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文件档案管理论文范文1
一、文件鉴定四要素
文件鉴定包括文件价值鉴定、文件法律标记鉴定、文件齐全完整鉴定和文件技术鉴定等四个要素。
1、文件价值鉴定。国家档案局制订的关于文件归档范围和档案保管期限的规定，是为指导全国范围的文件鉴定工作制定的原则性操作指南。具体的文件鉴定工作细则只有结合本单位实际，充分考虑到本单位工作特点，进行适当修订、调整和补充完善。档案保管的目的是维护本单位的历史面貌，满足本单位各项工作的查考需要。文件价值鉴定就应当本着“以我(本单位制成文件)为主、为我(即本单位)所需”的原则，一切围绕本单位日后查考需要保存档案。笔者在2007年对某公司机关档案的利用情况按文件来源进行了分类统计。在全部归档文件中，本单位制发文件(又称发文)占利用总数的76％，其次是直属上级文件，其他文件的利用率不超过3％。这就是文件价值鉴定“以我为主、为我所需”原则普遍适用的依据。文件价值鉴定还要强调全面性和前瞻性，从本单位实际工作需求出发，凡是今后有利用价值的文件都要归档。
2、文件法律标记鉴定。档案法律效力是由归档文件法律标记自然延伸下来的，它是档案的法定原始性凭据。文件法律标记鉴定包括两点：其一是鉴定文件有无法律标记，比如文件定稿是否已经签发，正本是否加盖公章，合同文本相关各方的签字和公章是否齐全；其二是鉴定上述文件法律标记是否完整、规范、清晰。具体包括文件法律标记是否使用永久性字迹材料标识，合同协议是否具有清晰的印信、指纹，并在法定(指定)位置上签署，文件签发、签署日期、签署意见等是否齐全，签署字体是否清晰、规范等等。
3、文件齐全完整鉴定。文件齐全鉴定主要针对文件的归档范围，要求收集不同渠道产生的各门类应归档文件以及不同版本、不同载体应归档文件。例如合同协议的正本、副本是否齐全，会议文件是否包括了会议通知、会议发言稿以及会议通过的文件、议题等归档材料。同时，文件编号应当连续不间断，空号、重号应当注明。文件完整鉴定主要是针对某一份具体的文件，要求每一份归档的发文具备正本与定稿两种文本，正文与附件齐全，文件中间无缺页，办理的收文应贴附领导批示和部门办理意见的文件处理单等等。
4、文件技术鉴定。文字反差是否良好，有无字迹模糊、字迹过于清淡而不易识别现象，归档文件纸张有无缺残、折皱，纸张克重是否符合要求，文件文面有无污渍、霉斑、孔洞，等等。同时，外文版文件必须注明中文标题和内容摘要。
二、“文件鉴定四要素”的综合意义
1、为鉴定理论奠定基础。
“文件鉴定四要素”首次明确了完整的独立的文件鉴定概念，使之与档案价值鉴定相互区别开来，维护了文件鉴定工作的相对独立性，由此为文件鉴定理论奠定了基础。文件鉴定只有包括了以上四个方面的要素，才可以构成一个工作标准，一个系统的工作方案，一个完整的工作流程。文件鉴定只有遵照以上四个要素先后操作，才能按部就班、有条不紊，进而保证文件鉴定工作的质量。
2、为案卷质量把关。
许多案卷质量存在着的问题是在归档鉴定时因为疏忽而导致的。比如文件归档后因为缺少附件而影响使用，最为典型又时而发生的例子是规章制度、技术标准的文件时，只有主件而无附件(随文的规章制度或技术标准)，该类文件则不具备实际上的利用价值。还有的是文件字迹模糊或大片污损，造成阅读障碍导致误读误解，最终导致企业的重大经济损失，或者是企业合法权益受到损害。这些问题若在文件鉴定时没有发现或加以纠正，等到产生重大不良影响或造成严重后果时将是无法挽回的。
3、为档案法律效力把关。
档案的生命在于其所具有的法律标记。没有法律标记或者法律标记不完整、不规范、不清晰，必然影响到档案的法律效力，有的甚至法律效力尽失而成为废纸。这就需要文件鉴定者本着对单位、对历史负责的态度开展鉴定工作，发现问题、及时纠正解决或妥善处理，为后人留下具有完整、规范、清晰法律标记的档案，以维护档案的法律权威性和法律效力。
文件档案管理论文范文2
1．1声像收集工作滞后在城市建设拍摄的过程中，由于建筑种类众多，往往需要分部门拍摄。但是在拍摄结束后却缺少统一将照片及时收集汇总的部门，并且在拍摄过程中的部门大多是业务部门，其随机性非常强，在统一归纳照片时，档案形成部门对于照片的具体拍摄时间、图片内容以及录像的数量等都不好把握。这些收集起来的声像资料虽然能够交给档案部门，但是档案部门却不能非常系统的对这些资料加以总结、归类。收集声像资料方面也是档案部门的苦差事，由于缺乏统一的管理部门，只能由档案部人员向各个工作人员手中讨要资料，工作往往处于被动状态。
1．2资料保管难许多单位中制度混乱，声像档案形成部门需要查阅以前的声像资料，为了查阅方便，他们宁愿将部分档案长期放在自己单位甚至承办人手中保管，往往不愿意将已经形成的城市声像资料交到专门的城建档案管理部门进行统一管理、研究。但是因缺乏档案管理专业人员及专门的场所，档案极易发生丢失、损坏问题。这样保管，一方面增加了档案的分散性，不利于统一管理;另一方面没有专业的人员管理，档案管理工作缺乏应有的科学性，不便于发挥其最大的价值。此外，一些档案形成部门由于经费不足，相应的恒温、恒湿且防磁的保存环境缺乏，久而久之部分档案也将出现不同程度的损坏。况且在档案形成部门经常将会有无法及时归档处理的图片，图片上的文字会逐渐变得模糊，由此便不能及时理清其中的来龙去脉。
2规范城建声像档案管理工作的有效策略
2．1健全相关管理制度相关管理制度的建设应全面予以展开，不但要严格的要求相关工作单位，对于普通的民众也应使其意识到城建声像档案管理工作的重要性。首先，宣传上要强势，提高大家对城建声像档案收集管理工作的认识。可以通过电视、广播、报纸等途径，大力向市民宣传城建声像档案管理工作的重要意义，保证大多数城市居民都能受到城建声像档案管理的常识性教育。其次，手段上要严格，使收集完整规范的城建声像档案成为做好工程建设管理工作的必备条件。要进一步强化城建声像档案管理工作有关法律法规的实施，通过一定的手段予以落实、实现保障。针对档案建立过程中出现的声像资料收集困难这一现象，必须通过严格的制度加以约束，明确城建声像档案不规范、不齐全的不能给予竣工验收，不能给予结算工程款，从而保障档案管理部门能够将实际收集到的各部门信息归档，避免造成信息的丢失，减少档案制作所需要的时间。再次，制度上要规范，以管理的规范确保城建声像档案资料的规范。对于档案形成部门与档案管理部门造成的档案声像资料保存分散的问题，相关监督部门必须严格监督，各个单位要建立起统一的、安全有效的管理制度，逐渐改善城建声像档案的保存环境。在各单位逐渐形成完善的信息采集、拍摄、信息收集和整理归档的完整流程。在进行城建声像档案管理工作的管理制度的过程中，也必须采取相应的奖惩措施才能保证各项制度的顺利实施。
2．2改善城建声像档案的保存环境由于城建声像档案中包括图片、图形、声像等资料，所以，对于保存环境的要求也是比较严格的。城建声像档案保存的地方，应当能满足一定的要求。对于档案中的声像资料必须要在声像柜中单独保存，同时应当注意远离光线以及磁场等物质。改善城建声像档案的保存环境，能够延长声像档案的使用寿命，在实现城建声像档案集中管理的过程中也是非常关键的一步。
2．3提高组织工作人员的专业素质要想使城建声像档案为以后城市的发展做出贡献，前提是有高质量的声像档案。要想收集出高质量的城建声像档案成果，首先要有具备高素质的工作人员。因此，应培养出一批高素质的技术人员，在城市建设声像拍摄的过程中抓住重点拍摄。同时为技术人员提供良好的工作环境，鼓励其进行钻研，使得一批高素质、高水平的工作人员脱颖而出。其次，为技术人员配备精良的设备，增强技术人员的工作热情，培养出其责任心与使命感，为城建声像档案制作做出贡献。再者还应当培养一批高素质的管理人员，既能对城建声像档案实施科学有效的管理，同时又掌握着先进的现代化技术。第四，要强化好各部门之间的合作意识。对于城建声像档案的管理工作应该是一个完整的流程，在这个过程中的任何一个环节都是至关重要的，只有各部门加强联系与合作，才能使得城建声像档案管理工作更加顺利的进行，为城市的进一步发展提供最为真实的参考。
3结语
文件档案管理论文范文3
新形势下，档案管理工作已经与传统的管理方式大有不用。一方面，由于信息技术的迅猛发展，各种信息不断的流入到档案管理工作领域，使得档案管理工作面临巨大的信息压力。另一方面，档案管理工作为了适应新形势的发展，必须引入新的管理方式，才能符合档案管理工作的新要求，进一步促进档案管理工作的新发展。在这种形势下，档案管理工作人员如何更好的认识清楚各种信息就成为必须要解决的首先问题。在此意义上，通过合理发挥档案统计的重要作用，就可以帮助档案管理工作人员更好的认识清楚各种信息，为进一步做好档案管理工作奠定前期准备工作。一方面，档案统计发挥自身的科技优势将复杂的信息通过形象的表格和数字表现出来；面对纷繁复杂的信息，如何能够尽快到认识到相关的信息是档案管理工作人员面临的首要问题。档案统计以其巨大的优势，可以有效的整理各种信息，所以，一旦档案管理工作人员掌握了档案统计的运用方法，就可以在档案统计的帮助下尽快的认识清楚相关信息，这就为档案管理工作人员进一步做好档案管理工作提供了便利。另一方面，档案统计可以有效的帮助的档案管理工作人员认识清楚档案管理中存在的问题；从传统档案管理的模式来看，档案管理工作人员要想进一步优化档案管理工作，需要经过缜密的调研和思考，特别是要对相关数据的分析和研究才能得出相应的结论。而在档案统计的作用和帮助下，档案管理工作人员可以轻松的整理各种信息，及时的了解到信息的基本情况，包括档案的基本信息、存在的问题等。由此可见，正是由于档案统计的作用，才可以使得档案管理工作人员能够及时发现档案管理工作中存在的问题，这对于进一步促进档案管理工作的新进展发挥着自身的认识优势。
二、档案统计是提升档案管理工作效率的重要方式
随着科学技术的迅猛发展，各种信息接踵而至。相对于其他工作而言，档案管理工作则可以较早的接受到这些信息，也正是因为如此，带给了档案管理工作一定的压力和挑战。面对浩瀚如海、复杂繁多的信息，采取何种方法可以有效的帮助档案管理厘清这些信息就成为不得不思考的重要问题。在此境遇下，档案统计工作以其强大的功能可以充分的帮助档案管理解决好以上问题。一是档案统计运用科学的统计方法将相关信息引入到档案管理中去；档案统计是依托计算机等高科技器材成型的统计方法，具有无比强大的技术优势。当档案管理需要对各类信息进行分类时，就可以充分运用档案统计的优势，把这些信息输入计算机系统，在计算机系统的帮助下，可以代替人工完成信息的检阅、收集、分类等各项工作。由此可见，在档案统计的作用下，档案管理工作人员只需轻点鼠标，就可以在档案统计的帮助下轻松的完成各种信息的统计工作，从而提高了档案管理的工作效率。二是档案统计节约了档案管理工作人员的工作时间；一般而言，档案管理工作人员的工作时间大多集中于对信息的收集和处理等方面。如果不具备科学的管理方法，不具备相应的科技条件，自然会耽误档案管理工作人员的宝贵时间。面对这一问题，档案统计也可以发挥出其自身的优势。那就是一方面充分依托档案统计的科技优势，利用较短的时间完成信息的收集和整理工作。另一方面充为档案管理工作人员提供其他方面的工作服务。比如，资料的发送、回收等。由此可见，科学合理的运用档案统计，就可以有效的节约档案管理工作人员的工作时间，从另外一种意义上来看，节约了工作时间也就意味着提高了档案管理的工作效率。
三、档案统计是科学规划档案管理工作的有效方法
档案统计在除了是帮助档案管理工作人员认识基本信息和提升工作效率上有重要作用之外，对规划档案管理工作也有着科学的指导作用。从这一意义上来说，充分发挥出档案统计在规划档案管理方面的作用就显的非常重要。具体来说，档案统计在科学规划档案管理方面的作用主要体现在以下三个方面。第一，档案统计有助于在档案管理工作中合理分工；在档案管理工作中，工作管理人员都想做到工作的有条不紊，实际上，只有合理利用了档案统计，就可以达到这一点。原因在于，档案统计可以发现档案管理中存在的问题和不足，不仅可以帮助档案管理工作人员做好档案管理规划，解决存在的问题，而且还可以对相关的信息进行整理和编排，从而使得档案管理工作人员依据档案统计的结果去做好本职工作。由此可见，只要合理发挥出了档案统计的作用和功能，就可以确保档案管理工作人员在实际工作中做到合理分工。第二，档案统计有助于促进档案管理工作人员提高自身素质；档案统计是高科技的产物，对于档案管理工作人员来说，为了更好的适应新形势的要求，更好的提高工作效率，节约工作时间，就不得不去学习档案统计的相关知识。这也就意味着，档案管理工作人员的自身素质就会因档案统计的运用得以提升。从这一意义上来看，档案管理工作对于科学规划档案管理工作人员的职业发展也起着一定的刺激和帮助作用。第三，档案统计有助于帮助档案管理工作找到合适的发展方向；档案管理工作是一项职业，对于档案管理工作本身来说，必须在适应新形势的环境下才能获得发展。对于档案管理工作人员而言，也必须不断的获取知识才能赢得职业发展的新空间。在此境遇下，档案统计不仅为档案管理工作本身带来了一定发展方向上的指导，而且还为档案管理工作人员的发展带来了一定的帮助。从档案管理工作本身而言，在档案统计的作用下，会发现档案管理工作中存在的问题，因此就会积极的采取相关措施予以解决。实际上，在发现问题、解决问题的过程中，档案统计却在为档案管理工作本身提供了发展方向上的指导，那就是如何避免问题、如何扩展发展空间等。从档案管理工作的角度来看，在档案统计的作用下，档案管理人员不仅会提升自身的素质，而且还会考虑到适应新形势的要求，从而采取相关措施提升自己各方面的能力，以便更好的实现自身的职业生涯发展规划。
文件档案管理论文范文4
关键词：档案管理 电子文件 纸质档案 差异
自我国进入21世纪以来,世界信息化的高度进步极大的促进了我国信息化领域的蓬勃发展,而电子文件以其传播速度快、复制和修改简单等诸多优点受到社会广大群众的青睐,目前已经成为人们工作、生活中不可获取的重要信息工具之一。因此,只有及时有效的分析电子文件与纸质档案在档案管理中的差异性,才能真正做好各类档案的管理工作,建设符合社会发展需求的现代化档案管理。以下笔者从多个角度对档案管理中电子文件与纸质档案的差异进行粗浅的探索。
1、档案管理中电子文件与纸质档案信息载体的寿命差异
目前我国档案管理主要分为电子文件管理、纸质档案管理两种。纸质档案的保存寿命的长短主要取决于纸张的纤维素。因为在纸质档案管理保存中一旦遇到高温、高湿、氧化剂等化学作用就会使纸张纤维素发生氧化和水解反应,造成纸质档案的损坏。因此在档案管理中,一般对纸质档案的保存要注意排除外界环境的化学影响,使用科学、合理的保存手段可以加强纸质档案的保存寿命直至千年以上。
电子文件的载体主要是由磁性物质或者是光盘所构成的。首先,磁盘和磁带的支持体聚酯底基具有易产生静电、吸引尘埃、易卷曲的等诸多缺点。其连接地基和磁粉的粘合剂又具易磨损、生霉、脱离等缺点,直接影响着电子文化信息的再次使用。同时,在受到外界磁场影响时,也极易导致磁盘和磁带的退磁、消磁现象;其次,光盘的信息存取主要是利用激光进行,主要由保护层、盘基、记录介质等部分组成。而目前市面上使用的光盘记录介质主要有硒、碳铝化合物、碲、碲合金以及一些在激光热效应作用下极易发生物化性质变化的材料。而正是由于这些材料的易氧化、不稳定,电子文件与纸质档案相比,电子载体的寿命要相对短很多,磁带、磁盘等电子载体一般使用寿命均不超过10年,而光盘的使用寿命也不超过30年。
因此,针对电子文件使用寿命短、不稳定、易氧化等诸多特点,想要有效的提高电子文件的有效寿命,应该将电子文件存放在非阳光直射并且通风的环境中,同时对电子文件的使用寿命做详细的标注,在临近电子文件载体保质期时,应该及时进行电子文件的复制,以免造成不可弥补的档案信息损失。
2、档案管理中电子文件与纸质档案技术寿命的差异
当纸质档案形成时,它所使用的纸张就会与字迹、内容永远的结合在一起,非人为变动的情况下不会出现丝毫的改动。
而电子文件主要是依托于计算机,通过计算机技术将电子信息与载体结合在一起,并且通过计算机进行识别、读取、修改。而一旦电子文件的技术过时,其载体上的信息将无法识读。主要表现在两个方面:一方面由于计算机技术革新,以至于新的存储技术代替旧版的存储技术。如曾经使用到的存储载体5英寸软盘到目前的光盘、U盘,在短短几十年的技术发展中,最初的5英寸软盘计数机早已不法识别;另一方面由于经济体制的变化,致使原生产模式消失。如单个生产厂家所生产的电子文件设备,由于某种经济原因而导致厂家破产、倒闭,而使其销售的产品无法再找到配套的产品,以至于计算机无法在识取电子文件信息。
因此,对电子文件来讲技术寿命所到来的影响远远大于其载体寿命。所以,在档案管理中,针对每一份生成的电子文件都要相应保留一套运行电子文件的操纵系统、硬件设备等读取电子文件相关的技术或者在技术更新换代时,及时做好电子文件的一系列转换工作以适应新技术革新下,电子文件的可读性和可管理性。
3、档案管理中电子文件与纸质档案信息保护的差异
在档案管理中我们对纸质档案信息保护的目标主要是延长纸质的使用寿命。因为纸张和纸张上记录的内容、信息在客观条件下是结为一体的,在保证纸质文件形体的同时其文字信息就得以保存下来,且不宜更改其信息的原始形态。
而对电子文件而言,记录电子文件的载体和信息是可分离的,也正因如此,电子文件信息也面临着随着被修改、盗窃、销毁的危险。同时电子病毒作为电子文件信息保护中一个不容忽视的隐形杀手正无时无刻的危险者计算机的系统程序。因此在档案管理工作中,加强对电子文件的信息保护尤为重要。
在日常电子文件档案管理中为了确保电子文件信息处于安全、稳定的环境下,档案管理部门应该加强对电子文件的看管,使用数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法。数据加密是指对电子文件中的电子信息进行处理,形成一种难以识别、读取的数据模式。数字水印法是指将作者的标识隐藏于电子文件之内,以确保即便文件被拷贝时,作者的相关重要标识仍然不会被拷贝走,以确保电子文件载体信息的唯一性。而数字时间印章法则是通过计算手段将形成后的电子信息予以信息封锁,一旦当归档的电子文件被恶意修改或者删除时,由于信息封锁其修改和删除时间与网上初始确认时间不符,其电子文件内容、信息不法更改,以确保电子文件的安全性。同时,加强对计算机防火墙技术,存储和录入人员职责的权限控制,以此形成科学、有效的档案信息管理系统。
4、档案管理中电子文件与纸质档案管理方法的差异
电子文件与纸质档案在管理方法上有许多差异,其主要体现在以下两个方面上:首先,电子文件与纸质档案在归档的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。因为电子文件是由计算机将电子信息与信息载体紧密结合在一起技术过程,而由于信息载体无法固定,在编辑修改中叶不留痕迹,致使电子文件的原始凭证处于复杂而又多变的环境中,给电子文件的鉴别归档带来很大的困难。因此,对电子文件的归档在传送和处理过程中需要进行数字签名、信息认证、加密保护等等手段,以确定电子文件的真实性、准确性和原始性;其次,在电子文件与纸质档案在分类和编目的方式上不同,导致其管理方式上存在一定差异。在电子文件的分类和编目上,由于电子文件在计算机中早已形成一个系统的管理文件,因此档案管理人员在接收到电子文件时,可以马上为电子文件自动生成一个唯一的文件号,并且给出电子文件想对应的分类号和档案号。同时,可以在档案管理上建立全方位的收索工具,方便电子文件的查询,极大的降低了档案工作人员的劳动强度和工作时间;最后,电子文件与纸质档案在利用方式的不同,导致其管理方式存在一定差异。因为利用者想要查询电子文件时必须要通过计算机进行识别、读取,也因此决定了电子文件在使用上需要符合一定的条件,即部分电子文件只有在符合档案管理要求,成为档案馆注册会员时才能通过远程登录等方式,经过档案管理中心确认其身份获取查阅电子文件的授权资格后,才能进行有关电子文件的查阅。因此,在电子文件的管理上,档案管理中心需要对利用者进行借阅登记并且提供相应的电脑缴费查询功能。
5、结语
综上所述,我们可以看出电子文件作为信息化时展的智慧结晶,为传统的档案管理工作创造了新的机遇和挑战。因此,档案管理工作人员在日常管理工作中不仅要熟练掌握纸质档案的管理知识,更要充分了解到电子文件与其实施管理上的不同,管理的注意事项。同时,掌握先进的计算机网络技术,以此加强电子文件的档案管理工作,做到与时俱进,满足我国社会主义信息化发展的需求。
参考文献
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[3]王红蕾,单德凯.电子文件管理刍议[J].辽宁师专学报(自然科学版),2004,(2).
文件档案管理论文范文5
1.1档案是企业文化建设的基础和依据，并服务于企业文化建设
档案记录着企业的成长，是企业发展的历史长卷，记述和反映了企业文化建设的历史，包含着企业发展过程中做形成的价值观念、经营哲学和拼搏奋进的精神取向，而这些都是企业的文化建设的前提和依据。企业档案的有效管理为企业文化建设提供了大量的历史文献和各种有效资料和素材，可为新时期企业文化建设提供借鉴和依据，同时营造了浓厚的文化氛围并树立了了企业良好的形象。而企业文化也是以档案为依托，企业文化以档案形式为表现，档案多年的文化沉淀形成了企业文化，可以说，企业文化的建设离开企业档案管理是无法完成的，二者相辅相成，相互促进。
1.2企业文化的发展也影响着企业档案收集整理和鉴定工作
企业文化作为整个企业的精神和灵魂所在，体现了企业的个性特征和独特魅力，是企业管理活动的重要组成部分，指导着企业发展的方向。企业档案是企业文化的组成部分，其存在价值在于满足企业的发展需要。随着企业的不断发展，企业文化也会随之不断地完善，企业文化所体现出的价值取向的改变和发展也影响着档案管理工作，也就是说企业文化若发生变化，企业员工受到企业文化的影响，在收集和整理企业档案过程中，对企业档案在收集管理和主观鉴定，也会随之发生相应变化。
1.3二者对企业的发展有着相同之处
企业档案管理和企业的文化建设都共同服务于企业管理工作，是企业管理工作的组成部分，他们共同致力于引导企业员工形成积极的价值取向，共同影响着企业的决策方向，对企业的发展有着推动作用。
2档案管理对企业文化的作用和功能
2.1档案管理工作促进了企业文化发展
企业档案在企业的文化建设中体现了重要的价值和作用。首先，企业档案记录了企业发展的成长史，是企业发展历程的载体。它以文字、图片、影响资料等呈现着企业成长的点滴，是企业可持续发展的重要资源和精神财富。其次，企业档案突出了企业文化与众不同的特色，使企业文化个性的塑造更具针对性。每个企业的发展，都有着自身与众不同的发展过程，档案沉淀着不同企业的不同的文化精髓，继承者本企业的优良传统，因此，各企业文化形成也各具特色，可以说企业的个性设计和形象塑造都离不开企业的档案工作。最后，企业档案为企业员工的文化教育培训工作提供教材。档案，取其精华去其糟粕，包含大量的历史知识，是企业宝贵的精神财富，企业档案最真实的记录了企业在发展过程中的相关资料，如企业财务、材料工艺、经营状况、文化建设等等重要内容，为企业对员工培训和教育提供了必要的教材资料。也提高了员工的综合素质，调动了员工的积极性，增加员工对企业的热爱。
2.2企业档案与企业文化具有相同的功能
他们工作服务于企业管理工作，是文化与经济结合的产物，共同组成企业的精神文明建设，企业档案对企业文化具有以下功能：a.导向功能，档案工作收集之际便取其精华，择取积极价值观资料，将职工引导到企业的发展目标上来，因此企业档案对企业文化具有导向功能。b.约束功能，企业档案是企业文化的一部分，是企业的一种无形的文化力量，企业档案的收集影响着企业文化的建设，并影响着企业的价值观、行为准则、道德规范等，企业档案和企业文化共同约束着员工和公司的行为。c.融合功能，档案管理的收集工作，会将符合公司价值观的信息搜集起来，使之融合，共同体现企业文化，同时融合职工的思想、行为，使之达成共性。d.凝聚功能，档案工作推进企业文化，得到员工认同并凝聚人心，团结员工，使员工有归属感，从而使员工团结一心，共同为企业发展而奋斗。e.辐射功能，企业档案使企业形成不同的企业文化，对外则代表不同的形象，并使其对外部有一种辐射力，既树立了自我形象，又对整个文化建设产生了极大的影响。
3如何有效发挥企业档案管理在文化建设中的作用
首先，做好档案的收集工作，企业档案的收集和累计是档案管理的最基础工作，也是企业档案发挥作用的前提条件。档案的本质属性是它的原始记录性，内容则是它的文化性，档案资料要求真实、丰富。其次，规范档案管理，改变传统的档案管理观念和工作方式，增强管理人员的管理意识，重视企业各种档案管理技术的开发利用，加强档案的信息化管理，要充分利用当达的电子信息技术，提高管理效果和工作效率。积极引进专业的档案管理人才，加强对档案管理人员的培训，提升档案管理工作人员的素质，使档案管理工作更专业化。最后，要定期的反馈工作，定时公开企业档案。使其自身不断完善，档案部门有必要定期对自身工作进行反馈，而企业是由每一个员工的辛勤劳动构成的，因此员工有权利了解企业档案的内容。要加强企业档案工作的透明度，是企业的每一个员工都能定期的了解到企业档案和企业的发展状况。员工在了解的相关信息后对企业的信任度加强，工作时会更加努力。此外，档案的管理方法也应当与时俱进，开拓创新，并始终坚持以人为本的原则，在对大意义上实现档案管理工作对企业经济发展和员工利益最大化服务。
4总结
文件档案管理论文范文6
进行档案管理，一个标准化的流程是十分必要的。一套科学、可操作性强、合理、适用的档案管理办法会减轻企业档案管理的难度，增强档案查阅、修改等工作的方便性。要对组织领导、职责分工、奖惩机制、岗位培训等等方面做出系统化、标准化的体制建立。对文件的形成、收集、整理、分类、归档以及竣工后文件的编制、交接验收等提出具体要求。
2对于档案管理工作的具体工作及要求
多媒体工具的运用和标准化工作流程的的制定，提高了电力企业档案管理的效率，简化了档案查阅的复杂程度，但对于如何运用这些工具提出了一些具体要求，对此我们需要在日常工作中对员工进行培训。
2.1建立学习考核制度
有效提高档案管理的准确性、全面性、真实性和完整性，要求档案管理人员具备基础的电力工程建设知识，对多媒体工具的熟练运用以及标准化流程、步骤的熟练掌握，这离不开系统的培训与考核机制。首先，应制定档案室职员的学习规划，请专业的教师团体对档案员工进行培训，或科室内部培训。给科室员工制定详细的课程表、授课时间、及所学内容的规划，做到每一位职员都有学习新知识的机会与时间。其次，加强员工的考核机制。制定了职员的学习规划不代表职员能真正熟练掌握，因此需要我们建立考核机制，进一步激励职员学习的积极性。日常工作中做一些档案整理的实际操作练习，定期对员工进行考核，并记录到员工绩效。对于学不会和不肯学，以及积极性不高学不好的员工进行有效处理。对档案室的管理人员也提出新的要求，如何提高员工积极性，建立什么样的机制，怎么处理学不会、学不好、不肯学的员工都需要管理人员进一步探索。
2.2提高电力企业建设工程档案管理的意识
档案管理对于电力设施的运行，改建，设备升级，企业自身经济效益有着至关重要的作用，这一思想必须深入到每个员工的头脑。对于企业经济效益来说，如何控制成本、减少开支、如何保障自身权益、做到账目透明、如何记录企业真实的精神面貌、工作作风等，电力建设工程档案提供了有效凭据。从电力设施的运行、改建、扩建等方面来说，电力建设工程档案提供了有效依据。只有从根本上认识了这一点，电力工程企业才会真正把电力工程的档案管理做好。电力工程的档案管理不是一个档案管理室就能做好的，需要各个部门的配合与支持，需要电力企业的负责人有效重视。必须在全企业树立这一思想，把这一思想深入到每个员工的心中。提高认识，还需要我们建立遍及全公司的档案管理网络。加强各施工单位、各合同方的深入、有效沟通，统一各单位档案管理的标准，步骤，要深入到每一个施工单位，每一个设备厂商，每一个材料供应商。在电力建设工程开始，就要统筹各方，建立统一的档案管理网络，细化责任到个人，定期核定审查各部分的档案管理进度，做到有效管理。对于不配合电力工程档案管理的部门，不配合电力工程档案管理程序的个人，做出有效处理，整顿。以推动电力工程档案的透明化和标准化。
2.3如何应对电力施工过程中的不同步
在电力工程进行中，各施工单位的工作进度，难易程度都各不相同，加之建设工期较长，施工单位众多，工期不能统一，无形之中给档案的收集管理工作增加了很多负担。面对这一情况，需要我们时时做好档案的收集、审定、整理、验收的相关工作，细化到每一工程，做到一工程一验收。时刻追踪各项工程的进展情况，档案的收集整理验收要与工程进度保持一致。从工程开始的建档，到工程进行中的档案整编验收，再到每项工程竣工时的审定整理，再到全部完工时的档案汇总整理与验收归类，这四个过程缺一不可，必须做到实时追踪、实时管理、把档案管理从以前的最后一个环节，贯彻到整个电力工程施工项目的始终。
3结语
