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数字档案管理论文范文1
1.宏观管理模式
(1)集中管理模式。数字档案馆档案信息资源建设的集中式管理式档案工作域信息资源建设发展方面具有关键作用。一是通过集中管理模式能够使得数字档案馆的信息资源建设具有一定的计划性使档案馆档案信息资源成为一种资源整体捉进其合理利用与开发二是数字档案馆通过集中式管理模式能够对其信息资源建设进行有效控制监督档案馆各级信息资源建设的具体行为规范工作流程保证数字档案馆信息资源的可持续发展。但是集中式管理模式在一定程度上使得档案信息资源建设缺乏一定的创新性。
(2)分散管理模式。数字档案馆档案信息资源的分散管理模式具有较强的灵活性和适用性。通过分散管理模式能够调动不同地区数字档案馆信息资源建设的积极性充分发挥自身优势加强档案信息资源建设工作。同时数字档案馆采用分散管理模式为信息资源建设提供了个性化发展的渠道提高了档案信息资源建设工作中的创新工作效力但是分散管理模式同样有着信息资源分散、信息系统不兼容、共享交换不方便的问题。
2.微观管理模式
(1)内外结合模式。数字档案馆信息资源建设的内外结合模式指的是数字档案馆根据其自身信息资源不足的现实情况积极寻找其他外部信息资源与其共同完成信息资源建设的一种模式。内外结合管理模式的核心是数字档案馆通过整合内部与外部的信息资源共同完成档案信息资源建设工作。数字档案馆信息资源建设采用内外结合的管理模式不但能够克服集中管理与分散管理的弊端还能够取两者长处使档案信息资源的建设具有较强的适应性。一是通过充分利用数字档案馆现有的信息资源使其人力资源、物品资源能够得到良好利用提高档案馆信息资源建设的质量;二是利用内外结合的管理模式河以借鉴外部信息资源建设的信息技术、专业人才等，弥补数字档案馆在信息资源建设过程中的不足加强档案馆工作人员业务培训加快信息资源建设步伐。
(2)专项建设模式。数字档案馆信息资源建设的专项建设模式指的是将其建设力量集中在某一个具体领域方面，由此集中力量解决数字档案馆信息资源建设过程中遇到的棘手问题尽可能找到问题的突破口。因此专项建设模式更适用于数字档案馆信息建设的最初时期或者用于专业性较强的数字档案馆信息资源建设中。
二、数字档案馆档案信息资源建设管理流程
数字档案馆档案信息资源建设是一项长期持续的工作包括总体分析、制订计划和一些具体业务共同构成。为了能够有效控制管理数字档案馆信息资源建设工作必须对其进行建设规划役计建设流程。第一阶段数字档案馆信息资源建设的前期准备阶段包括建设总体分析和建设整体规划两个方面。该阶段主要是对数字档案馆信息资源建设的环境、条件等进行系统分析提出可行性研究报告为数字档案馆的信息资源建设进行整体规划同时进一步细化具体业务的建设计划。第二阶段数字档案馆信息资源建设的具体业务的实施管理包括信息需求分析、获取数字信息资源、信息鉴定、信息组织、信息存储、信息开发和信息维护更新等环节。该阶段数字档案馆信息资源建设的最终目的是控制整个过程保证其信息资源的建设目标能够实现。第三阶段数字档案馆信息资源建设的总体评估和验证阶段包括数字档案馆建设绩效评估和信息反馈两个方面，该阶段工作的最终目的是对其信息资源建设的实现流程、开发利用程度进行有效评估脸证数字档案馆信息资源建设工作是否已经达到最初目标总结建设过程中的经验与问题将信息资源建设过程中遇到的问题进行反馈。
三、数字档案馆信息资源建设的策略构建
1.深入开发档案信息资源
第一加强科学合理的成本投入。科学合理的成本投入是保证数字档案馆档案信息资源正常开放与利用的前提。档案馆信息资源的建设与应用是需要一定的人力、物力和资金的投入加果没有合理的成本投入数字档案馆信息资源建设与开发就会受到各种阻碍，难以提高信息资源产品的品质和档次但是成本的投入也不能盲目增加而是要根据数字档案馆的实际建设情况而定。因此数字档案馆信息资源的建设与开发要保证有一定的成本投入同时避免资源浪费的问题出现。第二朋确信息产品特点。信息产品的特点与特色是数字档案馆信息资源建设过程中的取胜关键。档案信息产品在社会中具有较强的特性例如原始性、不可复制性等由此数字档案馆信息资源的建设与开发工作更应该抓住这一特点朋确档案信息产品的特色提高档案信息产品的品质与价值。第三实施联合开发。数字档案馆信息资源建设与开发工作是一个整体过程对于档案信息产品的标准规范、专业人员的配备与使用等方面都提出了较高要求。但是大部分数字档案馆都无法满足以上这些要求需要经过多方机构的整体协调加强档案馆之间、档案部门与其他机构之间的联系实施联合开发建设，以此提高数字档案馆信息资源建设的步伐。
2.不断更新档案信息资源
随着档案信息产生和冗余信息价值的消失以及信息技术和生产设备的不断提高数字档案馆信息资源建设仍然需要持续更新主要包括以下三个方面片是添加新的档案信息主要是及时将最新的信息资源加入到数字档案馆信息资源建设开发工作中这也是档案信息资源的重新建设不断添加档案信息资源，能够提高数字档案馆信息资源开发的适应性和可用性。二是及时清除已经失去利用价值的档案信息由于数字档案馆信息资源建设占用的存储空间有限不能够满足随时增加新的信息资源因此需要及时清除已经失去价值的档案信息。而且这些老化无效的档案信息如果不能够及时清除不但会影响数字档案馆信息资源建设的运行速度还阻碍了用户使用系统查找信息资源的行为。但是清除失去价值的档案信息需要经过严格的审查和鉴定并对其进行详细记录。三是数字档案馆信息资源管理系统的更新是随着信息技术的发展而不断进行的肖数字档案馆原始的信息系统无法满足实际工作需求时，就需要对信息资源管理系统进行一次更新本质上是将原始信息资源系统进行转换。
3.科学合理的存储信息资源
档案信息的合理存储是数字档案馆信息资源建设函待解决的问题，由于要充分考虑到档案信息存储与提取的便捷性和安全性，以及档案信息长期有效存储的问题，在数字档案馆信息资源建设过程中要重点规划信息存储问题通过有效的信息技术手段和保障措施加强档案信息的存储效率。首先要制订完善合理的信息资源存储方案在数字档案馆信息资源存储建设中其信息技术手段包括分布式管理、数据挖掘、模糊识别、信息检索等由于信息技术的发展是持续的，因此，不可能建设一种完全合理的信息资源存储方案。但是数字档案馆应该充分考虑其建设环境和条件积极寻找科学合理的信息资源存储方案，以最大限度满足数字档案馆的现实需求这也是其信息资源建设过程中必须要综合考虑的问题。其次要遵循数字档案信息存储的标准和规范。数字化建设提出以来信息领域对于数字信息标准的研究方面也取得了一定进展。因此数字档案馆信息资源建设在对信息存储进行合理规划时要充分考虑到数字档案信息的存储标准和规范为后期档案信息资源的共享与交流提供有力的支持和保障。最后数字档案馆档案信息存储要选择适当的存储载体。载体是存储档案信息的实体。数字档案信息与传统档案材料相同其存储、保存、提取都与载体密不可分。数字档案信息存储的品质与性能是影响档案信息安全应用的关键因素油此数字档案馆在信息资源建设过程中对于档案信息的存储要采用性能稳定、安全可靠的信息载体。
四、总结
数字档案管理论文范文2
（一）在档案管理中没有处理好纸质档案和数字化档案双轨制管理的问题
随着数字化档案的快速发展，数字化档案信息的总体规模在逐渐扩大，其数量已经达到甚至超过了纸质档案，为了对两种档案加以区别，并发挥最大的管理效益，需要在档案管理中对纸质档案和数字化档案实行双轨制的管理。但从目前的数字化档案信息的管理情况来看，双轨制管理的推行存在一定的阻力，双轨制没有真正得到落实和实行，没有取得预期的效果。
（二）由于互联网的发展，数字化档案信息资源面临着一定的安全威胁
由于互联网技术的发展，为了发挥数字化档案信息资源的作用，可以通过互联网调取所需的数字化档案。这种做法的好处在于可以使数字化档案信息资源得到共享，提高其利用率，但是确定是对于有些机密的数字化档案信息缺乏有效的保护手段，使得网络黑客可以侵入档案管理系统，窃取机密的数字化档案信息资源，所以，对于数字化档案信息资源面临的安全威胁，必须着力解决。
二、解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策分析
考虑到当前数字化档案信息资源的重要性，我们必须采取相应的对策解决目前数字化档案信息资源管理中存在的问题，使数字化档案信息资源管理取得预期目的，实现数字化档案信息资源管理的最佳效益。随着数字化档案信息资源规模的扩大，在解决数字化档案信息资源管理问题时，一定要考虑到其实际运行情况，做到优化管理措施，创新管理手段，有效堵塞数字化档案信息资源管理的漏洞。解决数字化档案信息资源管理存在问题的对策，主要应采取以下几种措施：
（一）在档案管理工作中，必须对数字化档案信息资源管理有足够的重视
在档案管理中，数字化档案信息资源的重要性日益突出，我们必须对其重要性引起足够的重视，主要应该采取概念宣贯和理念灌输的方式，从根本上明确数字化档案信息资源的重要性。从目前的档案管理中可以看出，只有观念上重视了，才能保证管理工作得到很好的开展。所以，必须对数字化档案信息资源管理采取足够的重视态度，从档案管理理念上推动数字化档案信息资源管理工作的开展。
（二）有效解决档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理的难题
对待数字化档案信息资源管理的有效做法是实行档案双轨制管理，逐步提高数字化档案信息资源管理的力度。对于目前档案管理工作中纸质档案和数字化档案信息资源双轨制管理推进速度慢，推进效果不理想的问题，我们要制定具体的数字化档案信息资源管理制度，并创新档案管理手段，实现对数字化档案信息资源与纸质档案的双轨制管理，保证档案双轨制管理有效推进。
（三）对关键的数字化档案信息资源实行加密处理，保证数字档案的安全性
在目前的数字化档案信息资源中，为了预防关键档案信息泄密，要采取信息加密措施，并升级数字化档案信息资源管理系统，从根本上保证数字档案的安全性。为了有效应对网络黑客对关键数字化档案信息资源的窃取，我们要完善并加强硬件网络设施，同时采取先进的数学算法和加密手段，保证关键数字化档案信息资源得到有效保护。通过实践证明，这种加密手段是行之有效的。
三、提高数字化档案信息资源管理效益的具体措施分析
上文分析了目前数字化档案信息资源管理存在的问题，以及解决数字化档案信息资源管理存在问题，从中可以看出，数字化档案信息资源的重要性日益突出，必须采取可靠的手段不断提高数字化档案信息资源管理的效益，满足数字化档案信息资源管理的目标。实践证明，要想提高数字化档案信息资源管理的效益，就应该从以下几个方面入手：
（一）将数字化档案信息资源管理和纸质档案管理一起，纳入到统一的标准化管理体系中来
实践证明，在档案管理中，要想提高管理效益，就要建立统一的标准化管理体系，实行统一管理，发挥管理效益。对于数字化档案信息资源管理而言，要和纸质档案一起，建立统一的标准化管理体系，完善档案管理双轨制。
（二）建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，保证数字化档案信息资源管理的有效开展
由于数字化档案信息资源规模逐渐扩大，涉及种类多数据庞杂，为了实现有效管理，建立数据库是未来发展的趋势。所以，要建立并完善数字化档案信息资源管理数据库，有效开展数字化档案信息的管理工作。
（三）统一数字化档案信息资源存储格式，便于数字化档案信息资源的实际使用
为了提高数字化档案信息资源在数据库中的存储效率，节省存储空间，便于用户实际调用，我们应该统一数字化档案信息资源存储格式，保证在数据库中以同一种格式出现，便于存储和利用。
（四）加强数字化档案信息资源的安全管理建设，保证信息安全
数字化档案信息资源中包含一些机密的信息，所以我们必须加强安全管理建设，要提高安全管理登记，保证关键数字化档案信息的安全，保证这些机密信息不发生泄漏。
（五）培养数字化档案信息资源管理专项人才，不断提高管理人员素质
数字档案管理论文范文3
传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。
二、医院档案信息数字化管理的主要问题
（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。
（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。
（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。
三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节
对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：
（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。
（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。
（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。
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1.对档案数字化管理重视程度不高
在档案管理过程中，数字化的档案管理重视程度不高，没有充分发挥数字化档案管理的重要性和积极作用。由于对档案数字化管理重视程度不够，档案管理工作的资金以及技术投入也不多，不利于档案管理数字化的实现。
2.数字化档案管理工作量大
在推进档案数字化管理的过程中，需要对原有的档案进行数字化处理和管理。利用文档对所有的档案进行规划化处理，便于日后的再次利用，建立网络使用平台，对相关数据进行加密、备份，设置防火墙，避免信息丢失。而且随着信息技术的不断升级，还需要不定期对电子版的档案资料进行升级，可见实现档案资料的数字化管理是一项十分繁重的任务。
3.资金、设备投入力度不够
实现档案的数字化管理，资金设备是关键，要进行档案信息化，就需要大量资金和设备，例如计算机、打印机、复印机、扫描机、缩印设备等，这些电子产品的更新换代速度比较快，需要不定期的资金投入，对设备进行更换、维修等。
4.档案管理人员素质能力有待加强
档案管理人员的素质能力对于数字化档案管理具有积极的意义，然而在实际的档案管理工作中，档案管理人员的素质能力还有待加强，对档案管理的专业知识不扎实，计算机的操作不够熟练，不利于实现档案管理的数字化。
二、新时期下档案的数字化管理
1.提高认识，树立全新的档案管理理念
要实现档案管理数字化就必须提高对数字化档案管理的认识，树立全新的档案管理理念，形成现代化的档案管理意识，转变传统的等客上门、保守的管理理念，实现主动式的管理服务，为档案的数字化管理提供有利的支持。
2.制定完善的档案管理制度
新时期，要实现档案的数字化管理，需要完善的档案管理制度作保证，建立专门的档案管理小组，对档案的内容收集、整理、录入、查询、使用等环节都制定完善的管理制度，并将档案按照不同的用途、不同部门、不同需求等进行分类管理，建立健全档案保密制度、数字化档案的审核制度、日常的使用查询制度以及安全管理制度，找到数字化档案最合理的管理方式，避免信息资源的浪费，形成数字化管理意识，减少人力、物力、财力的浪费，实现高效的数字化档案管理。
3.定期整理档案
虽然数字化档案管理模式已经给广泛的使用，但是在档案管理中还有一些资料需要进行纸质保存，对于这些档案资料，可以在数字化档案中进行标记，并定期整理这些档案资料，确保档案资料被合理管理，实现档案的完整性。同时，应对以往扫描、录入、查询等档案信息进行定期的整理，以便满足档案使用者的需求。
4.定期对数字化档案管理系统进行更新
科学技术是不断发展和更新的，信息化的档案管理设备、软件等也应定时进行更新，从而保证档案管理工作更加顺利、高效进行。不能认为当前的档案管理系统还能使用，更新换代需要花费大量资金而放弃对管理系统设备进行更新，对档案管理系统进行更新有助于管理系统更长久的工作。对数字化管理系统进行更新主要是对计算机的硬件配置进行检查、更新，保证档案管理系统更加安全、高效。对于软件的更新，应选择安全、适合的软件，保证档案数据资料的安全。
5.做好安全管理工作
在数字化档案的管理过程中，需要有完善的安全体系作保障，保障档案管理的基础设施、组织管理、法律制度、安全技术以及灾难恢复等，就是在法律规范的作用下，利用先进的安全管理技术，对整个安全组织管理下的安全基础设施进行备份和恢复，建立完善的风险防范机制，保证档案资料的安全，也使数字化的档案管理工作更加高效、顺利的开展，促使档案管理的信息化水平逐渐提高，更好的为档案使用提供便利。同时，建立完善的监督管理机制，加强监管，避免档案信息泄露。
6.提高档案管理人员的素质能力
数字化档案管理工作的有效开展离不开高素质的档案管理人员，但是目前，档案管理人员的素质能力还不高，对档案管理以及计算机知识掌握不到位，不能很好地开展档案的数字化管理工作。所以，必须努力提高档案管理人员的素质能力，加强对他们的教育培训工作，提高他们档案管理方面的理论知识和实践技能，加强计算机相关技术的学习，熟练掌握计算机的操作，同时加强档案管理人员的职业道德教育，使他们富有责任感，能够做好档案的保密和管理工作，不做违背职业道德的事情，认真负责，爱岗敬业。
三、结束语
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（一）馆藏城市建设档案数字化。
在城市建设档案工作中利用数字化管理，主要是通过对多媒体技术、计算机技术进行融合和利用，协调处理传统纸质介质的档案资料，将其转化成数字信息，从而使所有馆藏的城市建设档案信息都用数字化的形式来存储。城市建设档案数字化管理的利用具备明显的实效性，工作效率大大提升，这是城市建设档案馆实现档案工作数字化最核心的基本点。
（二）城市建设档案管理现代化。
城市建设档案的数字化管理不仅涵盖了一切传统档案馆的效能，还新增了档案编码目录、档案信息检索自动化、档案资料安全存储以及计算机辅助管理档案业务工作、辅助档案信息立卷、档案馆实现办公自动化、档案自动化标引、安全保护技术现代化、档案数据库的建立、辅助档案馆库房管理等各方面的功能，这是城市建设档案工作有效利用数字化管理的另一个基本点。
（三）档案资源的利用共享化。
当下，城市建设的步伐越来越快，各种城市建设档案资料依然以纸质文字的形式存在于城市建设档案的信息空间当中。为改变这一传统的方式，以实现资源共享，数字化管理是唯一行之有效的手段。具体地，城市建设档案馆充分利用信息网络，直接将资料信息传递给每一个用户，从而实现城市建设档案资源的利用共享化，完成城市建设档案为社会服务的根本目的。
二、实现城市建设档案数字化管理的组织保障
（一）建立集中的城市建设档案管理模式。
我国档案管理主要有两种模式，即分散制、集中制，城市建设档案管理也一样。城市建设档案的分散管理模式具体是指档案馆内各个不同的部门采取不同的方式管理档案资料，而集中管理模式具体是指城市建设档案馆对档案实行集中管理，具体体现在两个方面：一方面，对馆内的所有城市建设档案进行集中管理或相对集中管理。另一方面，统一建立城市建设档案管理制度。较分散管理模式而言，城市建设档案集中管理模式的优势在于：对档案管理进行整体规划，避免在对新型档案或跨类别档案的管理上出现交叉、空白，能促进统一档案发展规划的形成，同时对城市建设档案的利用和安全也更有利。城市建设档案数字化管理不仅涵盖了馆内所有的档案类别，还需要数字信息技术的支持，更离不开其他专业部门的配合——它不是一个专业、一个部门就能独立完成的。在集中管理模式下，城市建设档案数字化管理能得到更有效、更全面的组织和实施，且能构建统一的档案信息资源利用平台，以顺利开展城市建设档案服务工作。
（二）档案馆领导要给予足够的重视，并提供支持。
城市建设档案数字化管理的实现涉及到各方面的工作，不管是部门协调、人员组织，还是业务推广、资金保障等，我们要想做好档案工作及档案的数字化管理，得到领导足够的重视和支持是最重要的前提。从实践结果来看，我国大多数档案馆的数字化管理进程较慢的主要原因是得不到必要的技术支持、资金支持等。因此，档案馆领导应积极将城市建设档案数字化管理提上工作日程，如针对档案工作时间节点紧张、录入目录的工作量巨大等问题，为工作人员配备一定数量的短期外协工，专门协助档案馆工作人员完成数字化加工、录入目录、整理资料等工作，确保城市建设档案数字化管理按期顺利实现。
（三）建立健全实现数字化管理的组织网络。
数字档案管理论文范文6
(一)提高办公效益
数字化档案管理能够使得资料在短时间内归档，在需要利用时能够及时提供。从行政事业单位的角度出发，由于企业管理的对象表较多，人员流动性大，比如职工的人职、离职、调动、退休等，要想能够动态的了解这些情况，并做好准确地统计，按照以往的档案管理模式，必须要将档案进行归档后才能查询。而如今，为了提高办公效率，通过计算机的数字化管理不仅能够了解当前的动态情况，而且在查询方面能够快速的将要查的资料准确地查询到，在一定程度上，提高了搜查率。档案信息具有超时空流动的特点，数字化的档案管理实现了由以往单方面的保存文件信息到如今提供信息的巨大转变，从而有效地提高了行政事业单位的办公效率。
(二)提高档案的利用率
在传统的档案管理模式中，档案基本都是以纸质作为载体的形式存放在档案保管室及档案管里，这在一定程度上实现了档案的保管，但是，却存在着很大的弊端，由于档案数量较多，一旦需要紧急使用档案时，将很难在有限的时间内找到，从而浪费了不必要的时间，而新时期下档案的数字化管理能够更加快速准确地找到所需的档案，从而大大消除时间和空间上的束缚，提高了档案的利用率。
二、新时期行政事业单位档案数字化管理的强化措施
(一)树立档案数字化管理的意识
作为行政事业单位的管理人员，应该紧跟信息时展的步伐，不断地学习新知识和新技能，摒弃以往的档案管理模式，转变档案管理观念，采取新的档案管理手段，树立数字化的档案管理意识，在工作过程中，以自身扎实的专业技能，来做好档案数字化管理的工作，提高档案管理的效率。
(二)制定科学的管理体制和体系
行政事业单位的档案管理人员应根据档案管理的自身特点，从单位档案管理的实际需求角度出发，建立符合单位办公并与单位需求相符的档案管理机制，因此，这便要求档案管理人员必须对档案的工作制度、档案的保密机制、档案安全机制及档案使用机制做充分的了解并把它们有机的联系起来，从而建立一个科学的、可行性的档案管理体系。
(三)实现文书及档案处理的数字化
文书作为一项基本工作，是行政事业单位工作中必不可少的重要工作。档案管理的整体效果直接与文书管理的执行力度及文书工作的质量有关。行政事业单位经常要对大量的电子文件进行处理，有时在收发文件的过程中还必须借助于网络，为了满足工作的需要，行政事业单位应亲自让拟稿人输人所需的稿件，然后依次经过工作流程进行，从而节省文书归档所需的时间，最大程度的减少档案管理人员的日工作量和劳动负荷强度。
(四)提高档案信息的安全程度
在行政事业单位中，其档案的信息及重要的数据在特殊时刻对于单位和个人来说非常重要，在档案数字化的管理模式下，档案管理管理人员应该立足实际，多角度、全方位的做好电脑软件的更新杀毒、重要数据及档案的备份、后续防火墙的设置访问等工作，从而减少意外情况的发生。在我们的档案中，多多少少会涉及到我们的隐私。作为档案管理人员来说，应该做好档案的保密工作，在数字化的档案管理模式下，应该有效预防黑客的攻击，减少文件破损的发生几率，从而来提高档案信息的安全管理程度。
三、结语
