作的进展，促进我区档案管理和政府信息公开工作规范化和标准化。
三、下半年需要开展的工作
（一）继续做好区政府文件资料的整理。该项工作目前正在进行中，接下来还有：机读目录著录、纸质目录、纸质文件扫描、电子文件（PDF格式）存储、目录与电子文件链接、查询数据库建立等大量工作。
（二）加强信息化建设：一是指导好全区档案纸质档案与电子档案配套管理工作；二是不断完善档案信息网站建设。
（三）继续做好档案整理业务培训。我局将根据实际情况，有计划地开展档案整理专项培训3期，已培训了1期，接下来还有2期培训，分别为电子文件数据收集、资料分类甄别等等。
（四）继续做好档案指导工作。由于各镇、街道的档案量大，时间紧迫，我局要深入到各镇、街道指导进行中的两项文件整理及归档工作情况，争取及时发现和解决问题，尤其是要重点指导拆迁档案整理的指导工作。
（五）加强档案管护工作。坚持测记库内温湿度记录，并按照“十防”要求，对库房进行经常性检查，确保档案的安全完整。
（六）做好档案服务利用工作。结合“依托电子政务平台加强县级政府政务公开和政务服务试点工作”的进一步深入，积极认真的做好档案查借阅服务工作，把服务工作提升到一个新的水平，切实为人民群众提供优质的服务。
