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文书档案管理论文范文1
珍贵的文化艺术档案，不仅是文化艺术活动的历史见证，也是民族文化的根脉。近年来，文化艺术档案工作呈现出快速发展的局面，《艺术档案管理办法》等规章制度先后出台，文化艺术档案工作逐步走上制度化、规范化的轨道；文化艺术活动中形成的文字、声像、照片、实物等不同载体的文化艺术档案收集整理进展顺利，存留了极其宝贵而丰富的文化艺术遗产；文化艺术档案馆（室）藏品的保管和展陈环境有了明显的改善；文化艺术档案研究取得丰硕成果，艺术档案学科建设方兴未艾。但是，我们也清醒地看到，我国文化艺术档案工作起步较晚,艺术档案馆事业发展不平衡,对做好文化艺术档案工作的认识还有待提高；由于设施和条件不足，馆藏文化艺术档案得不到有效管理和保护，现存文化艺术档案老化破损现象突出；管理和保护人才匮乏，人才队伍培养还需进一步加强；经费投入需要进一步加大；全球信息化趋势和国家信息化建设为文化艺术档案的管理和利用带来了划时代的机遇，也使我们面临着严峻的挑战；随着文化大发展大繁荣工作的不断推进，相应会产生大量丰富的文化艺术档案资料，切实采取有力措施加强文化艺术档案工作已成为一项重要而紧迫的任务。
二、充分认识促进文化艺术档案事业发展的重要意义
发展文化艺术档案事业，有利于将文化艺术活动各领域中形成的有保存价值的不同载体的文化艺术档案得到有效的管理和保护，并得以传承和发扬。完整、准确、系统地收集、整理、保护好文化艺术档案资料，是提升文化单位整体管理水平、维护自身利益及文化事业持续健康发展的重要保证和重要资源。这就需要我们文化艺术档案工作者要更加自觉地认识文化艺术档案在促进文化大发展大繁荣中的地位和作用，认识文化艺术档案所面临的形势、任务和文化艺术档案工作者的责任，认识文化艺术档案的发展规律，更加主动地推动文化艺术档案工作在新的起点上加快发展。
三、切实增强做好新时期文化艺术档案工作的责任感和使命感
文化艺术档案工作是文化事业的一项重要基础性工作,文化艺术档案的凭证和法律作用是其他材料不可取代的，没有文化艺术档案，文化工作的基础就不牢靠，文化艺术活动的经营、管理和持续发展就会受到影响。抓好文化艺术档案建设与管理,是保存、传承和发展优秀文化遗产的重要内容和具体体现，是一项为子孙后代积累宝贵的文化遗产，“功在当代、利在千秋”的事业。文化艺术档案作为文化单位在生产、经营和管理等各项文化艺术活动中形成的有保存价值的文件材料，是文化单位改革与发展的真实记录，是文化单位的重要资产和信息资源，是今后研究总结文化艺术改革发展工作不可缺少的重要档案资料。所以，我们各级文化艺术档案工作者应进一步增强做好文化艺术档案工作的责任感和使命感，认真贯彻落实《文化建设“十二”规划》关于加强艺术档案工作有关要求，强化管理，完善规章制度，抓好队伍建设，加强资源整合，改善服务，下大力气解决工作中存在的不足，全面、扎实地推进文化艺术档案事业健康发展。
四、全力以赴做好艺术档案收集归档整理工作
文书档案管理论文范文2
本文所说的数据库中，首先是用户数据，而用户数据主要包含的是档案管理部门工作人员的信息，即其用户名与密码。相关工作人员在对文件进行管理前应当先进行身份认证，通过后方可进行操作。为了保证档案管理系统的安全性，在用户正常登录时，session对象中将用一个变量保存对应的用户名，但是非法请求管理页面时，那么对象中的用户名变量为空将页面重定向到登陆页面强制登陆。接着是文件数据，文件数据记录的包括一般属性与几个重要的附加属性。一般属性即是档案的成文时间、收文时间、文件题目、文件字号与类别等，而附加属性包括文件类型，就是标志该档案是以何种方式提交的，图形还是文本，附加属性还有文件状态，即档案是公开还是保密，或是针对哪些级别公开哪些级别保密。一个单位的档案一般都是繁多而复杂的，往往有许多历史类档案，而这些档案如果全部以文本的形式加以呈现，且完全由人工进行管理，那么必将会出现效率低下的问题，同时也很难将档案的价值完全发挥出来，所以我们应当将档案系统与现今科技发展相结合，比如对文件进行扫描，然后将其传入数据库，这样一来又省事又省时。但是与此同时我们不能忽略的另一个重要问题是两种格式的文件如何在一个数据库中进行统一，针对这样的问题，我们可以这样解决，即在文件表中增加一个文件路径，针对图片格式的档案，可以将该档案中的图片文件保存成磁盘文件，接着还需要再创立一个磁盘文件按照顺序记录各个图片的路径，数据库中记录该磁盘文件的路径。而对于文本类的档案，可以将档案的主体内容存入一个磁盘文件中，数据库中记录该文本的路径。
二、档案管理系统的设计档案管理系统
是由不同的动态网页所构成的，而该系统的各项功能也借助动态网页得以实现，档案管理人员、档案使用人员以及档案管理系统和后台数据库之间的交互，从而实现单位管理与文件管理的功能，而档案管理人员可以在经过身份验证后对这些档案进行管理。对档案进行的管理包括对档案的添加修改以及删除。其中添加页面与修改页面比较相似，但是修改页面上的控件已经有了初始值，而添加页面中的数据控件默认是空值，所以添加、修改页面可以在同一个页面中得以实现，在引用比较具体的页面时的区分方式是利用URL后的查询字符串。在对这些档案数据进行操作管理时，也有需要注意的地方，比如在页面提交前应当首先进行客户端的验证，从而保证提交数据的完整性与准确性，其次为了避免重复记录在数据提交到服务器后还要进行服务器端的验证。在对数据库中的图形文件进行处理时也有许多应当注意的问题，首先是图形文件的修改，这是文件管理中一个比较难操作的模块，在对图形文件进行修改时，我们一定会重新上传图片，与此同时也要显示出原来的图片，但是此时图片的大小与数量尚未确定，可能会是档案管理系统的页面出现排序混乱的现象，所以该档案管理系统中只有删除图形文件的功能，没有修改图片的功能。而添加图形文件时也有其比较特殊的部分，即我们无法确定这个文件中具体的图片数量，即页面中无法固定文件上传控件的数量，此时我们可以在进入添加图形文件页面前先向服务器提交一个数据表明这个文件包括多少图片，而后服务器根据这个数据去生成相应数量的文件上传控件，对于文件上传我们可以利用程序从提交的数据中分离出图片信息，或者是使用特定的文件上传组。与此同时还有客户端的验证问题，针对这种问题我们也有相应的解决方案，那就是利用服务器端脚本去生成客户端脚本。在对该系统进行开发时，我们可以利用MicrosoftVisualInterDev作为系统的开发工具。该工具可以对某些对象的属性方法进行自动处理，提高了拼写的准确率与编程速度。同时这个工具还能够将档案中的某些关键词句进行蓝色加粗显示，极大地方便了我们的阅读。在系统完成后，必须应经过相应的测试，模拟实际工作进行测试，保证无问题后可投入运行。
三、档案管理系统更新的意义
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借助于图书管理系统，图书征订、新书登记以及图书编目等功能都可以有效实现，系统规范图书进库工作；预借、借书以及还书工作则属于流通作业，这样三种作业的工作量就可以得到根本减少。信息查询模块，则可以保证在各种条件下，都可以有效的查询和统计馆藏书；系统维护可以合理运用本系统，并且快捷迅速的解决随时出现的问题，条形码扫描也是系统所支持的，在实际使用的过程中，扫描枪在扫描图书ISBN图书编码时，从因特网上就可以将图书相关信息给下载过来，如书名、简介以及出版社等等，这样就可以最大程度的降低录入人员的工作量。
二、电子文件的归档与接收
电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。
三、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
四、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
五、结语
文书档案管理论文范文4
档案作为一种原生态信息资源，其重要性正日益显现出来，凭借信息技术为档案利用工作服务，为社会各界服务，是我国档案事业发展的必由之路。方志馆档案已经推行办公自动化系统，档案管理引进了数字化建设，但对电子文件管理的意识比较薄弱，利用率不高，从而造成档案资源的闲置和浪费。部分仍采用传统的档案管理模式，从业人员的专业技能跟不上信息化发展的需要，是各部门普遍存在的问题。因此，应尽快找到传统模式与先进技术的结合点，逐步展开数字化档案管理建设，实现资源共享。同时要加强档案干部队伍建设，提高工作效率，增强档案业务部门的服务水平，更好地发挥方志馆档案的社会功能。
二、方志馆档案数字化管理的基本特征
方志馆档案数字化工作是在传统管理基础上，引进新科技、加入创新，使之成为顺应时展、满足社会需要的新型档案管理模式。数字化档案管理与传统档案管理最大的一个不同点是储存媒介的变化，传统档案管理主要以纸质为媒介，对档案信息进行收集、整理、归档等，工作量大而繁杂，容易出现差错。利用计算机对档案信息进行数字化储存和管理，能够节省空间和人力。通过局域网、互联网等计算机检索、阅读电子档案，为档案信息利用提供了新的方式。传统的档案管理，在远程传递档案信息方面存在诸多不足，如易泄露和丢失等。而方志馆档案实现信息化管理后，便可利用网络随时随地检索、查阅档案信息和传输信息，实现了方志馆馆藏档案信息资源的共享。
三、方志馆档案数字化管理的措施
文书档案管理论文范文5
1.人力资源档案数字化管理的意义。
人力资源档案数字化管理是企业信息化管理的重要环节，对提高企业管理效率、稳定员工队伍具有非常重要的现实意义。首先，HR档案数字化管理有助于实现现代企业信息化。人力资源档案的数字化管理是企业信息化建设的重要组成部分，员工薪酬、绩效考核等资料能够为企业经营提供重要数据信息，能够有助于企业实现信息化管理，更为科学地经营和管理。其次，数字化管理能相对安全有效地保存档案资料。传统档案资料多为纸制品，长久保持对于储藏室的空气湿度和温度有一定的严格要求，而且还要定期做防虫防腐处理。但数字化管理模式下，HR档案资料可以转换成数字信息，并且可以刻录到先进的移动硬盘或固态硬盘中长久保存，偶尔遭遇火灾或水灾等非人为因素影响，即便原件损坏或遗失，也不会使宝贵的档案资料全盘消失。而且备份资料同时被毁的几率较低，因此数字化管理能够相对安全有效地保存档案资料。再者，人力资源档案数字化管理有利于提高工作效率和管理水平。传统的手工管理模式效率低下，失误率也较高，而档案资料数字化管理能够使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上，促进HR档案管理的标准化和规范化。以往企事业单位查询一份人事档案，需要较多的时间翻查资料库，而且要办理相关的借阅和归还手续，但实现数字化管理后，拥有相应权限的管理者或员工，在企业内网或相关资料库上就可进行查阅，降低了申请查阅时间，突破了上班时间的限制，提高工作效率的同时，降低了档案信息损坏、磨损或遗失的概率。最后，人力资源档案数字化管理有助于量化管理，为管理决策提供可靠依据。人力资源档案的信息管理为用人单位用人提供了综合分析和决策的依据。企业绩效考核的相关数据档案可以帮助管理者发掘效率提升空间，为企业提升和任免提供可靠的参考数据。既能对已有人才资源进行综合的定性分析，也能够实现定量筛选，以实现人才合理的利用，达到个体选优，群体的整体优化组合。在保存的大量档案信息中，为企业管理和决策提供了可靠的数据信息，成为企业决策的助手和参谋。
2.人力资源档案数字化管理面临的问题。
当前企事业单位人力资源档案管理数字化主要面临以下难题：首先，档案数量巨大难以快速电子化。当前，我国很多企事业单位已经实现了财务信息化和沟通信息化，但由于大中型企业的员工数量多，年代资料积累丰富，使得数量巨大的人力资源档案难以快速数字化。而中小企业常常受限于网络、通讯设备等成本因素，也很少实现人力资源档案数字化管理。其次，难以保证HR档案资料的安全性。由于所有人力资源档案的查阅都在网上进行，其档案原始资料被外部黑客或经济间谍窃取的机会就会增加。部分企事业单位仍然未意识到网络安全的重要性，其网络系统的采购设备和网络服务供应商都没有严格的限制要求，导致黑客和经济间谍可以较为轻松地潜入公司数字档案资料库窃取情报。而部分企事业单位的员工警惕性也较低，对于账户信息保存不当，原始密码或登录密码设置非常随意，增加了数字档案的管理风险，比如2014年湖南冷水江市工资条泄密事件，直接反映了员工对于信息安全的忽视。
二、信息安全背景下HR档案数字化的实现路径
由于信息安全是影响档案数字化的重要因素之一，因此本文建议实现人力资源管理的实现途径如下：首先，在保证安全第一位的背景下开发人力资源管理系统。管理平台可以通过Web搭建，或者通过内部局域网建立人力资源档案管理系统，重点是与企业财务管理系统等实现类似的权限管理策略，以保证内部信息安全。企业内部信息系统也需建立防火墙，以防御外部攻击。其次，建立人才信息管理数据库。人力资源已经成为现代企业最为重要的无形资产，准确的人才匹配能够极大地提高人力资源的价值，避免造成人才流失和人力成本浪费。因此本文建议在HR档案数字化管理中建立适合企业需求的人才数据库，将档案资料中的人才信息统一纳入数据库中。通过人才数据库，可以预先设定内部招聘和岗位管理的自动统计分析和岗位匹配，以快速确定应聘人员要求和工作要求，并在人才招聘的过程中，以现有的优秀员工样本作为参照样本选取更为合适的应聘者，以实现高效招聘和培训。企业还可以通过网络平台实现网络视频面试，降低异地招聘的成本，扩大招聘半径，以完善企业员工队伍的结构。第三，建立岗位信息管理模块。企业现有的岗位信息不但包括工作内容、工作资质要求等信息，还应当包括岗位轮换等重要信息，特别是在化工等有毒有害企业，岗位轮换提醒设置可以避免人为失误导致的严重的工伤事故。在提高工作效率的同时，可以更为准确地估计岗位的设置和价值相关性，也使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念。第四，建立绩效考核信息管理模块。绩效考核的具体指标和信息不但能够反映出员工的工作状态和效率，还可以反映出整个工作链条上工作效率和合作水平。绩效考核的数据信息也可以成为采购等部分的重要参考信息，特别是一线操作工的坏件率等信息，不但可以反映出员工的熟练程度，也可以在一定时期内反映出原材料的质量合格率等，为企业管理和决策提供重要的参考数据。第五，建立薪酬管理模块。员工的薪酬信息是企业的重要核心机密，有竞争力的薪酬可以稳定员工的效率，提高员工的忠诚度，激发员工的工作积极性，而薪酬信息的统计和分析也可以成为企业人力资源战略甚至企业战略的重要参考数据，数字化管理的薪酬档案能够更为准确地筛选和分析数据，因此人力资源档案数字化管理将为管理者和决策者提供更有价值的数据资料。
三、实现HR档案数字化管理的难点
文书档案管理论文范文6
1.1建立信息库
档案数据库就是将档案编写进一个信息库中,包括保存、检索等功能的一个庞大的系统。建立信息库的好处不言而喻,特别是一些档案数量尤其多的地方,如政府、学校、警局等,这些地方的档案不仅数量多而且分类杂,如果只是进行简单的分类管理并不方便,尤其是在查找的时候,很难迅速的被找到。这时就需要建立一个档案信息库,无论是查找还是存档,就相对方便了许多。但是信息库是需要不断进行更新的,这样才能够保证信息库里的内容是最新可信的。
1.2归档管理
归档管理指的是收集未归档的一些文件、总结、计划方案等。在很多事业机关中,通常以日常工作中产生的一些会议文件等作为主要的未归档文件;在学校,通常是把教师的研究成果和学生的得奖作品作为未归档文件。这样的未归档文件不仅种类繁杂、数量也不少,而且还要求极高的归档及时性,这就意味着计算机技术在档案管理的运用中将更加普遍和广泛。
1.3整编管理
在越来越成熟的现代信息社会,档案工作很有可能迎向完全信息化的未来。计算机技术为档案管理工作提供极大的方便,查阅及时,储存方便。但由于档案工作的特殊性,应尤其注意档案信息的保密工作,在档案信息库中,档案管理人员应该设立一定高级的操作权限,将档案进行分类保存,以防档案信息的泄漏。而在整编管理中,计算机系统为档案管理人员提供了既方便又快捷的平台,让他们只需要在电脑前进行操作工作,而不是埋入纷杂的纸质档案中,极大的减少了档案管理人员的工作量。
1.4查阅检索
计算机技术的应用为以往缺乏效率又低准确性的查找工作带来了很多便捷,更是根据需求的不同设立了多种方式,如:模糊检索、关键词检索、精确检索、条件检索等。这些检索方式使得档案管理人员能够快速的找到自己需要的文件,甚至可以查看到这份文件的录入时间和所有已被翻阅的情况信息。
2关于计算机应用档案管理今后发展的几点看法
2.1多元化的前景
计算机技术在档案工作中的应用越来越普遍,而且由于计算机系统的特点,档案已经可以摒弃以前全文字的模式,实现文档、图片、影音等多种媒体共同组成的文档文件,并且永不失真,永不褪色,多年以后依旧能够声情并茂的展现出来[3]。
2.2网络模式的发展
计算机技术与通讯技术的结合,档案完全可以实现互联网检索,打破距离上的限制,使计算机相对有限的容量得以扩大和补充,同领域的企业公司若实现档案库的网络化,就可以实现安全查缺补漏,将档案库进一步优化。然而现在全国只有少数几个有实力的公司能为网络化提供合格的硬件配置,根据目前这种情况,建议针对各地的经济状况推广一些性价比相对优良的计算机档案管理软件,逐渐建立起我国特色的档案网络管理系统。
2.3提高档案管理人员的综合素养
计算机技术为档案工作带来了科学效率的管理手段和方便快捷的检索方法,同时也无形中提高了对档案工作人员的要求。不仅要求他们熟悉档案工作,还要掌握一定的计算机技术应用和信息加工处理的方法。这就要求公司在培养自己的档案管理工作人员时不但要培养他们对档案工作的热情,还要对计算机应用、网络技术、现代管理、信息处理等方面的技术进行培训,才能完全适应今后档案的管理工作。
3结语
