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档案数字化工作要求范文1
总体情况
2000年12月，国家档案局、中央档案馆印发的《全国档案事业发展“十五”计划》，把“加快档案信息化建设”、“加快现有档案的数字化进程”列入其中。同月，国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣布“十五”期间，我国将加快数字档案馆的建设。为适应新时期档案工作需要，北京市档案局(馆)在《北京市档案事业“十一五”发展规划》、《北京市档案馆“十五”发展规划》、《北京市档案局馆2004 2008信息化建设要点》中提出了“档案数字化工程”概念，该工程包括三大系统：制作系统、存储系统和应用系统。其中制作系统是指传统载体档案的数字化，即：纸质档案、缩微品档案和照片音像档案的数字化，由此拉开了大规模对馆藏档案数字化工作的序幕。
2001年确立馆藏档案全面数字化的发展战略；
2002年4月起，纸质档案数字化工作全面推进。以每年400万页的速度递增，截止到2010年底，纸质档案数字化累计完成112万卷册、3525万页，占馆藏纸质档案总量的58％，完成了“十一五”规划的3500万页预定目标；
2005年底，建立数字化档案利用系统，实现了接待利用工作从登记检索到调档归卷、复制、审批、统让阅览、打印全过程的计算机管理，利用者可登录系统在线检索目录数据并阅览、打印数字化档案；
2007年国家档案局的传统载体档案数字化试点工作中，分别提出了“统筹规划、分步实施”、“需求引导、利用优先”、“三网并进，高效服务”、“确保安全、平衡发展”和“优先存量、注重源头”的数字化工作原则；
2008年针对档案数字化之后成品利用率不高的问题，陈乐人局馆长提出了提高数字化工作质量，加强挂接工作，做到数字化进度与成品利用进度同步的要求，提高数字化工作质量和成品挂接工作，使档案原件保护和数字档案利用工作进一步强化。技术部门通过案卷级别挂接和文件级别挂接建立了目录条目到电子图片的对应关系，目前已经实现了3000万页档案全文数据在局域网的挂接；
历经十年的不懈努力，至“十一五”末，全馆已建立起一套包括纸质、缩微品、照片和音频、视频等各种载体档案在内的数字化加工、存储、利用系统，系统功能更加全面，性能更加稳定。在档案利用大厅，22台计算机、高速的局域网络和先进的档案利用系统搭建起北京市档案馆数字档案利用平台，馆藏全部全宗级目录和案卷级目录、75％文件级目录实现了计算机检索，利用者采用刷卡登录系统的方式，可以在线检索42个数据库的700多万条数据，在线阅览3000万页数字化档案，同时档案馆通过北京市档案信息网提供180余万页开放档案的互联网在线阅览。数字档案资源不断丰富，数字档案利用成效凸显，档案利用工作的效率极大提高，广大利用者真正享受到方便快捷的服务，切实体会到档案数字化成果带来的实惠。
工作目标和原则
馆藏档案数字化工作对北京市档案馆而言是全新的工作，也是一项长期的系统工程，局(馆)党组对给予了高度的重视和持续的关注，制定了明确的工作目标和工作原则，不断提出新要求，完善工作意见，确保平稳、有序、全面、深入、可持续地开展数字化工作创造了条件。
(一)“全面数字化”工作目标
“全面数字化”涵盖三个层面的含义。
第一，要对全部馆藏档案数字化。北京市档案馆保存着记录北京几百余年历史发展的文字、照片、音像等不同载体的档案210万卷件，“全面数字化”就是要将这些存储于多种载体上的档案信息全部异质转化为数字档案。
第二，要对每个全宗中的每卷件档案全部进行数字化。
第三，要建立起包括纸质、缩微品、照片、音视频等多种档案载体在内的全套而非单一载体的档案数字化系统。
(二)五项工作原则
1 统筹规划、分步实施
以纸制档案数字化工作的发展阶段为例。
2002年数字化工作启动之初，北京市档案馆采取外包服务形式，指定公司对馆藏档案进行数字化制作、档案馆负责质量检验。经过两年的探索，初步积累了一定的实践经验。
2004年，由馆长总牵头，馆内主要业务处室参与，由信息化主管处室负责总体协调和质量检验，档案事业服务中心负责纸制档案数字化制作。
目前，采取由局(馆)统一管理数字化工作设备，以劳务派遣的方式聘用员工从事数字化制作，档案馆工作人员负责后期质量控制检验的工作模式。经过多年的实践和不断发展，已建立了一套较为完善的档案数字化管理工作机制，目前拥有工作人员50余人，各类专业设备百余台，日扫描量2万余页。
2 需求引导、利用优先
为加快数字化工作，我们区分馆藏档案情况，制定了“先目录、后全文”、“先纸质、后其他载体”、“先开放、后控制”、“先历史、后现代”的数字化实施步骤，并根据实际情况进行适时调整。结合利用需求分析，对利用率高的开放档案先行数字化，如：民国社会局、警察局档案等；对尚未开放的档案，从利用需求和利用安全等方面考虑，选择性地进行数字化，如：奥运档案、房产档案等。通过实践，“需求引导、利用优先”的工作原则在实际工作中发挥重要的指导作用。
3 三网并进，高效服务
北京市档案馆始终把为利用者提供高效便捷的服务放在首位，逐步建立了分别以互联网、政务网和局域网为平台的档案信息资源网络服务体系。网络服务体系面对不同服务对象，提供不同的服务内容，如面向公众、以互联网为平台，提供馆藏80余万条开放档案目录和馆藏180余万页档案数字化原文及1000张数字照片的在线查询服务；面向全市各委、办、局，以政务网为平台，提供馆藏26万行云流余条档案目录“一对一”查询服务；面向来馆查阅档案的利用者和局馆内部人员，以局域网为平台，提供馆藏全部700万条档案目录和馆藏3000万页档案数字化原文的查阅服务，最大限度地满足了各类利用需求。
4 确保安全，平衡发展
档案实体安全和信息安全始终是北京市档案局(馆)各项工作的重中之重。按照陈乐人局(馆)长围绕档案实体安全、信息安全、设备设施安全、馆室环境安全，筑牢思想、机构、制度、技术、设施、网络和应急七道防线的要求，全馆不断加强信息系统安全防护能力，实施局域网、互联网、政务网物理隔离，对所有上网档案进行二次鉴定，确保档案信息的安全。平衡发展，是在大规模开展馆藏档案数字化工作的同时，也同样重视缩微复制技术的运用，把馆藏中不开放档案制作成缩微品，待其开放后可直接由缩微胶片进行数字转换，两种技术的充分融合，为档案的安全存储和有效利用提供技术保障。
5 优先存量，注重源头
为了对档案进行抢救性保护，我们把数字化重点优先放在馆藏档案上面，也同样注重即将进馆档案的数字化工作。通过《北京市档案馆档案接收办法》和全市档案移交工作会议，提出对移交档案进行数字化的要求，要求移交单位开展档案数字化工作。
抓住机遇，加快建设
档案数字化工作要求范文2
[关键词]高校 档案数字化 问题 对策
[中图分类号]G250.7 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）11-0060-02
档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、存储技术等高新技术把各种纸质、声像等传统介质的档案转换为数字化档案，利用网络将其连接，通过计算机加以管理，最终形成一个档案信息库，实现档案的共享与快速利用。[1]
高校档案数字化建设是伴随着计算机技术的飞速发展和高校现代化管理的开展而出现的。[2]高校档案数字化建设，通过在高校档案管理工作中充分运用各种现代化的信息技术，以达到数字化管理相关档案并提供利用的目标。[3]
一、高校档案数字化建设目标及现状
高校档案数字化建设的目标是使档案库房原有的档案全部实现数字化，建立相关档案的目录数据库、现行档案的全文数据库和照片、音频、视频等声像档案的多媒体数据库，采用完备先进的数字化档案管理系统对高校档案进行安全、高效的管理和利用。[4]
我国高校档案数字化建设起步较晚，大部分高校档案管理还主要以纸质档案管理为主，有些高校虽然使用在线档案管理系统，但也未充分挖掘系统的各项功能，因此，高校档案数字化建设还有很漫长的道路要走。
二、高校档案数字化建设存在的问题
（一）高校档案数字化思想意识薄弱
随着高校档案事业的不断发展，档案工作已逐渐为高校师生所了解，并逐渐为高校领导所重视，但关于档案数字化工作，高校才刚刚起步，还停留在对纸质档案的保管与利用上。
（二）高校档案数字化相关制度不够完善
高校档案数字化工作必须依据统一的标准规范进行，使高校档案数字化工作能够有章可循。但就目前来看，高校档案数字化相关的技术标准、规范并不完善，需要制定相关制度，以此作为高校档案数字化工作的依据。
（三）高校档案数字化的理论研究不足
目前，档案数字化本身还处于不断探索论证的初级阶段，距离其全面实施还需要很长时间，从总体来讲，我国以档案数字化为主题的研究仅仅在最近几年才逐渐活跃，因此高校档案数字化理论研究相对不足，还需要社会各界共同努力探索。[5]
（四）缺乏档案数字化方面专业人才
档案数字化工作是一项专业性较强的工作，要求档案管理人员具备较高的综合素质，不仅要求其具备档案专业理论，还要熟悉计算机扫描、音视频处理等较高的计算机技能，而高校档案部门的档案管理人员相对较少，更谈不上具备计算机技能的档案管理人才，因此，从总体来讲，高校档案部门缺乏全面掌握数字化知识的档案管理人才。[6]
（五）高校档案数字化硬件技术缺乏
目前，虽然大部分高校档案部门已经建立了本部门的局域网，已建立了初具规模的信息化体系，但实际上现有高校档案的管理模式，还主要是手工管理模式，很少通过计算机技术对档案进行管理；虽然有些高校档案管理部门配备了一些先进的计算机设备，但仍然存在部分设备老旧过时的情况；有些档案管理系统软件也存在过时的情况，导致相关档案数据无法读取；并且缺乏一个操作简单、功能强大的档案管理系统。
（六）高校档案数字化资金投入不足
由于高校档案数字化建设要以高新技术为支撑，而高新技术的投入则需要巨额资金，如购入大量的数字化设备及软件；维持现有设备的正常使用，更新过时的设备和软件；更换过时的硬件或升级相关软件，设备过时时还需要迁移转录数字档案信息等，因此，资金短缺也就成为了高校档案数字化建设的主要障碍。
（七）数字化档案信息安全存在问题
将档案数字化后，因为计算机技术的不断发展，数字化档案信息可能存在以下安全隐患：档案数字化载体的寿命一般不长，这时候如果没有产生新型载体，数字化的档案信息将面临无法读取的危险；档案管理系统的软件和硬件更新换代速度相对较快，导致换代后系统中的数字化档案也可能无法读取；档案管理系统本身也存在许多威胁档案信息安全的问题，比如：计算机病毒、计算机犯罪等。[7]这些问题若是没有解决，数字化的档案信息将面临巨大威胁，可能造成无法挽回的损失。
此外，有些纸质档案上有单位的盖章、领导签字或盖章等，这是有法律效力的，因此这些纸质档案具有十分重要的凭证作用。但是，由于存在计算机技术条件的限制及立法相关的问题，这些数字化了的档案属性遭到广泛的质疑，法律部门对其也不予认可，因此，利用这种数字化档案无法实现档案的原始凭证价值。[8]
三、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战
（一）加强高校人员的档案意识
高校档案部门应加大对档案数字化工作的宣传力度，每学期定期召开由各部门兼职档案员参加的档案培训，由学校档案管理人员对兼职档案员的归档工作进行指导，宣传档案相关制度，讲解档案管理系统的使用方法等。同时在校园里也应适时开展档案知识和对档案数字化的宣传活动，使学生和教工广泛了解档案数字化的便利性，提高对数字化档案的利用意识，最终有效提高高校人员的档案意识。
（二）建立和完善档案数字化建设相关制度
建立和完善档案数字化建设的相关制度有利于全面开展高校档案的数字化工作，有效进行高校档案数字化工作，确保高校档案数字化建设的质量和进度。高校档案部门在档案数字化工作开展前，首先应遵循国家的统一标准，既要按照国家已有的与档案工作相关的法律法规和已经明确的国家信息化体系来制定，同时也要充分了解本校的实际情况，使高校档案数字化工作真正做到有章可循。
（三）加大投入，并提供技术保障
高校档案要想实现数字化并确保数字化的档案能够得到有效利用，一方面，要以计算机技术作为保证，而计算机技术的应用则是以高投入为代价才能进行的，这就需要高校加大对档案数字化工作的投入；另一方面，高校档案部门进行档案数字化还需要相关技术保障，可以采取以下措施：高校档案部门应遵循国家制定的技术标准和规范并制定自己学校的档案数字化技术标准和规范；高校档案部门应配备必要的硬件设施，还应对系统和设备定期进行升级并加以完善，组织自己开发或购置先进的数字化档案管理系统；挑选数字化档案存储介质和相关设备时，尽量选择以主流、成熟的技术为基础的存储设备；还应更新、检测存储设备，当技术发生升级、载体过于老化时，还应及时将数据迁移到新载体上。
（四）加强档案数字化人才的培养
高校档案部门应大力培养档案管理型、复合型人才。高校引进与培养档案管理人员时应做到与时俱进，要求档案管理人员具有较全面的知识结构、良好的职业道德。高校档案数字化工作是一项专业技术含量较高的工作，这就对高校档案部门档案管理人员提出了新要求：要求其不仅档案专业素质过硬，还要重视计算机专业知识的获取及提高。而高校则要重视档案管理人才的引进，定期对现有档案工作人员进行针对性培训，使其能适应新形势下档案工作的发展。
（五）重点馆藏档案数字化
数字档案馆的出现已成为档案事业发展的必然趋势，并引起档案界的普遍关注。档案数字化建设是档案信息化建设的起点。
高校档案馆主要是为学校的教学工作和广大师生服务的，但短时间内将全部馆藏档案实现数字化是不可能，因此档案工作者要对重点、有特色、利用率高的档案资料先进行数字化以保证服务利用。
总之，高校档案数字化建设是一项任重而道远的工作，我国高校档案数字化建设才刚刚起步，还需要不断探索完善，本文仅从现状、存在问题与对策方面给予理论探索，但问题可能并未全面完备，需要进一步完善，为我国高校档案数字化建设提供更好的理论保障。
【参考文献】
[1]张晋川.对大型医院档案信息数字化建设的几点思考[J].中华现代医院管理杂志，2009（12）：28-31.
[2]张春.高校档案数字化建设的思考[J].北京档案，2009（12）：18-19.
[3]王建萍.浅谈高校档案数字化建设[J].常州工程职业技术学院学报，2007（03）：72-75.
[4]罗敏.浅析企业档案数字化建设的现状及对策[J].西南农业大学学报（社会科学版），2011（01）：190-192.
[5]谭远宏，赵家文，刘健华.我国档案数字化建设中存在的问题与对策[J].湘潭师范学院学报（社会科学版），2005（09）：174-176.
[6]杜敬民，陈文.基层档案室档案数字化建设研究[J].河南科技，2009（01）：27-28.
档案数字化工作要求范文3
一、高校档案全文数字化工作存在的问题
1.档案全文数字化价值界定缺失
档案全文数字化价值的界定是档案全文数字化经济效益和社会效益的保证。不少高校在档案数字化的过程中，存在盲目跟风，界定不到位的现象。在数字化过程中，易简单地把各类档案通过扫描等信息处理技术录入数据库，而没有考虑到档案利用的种类和频率，以及档案利用者的需求。
2.档案全文数字化设备投入严重不足
在高校档案馆中，普遍存在档案部门经费投入不足，软、硬件设备简单等问题较突出。因资金所限，设备投入不足，大多数较重要的档案无法进行全文数字化，譬如，基建档案图纸、书画作品档案等。同时，由于数字化的信息具有海量存储、异地查询、方便利用等优点，对存储和运行的基础设施的要求较高，需配置高性能的软、硬件基础设施，以保障其在存储与运行中的稳定、安全。
3.档案全文数字化技术力量相对薄弱
在许多高校档案馆中，档案工作人员配置编制不足，且大多数的档案人员都是工作中转岗的，档案专业和信息管理专业毕业的较少，档案、信息技术复合型人才就更为缺乏。大多数档案人员都只受过档案专业在职培训，只通过了专业技术人员的计算机应用能力考试，普遍存在现代技术水平和能力都偏低，信息素质不高，信息处理能力不强，信息技术水平低，信息获取能力差等不足。
4.档案目录数据库与全文数据不能有效挂接
很多的档案馆都存在数字化的目录数据库和全文数据不能有效挂接的问题，出现了找不着或不好找、不好用的问题，也存在着数字化的档案量较多，但是能上网利用或能上互联网利用的相当有限，档案数字化的利用效益没能体现，而且会出现数字化返工的情况，如此就造成了财力、物力、人力的损失。如何实现目录数据库和全文数据一一对应地有效挂接，形成完备的档案信息数据库，从而实现全文查询，是档案全文数字化要解决的一个技术问题。
二、高校档案全文数字化工作实施策略
从数字化程度看，高校档案全文数字化包括三个层面：一是档案目录的数字化。二是档案的全文数字化。档案全文数字化又包括馆藏传统介质档案的数字化和将正在形成的电子文件及时归档保存两个方面内容。三是档案目录数据库与全文数据的挂接。因此，高校档案全文数字化的有效实施，需要做好以下几项工作：
1.先行建设文件级目录数据库
运用计算机技术，利用档案管理系统，加强档案目录数据库建设，建好档案文件级目录数据库，实现文件级目录机检，能够有效提高档案检索速度、档案查准率、查全率，提高档案查询和利用的效率与档案检索利用服务质量，推进档案信息资源共享。因此，按统一数据和格式标准，将档案文件目录录入计算机档案管理系统，建立档案文件级目录数据库是档案数字化工作的首要任务。
2.坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”原则
档案信息化不等同于档案数字化，更非全部馆藏档案全文数字化，因此，我们应当本着科学的态度，坚持“优先抢救，急用先上，逐步深入”的原则，通过严肃的鉴定，认真鉴别全部馆藏档案全文数字化的必要性和可行性，有重点、分步骤的实施档案全文数字化工作。即优先对因特殊原因破损、褪色、霉变的档案进行抢救性数字化，加工成电子档案保管。并根据档案利用的实际情况，以档案利用者的需求为导向，优先把利用率高的档案全文数字化。
3.践行“存量数字化，增量电子化”目标
档案全文数字化，一是对原有的馆藏传统物理介质档案进行数字化，即通过扫描等技术将原有的物理介质载体档案进行处理，实现数字化转换。这是清还旧帐。根据优先抢救利用、逐步深入扩展的原则，确定分期分批数字化档案的全文扫描与数据库存储，逐步实现“存量数字化”。二是对正在形成的电子文件按统一标准和数据格式，进行归档保存，做到完整、准确、真实、有效。因此，要做好电子文件的归档管理工作，对目前各部门形成的应归档电子文件进行全面、系统的收集整理，保证归档文件的准确、真实、完整和有效，从而达到“增量电子化”。
4.正确决策数字化“外包”与“内包”
目前，档案数字化加工有“外包”和“内包”两种实施方式。“外包”即将档案全文数字化加工外包给专业公司，依靠外包公司的技术力量和工作人员来对档案进行全文数字化加工。“内包”即靠档案馆自身的力量来对档案进行全文数字化加工。至于是选择外包还是内包，各高校档案馆应根据各自的实际情况，从资金、质量、安全和保密、人员素质、馆藏实际等方面，本着降低成本、提高效率、保证质量、安全保密等原则，作出最符合馆情的选择。
5.实现档案目录数据库与全文数据的有效挂接
档案数字化工程成败的关键是档案目录数据库与全文数据的有效挂接。那么，如何才能有效实现档案目录数据库与全文数据批量、快速的挂接？首先，建设好标准化、规范化档案目录数据库。目录数据库主要由档案代码、类别、题名等组成，能够链接或指向所要查找的档案内容。档案目录数据库是馆藏数字化档案全文能否有效利用的基础和前提，所以要建好档案目录数据库。其次，建设好标准化、规范化的档案全文数据库。一要选用成熟的档案管理软件系统;二要选择合适的、科学的存贮方式;三要选定通用、统一的数据格式。
6.加强档案宣传，争取资金投入，增强人才队伍
档案全文数字化工作的高效进行，档案馆一方面要努力建立档案信息化工作体系，加强档案信息化工作宣传力度，争取学校领导重视、支持档案信息化工作，从而加大投入档案建设资金，保证档案信息化建设专项资金;另一方面要加强档案管理工作人才队伍的建设，招聘档案、信息技术专业人才，加强在岗档案人员信息技术的学习，通过“走出去，请进来”以及实践中自学的方式，让他们熟悉并掌握信息技术在档案工作中的运用，加强信息技术与档案业务的综合运用能力，使他们在实践中成长为档案信息化建设的优秀人才。
档案数字化工作要求范文4
关键词：档案数字化；保密；诉讼档案；审判事务
目前，全国各级法院正在全力推进档案数字化工程， C法院Y合院内工作实际，在没有预算经费的情况下，以专项项目形式向市政府申请档案数字化专项经费，C院档案数字化工作探讨，更多的是侧重于对档案数字化实践过程中可能出现的保密问题进行思考，以“防患于未然”，为下一步档案数字化工作的顺利推动夯实基础。
1 档案工作在审判事务中的比重不断加大
1.1 结案标准化下的全过程参与
在C市全市两级法院全面实施办案流程静默化监管、结案标准规范化规定以来，档案工作由以往的被动接收诉讼档案转化为办案过程中的流程参与，以归档结案、过程卷与档案卷同质、电子卷宗与纸质卷宗同步的全新档案工作模式已初显成效，档案工作逐步由幕后接收走向过程参与，档案部门也成为诉讼档案形成的重要一环，档案工作迎来更多的机遇与挑战。
1.2 司法公开与审判秘密“博弈”的见证
如今，司法公开成为审判大环境，诉讼档案作为审判工作秘密的原始记录，更承担着权衡公开或保密的重要职责。2014年最高院和国家档案局联合印发《人民法院诉讼档案管理办法》和《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》，积极回应在司法公开背景下如何进行诉讼档案管理问题[1]。诉讼档案由一般情况不对外提供利用到全部正卷材料均可对外公开，档案见证了司法公开大时代的到来。
1.3 非工作重心下的大手笔投入?――档案数字化
众所周知，法院工作的业务中心为审判，档案始终只是审判业务的忠实记录者、竭诚服务者。此次档案数字化工作，仅C市C院一家基层法院，就是两三百万元的项目经费，这对如今日常审判业务繁重，工作经费紧张的任何一家法院，都需倾尽全院乃至地域之力来共同推动，而全国范围内各级法院已然纷纷行动，仅此一点便足以说明档案工作正得到前所未有的支持和重视。
2 档案数字化过程中的潜在风险
国家档案局局长杨冬权在2013 年底全国档案局馆长会议上讲话时指出档案外包中存在的隐患，强调要“严防外包服务中档案失泄密。”[2] 档案数字化工作是保护档案原件安全、建立方便人民群众档案利用体系的有效途径。在这项工作中，安全保密高于一切，是档案工作的生命之线和底线。
2.1 库藏档案数字化加工中存在的风险
档案最重要的属性即它的原始记录性。而库藏档案数字化加工首先即是在损害这一属性基础上的拆卷、加工、还原，不可避免的会对档案造成一定的损伤。C市C院的库藏诉讼档案大多未分立副卷，基于此，数字化加工机构即获取了可能本属审判秘密的全部卷宗内容。同时，鉴于外包公司的非法学专业性，其对于应属于副卷信息的重点标注是否完全可取，是否自行扩大或缩小了不公开范围，并无十足把握。
2.2 新生档案过程卷数字化的安全
库藏档案数字化加工完成后，以市中院审判辅助事务剥离为原则，最大限度服务审判中心工作，外包公司将一并参与诉讼档案过程卷的扫描整理。而过程卷因审判流程繁琐流转时间较长，且多为未进行装订整理的零散材料，卷宗转接过程中出现遗失的可能性较大，案件材料齐全完整存在未知风险。一旦在诉讼过程中卷宗材料丢失，可能对审判结果产生直接影响，则可能有损司法权威，浪费司法资源，而且对司法公信力产生直接冲击。
2.3 项目交接时的细节与保密
档案外包服务将法院内部分工转化为与外包公司的对外合作，交接手续繁多且重要。档案实体移交时的实体安全、数字化成果交接时的数据安全、数据备份时的存储介质管理等细节问题，都存在各种潜在的失泄密风险。比如数字化成果的验收与交接，就涉及数字化加工所使用的计算机、扫描仪等设备，数据载体，网络环境，加工系统等多方面的安全管理。在将纸质档案转化为数字化信息的全过程，即是依托数字技术将有形档案转化为无形数字信息的重大工程，其保密工作的重点，也必然扩展到信息数据、存储载体、元素背景等全方位的保密[3]。
3 存在问题的解决对策及思路探讨
3.1 建立档案与保密工作联动机制
颁布相关规章制度，逐步建立档案工作业务检查和保密检查的联动机制，理顺档案管理部门和保密部门的协作关系，及时沟通，凭借多方力量共同处理档案工作中存在的各类安全隐患 [4]。可实时主动邀请档案管理部门和保密管理部门共同参与到档案数字化工作的开展过程中，接受多方监督检查，提前预知防范查漏补缺。
3.2 完善有效的监督机制及救济途径
制定档案数字化各项操作规程、规章制度、监管机制，要求档案数字化服务公司严格按照流程操作，并在实践过程中根据可能问题实时调整完善。实行法院档案数字化专职人员的外部监管和数字化外包公司项目管理人员的内部约束相结合的监督机制，形成有效的错误倒查、绩效目标考核管理制度。针对新生档案过程卷扫描中可能存在的丢失风险，提供可供选择的多种救济途径，备出各项救济方案，提前将风险预留在可控范围内。
3.3 培育一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才
市场需求的激增导致当今所谓档案数字化专业服务公司质量参差不齐，挑选具有资质、丰富档案加工经验、良好行业信誉的外包公司是档案数字化工作成败的关键。另一方面，法院档案管理人员档案数字化工作经验不足，加工标准把握不严，对档案数字化工作存在畏难情绪。制度、标准、项目的最终实施都在于人，精湛的专业技能、良好的职业道德及强烈的工作责任心是工作质量高低的核心影响力，培养一批具有专业素养、高尚职业道德的保密、档案专业人才已迫在眉睫。
参考文献
[1] 颜研生.浅析诉讼档案的公开[J].北京档案.2015，（5）.
[2] 洪档字[2014]10号，关于加强档案数字化和档案信息化服务安全工作的通知， 南昌市人民政府网站.
档案数字化工作要求范文5
平谷区档案局开展网络与信息系统安全检查近日，平谷区档案局对其档案信息网、局内网络与信息安全及移动存储设备安全使用情况进行了检查，制定了应急处置及容灾备份制度，形成自检报告并及时填报了信息安全检查情况报表。（李旭光）
昌平区档案局组织开展档案数字化工作研讨会前不久，昌平区档案局与北京数字科怡科技发展有限公司就确保图像扫描质量的前提下实现工作效率最大化、完善现有档案管理软件系统功能、网站“开放档案”栏目的实现形式等议题进行了交流与探讨。（冯飞）
朝阳区档案馆重要民生档案数字化工作全部完成近日，朝阳区档案馆完成了涉及征地拆迁的全部全宗近10万条数据，20余万页档案的数字化扫描和挂接工作，这将标志着我馆民生档案数字化工作全部完成，共形成数据165.4万条。（刘力）
延庆县档案局对全县乡镇、村档案建设进行检查日前，延庆县档案局会同县农委、民政局组成检查组，对全县15个乡镇及33个行政村的档案工作情况进行了检查，切实抓好村级档案工作规范化建设，促进全县档案工作进一步提高和发展。（孟安生）
东城区档案局深入推进档案专业继续教育培训工作为提升全区档案工作水平，东城区档案局扩大培训覆盖面，针对有测评任务的基层单位进行重点培训指导、耐心答疑，在推进档案专业继续教育培训工作中加大服务力度。（刘玉荣）
门头沟区加强政府信息公开工作日前，门头沟区就全区主动公开政府信息纸质文本移送工作存在的问题提出“建立一支队伍、召开一次会议、下发一个文件”三项举措，将分散移交方式变为每月规定时间内公开单位将文件送往政府办，公开场所到政府办领取的集中移交。（车王莹）
通州区档案局开展档案行政执法检查工作近日，通州区档案局在全区范围开展了档案行政执法检查，检查内容涉及档案工作组织管理、业务建设、安全管理等方面。从检查情况看，各单位重视档案工作的程度明显提高，全区档案管理工作稳中有进。（白云）
石景山区档案局完成2013年市重点建设项目档案管理登记工作石景山区档案局积极与重点建设项目责任单位沟通，对京原路7号养老院建设项目的具体登记工作进行前期业务指导，按照工作要求有计划、有步骤地完成了各个阶段的工作任务。（王灿阳）
密云县档案馆成为县法院新聘任法官政治思想教育第一课堂日前，密云县法院组织15名新聘任的法官到县档案馆参观县情展和水库图片展，为他们了解密云、热爱密云、更好地为密云发展服务打下良好的基础。（刘静）
丰台区档案局规范园博档案服务园博建设近日，丰台区档案局根据市局要求意见，进一步规范园博档案工作，统一制作赋有特色的档案装具，增加工作人员，为园博会档案工作提供人力、物力上的支持，为北京留存翔实的园博会历史资料。（武丽丽）
怀柔区档案局严把三关确保档案数字化工作质量怀柔区档案局严把档案数字化加工企业的审查关，严把分管科室对其加工工作的全面审核关和严把分管档案信息化建设的局领导对档案数字化工作的抽查关，确保档案数字化工作的质量。（金晓涛）
大兴区档案馆馆藏数字化档案已提供利用大兴区档案馆馆藏档案数字化一期工作已基本完工，共数字化档案48817卷（件），实现馆藏民生档案全部数字化，其中婚姻档案已实现数字化原文检索查阅，利用者可以直接查看婚姻档案原始内容。（贾树存）
西城区2013年度档案行政执法检查工作全面展开近日，西城区档案局全面开展档案行政执法检查工作，此次重点检查各单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定和档案工作规章制度及执行落实情况等。（李世欣）
档案数字化工作要求范文6
【摘要】随着信息时代的发展，档案管理已由纸质管理向数字化管理转变。文章探讨了纸质档案数字化的重要性和必要性，并结合目前地方高校纸质档案数字化的现状和存在的问题，提出初步解决措施。
关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策
在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。
一、地方院校纸质档案数字化的重要性
（一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。
（二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。
（三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。
二、地方院校纸质档案数字化面临的问题
（一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。
（二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服务意识和综合素质不强。
（三）纸质档案数字化过程存在安全隐患，工作流程衔接性较差。为了保护档案的安全，优化工作流程，地方院校档案部门大多根据实际情况制定相应的档案安全措施，如纸质档案的领取、扫描、数字转换、挂接等环节的保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与扫描、挂接等诸环节的人员多，加上计算机硬件、数据导入、导出等不确定因素，档案信息的安全得不到保障。（四）重视不够，经费投入不足。纸质档案的数字化要求具备相应的软件和硬件条件，要人力、物力和财务支撑。如购置计算机、服务器、扫描仪及相关软件，聘请专业技术人员或直接将数字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于经费困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研工作中，对学校档案工作的经费投入相当有限。
三、地方院校纸质档案数字化建设思路
（一）提高思想认识，加强硬件投入。首先，面对信息化的时代要求，地方院校的各级部门应当在思想上有明确的认识，应当充分认识到纸质档案数字化的重要性和必要性。在信息化时代中，信息公开是必然的要求，而且其公开程度将会越来越高。这样一来，档案的社会性质就必然会不断地得到强化，档案所涉及到的对象和档案利用的范围也会不断地逐渐扩大。作为培养地方社会经济发展人才的高校，应当首先充分地认识到档案数字化建设的重要性，提高思想认识，转变观念，发挥高校档案信息资源在地方经济发展中的作用。
其次，在有了思想上的明确认识后，要做好建设规划。纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的学生培养、学科建设、人才培养、校园基础建设、上级文件等档案，需要花费大量的人力、物力和财力来进行数字化。这种数字化过程不是一蹴而就的，得对馆藏档案进行调查，要求对档案的类型、数量、利用情况和保存状况有一个很好的了解。然后再根据情况做一个统筹计划，然后进行数字化建设，包括扫描仪、服务器等硬件配套设备的采购，数字化时间进度的安排，专职人员和专项经费的安排等，从实际和长远的目标保证纸质档案数字化建设的效果，早日对重要档案和利用率较高的档案进行数字化，在保证档案数字化正常建设的同时，也能满足档案馆正常功能的运行。
（二）做好培养或人才引进工作。要适应信息时代档案工作发展的需要，必须有一支素质高、业务精的档案工作队伍。在地方院校，以前因受管理体制和思想认识等的影响，往往认为档案室是一个不重要的部门，忽视了档案部门的作用，因此普遍存在档案人员配备不足或不合理的现象，导致档案工作人员素质不高，业务能力不强，从而影响了地方院校档案部门所发挥的作用。因此，在以后的工作中，除了得引进档案专业的人才以外，更应当考虑挖掘现有档案工作人员的潜力，通过送出去参加培训班、研讨学习、考察学习、脱产进修学习等多种形式，使他们的业务知识、能力和技术得到不断地更新，促使整个部门的业务素质也得到提高，为纸质档案数字化建设工作顺利进行创造条件。
