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建筑档案管理范文1
[关键词]工程档案、档案管理、建筑工程
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0198-01
建筑工程档案是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的基建文件、监理文件、施工文件和竣工图的统称。它记载着建筑物、构筑物地下管线敷设等建设活动，是建设项目管理在立项、设计、施工、使用、维修及改建扩建等活动中形成的档案文件。在对建设工程质量、造价和工期进行管理的同时，直接关系到工程的质量，影响企业的经济效益。
一、工程档案的重要性和特点
随着社会的发展，国家对基础设施的投入大大加强，对建筑工程的质量，进度等各方面要求的更加严格，也更加规范。由于工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程档案的管理是一个非常重要的组成环节。建筑工程档案是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它是城建档案的重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件。
其主要特点有：
1）分散性和复杂性。建设项目周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设项目因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插，由此导致了建设项目文档资料的分散性和复杂性。2）继承性和时效性。随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑业技术和管理水平的不断提高和发展，文档资料可以被继承和积累。新的项目在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以前的错误。同时建设项目文档资料有很强的时效性，文档资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文档资料一经生成，就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。3）全面性和真实性。建设项目的文档资料只有全面反映项目的各类信息才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。另外文档资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。4）随机性。建设项目的文档资料可能产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段都会产生各种文档资料，部分资料有规律性（如各种报批文件），但还有相当一部分文档资料产生是由具体工程事件引发的，因此建设项目文档资料具有随机性。
二、目前档案管理中存在的问题
1.档案管理制度不完善。目前我国对于工程档案管理方面已经有了制度方面的规定文件，但是在执行的过程中并没有严格按照文件的规定进行执行。在工程立项时对档案的记录工作没有一个规划和规定，经常是在施工时想到哪里了就记录一下，所以导致档案的内容不够全面，有时不能真实反映工程的实际情况。并且为工程在使用过程中带来诸多麻烦。另外一个方面，在施工中需要多个部门相互配合来实现，所以档案的记录也不是一个部门的事情。目前的施工中各个部门缺乏沟通交流，档案也是各自进行管理。这样可能出现一些漏记或者误记的情况，应该引起足够的重视。
2.没有认识到档案工作的重要性。在工程建设中，只追求工程的经济利益，把工作的重心都放在了工程建设方面。从而忽视了档案的建立和管理工作。没有认识到档案对于整个工程所具有的重要意义。往往等到工程马上竣工时才想起来档案这回事，然后就凭记忆马马虎虎的整理档案，应付检查。根本没有把档案当成一项重要的工作来完成。此外，对于档案的管理也很随意，对于档案内容不重视，经常胡乱摆放，甚至造成档案的遗失。一些重要数据的丢失等问题。造成这方面问题的主要原因是我们的审核部门对于工程结束时的档案验收工作不够严格，才出现这么多不负责任的档案问题。
3.缺乏专业的管理人才。我们的社会在不断发展，并且出现了更多的科学的档案管理方法。但是对于工程档案的管理人员大多都没经过这方面的学习，而且很多人也不是专门负责档案管理，只是兼职管理。这给档案的良好管理带来很大的弊端。管理人员缺乏必要的技能，不能对档案进行科学的管理，随着电子技术的发展，档案工作也应该和时代接轨，充分利用计算机的优势，建立网上档案管理平台，进行更方便快捷的管理。要加大对档案方面专项人才的培养，和新的科学管理方法的引入。来完善档案管理工作。
从上面的分析中可以看出我国在档案建设和管理方面还需要有很大的改进，这些改进也不能一蹴而就，必须从小的地方逐渐改进，对此讨论一下对于档案管理目前所面临问题的解决方法。
首先要建立和完善工程建设档案的法律法规，把档案管理的工作细化，规定一定的程序步骤，按流程来走，责令有关部门加强对档案的管理工作。同时要对档案的规范化和准确化提出更高的标准，对于工程项目部要成立专门的档案管理部门，有专门的工作人员负责档案的记录问题。在工程建设的全过程全程参与，记录详细，通过照片和数据把工程建设的全过程反映在档案中。
其次要及时做好传递和变更记录。在管理过程中频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时，有效档案资料或信息。
再次要强化档案的重要性。工程验收审核部门要加强对档案的重视程度，把档案工作作为工程验收的一个必要的且严格的流程。以此来杜绝那些为了检查而应付制作的档案文件。严格把控档案的建设工作，对于档案的记录要进行实际勘察。把档案建设的重要性深入到每一个工程部的管理者心中。让档案真正实现作为档案的存在意义，从而从工程内部提高对档案工作的重视程度。
最后注重对档案管理人员的素质教育和技能的培养。全面提高档案管理人员的素质，对于提高档案的准确性，严密性有很大的作用。加强管理人员的责任感，让他们认识到这不是一个简单的工作，对于整个工程的建设和后期维护具有重要的参考作用。杜绝目前的马虎大意的档案记录和管理。另一方面要加强档案管理人与的现代化技能培训。充分利用计算机的优势来更加便捷的对档案工作进行科学管理。
结语
我们应以积极学习和借鉴国外先进建筑工程档案管理经验的态度，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养和激励机制的完善，不断总结建筑工程档案管理的经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献
建筑档案管理范文2
（一）建筑工程档案的概念
通常来说，建筑工程档案主要记录的是建筑工程的设计、施工中期和竣工验收。而每一阶段和过程的工作内容都应当记录在案。具体来说，在建筑工程设计阶段建筑工程档案主要记录的是建筑工程的地质条件、工程预算、招投标情况以及审批情况等。而在施工中期建筑工程档案主要记录的则是消防设施安装、材料使用情况、人工使用情况。同时，针对性记录暖通、通风等具体设施和数据。这样便能将施工中期各项情况反映出来，展现建设质量和标准。第三，竣工验收阶段的建筑工程档案主要记录了工程移交、工程检查以及竣工文件等。
（二）建筑工程档案的特点
档案管理工作是一项系统化和科学化的工程，而建筑工程档案管理更是收集、整理和管理建筑工程项目各项生产环节文件资料的重要方式方法。建筑工程档案不仅能够涵盖整个建筑工程的完整建设流程，还能真实客观反映建筑工程的基本内容。一份完整科学的建筑工程档案不仅对往后扩建改建有着重要参考作用，也是城市建设的凭据。而且，建筑工程档案还能在火灾等突发事故防范、重大灾害险情预防上发挥作用。
二、建筑工程档案管理的存在问题
（一）管理意识落后
现阶段大部分建筑企业对于建筑工程档案的概念和作用等依然不了解，档案管理意识相当落后，甚至还出现对档案管理现代化的不了解。此外，当下部分建筑企业在建筑工程档案管理过程中依然运用传统收工方式方法，无论是档案的收集、储存等都停留在传统模式，完全没有实现建筑工程档案的现代化管理。
（二）管理资金缺乏
建筑工程档案管理资金的缺乏也是当下建筑工程档案管理的重要问题。管理资金的缺乏将直接导致建筑工程档案管理技术和设备落后。而且，加之建筑工程档案管理意识的落后，也会使得建筑工程档案形同虚设。
（三）管理人才缺乏
社会不断发展，现代化、科学化和信息化的建筑档案管理方法层出不穷。但是，现阶段部分建筑档案管理人员依然没有掌握新的技术手段，甚至有的建筑企业档案管理人员并不是专业档案管理人员，仅仅是一个兼职而已，这就给档案管理带来了很大的弊端。究其本质而言，管理人才的缺乏使得档案管理过程缺乏应有的技能，科学化的建筑档案管理更是无从说起。
三、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
（一）革新管理意识
革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。另一方面，科学合理构建建筑工程档案管理的制度，确保建筑档案管理能够在既定标准和制度之下进行。
（二）加强人力物力和财力投入
加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
（三）优化管理人员素质
优化建筑工程档案管理人员素质应当从三个方面进行，第一，建筑工程档案管理人员应当不断加强档案管理的基础知识和专业知识学习，主要涵盖档案管理知识、相关法律知识、信息技术等。其次，增强管理人员的档案管理责任意识，凭借档案管理机构职能强化强化档案管理人员队伍健身，进而实现管理人员素质的优化。第三，将档案管理作为一种专职部门进行之后，管理人员还应当树立爱岗敬业和乐于奉献的精神，通过教育强化和档案管理相关重要性知识的传递确保档案管理人员能够安心档案事业，为档案管理服好务。
四、各部门档案管理人员
（一）各部门档案管理人员，应按照企业档案管理者所发的制度或细则或交底的要求进行收集、整理、归档。
（二）各部门档案管理人员，应自主去学习档案相关的知识，工作中碰到不太清楚的及时请教企业档案管理者或其他人员。
（三）各部门档案管理人员，要在档案形成的过程中经常检查档案，查看是否有发生错误的事，尤其是工程项目的资料，由于工程时间长，若不经常检查档案，完工后才发现有很多问题，那时要改则很不容易，一是因为当时经手的人员在完工时基本已经调动工作了，有的甚至已经离职了，二是经过时间那么长，很多情况都记得不是很清楚了，此时去补资料很有可能是造假的，所以在工程建设过程经常去检查档案，发现问题可及时进行改正，这样既能保证档案的真实性，又能保证档案的准确性。
建筑档案管理范文3
关键词：城市 建筑档案管理 重要性 管理措施
1 加强建筑工程档案管理的重要性
随着经济建设和城市的快速发展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建设、经济发展的各个方面都有了很大的提高和改善。在每个工程中都会形成丰富多彩、各种各样的文字档案，其中有建设前的批文、施工的过程记录、竣工验收资料、管理维护资料等等。这些文档具有很重要的意义，它可以很全面的反映出建筑工程过程中的详细情况，并且对工程质量的评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建建筑工程的准备等等都有重要的实用价值。这些文字档案称作工程档案，它是在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和实用价值的东西，其形式有：文字、图标、声像等等各种载体的文件材料。这是一种看不见的城市生产力，是一座丰富的知识宝库，是每个工程的原始的、真实的记录，具有很重要的价值。
（1）建筑档案必须保证其完整性、齐全性、规范性，这就要求对档案的管理工作一定要进行统一管理，不可分工工作，这样的话很容易导致文件的混淆和丢失，也会使得同一类文件不能有效的进行总结归纳；（2）工程档案是城市建设衍生出来的产物，是一个城市建设的技术手段的积累和经验；（3）工程档案作为一种总结类文件的存在，在很大程度上是一个城市进行城市规划和城市建设管理的依据和基础；（4）工程材料出自于这个城市的城市建设工程，这就使得它在所有建筑物，建筑为维修、改扩建的过程中占有很重要的地位，而且通过这种方式还可以提高一个城市的经济效益；（5）工程档案是一个城市建设的原始资料，这样在一个城市的抗灾、防灾、灾后重建中具有不可替代的作用。根据工程资料可以减少很多工作量，并且可以很大程度上回复城市的原始面貌，减少人民群众的心理阴影；（6）建筑档案是城市建设的真实资料，记录城市建设过程中的每个技术和施工细节，这对完工后的检测维护、改建扩建、拆除再开发具有重要的作用。
2 加强建筑工程档案的管理工作
2.1深入现场，做好对建筑工程档案的服务工作
一个城市的现代化水平在很大程度上表现在这个城市的建筑工程上，因为建筑工程是经济发展和社会进步最基础设施，是发挥城市多功能的前提条件。而工程档案又是一个城市进步的记录，是这个城市规划、管理等一系列工作的有效依据，因此对建筑工程档案的服务就显得异常重要。包括对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作等等。对那些已经登记的工程项目，特别是一些具有重大影响、深远意义的伟大工程，都应认真负责地进行清查、摸底、分析研究等工作。在深入现场进行指导的同时，还用与各个单位达成各方面的一致性。进而编制档案真实反映建筑各个环节的每个细节。
2.2重视工程档案管理工作，提高档案管理水平
建筑工程档案涉及工程方方面面的工作，贯穿于工程全过程，因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，工程档案管理人员应尽早加入工程，对项目档案工作进行统筹规划，尽早收集。有些建筑公司，对工程建设中的档案管理不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有的施工单位甚至人也难以找到，给档案整理带来很大难度。而且，一般施工单位没有专职档案管理人员，内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门，工程后期人员继续撤离后，有些施工单位留下的人员对资料不熟悉，加之有些资料签字手续不完备，需要施工单位或监理人员签字，人员很难召来，拖延了资料整理时间。鉴于上述原因，应在工程建设中加强档案管理工作，提高档案管理人员的整体素质，对各专职或兼职档案管理人员进行大量培训，理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围。现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求对内，工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训，及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作。
2.3有效利用计算机资源，建立本部门的档案检索系统。提高各部门（单位）的档案管理水平，提高各部门档案管理工作的协调工作能力，方便各部门（单位）对档案利用，藉以提高工作效率。按照档案的性质和类型，收集整理的部门的档案资料，内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类，编号采用其自然形成的编号。
2.4备案材料是在工程竣工验收这最后一道工序中完成的，但是它是工程档案重要的组成部分，也是各级建设行政主管部门今后在管理上一个重要的参考。它和工程档案在管理、性质和目的上差不多是一致的，所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的，委托各级城建档案管理机构进行管理。这样，在工程管理体制上，方案收集、整理、归档。保管的规范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。
3 结语
综合上述，工程档案是一个城市发展的真实记录和写照，并且在城市建设中起着举足轻重的作用。因此，在工程档案记录、管理方面应该本着认真负责、一丝不苟的态度。有关工程档案的工作是一个工作量相当大的工作，这就要求各个部门之间相互协作，共同尽心尽力。在法律方面，应该适时适当制定出一些有关工程档案记录和管理方面的条例，以确保工程档案在一个良好的环境中成长，为城市建设作出更多的贡献。
参考文献：
[1]吕艳.浅析如何做好建筑工程档案管理.《商品与质量・建筑与发展》.2011年5期
[2]苏海玉.浅谈建筑工程档案管理.《华章》.2012年18期
[3]刘兴蓉.如何做好建筑工程档案管理.《建材与装饰》.2012年17期
建筑档案管理范文4
关键词：建筑工程档案；管理现状；问题
目前，随着我国经济的飞速发展，城镇化进程也得到了飞速发展。随着城镇化脚步的加快，各个地方的建筑工程也在各地兴盛起来。这其中就涉及档案管理问题，如何做好档案管理的工作，就显得尤为重要。建筑工程中涉及很多的档案管理工作，档案可以说是建筑工程中的非常重要的一部分，同时建筑工程档案管理工作对整体工程的质量好坏的评定起着至关重要的作用，对此，需要重视建筑工程的档案管理工作。但是目前现阶段的建筑工程档案管理中仍存在一些问题，对此，如何解决它，值得仔细思考，思索如何加强档案的管理工作。
1.建筑工程档案的内容和特点
建筑工程档案涉及建筑中的整个过程，包括前期的设计阶段，以及中期的施工阶段和最后的竣工阶段。在这几个阶段过程中，每一个阶段都非常重要，对此，需要做好各个阶段的档案管理工作。首先对于前期的准备设计阶段，该阶段，主要是涉及前期的准备工作，还包括对建筑地方的地形的勘察设计等工作。其次是施工阶段的过程，在该阶段，主要涉及施工中的建筑过程，需要对施工中的建筑材料等进行记录，以及各项消防设施的安装过程。最后一个阶段是涉及建筑的竣工过程，在该阶段主要涉及一些后续的工作记录等，在该阶段，会有一些文件包括如竣工文件、工程的检查、工程的移交等工作中的文件的整理，该阶段的竣工过程中的文件对整个建筑工程也非常重要。对此，可以发现整个建筑过程的档案记录中的内容包括了建筑工程的整个过程，对此，这些档案是对建筑工程的真实记录，对此可以看出建筑工作档案的重要性，同时需要重视建筑工程的档案管理工作。
2.建筑工程档案管理的存在问题
2.1对建筑工程档案管理工程的不重视
目前，在建筑工程建设过程中，大家都一味地追求讲解利益，认为档案建筑工程管理不能带来任何经济收益，对此，对于建筑工程档案管理没有引起重视。在建筑工程建设过程中，大家都把目光集中在了建筑的施工过程中，只是一味地强调建设工程进度的快慢，这使得在整个建筑的大环境中，施工建设者们将工作的重心都放在了建筑工程建设方面，从而忽略了建筑工程的档案管理工作。由于建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程，而现实就是往往建筑施工者们往往到建筑工程快到收尾的时候在想到进行档案建设工作，然后凭借着记忆草草进行档案管理工作，这样导致在面一旦工程建设过程中出现一些问题，最后进行责任划分时就会出现一些问题。对于此，需要重视这其中的问题所在，需要认识到工程建设档案工作的重要性。
2.2档案管理制度不完善
目前档案管理工作，国家已经进行了严格的控制，同时制定了相关的文件，但是在实际操作过程中，仍然有很多施工者们并没有严格执行这些制度。建筑工程是一个非常重要的工程，这其中涉及很多的安全问题，对此，在建筑施工过程中，需要对施工过程的每一项步骤进行详细记录，保证建筑工程施工过程中的严谨性与安全性。实际工程档案管理过程中，往往是想到哪记录到哪，在记录过程中往往会忽略一些施工细节，这样导致施工建设档案工程的不完整，对此，需要严格规范档案管理制度，严厉打击不规范的档案建设工作。
2.3管理资金缺乏
进行建筑工程档案管理需要花费一定的资金，目前档案管理工作的问题之一就是由于资金不足，对此，也需要思考如何解决资金不足的问题。由于资金问题，从而导致在进行建筑工程管理中的档案管理技术和设备落后问题，同时普遍状态下对建筑工程档案管理意识的缺乏，更加使得建筑工程档案问题凸显。对此，需要考虑如何解决资金不足问题。2.4管理人才缺乏建筑工程的档案中涉及工程问题，这就需要专业的人员进行档案管理工作，使得对档案管理人员的要求也越来越高，不仅需要懂管理的人才，同时还得需要具有建设方面背景的专业技术人才，这就使得管理人员的缺乏。同时，前面提及的资金问题也会导致一部分人才的流失，人才的流失导致建筑工程档案管理工作不专业，从而导致管理工作中会出现一些各种问题。
3.建筑工程档案管理存在问题的解决办法
3.1提高管理意识
首先提高人员对建筑工程档案管理工作的主动性，让其认识到建筑工程管理工作对于施工建筑的整个过程的重要性。对此，在建筑企业行业中，要进行档案工程管理工作重要性的宣传，让其认识到这其中的重要性，从而提高整个建筑行业中从业人员对建筑工程档案管理的重要性的意识。只有这样，才能从根本上提高建筑行业人员对建筑工程档案工程建设的重要性认识。
3.2优化管理人员素质
建筑工程管理需要专业人员，对此，需要对建筑工程档案管理人员进行专业化培训，提高其专业能力，从而做好建筑工程档案管理工作。对档案工程管理人员进行档案管理知识、相关法律知识、信息技术方面的知识，同时更重要的是提高管理人员的档案管理责任意识，做好档案管理工作。
4.结束语
综上所述，我们可以发现建筑工程档案建设对整个建设工程的重要性，同时也徐认识到目前的建筑工程档案建筑工作的问题所在，需要认识到建筑工程档案建设同建设工程的质量好坏密切相关，对此，需要改进这些问题，提高工程档案管理水平，从而推进建筑档案管理工作。
作者:王霞 单位:吉林省白山市江源区住房和城乡建设局
参考文献：
建筑档案管理范文5
【关键词】 建筑业;档案管理
一、建筑企业档案管理的意义
第一、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业基本建设发展提供有效机制。基建档案真实地反映了基建工程内容、过程和特征,是进行规划建设和管理学校的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探、图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。
第二、建筑企业档案管理的意义在于为建筑企业科学发展提供劫机。建筑企业档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,也可以节约经费,提高工作效率。
第三、建筑企业档案管理的意义在于为建筑业维权提供佐证。基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据和法定根据,用好基建档案可以避免和解决不少产权纠纷。
二、建筑企业档案管理现状分析
第一、我国建筑业基建档案管理意识有待提高。长期以来,建筑业对基建档案的管理的标准化、规范化、制度化有待加强,存在对基建档案管理认识不足,抓得不够紧,管理不够严的现象。使得一些人在工作中,存在着“重建设,轻档案”的意识,“就地取材”忽视了对基建资料的纸张大小、书写规范、项目建设跟踪、资料成套整理等方面的要求,有的学校甚至借用档案资料缺乏严格的审批登记制度,导致基建资料参差不齐,甚至散失。
第二、我国建筑也基建档案收集难度较大。基建档案收集难是普遍存在的问题。首先由于基建档案具有涉及面广、时间跨度大、成套性强的特点,在客观上使基建档案的收集工作具有相当大的难度。其次基建档案相对应的建筑物除了地面上的以外,还包括隐蔽工程、地下管网等。这些工程多隐藏于地下或墙体内,具有不可见性,这种不可见性往往导致对相关档案收集的疏漏或缺失。再次档案部门与基建部门缺乏有效的沟通与合作,使一些已经竣工的配套项目资料或者工程变更、变增资料等未能及时整理归档。
第三、我国建筑业基建档案管理质量有待提高。我国建筑业档案管理专职人员严重不足,还缺乏基建专业知识,没有直接参与工程项目的建设,而是被动地接收建筑业基建部门移交的工程项目材料。基建部门又没有专职档案人员,一般都是兼职做档案工作,他们中的多数人对档案知识和技能不甚熟悉,未接受过培训或进行过短期培训,达不到档案管理岗位技能的要求,严重影响了基建档案的成套性、完整性,影响了基建档案管理的质量。
三、建筑企业档案管理的思路与对策
第一、提高档案管理意识,完善基建档案管理制度。实践证明,搞好建筑企业档案管理领导重视是关键。如建筑业各级领导重视档案管理工作,就会把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划、计划、管理制度之中;就会在基建工程的目标中,提出对档案材料的要求,并将其纳入基建人员职责范围之中;就会明确专人负责、统一管理、健全制度,管理好基建档案。
第二、加强技能培训工作,提高基建档案管理水平。无论是建筑业专职档案人员还是兼职档案人员,都要树立与时俱进的思想,加强学习,更新知识结构,特别要认真学习国家档案局、国家计委制定的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》及《建设项目竣工文件编制及档案整理规范》等法律法规,积极参加档案管理业务培训。建筑业领导也要为这些人的学习、培训创造良好的条件,通过学习、培训和开展业务交流促进基建档案管理水平的提高。
第三、加强规范化建设,保证基建档案规范完整。建筑企业档案的内容多、种类多,收集时间长,牵扯的部门又多,要保障基建档案的规范完整,就必须建立健全相关制度,明确责任。
第四、提高思想意识,实现基建档案计算化管理。建筑企业档案的管理已经进入科学管理时代,由人工管理向计算机化、网络化管理转变的阶段。必须提高思想意识,转变思想观念,顺应历史潮流,使用现代化管理方法、利用现代化计算机技术、网络技术、数据库技术,来提高档案管理的水平,提高档案管理的效率。
参考文献
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关键词：建筑设计院档案管理档案信息化
前言：档案，它的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，它在总结一家公司发展壮大、启发教育新人有着令人信服的凭证作用和参考作用。其内容是丰富的，它是各部门和个人广泛利用的资料。
1.当前档案管理模式的现状与问题分析
为了适应发展，建筑设计研究院的档案管理一直以来十分注重运用IT技术进行档案管理，在档案工作中运用最新的IT技术，如对归档档案进行目录管理的初级单机版档案管理系统，后又发展为对档案管理的各项工作进行全方位、综合管理的网络版档案信息管理系统，都在很大程度上提升了档案管理上信息共享、数字化档案的基本要求。
但是这些还仅仅是实现了一些新设备、技术的运用，也就是在传统的档案管理模式融入了一些IT技术，并没从根本上真正改变管理方式。在这样的管理模式下，档案管理只是围绕纸质实体档案进行的，对档案知识的提取、信息的转化、利用与交流都停留在较为初级的基础上，不适应信息化建设的发展远景及对档案管理新的需求。具体体现在：
1.1 信息化的加快推行，对传统管理模式带来了牵引
现阶段，我国明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与信息化建设，《国家档案局第8号令》对档案的保存期限作了明确的规定，这些都把电子文档的归档管理作为信息化建设的重要环节纳入其总体设计框架。
1.2 纸质与电子档案并存，对传统的管理模式提出了改变的要求。
建筑设计院的档案涉及行业众多，纸质档案作为一种传统深深扎根于人类社会，它以其载体的稳定、信息的可靠等优势，应发挥其原生性，同时电子文档的可读性、可快速搜索等特性的也展示在面前。因此纸质与电子档案二者将长期并存。
另一方面现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对服务需求多样化的现状，档案管理需要建立一套新的管理模式来应对现状。从传统的管理方式过渡到档案信息化管理将是一次深刻的转变，是档案管理发展的必由之路。
2.档案管理新模式的探索与实践
2.1 以内部标准为依据，实现信息接收的控制
档案收集工作，是档案流程作业中的一个环节，正因为档案的特殊功能具有的其他文献所不能代替的作用，完整的档案工作流程也是不可或缺，包含了档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、编目、编研。
设计院在建筑档案的收集方面要实施档案登记制度，以企业标准的形式，将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息编目工作纳入归档整编要求之中。明确档案实体、档案信息必须同时归档，使得新模式的实施从源头有了标准可依。成立专门的档案管理室，赋予管理全院档案工作的职能和依规开放查询的权利，在体制上充分保证档案接收归档渠道的畅通。
在参与电子文件生成、运转、归档过程的管理同时在办公自动化管理的基础上，利用业务管理和档案管理有机连接，减少档案录入、整理环节，实现电子文件从登记、立卷到归档、编目的一体化管理，实现了档案的自动生成。 加强了对电子文件积累、鉴定、编目、归档等环节的监督、指导，保证了归档电子文件完整、有效、真实。为电子档案接收归档做好各项准备。其中最主要的是该系统的编目标准、规范全部参照规定提供的标准，保证了电子档案管理的科学化、规范化、标准化；更保证了档案从源头的规范，节约了人力物力，提高了管理水平；为实现文件、档案、信息一体化管理迈出坚实的一步。
开发《设计院档案服务子系统》，建立标准电子档案接收数据格式，在全院贯彻实施、推广应用，实现档案信息以电子载体形式与档案实体同时归档。实现信息管理的提前介入，促成档案生产者、利用者、保管者、管理者之间的合作，共同产生更为优质的档案信息，从而保证我们能勘定、保存和引用真实、可靠、完整的文件和档案。从根本上解决档案编目数量大、时间长、费用高的问题，改变由档案员来进行数字化的被动局面，为将来实现真正意义电子文件归档系统奠定了基础。
2.2 信息处理的多维化
通过开发完成的《设计院档案服务子系统》，对档案的原始信息进行编目，系统建立十五类档案数据库，对分类档案进行三级编目，系统的编目功能较传统的分离式三级编目方式更实用,以建筑工程项目为主线，采用层次编目法，维护工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系，在检索查询时可通过工程名称、案卷、等查询到文件级，同时直观真实地看到扫描后的文件和图纸原貌，全面准确揭示了档案的原始信息。
同时根据建筑档案的特性，系统设计实现特色档案数据库，建立各类档案的“信息关联”，查询功能的设计能支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询，提供了快速检索的手段，此外还特别设计了各类档案、多种载体档案互相的“信息关联”，将建筑工程档案, 规划建设用地档案, 建筑管理档案,照片录像档案等各类档案通过一定的关联号,将其关联起来,只要查询到其中的一类信息就能同时找出其他各类的信息。使之成为一个信息关联体,达到“全维度攫取”，满足了各所室多层次对建筑档案信息的综合需求。提高了查询率,查准率,又为不同的利用者提供了综合信息。实现了高效、快捷的服务。此外还通过强大的信息统计汇总功能，对建筑档案信息可进行全方位统计。
结束语：
新模式下， 我们将档案管理与IT技术实现全面融合，将体制改革、观念更新、流程再造、资源整合、集成管理和服务创新等全面应用到档案管理的全过程，实践档案管理的变革与创新，提高工作的有效性，促进信息资源知识转变和社会化共享。
参考文献：
[1] 王学军．与时俱进 创新发展 提升档案管理与服务水平――山东电力工程咨询院档案信息化建设侧记[J]．山东档案．2006，01．
[2] 成永付．新时期企业档案管理体制、模式的建构[J]．安徽大学．2007，04．
