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档案管理学论文范文1
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
档案管理学论文范文2
发展形势和环境背景下，对档案管理工作提出了新的更高要求。想要高效利用档案，管理档案，开展档案管理工作，不仅要完善档案管理制度，提升档案管理人员素质，更需要有效提升档案管理的科学化水平。
二、提高档案管理科学化水平的具体方法选择
想要科学、规范化管理档案工作，开展档案管理事业，就需要结合档案管理工作自身特点和发展要求，结合信息化等一系列发展背景，从而选择有利于开展档案管理工作的方法和策略。
（一）丰富档案管理工作理念，完善档案管理工作机制
档案管理科学化的重要体现就是管理工作机制完善，科学、规范的档案管理离不开完善的档案管理机制。因此，这就需要我们改变传统的档案管理工作方式，强化现阶段所实施的档案管理责任制度，优化档案管理运行机制。同时有效结合具体发展需求，强化责任意识，结合管理内容，建立适合我国档案管理工作顺利发展和监督完善的机制，通过科学管理档案工作理念的不断丰富和深化，从而逐步提升档案管理工作的质量与效率。
（二）加快档案管理工作的信息化建设进程，信息化推动科学化
结合信息化发展要求，推动档案管理工作的信息化建设，这不仅是现阶段社会发展的客观要求，还是档案管理工作自身管理结构不断优化升级，也是实现档案管理现代化建设的必经之路。通过建立现代化信息管理技术，最终能够促进档案管理工作朝着科学化、规范化、体系化方向发展。
（三）加强档案日常管理工作，充分发挥利用档案潜在价值
想要有效开展档案管理工作，就要定期针对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决问题，在检查档案时，重点确保档案管理的完整性与规范性，要针对档案管理要求，建立相应标准，针对存在的共性问题，一并解决。要持续有效规范完成档案管理工作，重视档案管理潜在价值，充分发掘、利用档案管理潜在的固有价值。
（四）完善档案管理队伍建设，有效提升档案管理人才体系建设
在新的发展形势下，档案管理工作作用更加重要，而信息化发展水平和速度不断加快，就需要我们不断完善档案管理人才队伍建设，结合利用一系列现代化科技手段和档案管理技术，结合新的社会发展形势和要求，完善档案管理队伍建设，形成固定有效的档案管理人才体系建设。
三、结语
档案管理学论文范文3
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
档案管理学论文范文4
关键词：文书工作档案管理教学特征教学改革
引言
文书与档案是一种社会现象，是人类社会实践活动的产物。文书，“经国之枢机”，“政事之先务”。文书的系统整理和保存，最终使档案形成，有了档案，人们就可以“疏通知远”，了解历史。档案，历史的真实记录，是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要，文书是档案的前身，档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位，文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程，是相关职业岗位群的关键技能模块，具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为：在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求；在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变；在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习，重点培养学生建构系统的学科体系，具备完整的理论知识，熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力，使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题：教学工作往往立足教材，以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主，课程内容较为抽象，学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物，重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题，又要从头学起，因此课程教学的目的难以达到，专业特色也无从体现。随着改革的深入发展，文档管理工作面临着越来越多的实际问题，例如文件和档案数量日益增加，给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新，才能适应社会不断发展的需要。
一、转变教育观念，完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的：“老师讲，学生听，从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手，在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下，加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规，以岗位需求设计专业培训能力模块，在边教学边实践的基础上，安排理论知识学习后的集中实习周或实习月，系统训练涉及该课程的所有操作技能，强化学生实际动手操作能力的培养，为今后的实际工作奠定扎实的基础。
二、积极探索研究，改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则，以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框，强化针对性和实用性，将教、学、用三者有机地结合起来，融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中，我作了如下尝试：
2.1编写修订教材教材是学科知识的基本载体，学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材，包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材，大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”，只是泛泛地罗列一些理论知识，对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象，根据社会对文书档案管理工作的需求特点，在传统的教材基础上，我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿，结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档，新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题，多方面整合知识资源，修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材，这样做不仅保证了知识的前瞻性，同时又拓展了学生的知识面，使学生学有所用，为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们，科学知识并非一成不变，有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的，不能用静止的眼光来看问题。
2.2加强实践教学在教学过程中，我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重，以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平，并在课程中体现“用理论指导实践，用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式，在教学过程中强化实习实践的教学力度，实训实践课时数应占40％以上，将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学，在适当的时机穿插在教学过程中；同时用一个学期左右的时间，让学生深入到文书档案的办公现场进行实习，实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统，可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习，强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外，教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解，确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时，灵活设置相应环节，从而调动学生的学习积极性和参与欲，提升实习实践课程的教学效果。
2.3探索新型教学方法
2.3.1范本教学法俗话说：“熟记唐诗三百首，不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中，可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本，在此基础上适当加以修改和加工，作为案例以小组讨论、分析答疑等形式，让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题，从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2情境教学法面对没有实践工作经验的学生，打破枯燥无味的教学桎梏，情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说：“教育即生活”，教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出，使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中，根据教学重点教师创设相关场景，模拟现实生活中的工作环境，使学生在模拟中体会知识，培养学生的动手能力。例如，在讲授“收文处理”这一知识点时，设置如下场景，让学生分别扮演秘书、主管领导的角色，绘制收文登记簿和文件处理单，将收文处理的程序一一进行演练；通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处；然后由教师作点评。通过情境模拟，使学生对收文处理工作有了直观的认识，掌握了收文处理工作的基本处理环节，与纯理论式讲授相比，情景教学法更能激发学生的参与意识，能收到意想不到的教学效果。
2.3.3实物演示法俗话说：“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学，正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体，对学生来说是陌生的，一旦出示实物，学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候，可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具，同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源，为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料，把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示，更加有利于教学效果的提高，为学生所接受。
2.3.4参观学习法在课堂教学的基础上，组织学生前往地区、县市的档案馆参观，将档案馆、档案室变成我们的第二课堂，通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术，如利用计算机技术建立档案目录数据库，通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外，通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳，无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感，对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
三、加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响，以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性，例如重理论，轻技术，轻实践；重知识传授，轻能力培养和知识应用；师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷，促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合，因此，“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传，转变人们的观念，一是要转变教育行政部门和学校领导的观念，使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性，将培养计划纳入议事日程，制定相关的政策，将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念，树立竞争意识，增强危机感和紧迫感，自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师，可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践，在实践中提高他们的职业技能，并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会；对于从行政转行过来的教师，可以给予他们进修学习的机会，引导鼓励他们开展学术研究，提升他们的教育理论水平。此外，还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才，寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教，通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校，帮助在校任职教师开阔眼界，了解市场需求，从而提升教学改革的有效性，因此，积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。:
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去，使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能，以适应现代社会对文书档案管理人才的需要，是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展，教学改革还将继续深入开展，我相信，只要我们善于思考，勇于探索，积极创新，教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献：
[1]王文亮.浅论高职教育秘书专业《档案管理学》的教学改革[J].彭城职业大学学报.2001.
[2]张小玲.“双师型”文秘教师队伍的建设[J].秘书杂志.2005（12）.11-14.
[3]梁健平.浅析技校《文书与档案管理》的教学[J].职业教育研究.2007（7）.85.
档案管理学论文范文5
通过网络化来进行传输信息实现了有效便捷的服务，但是依然有着安全危险存在，有些档案在密码措施上没有保护好轻易地就被打开了，还有就是档案密码遭到破译使得信息泄露等。
2在远程教育学籍档案网络化管理上的问题应对措施
随着在教育上的不断改革发展，远程教育也在向着制度化和规范化以及科学化的方向发展，而学籍档案的网络化管理也要得到逐步的完善以适应当前的发展，在面对以上的问题时本人通过认真的分析总结出以下几点应对问题的措施，希望能对这个领域有所帮助。（1）要对远程教育学籍档案网络化管理的队伍建设进行加强，由于远程教育学籍档案在管理上难度比较大，所以对于网络化的管理就需要一些素质相对较高的人员，要把专兼职得到合理的结合，在学籍档案网络化的队伍上要进一步的加强，首先要对专职管理人员进行培训和培养，把责任意识和服务意识以及大局意识得到深化，并在网络化管理的技能上使之得到提高，其次要在兼职管理队伍的建设上要做好，学籍管理人员在学校的地位要明确，在考核等方面要有具体的制度规定[2]。（2）要对远程教育学籍档案网络化的管理平台进行完善，在当今的远程教育学籍档案管理越来越向着现代化的水平发展，网络化的管理对于硬件有着较高的要求，在管理的系统以及功能上要完善，在网络的安全上要进行专业的设置，还要有较为娴熟的管理队伍，另外在资金的投入上还要得到保证。（3）在远程教育学籍档案网络化管理上要向着标准化以及法制化的方向靠拢，在此基础上要对电子档案的管理和网络建设与管理等方面的规章进行认真研究，在学籍档案网络化的管理建设上形成一个有着高效的约束机制和激励机制，特别是在网络信息安全机制上的建设。（4）在学籍档案网络化的利用率上要得到相应的提高，远程教育学籍档案网络化的管理人员要有一个服务育人的思想意识，在服务目的上要明确，能够对于新情况发出自己的声音以及及时解决问题，要在信息咨询的服务上多做提供，在利用率以及在学籍档案管理上的重要性得到认识[3]。
3结语
档案管理学论文范文6
档案工作不仅承担着“记载历史、传承文明”的职能，更担负着对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任。
从宏观上来看，学校档案记录了学校的办学历史、发展历程、管理轨迹等，这对贯彻党的教育方针、深化学校内部体制改革、优化教师队伍、提高办学水平具有重要的参考利用价值；从微观上来讲，学校档案能够真实全面地反映学校最基本的职能活动，为教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估工作提供重要的凭据。因此，学校档案工作是学校管理和发展中的重要组成部分。
一、学校档案工作存在的问题
目前，大部分学校的档案管理工作还处于比较低的层次，仅仅是单纯地、被动地记录，它在学生日常管理、思想政治教育工作以及学生日后就业中的评价、约束和激励作用没有得到很好地开发和利用，档案的种种功效没有被活用。目前，学校档案工作存在的问题主要体现在以下几个方面：
1．档案意识薄弱。
部分学校档案工作人员大局观念不强，意识狭隘，责任心不强，认为档案工作只是档案部门的事，不能将其与学校发展及各项建设结合起来，不能把工作业务与自身建设和发展结合起来。档案保护工作是为学校各项工作服务的。由于学校工作过分强调为教学服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就是对档案工作抓得不紧，管得不严；对档案资料疏于整理和保护。
2．管理混乱、不规范。
一是对档案资料的收集、整理、录入不规范，文书制作格式不统一。领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系。二是立卷工作不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全。三是档案存放不合理，保护不当。各门各类档案排列顺序混乱给档案查阅和利用工作带来了很大的困难。电子文档，如光盘，软盘等介质档案保护措施不当，造成重要档案数据丢失或机密档案泄露。
3．机制呆板、不灵活。
工作机制上，法律法规意识单薄，随意性和盲目性强，岗位责任不明确；服务机制上，服务意识差，工作缺乏主动性和创造性；用人机制上，人员结构老龄化趋势明显，以经验管理居多，制约了人才引进，形成了档案部门是“铁饭碗”的现象，工作人员“混”的思想严重。
4．业务人员素质普遍低下，思想僵化。
长期以来，有的学校档案馆室既是“养成过渡”“干部晋级”的好去处，又是“贵夫人”和老、弱、病、残的养尊处优之地，安于现状。再者，专职档案人员大多是“半路出家”，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力。
5．改革创新、自强意识不强。
学校档案部门工作多处于被动状态，这主要是因为其自身改革发展的指导思想存在局限性，导致发展思路片面、管理体制单一、工作方式封闭、服务手段落后。
有些档案工作部门人员自觉低人一等，不愿去抓根本性、长期性、建设性的事情，对任务的艰苦性和复杂性以及与之有关的困难和问题认识不清晰，缺乏自强意识。
6．设施、设备老化，信息化设备配置不到位。
主要是还有少部分学校仍在用木制档案柜装档案，档案室控温设备差，不利于档案存放和安全。档案设备存在单一、老化问题。而一些必需的信息化设备又不能及时配备到位，使得归档、存档、开发资源工作效率低、耗力高，阻碍了档案工作的高效开展。
二、学校档案工作创新的必然性
在新形势下，传统的档案工作已经不能适应教育改革与发展的需要，这就要求档案工作必须解放思想、转变观念、树立创新意识。这不仅是理论的创新本质要求，也是顺应时展的必然要求。
创新的本质认为，创新是民族发展的动力，是社会前进的助推器。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，才能有创新动力。时代前进的步伐和社会发展的要求，使得新时期的学校档案工作必须不断创新和进步。
同时，创新也是顺应时展的必然要求。知识经济的发展要求科技产业、运行机制、管理体制等都必须以知识为基础，发挥智慧性创造力，依靠科技创新、知识和网络来进行可持续发展。在这样的背景下，社会对学校档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。一是使用各类档案的需求。传统的纸质、文书、实物档案已经不能满足人们日益增长的使用需求，科技、专业、声像档案，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息越来越多地被人们使用。二是扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。电子档案这类新载体档案随着数字科技信息的发展被广泛使用，如何广泛搜集、管理和保存这类档案资料成为学校的一个重要课题。三是对档案资料的需求服务逐渐多样化、特殊化。除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。要满足各种各样的需求，则要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制，才能符合时代教育发展的要求。
三、学校档案工作的创新思考
学校档案工作的创新，要以意识创新为前提，管理创新为根本，人员创新为主体，服务创新为内容，改变学校档案工作被动滞后的局面，积极服务于学校其他部门、教职工、学生以及社会，发挥自身在新时代大背景下应有的功能和作用。
1．管理创新。
首先，要创新管理观念。传统的档案管理视经验为“至宝”，惯常的档案工作仅仅满足于立卷、归档、提供利用卷次等基本服务。而在市场经济高速发展的今天，服务对象要求学校档案工作部门提供的资料和服务范围不断扩大，学校档案工作者若对新兴的学科发展、社会需求了解不充分，不超前预备，则无法实现其真正意义上的服务功能。许多学校档案部门都有大量来之不易的档案资源成为死信息，毫无实用参考价值。因此，学校档案部门要改变其角色定位，激活档案工作。将档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与、事后保护的管理新观念。
其次，要创新管理模式。推行信息化、数字化、智能化管理，从立卷到工作手段都应遵循简化、便利的原则。如组卷形式既要方便日后调档，又能缩短立卷归档周期。纸质档案、实物档案分门别类存放，以光盘、软盘为介质的电子档案要注意防潮、防尘、防热、防损。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各类档案目录的输入、输出和检索等基本用途外，还可以扩大计算机应用的范围，比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号，可大大提高利用和借阅归还的速度。最后，要创新管理机制。要从源头上解决学校档案部门的机制弊端，就得实行竞争机制，积极推行全员聘任制。通过公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感，激发每个人的工作热情。除此之外，还要建立相应的配套激励机制，如创新的考核制度、分配制度、奖励制度等，以此来杜绝档案工作人员可能出现的“闲”“惰”“散”。
2．发挥学校档案人员的创新主体作用。
学校档案工作局面能否得到改善，关键在于专职档案人员是否具有创新意识、创新精神和创新能力。要发挥创新主体的作用，学校档案人员要做到三个“具有”。
一是具有创新意识。
教育的改革与发展促使许多学校进行人事制度改革、绩效工资改革等，在这种环境下，档案工作人员面临着更大的压力。因此，档案人员有必要对自己重新定位并作相应的调整。改变被动的“伸手派”的作风，树立积极主动的服务意识，努力让学校的档案工作创造经济效益和社会效益。
二是具有扎实专业的业务技能。
档案工作是一项兼顾业务性和管理服务性的工作，它要求从事档案工作的专职人员，既要有扎实稳定的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。他们要熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各载体档案的管理办法；面对传统的条条框框和管理模式，要敢于创新，敢于突破。三是具有丰富知识和广阔视野。信息社会的发展使得各行各业对档案信息资源的互补和共享要求越来越高，档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还应加强计算机技能的学习和应用，广泛涉猎其它知识领域，扩大视野范围。从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资、职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识；科技档案工作者应该保证每一份科技档案客观真实、精确无误地对应于与其相关的科技现象、科技活动、科技事物；学生档案管理的人员应该了解当前就业形势，国家相关的就业政策，学生的就业状况等。
3．扩大资源范围，创新服务方式。
