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档案管理实践范文1
【关键词】医院；电子档案；管理
一、医院实行电子档案管理的重要意义
首先，医院电子档案能促进档案信息的整合共享，提高档案的利用效率。档案管理作为医院内部管理的一项重要工作，能够有效促进医院事业发展。医院电子档案管理工作比以往查阅档案原件更加简单、易操控，节省了大量的时间与精力，大大增强了原始档案的应用程度。医院各部门可以更加自如地提取档案，从而大大提高了档案信息的利用率。其次，医院电子档案能够为珍贵的档案原件提供保护，为医院的改革发展提供帮助。随着医改进程的不断加快，医院的改革与发展迫在眉睫。一个医院的档案记载了该医院的发展历程、各个阶段的医疗水平以及医院的运营情况，可以说是承载了该医院文化资源。将医院的档案进行电子信息化处理，不仅能够为档案原件提供有效保护，还能够避免因为过多借阅档案原件而导致档案遗失的风险。再次，医院电子档案为医院进行内部数据分析提供可靠的资源。医院在进行内部数据分析时，很难从纸质文件中获取到有效、有准备的数据资源，但是通过电子档案数据库的建立与使用，数据库中包含了全员的资料与档案，有效缩短了查阅档案的时间，从而能够在很短的时间内生成临床所需的数据分析结果，并制定出相应的诊疗方案，为医院工作效率与服务质量的提高提供了便利，并有效降低了医院运营的成本。最后，医院电子档案能够为医院提供个性化的诊疗服务。随着医改的不断深入，个性化医疗已然成为了一个十分热点的问题。电子档案管理也是个性化服务中的一种，相关部门可以从医院上报的相关数据进行筛选统计，以最快的速度做好可能发生的新疫情的预防工作。从而有助于国家医疗成本的降低，进一步提高国民的身体素质。
二、以科学合理的措施完善医院电子档案管理实践
（一）完善档案软硬件设备，以提高电子档案的安全性。医院电子档案管理工作离开了计算机设备，那电子档案的优势就无从发挥。对此，医院应该不断加强电子档案的软硬件设备，将落后的计算机设备淘汰掉，配备完善的电子档案管理的软硬件设备。比如，以电子刻录设施与光盘等等来为工作人员处理电子档案信息提供便利，从而增强医院电子档案的时效性，确保电子档案能得到安全储存与有效利用。同时，医院档案管理部门应该建立起完备的档案管理信息系统，从而以现代化的网络安全及时来避免电子档案信息被不法分子修改与泄露。针对电子档案文件的可复读性强、修改编辑不留痕迹、载体无法统一、一些能够鉴别文件原始佐证的关键信息十分容易被更改等等问题，可以通过建立身份加密验证的保护措施确保电子档案信息在传输、处理以及利用的过程中出现变更，此外还需要做好电子档案信息的异地备份处理。以此来提供电子档案信息的安全性，为医院电子档案的科学管理提供切实有效的技术帮助。（二）建立健全的档案制度，切实提高档案管理人员的素质水平。为了促进医院电子档案管理工作的进一步发展，医院领导应该要提高对电子档案管理工作的重视程度。从电子档案管理工作的特点出发，根据目前社会对医院电子档案信息的需求来制定相关的档案制度来约束、管理电子档案，从而确保医院电子档案管理工作更加规范。此外，作为医院档案管理人员，应该不断提高自身的综合素质，努力学习有关电子档案方面的知识以不断提高自己的工作水平。电子档案管理人员一定要做好下面四点的安全：1.严禁使用电子档案管理的计算机设备访问互联网。2.严禁随意在电子档案管理的计算机设备上运行任何软件。3.严禁使用U盘等移动设备移交档案。4.严禁打开、运行一些不清楚的文件，以确保电子信息档案的安全。（三）有针对性地采取纸质与电子档案双套归档。医院在进行电子文件归档时，其归档的范围可以参照纸质文件的归档范围来开展，确定电子文件的类型，归档的电子档案要及时做备份处理，避免电子档案被删除的风险。医院还应该结合自身的工作实际，凡是在医院一切活动中产生的具有价值的档案都应该收集并及时做好归档处理。但是由于大多数医院仍然在电子档案的管理制度、技术与方法、管理与通信设备等等方面存在着各种各样的问题，因此，要有针对性地采取纸质与电子档案双套归档的措施，实行纸质与电子档案的归档、鉴定、整理、著录、使用等同步进行。
三、结语
医院的档案管理随着科学信息技术的不断进步与发展也随之产生了很多新的变化。电子档案是社会进步的产物，也是档案管理一个崭新的课题。医院档案管理工作人员应该不断改进档案管理的思想、方法、手段等等，不断创新医院电子档案管理，为医院档案管理水平的不断提高奠定基础。
【参考文献】
[1]王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院，2014（08）：134-136.
档案管理实践范文2
[关键词]电子档案管理；信息化建设；管理体系构建
为适应社会发展的需要，建立健全信息化电子档案管理体系十分必要。就档案管理工作者而言，一方面需要更新电子档案的管理策略，以现代化、电子化的管理方法保证其信息化、网络化的实现；另一方面需要保证电子档案在不同领域应用效益的提升，以顺应时展的全新趋势。
一、新时期电子档案管理的重要意义
首先，传统的档案管理需要投入大量的人力、物力以及财力去完成，且极易造成档案文件的损坏，电子档案则在极大程度上避免了这种现象的出现。利用网络以及计算机技术进行档案管理，不仅能够提高资料归档的质量，还能大大提高档案检索速度，从而既降低了管理人员的工作强度，又从根本上提升了档案管理的效率，并有效地节省了财力、物力以及人力等方面的投资。
其次，电子档案实现了资料由实物向信息转化的过程，为读者及用户能够更加快捷方便地使用资料提供了可能性。资源使用率及用户满意度的提高，意味着档案管理工作服务质量的全面提升。
最后，有别于传统档案管理只能保存纸质文字资料，电子档案突破了载体的限制，在原始文字资料的基础上，还能收集管理视频图像等影音文件，满足了新时期人们对于多媒体资源的需求，更加符合当今社会对于档案利用多元化的特征。
二、新时期电子档案管理的问题分析
首先，对电子档案的认知与利用存在着三种误区――习惯性地将纸质材料视作档案的载体要求，而对电子文件仅仅将其视作副本或者一般资料来进行保管；过度依赖计算机，忽视对电子文件的备份与保存工作，导致常因设备故障而丢失重要的电子文档；打印所有的电子文档，浪费资源的同时又使文档管理回归低效原点。
其次，电子档案的信息可读性受到科技发展因素的制约。这是电子档案管理工作所遇到的较为突出的问题之一，一些电子资源的储存载体（磁盘、光盘等）外秒看起来保存完好，但是其内由于加密、软件升级、硬件设施进化和编码方式变化等原因，常出现信息不可读取的问题。而且随着信息技术的不断推陈出新，新编码技术对旧编码技术的不断替代，电子计算机外部运行环境与内部电子文件编码方式间的矛盾越来越突出，电子档案信息可读性的制约也越来越强劲。
最后，电子档案的“原始性”难以界定和保持。档案的原始性是保证其在法律上具有凭证作用的关键，然而电子文件具有的“载体与信息相互分离”的特点，导致一些信息极容易被更改而且难以被发现。鉴于此，电子档案的“原始性”就无法采取和纸质文件一样的判断标准来执行。
三、新时期电子档案管理的实践应用
（一）强化信息化管理意识
在电子档案出现和真正普及大众之前，人们所使用的一直都是最为传统的纸质档案，电子档案作为信息化发展进程中顺势而生的产物，人们对其仍存在认知上的不足。鉴于此，在电子档案已经成为档案管理新形式的潮流趋势下，社会各界必须改变原有的档案管理意识和方法，以适应新时期信息化的发展需求。
首先，领导层面要致力于管理模式的创新，让数字化、现代化的档案管理理念深入人心，通过构建相关管理模式以及信息化管理系统，在潜移默化中促进人们信息化管理意识的加强。
其次，档案管理部门在思想意识层面要加大重视力度，不断强化与电子档案管理工作相关人员的思想观念，使他们在意识到工作重要性的同时，能够在对外层面上争取到对档案信息化管理工作方面更多的投人，以促进相关管理内容的高效进行。
最后，新时期所有行业的工作人员都应当注意不断更新自身对于电子档案管理事业的观念，加大对电子档案的开发利用的宣传力度，提高不同领域人们对于电子档案的认识和使用程度。
（二）完善信息化管理体系
新时期电子档案的管理实践与应用，需要各行业结合自身的业务特点，制定出适于自身发展与要求的信息化管理体系，并在实现合理、科学、高效与实际的目标的过程中不断丰富与完善。同时该体系在制定的过程中，应当对有关对电子档案管理的部分进行合理的细化，并采取必要手段提高相关业务流程中工作人员的熟悉度以及规范性。另外，安全性也是电子档案信息化管理体系的重要核心，尤其是需要注重来自网络安全的防范，以保障各类电子档案的完整性和安全性。
（三）加强信息化人才建设
加强信息化人才建设，需要注重对电子档案管理人员素质（档案管理水平等）的培养，以及对相关的工作人员进行业务（计算机业务水平等）的培训。电子档案管理工作者不仅需要掌握图文排版处理、多媒体文件信息处理以及各类文件、邮件收发等较为基本的计算机操作技术，还需要掌握必要的电子文件归档方法以便在进行电子档案归档过程中顺利完成身份识别、权限控制等技术要求的设定。
综上所述，新时期电子档案管理工作具有非常强的复杂性。在保管方面，应当注意避免对计算机过度依赖，从而使电子档案在进行计算机硬件更新或者出现储存媒介损坏时，避免发生文件丢失的情况；在利用方面，档案管理人员要切实做好安全管理工作，保证电子档案在使用过程中的安全性（避免发生数据外泄这种情况）；在鉴定与审核方面，档案管理人员务必要小心谨慎，通过对电子档案保管期限进行严密审核，来维护其真实和有效性。只有这样，电子档案管理工作才有可能适应新时期科技以及社会发展的需求，为我国各企事业单位档案管理工作提供便捷、高效的服务。
参考文献
[1]邢军岐.浅谈新时期电子档案管理问题[J].电子技术与软件工程，2014（09）.
[2]何所惧.新时期电子档案管理存在的问题及应对措施[J].办公室业务，2014（01）.
档案管理实践范文3
关键词:科技档案;管理工作;实践;问题
1科技档案管理工作在实践中遇到的问题
1．1归档记录不详细，档案管理系统不成熟
虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。
1．2档案管理成本较高，工作环境较差
档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。
1．3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善
在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。
1．4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后
在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。
2提高科技档案管理效率的有效方法
2．1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念
档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。
2．2完善归档信息，做好流程记录
要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。
2．3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担
第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。
2．4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势
在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。
3结语
目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。
参考文献:
［1］王冬梅．浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究［J］．科技视界，2014，(03):103－104．
［2］孟秋梅．事业单位档案管理现状分析及对策研究［J］．才智，2014，(26):56－57．
档案管理实践范文4
关键词：档案管理；改进措施；创新措施
随着时代的发展以及我国综合国力的不断发展，我国企业有一个较好的发展环境，企业在发展过程中将产生大量的资料，这些档案记录了一个企业的发展进程，可以说，企业档案是企业发展的基础与依据。为了使企业获得更好地发展，企业应重视企业档案管理工作，使企业能够根据企业档案对企业的未来做出更科学的规划，这将大大地提升企业的工作效率和对未来发展做出正确导向。由此可见，研究企业档案管理工作是十分有必要的。
1 档案管理工作对于企业发展的重要性
企业档案记录了一个企业的发展历程以及企业的精神文化。企业的管理者在出台新的规章制度前都应认真参考相关的企业档案，使新的规章制度能够弥补当前规章制度的缺陷，使企业能够获得更好的发展。企业档案能够为企业提供一个合理的依据，使企业的管理者能够清楚地了解企业的发展现状，因此，企业管理者能够做出相应的改变措施，使企业的工作效率能够得到大幅度地提升。除此之外，企业员工能够通过企业档案了解企业的发展历程，明白企业的精神面貌及发展宗旨，这将使员工更加了解企业的发展历程，这将大大地增强员工的归属感。在企业档案中保管着大量的合同的原始依据，在发生法律纠纷时，这些原始凭证将为企业提供令人信服的证据，使企业不会陷入无端的法律纠纷中。
2 完善企业档案管理工作的主要措施
2.1 完善企业档案管理机构
当前我国大部分企业对企业档案管理工作没有投入过多的关注，这导致企业档案管理机构存在许多的漏洞，企业管理人员往往需要耗费大量的时间及精力来寻找需要的资料。因此，企业档案室的工作人员应做好提醒工作，使企业的管理者能够认识到工作中存在的问题，使企业管理者能够开始重视企I的档案管理工作。为了规范档案管理工作，企业应加强对档案管理工作人员的培训和对档案管理工作的资金投入，为档案管理工作人员提供更加完善和便捷的工作平台。为此，企业可以开展薪酬奖励机制，将薪酬与员工的工作绩效相结合，这将大大地提高档案管理人员的工作积极性，从而促进档案管理发展。除此之外，企业的档案管理人员还应认真学习相关的法律制度，使档案管理人员能够明确自己的责任，同时，还应注重档案管理的相关规范，使档案管理工作能够变得更科学、更规范、更有效率。
2.2 做好档案保管工作
档案保管工作是企业档案管理工作的重要工作内容，为了更好地保管企业档案，企业应加强档案工作人员的安全防范意识相应的训练，使档案工作人员遇到自然灾害时能够镇定、有序地开展相应的解救措施，将档案受到损害的程度降到最低。同时，企业也应提高档案室抗自然灾害的能力，可通过在档案室安装安全监控系统以及消防系统等装备，使档案室在遭受破坏时能够及时地通知相关人员并将损害降到最低。除了加强对原件的保护之外，档案室的工作人员还应做好档案数据的备份，在制作备份数据时应保证备份数据的准确性及完整性，同时，还应记录好备份数据的相关信息。
2.3 确认档案保管期限
企业在发展过程中将产生大量的文件，如果档案管理人员没有及时清理价值不大的文件的话，这将给企业档案管理工作带来很大的负担。因此，档案管理人员应根据《中华人民共和国档案法》对企业的档案进行合理的分类，应明确不同档案文件的档案保管期限。当档案文件达到保管期限后，档案室的工作人员应向领导申请销毁这些文件，对于一些仍然对企业有价值的档案，可相应地延长保管年限。通过对档案室的不断更新，档案管理人员将不必浪费大量的时间在无价值的档案文件上，不仅减轻了档案管理人员的工作量，而且也大大缩减了不必要的时间浪费。
3 档案管理工作的创新措施
3.1 更新档案管理的技术
随着时代的不断发展，企业管理工作也应与时俱进，当前，企业的档案信息主要储存在计算机上，然而，计算机系统将因病毒入侵、计算机设备出现故障以及自然灾害而出现故障，这不仅将导致存储的数据受到破坏，甚至会出现数据外泄的状况，这对企业的发展将造成重大的影响。因此，随着信息时代的到来，企业的档案管理人员应做好信息的安全管理工作，例如，档案管理人员能够通过设置网络防火墙等方式来阻挡黑客及病毒的入侵，同时，档案管理人员还应加强档案信息及信息保管方式的管理，使企业的管理人员能够随时、安全得到需要的信息。
3.2 转变档案管理工作的服务方式
随着数据时代的到来，档案管理工作的服务方式及服务内容也随着发生改变，计算机为档案管理工作带来极大的便利，档案管理人员应抓住这次机遇，使档案管理工作获得更好的发展。传统的档案管理人员往往是被动地为人们提供服务，当人们来咨询相关信息时，档案管理人员才会提供相应的服务，导致信息的价值无法得到充分地利用。进入信息时代后，档案部门应主动为用户提供帮助，为此，档案管理人员应注意调查用户的需求，进而，有针对性地为用户提供信息，这将大大地提高信息的利用率，使企业的工作人员能够充分地利用信息资源。同时，这能够使企业的管理人员认识到档案管理工作对于企业发展的重要性，使档案管理工作能够获得更好的发展。
3.3 更新企业档案管理制度
“无规矩，不成方圆”，档案管理工作离不开企业的管理政策的支持，只有企业能够出台科学、有效的管理政策，才能使档案管理工作发挥出最大的效能。随着时代的发展，档案管理工作已经离不开信息技术，因此，企业应加强信息管理的工作，企业可以通过在技术规范、规章制度以及业务规范等不同层面引进相应的信息管理理念，使企业能够形成系统的信息管理体系，这将大大地提升企业档案的管理工作，使档案管理工作能够更好地为企业提供服务。
4 结束语
档案管理工作对企业的发展有着重大的影响，为了能够更好地提高企业档案管理工作，企业的管理人员应认识到当前企业档案管理工作中存在的漏洞，进而提出相应的改进措施。随着企业管理人员对企业档案管理工作的不断实践与探索，将使档案管理工作变得更加系统、规范，使档案管理工作能够更好地为企业的发展贡献自己的力量。
参考文献
档案管理实践范文5
档案管理是一项复杂的工作，档案管理人员需要花费大量的时间将科研人员研究出的成果整理并保存。因此，这对档案管理人员来说是一项困难的工作，如不能及时地将基层科研单位的信息整理出来，那不仅影响到管理档案的工作效率，同时，也会给基层科研单位的工作人员带来不便。所以，基层科研单位要引进先进的、科学规范的档案管理技术，使档案管理工作具有规范性和计划性，这样，档案管理人员就能快速地将档案科学规划，并有效地提升管理效率，从而服务于每一位基层科研人员，让科研人员能及时地从资料库找寻相关的研究内容。
二、关于基层科研单位档案管理的现状
（一）档案类型较多，工作人员整理难度大
由于时代在不断地变化，基层科研单位所研究出的成果已不是单一化，而是各种类型的成果。因此，档案的类型也随之增多，这无疑是给档案管理人员增添了工作难度，各种类型的档案，工作人员在收集的过程中需要耗费大量的时间和精力，如果少收集一种类型的档案，档案管理人员都要重新收集，而且在整理时，档案管理人员也要小心翼翼。与此同时，由于档案类型繁多，部分档案管理人员在整理的过程中难免会漏掉一些档案，这样就使得基层科研人员在查询资料时，总会遇到许多阻碍，甚至查询不到以往研究的成果。
（二）档案管理格局存在问题
不同部门的档案需要由不同部门的档案管理人员整理，这样才能使档案具有规范性，但目前许多基层科研单位的档案管理都有一个部门整理，这样就使得档案比较分散，而且在使用的过程中也会给人带来不便。例如，财务部门的档案应由财务部门的人员整理出来再送到综合管理档案的部门，但财务部门却将没有整理出的档案送去综合档案管理部门，这样就使财务部门的档案经手人多，没有计划性，从而影响到财务部门日后的工作，更严重的则是档案丢失和重要的科研内容丢失甚至泄密。
（三）科研单位仍采用传统的档案管理方法
档案管理部门一直是基层科研单位重要的组成部门，但基层科研单位却经常忽视档案管理部门的存在和重要性，在研究出科学成果时只将档案扔进档案管理部门就对此放任不管，这给档案管理人员带来许多不便，而且由于基层科研单位对其档案管理部门的不重视，导致档案管理部门依旧采用传统的管理手段，这严重影响到档案管理人员的工作的效率。[1]同时，档案管理部门的工作环境较差，储存空间不足，所以缺少合理的管理布局，并且基础科研单位缺少对档案管理部门人员的配备，使其档案管理部门缺少大量的工作人员。这不仅不利于档案的管理，也使得档案管理人员对自身的工作不够重视。
（四）缺少专业的人才
据调查显示，基层科研单位的档案管理部门缺少专业的工作人员，在管理档案的过程中经常会出现将档案放错位置的情况。而且档案管理人员的工作水平和专业素质较低，缺乏良好的职业道德，这就使得档案管理人员在工作时间疏忽职守，并缺少档案管理的工作经验，与此同时，档案管理人员对《档案法》《保密法》等相关的法律法规缺少准确的认知，不能用法律约束自身的工作，使其档案中的核心数据经常会被泄露。[2]
三、关于基层科研单位的档案管理实践研究的重要性
随着科学技术不断地创新，基层科研单位的工作任务也随之增多，而基层科研单位要想研究出更优秀的成果，基层科研单位就要需要大量优秀的科研人员，而这些科研人员要根据以往的科研成果进行研究。因而，档案就成为研究人员工作的参考材料。科研人员要通过翻阅大量的相关文献，在此基础上研究出新的成果，所以，基层科研单位要重视档案管理实践研究，让档案管理实践研究发挥实际的工作作用，只有这样，科研人员才能清晰的寻找相关的研究材料，并为其研究过程节省时间，从而有效地提升研究工作的效率，为国家和人民做出伟大的贡献。而我国在未来的发展中也离不开基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要做好自身的工作，打好档案管理的工作基础。[3]
在研究基层科研单位档案管理的过程中，档案管理人员将档案规范化的管理，不仅为科研人员提供丰富的资料库，同时，也能增强科研单位的工作效率，促进基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要明确档案管理的重要性，如果没有档案管理部门的存在，那基层科研人员所研究出的科技成果将会被遗忘，并无法在日后为科研人员提供参考材料，这样就会使我国未来的科技的发展落后于其他国家。而与此同时，基层科研单位对档案管理的研究也发生了实质性的改变。只有基层科研单位重视对档案管理的实践研究，档案管理人员才能提升自身的专业素质，而档案管理的方法也会得到创新，其档案管理的过程中会更加规范、完整，这也方便档案管理人员对档案的收集。所以，基层科研单位要明确档案管理的目标，制定科学的管理方案。[4]
四、关于基层科研单位的档案管理实践研究提出的策略
（一）明确档案管理的目标，制定科学的管理方案
基层科研单位在进行档案管理的实践研究过程中，首先基层科研单位要明确档案管理的目标，将各部门的档案提前做好规划，并将整理出的档案进行分类再放入综合档案管理部门。然后再由综合档案管理人员对其进行整理储存，只有基础科研单位明确档案管理工作的目标，才能制定出科学的管理方案，使其工作人员能有针对性和计划性地管理档案，这样当科研人员在使用档案时就能快速地找到档案，而这也给档案管理人员带来了便利。[5]例如，档案管理人员在规整档案时，档案管理人员缺乏明确整理目标，就会使档案管理人员在管理档案的过程中就会发生混乱，并且没有针对性，而档案管理人员在根据管理目标工作时，就能按照顺序工作，从而提升工作质量。
（二）引进先进的科学技术，提升档案管理人员的工作效率
先进的科学技术可以促进档案管理人员工作的动力，并提升档案管理人员的工作效率。因此，基层科研单位要为档案管理部门引进先进的科学技术，让档案管理人员能利用科学技术管理档案。档案管理人员在利用科学技术管理档案时，能有效地将档案进行分类和存放，并明确其档案的数量和档案存放的时间，这样档案管理人员在翻阅档案时，就能通过网络技术快速地找到档案存放的位置，而这样也能增强对文件的保密度，使其档案管理人员不会将文件内容泄露。[6]
（三）增强对档案管理人员的培训，使其树立良好的工作理念
基层科研单位的档案管理人员要具备良好的职业道德和专业素养，才能积极主动的管理档案。因此，基层科研单位要在适当的时期对档案管理人员进行培训和指导，将新颖的管理理念融入档案管理人员的思想中，并让档案管理人员掌握熟练的档案管理技巧，这样档案人员就能合理地将新颖的档案管理理念融入工作过程中，从而使自身树立良好的工作理念，而档案管理人员在形成良好的职业道德时，也能保障档案的安全。只有基层科研单位增强对档案管理人员的培训，才能让档案管理人员明确自身的工作的重要性。[7]
（四）强化档案管理人员的法律意识
基层科研单位在对档案管理人员进行培训时，要将档案管理的相关的法律法规灌输到档案管理人员的思想中，使档案管理人员能按照档案管理的法律法规进行工作，并在工作过程中约束自己，不被利益所引诱。例如，基层科研单位可以将《档案法》和《保密法》打印出来，贴在档案管理部门的墙上，从而时刻提醒档案管理人员，基层单位也可以让档案管理人员将其法律背诵，在年终的时候对档案管理人员进行考核，加深档案管理人员对相关法律法规的记忆力。因此，基层科研单位要重视增强档案管理人员的法律意识，使档案管理人员能够遵法守法。
（五）构建完整的档案管理体系
基层科研单位要构建完整的档案管理体系，使档案管理的质量能得到提升。因此，基层科研单位应积极开展科研活动，让其科研人员和档案管理人员都参与到其中，这样科研人员和档案管理人员在参与活动的过程中就能建立良好的关系，并在日后尊重对方的工作和自己主动地配合对方，从而提升双方的工作效率，而构建完整的档案管理体系，也能将外来的文件和内部的文件进行合理的布置，并分清档案的主次，将重要的文件整理出来，使档案具有信息化和标准化。例如，基层科研单位可以根据档案管理的工作任务，编写出相关的体制，如《文件管理》《资料管理规定》等体制，这样，档案管理人员在工作时就会有参考物，从而快速地完成档案管理的工作任务。[8]
五、结束语
关于基层科研单位的档案管理实践研究，基层科研单位的工作人员要增强对其的关注，基层单位要增强对档案管理部门的投资，为其创建良好的工作环境和提供先进科学技术，使档案管理工作人员能采用科学的方法管理档案，这样才能使档案具有规范性和清晰性。而与此同时，基层科研单位也要增强档案管理人员的工作素养，让档案管理人员对自身的工作认真负责，并根据相关的法律法规约束自己，保证不会将档案的重要信息泄露。因而，基层单位人员要积极地对档案管理人员进行培训，并让档案管理部门能够在未来的发展中焕然一新。
档案管理实践范文6
关键词：实践；心理档案管理系统
Abstract：mental file system plays an important role in college students' psychological data management，this article from the value and significance of the construction for psychological profile and the current problems departure，introduces a more perfect mental file management system that foundation based on many years practical application of research ，and to further improve and develop the system proposed prospect.
Keyword：practice；forpsychological profile management systems
心理档案，是个人在社会活动中形成的，关于心理活动和心理健康状况的有保存价值的各种记录，是了解一个人心理健康状况的重要依据，也是促进学生开发潜能、提高其综合素质的重要参考资料[1]。大学生心理健康档案将在确保大学生形成健康心理等高校心理健康工作中发挥越来越重要的作用。因此，建设健全而系统的大学生心理档案系统对高校大学生心理健康教育工作的顺利开展与培养高素质人才都具有非凡意义。
一.大学生心理健康档案建立的价值与意义
1. 建立大学生心理档案系统，有利于维护大学生心理健康教育的顺利开展。建立大学生心理档案的提出最早在2004年。当时，教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案，以促进大学生心理健康教育工作的顺利开展[2][3]。到目前为止，全国很多高校都为学生建立了心理健康档案。心理档案系统的建立在大学生心理健康教育中的应用实践表明[4][5]，无论从大学生心理健康教育状况的全面了解，还是对大学生存在的心理问题的调查与筛选，以及对问题学生的积极干预，都起到了积极的作用。大学生心理健康档案的建立，能够让心理健康教育工作根据学生的需要开展教学，根据学生存在的问题开展有针对性的预防与干预工作，使心理健康教育工作更有效。
2.建立大学生心理档案系统，为高校培养高素质人才与开发学生潜能提供了有力保障。对于大学生心理档案管理系统我们不仅看到他的狭义概念。即学生心理问题和其心理发展变化特点、心理测验结果、心理咨询与辅导记录等材料的记录与保存。我们还更应该看到他的广义概念，即在狭义概念包含资料的基础上，对学生的性格、能力结构、职业倾向、兴趣爱好、人际能力、情绪控制等诸多方面进行跟踪与记录，为学生综合素质的提高与潜力的开发提供有力的指导与参考。
3.建立大学生心理档案系统，有助于正确把握当代大学生心理发展动态，充分掌握其发展规律，促进教学科研工作的开展。大学心理档案的管理不仅对心理健康教育、教学友有重要的参考价值，而且对高校开展心理健康教育的相关课题研究具有十分重要的促进作用[6]。
第一，从心理档案中导出的各种心理测量数据和统计资料能为开展心理健康的相关课题研究提供客观而宝贵的一手资料；第二，从心理健康档案的相关心理测量数据分析中，可以总结出大学生在其心理成长和个性发展过程中存在的各种特殊与普遍问题，因此，可以促进研究人员提出对心理健康教育有价值的相关理论与教育建议。第三，心理档案系统的网络化，可以促进科研人员在遵守相关原则的情况下，进行资源共享，得出更具有推广性的研究结论。
二、心理档案管理系统建设中存在的问题
心理档案系统的建设已经经历了十多年，从目前情况来看，多数学校已经具有了自身的心理档案系统，但种类纷纭繁杂，如教育部牵头开发的“ 中国版”学生心理档案管理系统、北森大学生心理档案系统、安人大学生心理档案系统等，各具特色。但需要值得注意的是，在大学生心理档案管理系统中，除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外，还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化，这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的[7][8]。但目前看来，各高校的心理档案系统建设还存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面。
1.档案系统建立的初衷与实际应用背道而驰。心理档案系统建立的最终目的不是作为资料备案存在，而是为了促进大学生心理健康教育工作的开展与维护大学生心理发展与健康成长。但很多学校的心理健康档案在学生入学的时候建立起来，保存一些学生的基本信息，之后便成为一个无人问津的“死库”，或者心理档案系统记录的学生信息不完善，无法提供有价值的信息。这些问题使得学生的心理健康档案有名无实，浪费了人力、财力、物力资源，却没有发挥应有的作用。要想对大学生心理健康档案“才尽其用”，首先是要建立起完善的大学生心理健康档案，只有完善的资料储备才能够在教育工作的开展中起到应有的作用。其次，不断更新与完善学生的档案资料，学生的心理档案不是建立起来就固定不变，而是随着学生的心理成长而不断更新，才能够起到相应的作用。
2.心理档案系统建设的杂乱无章，难以形成有序的体系。一般来讲，学生学习生活在班级、学院、学校这样一个三级体系之中，在这个体系中的每个层级，都会产生学生的心理健康档案。但是，从目前情况来看，很多学校都成立了专门的心理机构，解决学生的心理问题，这个过程中又会产生大量的心理健康档案。学生的心理档案虽大量形成，但却散乱在不同的层面上。要想解决这一问题，首先必须确定一个主体，把这些散乱的档案集中起来。各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体，比如，对于学生比较多的学校可以以学院为主体，对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体。关键是，几个层面的档案系统要通过学校的无障碍有机的结合在一起，才能够形成完善的体系，才能够发挥其效能。这也是各高校需要解决的难点问题。
3.狭义的心理档案观，让心理档案变成了心理咨询与危机干预文档的管理。前文我们已经讨论过，心理档案系统应该建立在广义的概念之上，不仅仅是学生心理咨询与心理危机干预后的相关文档管理。心理档案要想发挥巨大的作用，必须具备两个方面的基础内容：第一，学生日常的心理状况与特点以及学生心理成长与变化的相关记录。第二，学生在成长与发展过程中所遇到的一些心理问题及所采用的解决方式，以及问题解决后对学生成长的积极影响。只有把这两方面的内容有机的结合起来，学生的心理档案体系才算完整，才能够为我所用，狭义的心理档案管理系统仅仅是心理档案的一部分内容，如果用部分来代替整体，很容易出现工作的误导。对学生的心理发展有害无益。
三、基于实践的大学生心理档案系统的构建
西南交通大学从2007年开始探索大学生心理档案系统的建立与完善，参考以往心理档案系统的建设内容，[9][10]经过多年的实践与修订，大学生心理档案系统已经趋于完善，在学生的心理健康教育与心理问题处理中起到了良好的作用。
1.系统构建的主要内容介绍。综合以往的对心理档案系统建设的研究，我们认为心理档案系统应该在包含学生详细的基本情况（姓名、性别、出生年月、家庭地址、出生情况、早期经历、家庭气氛、父母关系、亲子关系、家庭管教方式等）、过去中学情况（初中和高中时的学习情况、与教师的关系、同学的关系）、大学生入学后的各种情况（从学习成绩到师生、同学关系，从学习动机到努力程度，从环境适应到生活变化）、校外交友及校外主要活动、自我感觉的重大事件、心理测试资料、心理咨询等材料的基础上，还要包含学生的个性特征、职业倾向分析、能力特征分析等能够促进学生挖掘潜力，促进发展的相关资料。
在上述内容的基础上，我们应用Microsoft Office Access轻量数据库镶嵌于系统中，是集学生基本信息资料、新生测评数据、心理咨询档案管理、心理危机干预档案管理为一体的应用型软件系统（部分具体内容见图例）。软件支持windows平台，可连接符合扫描仪通用接口的扫描仪，后台数据库支持最大2G容量数据，最大50万条记录数据。解决的关键问题在于探索适用于当前咨询干预流程的软件工作模式。该系统的扩展模块还可以为院系管理人员提供资料、档案的编辑与录入，提高资料的完整性。
2.本系统的突出特点介绍。该系统主要特点表现在以下七个方面：（1）应用了先进的MS管理架构，应用服务器运行数据负荷较轻，安装智能，方便快捷。（2）管理平台中的人机交互界面友好，具人性化，简洁美观，易于使用者的操作和使用。（3）用了大量的LZX自定义扩展实体，数据更精准的展现给使用者，操作更直观。（4）软件中含较多用户设定，个性定制化性能强，支持多个交互习惯选择，从而贴合用户的操作习惯，大大提高办公自动化和人性化。（5）档案管理平台与多媒体接口良好，支持主流多媒体格式文件，对于多媒体文件的档案资料存储过程方便快捷。（6）与Microsoft excel表单文件数据兼容，从而实现与教育部测评软件的测试数据报表无缝对接，安全有效的提高办公自动化、办公自动化。（7）采用成熟的数字建模技术，能快速精准的将采集到的数据生成折线图、条形图等便于用于分析数据的数据模型。3.系统应用后取得的效果。我们创建的大学生心理档案系统经过通过多年的运用与修订完善后，于2012年四月面向四川省各大高校与职业院校及部分中学推广应用。通过一年多的实践应用与信息反馈，都取得了良好的效果和各个运用单位的好评。表明我们基于学生心理健康维护、促进学生健康发展的理念的正确性和软件运行性能的稳定性是值得肯定的。
四、关于系统的进一步研发及应用的展望
随着心理档案管理系统的应用研究和对未来管理工作要求的进一步提高，对于该心理档案系统进一步的研发与完善提出以下几点展望。
第一，继续完善系统的数据兼容能力，提高数据库的应用范围。当前的数据库的数据兼容还多表现在文本数据的录入，新生测评及心理咨询资料的录入及扫描文件的录入。随着系统的进一步完善与研发，能够把学生平时的心理测验、职业倾向测试、能力及性格分析等心理测量的相关数据内容直接导入到系统中进行数据整合与管理，这样不仅完善了学生心理档案的内容、提高数据的利用率而且节省了数据的导入工作量。
第二，尽力推广数据库的应用力度，实现局域的统一性。要想使一套档案管理系统得到极大的推广与应用，具有步调一致的统一性那几乎是不可能。但经过不断应用与推广，能够尽可能的统一，实现部分高校的联盟与统一还是有可能实现的。数据库的统一会给数据的联网与应用起到巨大的推动作用。
第三，随着系统的完善，争取早日实现系统管理的网络化管理。虽然心理档案管理有其保密原则，但如果数据仅仅掌握在几个管理人员手中，数据就很容易变成“死数据”，不能够起到应有的作用。数据库如果在得到推广的前提下，能够实现网络化。心理老师、辅导员、班主任等相关管理人员可以在保密协议的指导下，用相应账户调取学生的心理档案及心理成长资料，为促进学生的成长与发展工作提供有力参考。
西南交通大学四川省心理健康教育重点研究基地资助项目（XL JK JY1213B）
参考文献
[1] 李燕，大学生心理档案管理具体问题的初步探讨[J]；四川档案；2010年02期
[2] 邬艾原，大学生心理档案构建的必要性与方法[J]；兰台内外；2010年05期
[3] 王玲，重庆传媒职业学院学生心理档案管理系统的设计与实现[D]电子科技大学，2011
[4] 张道祥，程巍，薛长河.对建立大学生心理档案的几点思考[J].山东电大学报，1998（3）：41～42
[5] 罗亮亮，大学生心理档案系统管理系统研究[D]南昌大学，2008
[6] 聂振伟.正确认识和实施大学生心理健康普查和心理档案建立工作[J].思想理论教育导刊，2005（3）：63～67
[7] 李子华.学校心理健康教育档案：概念与意义[J].辽宁教育研究，2002（60）：33～34
[8] 黄卫国.浅谈大学生心理档案的科学建立与合理利用[J]黑龙江教育2011（1）：50～52
