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一、课题背景
在信息化时展的背景下，如何坚持档案管理与服务并重，推进资源建设，信息化建设，规范档案管理，保障企业权益，成为档案管理面临的巨大课题。随着某设计院设计及改造项目的逐渐增多，产生了越来越多的纸质及电子版存档资料，这些设计资料成为其重要的设计成果，为今后的工作提供了更多的技术支持。同时越来越多的设计资料也对档案室的管理工作提出了严峻的考验，加大了档案资料的存储与查阅难度。能否快速高效的存储查阅设计资料已经成为档案室工作的一项重要指标，如何提高档案室工作效率，为设计任务的快速完成提供有力的保证，成为当前该院档案室的一项重要工作。
二、现状调查
通过对该设计院档案室人员的走访调查，我们得知：设计人员完成设计图纸后，由档案室管理人员登记图纸项目号、工程名称、单体名称、文件存放地址等相关信息在excel表格后，将图纸资料封装存放到相应编号的档案架上。当设计人员在工作中需要借阅图纸资料时，由档案室管理员根据图纸资料存储登记的信息查阅资料的存放地址，取出档案盒，拆封后发放给设计人员。
我们采用了随机抽样的方法对该院档案室图纸资料的存储和借阅所需时间分别进行了统计分析，发现各阶段所需时间中登记查询台账所需时间较长且易出现较难查询的问题。
我们同时发现该院档案存储查阅还存在以下问题：(1)现有的台账存在早期的纸质台账，台账信息登记不全，且时间较早的部分数据丢失无法溯源;(2)excel表台账按项目类别、项目阶段等分类方式有多个表格，记录查询时需要分别打开查询，耗时较长。因此，该设计院的档案室已无法满足当前生产设计的需求。
三、方案提出及确定
1确定软件开发模式
由于系统主要在档案管理部门内部运行和使用，不涉及远程访问的情况，采用C/S架构进行设计可以保证系统的运行速度，较B/S架构要更快速且系统运行不受浏览器的操作系统环境的影响，使用起来比较稳定，不会因运行环境的变化出现故障。而且档案数据对于安全性和保密性有着较高的要求，C/S架构有着安全性方面的先天优势。对于操作人员来说，C/S架构软件的响应速度和操作体验能够使用户更快速的处理业务问题，获得更好的工作效率。所以，以C/S架构开发该软件是最佳的选择。
2 确定数据库管理系统
Ms SQL Server是微软公司成熟的数据库管理系统，在数据管理的稳定性、安全性、管理效率和操作性方面得到了各行业使用者的认可，对于本系统的关系型基础数据可以很好的支撑。Ms SQL Server对于大数据量的支持也做的非常好，不会因为应用周期长积累数据多而拖慢系统的运行速度。Ms SQL Server提供了可视化的数据管理界面，沿用一贯的Windows操作习惯，在Windows平台上的安装和管理维护操作都很简便。所以我们选用Ms SQL Server作为本系统的数据库管理系统。
3 确定开发平台
C/S架构下常用的开发平台主要有.net、Power Builder、Delphi等，这些开发平台都能够满足日常软件开发需求。由于我们开发的是一套基于数据库的软件系统，Power Builder和Delphi对于小型的数据库系统开发有着很好的支持和开发效率。Power Builder的报表功能在技术上是比较突出的，内置了实用的查询、报表工具，对于我们开发的档案管理系统非常适合，而且支持联合查询，关联查询等。所以我们选择Power Builder作为本系统的开发工具。
综上所述，我们以系统的应用范围、软件规模、运行效率、易用性和可维护性作为出发点，最终决定采用C/S架构，应用Sybase Power Builder开发平台开发基于Ms SQL Server数据库的档案管理系统。
四、功能开发
通过与档案管理人员的实际需求，我们通过树状图规划功能菜单、数据库设计、操作界面设计、软件功能开发等步骤，最终完成了档案录入修改功能、分项查询功能、综合查询功能等模块的软件编程调试工作。
4.1 档案录入修改功能
档案录入包括前期资料、图纸台账、质量记录等原始档案信息的录入，是档案资料收集的主要入口。
通过“档案录入”菜单可进入前期及图纸资料录入操作屏，点击“追加”按钮即可对资料的序号、项目号、项目名称、资料类型等信息进行录入操作。点击保存后，记录保存并显示在下方的列表区域。从列表中选中已经保存的记录时，对应的资料信息会在上方输入区域显示，点击“修改”可对当前记录进行修改维护，保存后修改完成。系统同时支持输入序号或项目号调出相应记录，进行修改保存。
4.2 分项查询
台账查询包括前期资料查询、图纸档案查询、质量记录查询等内容。通过简洁的操作对各类档案资料进行查询汇总，支持对查询结果“一键导出到Excel表”的功能，方便用户对资料进行进一步处理，形成各种报表的原始资料。
各类台账查询界面和操作类似，以“前期资料”查询为例，通过查询条件的设定，指定按归档时间或者录入时间的时间段或按照某个或多个字段进行多条件精准查询，点击查询即可在查询界面显示查询结果。各类台账查询都根据需要有相应的数据统计功能，显示在列别最后行的“合计”行中。
4.3 综合查询
综合查询提供前期资料、图纸档案、质量记录这三项有关联性的档案资料的关联查询功能。在指定的时间段内，可以再设定其他查询条件进行查询，操作方式与台账查询功能一致。本界面有三个查询结果显示窗口，分别是前期资料、图纸台账、质量记录。当点击第一个窗口中的某条记录时，下方两个窗口会根据当前选中的记录自动过滤具有关联性的其他记录，操作简洁，有效的缩短了不同类别图纸资料同时检索的用时。
图1 综合查询功能
五、小结
图档管理软件的开发实现了档案的多样化登记查询功能，可以按照归档日期、归档人、项目号、项目名称(模糊查询)等进行记录查询，经过软件和原始方法分别对档案的录入查询时间测试对比，我们发现设计资料的存储及借阅时间大大降低，提高了档案管理效率，更好的满足了生产设计任务服务的需求。
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[关键词]信息资源；档案馆；配置
一、前言
信息科学的发展及人们对信息资源利用、价值、成本和稀缺性的研究，确立了信息资源作为与人力资源、资金资源、物资资源和用于经济目的的自然资源和并列的重要经济资源的地位，确认了信息资源是材料、工具、劳动者之外的又一重要的经济要索。经济信息理论和信息经济理论的研究进一步加深了人们对信息资源重要性的认识。从一个组织角度来讲，很形象地概括了组织信息资源的来源，而其中机构供应信息主要指的就是一个单位内部的档案信息，有学者称之为“机构的核心信息资源”。档案信息资源是机构组织可持续发展的信息保障，也是整个国家信息资源宝库中最为珍贵的重要组成部分。从纵向来说，包括具有凭证性、唯一性、可靠性、权威性的历史上的各个时期、各个机构的各种载体的档案信息；从横向来看，包括社会机构与个人活动中形成的各种档案信息。
二、公共信息资源管理机构
我国公共档案信息资源管理机构主要指各级各类国家档案馆。历史上形成的档案馆的类型多种多样，且划分标准、角度也各有不同。现实中，主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆(含专门档案馆、部门档案馆)和企事业档案馆三大类。其中，属于公共档案信息资源管理机构的有：
（一）国家档案馆
国家档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。我国国家档案馆一般可分为历史档案馆和综合性档案馆两类。历史档案馆包括中国第一历史档案馆(主要保存明、清中央机构的档案)和中国第二历史档案馆(主要保存民国时期各个政权中央机构的档案)。综合档案馆一般分别隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。根据综合档案馆所处层次的不同，综合性档案馆可分为中央级和地区级综合性档案馆两种类型。综合性档案馆数量众多，一般被认为是我国国家档案馆和档案事业的主体。
（二）专业档案馆
专业档案馆是指国家专门为管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。它的具体含义既可以体现在其专业职能上，也可以体现在馆藏档案载体的特殊内容和形式上。从我国已有专业档案馆的设置形式来看，有全国性专业档案馆，地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆。我国专业档案馆的建立始于20世纪50年代初期。最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质资料馆。1958年9月，中国电影资料馆成立；同年，测绘资料馆成立。有些专业档案馆同时还负责对本系统的基层档案工作进行指导、监督和检查。由于专业档案具有专业技术性强、数量庞大等特点，决定了对专业活动中形成的档案有必要进行集中统一管理。但伴随着我国政治体制、经济体制改革的开展和深化，一些专业档案馆的设置也有所调整。从目前来看，我国专业档案馆的类型较多杂，具体包括：
1.特殊载体档案馆。目前我国已经建立了照片档案馆、电影资料馆等特殊载体档案馆。由于音像档案等特殊载体档案是以化学材料和磁性材料为载体的，其理化性质与纸质档案有着明显不同，因而对其保管也有特殊要求，设立专业档案管理部门确有必要。但从发展来看，随着我国一些档案管理机构保管条件的改善，在现有档案馆中设置专门档案库房也不失为一种可行的办法。
2.城市建设档案馆。城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。根据国家的要求，我国大、中城市应建立城市建设档案馆。它是我国科技专业档案馆中筹建较早、发展较快的一种专业档案馆类型，是集地域特征与专业特征于一身的专业档案馆。根据《全国档案馆设置原则和布局方案》的有关规定，城市建设档案馆被列入各级国家档案馆下的专业档案馆序列，它是为社会提供城建档案的利用和咨询服务的科技文化事业单位。
3.部门档案馆。部门档案馆是指在某一专业系统内、为保管某类专门档案而设置的档案馆类型。这种类型的档案馆是专业档案馆中情况最为复杂的一种。外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等多可归入此类。这类档案馆中的一部分在设置时既考虑到了专业特色，又考虑到了地域特色。从其主体来看，一般可以将其看作是公共性质的档案机构。有的部门档案馆不仅是一个保管档案的业务机构，同时，它还负责对本系统基层单位的档案工作进行指导、监督和检查。
三、非公共档案信息资源管理机构
至今为止，非公共档案信息资源管理机构主要指的是内部档案机构，即在某一组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供档案信息服务的档案机构。我国内部档案机构有多种类型，且名称各异。
（一）企业档案馆
企业档案馆与综合档案馆、专业档案馆在收藏和保管档案范围上存在一定的差别。企业档案馆作为档案馆的一种类型，是保存本企业档案的基地，是利用本企业档案史料的中心。由于企业档案馆是企业的有机组成部分，作为企业的内部组织机构，它必须服从和服务于企业的中心工作，必须为企业的决策和管理服务。企业档案馆的服务方向和服务范围主要是面向本企业，同时还要面向社会。
此外，与企业档案馆在设置方法上十分相近的还有事业单位档案馆。目前在我国出现的事业单位档案馆主要是高等院校档案馆。事业单位档案馆与企业档案馆的建设一样，都是我国政治经济体制改革和档案馆网络建设发展的结果。虽然事业单位档案馆与企业档案馆在设置上存在一些不同特点，但从其基本性质与基本职能上看，两者多有相似之处。因此，对事业单位档案馆不再另行阐释。
（二）档案室
传统上来讲，为了便于满足档案形成者自身的需要，我国采取最为普遍的方式是由各个机构内部设立档案室，集中统一管理本单位的全部档案。它既为本单位各项工作服务，又为党和国家积累档案史料。从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并获得良好的保管，档案室有向国家档案馆移交档案的义务。因此，原则上来说，档案室不作为永久保管档案的基地，而只是一种过渡性、中间性的档案机构。
由于档案室工作是档案馆工作的基础，档案室移交档案的完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等，都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护的状况。因此，做好档案室工作，对国家档案信息资源的积累和维护历史的真实面貌，具有十分重要的作用。
随着我国改革开放的顺利进行和档案学基础理论研究的不断深入，特别是WTO之后，我国经济融入世界经济，必须适应新的规则。其中，为了加强各级政府信息披露的透明度，增强企业竞争力，充分利用网络手段，以提高工作效率与效益，特别是伴随着电子政务、电子商务的广泛开展，为保证虚拟环境下的各项活动合法有序，对国家机构、社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的、具有法律效力的数字档案信息，如何更有效地管好和用好，引起实际工作部门的重视，理论界也积极关注，正在共同探讨与寻求解决方案。这导致我国档案机构的设置也出现一些新情况，出现了一批新型档案机构，而且这些新型档案机构大多属于商业化的档案中介机构。这些新型档案机构的建立，对推动我国档案工作的发展和探索档案管理的新模式正发挥着的积极作用。
在档案信息资源管理中，尽管传统的公共档案信息服务组织和内部档案信息服务组织存在着服务对象、服务目的与服务内容范围及库藏结构等诸多不同，但是二者都面临着电子文档信息与日俱增，档案信息服务人员如何转变传统观念，适应市场经济、信息经济、服务经济、网络经济多重挑战，并担负起为政府、企业决策提供信息支持，为实现知识管理平台提供信息资源保障的共同任务。
参考文献：
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一、当前重点工程建设项目档案管理中存在问题
（一）重视程度不够。开发区重点工程建设项目通常都存在着施工任务重、时间紧的问题，导致建设单位和参建单位把大部分的精力都放在工程进度、质量、资金等工作的协调解决上，对档案工作不够重视。常常到了工程处于尾声的时候，参建单位才不得不投入大量人力和物力突击整理手头的档案资料，来应付竣工验收，导致档案资料质量较差，影响日后的档案利用。
（二）档案人员业务不熟。重点工程建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，参建单位来自许多行业和系统，档案处于相对活跃的状态，有的参建队伍对档案工作的相关法规一知半解，重视完成建设任务，忽视工程建设的文件材料和图纸的管理工作，任意指定一名工作量相对较小的参加工程人员去收集和整理档案，导致建设任务完成后，档案资料不全。
（三）制度不够健全。一般来说，建设单位和参建单位都把精力放在按时、保质完成工程上面，特别是个别参建单位没有建立健全档案管理的机构和制度，也没有落实专职人员，等到竣工验收前才不得不与档案部门联系，因为不清楚需要归档移交的是哪些材料，就应付式地收集一些自认为“有用”的材料，导致不少应该归档和移交的文件材料遗失或损毁。
（四）经费投入不够。区内的一般重点建设工程建设项目都没有预算档案工作经费，个别参建单位重建设，轻档案，重点建设工程图纸和资料在用完后就放在纸箱里甚至就地堆放，根本无法保证档案资料的安全和完整。
（五）规范化建设不够。重点建设工程建设项目由于参加的参建单位多，且参建单位之间联系不多，档案的整理容易形成“各自为政”的情况，导致档案质量参差不齐，或者个别档案重复收集。
二、针对重点工程建设项目档案管理中存在问题的解决方案
（一）强化档案意识。江都经济开发区管委会不但把档案工作列入了年度工作计划和领导工作的职责范围，还由主要负责同志牵头，成立了档案工作领导小组。在档案工作中遇到较大问题时，召集相关局室负责人开专题会议研究解决方案。重点工程项目则指定下属建设局派出一名兼职档案员全程跟踪指导，在施工过程中及时跟踪检查档案的收集和整理情况，及早发现问题，及时修正。
（二）提升档案业务。重点工程档案的管理是一项专业技术性很强的工作，因此要求档案员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有精明强干的业务素质和能力素质。江都开发区管委会除组织档案员参加市档案局组织的培训、论文交流等活动以外，还让档案员参加相关专业会议，在重点工程文件材料形成之前就把握了来龙去脉，从而保证了归档材料的完整性、系统性。并且多次组织对建设部门兼职档案员的培训，增强他们的档案意识，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，由单一专业型向多样复合型转变，起到了事半功倍的效果。
（三）健全规章制度。完善的规章制度是促进单位档案管理水平的根本保证，要达到这个目标，就需要档案员充分学习和领会党和国家有关档案工作的法律法规及相关政策，结合本单位的实际情况，制定出适合本单位的切实可行的各项档案管理制度，从而走上依法治档的规范化道路。重点工程项目一般时间跨度大，从项目的提出、设计到施工、验收有一系列的活动，参与的行业和系统较多，只有制定出适合本行业、本系统的规定来管理档案和编制工程图纸，才能保证工程档案的完整、准确和系统。开发区管委会为健全规章制度，制定了《档案管理实施细则》，还建立了档案人员岗位责任制，制定并实施了文件材料的归档范围，建立了档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度。着重抓好档案的收集、整理、保管、利用四个环节，统筹规划，及时收集，使重点工程项目的档案工作和项目建设得以同步进行。
（四）加强基础投入。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案是不可再生的的信息，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命。因此，保护档案的安全，防止档案霉变、虫蛀、纸张发黄变脆，是不容忽视的问题。所以，除应该有一个与单位规模相匹配的库房，实现库房、阅档、办公三分开外，还应配备一些必要的专业设施来保证各类档案的完整和安全，提高档案的科学管理水平所必需的物质条件，势必让单位档案工作开展得更加如鱼得水。虽然江都的沿江开发还只是处于蹒跚学步的初级阶段，资金比较紧缺，开发区管委会还是从有限的资金中挤出钱来配备了空调机、除湿机、照相机、摄像机、微机、打印机、扫描仪等设备，改变了传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况。特别是利用微机和档案管理系统专用软件，进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，从很大程度上提高了效率。
（五）推进规范建设。重点工程档案记录了建设项目活动的整个过程和结果，一旦事后需要改建、扩建，档案资料就会成为最有用和最权威的信息资源，因此，加强重点工程档案工作的规范化建设显得尤为重要。江都经济开发区管委会对重点工程建设档案采取“不同时期，不同对待”的方法，对前期文件，从形成单位入手，召集规划、勘察、设计等单位，明确提出相关规范，一方面杜绝了前期文件的散失，另一方面可以对照中标单位的承诺，协助建设单位实行对照管理。在工作过程中和结束后，都有相应的部门和专人跟进，每个部门都配备有经过培训的兼职档案员，将竣工验收文件及相关图纸文件资料按规定集齐，并按业务规范的要求整理归档移交给档案室，在单位内部做到分类、编号、装订的统一，以保证档案的完整性、准确性和系统性。
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【关键词】 医院档案 存在问题 对策
医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。
一、现行医院档案管理中存在的问题
随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在：
1、档案意识不强，档案利用率不高。具体工作中，不少同志，甚至领导干部，对档案重视程度不够，“重经营、轻档案”的意识还很强，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。
2、管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性。目前绝大多数医院都制定了较为健全的医院管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责、考核标准却较少，没有统一规范的医院档案管理模式。由于管理制度不完善，有价值的文件材料得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高，信息管理与档案管理严重脱节，失去了档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。
3、档案管理人员素质参差不齐。目前从事医院档案管理的人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，表现为人员配备随意，流动性大，档案管理人员多是从行政、护理、医技等部门转岗过来，而档案专业出身的人员较少，且存在着专业知识老化，知识面较窄，知识结构不合理，学历偏低，思想观念和管理水平相对滞后等问题，与时展的要求悬殊较大，难以适应新形势下的档案事业发展。
4、重管轻用，档案开发利用率低。由于档案系统长期形成的封闭或半封闭环境的影响，许多档案工作者仍然停留在
“重管轻用”的观念上，档案收集了、管理了，却忽视了最重要的信息资源的利用。档案信息的开发和利用方式单一，形式陈旧，档案室设备、技术条件落后，也造成了医院档案开发利用工作停滞不前。
5、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。有些医院由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准，档案管理设备陈旧，管理技术落后，虽然近年来随着科学技术的进步，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，而运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集利用和开发。
二、改善医院档案管理的对策
1、加强领导、宣传，增强档案意识。领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展； 要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。
2、健全档案管理制度，规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。
3、加强培训，提高档案管理人员素质。提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。
4、解放思想，更新观念，提高档案开发利用率。档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料捉供给医院领导和有关部门及人员，为医院整体发展提供借鉴和参考。
5、强化档案室的硬件建设。根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。
参考文献
1 杨公之.档案信息化建设导论.中国档案出版社，2001
2 何小媛.关于实现医院档案管理现代化的几点思考[J].中国当代医学，2005
3 王宁.医院档案现代化管理的途径[J].研究与探讨，2007（2）
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【关键词】媒体资产；管理系统；档案管理
21世纪是信息时代，随着媒体资料信息存储数字化的快速发展，电视台、博物馆、图书馆等文化单位不再以传统的磁带或者光盘方式保存音像、图片、文档资料，取而代之的是利用数字化进行存储。媒体资产管理系统的出现顺应了这一发展趋势，它实现各种资料的存储、管理、利用及再利用，真正使多媒体资料从无形资产化为有形资产，实现媒体资料从资产到资本的转换。重庆红岩革命历史博物馆拥有大量珍贵的、记录时代变迁及见证其博物馆发展的音像、图片和文档资料，它们都有着长期的保存价值。2009年重庆红岩革命历史博物馆开始使用媒体资产管理系统，实现了媒体资料的数字化存储与管理。本文在介绍相关观点时，将以重庆红岩革命历史博物馆为例进行阐述。
一、什么是媒体资产管理系统
媒体资产管理系统简称媒资管理系统，是对各种类型的音像资料、文本文件、图片等媒体资料的数字化存储、编目、检索、转码、，以及设备和固定资产等进行全面管理的系统。其目的就是建立起一个完善的系统，保存和管理好这些珍贵的资料，以满足影视节目的制作、播出和交换的需要，创造出良好的经济效益和社会效益。简单地说，就是把素材资料和成品节目存起来、找得到、用起来、编成片子播出去。
二、媒体资产管理系统的设计原则
媒体资产管理系统的设计应遵循以下原则，才能使媒体资产产生最大的使用价值：1、媒体资产管理系统首先应实现各种音像、图片、文档等资料的归档、检索、管理等功能。2、媒体资产管理系统应满足资料的再利用，为生产制作文化产品服务。方便用户搜索使用珍贵资料和历史镜头，使文化产品的制作内容更加丰富，生产效率得以提高，工作流程得以改进。3、媒体资产管理系统应能和后期制作系统、数字电视节目平台、播出系统、IPTV以及本单位综合信息网络系统互联互通，以便为它们提供服务。4、媒体资产管理系统应该包括资料的交换和运营管理，有自主知识产权的文化产品可以在互联网上进行文化交流，或者作为商品在线销售，实现媒体资产价值的最大化。5、媒体资产管理系统应实现更好的安全防护、提供授权等，并具备用户认证、版权控制、系统安全保障等功能。
三、媒体资产管理的用途
不同对象的目的和用途不同，对于媒体资产管理的概念也有不一样的认识：1、对于媒体制作单位来讲，它是一个端到端的对各种类型的媒体资产，如音像资料、文本文件、图片等进行其寿命期内综合管理的总体解决方案。它完全满足媒体资产拥有者整理、保存、搜索、编辑、各种信息的功能需求，并给媒体资产使用者提供在线内容与简便的访问方式，实现媒体资产保存的安全性和完整性，达到高效率、低成本地利用媒体资产。重庆红岩革命历史博物馆拥有大量的音像、图片、文档资料，其中以历史视频资料最为珍贵。重庆红岩革命历史博物馆对其音像资料实行采、编、存的一体化工作流程，通过标准的数字存储格式和载体、科学合理的编目和检索，以及规范的操作流程管理和运营，实现了音像、图片资料的提供业务，能有效地为宣传工作服务。重庆红岩革命历史博物馆曾经给中央电视台、凤凰卫视、上海卫视、山东电视台、重庆电视台等各大媒体单位提供过视频和图片资料。其中配合中央电视台制作《真情说红岩》提供过大量素材资料，此节目在央视十套的《人与社会》栏目播出。为了使节目内容丰富真实，中央电视台从重庆红岩革命历史博物馆的媒资库里提取了大量馆内历年重大事件、大型活动，以及相关景点等视频、图片资料，由于重庆红岩革命历史博物馆对媒资库使用了统一管理，这些资料很容易就能查找到，并且导出也方便，大大提高了工作效率。重庆卫视《记忆》栏目推出的大型历史文献纪录片《千秋红岩》受到社会各界广泛关注和好评，重庆红岩革命历史博物馆不仅参与拍摄和特效制作，还提供了大量弥足珍贵的历史影像资料、图片资料。2、对于音像资料管理系统来讲，就是为满足音像档案室存储、管理大量音像数据的需求，建立一个完整的数字化媒体资产管理系统，实现音像档案室的素材、成品节目等媒体资产的数字化管理，解决各类多媒体数据资料的存储、编目、检索、转码、等问题。它不仅实现了媒体资产的数字化存储和再利用，更将媒体资源真正形成一种资产，达到保值和增值的目的。重庆红岩革命历史博物馆将拥有的视频资料分为：纪念活动、社会活动、参观接待、人物采访、舞台剧目、陈列展览、会议仪式、景区管理、素材资料、编辑存档十大类。编目内容包括：事件时间、事件地点、主要人物介绍、内容介绍、拍摄人员、编目人、上载人等。
四、媒资档案管理工作的几点建议
1、制定科学合理的媒资档案管理标准和规范。建立媒资档案管理有关的各类操作人员的岗位责任制；绘制与媒体资产操作规程相匹配的档案管理流程图；健全和完善媒资平台下档案的收集、归档制度，媒资档案的在线、近线和离线库房管理制度，以及媒资档案的利用管理制度等。2、培养高素质的媒资档案管理专业人才。媒资档案管理需要具备敬业精神和专业知识。因此，必须建立科学合理的引进人才制度，培养一批高素质的媒资档案管理人才，并科学制定现有人员的培训计划，使媒资档案从业人员成为既精通业务又具备必要的信息技术的全能型人才，在媒资档案管理方面充分发扬创新意识，适应新媒体信息传播方式的需求。3、注重做好媒资档案信息安全工作。档案信息资源是各文化单位的宝贵财富，确保媒资档案信息安全，是媒资档案工作的永恒主题。媒体资产管理应当建立健全的信息安全规章制度，提高媒体资产管理的安全保障能力。
随着信息技术的发展，媒体资料数字化建设已经成为电视台、博物馆等文化单位的重中之重，但是很多文化单位在媒体资料的存储与管理方面还存在较大的问题，因此，有必要进一步加强该方面的建设，以尽快实现对媒体资产的统一管理和控制，同时应该在建设数字化存储的基础上搭建具有扩展性的业务平台，发挥媒体资产的最大价值。
档案室建设解决方案范文6
关键词:档案管理；信息化；存在的问题；解决措施
妇幼保健院中的档案是一个重要的信息，为了保护信息的完整性，妇幼保健院通常会专门成立一个档案室，设置管理档案的人员来对档案进行管理，并且采用的多是书写的形式，这种虽然很实用，但是存在着很多问题，比如工作人员手写的失误，或者是管理中资料的损坏和丢失，都会影响档案的准确性和完整性。为了保证档案的完整和准确，也为了迎合社会信息化发展的趋势，对妇幼保健院档案进行信息化管理是很有必要的。
一、对妇幼保健院档案进行信息化管理的必要性
在信息化的社会里，加强对妇幼保健院档案的信息化管理是很有必要的。首先对档案进行信息化的管理可以促进妇幼保健院整体的信息化和规范化的管理，提高医院信息化、规范化的水平。其次，对档案的信息化管理也是妇幼保健院工作的需要，妇幼保健院肩负着妇女和儿童健康的使命，对于妇女儿童的信息必须做到科学准确的保管。其次，档案的信息化管理可以提高妇幼保健院的工作效率，传统的档案管理方式，不仅档案归档比较麻烦，而且档案归档之后对档案的调取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。对档案进行信息化的管理，只需要一台计算机就可以完成，并且归档之后，如果需要调动程序只需要打开电脑发出几个指令即可，实现了对档案的合理管理和科学配置，提高了工作的效率。
二、存在的问题
（一）妇幼保健院的信息化发展不均衡。由于地理位置和政策的原因，我国所有地方的发展水平并不一致，发达地区经济水平高而且科技信息比较完善，城市的信息化程度比较高，相应的妇幼保健院的信息化也是比较高的，但是我国还有不发达的地区，这些地方经济实力有限，科技信息闭塞，妇幼保健院的信息化可能刚刚开展或者甚至是没有开展，对于档案的管理依然采用的是老方法，也可能存在着没有专门的档案室这种情况，对档案的管理非常的松散。各个地区妇幼保健院的信息化水平不一，是妇幼保健院档案实现信息化管理中存在的问题之一。
（二）没有统一信息化的相关部门。实现妇幼保健院档案的信息化管理是一项非常复杂的工作，因为每个保健院档案进行储存时遵循的方式可能不一样，而且关于档案之间的信息又是不流通的，所以就造成了工作的困难性，目前为止还没有一个专门的统一的对妇幼保健院档案进行信息化管理的相关部门。
（三）档案的安全问题。社会的信息化在给人们带来便利的同时，也带来了新的问题，那就是信息的安全性。档案信息一直都是妇幼保健院的核心信息，因此，在进行档案信息化管理的时候一定要注意档案的安全性问题，但是在实际工作中却有很多影响档案安全性问题的因素，比如在对档案进行信息化时，操作人员的密保意识、责任意识以及操作能力等，同时还有计算机的设备问题、互联网上的病毒等，都是威胁档案安全的因素。
（四）档案管理人员的业务水平不高。妇幼保健院的档案信息化管理属于一项新的工作，紧跟着科技的步伐，因此需要档案管理人员不仅要提高业务水平，还要掌握一定的信息管理技能。但是现在存在的情况是，在妇幼保健院档案信息化管理的工作中，对档案进行管理的操作人员能力普遍不强，不能应对工作中出现的各种问题。
三、解决对策
（一）提高管理档案人员的业务素质和能力。档案管理工作具有双重特点，一方面是一项业务能力很强的工作，同时又是一项具有服务性质的工作，所以这就要求工作人员具有很高的工作水平，不仅需要工作技能，同时还要具有服务的意识。对此，可以挑选出工作能力强的员工进行信息化管理工作的专门培训。
（二）加强对档案的保护。如果实现妇幼保健院档案的信息化管理，就一定要做好对档案信息的保护工作、对此，首先要加强的就是管理人员的保密意识，可以在对管理人员培训的时候着重保密意识和安全意识的培训。同时还要加强网络上的密保工作，最直接最有效的方法就是设置密码。
（三）加强妇幼保健院信息化的建设。要想实现对妇幼保健院档案的信息化管理，可以加强妇幼保健院整体的信息化。由于信息化可以形成一个系统，整体的信息化有助于档案的信息化管理。对此，妇幼保健院可以引进先进的设备，建立完整专业的数据库以及安全系统等。
（四）建立一个统一的档案信息化管理部门。工作中除了有强大的实施力和完善设备之外，还需要一个有能力的组织部门。组织部门的指挥在工作的开展中起着重要的作用，对此政府可以组建一个专门的小组来负责妇幼保健院档案的信息化管理工作，在档案信息化管理的工作中，有问题可以直接向这个专门的小组进行反应。四、结束语妇幼保健院档案的信息化管理不仅符合了社会信息化的趋势，还有利于妇幼保健院其他工作的开展，并且还能最大限度地发挥档案信息的作用，是一件弊大于弊的工作，但是在实际开展中却存在着很多问题，因此，需要我们对问题进行认真详尽的总结分析并提出相应的解决方案。
作者:古丽米拉·卡吉汗 单位:博尔塔拉蒙古自治州精河县妇幼保健院
参考文献:
