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机关档案工作计划范文1
以《档案法》和《江苏省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《常熟市教育系统学校归档办法》，围绕学校“团结一致谋改革、凝心聚力求质量”的工作重点，强化率先、竞争、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强学校档案工作的管理，力求为学校教育发展提供优质服务。
二、工作目标、任务：
以《档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强全校教职员工的法制观念和档案意识，强化行政执法的力度，提高全员执法的自觉性，推动学校档案工作向高标准持续发展。
1.组织学校全体教职员工和档案管理网络人员认真学习《档案法》，参照苏州市档案局学习、宣传、贯彻《苏州市档案管理办法》活动实施方案，进行有计划、有组织地宣传、学习和落实。
2.在认真学习、贯彻《苏州市档案管理办法》的基础上，结合学校政治学习对全校教职员工进行宣传、学习，通过印发宣传材料、做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。
3.按照《常熟市教育系统学校归档办法》收集好各处、室、组等部门所形成的文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年8月底，完成年度各种档案资料的立卷工作，写好立卷说明及签定报告。
4.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。
5.及时收取、处理各类文档资料，为学校提供优质服务。
6.配合学校做好各类评估、评审、考核工作。
7.根据学校发展情况，及时做好资料的汇编、索引的延续工作，为学校扩大社会效益。
三、工作安排：
第一季度：
1.制订学校年工作计划
2.收集本校年各科室所形成的文件、材料
3.做好本校新年度的文书处理工作
第二季度：
1.整理本校年文件资料，按《常熟市教育系统学校归档办法》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务
2.参加教育系统开展的档案法制宣传周活动
3.检查本校档案保管情况，如有不到位之处，及时向校领导汇报处理
第三季度：
1.做好本校档案编制专题汇编及索引的延续工作
2.做好局档案室、协作组来校年度检查的准备工作
3.做好年度安全检查工作，迎接局档案室对本校档案安全情况的考核
第四季度：
1.收集本校各室所形成的文件、材料
机关档案工作计划范文2
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前期的基础工作，使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢？哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢？总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷，数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。有些标题不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法。即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。从科学与经验中可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无参考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2.重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3.结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4.统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5.规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有请示报告等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写请示凡不要求批复的文件则写报告等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
现代档案管理工作的主要目的就是提高档案数据的利用效率，因此，所有的档案管理工作都应该本着有所用的目的展开，因此，现代档案管理的准备工作必须按照社会的实际需要分清重点，按照需要的缓急程度顺序开展。档案管理的基础性工作，需要管理人员综合社会的发展现状，将所有的档案进行重点和次重点的整体分类。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合及著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如房档、案件等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
4.用关键词替代主题词，简化查找时间，提高效率
主题词虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊我们认为可以采取以关键词替代主题词的做法。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇。这种做法不仅解决了手工标引速度慢计算机自动标引不准确的缺点而且解决了主题词的词义含量问题、分属关系。
机关档案工作计划范文3
关键词：机关档案；工作规范化；管理措施
1引言
在机关单位工作过程中形成的历史记录，即为机关档案，它具有重要的保存价值，并对领导决策、职能履行与正确贯彻执行国家方针政策、强化内部管理具有决定性的意义。所以，实现机关档案管理工作的规范化非常关键。鉴于目前我国部分机关档案管理工作仍旧欠缺规范化，管理水平难以满足实际需要，还影响到机关单位的正常运转，因此需要对加强机关档案规范化管理进行深入思考。
2机关档案工作规范化管理的作用与意义
档案是机关单位在业务工作、队伍建设与管理任务等实践活动中形成的书面文件、电子媒介或影像资料等原始记录的统称，它详细记录了机关单位的发展历程。面对机关单位的新形势与新要求，应当进一步提高档案工作规范化的管理水平，有助于促进机关单位工作的进步和发展。第一，机关档案忠实反映了机关单位工作中获得的工作成果与艰辛劳动，是机关单位的一笔可贵财富，有利于推动机关单位工作科学发展的步伐。近些年来国家高度重视档案管理工作，相继出台了一系列措施和制度来改进与加强档案管理工作的规范化。完善的机关档案能够引导人们了解机关单位发展的主要历史脉络，及时跟进工作当中出现的问题，并且总结有关经验教训，属于丰富的信息资源。第二，机关档案是指导单位工作的必要依据，档案的价值在于挖掘并利用信息资料的效益，充分有效地发挥档案的作用，推动各项机关工作的顺利开展。同时具体的单位工作能够进一步丰富档案的种类，提高档案质量，有助于档案工作更好地建设发展。伴随我国法治建设的提高与完善，各级机关单位的档案意识不断增强，档案的综合利用率也在逐年提升，在机关单位的各项工作任务中具有举足轻重的影响作用，在预防职务犯罪和行政监察监督等业务内容中，机关单位各部门利用档案信息资源及时归纳和总结经验，获取了突出的工作业绩。第三，规范化的机关单位档案管理是提高其工作水平的关键保障。随着我国法律法规的日益完善，机关单位的工作任务也逐渐变得繁重起来，档案资料的内容大幅度增加。档案工作还会出现资料收集不够齐全，制度执行没有到位，档案安全存在隐患以及规范化水平有待提升的状况与现象。这些问题在为机关单位的档案管理任务施加压力、带来挑战的同时，也为其进一步发展带来了机遇。所以提高档案管理规范化水平，充分发挥机关单位服务任务的作用要求，必须实现档案的规范化管理，为机关单位各项工作的健康有序发展提供有力保障。
3提高机关档案工作规范化管理的科学途径
3.1完善现代机关单位档案的管理体制
从档案的收集、鉴定、保管与整理等任务中，构建统一的规范化管理系统，加强完善档案管理制度的规范性。应当明确机关单位涉及的所有需要归档的资料信息，由档案部门统一进行收集和整理，在归档环节中应当注重档案的质量保证，重视归档的具体细节例如证件与附件，关注档案整理的不同时间与资料的先后顺序等信息。其中档案资料的标题需要清楚填写，且避免任意改动。及时处理有破损或字迹模糊不清的档案资料，建立细节化明晰的归档细则，加强档案资料信息的完整性、真实性和系统性。
3.2科学分类资源，完善检索体系
首先要遵循文件材料的整合规律，保持各个文件之间的有机联系，并且充分体现以人为本的基本原则。其次要做到文件的准确分类和鉴定，使编目、用品、纸张和字迹的规范化更明显；要看归档的查全率、及时率与完整率是否达到了标准。再次，不同的档案检索工具构成了互为补充的检索系统，从不同角度揭示了档案资料的内容。检索工具的种类与质量直接关系到档案的查询速度与查准率，完善的检索体系能够符合不同检索渠道的要求。通常机关单位需要根据要求来设立和完善各种门类藏书的全部档案案卷级与文件级的目录数据库，按照现实要求设置目录专题数据资源库。
3.3引进和利用现代化技术，更新档案管理规范化模式
档案管理人员应当利用先进设施与专业技术，对档案进行电脑目录输入、检索、统计档案年报的编制、扫描图纸及重大建设项目的档案登记任务。为实现机关单位文档的一体化管理，需要设计一系列适用于本单位实际工作情况的软件，来确保文档一体化有效实施。在电子档案管理方面，对需要永久保存的电子档案，例如建筑图纸、重要的文献材料和资源以及具有法律效力的文件凭证等，都应使用不可擦除型光盘；电子公文存储归档的光盘应该贴有标签提示。这些都是档案规范化管理任务中不可或缺的工作，只要奠定好规范化管理的基础，就可引领档案管理工作向高效有序的方向发展。
4结语
随着社会经济发展和科技进步，机关部门的档案管理工作需要更加科学与规范化。良好的档案管理程序可以推动机关单位的工作发展，因此领导者必须注重档案管理制度的完善，选拔专业化的档案管理人员，培养高素质的档案管理人才，加强档案管理的科学性和实用性，促进档案管理的规范化进程。
作者:翁亚洁 单位:河北省秦皇岛市海港区民政局
参考文献
[1]冼云嫦.提高机关档案工作规范化管理的思考[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——企业管理模式创新学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院:,2017(1).
[2]张立梅.关于检察机关档案工作规范化管理的思考[J].档案天地,2016(11).
机关档案工作计划范文4
在党校日常教学和科研管理活动中形成了数量庞大的档案，这些档案是党校建设和社会发展的重要历史记录，具有较好的查考价值，能够为党校日常管理及教学提供可靠的原始依据。随着信息化技术的快速发展，当前基层党校档案加快了信息化建设的进程，因此需要做好基层党校档案信息化管理工作，确保党校档案工作能够更好的为党建的管理和教学提供优质的服务。
关键词：
基层党校；档案；信息化管理；意义；策略
档案管理工作对专业性和政策性具有较高的要求，党校档案作为党校办学和教学过程中形成的重要文件资料，记载着党建的历史，对党校的发展具有很好的借鉴作用，因此需要对基层党校档案资料做好收集和整理工作，做好党校档案的管理工作，特别是在当前信息化环境下，更需要努力提高基层党校档案信息化管理水平，确保基层党校档案工作能够更好的适应信息化时展的需求。
1加强基层党校档案信息化管理的意义
1.1有利于档案管理效率的提高
基层党校档案实现信息化管理后，档案工作实现了自动化、实时化和网络化，有效的降低了档案人员的劳动强度，工作效率大幅度提升。而且档案信息化管理的实现，档案可以实现即时查询，能够快速的检索出自己所需要的档案信息，有效的减轻了档案管理人员查询工作的负担。同时档案借阅过程中直接采用计算机进行管理，而且能够自动产生催还记录，能够及时对借阅者进行催还。而且在档案信息化管理实现后，档案部门则会不仅仅是对档案进行保管，而成为整体单位内部的信息中心，档案利者可以直接在计算机上查阅自己所需要的档案资料，有利于工作效率的提高。
1.2实现了档案管理与信息电子化的有机结合
在计算机技术和网络技术快速发展的新形势下，对档案管理工作提出了更高的要求，随着档案管理工作与现代技术不断结合，档案管理信息化水平不断提高。在信息化环境下，档案管理人员也需要及时转变观念，树立良好的服务意识，不断的增强自身的现代化管理能力，在具体工作中充分的利用现代化手段来对档案进行整理和保管，有效的提高了工作效率，更好的推动了档案资源的开发利用，档案工作也会越来越规范化和标准化。
1.3档案管理信息化是形势发展的需求
目前，大多数基层党校对档案的管理与形势的发展要求是不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用。运用信息化对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着信息技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。
1.4能大大提高档案管理人员的业务素质
档案的管理不仅要求工作人员懂得纸质档案管理的操作技术，还要求工作人员能够熟练地使用电子计算机，懂得数据传输的技术。这样的管理人员要具备较高的知识水平，但是目前我国的信息化档案管理人员技术水平有限，不能适应信息化进程的需要，档案管理信息化中出现了复合型人才奇缺的尴尬局面。针对人员素质低的现象，要加强工作人员的教育培训，通过培训，让管理人员及时掌握最新的信息化管理方法，只有这样通过学习和熟练运用计算机业务技能来提高管理水平的效果。
2做好基层党校档案信息化管理的具体策略分析
2.1加强基层党校档案信息化法制建设
在当前信息化快速发展的新形势下，档案工作需要以《档案法》为核心，进一步对相关的法律法规进行完善，构建完善的档案行政法规体系，抓好地方信息化立法工作，建立健全档案信息化管理的法律法规保障体系。同时还要对档案信息化相关制度进行完善，规划电子文件信息的采集、整理、存储格式等，制定电子文件归档、整理、利用等方面的工作规范，进一步完善电子文件的保管和存储方面的安全制度，有效的保证基层党校档案信息化管理工作的规范性，更好的促进党校档案工作的顺利开展。
2.2加强网络及其安全系统建设
目前网络安全已成为世界各国在信息化建设过程中十分关注的一个问题。档案是一种重要的信息资料，而且许多带有一定的密级，利用计算机系统处理信息时，必须采取信息"管理一条线"的原则，将保密及本单位业务需求和计算机网络系统技术有机结合起来，统一规划、统一设计、统一建设，充分实现公文管理、档案管理及文档一体化和安全保密工作和技术应用的同步。这样才能使电子政务网络的技术先进的实用性和较完善的安全保密性得到有效保证。因此，在技术上要不断更新保密手段，在管理上要严禁信息上网，对已经上网的信息要做好系统和数据备份。
2.3加快档案系统数字资源建设
档案系统资源的建设是指现行应用系统归档文件的收集和馆（室）藏档案的数字化两部分内容。现行应用系统归档文件的收集主要是指电子政务和采用办公自动化系统形成的电子文件。馆（室）藏档案的数字化，即利用专用扫描设备如工程扫描仪、文档高速扫描仪等设备对馆藏的图纸、文档、声像等档案进行扫描和处理等工作，从而实现纸质档案向电子文件的转变。档案数字化发展将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源。
2.4加强档案信息化人才的培养
由于档案信息化建设具有较强的技术性，因此对档案管理人员具有较高的要求。作为档案信息化管理人员，不仅需要掌握专业档案知识，而且还要熟悉计算机技术和网络技术等现代先进技术，只有这样才能更好的胜任自身的工作。因此在信息化环境下，基层党校需要做好档案信息化人才的培养工作，对于在职人员，需要定期进行培训，使其在培训中能够更扎实的掌握分档案基础理论知识，提高自身的理论水平和分析能力，熟练对计算机和网络管理软件进行应用。同时基层党校还需要组织多种形式的技术培训和交流，为档案管理人员营造一个良好的学习氛围，努力提高自己的知识积累，掌握各种新技术和新方法，打造一支高素质的复合型档案信息化人才队伍。
3结论
基层党校作为基层党员干部教育和培训的重要基地，在新形势下，需要对基层党校档案信息化管理给予充分的重视，这是一项长期性和系统性的工程，需要人力、物力和财力的投入。在基层党校档案信息化管理工作中，需要加快改变传统的管理方式，充分的利用先进的技术来推动档案信息化建设，使基层党校档案工作更好的融入到信息社会中来，培养出更多的基层党员干部，为我国经济和社会的健康发展奠定良好的基础。
参考文献
[1]刘志鹏.党校档案信息化建设存在的问题及发展对策[J].黑龙江档案，2013（2）：15.
[2]李丽青.试论党校档案信息化建设现状及发展措施[J].办公室业务，2014（2）：5.
机关档案工作计划范文5
1 人事档案管理工作信息化的重要性
人事档案管理工作信息化是指在人事档案管理工作中运用现代化信息技术对人事档案资料进行合理的优化和配置。人事档案管理工作经过了几个阶段：在传统的档案管理中，人们对档案的管理仅仅停留在纸质文档上，并且全程是由手工去完成。这种信息化程度很低的档案管理方式致使档案管理的安全度缺乏保障，在档案资料收集、归档、储存和调用中容易出现各种问题。随着现代信息技术的飞速发展，信息化技术被准备运用于档案管理中，采用信息化技术可以实现纸质文档和电子文档双模式的方式进行档案储存，为人事档案管理带来诸多便利，同时极大提升了人事档案管理的效率和安全度，具有极其重要的意义。
1.1 促进单位用工管理水平的发展
对每个单位来说，人事档案管理工作中使用信息化技术可以有效的提升人事档案管理的质量和效率，同时也为员工办理各种必要的手续提供更多的便利，举例来说，可以根据个人人事档案来办理公积金和养老保险等，在工资调整和计算工龄的时候也可以有更加准确的参考依据。同时对员工的人动也可以提供更多的依据，从而对人事管理工作的顺利开展提供更多的优势条件。
1.2 为选拔人才提供更加充分和有效的依据
人事档案的内容比较多，涉及的面也比较宽，所以它也成为了反映个人信息的一个有效的依据，人事管理活动中，人事档案管理也是其中非常重要的一项内容，因为档案信息所涵盖的内容比较多，同时显示内容的时间跨度也非常大，所以如果继续使用传统的纸质档案就会造成很多的不便，这样也不利于档案管理工作效率的提升，而在人事档案管理工作中合理的应用信息化技术就可以将纸质文档变成电子文档，这就为记录和检索提供了更多的优势条件。这样一来也可以将员工的档案信息更加便利的及时的应用到单位正常运行中，管理者在工作的过程中完全可以根据单位的需要和员工的实际情况进行人才选拔和人员调动。
1.3 简化工作流程，提高人事档案管理效率
在以往的很长一段时间内，我国的人事管理一直都处在封闭的状态中，人事档案材料也大多以纸质的形式来保存，这种工作方式会使得人事档案的管理流程很复杂，同时需要完成的工作内容也非常的多，不容易查找到需要的档案信息。还容易造成优秀人才被埋没的状况，在工作中实施了档案信化之后可以对人事档案信息进行采集确认和生成以及归档，之后再进行利用，这样就使得档案管理人员在工作中不需要完成大量的人工工作，同时在这一过程中也可以随时的抽调需要的人事档案，同时也在这些档案中发现有潜质的优秀人才。
2 加强人事档案信息化的必要性
人事档案管理是各单位日常管理工作的重要组成部分，人事档案管理的信息化在单位管理中发挥着日益重要的作用。人事档案管理为各单位提供重要的人动数据，为单位做出各项经营决策提供重要的参考依据。提升人事档案管理工作信息化水平，有利于合理、高效优化人员配置，完善各职能部门人事数据，真实、快速、准确地记录人事数据，并建立起宝贵的人事数据资料库，从而提升人事档案管理工作效率，使人事档案管理工作水平更上一个新台阶。当前，我国许多单位在人事档案管理上面临各种问题，受各种瓶颈的制约，人事档案管理水平长期止步不前，不利于对专业人才数据的掌握，缺乏优秀的人才作为支撑，最终导致发展状况出现困境。
3 当前我国人事档案工作信息化中存在的问题
3.1 专业信息化档案管理人员缺失
我国信息化水平不断提高，同时我国人事档案管理过程中存在的一些硬件方面的问题也逐渐得到了解决，但是在信息化档案管理的专业人才方面还是存在着非常大的缺失，在我国的很多单位中都处在新老交替的阶段，老员工在工作中不能娴熟的应用信息技术，但是在自己的岗位上还没有退休，这就导致很多新的管理人员一直无法上岗，这样的状态就使得人事档案信息化管理无法很好的得以发展和实现。
3.2 信息化管理制度缺乏
虽然我国的一些单位在人事档案管理的过程中已经使用了信息化的管理方式，但是在相关制度的建设方面还是存在着很大的不足，这样也就使得档案信息化管理无法得到一个强大的制度支撑，人事档案工作的过程中也会呈现出非常大的随意性，所以也容易导致各种问题。
4 加强人事档案管理工作信息化需要注意的事项
4.1 必须转变思想观念，把信息化
管理作为人事档案管理的重要手段单位和档案管理人员一定要把思想观念从过去传统的档案管理模式中转变过来，紧跟时代潮流，充分利用现代信息化技术对人事档案进行管理，使人事档案管理工作更加规范、高效，为单位的发展提供有力的人力资源支撑。
4.2 建立健全人事档案信息化管理制度，使档案信息化管理更加科学、规范、合理
一些单位由于缺乏完善的人事档案信息化管理制度，致使人事档案信息化管理过程中出现诸多不规范的问题，如人事档案信息胡乱编入、档案信息的存储和保管没有统一的方式，这样容易致使人事档案信息丢失，在检索、调用时出现困难。针对这种情况，单位一定要建立一套适合自身的人事档案信息化管理制度和方案，使人事档案信息化管理能够按照档案管理制度要求开展工作，确保人事档案信息在收集、存储、调用各个环节顺畅，让人事档案信息化管理更具实效和活力。
机关档案工作计划范文6
关键词：高校；基建档案；管理
1 高校基建档案管理存在的问题
1.1 基建档案人员配备缺失，工作意识淡薄
高校基础建设的高速发展折射出高校基建档案管理人员的缺失问题，基建档案数量大，种类广，工作要求较一般的文书档案高，而高校在人员配备上缺乏具备基建专业知识的档案人员。档案管理人员只懂档案知识，没有工程项目建设相关的技术知识，难以确定归档资料能否反映工程竣工时的实际情况，判断不清是否图物相符，不能准确识别数据可靠性。在工作过程中往往处于被动服务，主动参与意识淡薄，案卷管理不规范的现象较普遍。
1.2 基建档案收集整理工作滞后
基建档案施工程序复杂、时间跨度大，在施工过程中存在建设方、招投标、监理、施工等多个部门，往往各自为政，缺少沟通和协助，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。[1]在基建工程项目档案的实际管理过程中，参与工程建设的各个主体单位，只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，平时对工程进度的阶段性资料不收集、不整理。往往在项目竣工接近验收时补救，按照以往工作惯例临时编制资料，导致交到建设单位的资料真实性差，反映不出施工现场实际数据，这些都造成基建工程档案工作滞后。
1.3 基建档案质量不高
基建档案具有严格的标准、规范和制度，但是在现实的管理过程中，从大多数高校已经归档的材料来看，普遍存在着图纸不完整，清洁程度和整齐程度不够等现象。部分图纸遗失后取而代之的是复印件，更有部分材料因为施工过程中临时发生了变更，没有将变更的数据及时反映到竣工资料中，导致图纸上涂改现象严重。在基建档案的立卷环节中，由于人手不足或对于基建档案立卷方法的不明确，部分学校只是将杂乱的材料上交给档案部门，导致学校自身对于基建工程中产生的资料数量不明晰。
1.4 基建档案管理手段落后
随着信息化技术的迅速发展，档案管理工作也将面临新的挑战。基建资料的归档管理的最终目的是为了合理有效地开发利用档案信息。传统的基建档案主要以纸质、实物为载体，易损坏也不便于管理和使用。由于档案信息化管理是系统化的工程，对于部分学校而言，首当其冲的问题即基础设施配套不到位，在传统向新型迈进的过程中，需要投入大量的人力、物力和财力。即使部分学校采用了基建档案信息化管理，其程度也普遍低，往往只是单纯的“目录级”的录入管理，即只能在档案信息管理系统上检索到目录，而没有相应的电子文件。按规定，施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件，但实际情况是，要么特殊载体的材料匮乏，要么没有相应的材料。档案载体不丰富，电子档案材料的不完善直接导致了高校基建档案的利用率低下，因为档案原件借出不能保证安全，一旦丢失不可补救；另一方面频繁使用，原件会破损。
2 加强基建档案管理的措施
2.1 在思想上高度重视基建档案管理工作
在学校的整体发展规划过程中，做好基建工作的领导和管理是一项重要的基础工作。从学校主管基建的领导、基建部门到工程管理人员都应该充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，加强档案建设意识，建立完善的档案管理组织体系和制度体系，在人员、经费、设施上给予大力支持，才能切实有效保证基建档案管理和归档工作的规范化管理。
2.2 建立完善的基建档案管理制度
基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，相关规章制度不健全，不能采取规范标准的管理方法和操作流程，是基建档案管理中存在的主要问题。在基建档案工作要做到“有法可依，违法必究”，这是保证基建档案工作规范化、制度化的前提。[2]在工程建设中，基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强等特点，高校基建工作必须有一套切实可行的规章制度，参建单位的档案工作质量更应该及时地进行日常性的约束、督促和指导。在工程建设过程中，学校应指定项目专职档案人员，项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员各司其职。工程建设项目完成后，工程项目建档工作必须按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步。档案部门与基建部门相互监督，齐抓共管做好基建竣工归档工作。
2.3 提升基建档案管理人员专业化业务能力
基建部门作为基建工程管理者和基建档案的形成者，应该配备专门负责人员分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。档案管理人员在知识结构和专业技能业务上都应该不断加强学习，做到与时俱进。日常的业务培训规范化，学习现代化管理的业务，要从思想上接收新方法、新理论，熟悉工程项目建设流程，在工程准备阶段、监理阶段、施工阶段和工程竣工阶段做到材料收集及时全面、分类合理、编排有序、层次清楚、组卷规范。档案管理人员还应具备一定的管理、沟通与协调能力，积极主动地开展工作。
2.4 职责明确、扎实推进基建档案工作
基建工程是一个系统工程，要多方之间的相互协作。工程设计、施工、调试、监理等单位要根据合同、协议做好工程竣工资料的整理、汇总、审核，登记、移交等工作，确保基建工程档案资料的及时、准确、系统、完整。纪检档案工作人员要尽可能通过多种途径、多手段来了解基建工程的工作内容，只有对工程项目心中有数，才能有的放矢地开展工作。工作中要坚持基建档案“三个同步”原则，即基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
2.5 搭建基建档案信息化管理平台
在信息化时代，基建档案管理应该适应基建工程项目现代化管理模式，完善基建档案信息资源体系，确定搭建系统平台的功能要求和技术规范，选用恰当的档案管理软件，采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。[3]实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。
3 结束语
总之，基建档案反映了高校基本建设工作的真实面貌，在今后维护、管理、改建、扩建和资产评估工作中起着重要的依据作用。高校基建档案管理工作要提高认识、健全制度、规范管理、加强学习、相互配合，使档案资料做到文件齐全、分类准确、特征鲜明、方便管理。档案管理人员应建立事前介入，事中监督，事后把关的全程动态管理机制。加强自身业务学习，采用科学的应用软件进行档案信息的存储和利用，不断提高基建档案工作的质量。
参考文献
[1]陈晓伟，吴欣.高校基建档案管理存在的问题及对策[J].机电兵船档案，2009，（5）：45.
[2]刘金存.论高校基建档案建设与管理[J].扬州大学学报：高教研究版，2003（9）：54-55.
