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电子档案管理系统范文1
信息时代的到来不仅逐渐改变着人们的生活方式和生活观念，也改变着人们的工作习惯和工作方式。与花费整个组织约6%～15%的收入的纸质文档相比，电子档案的应用能够在很大程度上提高文件档案归整的科学性。尽管使用电子文件档案管理系统对档案进行处理已然成为新时代办公的必然趋势，但是随着电子文件档案管理系统的普遍应用，电子文件档案管理中存在的各种问题也随之而来。
一. 电子文件档案的概念及特点
根据2002年国家质量监督检验检疫总局的《电子文件归档与管理规范》，可以得知电子文件是指“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。通过此定义可以看出，电子文件与其他形态的文件档案相较而言具有其自身的特殊性。
电子文件档案信息与载体的可分割性。电子文件档案的储存位置可以随着互联网等发生变化，但是本身的内容不会随着复制和粘贴而发生变化，这种特性可以使得一份信息在不同的地方备份，而不会占用太多的空间和时间，同时还能保证信息的原始性和永恒性。
电子文件档案信息的非人工识别性。电子文件档案是以阿斯科码的形式存储于计算机或者硬盘中，是数字化的信息，只有通过计算机的智能解码才能够被转换成人类可以识别的文字，而电子文件档案信息不管在计算机内部还是其他载体之间进行传递，都是以阿斯科码的形式进行。
电子文件档案信息依赖于设备及环境。电子文件档案信息的存储、阅读、传递等都需要借助于一定的设备才能实现，没有这些计算机系统的存在，电子文件档案信息只能是不能被解读的且没有利用价值的文件。同时，由于电子文件档案信息的存储严重依赖与计算机系统，所以计算机系统所处的环境，包括湿度、温度等都将对电子文件档案信息的完整性、可读性造成影响。
电子文件档案信息的可共享性和相对不安全性。因为电子文件档案信息需要借助于计算机系统，所以互联网的存在使得电子文件档案信息可以实现世界范围内的共享和利用，且共享文件的使用不受时间和空间的限制。另外，依赖于计算机系统的电子文件档案信息也会受到计算机系统漏洞的影响，所储存的信息有可能会被骇客窃取，这也使得电子文件档案信息具有相对不安全性。
二. 我国目前电子档案文件管理系统存在的问题
随着电子文件档案管理系统在企事业单位的普遍应用以及各机构对文件档案信息化管理认识的不断加深，电子文件档案信息管理工作愈来愈受到人们的关注。虽然电子文件档案管理系统随着科学技术的发展而得到了一定的发展，但是在实际生活工作的应用中，依然存在许多问题。
电子文件档案信息的原始性难以保证。电子文件档案不同于纸质的文件档案，它是依托于计算机技术和办公自动化的一种数字化信息，纸质版文件的复制稿与原稿，正本与副本之间存在一定的差异，具有可区别性。但是电子文件档案的可共享性使得，电子文件档案信息的管理者难以区别信息的原始性，每个电子文件档案的享有者都可以根据自身的需求和存储的习惯，依靠自动化的办公实现对信息的整合、分类以及修改，因此，电子文档的管理者很难追溯文件的原始性。
电子文件档案的安全易受威胁。该文原载于中国社会科学院文献信息中心主办的《环球市场信息导报》杂志http：//总第547期2014年第15期-----转载须注名来源电子文件档案信息的安全性受到多方面的影响，主要包含：网络环境的安全性，网络环境中病毒等的存在会造成文档信息被窃取或丢失；电子文件档案数据更改的不可逆性；电子文件档案信息的载体容易受到环境等影响，载体理化性质的改变会造成数据的丢失等；第四，电子文件档案中包含的某些重要信息，会诱使利益相关者的破坏或篡改，优势甚至吸引网络骇客的关注。
电子文件档案的管理缺乏高素质的管理人员。电子文件档案管理系统的应用，不仅需要档案管理硬件上的配备，也需要高素质的电子文档管理人员的存在。而目前，许多机构中电子文档的管理者的工作能力有待提高，管理理念有待更新。虽然，组织或机构中引进了先进的管理设备，但是没有高技术人才的操作和监管，仍然不能很好的发挥电子文件档案管理系统的最大效用。
三. 电子文件档案管理系统的优势
电子文件档案存储量大， 形式丰富。电子档案载体的体积虽然小，但是存储量却异常大。一个2G的闪存盘大致可以储存40960张A4纸资料上的全部文字信息，相比之下，电子文件档案的储存节省了相当大的空间。另外，依托于计算机的电子文件档案不仅仅可以保存文字信息，也能实现对声音、图像、影像的存储和处理。
电子文件档案便于归档和查阅。电子文件档案可以在任意的时间进行规整，并且根据文件内容、文件保密度、文件储存时间进行特别的归档，以供不同的人员和不同的部门进行检索和查阅。同时，电子文档管理者可以对电子文档添加主题词、著录、档案分类号等信息，以供使用者方便快捷的查阅所需信息。另外，随时对电子文档进行规整，可以避免文件的缺漏。
有利于信息整合和开发利用。与纸质文件档案相比， 电子文件档案信息能够实现更为快捷的传递，建立科学的电子文件档案管理系统，有利于实现信息资源的流通和信息价值的共享，能使档案信息潜在的价值得到充分发挥，并为将来档案管理工作全面深入的信息化打下基础。
四. 意见及建议
加快电子文档工作的现代化进程。电子文件档案的管理部门要转变思维，从纸质档案工作的思路中走出来，加大对档案管理工作的投入和重视，优化配置现代化的电子文件档案管理系统，配备优良的硬软件工作环境，最大程度上确保电子文档现代化的可实施性
确保电子文件档案可长期使用。由于网络安全性等问题的存在，在电子文档的管理中应该定期对电子文档进行复制和保存，并定期更新网络安全固件。也可以对文件既采用电子文档进行归整的同时也进行纸质版归档，以保证数据的有效性并实现数据来源的可追溯性。另外，而对那些参考价值重大，信息价值较高的文件可以仍旧采用纸质版进行保存。
电子档案管理系统范文2
一、高速公路建设项目———电子档案
高速公路档案是指从高速公路项目立项审批开始到竣工验收结束的全过程产生的反映高速公路项目进度、费用和安全管理等基本情况，对建成工程管理、维护、改建和扩建具有考查利用价值的，通过系统整理并完成归档的公路建设项目文件[2]。电子档案（DigitalProjectArchive）指具有保存价值并已存档的相关电子文档和相关过程信息的集合[3]。因此，高速公路电子档案是高速公路档案依据大数据背景形成的新的载体记录方式。在高速公路建设项目过程中，电子档案是整个项目建设过程中产生的有机体，是高速公路建设项目的基础和重要组成部分。
1.高速公路电子档案研究现状，包括电子档案管理系统研究、高速公路电子档案管理、高速公路档案电子化以及高速公路档案信息化。档案管理系统研究目前取得以下三项成果：建立项目电子档案管理系统、成立交通在线电子认证平台、组建“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”[4]。在高速公路电子档案管理方面，针对公路建设项目电子档案的主要形式为pdf、jpeg、doc或txt格式以及mpeg格式，提出了公路建设项目电子档案无论采用哪种格式,相对传统纸质档案均具有占用空间小、便于查找等特点，并提出了公路建设项目电子档案注意事项、存档程序及要加强公路建设项目电子档案安全管理[5]。对于高速公路档案电子化提出对策，一是确保整体运行处于标准化范畴内,管理行为产生的信息也转变为标准化的格式；二是在信息处理上，办公自动化OA系统、路政信息系统等各种相关信息系统与指挥调度应急信息系统、ETC咨询投诉受理系统,相互连接处理各业务系统的信息；三是提高档案信息的价值[6]。高速公路档案的信息化建设正面临着资金缺口偏大、管理流程不够规范与管理方式不够先进的诸多挑战。应采取加大资金投入力度、规范管理体制、加强电子档案使用中的控制、建立适应档案信息化建设的人员队伍的措施[7]。
2.公路电子档案实践现状。广东省先试先行，取得了三项成果，建立了“交通工程项目电子档案管理系统”“交通在线电子认证平台”及“交通工程项目电子档案数据本地、异地备份及恢复管理体系”。目前，该研究成果在广东省连州（湘粤界）至怀集段（国家高速公路网第6纵———二连浩特至广州高速公路重要组成部分）、广东省信宜（桂粤界）至茂名段（国家高速公路网第7纵———包头至茂名高速公路重要组成部分）、梅州梅县至大埔高速公路、梅州梅县至大埔高速公路东延线、佛江高速公路佛山段等多条高速公路项目中应用[8]。广东的深中通道项目，利用通道BIM信息化管理平台，创新性引入电子签名；以工程建设大数据平台为依托，实现项目“双套制”档案管理，并在此基础上探索广东省交通建设项目电子文件和电子档案“单轨制”管理模式[9]。随后，黑龙江高速公路建设档案信息化，项目档案目录数据库初具规模，但并未能实现项目档案与项目实体建设的“同步管理”，也存在项目档案归档不规范的问题[10]。山西省高速公路的档案数字化系统地开展了在线档案利用服务，健全了省级公路电子文件（档案）数据管理机构，完成了山西省公路管理局所有（电子）文件的自动收集和分类，充分实现了自动化和智能化。坚持在工作中开展网络在线服务[11]。江苏交通业务工作的开展，借助了现代计算机等技术，交通档案所包括的文书、科技、基建、会计、科研等各种门类文件材料，都是在一定的技术条件下所形成的[12]。3.现状综述。以上研究成果从各个方面对高速公路档案工作进行了系统研究，尤其在研究现状上对建设项目档案的管理进行了内至理念思路、外至系统技术的指导，在实践现状中介绍了实践成果及管理模式，总体来看比较全面，但是以上研究成果中对高速公路电子档案的管理系统架构及具备功能的阐述较少。因此，笔者以广西荔玉高速公路为研究对象，就高速公路电子档案管理系统功能要求进行研究。
二、荔玉高速公路档案管理系统功能
广西荔玉高速公路的数字档案管理系统具有人性化、效率高、时效性、成本低的特点。该系统既可线上填表，也可以线下填表，提高了作业效率。传统计量中，需要打印一大堆质保资料，很多时候到最后会被废掉重来。广西荔玉高速公路全部采用电子化，降低了成本，提高了功效。广西荔玉高速公路是广西第一个实现项目计量与质保资料挂接的单位，促进了资料的及时收集，并采取高速公路影像与质保资料同时采集与上传。电子档案管理系统即立足于档案，形成或管理活动数据的计算机信息系统。一般的电子档案管理系统功能首先包括电子档案的归档、收集与整理、编目等档案六项工作相关要求，以形成收集、整理、归档电子文件及其元数据等的归档处理功能；接着电子档案管理系统功能还应具有电子档案服务利用功能，包括查询、借阅、打印以及高速公路修建日志管理等；最后，电子档案管理系统的安全维护功能主要负责对收集、归档的高速公路电子档案进行备份以及恢复数据、修复漏洞等管理工作。对高速公路档案管理系统功能的认识旨在实现高速公路电子档案的价值，为今后的高速公路电子档案利用的完善及借鉴等工作奠定基础。系统初步的整体功能构成如图1。根据高速公路档案的专一性、成套性、唯一性和可重复使用性的特点[13]，将高速公路电子档案管理系统整体功能划分为归档处理功能、服务利用功能与安全维护功能。
1.归档处理功能。归档处理功能，具体可围绕以下三项工作展开：对于整理和扫描工作系统，应提供各种文件数据输入方法，例如CD录入、文档扫描和直接接收电子文档。具备文件集成功能的档案管理软件，能够保证在系统文件处理中输入的数据与档案数据的格式完全一致，扫描图像数据采用jpeg、tiff格式并能依据归档标识实现归档文件的流转。编目模块应具有基本功能，例如数据收集、类别设置、分类和排序、数据核对、生成编目、电子签名等，并可以根据主题添加主题词（或关键词）和分类编号的自动索引功能，实现用户的需求[14]。分类和排序模块应具有内置工具，例如电子文件分类方案、存储期限、工作量统计信息等，以支持电子文件的形成或应存档的电子文件及其元数据的完整收集和排序;它可以根据内置规则及其组件存储电子文件，维护电子文件的内部有机连接，并建立电子文件与元数据之间的关系[15]。
电子档案管理系统范文3
【关键词】电力企业；电子文书档案；管理；系统；架构
电力企业是我国重要的能源企业，电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电。文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成，随着科技的不断发展，电力企业文书档案实现了电子化的管理方式，电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式，为了提高电子文书档案的管理水平，一定要合理应用计算机技术以及网络技术，还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作，这也有助于提高电力企业的服务水平。在优化电子档案管理系统时，需要确定档案管理的架构，这样才能提高管理的效率。
1.电子文书档案与传统纸质档案的关系
电子文书档案是一种新型的档案管理形式，由于电子文书档案应用的时间不长，相关制度还不够完善，而且还不具备法律效力，所以，在应用这一管理措施时，需要与传统的纸质档案管理方式结合，这样才能保证文书档案的法律效力，还可以提高档案管理的现代化水平，有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅。电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系，只有将二者紧密的结合在一起，才能保证文书档案管理的有效性。
2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用
2.1有利于档案目录信息的管理
文书档案管理系统与文件处理系统连接后，档案目录信息可以自动生成，实现对电子文书档案的规范化管理，可以减轻工作人员的工作量，还可以提高档案目录管理的水平。
2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索
电子文书档案的规范化管理，可以实现对文书档案的全文储存，可以实现全文目录检索，这有利于提高档案文件的利用率，在对全文进行存储后，可以实现远距离档案信息传输，实现了资源的共享。
2.3有利于实现多媒体档案的统一管理
在现代化的电力企业中，文书档案的种类越来越丰富，规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理，利用计算机技术，可以提高档案检索的效率，其不但可以对文字图像进行归类管理，还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理。
2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理
档案业务的种类越来越繁多，档案管理可分为多项环节，在进入信息时代后，利用计算机辅助技术，可以实现对档案的收集、整理以及存储，规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理，可以及时掌握档案信息的动态变化情况，这有利于提高档案管理的预测能力，可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高。借助计算机技术，可以了解文书档案的借阅情况，可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构，还可以了解档案动态变化情况，实现档案业务的计算机辅助管理，提高电力企业电子文书档案管理的水平。
总之，加强电力企业电子文书档案的规范化管理，可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率，可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度，降低档案管理的成本，实现现代化、电子化、自动化化的档案管理，借助互联网技术，可以随时随地的对档案进行检索、借阅，还能减少档案丢失、泄密的危险。
3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则
（1）开放性。基于业界开放式标准，并为未来的业务发展奠定基础。
（2）规范性。系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法。
（3）灵活性与可扩展性。方便扩展设备容量和提升设备性能，具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性。
（4）安全可靠性。提供良好的安全可靠性策略，支持多种安全可靠性技术手段，制定严格的安全可靠性管理措施。
（5）先进性和前瞻性。采用先进成熟的设备和技术，确保系统的技术先进性，保证投资的有效性和延续性。
4.电子文书档案管理系统的特点
4.1安全性
因为是网上档案室，所以安全性是极为重要的要求。系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统，而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件。用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容，超过用户查阅权限的档案，只能查看档案的索引信息，如需查阅档案的内容，经过授权流程后，方能查阅档案内容。绝密文件，系统不提供网上检索、查阅功能，用户可以在网上提出查询申请，由档案管理员审批后，在指定地点和时间由机要员陪同观看。
4.2易用性
档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员，因此，系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用，尤其在档案的录入部分，应该提供统一的界面，使档案管理员能方便的录入，减少文本转换的次数，用最少的操作完成最多的功能。
4.3高效性
系统应提供更多的功能，尽量的减少档案管理员的工作量。。另外，系统还需具备良好的提示帮助功能，减少用户的学习时间。
4.4和纸质文档管理充分结合
在现行条件下，电子文档仍然代替不了纸质文档。纸质文档仍然需要精心保管，妥善维护。纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现，电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量。其次，系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担，提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况，为升级扩容提供数据依据。系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等。而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联，即可实现部分垂直管理。
5.结束语
综上所述，电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式，随着科技的不断发展，电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作，建立文书、档案一体化的管理系统，这样可以提高目录检索的效率，可以节省检索的时间，提高资源的利用率。电力企业在不断发展的过程中，需要先确立电子文书档案管理系统架构，这样才能实现文书档案的规范化管理，才能促进电力企业更加长远、健康的发展。
【参考文献】
[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案，2014（01）.
电子档案管理系统范文4
[关键词] 农业机械 档案管理 电子档案 管理措施
[中图分类号] S220.1 [文献标识码] A [文章编号] 1003-1650 （2014）07-0203-02
农业机械和驾驶员的技术档案管理对于农机安全监管工作来说非常重要，同时也是农机安全监理工作人员制定正确决策的依据。当今科学技术发展的日新月异，信息技术的发展伴随着计算机的普及不断壮大，我国农业机械化事业的蓬勃发展，为农业机械电子档案管理工作者带来严峻的挑战。农机电子档案工作者要努力提高自身素质，适应信息化社会对档案信息的需求。做好农机档案信息资源开发利用管理工作，就必须要求档案工作者通过多种途径，系统地学习信息技术。努力提高档案管理业务知识和信息技术的掌握，是档案管理工作者一项长期的重要任务。
随着我国经济快速增长，农村土地流转的加快，为促使农业机械化快速普及并得到蓬勃发展，这些使得农业机械化格局也在发生变化，就必须按照国家提出的农业机械化目标落实“以科技支撑，以科技引领”。农业机械化发展的具体工作，以加强标准化、规范化、制度化的管理水平体现，加强农业机械及驾驶（操作）人员技术档案的管理和具体实施农业机械以及农机电子档案系统的不断完善，软件升级和应用，为农业机械档案管理工作提供必然条件。
一、建立并完善农机电子档案管理系统的意义
农业机械电子档案管理系统的开发应用与不断完善升级，对全面开展农业机械档案资料的整理、保管和实现业务服务快捷性、资源的共享性等农机安全生产监督管理提供科学、标准、规范的服务具有十分重要的现实意义。
1.档案管理信息化是现代社会发展的需要和必然
当今随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，使档案工作已逐步实现现代化管理。档案资料的数字化、信息化管理和计算机检索、查询是电子档案成了档案管理的重要形式，也成为当前档案管理工作的重要内容和档案管理的重要组成部分，随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革发展和增效的宝贵资源。档案信息化是现代社会行政事务管理水平的体现。
2.档案管理信息化是实现资源整合，充分打破各个档案之间毫无联系和勾连的关系，使其能够实现共享和勾连，从多方便查找和管理。档案资源的整合，可以通过建立数据电子档案和管理机构的方式来实现对信息的有效利用和管理，从而实现资源的共享，使之更好的为社会发展服务。
3.档案管理信息化是电子建档的前提，也是比纸质档案管理更为有效和便捷的一种方式；同时电子档案也是档案发展的需要，两者之间相辅相成，在现代档案工作中缺一不可。但是电子档案尤其更具有优越性，更能适合现代化工作的需要。因为电子档案具有服务处理快捷性；查找不复杂；传输速度节省时间；还有资源共享性的优势。这些也是建立电子档案的现实要求。在现行档案管理工作中，纸质档案与电子档案两者只有对比结合起来，相互补充才能更好地完成电子档案管理工作。所以说档案管理信息化是开展实际工作的需要。
二、农机电子档案管理系统现状
1.电子档案规范化程度不够，岗位职责不明确
目前我区虽然有计算机等先进科学的管理设备已列入装备，但是仍然没有建立好一套完整的电子档案管理制度，不能很好的落实岗位责任制，使档案从收集、整理、备份等一系列工作缺乏制度化约束。
2.档案信息化、科学化管理程度不高
目前虽然普及了档案电子信息化管理，但是系统中仍然有很多方面不完备，甚至没有建立、建全起农机统计信息网络系统，不能很好的为农机档案管理人员进行数据分析。
3.上级领导对农机档案管理重视不足
当前，各地区普遍缺乏专业的农机档案管理人员，有些地方对档案管理专业性存在认识不足，甚至出现无专人员管理或临时代管现象，造成农机档案缺失，而专职管理农机档案人员，大多数都不是专业的档案管理人员，没有参加过甚至很少参加任何业务培训，不熟悉档案工作的业务流程，有的出现领导重视不够，人动频繁，造成档案管理人员责任心不强，借出档案不能及时归档现象。这些人为造成了档案材料的不完整性和不确切性。
三、农机档案管理存在的问题
1.单位领导重视不够
目前，很多地区的档案管理工作分工不明确，领导不够重视档案管理工作，出现兼职管理，无人管理，多人管理，岗位变动频繁，加上管理人员意识淡薄、责任心不强，导致农业机械档案管理混乱，出现档案丢失，查询困难的局面。
2.档案信息没有完全发挥作用
农机档案为农机人事工作和经济建设服务，多数是被动提供信息，查阅的大部分内容是农业机械的自然情况、购买者信息、补贴信息等，为农机工作决策提供依据。受传统观念影响，提供利用档案主要是坐等上门服务，缺乏主动参与意识。
3.管理维护水平较低
有的农机档案管理人员因信息更新不及时而不全面，需要与档案进行核对后才能确认，一旦工作不细就形成了错误信息，上级系统单位对农机信息应用较少，只能做一些简单查询。到目前为止，统计报表之类的工作还没有成熟的参与到农机电子档案管理中去，而与农机工作的综合评价等工作联系不紧密。主要原因是信息系统不够完善，信息功能不够强大。
四、加强农机电子档案管理的措施
1.加强组织领导，强化责任
按照《中华人民共和国档案法》规定在设计归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管借阅、记录统计等方面监理缱绻农机档案管理制度，严格按照农业部“三个规范”的要求建立农机档案室，实行“谁负责，谁签字”的原则，确保档案内容规范、完整。
2.加强基础建设，强化环境管理
加强农机电子档案管理的电子设备（如电脑、打印机、照相机复印机）等办公器材的管理，确保硬件设施以及软件提档升级，档案室内需具备灭火器、防虫剂等专用档案管理用品，切实做好防盗、防火、防水、防蛀工作，保证了农机监理档案的安全。
3.定期开展档案清查，确保档案真实完整
在加强源头管理的基础上，定期对所有农机监理业务档案进行全面检查、清理、整理，及时对存在的问题、缺少资料的档案进行查漏补缺，进一步健全和完善农业机械及其驾驶（操作）人员总台账和分台账。
4.加强信息化建设，完善电子档案台账
将农机驾驶员、农机车辆转入、过户、变更等档案信息全部实行系统微机化管理，不断快速完善软件系统建设升级改造，确保纸质档案、电子档案信息完整相符。
电子档案管理系统范文5
随着现代人们生活水平的提高，对住房的要求也越来越高，如在房屋户型、房屋采光性、周围环境等方面的认知己经在深刻的影响着整个房地产行业的建筑与销售。顾客的数量不断激增，但在客户数据的管理中，大部分房地产企业仍然习惯于传统的管理工具和方法 ，一些说得上的变化可以说是凤毛麟角，如传统的数据柜取代密集的档案也只是表面上的一些变化 。导致这种情况的原因是由于房地产客户信息不同于普通文件，存在很大的差异。首先，它动态性较强，更新非常快，而且没有规律可言，存在变动频繁等因素；其次，对客户资料以户为单位进行整理的传统思路决定了很难以档案的管理方法进行管理。但是，客户资料形式和种类的发展以及经营方式的转变又要求我们必须革新现有的资料管理方法。从现在客户资料的形式和种类上来说，已经由原来的单一介质发展到纸质、电子档案、图片、影音资料等多种形式并存的状况，从经营方式上来说，随着房地产体制改革的到位和深化，以服务主体和服务延伸的分散型管理方式和以集中核算为要求的现代资金管理方式无疑对现有的客户档案管理模式提出了挑战。
二、国内研究现状
企业档案管理自动化程度随着企业的发展，大多经历了以下几个阶段 ：一是手工操作阶段：案卷装订，文件目录、案卷目录手工抄写，检索极为不便；二是半自动化阶段：计算机辅助立卷，实现了单机目录检索；三是自动化阶段：文件、档案一体化管理，实现了企业局域网档案全文存储与检索；四是信息化阶段：实现了局域网、互联网档案信息查询。目前，绝大多数中国房地产企业仍处于第二阶段，档案管理工作严重滞后于其他管理 。业务部门与档案部门各自为政、重复劳动的现象极为严重，档案人员大部分精力只能集中在档案整理及档案目录输入上，不利于档案信息资源的开发，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不适应现代企业的快速发展。虽然国内房地产公司管理客户档案，近年来已经开始探索，但仍然使用传统的管理方法，在保存的数据依赖于物理媒体，没有进一步的数据集成和数字处理。客户档案没有成型的管理系统，没有形成档案信息和营销信息的有机互动，缺乏电子信息支持。在客户档案专业管理上，还基本采用人工管理模式，容易造成客户档案丢失问题、死档问题、存放差错问题和档案磨损问题，客户档案处于静态存储状态，档案之间彼此是孤立的，没有建立起联系，不能更好的为营销工作服务。对于存放物理档案的密集架系统，几乎所有的房地产企业都采用简单的手动或电动控制密集架的管理操作，尚未实现计算机对密集架的有效控制，密集架仅仅作为一种节约空间的设备使用，对于存储其中的庞大的客户档案信息无法实现计算机化的高效管理。实现文件管理系统在客户档案信息分析与管理中的应用，对营销业务信息集成的标准化、新技术应用来说是一些新技术。
三、系统设计思路
（一）以现有数据资源为基础
某房地产公司客户档案管理经过多年的积累，形成了大约13.3万户的纸质客户资料，拥有大量可用的系统资源和经验。同时，近年来，对营销系统不断改进和升级，积累了一定的硬件设备，己有的网路环境、硬件设备、信息资料都可以集成到系统中，本次建设将充分利用现有系统的优势，整合相关信息资源，新营销系统上线后，原营销管理系统将作废，其使用的两台服务器在该房地产项目的建设中可以充分利用。在系统设计中最大限度地利用现有的营销系统的先进、实用的优点，并结合新系统的设计上。同时，完整的客户档案数据需要和调度运营、营销等相关部门的系统进行数据接口，实现数据的交换和共享，信息的实时交换。
（二）统一性原则
为了保证顾客档案数据规划中的先进性、实用性和可持续发展，需要发挥整个系统的集中管理优势以及在体系结构上能够持续不断的扩展和完善，该体系包括：统一的施工技术体系和技术规范；统一的建筑功能模块结构；统一的信息模型及其管理；统一的个体公司系统软件、硬件及网络支撑平台；统一的软件体系结构、接口标准及通信机制；统一标准的业务流程与业务功能的管理机制；统一的信息系统安全执行体系和管理监督平台；统一的房屋系统运行维护体系。
（三）以数据梳理为核心
通过构建智能客户档案管理系统，建立统一的公司客户数据中心和数据中心的统一规划决策分析。构建统一、规范、标准的客户资料，业务资源、服务资源、经营信息等静态和动态的客户档案业务数据中心，在此基础上提供统一、共享的功能与服务。从水平上分离核心数据、业务逻辑组件和业务流程。用基本稳定的信息模型支撑相对稳定但需不断扩展加强的业务逻辑构件。以核心数据和业务逻辑构件为基础，支撑面向整个房地产市场需求的、且是灵活可变的业务流程需求。对业务数据中心进行抽取、清洗、加工、转换，构建营销决策分析数据仓库，利用联机分析和数据挖掘技术，支撑营销决策，做好客户分析、经营环境诊断、市场预测。建立关系管理平台，为营销辅助决策分析提供强大支持。
（四）以业务为依托
建立基于工作流技术的业务流程体系，实现对客户档案的数字化、存储、维护、管理以及工作人员工作绩效的全面管理。
（五）以流程监督为手段
实施对客户档案工作质量的监督，通过对过程的闭环管理，实现关键过程的全过程监督管理。
四、系统必要性分析
在目前，销售点―属地销售额结算中心―公司营销部三层组织架构中，具体业务的下放与集约化管理之间形成了客户档案管理的真空。即，销售点在办理完业务后将客户的一系列资料报送至总销售中心存档，自己并不留存资料，在查询时要到中心。而受制于距离等的限制，查询的效率非常低，不利于进一步提升工作水平。随着管理的变化，工作中的低质量和低效率的现象需要加以改进。
五、系统的创新点
智能型客户档案管理系统借助现代客户关系管理思想和物流技术，建立集客户档案数据的存放、自动同步、自动定位、电子成像、查询统计集档案服务于一体的档案管理系统，构建一个集物理介质与电子介质与一体的管理平台。实现“按储位码放”。销售部门客户档案存放时通常采用“一户一个档案袋，按册存储”的传统管理模式，而新系统在设计上借助现代仓储理念，以时间和业务类型为归档标准，达到客户档案在物理上分散存放，在逻辑上信息完整统一的效果。通过这一创新既解决了档案盒的标准统一问题，又为档案的定位创造了条件，同时又解决了房地产公司长期以来客户档案丢失、死档、存放差错和档案磨损问题。
电子档案管理系统范文6
档案资源是人类文明的重要载体，上述云计算的特点和优势恰好契合了档案管理的理念和技术要求。独立甚至孤立的档案存储管理单位就好比一个个的用户终端，通过互联网技术将所有的存储和服务站联成一个“档案云”。档案的最终目的就是提供利用。电子档案较纸质档案在提供利用方面更方便、更快捷。但这依赖于电子档案所应用的技术上，同时必须采取相应的措施和满足必要的条件才能实现。目前，电子档案主要以以下方式提供利用：（1）提供实物载体的拷贝；（2）通过数字网络传输电子档案；（3）通过计算机之间提供利用。档案管理中的信息孤岛模式，不但对本单位的硬件要求较高，同时在遭遇病毒攻击或其他破坏时，系统瘫痪和数据丢失往往是不可挽回的。通过互联网和相关安全协议，将档案资源存储到“档案云”中，当其中一台服务器发生故障或存在数据丢失时，其他设备遵照安全协议，待该服务器恢复后将原来的档案信息复制到该服务器中，从而提高了档案信息资源的安全可靠性。用户通过可视化的用户界面向服务器提出档案查询请求，服务器根据用户请求通过应用服务层传递到云平台服务层，云服务器通过数据整合、数据检索等查询高校在云服务器上的数据信息，同时将查询结果传递给用户，从而实现了对信息的快速检索，提高档案资源的利用率，同时节省了查询时间，对纸质档案起到了切实的保护。
2仿真实验及分析
通过应用云计算，能够大幅提高档案馆IT工作的效率，节约IT业务成本，更容易发挥档案馆的资源优势。随着“云”概念的深入及应用，越来越多的软件服务和虚拟计算资源将放入“云”中，这样无疑会增大对网络宽带的需求，同时也在一定程度上降低了搜索速度。DE算法的基本思想是：对随机初始化的种群中的个体进行变异操作产生变异矢量，变异矢量与目标矢量进行交叉操作产生试验矢量，通过“贪婪”的选择操作，产生新一代种群。将“云”中的每台服务器看做一个个体，整个“云”看做一个种群，采用基本的DE算法对种群进行全局搜索，每代搜索结束后，采用优化最优解机制构建局部搜索策略的初始解，以达到改善候选解的目的。如何使得缩放因子F既能有利于对解空间的开发又能利于种群的收敛，姜立强等对差分进化算法缩放因子取值策略进行了研究，通过仿真实验表明，F随迭代次数的增加而逐渐减小有利于提高算法的收敛速率。
3结论
