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工程档案管理范文1
项目档案是基本建设项目档案或重大(重点)建设项目档案的简称，它是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事项目规划、设计、施工、监理、改建、维修及建设、管理过程中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的项目文件材料总称，它是档案大家族当中的一大门类，是国家档案资源建设中的重要组成部分。包括建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目。工程档案具有如下特点：一是时间跨度比较长。以我公司靖西二线输气管道工程为例，当初的建设周期为7年(2003—2009年)，而工程档案管理周期将地质勘探阶段包括在内整整10年时间(2000—2010年)。二是所涉及的专项报告多。如我公司靖西二线输气管道工程档案涉及地震、地灾、环评、水保、考古、防洪、遥感、安评等。三是档案种类多，数量比较大，而且载体形式也多种多样。如我公司靖西二线工程建设档案包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、电子档案以及实物档案等种类，载体形式有纸质、磁带、光盘、硬盘、照片、探伤光片等。四是参与建设的单位多。一般的工程项目，根据管线长度的不同分为若干个合同标段，并且由包括数字化管道建设单位等多个不同的施工单位负责施工，另外还有设计、勘察、检测及监理单位和政府质量监督部门的共同参与。
2工程档案管理中普遍存在的问题
2．1工程档案宏观管理上普遍存在“重工程建设、轻档案管理”的思想观念，大部分的工程在即将竣工或投产时，才将档案资料纳入议事日程；在这种情况下，项目竣工后，完全依靠档案管理部门基本不懂施工现场实际情况的档案管理人员，完成整个工程档案资料的收集、整理、分类、立卷和归档等一系列工作，使得最终形成的档案就脱离了工程实际，且不能保证档案的齐全和完整性。
2．2工程档案管理人员专业素质不高，未能将项目形成的档案进行开发和编研工作，使得档案失去了它们应有的价值。像我公司的档案室，一直以来只是机械的收集、存放档案，最终档案室只当作资料的借阅部门。
2．3档案管理手段落后，保护设施不完善，多数档案工作还停留在零散、慢速、低效的手工操作阶段，不具备系统、快速、高效的信息化的管理手段。
2．4档案实体管理是档案管理工作的重点，普遍存在档案管理人员不深入现场，频繁变动，对工程整个建设过程没有系统的概念和理解，使得最终形成的项目实体档案资料存在以下问题：①收集不齐全，存在丢失现象；②档案整理与工程建设不同步进行，在项目验收前才进行突击整理：③接收人员对档案审查把关不严格，由于设计变更、图纸版本不同、数据及工程量的改变引起的图实不符等，均在大量的档案资料中存在；④缺少原件，签字和盖章手续不齐全以及字迹不清、污损和复写资料等无效文件也很普遍；⑤忽视录音、录像、照片等非纸质档案的收集、整理；(忽视了档案本应具体的实用内容及齐全、完整性，片面追求格式装订、盒脊表面形式，不利于日后档案的查询、利用。
3做好工程档案管理的对策和方法
3．1组织协调，发挥龙头作用
建设单位要积极履行牵头、抓总的职责，按照项目法人责任制的要求，在项目档案工作中积极组织、协调本单位和参建各方的项目档案工作，检查、指导本单位和参建各方按照国家相关规定、标准及时制定项目档案工作的管理制度和统一的业务标准，并将项目档案工作纳入项目工作计划和项目法人责任制、招标投标制、工程监理制以及合同管理制的相关条款之中：构建项目档案工作网络体系，建立切实有效的归档考核措施：贯彻执行国家有关法律法规，强化档案管理机构作为公司全面负责项目档案工作的重要职责，统一领导、统一管理，认真依法履行对公司内各部门、各单位以及直属单位项目档案工作的监督和指导职责，督促、指导各部门、各单位文件材料的形成、积累和归档工作，从制度上、组织上规范全公司系统的项目档案工作。
3．2提前控制，实施同步管理
档案管理工作要与项目建设同步进行，项目申请立项时，项目建设单位的相关部门即应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作，项目竣工验收时同步完成文件材料的归档和验收工作。建设单位把项目档案工作纳入项目的管理程序，将项目档案工作的要求贯穿于立项、设计、施工、监理、验收全过程的各个环节，是保证项目档案完整、准确、系统的重要措施，这是目前我国家行业、项目建设单位做好项目档案工作的一条成功经验。坚持同步管理，提前介入项目管理，是项目建设单位档案部门的重要工作内容之一，档案部门要结合项目建设的特点，及时了解国家、行业相关业务标准、规范，掌握文件材料的形成规律，明确各部门、环节、阶段应归档的项目文件材料范围，同时提出具体整理要求，并按时参加项目的开工交底、阶段检查、设备开箱验收、交工验收、竣工验收，把好项目建设各个环节形成的项目文件材料，避免项目档案工作的被动和滞后，确保项目档案成套性，准确性和系统性的质量要求。
3．3纳入合同条款，进行有效监管和控制
合同是约束项目双方的法律依据，将项目档案工作纳入合同管理是进行可控规范项目档案工作最起效和实用的办法之一。我省已经竣工的西汉高速公路、成阳机场二期工程、韩城二电等一大批重点建设项目，在项目档案工作中都较好地实施了合同管理，合同文本中有关项目档案工作方面的条款详细、具体，明确项目参建各方的违约责任，有些项目单位在合同中还明确提出了项目档案在工程质量保证金中所占的比例和数量，同时要求档案管理人员要参与合同中关于竣工档案资料乙方相关条款的起草，在施工过程中还参与工程进度款项的支付控制，使项目档案工作真正具有了一定刚性约束力。
3．4创新管理模式，实施文档一体化管理
在项目建设过程中，使项目所有文件材料的收发归口统一管理，在项目开工建设前，针对具体项目建立档案编号体系，将文件材料管理与档案管理有机地结合起来，进行全方位的标准化、一体化管理。对暂时不具备文档一体化管理的项目，要及时将项目建设各环节、各阶段所形成的文件材料、图样目录录入微机，实施纸质、电子文件的“双套制”管理，项目竣工验收后一并移交建设单位的档案部门。
3．5不断提高项目建设单位档案工作人员的业务素质
项目档案工作专业性较强，近些年来国家又陆续颁布、修订了不少项目档案工作的行业规范、业务标准，这些规范、标准内容新、要求多，项目建设单位一定要认真对待，不断开拓思路，积极为档案专、兼职人员创造必要的学习平台，强化业务培训，增加交流，不断提高项目建设单位档案专(兼)职人员的业务素质和综合管理水平。
工程档案管理范文2
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是隐蔽工程。对这一部分,在工程竣工后我们是看不到的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了。
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动看出。凡是有意参评的项目,对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。
4工程档案管理是工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说,这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,实际上是工程项目管理的一部分。更进一步,我们从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地。
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员,要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略,建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指:施工员、监理员、材料员、安全员、造价员,一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织,没有纳入建设职业培训范畴,也没有发国家认可的证书。近几年,随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高,有的城市实现了建设工程资料员经常性培训,还将《资料员合格证》上网,便于查询和核对,并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作,才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案;有的城市,如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训,长沙市2008年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的重视。
2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系,对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定,是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观,从基层技术实践提升到了国家法规意志,这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。
5工程档案管理是提高工程质量的重要手段
工程档案管理范文3
近年来，随着水利工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些水利工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》明确规定“进行单位工程和分部工程等级评定和工程验收包括单位工程与阶段和竣工验收时，要同时验收归档文件资料的完整程度和整理质量，并在验收后，及时整理归档。”科学地进行档案管理，大力开发水利工程档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门和社会提供利用，是实现水利工程档案自身价值和档案工作的根本目的。在此，笔者就如何做好水利工程档案管理工作谈一些认识。
1水利工程档案管理存在的问题
1.1工作人员缺乏验收资料的实践经验，致使验收资料整理不够全面水利工程是系统工程，这一因素决定了建设工程档案的复杂性、科学性和系统性，它必须具备真实性、完整性和原始性这三个条件。档案人员对工程档案缺少管理经验，不知所收集上来的资料是否齐全，只是被动地从工程项目负责人员那接收移交过来，往往是有多少接多少，往往存在着内容缺项、漏项、签章手续不齐、隐蔽工程验收记录不准、整理不规范等现象。没有把工程项目同工程技术资料的归档有机的结合起来，直接影响了档案的齐全完整。
1.2档案管理体制和制度不健全。①目前，部分重点工程建设单工作服务。位在档案管理体制上存在一定问题，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订有，但也不健全。②档案行政管理部门忙于各项业务工作，对工程档案管理法规宣传、贯彻不够，对工程档案管理的业务指导缺乏应有力度，对工程档案专项执法检查工作也没有没抓起来。③档案资料流向制度不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，出现人走档案走、人走档案没人管的现象。
1.3档案管理工作的前期投入和管理不足。档案管理工作的前期投入精力不足，往往在工程项目建设的后期，才开始着手进行档案资料的收集、整理工作，从而造成档案资料的复印件较多，原件很少，特种载体档案严重缺失。这是因为：①负责工程项目的领导及工程管理人员，档案意识淡薄，认识不到位。有的仅在口头上说一下，并不落实在具体工作中，平时只注意抓工程质量、进度、安全等工作。②施工单位不注意施工过程中文件、资料的收集、整理、归档工作不是按照施工过程中每一个环节来产生资料，往往是工程施工快结束了，才突击搞竣工资料。
1.4缺乏高素质的档案管理专业人才，档案管理水平普遍较差。工程项目资料管理人员大都是临时抽调，没有经过专业培训，文化层次低，业务能力较差且大多数身兼数职，精力有限。在工程建设项目中，档案管理人员一般是新参加工作的同志多，这些人员缺乏档 案专业知识，对工程档案比较陌生，对档案管理相关法律法规和制度不熟悉，造成归档不齐全、案卷质量差、不规范等很多问题，严重影响着归档质量。
1.5工程建设项目档案管理工作缺乏系统研究。近年来，随着我国市场经济体制的建立，在工程建设领域，工程招投标制度、竣工验收备案制度、监理制度、市场稽查制度正在逐步完善。为适应政府管理职能的转变、行政审批制度的改革，工程建设项目档案的内容、形式、规定、制度、以及各种档案载体都发生了相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规却未能及时地作出相应的调整与修改，工程建设项目档案工作还没有纳入到新的管理机制中去。如何尽快建立完善工程项目档案法规制度，目前还缺乏系统的研究。
2 加强工程档案管理的对策
2.1健全制度，强化管理，落实岗位责任制。企业应建立完善工程档案管理制度，强化工程管理部门及施工单位、质检及监督、审计等部门的实施力度，并制定相应的措施，使档案部门可以进行有效地监督和制约。同时，建立内部管理激励机制，把档案管理工作目标分解细化，层层加以落实，列入年度岗位目标责任制中，既要列入分管领导的目标责任制，更要具体落实到有关人员的职责中，年终要有总结，严格考核奖优罚劣，真正地把岗位责任制贯穿于从建设项目立项到工程建设结束，档案资料管理通过验收全过程。
2.2提高档案管理人员的业务素质和工作能力。针对工程档案管理人员业务水平不高的实际，必须以人为本，培养一支高素质档案管理专业队伍。工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗;对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。
2.3资料分类科学化，实行档案工作标准化。标准化是对档案工作进行科学管理的一种手段，也是实现档案管理现代化的前提，档案工作标准化是档案工作科学管理的重要内容，也是提高档案工作管理水平的必由之路。所以我们要遵循水利工程文件材料自然形式的规律和相互间的有机联系，按照《档案法》、《水利基本建设项目工程档案资料管理规定》、《水利水电建设工程验收规范》等水利工程档案法律和规章，结合单位的实际情况，制定一个统一的分类标准，完善标准化管理规章制度，按照统一标准实现档案编制、收集、整理、编目、保管及提拱利用的系统性、完整性、实用性。
2.4加大投入，实现档案管理手段现代化。档案管理手段的现代化是实现档案管理现代化的基本标志，它包括以下几方面:保管条件的现代化，载体材料的现代化，翻拍、复印、装订手段的现代化，档案工作手段现代化，咨询业务智能化等方面。要实现档案资料的数据化管理和网络化的报送、传递，满足水利工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为水利工程建设和管理者提供了方便、快捷、高效的档案服务。
结束语
工程档案管理范文4
杜胜利 薛小芳
山东兴唐源建设工程有限公司山东济宁272000
摘要 ：建设工程档案管理、
关键词 ：工程档案 编制 管理 验收
中图分类号：K206文献标识码： A
随着我国经济的飞速发展，工程建设规模也在不断扩大，而建设工程技术档案也随之日益显现出在经济建设中的地位和作用。对于一个城市的建设而言，科学的管理利用好建设工程技术档案，不仅能完整的反应出特定的历史时期建设工程发展的状况，而且能为一个城市建设事业的发展和社会进步提供完整的资料。
目前国家已经颁布实施了有关的法律、法规和规程，使建设技术档案管理步入了法制化轨道。国务院《建设工程质量管理条例》第十七条明确规定：建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定，及时收集、整理建设项目各环节的文件资料，建立、健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案。《城市建设档案管理规定》第六条也规定：建设单位应当在工程竣工后六个月内，向城市规划行政主管部门和城建档案关报送一套符合规定的工程建设档案。
一、工程档案现状
目前，我国建筑企业只重于工程项目的经济效益，而对于工程技术资料的收集、编制、整理很不重视，缺少专职资料员，工程资料记录不规范，资料管理工作手段落后，使资料不能真正反映建设项目的实际情况，给施工单位在工程竣工移交和评优时带来很多不必要的麻烦。另外，在我国许多小城市甚至一些中等城市中对于建设工程技术档案还没有专门的收藏机构，档案往往被遗忘丢失或损坏，档案管理的不完善就对以后城市规划、改造、建设提供不出依据资料，造成许多失误和损失。就其产生的原因是多方面的：一是工程期限较长，从资料收集、编制、整理到立卷归档的过程较长；二是建设工地点多面广，较为分散，基建投资规模不大、资料收集整理较为困难；三是涉及的工序多变更修改多，难以保证资料形成的完整全面性。另外，地方有些档案管理人员资料收集不及时、审核不严格、立卷归档不规范、保存不当等，致使档案管里工作形成缺陷，存在诸多不完善之处。这就要求档案管理人员努力提高自身素质和管理水平，适应新时期档案管理工作的需要，建立健全各项档案管理制度，通过严格的制度化管理使之科学化、标准化、规范化，使档案管理工作从开工到竣工，从最初的资料收集、编制、分类整理到最后的立卷归档都有章可循。同时，作为建设工程主体各方均应依法做好建档工作。
二、建设工程三方的职责
目前我国建设工程档案主要包括在以下工程中发生的资料信息规整、收集：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；公共交通基础设施工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震、人防工程；城市地下管线工程。而作为建设工程主体各方应严格按照《建设工程文件归档整理规范》履行相关的职责。
建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承发包合同时，明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容，建设项目有建设单位分包给几个施工单位承担的，各施工单位应负责编制其所承包的工程竣工图，再由建设单位负责汇总整理。
建设单位在办理《施工许可证》之前，要先到工程所在地的城市建设档案管理部门签订建设工程竣工档案报送责任书，领取报送文件材料表，并交纳竣工档案整理综合服务费。建设单位在工程竣工验收后，应通知档案管派员对其竣工档案进行预验收，建设单位在办理建设工程竣工档案全套文件材料报送城建档案馆，报送的材料符合要求的，城建档案馆收到在15日之内经审核合格后，签发《建设工程竣工档案合格证》。建设单位在取得建设工程档案专项预验收意见书后，方可组织工程竣工验收；而国家和省级的重点建设工程竣工验收，必须同时通知省级城建档案馆参加。建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案，内容不完整的，应限期补充、完善，建设工程投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修的，建设单位也应当组织设计、施工单位根据实际情况修改、补充和完善原工程档案；凡是涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工验收后3个月内，再次向城建档案馆报送。在城市规划区内建设建筑物、构筑物和其他设施的建设单位也应办理竣工档案。
施工单位按照国家、省、市有关城建档案管理的规定及合同的约定，及时编制、移交竣工图及其他工程档案材料，并对其准确性负责。
监理单位应着手监理健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件资料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。
建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，对建设工程档案专项预验收意见书进行审查。
三、竣工档案的编制与报送
凡是新建、改建、扩建的建设项目，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向城建档案馆及时报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五部分。作为工程建设的主题各方的建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，其报送的建设工程档案应满足一下基本条件：原始的建筑工程资料；与工程实体相符的建设工程竣工图，并要加盖竣工图章；建设工程的照片、录音、录像等声像资料以及市级以上重点工程采用的计算机管理的光盘、磁盘等电子资料。
四、建设工程档案的必要性
当前建设工程档案管理工作于人们的生活紧密相关。现实生活中人们的生活紧密相连。现实生活中的人们离不开水、电、气、通风、交通、住房、绿化、环境、商业、服务、旅游等设施，而所有这些设施项目建设过程中形成的档案完整准备与否，会直接影响着人们的正常生活。同时建筑工程档案对防范自然灾害的破坏，及破坏后的回复建设都有着不可替代的作用，是减少损失的重要手段之一，可见，做好建设工程档案管理工作非常必要．
五、参考文献
1.济宁市安全生产监督管理局 《济宁市安全生产执法监察法律法规选编》
工程档案管理范文5
一项公路建设工程从立项、招投标、初步设计、施工图设计至最后竣工验收全过程，会产生大量的资料、文件、图纸等。由于工程施工周期长、专业多、工种复杂，产生的文件材料种类多、数量大。这给工程建设文件材料的收集、整理、保管、利用，带来了一定困难和很大的工作量。工程建设文件材料归档不及时、不完整、不准确，是长期困扰档案部门的一个大问题。工程建设文件材料归档难，已成为制约档案工作正常开展的一个瓶颈。由于工程建设文件材料不能及时、准确、完整地归档，使得后续的工程管理档案的提供利用工作，不能得到很好开展。工程建设档案的价值得不到充分发掘，又反过来影响工程管理人员归档的积极性，这也是工程建设文件材料归档工作较难开展的本质原因。
二、加强工程建设档案管理的举措
1．更新观念是推进工程建设档案管理的前提。工程建设文件材料之所以归档难度大，除工程建设档案数量大、内容庞杂、涉及专业多、文件材料归档范围不好把握等客观原因外，还有组卷要求严格、类目设置较细、整编强度大等主观原因。随着管理手段的提升，电子文件的大量产生和应用，使得工程建设档案快速向数字化方向发展和积累，也使工程建设档案实现按“件”管理成为可能。《科学技术档案案卷构成的一般要求》2008年修订版，为工程建设档案的整理提供了重要指南。工程建设档案管理人员要及时更新观念，打破“卷”的传统思维，这是推进工程建设档案工作的重要前提。
2．制度严谨是文件材料归档齐全、完整、准确的保证。要确保工程建设档案的完整、准确、系统，就要特别注重平时对工程文件材料的收集和积累，就必须把事后控制改为事前控制，将工程建设档案的管理从末端移到前端，将后续工作变为前置条件，把工程建设档案工作从一个独立的工作环节，扩展为贯穿工程建设始终的全程控制的记录体系。要将档案工作和项目建设纳入管理程序，与项目的各阶段同步进行，从设计立项、审批、合同到初步设计和施工图、竣工图、验收、回访先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程建设档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。只有严谨的归档程序和详尽的规章制度，才能保证工程建设文件材料归档的准确性。要采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作纳入到自动化管理的进程中，这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。
工程档案管理范文6
文化馆艺术档案管理体系建设是一项具有科学性、开拓性、前瞻性的系统工程。该文针对目前文化馆艺术档案借阅管理中存在的问题，从工业工程视角对存在的问题进行优化改善，提出工作改进建议与意见，促进艺术档案管理水平的提高。
[关键词]
艺术档案管理；工业工程；文化馆
1艺术档案管理现状
1.1选题背景
文化艺术档案是民族文化、先进文化的重要载体，其中各类非物质文化遗产更是中华民族几千年传承下来的瑰宝。文化馆的文化艺术档案涉及面广、收藏量大，强化文化艺术档案管理，提升资料利用水平，对档案管理工作进行科学的优化分析是促进文化事业发展的必然趋势。
1.2文化馆艺术档案管理中存在的问题
(1)利用率低。2006年，中国出版科学研究所为了解国人的阅读状况，进行了“全国国民阅读调查”。调查结果显示，我国国民图书阅读率连续6年持续走低，网络阅读率大幅增长[1]。(2)文化馆图书馆在借阅流程管理上存在操作僵化等问题。(3)一部分地方的文化馆、图书馆，整理各类艺术档案工作效率低下、方法极不科学。
1.3目的与意义
规范文化馆艺术档案制度有利于形成文化馆档案管理科学体系。艺术档案编研工作是指对档案内容的研究、编辑、出版，并以档案加工品的形式走进社会，进行文化传播。编研成果的传播在弘扬民族传统优秀文化，建设社会主义先进文化中有着极其重要的价值[2]。
1.4相关研究
学者林秀荣提到，艺术文化对于文明的传承和发展具有重大的现实意义，提升文化馆档案管理工作质量很有必要[3]。相关研究资料表明，人们不断寻找和优化保护非物质文化遗产的方法。如何采取有效措施对珍贵的艺术档案资料进行管理是当前面临的一个重要问题。
2工业工程视角下艺术档案管理方案
2.1工业工程的内涵
工业工程是完整而系统的应用体系。人是工业工程应用的重要组成部分，工业工程使人的主观能动性作用发挥到最大[4]。5S管理等一系列质量改进工具是提高企业现场管理水平和产品质量的工具，其科学和定量的特点十分有利于文化馆服务质量的改进。
2.2研究方法
工业工程的基本技术和方法多种多样，工作研究作为工业工程方法中最基础的一项，包含了方法研究和作业测定两方面，用到的主要方法是“5W”提问技术和“ECRS”原则。本文主要利用程序分析方法，通过工艺分析图以及程序图对艺术档案管理流程进行完善。
2.3文化馆艺术档案借阅工艺流程分析
由于馆藏艺术文献资料较多，档案室分类多，在借阅过程中，让读者高效、快速地找到所需档案成为一个关键问题。现有流程（见图1）让借阅者先通过电子查询是否有符合需求的资料后，再发送信息给管理人员，由管理人员代为寻找，这一过程复杂繁琐，浪费许多时间。改善后的借阅流程图（见图2）将工作人员分在各个档案室，借阅人查找完毕后再找负责人取资料，虽然需要增添人力，但节省了时间，提高了工作效率。
2.4文化馆艺术档案整理归类程序流程分析
改善前，艺术档案整理归类流程如表1所示。由于搬运次数较多，应减少搬运次数和缩短搬运距离。（1）应用“5W1H”提问技术进行提问问：对什么进行改善？答：对档案归还后整理流程进行改善。问：为什么要做这样的改善？答：因为操作的不规范、复杂且浪费时间。问：什么时候进行改善？答：在整理过程中改善。问：在哪个地方进行改善？答：在归还档案时，工作人员应先对其进行分类并扫描条形码，随后进行归档。问：由谁来进行改善？答：管理人员。问：如何做到改善后的效果？答：让操作者多次标准作业后熟悉并形成规范。（2）应用5Why法进行提问问：为什么要多次检查和寻找档案室？答：因为档案杂乱堆叠在一起，只能一份一份归档。问：为什么不方便？答：因为事先没有分类整理。改善后的档案整理归类程序流程见表2。整理归类流程改善后，达到了如下效果：（1）简化了作业工序，大大提升工作效率。（2）按照动作经济原则安排作业工具和顺序，大大缩短了搬运过程中所需要的时间，一方面提高了效率，另一方面减少了工作人员的疲劳程度。（3）对操作中出现的重复浪费动作和时间的操作，用ECRS分析原则进行分析和改善，节省了时间，提高了效率。
2.5基于5S管理的图书馆服务质量管理
5S现场管理法是一种现代企业管理模式，“5S”即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISOU）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE），又被称为“五常法则”。“5S”整理法起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理[6]。
3艺术档案管理优化分析
3.1工业工程视角下艺术档案管理要求
（1）简化流程，以人为中心。人是生产活动中最能动的要素，其他要素必须通过人的参与才能发挥自身的效益。自工业工程产生以来，工作简单化、专门化和标准化（即所谓“3S”），就一直是它所推崇的主要理念[6]。（2）注重全局和整体。不能局限于系统局部的优化，而是要从系统整体需求出发，明确研究对象具体的内外条件，据此选择合适分析方法。（3）规范整理工作。各门类纸质归档文件分类科学，保管期限划分准确，排列、编号有序，目录和备考表填写完整，装订、装盒规范，整齐美观。声像、电子及实物档案整理规范。
3.2存在的不足和下一步研究方向
本文仅针对文化馆艺术档案管理的借阅及整理两个方面进行了分析与改善，但档案管理工作远远不只局限于这些。档案管理作为文化馆管理工作的重要内容，需要做到与时俱进，这样才能更好地为文化馆各项工作的开展奠定良好基础。但少部分档案管理工作人员依然存在错误观念，认为档案管理工作可有可无，这种错误的观念明显制约了档案管理工作的开展。对此，我们要以前瞻性思维，继续开发先进的管理模式，为我国文化事业发展起到积极作用。
参考文献:
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[2]王蓓.浅谈文化馆群文艺术档案管理之编研工作分析[J].才智,2014(9):187.
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