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供应商年度审核制度范文1
【关键词】政府采购 供应商 评价
为了加强政府采购供应商管理，建立供应商诚信档案，进一步规范供应商遴选管理，促进供应商依法诚实经营和公平竞争，
本文将从对政府采购供应商的后续评价角度出发，论述政府采购入围供应商的评级管理工作的可行性和执行路径。
一、政府采购入围供应商的条件和范畴
首先，政府采购入围供应商应满足从事相关经营活动的资质、具有独立承担民事责任的能力、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度、具有履行合同所必需的设备和专业技术能力、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录和参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的条件。
满足上述前提条件后，只有下列供应商可列入政府采购入围供应商范畴，参与评价工作：
本年度已中标政府采购活动的供应商、年度未中标但参与投标的供应商、未参与过政府采购活动但在业内口碑较好的供应商，由政府采购实施部门负责开展供应商资源调查后审核合格的供应商。
二、政府采购入围供应商的评价主体
政府采购实施部门负责供应商的资源调查工作，采购需求部门协助调查。采购实施部门组织成立供应商资源调查小组，以打分制形式确定供应商最终是否入围合格供应商信息库。
政府采购的实施部门，在确立好入围供应商之后，负责每年开展对中标产品最终用户进行产品使用调查并形成调查报告，以此作为入围供应商的评价依据；负责每年对上年度中标供应商进行评价，将评价结果和供应商黑名单提交政府采购管理委员会（以下简称管委会）。
管委会办公室（以下简称管委办）每年组织政府采购的实施部门和相关部门对上年度中标的供应商进行评价，将评价结果提交管委会决议；对入围黑名单的供应商信息进行初步审核，报管委会审议。
管委办每年二月份组织对上年度参与本单位采购活动的供应商的评审工作。管委办随机抽取采购需求或使用部门、采购实施部门、政府采购评审专家库的代表5-7人组成评审小组，召开评审会议，评价结果报管委会审批。
管委会每年对上年度的中标供应商评价结果和供应商黑名单进行审议和决定。
内审、纪检部门对供应商资源调查和年度评价工作进行监督。
政府采购入围供应商的评价内容。
评审小组参考采购实施部门提供的年度产品使用调查报告，结合实际情况，对供应商进行评价。评价结果以百分制计算，按得分划分为A、B、C、D四个等级，得分大于等于90分评定为A级；得分大于等于80分、小于90分评定为B级；得分大于等于70分、小于80分评定为C级；得分小于70分评定为D级。
评价结果为A级的供应商可继续录入供应商库，并可享受优先入围采购活动的待遇。评价结果为B级的供应商可继续录入供应商库。评价结果为C级的供应商可继续录入供应商库试用一年，若一年后的考核仍为C级，直接划入D级。评价结果为D级的供应商两年之内不得参与政府采购活动。
供应商年度审核制度范文2
一、采购业务流程
图1列示的采购流程适用于各类企业的一般采购业务,具有通用性,企业在实际开展采购业务时,可以参照此流程,并结合自身情况予以扩充和具体化。
二、各环节的主要风险点及管控措施
(一)编制需求计划和采购计划
编制需求(采购)计划环节的主要风险是:需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购,甚至与企业生产经营计划不协调等。
主要管控措施:第一,生产、经营、项目建设等部门,应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。需求部门提出需求计划时,不能指定或变相指定供应商。第二,采购计划是企业年度生产经营计划的一部分,在制定年度生产经营计划过程中,企业应当根据发展目标实际需要,结合库存和在途情况,科学安排采购计划,防止采购过高或过低。第三,采购计划应纳入采购预算管理,经相关负责人审批后,作为企业刚性指令严格执行。
(二)请购
请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要,提出的采购申请。该环节的主要风险是:缺乏采购申请制度,请购未经适当审批或超越授权审批,可能导致采购物资过量或短缺,影响企业正常生产经营。
主要管控措施:第一,建立采购申请制度,依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门,授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。第二,具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续。第三,具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时,应重点关注采购申请内容是否准确、完整,是否符合生产经营需要,是否符合采购计划,是否在采购预算范围内等。对不符合规定的采购申请,应要求请购部门调整请购内容或拒绝批准。
(三)选择供应商
选择供应商,也就是确定采购渠道。它是企业采购业务流程中非常重要的环节。该环节的主要风险是:供应商选择不当,可能导致采购物资质次价高,甚至出现舞弊行为。
主要管控措施:第一,建立科学的供应商评估和准入制度,对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查,确定合格的供应商清单,健全企业统一的供应商网络。企业新增供应商的市场准入、供应商新增服务关系以及调整供应商物资目录,都要由采购部门根据需要提出申请,并按规定的权限和程序审核批准后,纳入供应商网络。第二,采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则,择优确定供应商,在切实防范舞弊风险的基础上,与供应商签订质量保证协议。第三,建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度,对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和考核评价,根据考核评价结果,提出供应商淘汰和更换名单,经审批后对供应商进行合理选择和调整,并在供应商管理系统中作出相应记录。
(四)确定采购价格
确定采购价格环节的主要风险是:采购定价机制不科学,采购定价方式选择不当,缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控,引起采购价格不合理,可能造成企业资金损失。
主要管控措施:第一,健全采购定价机制,采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式,科学合理地确定采购价格。对标准化程度高、需求计划性强、价格相对稳定的物资,通过招标、联合谈判等公开、竞争方式签订框架协议。第二,采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势,确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。建立采购价格数据库,定期开展重要物资的市场供求形势及价格走势商情分析并合理利用。
(五)订立框架协议或采购合同
框架协议是企业与供应商之间为建立长期物资购销关系而作出的一种约定。采购合同是指企业根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订的具有法律约束力的协议,该协议对双方的权利、义务和违约责任等情况作出了明确规定。
主要管控措施:第一,对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估;框架协议的签订应引入竞争制度,确保供应商具备履约能力。第二,根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况,拟订采购合同,准确描述合同条款,明确双方权利、义务和违约责任,按照规定权限签署采购合同。第三,对重要物资验收量与合同量之间允许的差异,应当作出统一规定。
(六)管理供应过程
管理供应过程,主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度,科学评价供应商的供货情况,并根据合理选择的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜,实时掌握物资采购供应过程的情况。该环节的主要风险是:缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪,运输方式选择不合理,忽视运输过程保险风险,可能导致采购物资损失或无法保证供应。
主要管控措施:第一,依据采购合同中确定的主要条款跟踪合同履行情况,对有可能影响生产或工程进度的异常情况,应出具书面报告并及时提出解决方案,采取必要措施,保证需求物资的及时供应。第二,对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。对需要监造的物资,择优确定监造单位,签订监造合同,落实监造责任人,审核确认监造大纲,审定监造报告,并及时向技术等部门通报。第三,根据生产建设进度和采购物资特性等因素,选择合理的运输工具和运输方式,办理运输、投保等事宜。第四,实行全过程的采购登记制度或信息化管理,确保采购过程的可追溯性。
(七)验收
验收环节的主要风险是:验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理,可能造成账实不符、采购物资损失。
主要管控措施:第一,制定明确的采购验收标准,结合物资特性确定必检物资目录,规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。第二,验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明,重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。第三,对于验收过程中发现的异常情况,比如无采购合同或大额超采购合同的物资、超采购预算采购的物资、毁损的物资等,验收机构或人员应当立即向企业有权管理的相关机构报告,相关机构应当查明原因并及时处理。对于不合格物资,采购部门依据检验结果办理让步接收、退货、索赔等事宜。对延迟交货造成生产建设损失的,采购部门要按照合同约定索赔。
(八)付款
付款环节的主要风险是:付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严,可能导致企业资金损失或信用受损。
主要管控措施:企业应当加强采购付款的管理,完善付款流程,明确付款审核人的责任和权力,严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容,审核无误后按照合同规定,合理选择付款方式,及时办理付款。要着力关注以下方面:第一,严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性,判断采购款项是否确实应予支付。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理,如果发现异常情况,应当拒绝向供应商付款,避免出现资金损失和信用受损。第二,根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际,合理选择付款方式,并严格遵循合同规定,防范付款方式不当带来的法律风险,保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外,采购价款应通过银行办理转账。第三,加强预付账款和定金的管理,涉及大额或长期的预付款项,应当定期进行追踪核查,综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况,发现有疑问的预付款项,应当及时采取措施,尽快收回款项。
(九)会计控制
会计控制环节的主要风险是:缺乏有效的采购会计系统控制,未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况,相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致,可能导致企业采购业务未能如实反映,以及采购物资和资金受损。
主要管控措施:第一,企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制,详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况,做好采购业务各环节的记录,确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。第二,指定专人通过函证等方式,定期向供应商寄发对账函,核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项,对供应商提出的异议应及时查明原因,报有权管理的部门或人员批准后,做出相应调整。
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1.1采购业务内部会计控制制度的目标采购业务内部会计控制制度的目标是合理经济的进行各种采购业务，保证生产经营管理的需求；支付款项后及时、足额的获得相应的物品或劳务；严格履行审批制度，按合同协议付款，维护企业良好的声誉。要达到这些目标首先要对不相容的岗位要相互分离、制约与监督。在采购环节不相容的岗位包括请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审计；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与执行；对一些企业特殊物资的采购计量与验收必须分离。例如以原煤为主要材料的化肥企业，煤炭的消耗与盘存数量不是很准确，如果购进时计量与验收不相互制约很容易造成煤炭虚入库，产生管理漏洞。原湖南湘东化肥厂倒闭清算时，煤炭盘亏几千吨，究其原因是控制监督不严日积月累引起的。每个企业必须根据自己的采购特点，因地制宜建立一套适合自己企业的内部会计控制制度。其次是要严格授权批准制度。单位明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购、付款业务的职责范围与工作要求。严禁审批人超权限审批。单位对于重要和技术性的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。再次要执行完整的采购登记制度。单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购各环节做好相关记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件与凭证的相互核对工作。
1.2企业采购业务的会计控制要点
1.2.1请购环节的控制。原材料或零配件的请购，一般由生产部门根据生产计划的需求提出请购要求，材料保管部门根据库存量核实是否采购；对于大批量生产且产品生产稳定的企业，保管部门应考虑经济进货批量，可在库存材料达到最佳存量时提出请求，经相关授权人员签字后送交采购部门。采购人员审查请购要求是否合理，并根据市场行情进行采购所需要的资金估算，签署同意采购的意见后交资金预算部门审批，资金预算部门确认在生产经营项目的资金预算范围，同意审批，签字后交采购部门办理采购手续。对于特殊项目如资本性支出、保险、广告、法律、审计服务，一般由专门指定人员提出请购，由企业决策层进行联合审签或集体商议审批。
1.2.2采购环节的控制。采购部门在正式填制订单前，对不同供应商的供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及供货时间等资料进行比较，选出商业信誉好、产品质量好、价格优惠的供应商（通常说的货比三家）。对于大批量采购的原材料或零配件等要做好各种采购数量对成本影响的成本分析。订单签好后必须编号并由授权人签字，正联送供应部门，副联送验收部门，之后应监控订购单的处理，以确认商品是否收到并及时入账。
1.2.3验收环节的控制，购入商品或劳务的验收工作应与请购、采购和会计部门的工作相分离。验收部门根据有效的购货订单上的数量和质量要求及相关合同、协议，对供应商发运的商品进行验收：如商品的品名、规格型号、数量、质量要求、到货时间、商品完好程度等。商品的质量检验至关重要，其质量好坏的判断有些依靠验收人员的工作经验和工作责任心，有些靠相关部门技术人员核定，对于部分特殊的商品鉴定必须具备丰富的专业知识或经过仪器、实验的测定。不管质量检验过程如何，企业各级管理部门必须严格把好这个关，它是企业生产经营好坏的保证。对于有些商品或劳务直接由部门使用（不需经过仓管部门）如：工程物资直接使用、设备、资产的维护建设，劳务支出等，控制程序应根据企业相关管理程序完善请购程序后办理工程劳务，企业验收部门根据请购或报批手续、合同进行工程劳务验收并出具验收结算报告单，交相关部门负责人审签。验收单是确认资产或费用以及与采购有关的负债是否存在和发生的重要保证。会计控制必须定期检查验收单的序号、验收单必须经验收人员、仓储人员、材料会计三方签字才能作为入账凭据。一些内控管理不完善企业，仓库管理员兼验收员利用企业管理混乱，虚开验收单与发票到财务报账，一次性经济损失达40余万元。
1.2.4存储环节的控制。存放商品的仓库应相对独立，限制无关人员接近。储存验收的商品由独立部门负责。货物入库前仓储人员应进行点验和查对，并在验收单上签收，仓储人员将存货按商品特征填列标签，分类存放并设置安全措施。
1.2.5退货与折让的控制。采购部门接到验收报告后，如发现数量或质量不符合订单的要求，及时电告或函告供应商。对于数量短缺，要求供应商及时补足。对于质量问题，则通知仓库不得发放该批商品，再决定退货或者要求供应商给予适当的折扣。当合适的折让一经确定，采购部门即编制借项凭单，通知会计部门调整应付账款。对于退货的商品，采购部门应编制退货通知单，授权运输部门退回商品，商品退回后及时通知采购部门和会计部门。
1.2.6应付账款的控制。商品或劳务的购进借方反映资产的增加，贷方反映应付账款的增加或资金减少。应付账款的记录应独立于请购、采购、验收、付款以保证采购环节的控制有效实施，防止错误和欺诈行为的发生。应付账款的入账必须取得和审核各种必要的凭证后才能进行，这些凭证包括请购单、验收报告单、购货订单、材料入库单、税务监制发票、相关合同与协议等。要求凭证记录完整、客观、真实，经授权人签字。月末核对供应商往来明细，如发现错误，及时与供应商取得联系，查清原因，完善手续，调整差异。
1.2.7付款环节的控制。对于根据发票直接付款的手续，财务人员复核供应商发票的数量、价格、折扣条件、汇总金额、合法要素等与原始凭证（附件）是否相符，业务是否客观；对于发票已入账进行往来账单付款的，必须填制往来付款审批单，由主管会计核实明细账户及付款条件后经相关审批程序后付款。
2加强企业采购成本管理
采购成本包括进价成本和进价费用，其中：进价成本又称购置成本是指存货本身的价值，等于数量与单价的乘积。在一定时期进货总量即一定条件下，无论企业采购次数如何变动，存货进价成本通常价格相对稳定（假定物价不变且无采购数量折扣），属于决策无关成本。进货费用又称订货成本是指企业为组织进货而开支的费用，如：办公费、差旅费、邮资、电话电报费、运输费、检验费、入库搬运费等支出，进货费用与进货次数有关：差旅费、邮资、电话电报费与进货次数成正比，这类变动性进货费属于决策的相关成本，另一部分与进货次数无关，如：专设采购机构基本开支，这类固定性进货费用则属决策无关成本，怎样合理控制采购成本，以最小成本投入创造最大效益。
2.1采购价格的管理（把价格质量关）①各生产、经营、服务部门根据生产计划做好年度、月度物资需求计划单（必须载明物资规格型号、技术参数、到货时间），报主管负责人审核后交物资采购部门进行集中采购。②各物资采购部门根据各生产、经营、服务部门审签后请购单编制一式三联部门物资采购计划汇总表，按采购物资类别填列品名、规格型号、采购商家、市场询价、历史价格、库存数量、市场动态、到货日期、采购模式（集中采购、招标采购、分散采购）等信息报主管领导及预算部门审签后，一份交财务部门、一份交预算部门、一份留采购部门。三个部门相互牵制与监控，共同把好请购、资金预付及价格审核关，完善事前控制手续。③采购部门根据采购计划单及采购信息建立采购台账、在供应商选择时做到货比三家并建立供应商信息档案，引入供应商信誉评估机制，选择质量、价格、信誉好的供应商，为企业产品质量管理、成本优化奠定良好基础，在物资采购管理过程中坚决制止那种只按计划采购，不论价格高低、质量好坏、中饱私囊的行为。价格是降低成本的途径，质量是降低成本的基本保证。为控制好采购物资价格与质量，财务部门必须根据验收入库单，有法律效应的合同文本、价格申报单办理入账付款手续，涉及大的劳务价格的采购物资必须留一定的保证金，等设备运行良好后才能付款。对于大批量购进物资在合同协商时尽量争取货物采购折让和折扣，将采购价格降到最低。
2.2进货费用的控制前面讲到进货费用的构成，要降低进货费用可采取下面两个途径。①采购人员应根据经济合理原则，事先选择物资运输路线和运输方式，努力实现直达运输和就近采购，开展联运、代运减少运输费用。不盲目采购，尽量节省其它采购费用。②物资采购要适时，应树立经济进货批量的观念。经济进货批量是能够在一定时期存货达到最低点的进货数量，决定经济批量成本因素，主要包括变动性成本进货费用，变动性固定成本及允许缺货的缺货成本，不同成本项目与进货批量呈现不同变动关系，减少进货批量，增加进货次数在影响储备成本降低的同时也会导致进货费用与缺货成本提高，相反增加进货批量，减少进货次数，尽量有利于降低进货费用与缺货成本，同时会影响储存成本的提高。因此，如何协调各项成本之间的关系，使其总和保持最低水平，是企业组织进货过程需要解决的主要问题。基本经济进货批量以数学公式来表示：P———单位采购成本；Q———经济进货批量；A———某种存货年度计划进货批量；B———平均每次进货费用；C———单位存货年度单位储存成本；则经济进货批量（Q）＝2AB/C姨经济进货批量的存货总成本（TC）=2ABC姨经济进货批量平均公司资金（W）=QP/2=PAB/2C姨年度最佳进货批次（N）=A/Q=AC/2B姨这是在假定条件下的经济进货批量模式，在实际生活中物资的购进存在价格折扣与缺货成本下的经济进货批量。所以我们在成本核算时要具体问题具体分析。
3建立与供应商的长期战略伙伴关系，形成供应链的团队
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第二条市政府采购中心是具体办理政府采购工作的采购机构，是政府招标采购的组织者和招标人。
第三条招标机构是经财政部门认可，政府采购机构委托进行政府采购招标的中介机构。
第四条政府采购的供应商是指经审核取得参与政府采购活动资格的企事业单位，以及其他提供货物、工程、服务的自然人和法人。
第五条本市实行政府采购的项目具体包括：
(一)列入固定资产投资计划的基本建设、城市基础建设和投资20万元以上的修缮、装饰工程，以及项目的设计、监理、大宗材料、配套设备；
(二)按照会计制度规定，符合固定资产标准的物品；
(三)合同价值10万元以上的服务项目；
(四)其他实行政府采购的项目。
第六条对于不宜统一进入政府采购中心进行政府采购的特殊商品、服务或工程，由采购单位向政府采购管理办公室提出申请，经批准可自行组织采购，年终向政府采购管理办公室报送政府采购决算。
第七条政府采购的方式包括招标(公开招标，邀请招标)采购和非招标(询价，单一来源，竞争性谈判)采购两种。
第八条公开招标采购是以向社会公开招标公告的方式邀请不特定的供应商投标的采购方式。
第九条邀请招标采购是向五家以上符合招标文件规定资格的潜在投标人发出投标邀请书的采购方式。
第十条招标采购必须按照招投标的有关规定进行，要综合比较供应商的资质、信誉、经济实力和经营业绩等条件，以及采购物品、工程、服务的品牌、质量、价格及售后服务等指标；有特殊要求的政府采购项目，还应综合比较采购项目的特殊条件和经济指标。招标工作由市政府采购中心组织或委托有关招标机构进行。
第十一条询价采购是政府采购中心向三家以上供应商发出询价单让其报价，然后在报价的基础上进行比较，采购中心会同采购单位从中选出最优报价，选定供应商的采购方式。
第十二条单一来源采购是采购中心会同采购单位与特定供应商经过谈判签订采购合同的采购方式。
第十三条竞争性谈判采购是政府采购中心会同采购单位直接与三家以上供应商进行谈判，从中确定最优供应商的采购方式。
第十四条采购单位根据政府采购管理办公室的政府采购目录，在编报年度财政收支预算的同时，编报年度采购计划。政府年度财政收支计划下达后，采购单位应据以向政府采购管理办公室编报具体的年度采购计划，包括具体采购项目的采购时间、拟采购物品、工程或接受服务的名称、数量、质量、规格、供货(竣工)时间、资金来源等有关材料。因追加预算或其它原因，需追加采购内容的，要向政府采购管理办公室补充编报采购计划及附报有关资料。
政府采购管理办公室根据采购单位的采购计划进行归类汇总，编制政府采购总计划，交政府采购中心。
第十五条采购单位根据政府采购管理办公室核定后的年度采购计划，在采购前填报“政府采购登记表”，说明在计划内采购项目的具体名称、数量、规格、型号、供货或竣工的时间及相关的技术指标等报送政府采购中心。
政府采购中心根据登记汇总后的采购数量和种类与政府采购管理办公室下达的采购计划核对后，拟订采购方案，报经政府采购管理办公室批准后，按照规定的政府采购方式和程序组织采购工作，同时将具体采购时间通知采购单位。
对预算执行过程中追加的采购支出项目，可根据核定后的追加支出及采购计划直接办理采购登记手续。
第十六条招标采购按下列程序进行：(一)招标信息；(二)制定发售招标文件；(三)接受投标；(四)开标；(五)评标；(六)公布评标结果；(七)签订采购合同；(八)组织履约验收；(九)结算采购价款。
第十七条非招标采购按下列程序进行：(一)确定采购方案；(二)组织采购谈判；(三)选定供应商；(四)签订采购合同；(五)组织履约验收；(六)结算采购价款。
第十八条按照合同约定，采购中心监督供应商的履约情况。一般由采购单位依照采购合同自行组织验收，必要时由采购中心组织有关方面及专家组成的验收小组进行验收，验收小组成员总数为5人以上，采购经办人不得进入验收小组。
第十九条政府采购中心设立政府采购专户，作为政府采购的结算账户。采购活动必须在资金落实的前提下进行，在进行采购前，财政部门依据采购单位的采购登记表审定数额，直接将采购单位的采购资金分别从财政预算内和财政专户中拨入政府采购专户，属采购单位的自筹资金部分也必须先将资金划入政府采购专户。
采购单位在收到供应商的物品、服务或竣工工程后，将验收凭证送至政府采购中心；政府采购中心对各种票证验收审核后，直接将款项拨付给供应商；采购单位凭“政府采购支出转账通知书”列支，具体账务处理市财政局将另行通知。
通过政府采购节约的资金，政府采购中心按比例退还预算内、原预算外财政专户和采购单位账户。
第二十条政府采购管理办公室应定期对政府采购情况进行统计分析和评估，年终将政府采购情况向社会公布。
第二十一条政府采购管理办公室应当按照下列规定对政府采购活动监督检查：
(一)政府采购活动是否按照经审核批准的政府采购计划进行；
(二)政府采购方式和程序是否符合《办法》和本细则的规定；
(三)政府采购合同的履行情况；
(四)应当监督检查的其他内容。
对正在进行的政府采购活动违反《办法》和本细则规定的，应当责令政府采购中心或者采购单位立即中止政府采购活动，待违反规定的行为消除后，经政府采购管理办公室同意，该项政府采购活动方可继续进行。
第二十二条市监察、审计、工商、物价、技术监督等有关部门按照相应的职责范围，对政府采购情况进行监督检查。
第二十三条政府采购管理办公室受理政府采购的投诉，并进行必要的调查，发现有违反《办法》和本细则或国家有关规定的，应及时纠正，并予以处理。
第二十四条对违反《办法》和本细则的采购单位，财政部门有权核减同等采购金额的计划拨款，并视情节轻重提请监察部门追究其单位主要负责人的行政责任。
第二十五条供应商违反《办法》和本细则规定给政府采购中心、采购单位、招标机构或者其他供应商造成损失的，应当承担赔偿责任。
第二十六条受委托中介机构违反《办法》和本细则有关规定给政府采购中心、采购单位或者供应商造成损失的，应当承担赔偿责任。
第二十七条参与政府采购活动的工作人员，，，索贿受贿的，依据法律、法规和规章的规定处理。
第二十八条政府投资的工程项目，按照《常州市建设工程招标投标管理实施细则》和其他有关法律、法规和规章的规定执行。今后上级如有新的规定，按新规定执行。
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第一条为加强财政资金支付的管理与监督，规范财政资金支付业务流程，配合财政国库管理制度改革工作有序进行，参照《*市市级单位财政国库管理制度改革试点资金支付管理暂行办法》，制定本办法。
第二条本办法适用区级预算单位财政性资金直接支付的管理，以及未纳入国库集中支付改革试点的预算单位（以下简称非试点单位）财政性资金授权支付的管理。已纳入国库集中支付改革试点的预算单位，其授权支付资金按照《*区财政国库管理制度改革试点资金支付管理暂行办法》执行。财政性资金包括：
（一）财政预算内资金；
（二）纳入财政预算管理的政府性基金；
（三）纳入财政专户管理的预算外资金；
（四）其他财政性资金。
第三条预算单位财政性资金的支付实行财政直接支付、财政授权支付两种方式。
财政直接支付是指由区财政将资金直接支付到收款人（即货物、服务、工程的供应商及统发工资个人等）或用款单位（即具体申请和使用财政性资金的预算单位）账户。财政直接支付的方式包括工资统发、政府采购、其他直接支付等。
非试点单位财政授权支付是指区财政将资金拨付到预算单位账户，再由预算单位将资金支付到收款人账户。非试点单位的授权支付指未列入财政直接支付范畴的财政性支出。
第四条预算经区人代会审议通过后，预算单位依法拥有相应的资金使用权，履行财务管理、会计核算职责，并接受财政和审计监督。
第五条预算单位原则上分为一级预算单位和基层预算单位。向财政局汇总报送本级及其下属的分月用款计划的预算单位为一级预算单位；独立核算无下属单位的预算单位为基层预算单位。一级预算单位的本级开支，视为基层预算单位管理。
第六条预算单位按规定程序编制分月用款计划，并按照批复的用款计划申请、使用财政性资金。
第七条财政性资金的支付，坚持按财政预算、分月用款计划、项目进度和规定程序支付的原则。
第二章用款计划
第八条预算单位用款计划是办理财政性资金支付的依据。
第九条预算单位用款计划由预算单位根据批复的部门预算、项目进度和区财政局的相关规定分月编制。区财政局批复的用款计划额度在年度内可累加使用。
基本支出用款计划按照年度均衡性原则，按季分月填报（即于12月、3月、6月、9月分别编制下季度的基本支出分月用款计划）。其中纳入工资统发的资金由区工资统发系统自动生成用款计划。
项目支出用款计划按照项目明细及实施进度分月填报。
预算外资金支出用款计划须按项目明细及实施进度在预算外收入上缴额度内编制。
政府采购项目在填报用款计划时要选择政府采购类别（立项、定点会议、定点货物）。
第十条基层预算单位根据预算指标填报用款计划，并上报一级预算单位。
第十一条一级预算单位汇总审核基层单位用款计划，并于每月15日前（遇节假日提前）上报至区财政局各主管业务科室。
无基层预算单位的一级预算单位视同基层预算单位管理，填报审核用款计划之后直接上报财政局各主管业务科室。
第十二条区财政局于每月25日前（遇节假日提前），审核并批复下达预算单位次月项目支出用款计划至一级预算单位。预算单位基本支出用款计划由区财政分别于12月25日、3月25日、6月25日、9月25日前审核并批复下达至一级预算单位。
第十三条一级预算单位接收区财政局批复的用款计划后，须及时下达至基层预算单位。
第十四条批复之后的用款计划原则上不做调整，因特殊情况必须调整的，预算单位上报调整申请至各主管业务科室，经审批后，由区财政局注销用款计划，预算单位重新上报调整后的用款计划。
第十五条年度财政预算执行中涉及预算指标发生追加的，预算单位提出指标调整申请，经审批后区财政局办理指标，系统自动生成用款计划并同时向一级预算单位批复。其中直接支付资金由基层预算单位按本办法第三章要求办理，授权支付资金由区财政批复用款计划后及时拨至一级预算单位账户。
年度财政预算执行中发生预算指标追减或收回的，区财政局在系统中注销已批未支的用款计划后，相应调减预算单位指标，并向预算单位下达指标调整通知单。
第三章财政直接支付
第一节工资统发
第十六条基层预算单位于每月10日前向区财政局国库收付中心（以下简称“收付中心”）上报工资统发电子数据和纸制的《工资统发明细表》（附件一）。单位上报数据由收付中心导入财政支付系统生成用款计划。
第十七条基层预算单位上报的工资数据经区组织部、编办、人事局、财政局等部门审核确认后，由系统生成《财政直接支付申请书》（附件二）。
第十八条银行根据区财政局提供工资数据将资金分解至个人账户，同时向预算单位出具《工资统发入账通知书》（附件三）、工资统发入账明细表和个人工资条。一级预算单位以《工资统发入账通知书》作为原始凭证记账，基层预算单位以《工资统发入账通知书》和工资明细表等作为原始凭证记账。
第十九条纳入工资统发单位的人员增减情况，须每月将区组织部、编办、人事局的相关批件按规定程序上报收付中心作为调整预算的依据。
第二节政府采购
第二十条政府采购定点供应商账户信息库由区政府采购办公室维护。立项采购供应商账户信息库由基层预算单位自行维护。
第二十一条基层预算单位在区财政局批复下达的用款计划额度内，根据实际支出进度填报《财政直接支付申请书》，并按照项目类别分别填报《定点会议政府采购资金结算确认书》（附件四）、《定点货物政府采购资金结算确认书》（附件五）或《立项政府采购资金结算确认书》（附件六），打印并签章后，由基层预算单位或供应商报收付中心审核拨款。
第二十二条基层预算单位须在系统内填报《财政直接支付申请书》，并打印、签章；在系统内根据项目类别分别打印《定点会议政府采购资金结算确认书》、《定点货物政府采购资金结算确认书》或《立项政府采购资金结算确认书》各一式三份（基层预算单位、收付中心、供应商分别留存），并根据执行情况据实补充填写相关内容，与供应商共同签章后由基层预算单位或供应商报收付中心。两者中的结算内容必须一致。
第二十三条收付中心拨款后，分别向基层预算单位、一级预算单位出具《财政直接支付入账通知书》（附件七）。一级预算单位以《财政直接支付入账通知书》作为原始凭证记账，基层预算单位以《财政直接支付入账通知书》和供应商出具的发票作为原始凭证记账。
第二十四条基层预算单位上交自筹资金至政府采购专户时，须在支付系统中单独填列用款计划报收付中心，同时填写《资金证明》报区财政局各主管业务科室，经审批后，将款项和《资金证明》交至收付中心确认。基层预算单位使用自筹资金时，分别按财政资金和自筹资金填报《财政直接支付申请书》和相应项目类别的《政府采购结算确认书》。
第二十五条政府采购资金年终结账日为12月20日（遇节假日提前）。年终结账后区财政局与预算单位核实资金使用情况，已完工项目节资额根据资金来源同比例分别返还区财政、预算单位，未完工项目结余资金结转下年使用。
第二十六条2006年以前年度安排的政府采购资金支付时仍按原有流程操作。结算依据为区政府采购办公室提供的《*区政府采购实物调拨单》、《*区会议类定点采购审批通知单》和《以前年度定点会议政府采购资金结算确认书》（附件八）、《以前年度定点货物政府采购资金结算确认书》（附件九）或《以前年度立项政府采购资金结算确认书》（附件十）。
第三节其他直接支付
第二十七条其他直接支付是指在部门预算中其支付方式为“其他直接支付”的项目支出。
第二十八条基层预算单位负责维护本单位其他直接支付资金收款方的银行账户信息，保证所填报的收款方账户信息的准确性。
第二十九条基层预算单位根据区财政局批复下达的用款计划在系统内填报《财政（其他）直接支付申请书》（附件十一），打印、签章后附相关合同、协议等资料报区财政局主管业务科室，审核后转收付中心拨款。
第三十条收付中心拨款后分别向一级预算单位、基层预算单位出具《财政直接支付入账通知书》。一级预算单位以《财政直接支付入账通知书》作为原始凭证记账，基层预算单位以《财政直接支付入账通知书》和供应商出具的发票作为原始凭证记账。
第三十一条其他直接支付资金年终结账日为12月20日（遇节假日提前）。年终结账后区财政局与预算单位核实资金使用情况，已完工项目节资额收回区财政，未完工项目结余资金结转下年使用。
第四章财政授权支付
第三十二条非试点单位纳入财政授权支付的基本支出（公用定额、非工资统发资金）由区财政批复预算单位用款计划后于每月26日前拨付一级预算单位，一级预算单位负责及时转拨至基层预算单位。
第三十三条非试点单位纳入财政授权支付的项目支出由基层预算单位根据批复的用款计划按实际进度填报《项目申报书》（附件十二），打印、签章并附相关资料报区财政局主管业务科室审核后，资金拨入一级预算单位账户，一级预算单位负责及时转拨至基层预算单位。
第五章预算单位职责
第三十四条一级预算单位的主要职责：
负责按部门预算管理使用财政性资金，并做好相应的财务管理和会计核算工作；负责编制、审核、申报本部门及所属单位的分月用款计划；负责本部门及所属单位的财政性资金支付管理的相关工作；负责及时转拨所属基层单位的财政性资金；配合财政局对本部门及所属基层单位预算执行、资金申请与拨付和账户管理等情况进行指导、管理；及时与区财政局及所属基层单位核对账务等。
供应商年度审核制度范文6
【关键词】海外石油企业；采购成本；成本控制
采办工作是企业经营过程中不可或缺的重要环节，采办成本占海外石油企业作业成本比重非常之高。以2014年为例，在中国石化哥伦比亚公司（以下简称哥伦比亚公司），通过采办活动获得的物资、服务等成本占到了公司当年操作费用的60%。在保证质量的前提下，控制采办成本、节约资金占用、提升采办效率对提升海外石油企业利润空间影响巨大。为了压缩成本、提升利润空间，企业改变采办理念，提升采办管理，最终压缩采办成本势在必行。
一、中国石化哥伦比亚公司采办管理的现状
1.公司采办的职能与地位
哥伦比亚公司采办部门的主要职责是：按照公司工作计划编制采办计划，依照采办计划对所需物资设备、工程服务进行招标采购，采办合同签约，采购来生产物资存放管理，采购过程中的物流管理，采办团队建设、制度制定及其他相关职能。
哥伦比亚公司采办工作的全部活动就是取得公司在勘探开发、生产作业和油田设施建设等所必需的物资材料和服务，动用资金量大，对公司成本影响突出。采办部门在公司内部决策和发展战略中具有极其重要的作用，成为除公司生产、运营以外的第三大主要经营管理活动。它对于降低生产成本、增加公司效益、提升公司价值有着极其重要的战略地位和作用。
2.公司采办管理理念
哥伦比亚公司的采办管理理念是：物资及服务质量优先，压缩采办成本，提升经济效益，学习先进经验，应用先进技术，不断提升采办管理水平，逐步完善公司采办团队、采办制度，形成公司自身采办资源，加强采办内部控制建设，坚决杜绝违规违纪。
哥伦比亚公司的前身是一家私人风险勘探公司，中国石化从该公司收购了其部分资产后形成了中国石化哥伦比亚公司。原所有者的经营理念为资本运作，故原公司基本没有管理积淀，包括采办队伍、管理积淀。公司收购后，经过几年的不断学习与尝试，哥伦比亚公司的采购理念实时更新，采办成本持续降低，采办工作取得了很好的成绩。
二、采办管理中的难点分析
1.公司年度计划调整给采办工作带来的困难
公司经营计划是采办计划的基础，公司的生产经营计划有时会根据公司外部环境变化、实际执行情况等进行调整，公司经营计划的调整必然带来采办计划的调整。因为采办工作有采办周期，采办计划的调整势必会导致已进入采办程序的资源无法被充分利用，同时因留给安排新采办工作的时间较短，会使采办部门为完成采办工作需要充足的时间和生产运营需要物资尽快开始工作之间发生冲突。哥伦比亚公司的年度投资计划在每年5月份左右进行年中调整，如何既能迅速适应公司经营计划调整需求，又能控制采购成本上升，给采办工作带来了很多挑战。
2.当地物资匮乏、商业和物流业不发达给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司是一家下属于中国石化的海外石油企业，其具体经营地点在哥伦比亚。哥伦比亚是一个以畜牧业和矿产开发为主的资源型国家，基础工业落后，商业及运输业欠发达，石油生产所需的原材料和设备全部依赖进口。在这种大环境下，处在哥伦比亚的石油作业公司常常面临着采办资源匮乏，采办周期长，供货难以及时的难题，直接增加了企业的经营成本，哥伦比亚公司也面临同样的问题。
3.需求规模较小，无法形成规模给采办工作带来的困难
哥伦比亚公司在哥伦比亚是一家小型石油公司，年度需求计划较小（需求总量上的原因），同时因为无法做到合理规划等原因（需求时间安排上的原因），会使采购无法形成规模、批量，一方面导致了采办工作无法及时完成；另一方面导致了采办成本的上升。以钻井为例，哥伦比亚公司的年度钻井计划为4口左右，且常常这些工作不是由同一家公司完成。这样有限的工作量在寻求服务商的招标中，只会有当地有限的队伍参加，因为考虑国际动迁费用的问题，其他国家的服务队伍是不会参加这么有限的工作量的招标的。这样就造成了招标方对服务商的选择面窄、议价能力弱的局面，这种对招标方不利的局面导致采购工作无法顺利完成、采购成本难以控制等诸多问题。
三、降低采办成本费用的途径分析
1.将公司长短期规划与采办计划有效结合
公司长远规划和年度计划是整个公司运营的方向，在编制公司长期规划和年度计划时，邀请采办部门人员参加，让采办人员了解公司规划和年度计划的细节，并就公司规划及年度计划中的物资储备和采办问题提出相关意见。这样可以让采办部门综合了解公司长远规划，在公司长远规划下制定相应的长期采办计划，提前开始信息收集，市场调查，详细规划等工作。公司规划和年度计划调整时，也要邀请采办人员参加，对计划调整和采办工作及采办计划影响作出分析和评估，综合对比已完成、已进入采办程序的采办工作调整形成的成本及因公司计划调整产生的仓促采购形成的额外成本和计划调整后新项目尽快上产形成的效益，从公司整体效益最大化的立足点出发，寻找成本和效益的最佳结合点。哥伦比亚公司充分认识到了公司计划和采办工作的紧密性，采办部门经理参与公司计划的制定及调整，从采办角度出发，仔细评估物资及服务需求是否可及时到位、是否经济，有效保证公司计划的有效实施，成本经济。公司计划和采办计划结合好了，可以在从源头上避免资源浪费，节约成本。
2.有效利用采办策略压缩采办成本
采购物资的价格是由市场供需决定的，物资采购价格是采购成本的主要部分，充分分析市场动态，了解物资供应和需求情况，针对不同的供需情况采取不同的采购策略，可以在很大程度上压缩采办成本。综合分析市场供求关系，一共有三种情况，供大于求、供不应求和供求相对平衡。对于供大于求的物资，因为企业处于买方市场，价格、货源充足情况等都对公司采办工作有利，要充分利用供应商之间的激烈竞争，多争取对公司有利的采购条件，在保证质量的情况下尽可能多地压缩采购成本。对于供不应求的物资，企业处于卖方市场，卖方占主导地位，要培养和供应商之间的良好关系，选择几家供货商作为长期合作伙伴，一方面可以保证货源，同时也可以保证采购相同的物资成本不至于太高。对于供求相对平衡的物资，在对物资价格做充分的调查后，在市场中公开招标获取相应物资。
另外，采办人员可以利用物资和服务价格的走势预期控制采购成本。市场价格的走势可分为上涨、相对无变动或下跌，针对不同价格预期采取不同策略。在可以提前筹备的情况下，预期物价上涨时，公司应提前安排采购，锁定价格，签署采购合同，防止物价上涨的额外支出。反之，在预期价格下跌时，可以考虑在不影响生产的情况下，向后顺延采购时间，从价格下降中获利，同时可以减少资金占用成本。在价格相对平稳时，尽量滞后采购，节约资金占用成本。
3.优化供应商管理，建立与供应商的长期合作关系，互惠共赢
供应商的管理可以划分为供应商选择和供应商关系管理两个部分。对供应商的选择要建立准入评审制度，组织采购、法律、财务等部门，从经济、履约能力、信誉等方面评估供应商的资质，建立供应商档案，实时更新供应商档案，定期进行后续评估，保证供应商信息实时性。对供应商关系的管理，应使用激励与淘汰手段，形成互惠互利、合作共赢的关系。采购企业和供应商既相互斗争，又相互依存，在没有沟通一致的情况下，任何一方对价格等条件的改变都会破坏双方的长期合作关系。双方应相互信任，有效沟通，形成长期合作关系，并积极维护这种关系。如果采购企业给予供应商适当激励，采购企业就会得到供货效率、质量等方面的回报，同时双方的合作关系会更加牢固。在建立良好关系的同时，也要保证供应商之间的竞争性，任何物资都要保证有多个供应商可选择，以避免仓促另寻合作伙伴产生的成本。
4.改善采办流程、提升工作效率
在采办部门内部，完善的采购制度及流程，是采购工作顺利运行的保障，同时也能避免工作无法有效衔接产生的一些额外成本。公司采办制度中应明确规定：采购计划的编制程序、审批程序，计划执行过程监督和计划执行结果评估；采购申请及审批程序，明确相关部门或人员的职责和权限；选择采购方式的条件，解决采取何种采购方式的问题；采购定价机制，确定合理的采购价格；采购合同签订程序，明确双方权利、义务及违约责任；验收入库程序，明确验收方式及验收责任，出具验收证明；货款及预付款支付程序，明确付款审核责任及权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等无误后，按照合同约定及时支付。同时，定期或不定期检查采办制度规定是否有效执行，对执行中发现的问题及时调整，保证采办流程高效运行。
在整个公司范围内，各项采购任务需要各部门相互分工协作，彼此配合，才能顺利完成。公司各部门应有明确的部门职责分工，明确界定用户部门与采办部门在采购过程中的职责及责任，尤其应明确在一些业务交叉点上的职责划分，提高企业整体的管理工作效率，杜绝部门之间相互推诿扯皮。公司内部各部门顺利分工协作，各部门工作顺利开展，公司整体的运行效率就会提升，各部门内耗的成本就会减少。
5.完善采办、库存等信息管理、避免重复采购
公司应建立良好的信息管理系统，保证各项采购信息能方便友好地被相关人员获得、采用，充分利用现有资源，综合统筹计划，可以避免重复采购、库存积压，降低资金占用成本。同时，通过信息管理系统，可以把整改采办业务涉及的各部门集合起来，整体权衡， 从公司利用最大化角度出发，压缩成本，提升公司整体效益。首先，在制定采购计划时，了解物资的库存情况，根据物资库存和新需求制定合理的采购计划。其次，将采购计划和实时更新的物资库存情况上载到信息系统，编制物资申购单的人员和审批申购单的人员在提交采购申请和审批时应核对采购计划、需求情况及库存情况，库存可以满足需求的情况下不予进入采办程序。最后，通过信息系统及时监督各种物资的库存、采购、使用情况，定期分析，根据分析结果修正采办计划和采办工作，形成管理的闭环。
参考文献：
[1]周显文、谭汉荣∶《降低油田化学品采购成本浅谈》，财会通讯，2009（06）.
[2]罗云、周康、王力尚、马文龙：《国际工程材料采购中的成本控制与分包商/供应商管理》，施工技术，2013（06）.
