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档案信息范文1
电子文件全文信息的采集
随着高校数字化校园建设的不断发展，学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递，电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，如不及时采集归档，任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。
1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件，要及时将其打印出来，完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下，严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则，以确保档案实体与信息的安全。
2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件，有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校，可以直接采用在线归档的方式，将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校，可以采用物理归档的方式，由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档，完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。
3.对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件，由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。
对电子文件全文信息采集的优点是；第一，可以直接进行电子文件全文检索，既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二，省时省力准确率高，电子文件进馆后无须进行人工扫描，就可以完整准确地再现电子文件的原文信息，可以方便快捷地为利用者提供服务。第三，安全高效，使档案“双轨制”得到有效的执行，为档案的安全管理提供了保障，同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。
文件级著录信息的自动采集
目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略，数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生，这些文件不仅数量大，而且价值高，及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集，是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键，同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。
在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈，而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集，成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题，笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点，以及高校各业务部门归档的习惯，编制一套文件著录数据自动采集软件，有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。
1.参照国家档案著录规范，对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求，做进一步的细化与规范统一，使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。
2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点，编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件，直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。
纸质文件目录著录数据自动采集的优点是：第一，充分利用业务部门预立卷的成果，通过采集转换软件，快速实现归档文件级目录的自动著录。第二，省时高效，档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目，避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端，有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三，提高了档案的利用时效，文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询，方便了利用者的查询与利用。第四，增加了业务部门继续归档的信心与动力，因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用，使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。
照片、录音，录像等声像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中，高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及，摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档，并对归档照片进行文字说明，即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求，将归档数码照片上传到档案管理信息系统中，还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。
2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者，由电子文件承办人将表格填好后，将电子文件刻录到光盘上，连同表格一并交给各单位电子文件管理员，于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。
高校声像文件信息采集的优势体现在：第一，声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感，在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使档案馆藏结构丰富多样，在传统纸质档案的基础上，集图、文、声、貌于一体，增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三，声像档案的及时收集，加快了档案馆数字化的进程，强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。
数据库信息的采集
随着数字化校园建设的推进，近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统，例如：本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范，是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践，笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。
将经筛选和处理的业务数据导入通用的临时数据库，例如：Access或SQL Server或Exce1，通过临时数据库将信息导人档案管理信息系统的目录模块中，从而实现档案信息管理系统对业务信息数据库信息的自动采集，这是现代技术条件下一种高效的档案著录信息采集方式。在这个方面华南农业大学档案馆进行了有益的尝试并取得了较好的结果。
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一、档案信息化建设的优点
1）节约成本。进行档案信息化的建设有助于为单位节省不必要的成本浪费。在计算机信息化档案管理没有成为主要的工作模式之前，档案人员需要花费许多的时间和纸张去进行档案资料的编写，在这过程中可能会发生；漏写或是漏记的部分，而最后查找需要从头到尾的查询，浪费大量的人力和物力。运用计算机进行信息资料的管理可以快速查询到所需的资料，在保存上相对简单，不易丢失和缺损。2）提高工作效率。运用现代已经发展得非常成熟的电脑技术进行现代化档案的管理工作，以此作为从原有的纸质信息档案管理到信息化档案管理的一个过渡。运用成熟的电脑技术为档案管理部门节约人力成本。比如说起初档案管理整理纸质文件需要二至四个人来完成这份工作，运用电脑技术就只需要一个人很好的完成这份工作。这就为整个管理节约了人力成本，在此基础之上也提高了相关工作人员的工作效率。
二、信息化档案管理的现状
1）缺乏重视。对档案信息化管理缺乏重视，不仅仅体现在管理部门当中，还包括信息管理人员自身。主要体现在管理部门的管理者遵循陈旧的管理模式，不与时俱进，在快速发展的电脑信息技术面前，管理者还没有跟上信息管理的步伐。另一方面档案管理工作人员，长期以往的工作环境中，已经养成了一种工作习惯，要在让他们重新接受另一种工作方法，一时之间心理上难以接受，甚至是抵触不愿意做出改变。2）管理标准化不足。在进行档案管理上，没有完整齐全的管理制度和部门管理系统。比如，房产信息档案的管理，它应该是拥有专门收集房产资料的人员，分化各级职责，如资料的收集整理人员，其次是立卷检查人员以及档案保管人员。而如今大多数还保持着两三个人员管理信息档案的工作模式，管理人员之间的职责分工不明确，到位。也没有设置专门监督的责任机构和人员，造成档案信息管理总体的不足。3）管理人员素质较低。档案信息人员的素质较低表现在工作责任感不强，具体表现在有的档案信息管理者道德素养不够高，将档案资料据为己有，甚至是私自存放或是拒绝归档保管。档案信息人员素质低下还表现在服务水平不够高。以房产档案信息管理为例，房产所有者需要调动存档的资料进行复印或是作为他用时，管理人员不给予调档，甚至态度恶劣，给他人造成事务办理上的诸多不便。
三、加强信息化档案管理的措施
1）完善基础设施。加强信息化档案管理的先决条件是完善应有的基础设施，没有这些必要的设备就只是纸上谈兵，没有实际的意义。建立现代信息化档案管理首先所需要的设备，计算机是最主要的，其次是复印机，专业的软件设备，打印机、扫描仪等等。而建立档案信息系统是最关键和最主要的部分，拥有一项完整的系统可以更加快速的进行档案的录入，以及档案的分类和档案的查询以及保管。2）重视档案信息化的建设与传统保管。档案信息化的建设固然很重要，是往现代化信息档案保管的一个重要过渡，它使得档案信息形成一项完整的保管系统，也是现代电脑技术运用在档案管理上的一次飞越。它在很大程度上为我们的工作节省了时间，提高了工作效率以及工作的效益。但是传统的档案保管也不能完全的放弃，比如说房产资料文件的原件是作为房产拥有者所有权的一个证明文件，这些文件都是要作为纸质文件资料长期保存的。3）加强信息安全的管理。在建设现代信息化档案管理的步伐之上，还必须得加强信息档案的安全性管理。在电脑科技发展的同时，一些人利用网络的便利性以及网络的漏洞，使用病毒或是黑客软件对信息管理系统进行攻击，造成信息档案管理资料的流失与损坏。在没有备份的情况下，这些流失与损坏的文件资料不能够还原，给拥有者以及档案资料管理部门增加损失。因此，亡羊补牢，为时已晚，档案管理部门应当加强对信息安全管理的预防与应对。4）提高档案管理人员的素质水平。这里所说的提高档案管理人员的素质水平不仅仅包括管理人员的知识水平，更加重要的是道德责任水平。首先是档案管理人员的知识水平，需要他们明确的知道档案信息管理的具体内容以及保管措施以及自身职责的具体要求。其次是管理业务水平，我们知道一些档案管理需要我们妥善的保管一些纸质资料，随着时间的延长，纸质资料容易损坏或是陈旧，看不清楚具体内容，这就需要管理人员具备一定的修复能力。道德素养具体体现在自身的责任意识，强烈的职责使命感以及对自身的约束力。
四、结语
在迅速发展的科学技术时代，印证了科学技术是第一生产力。把这种发达的电脑信息技术运用到档案信息管理当中，完成从传统的纸质管理信息系统到现代信息化档案管理的一个重要过渡。在本文中研究了运用现代的信息化档案管理模式，突出了它的作用，以及它在档案管理当中无法比拟的优越性。在此同时提出在建立现代信息化档案管理中所需要注意的问题，为怎样建立新型的现代化档案管理模式提供了可供大家参考的建议。
作者:刘洋 单位:天津市市区不动产登记事务中心
参考文献：
[1]陆贝贝.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].环球市场,2016,(20).
[2]戴永成.推进财务档案管理信息化建设的探索与实践[J].卷宗,2014,(7).
[3]夏满君,.浅谈电子信息技术在档案管理中的应用[J].卷宗,2014,(11).
档案信息范文3
文章论述了数字档案馆档案信息服务模式及特点，提出了搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径。要通过服务观念创新、服务内容创新、服务方式创新、人才建设和组织管理创新，实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化，以更好地为社会提供服务。
【关键词】
数字档案馆；档案信息；服务模式；创新
随着数字档案馆的建成，档案馆馆藏的多少和馆舍的大小已不再是形成竞争的优势，只有出色的服务才是档案馆生存发展的关键所在。
一、数字档案馆档案信息服务模式及特点
1、以档案馆为中心转变为以利用者为中心
在手工时代，档案信息利用者基本处于被动地位，利用者提交利用需求后只有被动等待，能否得到信息有很大的不确定性。数字档案馆的建成构建了一种档案信息资源环境，以利用者的需求和方便作为创建档案信息环境的根本出发点，其宗旨是为利用者快捷、准确、全面地提供所需信息，利用者通过自主行为实现与档案信息资源的互动。
2、信息内容和形式大大丰富
传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字档案馆中，利用者得到的档案信息是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频。利用者不仅能查阅档案信息，还可获取知识、接受教育。
3、信息服务智能化
在传统档案馆中档案信息被按照全宗、目录、案卷、文件四个层次组织成树状结构，存储档案信息的文件之间虽然存在着内容上的逻辑关系，也只能以一种或几种角度来显示档案信息的有序化。而在数字档案馆中，可对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种链接，各信息节点间形成多维网状结构，可以任意一种角度来显示档案信息的有序化。利用者查阅档案，可以通过一个检索要求将所有相关文件检索出来，大大提高了查全率。
4、信息利用超时空化
在纸质时代，用户查阅档案信息需要到档案馆，需要由档案人员在场提供。而在数字档案馆中，利用者可以超越时间、空间的限制，在任何时间、任何地点通过网络得到各种档案信息。
5、档案服务超前，文档实现一体化管理
传统的档案工作始于归档收集，而在数字档案馆中，文件全生命周期理论将贯穿文件档案的全过程管理。从文件的形成开始介入，对文件的形成、发放、归档进行一体化管理。如PDM系统、OA系统档案部门均参与其中，使之与档案管理系统集成，完成归档发放功能。对各资料点的现行技术资料通过档案管理系统进行统一规范管理。
二、搞好数字档案馆档案信息服务创新的途径
数字档案馆档案信息服务创新涉及多方面，观念创新是前提，服务内容创新是基础、核心，服务方式创新是关键，人才和组织管理的创新是保障。
1、服务观念创新
用知识管理思想指导档案信息服务创新。知识管理对信息服务创新的指导表现在深化信息服务内容，即提供知识服务。它不是简单的信息积累和传递，而是知识的再开发和利用。在服务内容的深度上，对档案信息资源进行深层次的开发利用。数字档案馆较之传统的档案馆，应具备档案编研、统计分析、建立强大知识库的功能。在服务内容的广度上，应有尽可能宽的知识涵盖面，真正起到知识传播和共享的作用，主动为用户提供帮助与指导，以快捷有效的方法满足用户的知识需求。很多软件系统，如OA、PDM、CAPP、ERP系统中保管的信息都是珍贵的知识资源，也是档案信息的组成部分，可以开发知识库管理平台，将其中的知识共享、提炼，实时有效地进行各项知识收集、交换与传递，对于不同系统中提取的知识信息进行整合与收集，将档案信息资源转变为显性知识为利用者所用，从而不断提升自主创新能力。
2、服务内容创新
资源库是数字档案馆基本特征的重要体现，也是数字档案馆建设的重点，只有不断丰富档案资源库的内容，才能在加强收集积累的基础上，创新档案利用服务方式。资源库建设包括以下内容：
存量档案全文数据库建设。根据馆藏情况建立产品档案、文书档案、设备档案、基建档案、标准、图书、光盘目录数据库。采用扫描方式将纸质档案全文数字化处理，扫描成PDF文件格式，在数据库中挂接扫描文件，形成档案全文资源库。对于光盘类的电子文件，需要将其中数据转换为规范格式，按一定的组织方式存入档案全文库。
增量档案全文数据库建设。对于新产生的纸质档案和归档的光盘，建立资源库的方法同存量档案。对于OA、PDM等系统中产生的电子文件，通过开发与有关系统的接口，在线实时或离线定时接收产生的档案信息。
多媒体档案数据库建设。多渠道收集多媒体档案；在科研、生产、基建、培训等活动中采用自主拍摄录制形成多媒体档案；编研多媒体档案材料产生多媒体档案。丰富多媒体档案馆藏，为员工提供图文并茂、形象生动的多媒体档案信息服务，不仅有利于改善档案信息服务手段，提升档案部门的地位，也是档案工作不断应对高新技术挑战的有益尝试。
专题数据库建设。档案专题数据库是档案数据库的一个重要形式，它以各类档案基础库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，按照某一专门题材内容编制而成的各类档案数据集合。开发各类利用价值高、有针对性的专题库，满足利用者不同的档案信息需求，是充分发挥档案作用的最佳突破口，是一种全新的服务方式。
3、服务方式创新
数字档案馆网站是数字档案馆检索利用，信息的重要平台。通过档案网站不受权限限制的档案信息和工作动态。如某企业数字档案馆网站开设了以下栏目：[档案动态]栏目（包括行业档案资料工作情况和公司内档案资料管理工作情况）；[规章制度]栏目（包括国家、行业档案工作标准、规范、规定和公司制度）；[历史瞬间]栏目（展现历史照片）；[档案利用效果实例]栏目（精选利用案例反映档案的利用价值，提高全员的档案意识）；[公司荣誉]栏目（展现公司在科技及管理方面取得的成绩，提高公司职工荣誉感）；[学习园地]栏目（将开会、交流、培训中的档案管理ppt课件收集整理供员工学习）；[问与答]栏目（用于数字档案馆用户和档案馆进行业务交流）。利用档案资源库中的信息则有权限限制，需要提出赋权申请，经档案部门审查后，方可查询或浏览权限范围之内的档案目录及全文信息。
4、人才和组织管理创新
（1）精心组织。数字档案馆建设是一项庞大工程，其中网站建设、资源库建设、数据录入、纸质文件扫描、制度编制等工作的难度和工作量都很大。首先要制定“实施方案”和“实施计划”，并组织参与人员学习，统一思想。并将计划中的所有内容分解落实到人。其次要建立绩效考核制度。
（2）加强建库和利用培训。对专兼职档案人员进行数字档案馆建库的规范、要求、流程的培训，对利用者进行数字档案馆利用培训，使他们熟悉掌握数字档案馆各模块功能。
（3）注重标准体系建设。制定数字档案馆系列标准以满足数字档案馆建设和运行的需要，使数字档案馆利用服务有章可循，更加规范化、标准化。
（4）信息安全保密体系建设。包括数据库安全建设，应用系统安全建设，安全保密管理，数据的备份。
通过数字档案馆档案信息服务模式的创新，能使档案部门的工作水平和工作效率大大提高。在数字档案馆建设过程中，要依托现代信息技术，推动档案服务模式创新，逐步建成门类齐全、载体丰富、具有相当规模的档案信息资源库和集收集、管理、利用于一体的网络平台，从而实现档案工作管理规范化、资源数字化、服务网络化。
【参考文献】
[1]航空工业数字档案馆建设关键技术研究课题成果汇编.
档案信息范文4
关键词：企业信息化 档案管理
在今天高速发展的信息化社会，信息化建设已成为档案管理的必然趋势和唯一选择。对于当今的中小企业来说实现档案信息系统化，是体现档案管理系统功能的基础和手段。档案信息化是需要多种专业人才相互配合，多部门相互协作的系统工程，所以协调组织中各专业人员加以科学的管理和决策，是十分必要的。如企业落实档案信息化可以实现档案信息的数字化和网络化；进而实现档案信息保管、存储、查阅和借用的一体化，使档案资源利用最大化。随着企业的高速发展，档案管理往往因为档案数据冗余、保管条件不佳、档案查找效率低、管理人员知识单一等问题成为木桶效应的短板。要想解决这个短板就必须走实现档案管理信息化这条路。
1 现阶段中小企业在信息化进程中存在的不足
1.1 对档案管理信息化建设的认知水平和推行动力的缺失 当今各中小企业中档案管理工作很多还停留在手工录入、检索、借阅，认为档案登记不再是以前的纸质的账本而是登记在电脑中就是信息化。但是这样依然会存在登记、录入、检索借用过程较慢，电脑中保存的信息量较小，非档案管理人员无法利用等不足，加之档案管理人员知识结构单一，对档案信息化建设缺乏正确的理解，往往会造成档案利用率过低，对现有档案资源开发利用不足等缺点。
1.2 信息化进程程度不足 信息化建设乃至云办公是企业的发展方向和必经之路，但很多企业信息化进程的不足导致很多档案无法实现电子文档化，很多陈旧的档案随着时间的推移而破损。就算实现档案电子化也需要加以镜像备份、杀毒、加密等软硬件的辅助，如若不然在遭遇病毒、黑客和硬件损坏等情况档案安全会遭受严重的威胁。
1.3 档案管理标准、制度及规范的不足 档案管理信
息化的前提是档案管理的标准化和规范化。但现实的情况往往是计算机硬件型号老旧或参差不齐，软件通用性和实用性不佳很难与其他大型软件系统兼容。档案规范制定的不足或档案编码的不完善导致档案信息交流和使用中不同程度的受到限制。加之没有后续信息技术的投入和支持久而久之会形成信息化孤岛现象。
1.4 档案管理人才的缺失 凡是与管理二字相关的都离不开人才，在档案管理中也是以人才为中心。在档案信息化的实施中需要既懂档案管理又懂信息化的复合型人才。现如今的普遍现象是单一的操作人员居多而懂得系统维护和代码编写的复合型人才匮乏，这使得人才成为档案管理信息化建设的瓶颈。
2 实现档案管理信息化必须从以下几个方面着手
2.1 加强对档案管理部门的硬件建设 计算机具有运算速度快，精确度高和逻辑判断能力强等特点，在档案的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作计算机的运用有无可比拟的优势。要想快、准、全地使用借阅档案信息就要在硬软件上增加投入，实现档案部门的计算机全覆盖，为档案管理实现信息化提供必要的硬件保障。上线软件可对档案自动编目、档案检索、档案存储、档案业务管理以及文档一体化管理等工作职能实施信息化。
2.2 加强档案电子化信息资源建设 档案信息电子化就是用计算机对企业内各种档案文献进行收集、筛选、加工和整理，使之转化为电子信息供人们利用。随着档案数量的增加和档案存放时间的增长，档案存在自然老化和人为损害等难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储和光盘存储，不仅解决档案信息存储难的问题还能提高档案工作效率。在档案软件使用方面，如果档案软件缺乏通用性。档案部门使用的软件互通性不佳，不便于文件检索和档案信息管理，就不能利用计算机来完成信息管理工作，这将会极大地制约档案信息电子化的进程。
2.3 加强档案数据库建设 很多企业还没有意识去建立一个电子档案系统来管理日益增多的档案，当前企业的档案信息系统和网络建设一般多有规范性、开发性、共享性较差这几个特点，不能适应档案信息资源共享的需求，需要加强档案目录数据库建设，开发档案管理系统，在编制档案的机读目录的同时也可引进条形码编制等辅助系统来加强档案文件的保存。
2.4 创新档案管理制度 制定适应信息化建设的档案管理制度，健全和完善档案管理业务流程，明确电子档案工作环节和步骤。制定必要的安全措施，对已电子化的档案实行加密和备份，确保电子档案的安全性与完整性。
2.5 加强档案信息化人才的培养 档案信息化建设除了需要大量的技术支持以外，关键的问题在于要加强人才队伍建设。实现档案信息化意味着档案的归档、检索、信息传递和利用都是在计算机上完成的。这就要求档案管理人员不仅要完成电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性与信息的安全性。相应的培训部门应有计划地对档案管理人员进行信息化培训，从而不断提高他们的工作技能。对于档案管理人员应强化信息化意识，积极参与信息化培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平，才能满足信息化发展对档案工作的需求。总之，企业档案实现信息化、数字化、网络化是当今世界和社会发展的大趋势。档案部门应在此项工作加大投入，加强档案信息化的利用，为企业的生产建设提供理想的信息共享和利用环境。只有实现企业档案工作的信息化，才能和企业的发展相协调，才能适应不断变化的外部环境的需要，为企业提高市场竞争力，实现可持续发展做出更大的贡献。
参考文献：
[1]袁大方.档案管理信息化建设中的若干问题探讨.科技创新导报，2008.5.
档案信息范文5
关键词：档案管理 信息化建设 档案信息化
档案信息化就是以原纸质的档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息化，在企业内部，实现档案资源共享，方便企业人力资源部和各个层次的领导及时的查阅动态的本企业人才的档案信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是资料本身的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”，档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作。
2.2提高档案信息化水平技术
①配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
②每个员工的档案全文的数字化。对各职能部门每年提交的档案资料，需要全部的输入，并作备注，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
③对上网的员工档案信息进行密级界定。首先制订密级标准，对内部档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3全面提高档案信息的管理水平
信息技术的广泛采用，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
①随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选用适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
②档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，就可以使企业的档案达到高效的管理。
③信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
④从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.全面推行档案信息化管理，确立档案信息化工程发展的新方向
信息化工程建设的过程就是档案的形成过程，从档案纸质资料的收集-整理-整理成电子版-上传，这些过程都是需要仔细再仔细的，容不得出一点点差错，否则就会导致档案出错，所以，信息化的有效管理会在各方面提高档案管理效率与效益。
①加强内部档案信息化建设，选用适合的企业档案管理软件，制定适合本企业实际工作的档案信息化管理的规章制度，及时改革不适应档案信息化要求的管理体制，提高内部信息交换及共享的水平，创造更多有利于内部利用的条件。
②建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，全面的提高相关岗位人员工作的素质和工作能力。
③档案管理的工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使内部档案的信息系统运行保持在良好状态之中。
④档案的数据质量是计算机管理系统成败的关键，所以必须要严把档案的资料数据关，保证所输入的资料是全面的、准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立资料的审核制度，在档案资料输入之前对档案资料进行审核，在档案资料输入之后还要进行认真的校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为企业档案的管理提供了很大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不但可以效地实现企业档案的动态管理，提高企业档案的管理效率，还能节省大量的人力及物力。保证档案信息化建设发展，为促进企业的整体经济、效益的发展，提供了快捷有效的档案管理作用。对于企业来说，档案管理的好坏直接关系到了企业的发展，所以，档案管理是需要我们每个企业的管理层的领导去重视的。
参考文献：
档案信息范文6
关键词:档案管理;信息化;措施
一、档案信息化管理的必要性
所谓档案信息化,就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。档案信息化可以从以下几个方面来理解:首先要实现档案信息的数字化和网络化;其次,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;再次,要实现档案信息高度共享;第四,要引发档案管理模式的变革。
档案信息化管理的必要性主要表现在:由于档案需长期保存,为提高存储环境,避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免。由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下,大量文档的电子化进程是不可想象和解决的,且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从政治、经济、文化、科技、军事等多个领域还是到人类生活的各个角落,信息技术无不显示其独特的魅力,成为现代社会和现代生活不可缺少的工具。可以说,现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
二、电子档案工作现状及面临的问题
1、电子档案内容的保密性问题是首要问题,用网络的任何终端设备能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
2、电子文件很容易被删改,且修改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
3、随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
4、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。
三、加强档案信息化管理的措施
首先是尽快培养精通计算机技术的档案专业人才,培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
其次是加强基础设施建设,电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快,精确度高,存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点,在文件的管理上,运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还,归档利用和管理工作。在档案管理上,运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录,还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目,如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机,提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化,加强档案的利用。
第三是建立健全维护电子文件真实和安全的法规,在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过法律形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
第四是制定科学、合理、严密的电子档案工作标准和规范,随着电子文件的大量产生,迫切需要建立一套科学、合理、严密的电子档案管理标准和规范。将电子文件的形成、积累、整理、鉴定、归档工作和分类、排列、保存方式,用标准和规范确定下来,使电子档案从诞生之初就得以科学、有序、规范地管理,这是摆在档案部门面前的一项重大课题,也是迫切需要解决的基础性工作。
最后是加强档案目录数据库建设,我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求,需要加强档案目录数据库建设,开发标准化的档案管理系统,加强档案目录的输入和保存。 以此带动全国档案系统现代化管理水平的提高。
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