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信息档案管理论文范文1
从本质上来讲，档案管理工作属于服务性工作，需要工作人员具备高尚的职业道德，做到爱岗敬业、无私奉献、服务周到等。档案管理人员要提高自身工作的效率和质量，最基本的要求就是要热爱自己的岗位，尽自己最大的努力将这份工作做好，有高度的责任感，减少工作的失误和错误。档案管理工作本身比较枯燥无味，如果工作人员缺乏对它的热爱，将直接影响工作人员的工作状态和工作心情，降低工作的效率和质量。此外，档案本身作为记录过去发生某些事实的唯一载体，在社会的发展过程中有着重要的作用，这就要求工作人员需要具备高度的责任心和责任感，高度重视档案管理的每一个工作环节，防止档案的丢失，维护档案的完整和安全。另外，随着档案工作量的越来越大，档案管理工作人员要善于总结工作经验，勤于思考，敢于创新，积极探索和开创新的工作方法和管理方式，确保档案管理工作的全面性和安全型。对于实际工作中遇到的难题和困难，要敢于打破传统的思维模式和管理方式，在遵循规律的基础上，对相关档案管理的环节进行改革和创新，进一步促进档案管理工作的效率，提高档案管理的安全性能。
二、信息化的管理能力和学无止境的精神
信息时代的到来，衍生出了以电子文件为载体的档案，直接冲击了传统的纸质档案管理模式，对档案管理工作人员的专业素质提出了更高的要求。因此，档案管理人员需要具备信息化的管理能力，能够熟练的运用计算机对相关电子文件进行存储、归档、保管等信息化档案管理操作，实现纸质档案和电子档案的同步管理。这无疑需要档案管理工作人员需要掌握基本的计算机操作能力，兼具其他学科的相关内容，在档案信息化建设中贡献自己的一份力量。此外，档案管理人员还需要具备学无止境的精神，有良好的学习态度，积极参加多元化形式的学习，将实际的工作与所学的知识紧密结合在一起，养成工作学习化的良好习惯，不断提高自身的专业素养和专业技能，拓宽自己的知识面和视野，注重综合型人才的培养，提高自身的综合实力和综合素养，进一步促进我国档案管理事业的发展。
三、结语
信息档案管理论文范文2
（一）血站档案信息化管理人员缺乏
当前，我国大部分地区血站档案信息化基础条件相对薄弱，相关部门的工作人员对血站档案信息化建设认识不足，缺乏重视。除此之外，造成血站信息化建设程度较低的另一个原因就是相关人员素质较低。血站档案信息化管理人才缺乏，即便加大资金投入进行信息化建设，也不能保证正常的运行。
（二）缺乏统一档案信息管理系统
血站管理是一个生僻的行业，信息化管理也是一种新型管理模式，其技术和软件方面均未成熟，因而部分档案管理部门未将档案管理信息化纳入议事日程。此外，目前我国血站档案管理缺乏统一专业的信息管理软件，由于地域性差异，各地软件运用在一致性上还存在很大问题。
（三）血站档案信息管理与其他管理
缺乏有效衔接“文档一体化”是血站档案信息网络化管理的必然趋势，其可有效连接档案管理工作与生产活动、文书处理，进而提高信息处理能力，实现档案信息的无缝连接和有效管理。目前，我国血站档案信息化程度较低，管理机制上存在很多障碍，因而档案工作很难与各生产、管理环节之间实现有效对接，因而，“文档一体化”实现较为困难。
二、加强档案信息化管理的主要措施
（一）加强软件和硬件的配套管理
加强档案信息化建设的过程中，首先应加强软件和硬件的配套，建立稳定的管理体系，加大资金投入，保障档案信息化建设软、硬件设施俱全。在档案信息化建设的同时，确保同步建设血站的网络化，将所有信息建立在同一管理平台上，在任何一台计算机上都可以查看有关资料，实现档案信息资源共享，确保档案信息化建设的各项工作科学化、规范化。
（二）加强对档案管理人员进行业务培训
对档案管理人员进行业务培训，组织档案人员一边学习一边实践，不断提高工作人员的档案信息化管理水平。档案管理人员应掌握计算机理论知识和应用技能，可熟练使用各种现代化信息工具，以便更好地开发档案信息。此外，档案管理人员应该通过各种渠道了解对档案信息的需求，从而做到有目标的对档案进行开发和管理，增强档案管理的实效性。档案管理者应熟练业务，收集档案的过程中应做到真实、全面，认真整理所收集资料，仔细分类、鉴别，筛选与工作紧密相关的资料，分类整理。整理好编号，严格区分保存期限，将其输入检索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，档案管理者还应保证档案信息的质量，随机检查，定期移交，确保档案信息书写规范，由本人签字。
（三）制定并完善血站档案信息化标准规范
制定血站档案信息化标准规范，加强档案信息资源建设。着力解决需要构建和遵循的档案信息化建设的标准规范，其中包括电子档案管理、电子文件归档及档案信息标识、描述、存储、查询和使用等方面，形成档案信息化标准管理体系。
（四）提高档案信息的安全性与保密性
档案管理者应坚守岗位，忠于职责，确保桉案的完整性、安全性、保密性。首先应配备防盗、防火设施，在档案室内放置温度计，作好避光、隔热处理，以防发生火灾；其次应做好防潮、防蛀工作，定期施药通风，以防档案受损、受潮发生霉变；此外，档案管理人员应细心检查利用过的档案，做好档案保密工作，不得随意借阅、翻阅，以防档案被抽拆或篡改，确保档案的完整性和真实性，体检、化验、血源管理等直接接触供血者档案的人员，不得泄露献血者档案信息，对献血者隐私保密。
三、新经济形势下加强血站档案信息化管理的必要性
信息档案管理论文范文3
目前，大多数高校档案管理仍沿用传统工作模式，对高校行政、教学、科研等重要信息资源进行收集、整理、编目、保管和利用。随着信息技术广泛应用，传统高校档案管理模式已经暴露出一些问题，如工作繁杂、检索速度慢、档案信息内容单一、周期长、综合性差、档案不易保存、馆藏空间不足以及利用过程中易损坏等。计算机和信息技术的发展、应用，为最终解决这些问题提供了可靠的技术手段。
（1）实现资源共享的需要
高校和社会用户群对信息系统性、时效性的要求日益提高，需要提供经过加工的系统、全面的档案信息服务。档案信息化将充分拓展档案利用的各个环节，尤其打破传统档案信息资源的空间限制，便于档案资源共享，同时也使档案管理效率得到显著提高。
（2）提高自身技术和信息化建设的需要
文件数量膨胀使库容量日渐饱和，传统的加工、利用、存贮工作使档案管理人员不胜负荷。随着科技发展，以计算机应用技术为主体的档案现代化管理技术已经在各层次系统广泛应用。
（3）适应档案载体形式变化的需要
传统的高校档案基本上都以纸质、实物为主要载体，既不易收集、加工、管理，又不利于保存和使用。信息化使得高校档案馆纸质档案向磁带、磁盘和光盘等电子介质转变，使高校档案文件的形成、处理和利用方式发生根本性变化。这不仅有利于高校档案信息的长期保存，也有利于高校档案资源的开发和利用，提高高校档案管理的质量。
（4）实施规范化管理的需要
随着高校体制改革进一步深化，对外交流活动的增加使档案门类增多。档案管理规范是档案信息资源共享的基础，只有建立了数字档案资源在标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面的统一标准，以及档案收集、整理、归档、上网和档案系统建设等各环节的统一规范，才能实现档案信息有序流通。按统一分类标准和立卷整理方法实现高校档案的信息化储存和检索，既保证归档案卷的完整性和规范性，又使查询、检索、统计等更便利，明显提高档案的标准化和现代化管理水平。
2高校档案管理信息化存在的问题
（1）思想观念有待更新
高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和重要组成部分，因此高校档案工作的内容与形式需要不断创新发展。有些领导对档案工作必要性和重要性认识不到位，缺乏战略思维和全局观念；一些档案工作者也不思进取、墨守陈规。这些都是影响高校档案管理信息化的重要因素。因此，要从档案工作实际出发，使档案工作的方针、政策、法规、标准以及档案工作者的思想观念与我国当前经济社会发展相适应。
（2）管理手段有待改善
由于资金不足，档案管理信息化建设滞后于现实需要，目前我国高校档案管理工作手工操作现象较多，缺乏信息化管理手段与设备，制约了档案工作的发展。有些高校虽然配备计算机来管理档案，但大部分工作仍由人工完成，现代化设备只是摆设。
（3）档案管理人员素质亟待提高
目前，高校普遍缺乏从事档案管理信息化工作的专业人员，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理工作者队伍。对于从事档案管理信息化工作的人员，不仅要求其掌握现代信息技术，而且熟悉档案工作。但由于从事档案工作的部分人员学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理，还有工作人员是非计算机专业毕业、没有经过严格信息化技术训练，掌握信息化技术的能力较差。
3高校档案管理信息化策略
高校档案管理信息化建设内容广泛，主要包括高校档案信息资源整理、信息库及信息网络建设、档案信息技术运用、高校档案信息资源开发利用以及高校档案信息化人才队伍建设等。因此，为尽快实现高校档案管理信息化，应采取以下措施。
（1）强化高校档案管理信息化重要性认识
随着高校档案管理事业的发展，高校档案工作已步入规范化轨道，校领导和师生档案意识加强，档案在高校教学、科研中的重要作用逐渐显现，但对于档案管理信息化仍缺乏足够认识。要从档案管理各阶段和具体环节出发，针对档案工作过程中遇到的重点、难点问题开展相关研讨，遵循认识规律，不断研究新情况，解决新问题，形成新认识。加大宣传力度，如举办各类展览、编辑档案工作简报、宣传档案法规、介绍档案管理信息化工作知识等，运用多种形式宣传档案管理信息化工作的重要性。通过宣传提高学校领导和档案工作人员的档案意识，进一步解放思想，更新观念，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感积极投入学校档案管理信息化建设以及档案资源开发利用中。
（2）充分利用网络技术
建立档案管理信息化运行机制，实现档案资料及信息收集、整理、查询和检索自动化。档案的真正价值在于利用，档案信息化管理将为档案信息充分利用提供条件。目前，许多高校已建成高性能校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网基础设备，提高管理质量，更好地服务于教学、科研和各项管理工作，既可以利用网络快速、及时、准确地收集和整理高校各类档案信息，还可以实现档案资料查询和检索自动化。档案管理人员在日常工作中应加强与各单位的协调，鼓励各单位按规定格式和要求以电子文件形式上报档案材料。高校档案馆要通过现代技术，对照片、录音、录像、文字等信息资料进行集中存储、传送、利用和综合管理；同时，在校园网开辟档案信息站点，根据档案类别和属性，将高校沿革、发展历史、文件、规章制度、教育教学信息、科研与开发动态、师资情况、学生学籍情况等内容纳入其中，实现资源共享。根据内容档案信息可分为3种类型：一是非保密公开档案信息（在公众信息平台上自由查阅）；二是日常办公所需内部档案信息（利用办公网络实行个人授权方式在专用服务器数据库中查阅）；三是保密档案信息（通过档案信息管理人员对有权查阅的对象在档案专用服务器中调用和提供）。
（3）加强高校档案管理人员业务培训和继续教育
信息档案管理论文范文4
1.1医院外事档案管理人员的非专业化
档案管理人员应具备较高的专业水平、信息管理能力及相关的现代科学知识，深入了解档案的形成过程，科学地鉴定档案的保存价值，以便做好档案的收集、保管、检索、利用工作等。然而，许多医院外事档案人员并非档案专业出身，对文件目录、归档号、保管期限、案卷目录等档案专业工作无法进行正规操作，导致档案工作无法实现完整性及系统性。
1.2医院外事档案人员的“非外事化”
外事活动是医院展示外在形象的重要平台，是提高医院管理水平、医疗技术和科研能力，加强学科建设和人才队伍建设的重要推动力量，更是拓展视野、开阔思路、促进医院可持续健康发展的重要手段。作为专业性的学术和科研机构，不断提高医疗技术水平是医院建设的重点。
1.3医院外事档案管理人员的“非热情化”
思想指导行动，认识不足必将导致行动的滞后性。医院外事档案管理普遍存在医院领导对其的不重视性，导致医院外事档案管理人员工作意识的淡薄，服务意识的不足。
2信息化背景下医院外事档案管理人员的培养
为了在信息化背景下进一步做好医院外事档案管理工作，针对医院外事档案管理人员的非专业化、非外事化及非热情化，需从意识上提高对医院外事档案工作的重视性，从专业水平上加强医院外事档案工作人员的业务素质及从外事方面对医院外事档案管理人员进行方向性教育。
2.1提高对医院外事档案工作的重视性
在医学知识不断更新、新技术新疗法不断涌现的背景下，迫切需要加强与国际间的学术与科技交流，以提升医院的科研学术水平，推进医院现代化管理进程，提高医院的影响力和竞争力。医院外事档案是真实记录医院在与外国政府、组织以及个人进行友好往来、学术交流等活动中所形成的具有保存价值的图表、文字和录像等，是医院档案工作的重要组成部分，不仅客观、真实地记录了医院在对外交流上的所有发展过程，也给医院的持续发展提供了历史依据。医院外事档案管理人员也应提高自身对档案管理工作的重视，增强服务意识，端正积极工作的态度，更好地进行医院外事档案管理工作。
2.2强化医院外事档案管理人员的专业性
医院外事档案管理人员的非专业性使医院外事档案管理工作无法在信息时代得到完整性、系统性的进行，这就要求医院对外事档案管理人员进行专业性的强化。首先，需挑选档案专业人才进行档案管理工作。医院外事档案管理人员大多由医院外事部门的专办员或其他部门的档案管理人员兼任。此外，在吸取传统档案工作优点的基础上，可利用已有的档案信息网络平台，完整无缺地录入医院外事档案相关信息，做好医院外事档案的信息搜索等工作，真正从根本上保证医院外事档案管理工作的完整性，实现医院外事档案工作的系统性、持续性。其次，加强医院外事档案管理人员的专业性继续教育。充分学习最新的档案工作技术，进一步充实自我的档案专业知识，以便更好地为医院外事档案进行管理工作。
2.3加强医院外事档案管理人员的外事教育
（1）医院外事档案工作的特殊性要求其管理人员在掌握档案专业知识的基础上，还应进行适当的外事教育。医院外事活动的多样性以及办理程序的复杂性都给医院外事档案管理工作带来一定的影响。
（2）医院外事活动的特殊性带来大量的外语材料，这就要求医院外事档案管理人员需具备一定的外语水平，能充分阅读并理解外文材料，甄别外事活动中材料归档的必要性及重要性，避免档案管理过程中出现材料错误、丢失等问题，影响医院外事档案工作的完整性。
（3）医院外事档案管理人员需时时加强保密教育。
3结语
信息档案管理论文范文5
网络和信息技术正在改变着我们的生活，特别是人事档案开放化管理需求给档案工作带来了新的契机，这对档案管理提出了新的和更高的要求。随着档案数量和种类的逐渐增多，改变旧有的模式，利用现代科技和信息技术，向档案信息数字化、网络化变革，加强人事档案管理的信息化建设，已经成为人事档案管理的一个主要趋势和重要途径。1.建立健全档案信息化体系。人事档案只是企业档案的一部分，在加强人事档案信息化建设的同时也应积极推进企业档案管理工作信息化建设的全面改革，从意识入手，建立健全档案信息化体系，加快档案管理工作的现代化进程，同时实现人事档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，档案管理人员可以及时跟踪相关人事事务管理动态，能更加主动地抓取到有价值的档案信息，改变档案管理工作以往的被动局面，使档案管理工作真正适应知识经济的时代要求。2.建立人事档案信息数据库。人事档案管理是一个漫长的过程，从入学直到终生形成的材料是永久保存的，信息量非常庞大。人事档案记载的信息是与职工的切身利益密切相关的，变动大且复杂，以往的纸质档案数量多，使得管理和查阅都很不方便。人事档案信息数据库建立后，除了个人基本信息外，职称评聘、工资晋升、干部考核等对于提拔、晋升职称等方面具有证据性与法律意义的档案信息都可以从数据库中求得，人员信息的变动也可以及时得到更新，充分满足参考利用的需求，使档案信息查询更快速，从而使人事档案管理更科学、高效。3.形成数字档案，增加档案的异质存储模式。纸质人事档案是最原始的证据材料，具有非常权威的客观性，尤其一些重要的人物，他们的档案更具有史料价值。初步统计每份档案平均每年用于调工资、评职称等信息查阅要被翻阅两三次，人事工作中也经常要翻阅查询有关人员的信息，不利于纸质档案的保存，因此对纸质档案的有效保护成为档案管理的重点，而对纸质档案进行数字化处理便是最佳保护手段。对那些容易受损坏、利用频率高、容量大的重要档案信息，通过扫描等技术处理后形成档案原始图像数据，便于保存和提取，纸质档案实现向电子化的转变，有利于人事档案纸质载体的保护。4.人事档案信息化建设的作用。人事档案的一个重要作用是干部选拔任用的考察凭证，管理好人事档案有利于组织人事部门“选人用人”以及考核职工的工作。实现人事档案信息化，上级领导考察干部和组织人事部门考核企业职工的工作情况将变得直观、快捷，对于上级领导了解和掌握干部队伍状况，考核现职干部在“德、能、勤、绩、廉”方面的最新信息能够起到无法估量的作用，能有效地提高人事档案信息的利用和使用价值，为企业领导决策提供可靠的依据。
二、创新是人事档案工作发展的时代要求
档案事业的发展离不开创新，只有通过档案工作的创新，才能适应社会发展的需要。信息化时代企业人事档案管理只有服务于社会，跟上未来发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要，促进档案事业可持续发展。1.从服务方式上创新。按照国家有关规定，人事档案的密级定为“秘密”级以上，这便给人事档案蒙上了一层神秘的面纱，为提供利用设置了重重关卡，使人事档案工作的服务内容趋于闭塞。“以人为本”、“为人民服务”是档案工作的中心所在，首先要服务好人，才能做好管理工作，要使档案工作的作用充分发挥出来，档案服务方式必须有所创新。人事档案管理实现信息化、网络化，能更多地体现出人事信息的自动化、实时化与开放化。建立人事档案信息数据库，在企业局域网内部进行数据共享，使人事档案不再神秘，每个人都可以在权限范围内，自由查阅自己的基本信息和其他相关信息。档案管理从闭塞走向开放，从以往的纸页翻阅到如今的网络即时检索查询，人事信息数据只需要一次录入就可以多次反复利用，大大提高了档案管理人员的工作效率。2.人事档案对企业未来发展的作用。对人事档案管理的形态要有所创新，不能始终局限在接收、整理、转递等传统的工作形态，要发挥人事档案的作用，主动分析人事档案信息，较全面、历史地再现各类人才的面貌、特点以及专长，有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，并为企业和部门合理地推荐优秀人才，使得各类人才扬长避短、在企业发展建设中充分发挥才能贡献自己的力量。人事档案作为考察和了解人才的重要依据，有助于企业开发人才资源，以适应企业发展对人才的广泛需求。如果没有详细的人事档案信息分析，我们就无法清晰地了解企业整体的人才储备情况，也就无法进行科学的预测。由此可见，做好企业人事档案工作，对于人力资源需求预测是至关重要的。所以，企业人事部门要以企业人才队伍建设为立足点，做好人事档案管理和人事档案信息综合分析，为企业人力资源管理提供有效的服务。
三、加强人事档案法律法制的建设
信息档案管理论文范文6
1、是国家信息化和新时期组织工作的迫切需要。进入九十年代以来，信息技术的发展突飞猛进，成熟的信息及电子技术已普及到各行各业。江总书记关于“四个现代化，哪一化也离不开信息化”的重要指示，明确要求各地各部门要把信息化工作列入议事日程。我国近年来大大加快了各项工作的信息化进程，而新时期党的组织工作更应该走在前面。用现代化、科学化的手段做好新时期的组织工作，更好地为以经济建设为中心的社会主义现代化建设服务，这既是新时期组织工作的迫切需要，也是国家信息化工作的必然要求。
2、是干部信息规范化的需要。在日常的干部管理工作中，形成了大量的干部信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足人员个体微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理干部信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。
3、是合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级组织部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进组织工作的科学化和现代化。
二、干部档案管理多媒体信息网络系统的作用
1、为领导和相关部门提供全方位的干部信息。干部信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取干部的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询干部诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，了解干部全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的干部信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解干部的传统方式。
2、使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。干部档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的干部信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在干部管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解一个干部，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解干部的局限性，在信息共享的基础上提高对干部认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理干部的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，干部任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。
3、可以使干部任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集干部工作、学习、深入生产一线的声像，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态影像、声音和相应的文字融为一体，并通过投影显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。
三、建立和使用干部档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题
1、要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国组织干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。如文本、照片、声像等的采集与报送都应该制定和遵循相关的标准，减少转换与重新制作的难度，这也是信息共享及上下沟通的必要条件。
2、要用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。
应用干部档案管理多媒体信息网络系统，首先要建立起干部信息数据库，包括文字信息数据库和多媒体信息数据库，这是整个信息系统的源泉。数据库的内容要丰富，要涵盖干部各方面的综合信息，以提供更大范围内的应用。多媒体数据库是难点，图像和视频数据有着容量大、不易管理、调用速度慢等特性，如果简单的以文件方式存放，满足不了数据量日益增多时的调用、管理、更新、存储等方面的需要。从长远看，必须采用先进的分布式多媒体数据库，以保证多媒体数据的应用。
要使干部多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量，照片要采用高清晰度的扫描仪录入计算机，音频和视频可以采用先进的数字杜比和DVD技术，在为领导提供更逼真的声音和更清晰的影像的同时，也能保证在较长时间内的适应性。
网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导和组织工作提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。网络建设中还要考虑利用Internet，上同中央组织部和省委组织部相连，下同各县、区委组织部相连，形成一个组织系统广域网，实现组织工作信息大面积共享。
3、应该有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，干部信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成干部管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统臻于完善，最终满足组织工作的全面需要。
4、要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。干部信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到干部管理的多个部门。信息系统的建设工作包括括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、干部统计、党员统计等信息内容，与干部考核、考察等工作也有着密不可分的联系。因此在系统的建设上，应该全员参与，分清职能，明确信息的采集、维护和使用等各项工作的分工与权限，最终形成科学、有序、规范、协调的运行机制。
