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项目档案管理细则范文1
关键词:油田;基建档案;档案管理;完善管理
加强油田基建档案管理,促进油田基建档案系统建设,这是油田企业进行企业基建项目管理改革和优化的必经之路,也是最有效的手段之一。基建档案是指从建设工程项目酝酿、立项、施工到竣工使用,整个过程中直接汇集和形成的。必须进行整理立卷的,具有保存价值的文字、图纸、图像、声像等各种载体的文件材料。是单位档案的组成部分之一。它反映了建设项目管理工作的真实过程。为基建工程各阶段建设活动的决策、文件编报、施工、竣工、使用等工作提供依据和凭证。
西北油田内部涉及基建资料包括很多内容和项目,比如在油田建设开工前基建项目的立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、工程竣工验收等全程基建资料的收集、整理、管理、保存、归档等一体化的管理模式。西北油田基本建设工程项目档案归档类型主要分为几下几大类:综合性文件;可行性研究;设计基础;设计文件;工程管理文件;施工资料;电气、仪表安装施工文件;生产技术准备、试生产资料等。
一、油田基建档案的形成
在油田项目建设工程中,基建档案是由建设单位,上级审批单位,勘察、设计、施工、监理单位在申报、审批、建设、施工、竣工、验收过程中由文字、声像、图像等基建资料所形成的。
二、基建档案管理体会
(一)造成基建档案缺失的原因
1.项目管理人档案意识不强,学习宣传力度不够。由于基建工程和档案管理的专业性存在一定差异,工程技术人员和档案人员互相不了解专业和技术知识、工作程序、缺乏工程档案管理的实践能力,使基建档案的收集、整理和归档不及时、不规范。
2.基建档案工作涉及众多部门,传统的管理机制已不适用现代企业管理模式,加之工程参建单位多,档案工作标准得不到统一,如归档的基建档案案卷质量不一,格式和内容不相同,给档案部门增加了一定的难度。
3.随着社会信息化进程的加快,现代信息技术快捷、高效、准确、便利的优势,也在影响着油田的档案管理,现基建工程档案归档标准已不能满足工作要求。
4.归档不及时,由于经济利益或赶工期等原因,人们只重视工程本身,轻视工程档案,造成了基建档案归档滞后,加工程完工后需三个月后移交于档案部门,有些单位往往都放置年底或第二年才交于档案部门,最终影响了对档案资料的提供利用工作,尤其是重大工程项目管理前期技术文件资料处在分散、损坏,丢失等情况下,不能及时补缺,严重影响了档案的统计与管理,制约了单位建设和档案管理工作的可持续发展。
5.资料整理不规范,基建工程项目归档后就形成了档案,必须按照档案管理的标准进行归档。而有些施工单位没有设置专门的技术档案兼职人员,造成建设文件材料纸张规格大小不一,文件书写材料不同,图表式样未用蓝图剪裁等等,使档案案卷质量不符合国家标准。
(二)如何加强油田基建档案管理
1.完善基建档案管理机制。严格按照基建档案管理程序,标准进行档案管理和保管利用工作。为加强本公司油田基建项目档案管理工作,确保油田运行项目的完整,准确,系统和安全,结合分公司实际情况,制定了《西北油田分公司建设项目档案验收办法》,尤其对重点工程项目的归档做了更细致的档案归档说明。体现了事中控制不如事前控制的理念,为基建档案收集齐全,整理规范,归档及时,保管安全打下坚实基础。
2.将基建档案管理工作纳入项目管理过程。如果基建建设项目成立之时,也就是基建文件的收集、整理之始,明确需移交的基建档案材料套数,归档时间和案卷质量要求等事项,不提交齐全完整的基建档案不予开具合格证,则直接影响预付款。从而促进施工单位配合资料的归档,使基建工程档案的质量有了保证。
3.加强油田基建档案的收集工作,按照基建档案收集范围、归档质量、归档时间等要求,将所编制的基建档案管理标准和细则分发到相关部门和施工单位,不定期的进行基建档案的咨询和指导,确保各参建单位履行基建n案归档移交的责任。由施工单位整理组卷后交建设社单位审核,要充分发挥工程技术人员的作用,严格履行文件质量审核程序,填写档案移交清单双方签字确认后,方可向档案部门移交,并按照档案整理细则标准将基建文件材料进行归档。
项目档案管理细则范文2
关键词:档案管理;固定资产;制度建设
中图分类号:C913.3 文献标志码:A 文章编号:1673-291X(2017)08-0143-02
固定资产投资项目是以扩大研发生产能力为目的而进行的技术改造基本建设工程,以及设备仪器更新与升级换代等建设项目。固定资产投资项目档案(以下简称项目档案)是指伴随整个项目建设流程(立项论证审批、可行性研究,勘察、设计、施工、监理、竣工,采购、安装、验收等活动)而产生的一系列具有归档保存价值的文字材料、图纸、照片、实物、声像资料等,是对项目的完整、系统、客观、准确的记录,对项目建设和后续维修维护与改扩建具有重要的参考价值,也是项目后评价的主要材料依据。做好项目档案管理对于总结投资效果、提升国有资产经营能力甚至反腐倡廉具有重大意义。
“十五”以来,伴随着国民经济的高速发展和国防建设的迫切需求,国家大幅度增加了国防科技工业部门的固定资产投资支持力度,建设单位项目管理任务大幅度提升,并且由于建设项目中新技术的应用,对应档案管理复杂度和难度也不断提高,一度普遍出现了项目档案资料收集不完整、内容不完善、保存不合格、使用不规范等问题。
为此,原国防科工委、国家档案局联合颁布了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办[2007]161 号,以下简称《验收办法》),提出了项目档案管理的基本要求,并规定通过专项档案检查验收,是项目通过竣工验收的先决条件。中国电子科技集团公司配套制定了《固定资产投资项目档案验收评分细则(试行)》(以下简称《评分细则》),通过组织宣传培训和交互检查验收,进一步落实项目档案管理工作的具体施实。
通过这些措施,中国电子科技集团各成员单位项目档案管理水平得到了极大提高。然而在项目档案检查验收工作中也发现,一些建设单位由于项目档案管理制度建设不完善,导致业务部门与档案管理部门协调困难,对档案管理工作的提高造成了很大的困扰。下面结合档案管理工作实践,对档案管理制度建设过程中的一些常见问题进行具体梳理分析,并提出应对措施建议。
一、档案制度缺失问题
项目档案管理工作早期主要的问题,是很多单位缺乏专门的档案管理制度,没有项目档案收集、整理、保管、利用的基本要求,更谈不上相应的部门岗位职责要求与分工,主要依靠业务部门根据自身需要收集和保存积累资料,导致项目档案管理盲目、混乱,验收检查时就会发现资料收集不齐全、文件内容缺失、组卷整理不规范、检索调用困难等基本问题普遍存在,甚至在业务部门和档案管理部门的职责推诿中造成重要资料的散失。
例如,在一次档案验收时,发现该单位购置的设备没有保修卡,验收专家指出后,档案管理人员不知情,项目负责人也不知情,最后问采购人员才发现是在采购人员手中暂存着。进一步的了解得知,采购员正因为是知道保修卡是仪器设备的重要终身资料,直接影响到设备运行过程中的维修与维护,也是当设备发生故障时与供货商交涉的重要凭据。但是,因为没有相应的档案管理制度明确规定必须随设备入库及时归档,反倒“不敢随便放到资料库里”,而是自己慎重收藏起来了。
这种现象随着近年来《验收办法》和《评分细则》的宣贯落实,已经引起了建设单位的高度重视,基本建立健全了档案管理制度。在近年来的档案检查验收中可以明显体现出来,项目档案的基础管理和档案完整性都有了很大进步。
二、档案制度的可操作性
目前项目档案管理制度方面的问题,已经深入到了制度要求与建设单位岗位设置和工作流程建设相关的可操作性、与业务部门和档案管理部门相关人员业务素质相关的执行操作严谨性等方面,成为制约项目档案管理质量和效率的深层次因素。
以资料的收集整理和案卷归档环节为例,这是作为素材的文件资料转化为规范档案的关键一步,但又恰恰出现在业务和管理两类职能部门的工作界面上,如果管理制度缺乏明确的职责和分工要求,就很容易造成工作的脱节:业务部门可能会觉得我们只需要忠实的收集、提交建设过程中形成的资料给档案部门即可;而档案部门则可能以为自己不懂技术,所以完备、条理、规范地组卷是业务部门的事,自己只需要做到严格记录、安全保管、提供利用就可以了。比如笔者所在单位,几年前某固定资产投资项目接近尾声时,业务部门推着小推车把毫无逻辑排列的一堆材料交给了档案室,而档案室对于整个项目的情况不了解,无法条理系统地整理这一车杂乱无章的材料。匆忙中两个部门勉强配合把材料大概进行了整理,结果档案验收时专家指出多处问题。
这个问题的出现是由于管理制度对相应的工作界面规定模糊造成的,这个矛盾的化解需要结合单位实际,明确个性化的制度规定。比如业务特色集中、档案部门岗位配置较弱的单位,就可以采取业务部门组卷归档、档案管理部门指导检查、案卷保存的模式;而业务面广、档案管理部门岗位配置较强的单位,则可以考虑业务部门只需要及时完整收集、提交档案资料,由档案部门承担起准归档阶段的材料审查、整理、组卷,自行完成归档管理。笔者所在单位后来根据业务和岗位特点规定了一种折中处理方式,由档案室制订宣贯归档资料要求,各业务部门设立兼职档案员,以卷为单位收集项目建设资料,保证文件齐套性和正确性后交付档案室,档案室再进行形式审查并负责完成规范组卷归档,既保证了业务链条的有效衔接,又保证了档案的准确、完备和系统、规范,在最近两次档案验收中都以高分通过了验收。
三、n案制度的完备性
制度是相对静态的,但实际工作中面对的情况千变万化,需要不断修订完备档案制度。这不仅是需要适应技术进步带来的档案资料形式和内容的变化,甚至还要延伸到对建设项目合作方的制约。例如有些建设单位与参建单位签订合同中,对档案工作的具体要求没有专项条款做出明确规定,导致在建设项目档案验收和项目最终验收时,有些参建单位或监理单位会以相关工程已结束为由,不参加、不配合档案验收。更大的隐患是,由于没有从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束,导致对建设单位的相关利益保护的缺失。
笔者所在单位几年前的一次项目档案验收会中,专家发现基建图纸与设计变更通知单对应关系不明确,要求参建单位到验收现场解释,但是参建单位以各种理由推托,迟迟不到现场。在单位不断催促下,第二天才到会解释问题,严重拖延了验收会议时间,虽然解释清楚了问题,但也给项目评价造成了恶劣的影响。为此,笔者单位亡羊补牢,再次修订完备档案管理制度,增加了“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,要求明确,控制措施有力”的条文。建设单位与参建单位签订合同,提前设立专门条款,明确项目档案工作的具体要求,建设单位就变被动为主动,既保证项目建设利完成,又保证了项目档案的齐套与完整性。
四、档案制度执行的严肃性
档案管理工作的规范化,除了完备档案管理制度作基础,还需要严格的执行来落实。没有到位的执行,一些制度就成了虚设。
实际工作中经常发现,有些文件材料签字没有日期,尾页有空白项不填写,领导批示和签字内容不全等等,日后一旦发生合同纠纷,就有可能因为合同生效日期或成立条件的分歧,使建设单位成了被动方;一些设备仪器的购置合同、技术协议中也经常出现落款签字处只有责任人签名而没有签署日期的情况,也会给解决纠纷或是责任追溯造成困难,甚至给腐败留下漏洞;还有一些表格的填写,签署流程没有问题,但是主管领导在审批时只签姓名,没有具体意见,不符合审批规定,也不符合档案质量的要求。这类问题根源在签署人。单位领导应该在管理过程中,更多关注各项制度的落实情况,认真执行各项制度的具体要求。
因此,档案制度建设不仅要根据档案部门的实际需要,制订一系列系统、科学、合理的档案管理制度,还要在制度的有效执行方面下足功夫,才能更有效调动全员积极性,使档案管理水平不断提升。
项目档案管理细则范文3
关键词:高校;基建档案;管理
中图分类号:G647 文献标识码:A
收录日期:2013年2月27日
凡在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等均属基建类档案归档材料。高校基建档案是反映学校基本建设工作的真实原始记录,是学校档案的重要组成部分,也是学校的宝贵财富。做好高校基建档案管理,逐步完善管理方法具有现实意义。
一、我国高校基建档案管理现状
1、档案意识淡薄,材料收集不齐全。档案部门的宣传力度不够,导致高校的基建部门以及主管领导对基建档案工作重视不够,造成一些基建管理人员档案意识淡薄,存在“重建设,轻档案”的思想,基建档案材料收集不齐全,案卷管理不规范的现象较普遍。
2、制度不严,缺少保障措施。虽然《普通高校档案管理办法》颁布实施了多年,但是许多高校没有制定相关基建档案的收集、管理制度;有些高校所制定的基建档案因政策水平的差异而大相径庭;有的高校的规范、制度甚至只有大致框架,没有细则,造成基建档案工作没有纳入年度工作计划、岗位责任制及考核范围。保障制度的缺失,表现在经费保障问题上。基建档案管理和其他类别的档案管理一样,需要专用的设备和经费支持,但学校每年用于档案的专项费用很少,使基建档案管理缺少必要的设施和设备。保障制度的缺失还易造成人员配备的不足。
3、归档的基建档案质量不高。从已归档的材料中发现,基建档案的材料普遍质量不高,如图纸的清洁程度、整齐程度等。有些图纸不是原件,而是复印件;有些图纸上有任意涂写等情况。档案的信息化程度也普遍较低,在已归档的基建档案中,一般学校只能做到“目录级”的管理,即只能在档案信息管理系统上检索到目录,而没有相应的电子文件。还有的学校因为未能进行部门立卷制度,只是上交材料,需要档案部门进一步整理。
4、档案载体不丰富。按规定,施工过程每个阶段均要留下照片或是电子文件,但实际情况是,要么特殊载体的材料匮乏,要么没有相应的材料,给学校造成不可弥补的损失。
二、加强高校基建档案科学化管理的对策
1、加强基建档案工作领导。国家教委6号令《普通高等学校档案管理办法》中第三条明确指出:“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一,各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划,加强对档案工作的领导和管理。”可见,档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分,领导对档案工作的重视与否,是搞好基建档案工作的主要因素。这就要求学校领导高度重视基建档案工作,在人员、经费、设施上给予大力支持,切实将档案工作纳入学校的目标管理,加大档案执法力度,认真研究和解决档案工作中的实际问题。
2、提高档案人员素质。搞好工程建设,要把提高档案人员的素质放在重要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门,档案人员更应当自觉提高对各种基建资料妥善保管和及时归档的责任心和自觉性。在具体工作中,注重加强档案人员素质训练、加强科学管理,要从基建管理和档案管理两方面进行专业学习知识和培训,不断提高档案管理人员的业务水平及档案管理能力。
3、完善基建档案管理制度。一个工程项目的档案资料收集齐全与否,完善制度是关键。将基建档案工作纳入日常管理工作中,使档案工作做到“有法可依,违法必究”,这是保证基建档案工作规范化、标准化、制度化的前提。高校要结合本校的工作实际,制定出一套切实可行的规章制度,并经常进行检查、督促。在实际运作中,因基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强,所有参建单位的档案工作质量更应该及时地进行约束和指导。工程建设项目完成后,不论是总承包还是分包,不论建设工程项目大小,必须坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步;坚持档案部门与基建部门相结合,齐抓共管做好基建竣工归档工作,明确项目档案工作的分管领导到位;指定项目专职档案人员到位;落实项目施工、安装编制竣工技术资料、图纸的人员到位。
4、做好基建档案工作“三同步”管理。“三同步”是国家对基建档案管理提出的基本要求,其内涵主要包括:基建工程一开始就与建立档案工作同步进行;工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行。在制定本单位或本部门的规定、规范、细则等规章制度的同时,应建立项目基建档案管理工作制度,在与施工单位签订合同时,把项目基建档案工作要求附在合同中,使施工单位既明确基建档案的总要求,又明确如何做好这项工作,以及竣工验收应提供的档案资料,以及资料套数,从而克服管理工作的无章可循、无据可依的混乱现象,使基建档案进入正常化管理。
5、实现档案工作网络化管理。随着高校对计算机技术及网络技术的全面普及使用,利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理,将大大提高工作效率,更好地为工程建设与管理服务。目前,高校基本建设档案的管理工作,已经进入从经验管理向先进科学技术管理阶段,传统的档案管理方法往往工作量大、存档不方便,而且不利于及时查找。如果管理方法仍停滞不前,就不能有效保护及利用基建档案为学校服务。如果参与了高校网络整体建设,实现档案工作网络化管理,基建档案将更好地被管理和利用,更好地适应现代化管理需要。
主要参考文献:
[1]陈传华,刘学应.对高校基建档案管理的认识[J].科技情报开发与经济,2005.10.
项目档案管理细则范文4
建立现代企业档案管理制度是企业改革的一项重要措施,是企业档案工作保持健康发展的必要手段。因为企业制度的创新与现代企业档案管理制度的建立是互相补充、促进的。
(一)企业改革需要档案管理制度的创新,在企业改革过程中,无论是转变经营机制,还是建立现代企业制度.档案为企业调整组织和产业结构,对外经济合作、清产核资.进入市场成为具有独立法人权力竞争者提供重要的信息和依据。
(二)现代企业制度的建立对档案工作也提出了新的要求,如果企业档案工作还停留在传统管理模式下,将阻碍其发展。作为企业科技信息管理的组成部分,档案部门要积极探索档案工作发展的新思路,着手进行改革.实现档案管理制度的创新。
(三)制定档案管理制度,是为了加强档案管理工作,提高档案管理质量,更好地为社会、为民众、为企事业服务,档案管理制度的强弱直接影响到档案管理的效率和效能。
二、结合实际,建立现代企业档案管理制度体系
档案管理制度的建设是科学规范开展档案工作、加强企业信息档案资源建设工作的首要环节。因为制度是基础保证和根本保障,它使各项工作有章可循、有法可依。现代档案管理制度体系的建设应包含档案工作规章、档案管理制度、档案业务规范和重点档案工作制度等方面的内容。其中档案工作规章包括各级、各部门档案工作人员责任及文件形成归档责任制度、档案工作规定、资产与产权变动档案处置办法、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等方面;档案管理制度具体又涵盖了档案管理办法、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子文件归档管理制度等制度内容;档案业务规范则又囊括了档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范、档案全宗管理办法等内容;而重点档案工作制度则包含了军工电子固定资产投资项目档案管理规范、档案工作协作组工作规则等等。
笔者所在的中电海康集团有限公司是2014年在总部中国电子科技集团公司“加快安全电子产业发展”的号召下由中国电子科技集团公司第五十二研究所下属全资子公司浙江海康集团组建而成的安全电子产业子集团,公司建立伊始,公司领导就十分注重制度体系建设工作。中电海康档案管理办公室更是积极配合公司制度建设工作,结合档案工作的特点难点,在贯彻公司制度建设的总体部署和要求的前提下,档案工作人员勤做功课,积极调研,认真完成《中电海康集团有限公司档案管理办法》,其中包含了档案管理人员工作职责、档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等等规范,奠定了档案管理工作的基础,初步在制度建设和执行环节层面上打造了闭环管理平台。随后各专兼职专业档案管理人员结合自身工作实际经验,相继出台《文书档案管理细则》、《会计档案管理细则》、《科研档案管理细则》《仪器设备档案管理细则》等等制度规范,进一步强化责任落实,严格工作标准,使档案管理工作很快上了一个新的台阶。后续我公司档案管理部门将进一步完善档案管理制度建设,从强化企业档案资源建设角度出发,积极学习、研究先进企业的档案资源建设经验,制定出适合我公司发展要求的企业档案资源建设制度,推进公司档案资源建设工作的开展,如《企业档案资源开发与利用制度》、《档案资源建设管理制度》、《档案资源建设达标升级考核测评办法》等制度,最终建立健全一整套科学规范、可操作性强的现代档案管理制度,夯实公司档案管理工作的基础。
三、如何优化创新档案管理制度体系
(一)制度创新战略――走实用化之路
没有永久不变的制度,只要是符合本单位实际情况的,可以进一步提高效率的就是好制度。制度创新的成果要经得起实践的考验。在档案馆看来有效可行的制度,未必在基层单位档案室能顺利推广和应用。档案人员一定要深入学习和研究本单位的当前发展战略和中长期发展规划。制度创新着眼点在于组织内部。机制与制度是密切相关的。机制是由制度内化而来的,档案管理制度是否符合本单位运行规律,这是档案管理机制创新能否实现的关键。
(二)管理创新战略――走复合化管理模式之路
新世纪的新技术革命,正在推进组织管理现代化和办公自动化。档案形成的规范性和档案利用的广泛性,将使档案和档案工作走出档案室,走向组织管理的每个角落,使档案事业成为组织内全体干部职工的共同事业。搞档案工作信息化也好,搞档案数字化也好,千万不能忽视传统档案管理模式。我们主张在传统的基础上进行改进,引进现代化的技术和管理手段。数字档案和纸质档案同步推进,采用复合化管理模式。复合化档案管理模式是档案载体多元化,两种不同载体的档案如何有机结合保存的模式,有利于档案管理发展的良好模式。
项目档案管理细则范文5
【关键词】 工程档案 广播发射台 管理措施
前 言
档案是指国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,也是生产建设活动的丰富资料的来源,对人们从事社会活动具有重要的参考价值。工程档案是属于科技档案中的类目之一,是指工程项目建设过程中直接形成的有价值的各种形式的历史记录,有自身的特点和复杂性,与一般的档案在整理方法有所不同,随着广播电视技术进步和发展的要求,广播台站的改造任务的加大,为了配合工程建设顺利进行,及时有效的对工程资料进行收集、立卷、归档、保管、利用,更好地为广播事业服务。本文就如何提高广播电视工程档案管理水平进行探讨。
一、广播电视工程技术档案的重要性
1、广播电视工程技术档案是指工程项目在立项、选点、设计、招投标、施工、竣工六个阶段工程建设活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等各种载体的资料,是工程建设各阶段活动的整体记录,直接反映工程质量和工程实际,见证基层台站基础建设的更新和发展。它是工程建设活动中不可缺少的重要工具,是处理业务和履行职能的手段,要了解工程建设活动的情况、规划决策、处理事务就必须查考和利用档案,尤其是进行改建、扩建和技术改造工作,工程技术档案显得尤为重要。在台站事业发展中常常会遇到:改造和维护各种管线和地下电缆时,原始的埋设走向、深度不明确等等问题,仅凭头脑记忆、凭“大概”、“可能”或者“好像”是不行的,必须钉是钉,铆是铆,一就是一,二就是二,绝不能凭想当然办事,要有科学依据,而工程档案就是依据,如果工程档案管理工作没做好,当遇到重大技术工程问题无据可查的时候,就会给我们的管理工作造成极大地被动和损失。因此工程档案对提升电台管理水平,增强档案管理的整体化、规范化、科学化起着举足轻重的作用。
2、工程技术档案的质量直接反映工程建设的全过程和实际情况,具有广泛的科技资源和特有的知识信息,是工程进展实施情况的书面见证,是合同履行情况的真实反映,也是排除工程质量和安全主产隐患的良方,工程档案原始记录的特性决定了档案的凭证价值,它是其他材料所不能取代的,具有法律上的权威性,一旦出现产权纠纷、合同违约、工程质量问题等,工程档案都是最可靠、最真实、最完整的凭证。
3、工程技术档案是工程项目的重要组成部分,工程技术档案在工程施工之前就已经产生并逐步积累,详细记录并真实反映工程施工活动的全过程,包括施工前期的立项文件、概要设计、项目预算、招投标文件材料等,这些档案资料不但是项目立项的重要依据,亦是工程项目勘探设计的重要参考,工程档案与具体的施工进度如影随形,是工程施工得以顺利开展的重要保证。
4、做好隐蔽工程是保证工程质量整体优良的基础,所以隐蔽工程资料的收集是工程档案的一个重要环节,工程建设过程中有许多工序的内容如水电埋设等是被其他工序掩盖的如铺设水电埋设,工程竣工验收时,是看不到,也难以检测得到,只能通过各种现场记录、照片、图纸和检测报告等档案资料来评价,因此各基层站台的工程档案发挥无可代替的作用。
二、广播电视工程档案管理的现状
1、由于传统的档案观念,基层台站一般重视文书档案、财务档案、人事档案和技术设备档案的管理,忽视基础设施档案的收集与管理。由于工程建设点多面广、流程复杂、涉及部门多,使收集工作管理复杂多样性,再加上工程管理保安全抓效益促进度的传统观念,从台领导到干部只重视工程实体、重视资金管理,对工程档案的作用认识不足,认为工程档案资料整理工作不是单位的主要工作,只要“守好摊”,不丢失、不泄密,能应付外调、查档就行了,造成档案收集的不完整、不规范,严重影响竣工验收和工程后期的档案的利用。
2、管理意识淡薄,认识不足。在建筑工程施工过程中,将所有的人力物力都投入到工程施工中,抓紧时间创造效益,在注重工程进度的同时容易忽视材料的验收和工程施工资料的搜集。当工程完成后,等到档案资料面临验收时才组织人员进行突击整理,由于施工中资料搜集进度没有跟上施工进度,造成资料多头保管,谁用谁保管,甚至人去楼空,就必然会使各种资料的完整性、规范性受到影响,造成材料缺失,影响到工程资料编制归档,最终影响到工程竣工资料的验收。
3、由于大多数基层台不设专职档案管理员,台办公室行政人员“一人兼多职”,对基础建设专业技术知识及工作流程不熟悉,缺乏工作实践经验,仅仅局限于收集、整理、分类、保存、利用等,更很少介入工程建设活动中去实时了解工程建设动态,没有参与工程建设项目的单项工程验收、评审活动,造成了技术和资料管理的脱节,影响工程n案的收集及管理。
三、加强广播发射台工程档案的措施及方法
1、加强领导,密切协作,提高工程资料管理意识
各台站应积极加强工程档案工作的思想动员和宣传工作,通过宣传提高台站领导及广大职工对工程档案价值重要性的认识,统一思想,密切协作,变被动为主动,同时努力争取建设单位、施工单位及监理单位对档案的重视和配合,通过宣传使领导及基建管理部门真正认识到工程资料管理的极端必要性。
2、健全组织机构,落实责任
发射台工程建设项目的特殊性且技术含量高,涉及土建、水电、钢结构、天馈线等工程部门,形成的文件材料涉及面广、种类多,为确保基建档案齐全完整,健全档案管理制度、落实责任是完善工程技术竣工档案管理工作的有效手段。工程前期成立工程档案领导小组,指定一名台领导为工程档案管理负责人,协调各部门的工作,台办室具体负责档案管理工作,负责提出整理要求、列出收集任务、排出计划和进度表,技办室负责向各项目组收集资料并审查不同阶段的工程材料的完整性,各项目小组指定专业技术人员担任兼职资料收集员,并按照档案形成的不同阶段,落实责任人其职责,形成工程资料管理网络,保证资料管理与项目建设同步进行;与施工单位、监理单位签订工程资料责任书,将《广播电视工程档案资料收集和管理细则》告知他们,并在签订施工合同或监理合同时,明确需移交的档案资料数量、交件时间和质量要求。
3、加强岗位培训、提高专业能力
工程档案工作是一项专业性很强,从工程立项申请到竣工产生的上千份文件,如何科学规范收集、立卷,对于缺乏基建工程专业知识的档案人员是个挑战,要通过组织档案管理人员参加专业档案培训、到先进台站和技术密集单位如电业局取经学习,全面了解资料编制和管理方面的工作,拓宽知R层面,以提升其综合业务素质,主动联系局办室对《广播电视工程档案资料收集和管理细则》的业务指导与解释,探讨施工特点、工程进展程度和各阶段形成的文件特点,根据内容来确定收集对象,如:向勘探、测绘、钻井部门收集整理地质、地貌方面的工程资料;向地基处理部门收集整理有关地基处理的详勘、补勘资料;向城市规划部门收集整理土地征用、规划审批图纸和文字材料;向施工单位收集整理施工、竣工和有关文字材料;向监理部门、质检部门、审计部门收集整理在工程施工中起一定作用的有关资料等。
4、过程参与、同步管理是确保广播电视工程档案资料完整的必由之路。在工程建设全过程中,档案人员要根据要求,分阶段、有计划、有目的地进行检查落实,监督和指导设计文件的形成、收集和归档,使竣工文件的进度及质量始终处于受控状态。工程前期文件多为原件,且为孤本,是工程建设的重要论据,具有一定的法律效益,所以在项目申请立项时,要明确由台办室人员负责文书的积累和整理工作,对工程档案管理的前期管理必须按照《无线局公文处理工作百分过标》、《无线局档案管理工作百分达标》,做好接收、登记、传阅、借阅等环节的具体工作,确保档案资料的齐全完整,确保工程资料的收集和整理工作与项目同步开展。
5、讲究质量,实行科学化管理。工程档案的收集归档过程即是完成数据向工程技术档案的转化,合理的组卷,能够为档案利用者提供更清晰的档案查找线索,但只凭一份文件的题目或内容是很难判断该文件的分类走向的,无线局出台《广播电视工程档案资料收集和管理实施细则》,对档案的收集、管理到文件材料的归档范围及保管期限做了详细规定,各台站必须以科学的态度、科学的方法、科学的技术手段做好工程档案管理工作,做到卷面整洁、装订齐整、目录详尽、方便查阅,索引目录一应俱全,为工程档案信息的开发和利用奠定基础。
总之,做好广播电视工程档案管理工作,对于电台的可持续性发展极为重要,我们必须对我们从事工作的重要意义有足够清醒的认识,并努力地做好,真正实现工程档案的价值,使之更好地为发射台事业发展服务。
【参考文献】
[1] 刘晓红.数字时代下电台科技档案管理工作探析[J].广播电视信息.2012(04).
项目档案管理细则范文6
【关键词】建设项目档案管理;立项;验收;控制
建立建设项目档案工作的目的是为更好地完成和实现历史的重任,更是档案法赋予项目主管部门和建设单位义不容辞的职责。由于我国经济的高速发展,建设项目的增进,规模的扩大,许多建设项目不断涌现。如何管理建设项目档案,是目前档案工作者的一个重中之重的任务。
一、煤矿建设项目档案的内容
煤矿建设项目档案是指,是对煤矿建设项目文件进行收集、整理的成果.是项目档案保管的最小单位,是从项目提出、立项、审批,勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等过程形成的需要归档保存的文字、图表、声像,影像、图纸等材料,主要由施工文件、监理文件、和竣工文件及基建文件组成。监理文件主要是在建设工程监理实施过程中形成的并由监理单位收集、整理的文件由监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理会议记要、监理通知单、监理日志、旁站记录、监理月报、工程质量评估报告、监理工作总结、工程停复工令、监理抽检记录、投资控制文件。施工文件主要是施工单位在工程施工过程中形成的资料,包括开工报审文件、开工报告、施工组织设计(施工方案)、图纸会审记录、人员设备的报验、原材料出厂的质量合格证及进场试验报告,测量放线记录、施工现场质量管理检查记录、洽商记录、施工试验记录和报告、工程质量验收文件、隐蔽工程验收记录、施工日志、施工总结、质量事故处理记录、工程质量保证书、竣工图等。
竣工文件包括工程规划验收、消防验收、人防验收、环保验收、档案验收文件、工程竣工验收备案文件等。主要由施工文件材料、监理文件材料各竣工图组成。
二、做好煤炭档案管理具体方法
1、首先要高度重视煤炭建设项目档案工作。认识到他的重要性,不按规定收集、整理和保管建设项目档案,就不能通过档案验收,按《重大建设项目档案验收办法》规定,项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分,项目档案不经过验收或者验收不合格的,就不能进行整个建设项目的竣工验收。项目档案验收具有一票否决权,他对整个工程项目的竣工验收起着决定性的作用,说明搞不好项目档案管理工作其他工作就会受影响,这充分体现了项目档案的重要性。项目档案也是施工过程的最原始的记载,它记录了项目建设的全部过程,还动态反映了建设过程中的变化和发展,及中间的每一个环节。它对单位的发展、建设、生产、安全、总结经验、提高管理水平等,都有着非常重要的作用。项目档案的齐全、完整、系统,是科学管理建设项目档案的基础。其次要做好归档档案质量控制,档案管理的质量控制是一个系统工程,它牵涉的人员杂、单位多、时间长。但项目档案资料高质量归档是项目工程建设的最终成果反映,只要真正重视建设工程档案资料的管理,做好全过程跟踪控制,就能有效地控制项目档案资料的归档质量。除此之外,档案对项目建成后也有着非常重要的作用,如在以后的使用、管理、维护、改建、扩建、技改等方面出现问题,都需要通过查档来解决。档案的收集不齐全,保管不安全,整理不规范都会影响建设项目的进行及效益的发挥。档案管理人员要高度重视项目档案工作。就要从项目立项开始,指定专人负责对行成资料的收集、整理、管理工作。工程的工期越长,规模越大,技术越复杂,工程档案资料就越多。工程项目监理单位工作繁多,应当按规范要求指定专人具体负责管理工程档案资料。
2、制定档案的管理借阅制度;制度健全,措施到位是项目档案在控的保证,建立健全项目档案工作各项规章制度,制定规范的岗位责任,实行考核并与奖励、惩罚挂钩。做到“三纳入”(1)档案管理纳入建设项目管理制度年度工作计划和中长期规划,(2)档案管理应由项目主要领导分管,纳入领导班子的议事日程。(3)档案管理纳入目标管理责任制和岗位责任制,没有规矩,不成方圆,建设项目由于所涉及的单位、人、及环节多,且工期长、规模大、资料庞杂,想要做到规范化、制度化、标准化,只靠档案管理部门的少数几个人是很难办到的。因此,必须制定切合实际的管理程序和组织架构,为做好项目档案工作提供强有力保障。
3、煤炭项目档案工作与项目建设实行同步管理;项目档案资料应实行统一管理,项目档案工作应纳入项目建设管理程序中,与项目建设实行同步管理,工程项目部资料室应根据建设项目的规模、特点建立档案资料管理网络,档案人员根据网络计划跟踪、检查、指导档案资料收集整理工作,项目部及各专业组应配备专兼职资料员,施工、监理、设计等单位要配专人负责档案资料的收集、整理、立卷、归档工作。项目档案资料管理的过程控制要做到三部曲。3.1事前控制,是指工程档案资料的质量管理关口前移,建立工程档案资料质量控制机制。要从工程档案资料材料形成开始,把好档案档案资料来源的质量关。从组织上保证工程档案管理工作的顺利进行。加强工程档案资料的前期管理控制。3.2工程档案资料管理的事中控制,事中控制,是指对工程正在进行过程中的档案资料的形成进行同步检查,实施工程档案资料质量的全过程跟踪管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设过程中,依据前期制定的各项档案管理标准,对相关单位的档案形成、积累、整理归档工作进行监督和指导。事中控制就是要根据工程实际进度对工程项目资料进行同步检查和经常检查。所谓同步检查就是要求档案资料检查与工程建设同步,尤其要抓住工程建设的几个重要环节和阶段,如隐蔽工程验收阶段、中间验收阶段、交工验收阶段等等,检查工程原始资料是否真实、齐全、完整、准确、系统,质量是否规范,满足业主要求。 3.3工程档案资料管理的事后控制:事后控制,是指在工程建设完工后,对工程竣工档案资料的整理、组卷、移交进行同步检查,实施工程档案资料质量的最终管理。就是监理档案或资料管理人员在工程建设结束后,依据前期制定的档案整理细则对承包商的工程档案整理、归档、移交工作进行监督指导。在工程竣工验收时,工程档案验收要同步进行,为确保工程竣工档案顺利通过验收,应对工程竣工档案进行初验,检查各项合同项目档案是否完整准确,整理是否符合规范和业主要求,对所存在的问题提出整改措施并限期整改,在工程总验收前检查整改结果,提出验收意见。对于在工程档案验收中发现的问题要进行收集整理,造成档案丢失或不按时按质进行移交的要进行处罚,同时要及时纠正。
4、认真做到“四同步”,用四同步制度规范项目档案的收集工作。(1)下达计划、任务有同时提出项目文件材料的归档要求,(2)检查项目计划进度同步于检查项目文件材料积累情况,(3)评审鉴定项目成果同步于验收、鉴定项目文件材料归档,(4)项目总结与项目文件材料归档同步。
5、做好项目档案的前期介入工作:要从档案材料形成的源头做起,做到前端控制,开工前,档案主管部门把文件材料的收集范围、建设项目档案的具体要求、归档清单等向工程建设单位进行技术交底。由于建设项目施工现场工作量大且又非常繁忙,资料琐碎,且档案管理又不能产生直接的经济效益,所以对资料整理只限于应付,精力多集中在工地施工上。如不对项目档案资料的管理工作进行检查督导,就会导致大量资料丢失。到最后很可能一塌糊涂,没法进行收集,还要定期对各口相关人员进行档案知识业务培训,提高他们的对档案的认识,提高运用计算机和网络等管理建设项目档案的技能水平,成为业务精通技术精湛,一岗多能的管理能手,使其掌握项目档案管理的规范、要求,不要等到档案验收时,才知道还有整理标准和保管要求,那时资料已经积累了很多很多,不好整改,工作就很被动。所以档案部门要及早跟踪施工进度,及早介入,进行业务指导,对建设项目各种资料要进行定期或不定期检查评比,确保档案在形成过程中就完整、规范,为项目最终通过验收组的验收打好基础。
6、把项目文件材料的收集、归档、整理和列入合同管理。只有对建设项目的资料进行全程跟踪收集和管理,才能收集到完整、齐全,规范的项目档案。对于大型项目,参建单位也多,形成的文件材料更是庞杂,由建设单位全部整理也不现实,建设单位在招标合同中注明对资料的要求,因此在与参建单位签定合同时就应规定项目档案的质量和数量及移交时间等,把建设项目文件材料的档案管理纳入合同管理,实行档案管理责任制,对不按照规定做的、逾期不交档案的,提出整改建议,或是依照规定给予处罚,更严重的的实行责任追究。做到档案管理与工程建设同步进行,实现全过程管理。档案管理人员对移交的资料进行检查、验收和鉴定后,如不合要求责令重改,符合要求后,才能办理移交手续。
7、注重电子及声像材料的收集:不仅要做到纸质档案的数字化加工,还要按照电子文件归档的要求,将所有资料的电子文件一起移交档案部门,为档案的现代化、数字化管理做好基础性工作,应注重声像材料,如项目开、竣工仪式的照片、录音(像)带等这些收集的难点工作。
总之,一个项目从酝酿、决策、设计、施工、竣工,到投入使用,是一个很漫长的过程,期间所收集保存的各种形式与载体的文件材料,都凝集了组织者、设计者、建设者者的心血,档案管理者要强化基础管理,注重过程控制,主动参与项目建设的全过程,认真做好收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。做好建设项目档案管理工作,是一项长期和艰巨的任务。从宣传档案的重要性入手,引起人的重视程度,并在保管与利用过程中体现出建设项目档案的价值和作用。在档案管理过程中要不断探索,积极进取,吸取其他单位、其他项目的经验和方法,在工作中不断进步,逐渐提高,找出好的、新的方法,适应各种变化,更好地管理档案,提高专业工作水平,为单位的生产、建设和管理服务。